manual de configuraciÓn de revista en open journal ... · open journal systems (ojs) es un sistema...
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PROYECTO: FORTALECIMIENTO DE LA VISIBILIDAD DE LAS PUBLICACIONES DE LA UNIVERSIDAD
NACIONAL DE COLOMBIA A TRAVÉS DEL PORTAL DE REVISTAS UN
DIRECCIÓN NACIONAL DE BIBLIOTECAS – Universidad Nacional de Colombia
MANUAL DE CONFIGURACIÓN DE REVISTA EN OPEN
JOURNAL SYSTEMS - OJS
Versión OJS 2.3.8.0
Manual elaborado por: Luis Carlos Martínez Ruiz. Dirección: Fernando Piraquive - Biblioteca Digital UN.
Bogotá, Colombia, noviembre de 2012
¿QUÉ ES EL SISTEMA OPEN JOURNAL SYSTEMS?
Open Journal Systems (OJS) es un sistema de administración y publicación de revistas y documentos de publicación periódica en internet. El sistema está diseñado para reducir el tiempo y energía dedicados al manejo de las tareas que involucra la edición de una publicación seriada. Este sistema permite un manejo eficiente y unificado del proceso editorial, con esto se busca acelerar el acceso en la difusión de contenidos e investigación producido por las universidades y centros de investigación productores del conocimiento. Así mismo, busca consolidarse como una herramienta con innovaciones que permite el acceso en texto completo de los documentos publicados.
OJS es una solución de software libre desarrollado por el PKP (Public Knowledge Project - http://pkp.sfu.ca) Canadá, que se dedica al aprovechamiento y desarrollo de las nuevas tecnologías para el uso en la investigación académica. PKP a través de sus esfuerzos, financiados con fondos federales, trabaja con el fin de expandir y mejorar el acceso a la investigación.
Mayor información en:
http://pkp.sfu.ca/ojs_documentation
CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA OJS-UNAL
1. Es administrado por la Biblioteca Digital de la Dirección Nacional de Bibliotecas.
2. El editor de cada revista configura los requerimientos, secciones, proceso de
revisión, entre otros.
3. Los envíos de artículos y el proceso editorial se controlan en línea.
4. Contiene un módulo para ofrecer opcionalmente acceso libre a la información
publicada.
5. Posee un sistema de administración completo, incluye un sistema de indexación
de documentos en texto completo y por los metadatos asociados.
6. Contiene herramientas de lectura adicionales (opcionales), las cuales son
habilitadas de acuerdo al tipo de publicación.
7. Maneja notificaciones por e-mail del avance que hay en el proceso editorial y
permite a los usuarios registrados comentar los artículos publicados.
8. Contiene un sistema de ayuda sensitiva al contexto y soporte en línea.
9. OJS asiste en cada fase del proceso de publicación, desde el envío hasta la
publicación online.
10. OJS es un software de código abierto y de acceso gratuito para publicaciones de
todo el mundo, con el propósito de hacer de la publicación abierta al público, una
opción viable para más revistas.
FLUJO DE TRABAJO OJS-UNAL
OJS administra el proceso editorial de una publicación periódica mediante cinco pasos, los
cuales pueden ser manejados por uno o más editores, así mismo intervienen en el proceso
varios especialistas como correctores y diseñadores:
1. Cola de Envíos: flujo de artículos enviados, comienza por el editor de la revista.
2. Revisión envío: el autor siempre estará enterado del estado de su artículo, la revisión
hecha por los pares y su aceptación o rechazo.
3. Edición Envío: Los artículos son enviados a maquetación, diagramación, revisión de
estilo y sintaxis.
4. Programación de Ejemplares: Los artículos son programados para ediciones
presentes o futuras sin límite de tiempo.
5. Tabla de Contenidos: Los artículos son ordenados por el editor de acuerdo al número
y volumen del ejemplar.
