1

ISMKI WILAYAH 1

2

DAFTAR ISI

1. Cover Depan ………………………………………………………… 1

2. Daftar Isi …………………………………………………………….. 2

3. Mekanisme Tenderisasi Dan Pengajuan Pengambilan Tender ….. 3

3.1 Mekanisme Tenderisasi ……………………………………………………….. 3

3.2 Time Line Tenderisasi ………………………………………………………… 3

4. Pesryaratan Pengambilan Tender …………………………………. 4

5. Standarisasi Pelaksanaan Regmeet ………………………………... 5

5.1 Standar Kepanitiaan …………………………………………………………... 5

5.2 Standar LKMM wilayah………………………………………………………. 5

5.3 Standar Sekolah Kastrat………..…………………………………...…………. 7

5.4 Standar Upgradding …………..………………………………………………. 7

5.5 Standar Rakorwil ……………………………………………………………… 9

5.6 Standar Fasilitas Pelatihan.……………………………………………………. 9

5.7 Standar Fasilitas Non-Pelatihan……………………………………………….. 10

5.8 Standar Acara …………………………..……………………………………... 10

6. Ketentuan Pengajuan Proposal …………………………………….. 10

7. Ketentuan Pembiayaan ……………………………………………... 11

8. Ketentuan Presentasi di Muskerwil (2nd IMSS) …………………… 11

9. Ketentuan Laporan Pertanggung Jawaban ……………………….. 12

3

1. MEKANISME TENDERISASI REGIONAL MEETING

TIME LINE :

AGENDA WAKTU

Pendaftaran (Mengisi formulir online) 1 - 10 November 2013

Sosialisasi Persyaratan & Guideline* 11 November 2013

Pengajuan Proposal Pengambilan Tender** 12 – 27 November 2013

Penilaian Proposal 28 November – 3 Desember 2013

Pengumuman Pemenang Tender (Muswil) 6 Desember 2013

Presentasi Progress Report saat forum

Muskerwil di 2nd IMSS 2014

Februari 2014

Keterangan :

*Sosialisasi bersifat wajib hadir bagi seluruh pengambil tender (dihadiri oleh Ketua

BEM/PEMA/LEM/HMPD atau yang mewakili)

**Proposal dan presentasi di forum Muskerwil saat 2nd IMSS harus sesuai ketentuan

yang sudah ditetapkan yang tercantum dalam buku panduan tenderisasi ini.

Pendaftaran

Tenderisasi Regmeet

(Online)

Sosialisasi

Persyaratan &

guideline Pelaksanaan

Pengajuan Proposal

Pengambilan Tender

Penilaian Proposal Pengumuman

Pemenang Tender

(Muswil 2013)

Presentasi Progress

Report dalam forum

Muskerwil 1 ISMKI

di 2nd IMSS 2014

4

2. PERSYARATAN PENGAMBILAN TENDER REGMEET

Institusi yang berminat mengambil tender REGMEET, harus memenuhi beberapa kriteria

berikut ini :

a. Institusi merupakan BEM/PEMA/LEM/HMPD/lembaga eksekutif sejenis lainnya di

tingkat fakultas atau program studi yang menjadi anggota ISMKI;

b. Pengambilan tender disetujui oleh Dekan yang dibuktikan dengan surat keterangan

dekan;

c. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menjadi penanggung jawab acara secara

keseluruhan;

d. Ketua BEM/PEMA/LEM/HMPD SIAP menerima sanksi yang diberikan oleh ISMKI

Wilayah 1 terhadap lembaganya jika tender tersebut gagal dilaksanakan atau dibatalkan

secara sepihak dibuktikan dengan surat pernyataan;

e. Institusi pengambil tender SIAP melaksanakan simulasi total kesiapan teknis di

hadapan SC, Sekbid PK, Sekbid KKK, Sekbid POSDM ISMKI Wilayah 1 serta

Sekretaris Wilayah 1 ISMKI paling telat H-3 minggu sebelum pelaksanaan;

f. Institusi pengambil tender SIAP mematuhi segala peraturan dan ketetapan pelaksanaan

