lap khoach va lich trinh thuc hien da oda

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án

(CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự án ODA

Kết thúc mođun này học viên có khả năng: Nắm vững một số công cụ lập kế hoạch dự án như: biểu đồ Gantt,

phương pháp đường tới hạn, kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình.

Nắm vững phương pháp xây dựng lịch trình thực hiện dự án. Xem xét lại khối lượng công việc, lựa chọn các công cụ để lập kế

hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA. Xây dựng kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA cho một dự án đơn giản (bằng tay)

Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc hệ thống tổ chức dự án ODA” và KH3 “Cấu trúc sản phẩm, quy trình và phân chia công việc dự án ODA”

Người học tự nghiên cứu tài liệu . Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá trình học. Thực hành lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án ODA Tự kiểm tra đánh giá

Mođun KH4: “Lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án”

1. Tự tìm hiểu cơ sở lập kế hoạch và xây dựng lịch

trình thực hiện dự án ODA. 2. Thực hành các kỹ năng đã học 3. Tự kiểm tra đánh giá

Trang số: 1 / 25

Mođun KH4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ LỊCH TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN ODA





một trình tự

n đề phức tạp liên quan đến các yếu tố có ảnh hưởng qua lại lẫn

uyết định bởi vì nó liên quan tới

cụ giao tiếp trung tâm nhằm điều phối công việc của các bên

ian thực

c thay đổi và điều chỉnh

cả thời gian chậm trễ do xem xét lại và chuẩn y các vấn đề

iệc cần phải được mô tả rõ ràng

iên tục và người quản lý

1. Một số khái niệm về lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án

Lập kế hoạch là việc cung cấp thông tin để trả lời các câu hỏi: Ai? Làm cái gì? Khi nào? Trong bao nhiêu lâu? và các mối quan hệ giữa chúng ra sao?

Việc lập kế hoạch dự án có thể hình dung là việc thiết lậphành động xác định có thể dự đoán trước.để thực hiện dự án. Lập kế hoạch là một công cụ quản lý cần thiết để tạo điều kiện hiểu được các vấnhau. Qua trình lập kế hoạch là quá trình ra qviệc chọn giữa các khả năng khác nhau. Lập dự án là rất cần thiết do tính mới, duy nhất, cũng như giới hạn về nguồn lực, kinh phí. Lập kế hoạch dự án là khâu quan trọng nhất trong quá trình chuẩn bị thực hiện dự án nhằm quản lý dự án một cách có hiệu quả. Đây là côngliên quan. Kế hoạch cung cấp cơ sở cho việc phối hợp, kiểm soát, liên lạc và cam kết về dự án. Kế hoạch là công cụ cho việc đo tiến trình của dự án. Như vậy, lập kế hoạch là cơ sở để theo dõi chất lượng, giá thành và thời ghiện các hạng mục công việc cần thiết cho việc hoàn thành dự án. Lập kế hoạch là một quá trình và là bước đầu tiên khi xây dựng lịch trình thực hiện dự án. Đây chứ không phải là một hoạt động đơn lẻ. Khi điều kiện thực hiện dự án thay đổi, cần có những điều chỉnh kế hoạch. Việc lập kế hoạch tốt và iên tục cập nhật sẽ giúp chỉ ra cálịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất. Lập kế hoạch là yếu tố thúc đẩy các thành viên dự án hoàn thành công việc của mình đúng thời hạn bằng cách chỉ ra trách nhiệm của mỗi người một cách rõ ràng và công khai. Qua việc lập kế hoạch, sự phối hợp, giao thoa công việc giữa các cá nhân cũng được thiết lập. Trong kế hoạch phải tính đến thời gian hợp lý cần cho sự trao đổi thông tin giữa các thành viên dự án, bao gồmquan trọng. Khi lập kế hoạch, các hạng mục công vtrước khi chúng bắt đầu được thực hiện. Các hệ thống kế hoạc hoá và công cụ trong việc lập kế hoạch phải linh động. Lập kế hoạch là một quá trình cập nhật l

Trang số: 2 / 25

luôn cần kiểm tra tiến độ, so sánh với kế hoạch.





và cập nhật một cách liên tục kế

hoạ quản lý dự án khác. Trong mỗi lĩnh vực quản lý dự án (xem Mođun KH1), cần có kế hoạch riêng cho các hoạt động cụ thể của mình.

ệc có thể xác định

(W ); án. Sau x rõ khối lượng từng hạng công việc, thời gian và chi phí c ạng mục.