ROLES DE USUARIO EN EL PROCESO EDITORIAL DE OJS-UNAL
OJS posee unos roles de usuario los cuales están encargados de las diversas tareas en el
proceso editorial, desde el ingreso de artículos hasta su publicación, todo esto siguiendo
un proceso lógico de flujo de trabajo, los roles básicos del sistema son:
INGLÉS ESPAÑOL
1. Site Administrator 1. Administrador del sitio
2. Journal Managers 2. Administrador de revistas
3. Editors 3. Editor
4. Section Editors 4. Editor de sección
5. Layout Editors 5. Diagramador
6. Reviewers 6. Par Evaluador
7. Copyeditors 7. Corrector de estilo
8. Proofreaders 8. Corrector de sintaxis
9. Authors 9. Autores
10. Readers 10. Lector
11. Subscription Managers 11. Administrador de suscripción
FUNCIONES DE CADA ROL
• Administrador del sitio: es el encargado de parametrizar el sistema OJS, crear
revistas y darle el estilo al portal para los usuarios.
• Administrador de la Revista: el administrador de la revista es el encargado de iniciar
la publicación con los parámetros preestablecidos, adicionalmente maneja los usuarios y
los roles en el proceso editorial (inclusive el control de los usuarios que se inscriben y leen
la publicación).
• Editor: supervisa todo el proceso editorial, inicia el proceso mediante la asignación
de los artículos que van llegando al sistema (son enviados por los autores) a los editores
de sección para continuar su revisión, realizan la planeación de los números siguientes y el
contenido de estos.
• Editor de Sección: supervisa el envío, mediante su revisión y reenvío a pares
académicos y correctores de estilo, diagramación y ortografía. Así mismo envía las
novedades al autor para que esté enterado en todo momento del estado de su artículo.
FUNCIONES DE CADA ROL
• Par Evaluador: se encarga de la revisión analítica del artículo, su pertinencia y
alcance investigativo, es la persona encargada de dar la aprobación acerca del contenido y
su calidad para ser publicado.
• Corrector de Estilo: trabaja en la gramática y claridad para expresar las ideas el
autor, realiza preguntas al autor para encontrar posibles errores e inconsistencias
gramaticales, se asegura que el artículo cumpla con los lineamientos bibliográficos y de
estilo requeridos por la publicación.
• Diagramador: transforma el documento final ya corregido en un artículo gráfico que
cumple los lineamientos de imagen institucional predefinidos, en forma, fuentes, tamaños
y colores (Galerías). Crea los archivos de documentos finales (HTML, PDF, DOC) para su
publicación electrónica.
• Corrector de sintaxis: lee los documentos finales (Galerías) para encontrar errores
tipográficos y de formato previos a la publicación.
CONSIDERACIONES PARA AGREGAR UNA PUBLICACIÓN EN EL SISTEMA OJS-UNAL
Los editores deben preparar las políticas generales de diseño, edición y publicación de
contenidos, el flujo de procedimientos y análisis de tiempos y movimientos entre el envío
del artículo por el autor y su publicación final, para ello debe verificar cuales Roles de
usuario posee actualmente, quienes son las personas encargadas de asumirlos y su
relación con la revista.
A continuación se presenta un manual para realizar la configuración de la revista en el
sistema OJS (opciones del menú Configuración del Gestor de Revistas).
CONFIGURACIÓN INICIAL DE UNA PUBLICACIÓN EN OJS
1. Primero que todo debe ingresar al sitio web de la revista en OJS, allí digitar sus datos
de acceso en cualquiera de las 2 opciones mostradas en la Figura 1.
2. La primera configuración que se debe realizar es la selección de los idiomas que
desea tener a disposición en el portal OJS de la revista.
Existe la posibilidad de que la Interfaz de usuario (UI) las peticiones y los formularios sean
presentados en cada idioma posible en la plataforma, es decisión del gestor si la
comunicación con lectores, autores y pares se presente en diferentes idiomas.
Si desea que el
portal pueda
visualizarse en
dicho idioma.
Si desea que el
autor pueda
realizar envío en
este idioma.
Si desea que los formularios
para los pares evaluadores y
de información de la revista
se presenten en este idioma.