Regional Meeting sesuai petunjuk dari bidang PK, KKK, dan POSDM ISMKI Wilayah

1 yang dituangkan dalam Manual book Tenderisasi Regmeet. Segala macam bentuk

perubahan wajib didiskusikan terlebih dahulu dengan SC, Sekbid PK, Sekbid KKK,

Sekbid POSDM ISMKI Wilayah 1 serta mendapatkan persetujuan Sekretaris Wilayah

1 ISMKI;

g. Institusi Pengambil tender memenuhi standar-standar minimal yang sudah ditetapkan

sebagai pelaksana kegiatan Regmeet dalam buku panduan tenderisasi ini;

h. Institusi pengambil tender siap melakukan presentasi dalam forum Muskerwil 1 ISMKI

pada saat 2nd IMSS dan melaporkan LPJ di Forum Muswil ditahun 2014.

5

3. STANDARISASI PELAKSANAAN KEGIATAN REGMEET

Institusi yang berminat mengambil tender REGMEET, harus memenuhi beberapa standar

berikut ini :

A. Standar kepanitiaan

a. Panitia terdiri dari Badan Pengurus Inti (Penanggung Jawab, SC, Ketua, Wk. Ketua,

Sekretaris dan Bendahara) serta beberapa divisi atau bidang sesuai kebutuhan

seperti : acara, humas, Perlengkapan, LO, dll;

b. Ketua Pelaksana merupakan mahasiswa asal institusi pengambil tender yang pernah

mengikuti kegiatan tersebut sebelumnya atau bila mendesak akan disesuaikan

dengan hasil kesepakatan dengan SC dan Sekbid PK ISMKI Wilayah 1;

c. 1 (satu) Orang LO hanya diperkenankan membawahi peserta dari 2 institusi.

B. Standar LKMM Wilayah

B.1 Standar Materi LKMM Wilayah

a. Materi lebih ditekankan pada konsep dan aplikasi dalam hubungan antar

institusi di wilayah tersebut. Output yang diharapkan adalah : seseorang yang

bisa menjadi conseptor, applicator dan problem solver dalam menyelesaikan

masalah-masalah di tingkat wilayah.

b. Topik yang ditekankan adalah tentang Urgensi Jejaring Organisasi.

c. Penyampaian materi dan penugasan tetap dalam konteks ke-Wilayahan.

d. Bisa ditambahkan materi lain yang disesuaikan dengan kondisi masing-masing

wilayah tanpa meninggalkan materi pokok sebagaimana tercantum dalam

protap. Adapun rincian materi pokoknya adalah :

i. Urgensi Jejaring Organisasi;

ii. RPO & SWOT;

iii. Kemampuan Analisis, Manajemen & Resolusi Konflik;

iv. Negosiasi;

v. Pengembangan SDM;

vi. Nasionalisme ISMKI;

6

e. Dalam hal ke-ISMKIan, lebih menekankan tentang urgensi dibentuk wilayah

dan peran wilayah dalam hubungan ke tingkat nasional, institusi dan hubungan

antarwilayah itu sendiri.

B.2 Standar Pemateri

Pemateri dalam LKMM Wilayah dapat berasal dari :

a. Internal Institusi Penyelenggara;

b. Eksternal institusi Penyelenggara (Alumni PH ISMKI);

c. ISMKI ( PH Aktif ISMKI, Alumni LKMM Wilayah atau LKMM Nasional );

d. Dosen;

e. Pemerintahan Birokrat.

Dengan syarat pemateri menguasai materi yang di berikan dan pernah memberikan

materi yang sama minimal 2 kali.