H c chia nhỏ hoạt động tổng thể: . dụ v c n v c ổ ể ủa m t d án xây nhà

ả Trách

iệm ần

Kế hoạch phải bao gồm và liên kết được các thành phần sau của một dự án: Phạm vi dự án; Ngân sách; Thời gian thực hiện; và Chất lượng. Trong quản lý thực hiện dự án ODA, cần phải xây dựng

ch, lịch trình thực hiện dự án làm cơ sở cho các công tác

Việc chia nhỏ công việc dự án thành các hạng mục công vimột cách rõ ràng, dễ đo đếm và quản lý (Cấu trúc chia nhỏ công việc

xem Mođun KH3) là rất quan trọng trong lập kế hoạch thực hiện dự BSđó cần ác định

ừng h mục

ần thiết cho t

ãy xem 1 ví dụ về việBảng 1 Ví ề chia nhỏ ô g iệ t ng th c ộ ự

Mã hoá

Mô tnh

Tu

Xây nh hođộng tổ trong cấu

ph ia công việc)

à (Từ các ng thể

ạt

trúc ân ch

4 8 12 16 20 24

10 A Kế hoạch

20 Vị trí B 30 Làm

móng G

40 Làm khung

D

50 Đổ mái E 60 Lắp đặt hệ R

thống

70 Quản lý dự án

V

Lập , lịch trình thự án kế hoạch c hiện dự

Tổng thể Tổ chức Quản lý Quản lý nhân sự tài chính mua sắm

Trang số: 3 / 25

Thực hiện các hoạt động liên quan tới môi trường, xã hội

Giám sát, đánh giá và báo cáo





Lịcthà một sơ đồ chỉ

ơ sở để theo dõi và kiểm soát hoạt động

ơn ơ

t khi mỗi lớp công việc chính

õ trách nhiệm a đề có thể nảy

ược bắt đầu từ thời

Việ dụng như một n nảy sinh. - nguyên nhân

bộ dự án.

ư, chặt chẽ trong chỉ đạo.

h trình thực hiện dự án chính là kế hoạch thực hiện dự án đã được lập nh một thời gian biểu hoạt động. Lịch trình được xem như

rõ khi nào một hoặc một nhóm hoạt động sẽ bắt đầu hoặc kết thúc Lập lịch trình đối với dự án quan trọng hơn nhiều so với hoạt động thường xuyên vì các dự án thiếu tính liên tục và thường gây ra các vấn đề phức tạp hơn cho việc điều phối công việc. Lịch trình cũng được dùng như ccủa dự án. Cùng với lập kế hoạch, và sử dụng kinh phí, nó được coi như một trong những công cụ chủ yếu cho việc quản lý dự án. Trong môi trường dự án, vai trò của việc lập lịch trình quan trọng hnhiều so với trong môi trường hoạt động thường xuyên (như trong các cquan doanh nghiệp) vì các dự án không liên tục như các hoạt động thường ngày và thường có những vấn đề nảy sinh phức tạp hơn nhiều trong việc điều phối công việc.

Lịch trình thường dựa trên các kế hoạch hành động và/hoặc Cấu trúc chia nhỏ công việc (WBS). Và đó là một điều tốtrong WBS được lập lịch trình trong đó đề cập đến mọi gói công việc.

Lịch trình phải được điều chỉnh khi kế hoạch tương ứng có sự thay đổi.

Cách tiếp cận cơ bản của mọi kỹ thuật lập lịch trình là xây dựng một mạng lưới nhiệm vụ và mối quan hệ giữa các sự kiện. Mạng lưới này có thể minh họa bằng sơ đồ để biểu diễn mối quan hệ tuần tự giữa các nhiệm vụ của dự án. Các nhiệm vụ bắt buộc phải tiến hành trước hoặc sau các nhiệm vụ khác sẽ được xác định rõ ràng cả về mặt thời gian.

Khi lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần xác định rng vấn củ từng cá nhân, thời gian thực hiện, kinh phí và nhữ

sinh. Công tác lập kế hoạch, xây dựng lịch thực hiện đđiểm chuẩn bị triển khai dự án và kéo dài liên tục trong suốt thời gian thực hiện dự án cho đến khi dự án kết thúc. Việc lập kế hoạch tốt sẽ phát hiện ra các thay đổi và điều chỉnh lịch trình thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất.

c lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án có thể được sửcông cụ hữu hiệu để ngăn ngừa các vấn đề không mong muố Giúp hạn chế sự chậm trễ của từng hạng mục công việc

chính dẫn đến sự chậm trễ của toàn Giúp tránh chi vượt dự toán (là điều hay gây ra tranh cãi).