3. Iniciar la configuración del portal desde el menú de Gestión de la Revista
4. Configuración de detalles de la revista
Favor ingresar el nombre oficial de la revista (no traducir cuando
se llene en otro idioma)
La abreviatura del nombre registrada con el ISSN
Sumamente importante ingresar ISSN e e-ISSN o actualizar una vez sea obtenido
Si aún no ha sido asignado un prefijo DOI no se edita esta parte del formulario
Inscribir la dirección de la oficina de la revista, detalladamente
En estos campos debería registrarse la información del editor de la revista. El
correo electrónico debería ser uno propio de la revista
(no personal). Actualizar inmediatamente en caso de
cambio.
Contacto para resolver dudas a la hora de emplear el sistema
OJS.
Posición o cargo del responsable
Colocar indicativos de país y ciudad
Este texto aparecerá al final de cada mensaje que se
envíe vía e-mail desde OJS. Use el/los idiomas más
pertinentes.
La dependencia u organización que edita la
revista, y su sitio web.
Un e-mail a donde se puedan notificar los mensajes que no pudieron ser entregados.
Si desea realizar un agradecimiento público a los
patrocinadores.
Si desea realizar un agradecimiento público a quienes
soportan financieramente .patrocinadores.
Si desea añadir más patrocinadores.
Si desea añadir más fuentes de financiación.
Esta información es esencial para mejorar la visibilidad en ciertos
buscadores, favor ingresarla también en inglés. Separe las palabras clave
con comas, éstas deben ser concretas y pertinentes.
Aquí podría incluir aún más palabras clave, por ejemplo, <meta name="keywords" content="Colombia, systems…">
La historia de la revista puede editarse como una
página web (html) incluyendo imágenes, otras
fuentes etc.
Una vez haya ingresado la
información en los diferentes idiomas del
formulario debe hacer click en “Guardar y continuar”.
Una vez ha terminado de
ingresar la información en
español, debe ir al inicio de la
página, cambiar el idioma del
formulario y llenar de nuevo con
la información en los demás
idiomas requeridos.
Al guardar la configuración de la
sección Detalles es posible
seguir con la edición de las
Políticas. Aquí debe aparecer el ISSN que
acabamos de registrar.
5. Configuración de política de la revista
Deje en claro el tipo de artículos que su revista recibe. A qué tipo de lector va dirigida y qué áreas
abarca.
¿Cuántas evaluaciones se realizan? ¿Cuál es el tiempo aproximado de revisión/evaluación? ¿Qué tipo de
pares evaluadores eligen?
Instrucciones básicas para los pares evaluadores. Qué deberían evaluar, cómo lo deberían hacer.
Principios básicos.
Proceso de revisión a través de OJS. Se envían mensajes a los pares y ellos ingresan a OJS
para evaluar los artículos.
Elegir si desea realizar el proceso de revisión por sí mismo a través de correo electrónico.
Tiempo dado a los pares para evaluar un artículo.
Días antes de enviar
recordatorio de invitación a
evaluar.
Días antes de enviar recordatorio de evaluación pendiente.
Así el editor puede evaluar desempeño de los pares evaluadores.
Esta opción facilita enormemente la tarea del par evaluador porque para ingresar a un artículo para revisión sólo debe
hacer un click.
Evite que los revisores tengan acceso al artículo sin aceptar invitación a evaluar.
Proporcionar enlaces a páginas informativas sobre revisión ciega.
Sea cuidadoso en la declaración de privacidad, tenga en cuenta el uso que va a hacer de la información
de los diferentes usuarios. Incluye las
políticas de acceso a los ejemplares de las revistas electrónicas y sus artículos.
Es importante marcar esta opción, así evitará desinformación por parte de los coautores de un
artículo.
Aquí puede incluir otra información permanente que no
se publique por defecto en la sección “acerca de la revista”.
Si desea añadir aún más información.
No basta con activar esta opción, es necesario contactar una o más bibliotecas a las que les interese
almacenar la revista.
También puede incluir un enlace a un archivo de su computador
donde ya almacene información de pares evaluadores.
No olvide ingresar la
información en los demás
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la página, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.
6. Configuración de envíos
Por favor sea concreto, use las posibilidades del HTML, haga estas instrucciones agradables a la vista
de los autores. Sea claro y de ejemplos.
Puede editar las características específicas que un autor debe
revisar antes de enviar un artículo para publicación.