B.3 Standar Fasilitator

Standar/kriteria mahasiswa yang dapat menjadi fasilitator dalam LKMM Wilayah

adalah sebagai berikut :

B.3.1 Kriteria Umum

1. Mahasiswa Fakultas Kedokteran yang institusinya tergabung dalam

ISMKI Wilayah 1;

2. Memiliki potensi diri komunikasi yang efektif dan mampu membawakan

suasana keterbukaan dan menyenangkan;

3. Berjiwa kreatif dan inovatif serta berwawasan luas khususnya dibidang

manajemen organisasi kemahasiswaan;

4. Menguasai dan memahami materi-materi pelatihan yang terdapat dalam

SOP LKMM berjejanjang bagian LKMM wilayah;

5. Berperilaku rapi dan senantiasa berperilaku simpatik serta sopan;

6. Berkomitmen dan siap menjadi fasilitator yang mendampingi dan

membimbing peserta setiap waktu dan kesempatan.

7

B.3.2 Kriteria Khusus

1. Bersedia dan Berkomitmen untuk menjadi Fasilitator LKMM Wilayah1;

2. Aktif atau pernah aktif dalam organisasi kemahasiswaan dan memiliki

track record yang baik diorganisasi kemahasiswaan;

3. Pernah mengikuti kegiatan pelatihan sejenis.

C. Standar Sekolah Kastrat Tingkat Wilayah

C.1 Standar Materi Sekolah Kastrat

Standar materi yang diberikan dalam Sekolah Kastrat adalah sebagai berikut :

1. Pengantar “Sekolah Kastrat”;

2. Kastratisasi;

3. Pergerakan Mahasiswa;

4. Manajemen Isu – Teknik Membuat Kajian;

5. Manajemen Wacana Publik (Propaganda) – Communication Skill;

6. Manajemen Aksi.

C.2 Standar Pemateri Sekolah Kastrat Tingkat Wilayah

Standar pemateri yang direkomendasikan adalah individu yang telah terlibat

langsung dalam bidang KASTRAT. Pemateri yang berasal dari pihak selain ISMKI

sebaiknya diberikan briefing terlebih dahulu agar proses penyampaian materi tetap

terarah sesuai TOR dan SOP yang telah disusun dan tetap berorientasi kepada

ISMKI.

C.3 Standar Peserta Sekolah Kastrat

Standar peserta yang akan mengikuti Sekolah KKK tingkat wilayah merupakan

mahasiswa kedokteran yang telah lulus LKMM Lokal dan Sekolah Kastrat di

tingkat institusi masing-masing dan atau direkomendasikan oleh

Ketua/Gubernur/Presiden BEM/LGM tingkat Fakultas untuk mengikuti LKMM

dan Sekolah Kastrat tingkat wilayah.

D. Standar Upgrading Pengurus Harian Wilayah ISMKI Wilayah 1

D.1 Standar Acara Upgrading

1. Pelaksanaan Upgrading termasuk rangkaian kegiatan Regional Meeting;

2. Upgrading ditujukan kepada para Pengurus Harian Wilayah 1 ISMKI;

8

3. Waktu pelaksanaan upgrading ditentukan berdasarkan rapat SC dan OC dan

tidak mengganggu waktu pelaksanaan LKMM Wilayah dan Sekolah KKK

(Kastrat);

4. Tempat pelaksanaan upgrading ditentukan berdasarkan keputusan rapat SC dan

OC;

5. Pelaksanaan upgrading tidak menambah insert bagi para PHW pada kegiatan

regional meeting;

6. Peserta upgrading berhak mendapat sertifikat mengikuti upgrading dari

kepanitiaan regional meeting.

D.2 Standar Materi Upgrading

1. Materi berupa pengetahuan tambahan kepada para PHW mengenai ISMKI dan

kinerjanya;

2. Materi dapat berupa evaluasi mengenai para PHW;

3. Materi disesuaikan dengan kesepakatan antara SC dan OC berdasarkan hal-hal

yang dirasa perlu bagi PHW pada saat itu;

4. Pemberian materi dapat dilakukan indoor dan atau outdoor sesuai permintaan

SC dan kesanggupan pelaksanaan OC.

D.3 Standar Pemateri Upgrading

1. Pemateri merupakan orang-orang yang telah mempunyai pengalaman di ISMKI

dan organisasi dan ditentukan berdasarkan keputusan SC dan OC;

2. Pemateri bisa berasal dari daerah institusi yang mengambil tender Regional

meeting maupun didatangkan dari luar dengan persetujuan dari SC;

3. Jumlah pemateri disesuaikan dengan materi yang telah ditentukan oleh SC;

4. Panitia mengirimkan undangan beserta rundown acara kepada pemateri yang

telah disepakati oleh SC dan OC;

5. Panitia wajib dan mampu menyediakan LO buat pemateri dan penginapan buat

pemateri yang berasal dari luar wilayah institusi;

6. Panitia mampu menyiapkan perlengkapan yang dibutuhkan selama upgrading

sesuai dengan permintaan pemateri.

9

E. Standar Rapat Koordinasi Wilayah ISMKI Wilayah 1

7. Institusi penyelenggara mampu menyiapkan waktu khusus 1 hari untuk kegiatan

Rapat Koordinasi Wilayah (boleh diparalelkan jika memungkinkan);

8. Institusi penyelenggara menyusun serta menyiapkan rangkaian acara rakorwil

dengan petunjuk langsung dari Sekretaris Wilayah ISMKI Wilayah 1;

9. Institusi penyelenggara menyerahkan sepenuhnya rangkaian acara kepada

Presidium ISMKI Wilayah 1;

10. Institusi penyelenggara selalu siap jika pada kondisi tertentu dibutuhkan campur

tangan secara langsung demi kelancaran acara rakorwil.

Keterangan untuk poin B, C, D & E :Jika ada penambahan materi/acara yang

dibutuhkan harus melalui kesepakatan antara institusi penyelenggara, SC internal

& eksternal, Sekbid PK (LKMM Wil.), Sekbid KKK (Sekolah K3), Sekbid POSDM

(Upgrading) ISMKI wilayah 1 dan Sekretaris Wilayah 1 ISMKI.

F. Standar Fasilitas Pelatihan

a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang

baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan

LKMM Wilayah;

b. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang

baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan

Sekolah Kastrat;

c. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang

optimal serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan upgrading

PHW 1 ISMKI;

d. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan fasilitas ruangan yang

baik dan nyaman serta peralatan penunjang yang dapat digunakan untuk kegiatan

Rapat Koordinasi Wilayah (Rakorwil) ISMKI Wilayah 1;

e. Institusi penyelenggara mampu menyediakan atau menghadirkan pemateri,

minimal sesuai standar yang telah ditetapkan.

10

G. Standar Fasilitas Non-Pelatihan

a. Institusi penyelenggara memiliki atau mampu menyediakan ruangan untuk acara

pembukaan dan penutupan serta acara non-pelatihan lainnya;

b. Lokasi Penginapan dengan ruangan atau tempat pelatihan berada dalam satu

kawasan atau dalam satu area/tempat;

c. Jika poin b tidak memungkinkan maka jarak lokasi antara Penginapan / Hotel / Mess

/ Wisma dengan lokasi atau tempat pelatihan ± 3 KM tanpa melalu jalur yang macet

dan ± 1 KM dengan melalui jalur macet;

d. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma menyediakan fasilitas ruang terbuka yang dapat

digunakan oleh para delegasi untuk melaksanakan kegiatan outdor/games tematik;

e. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma maksimal diisi oleh 4 Peserta dalam 1 kamar

(sesuaikan dengan luas ruangan kamar maupun bed tempat tidur);

f. Hotel / Penginapan / Mess / Wisma yang disediakan minimal berstandar bintang 1.