Dé a conocer explícitamente las políticas sobre derechos de autor de su revista, es recomendable emplear
licencias Creative Commons.
Esta información es visible para los autores al realizar un envío. Se
debe indicar el proceder del autor ante un conflicto de intereses
financiero, profesional o personal.
Al activar se muestra un campo de conflicto de intereses para que el autor complete al
hacer un envío.
Active la mayor cantidad de parámetros posibles y proporcione ejemplos
relacionados a las temáticas de su revista. La carga de estos
metadatos contribuirá a la visibilidad de la misma.
Este sistema no se encuentra activo, sin embargo puede
registrar en otros sistemas de búsqueda que empleen este
protocolo.
Puede elegir esta opción para tener un respaldo de los registros
de envíos.
Activando este asistente se le permite al autor ingresar la
información de las referencias bibliográficas de sus trabajos, lo cual mejora la consulta de dicha
información.
No olvide ingresar la
información en los demás
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la página, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.
7. Configuración de Gestión de la Revista. Seguridad, registros de usuario, información
de periodicidad, formato, etc.
Las revistas siguen la tendencia mundial de políticas de acceso abierto (Open Access), generando beneficios no sólo a lectores
sino a toda la comunidad científica involucrada. Puede editar aquí el texto que
aparece en Acerca de la Revista.
Elija las opciones de acuerdo a la operación planeada de su revista.
Esta opción le permitirá tener un mayor control de cada envío consultando rápidamente su historial.
Dé a conocer la periodicidad de su revista, incluyendo políticas y
tiempos aproximados de publicación.
Elija de acuerdo con la nomenclatura constante de su revista.
Recuerde digitalizar y realizar una carga retrospectiva de los números anteriores de su revista. Así facilitará su consulta.
Es útil para acceder más rápido a un artículo particular.
Elegir si los números son paginados.
Los anuncios permiten comunicar noticias sobre nuevas políticas,
indexación, noticias pertinentes, etc.
Corresponde a los Correctores de estilo. Es conveniente que sea un usuario de tipo Editor de pruebas.
Estas instrucciones son un marco para el trabajo del corrector. Pueden variar de acuerdo al área en la que se
enmarca la revista.
Es importante suministrar estas instrucciones, recuerde mantener un formato estándar en su publicación.
Una plantilla puede resultar muy útil en el proceso de
diagramación, elabórela de acuerdo a sus necesidades.
Los autores también deben ser informados sobre la necesidad de
inserción de enlaces (si es posible) en sus referencias).
La corrección de pruebas es una última etapa en la que se busca por
errores en las versiones finales de un artículo.
Esta cabecera se muestra sólo en la página principal. En el caso de la
Universidad Nacional de Colombia no debe ser editada, pues es estándar.
Aquí publique la información más importante de su revista, puede hacerlo en formato HTML para
hacerla más agradable.
No suba una imagen de más de 796 pixeles de ancho, ya que no se mostrará completa.
Añada el último número a la página principal.
Esta cabecera se muestra en todo el sitio de la revista. En el caso de
la Universidad Nacional de Colombia no debe ser editada,
pues es estándar.
Esta cabecera se muestra en todo el sitio de la revista. En el caso de
la Universidad Nacional de Colombia no debe ser editada,
pues es estándar.
Puede editar el pie de página (que se muestra en todo el sitio) para mostrar los ISSN de su revista y
otra información relevante.
Diseñe un pequeño ícono con el logo,
para ser mostrado en la pestaña del
navegador.
Proporciones enlaces pertinentes en la barra de navegación. Puede añadir cuantos quiera.
Si lo desea puede cambiar los estilos de su sitio en OJS, explore las diferentes opciones y elija la
más adecuada.
Puede editar esta información para mostrar la que considera
más adecuada para los diferentes actores. Proporcione enlaces a la información ya contenida en el
sitio OJS.
Esta cantidad de elementos también afecta a listados presentados a todos los usuarios,
puede editarlo cuando sea necesario.
No olvide ingresar la
información en los demás
idiomas requeridos. Debe ir al
inicio de la página, cambiar el
idioma del formulario y
completarlo de nuevo.