H. Standar Acara

Acara pada Regional Meeting, harus meliputi rangkaian berikut ini :

1. Acara pembukaan dan Penutupan secara formal maupun informal;

2. Rangkaian Acara LKMM Wilayah;

3. Rangkaian Acara Sekolah Kastrat;

4. Rangkaian Acara upgrading;

5. Rangkaian Acara Rakorwil;

6. Rangkaian City Tour.

4. KETENTUAN PENGAJUAN PROPOSAL

Proposal pengajuan tender Regional Meeting, minimal memuat :

a. Latar Belakang Pengajuan Tender, Tujuan dan Manfaat;

b. Fasilitas pendukung yang dimiliki atau yang siap disediakan (sesuai ketentuan);

c. Analisis Teknis Pelaksanaan, meliputi : rencana komposisi panitia, rencana kerja setiap

penanggung jawab, serta rencana kerja yang dituangkan dalam bentuk timeline;

d. Rangkaian acara yang ditawarkan;

11

e. Lampiran 1 : Surat Persetujuan Pengambilan Tender yang ditandatangani dekan;

f. Lampiran 2 : Surat Pernyataan Ketua BEM/LEM/PEMA/HMPD siap untuk menerima

sanksi apapun yang diberikan terhadap lembaganya jika gagal melaksanakan tender

tersebut;

g. Lampiran 3 : Dokumentasi-dokumentasi fasilitas pelatihan dan non-pelatihan yang

dimiliki atau yang siap disediakan.

Keterangan : Proposal dapat dikembangkan dengan kemampuan institusi masing-

masing dengan tetap mencantumkan syarat minimum tersebut di atas, karena penilaian

utama ditentukan oleh kualitas proposal pengajuan tender.

5. KETENTUAN PEMBIAYAAN

Penentuan pembiayaan Regional Meeting yang akan dibebankan pada peserta harus ditentukan

oleh kesepakatan antara OC, SC, Sekbid PK, K3, POSDM dan Sekwil 1 ISMKI dengan

mengacu pada biaya pelaksanaan sebelumnya. Pembiayaan harus dihitung sematang mungkin

dan harus disesuaikan dengan kondisi institusi pengambil tender.

.

6. KETENTUAN PRESENTASI

Presentasi progress report di forum Muskerwil 1 ISMKI saat 2nd IMSS, mempresentasikan

tentang :

a. Susunan Kepanitiaan;

b. Progress persiapan yang sudah tercapai;

c. Rangkaian acara;

d. Sosialisasi acara;

e. Kesiapan failitas acara;

f. Dokumentasi pendukung sosialisi.

12

7. KETENTUAN LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN

Laporan Pertanggung Jawaban (LPJ) disampaikan dalam forum Musyawarah Wilayah

(Muswil) ISMKI Wilayah 1 pada tahun 2014, adapun ketentuan dalam menyampaikan LPJ

sebagai berikut :

a. Laporan Pertanggung Jawaban yang akan disampaikan / dipresentasikan telah

disahkan/disetujui oleh pihak Fakultas dan atau Rektorat (Dibuktikan dengan lembar

pengesahan);

b. Laporan Pertanggung Jawaban disampaikan/dipresentasikan langsung (minimal) oleh

Presidium Pelaksana Tender;

c. Laporan Pertanggung Jawaban dipresentasikan dengan memuat :

I. Ringkasan Kegiatan;

II. Kekurangan & Kelebihan Seluruh Rangkaian Acara;

III. Laporan Keuangan (termasuk nota belanja);

IV. Kesimpulan & Saran;

V. Dokumentasi Kegiatan.

Demikianlah buku panduan tenderisasi ini kami buat untuk dapat digunakan sebagai panduan

dalam pengambilan tender 6th Regional Meeting tahun 2014.

Hormat kami,

-Sekbid Pengembangan Kepemimpinan-

- Sekbid Kajian Kebijakan Kesehatan-

- Sekbid Pengembangan Organisasi & Sumber Daya Mahasiswa-

- ISMKI Wilayah 1 Periode 2012-2013 -