Trang số: 4 / 25

Hỗ trợ cho quản lý nhân s





Lịch trình tóm tắt tổng thể

Bắt đầu Kết thúc

Mỗxem élần

i tháng t lại 1 x

Mức độ chi tiết theo tuần hoặc ngày

3 – 6 tháng

Mỗi tháng

tháng thêm vào 1

Mức độ chi tiết theo tháng hoặc tuần

Hôm

nay

Để chuẩn bị lịch trình công việc, cần tiến hành như sau: Xem xét cấu trúc phân chia công việc, ma trận trách nhiệm, lịch trình tóm

tắt tổng thể và mức độ chi tiế

t

Lựa chọn công cụ lên lịch trình (sơ đồ theo thời gian, hệ thống ưu tiên) Phân chia các h thể thành các hoạt động nhỏ hơn và chuẩn bị (các) danh sách các hoạt động

ực cho mỗi h Ước lượng quãng t i hiện cho mỗi hoạt động Thiết lập thứ tự của á ng Chuẩn bị sơ đồ ưu tiên về thời gian (hoặc dạn Xác định đường tới hạn Tính toán thời gian co dãn của các hoạt động

m xét, điều chỉnh lại kế hoạch khi thấy cần thiết

Trong dự án dài h n, tiếp cận “cuốn chiếu” được áp g vi ết hoá lịch trình thực hiện dự án. Mỗi tháng, cần xem xét lại lịch trình để điều chỉnh cho các tháng tiếp theo.

Hình cận cuốn chiếu

oạt động

oạt động trong lịch trình tóm tắt tổng

Phân phối trách nhiệm và nguồn l g c

oạt động hờ c

ian thực hoạt độ

g lịch trình khác)

Xe

ạ dụng tron ệc chi ti

1. Tiếp

Cả nhóm dự án tiến hành việc xây dựng các h hoạt động cụ thể từ

Trang số: 5 / 25

tổng thể và chú ý đến các gợi ý sau:





Ph m mo

Sử dụ Đơ c

quãng Cá

danh Đố cá

nh Phân M ia đình,

Qu Lựa c

Hãy ịch trình th

ân chia các hoạt động tóm tắt tổng thể thành các hoạt động cụ thể (xeđun KH3)

ng tiếp cận “cuốn chiếu” cho các dự án dài hạn n vị thời gian của các hoạt động phải nhỏ hơn đơn vị thời gian của cá

kiểm soát c hoạt động được mô tả bằng các động từ đối với các “hành động” và

từ đối với “Những yếu tố bị ảnh hưởng” i với mỗi hoạt động, phân phối trách nhiệm cho một tổ chức hay mộtân cụ thể, riêng biệt

phối một nguồn lực cho mỗi hoạt động cụ thể ã hoá các hoạt động một cách hệ thống, thể hiện được mối quan hệ “g

liên quan chặt chẽ” của chúng ản lý dự án là quá trình liên tục, không cần phân tách (Bảng 1)

họn công cụ thích hợp để lập kế hoạch và lịch trình dự án

xem và ghi nhận một số nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch và lực hiện dự án.

1. Công tác lập kế hoạch phải được tiến hành trước khi bắt đầu

thực hiện các hạng mục công việc của dự án; 2. Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện phải có sự tham gia

của những người sẽ thực sự làm việc trong dự án; 3. Bao quát tất ả các khía cạnh của dự án: phạm vi, đối tượng; c

ngân sách; thời gian và chất lượng; 4. Bảo đảm tí nh linh hoạt của kế hoạch, cho phép điều chỉnh kế

hoạch, có tính đến thời gian xem xét và phê duyệt; 5. Làm o kếch hoạch thực sự đơn giản, loại bỏ những chi tiết rắc

rối làm cho người đọc khó hiểu; 6. Cần phải nhớ rằng lịch trình thực hiện chỉ là dự định để tiến

hành công việc và nó không bao giờ chính xác tuyệt đối; 7. Trao đổi kế quan. Mọi kế hoạch sẽ hoạch với tất cả các bên liên

vô giá trị nế không được mọi người biết đến. u

Nhà quản lý dự án cần phải thực hiện các nhiệm vụ có liên quan đến kế

Lập biểu đồ tiến trình Theo dõi tiến triển công việc theo kế hoạch Cập nhật thường xuyên bản kế hoạch

Trang số: 6 / 25

hoạch trong quá trình thực hiện dự án như sau:





GHI NHỚ

Việc lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án là rất quan trọng. Đây là công cụ phục vụ cho công tác quản lý thực hiện dự án một cách hiệu quả nhất, cũng như cơ sở cho việc kiểm soát và đánh giá tiến trình thực hiện và chất lượng dự án.

Hãy ghi nhận mô tả sơ bộ về đặc điểm của một số phương pháp lập kế hoạch và lịch trình thực hi

Một n

ện dự án

số công cụ lập kế hoạch và lịch trình thực hiệdự án

Hình 2.

Biểu đBiểu đ

Mô tả sơ bộ

Biểu đồ Gantt biểu thị một kế hoạch đã được lập cho một số nhiệm vụ, được trình bầy trên trục hoành theo thời gian.

ồ thanh – ồ Gantt

Phương pháp đường tới hạn – CPM

CPM được thiết kế cho các dự án xây dựng và đã

thiết để hoàn thành công việc, sử dụng khi xây dựng lịch t n

được các công ty xây dựng chấp nhận rộng rãi. Bản chất CPM là phương pháp xác định thời gian cần

rình thực hiệ dự án.

Biểu E(Kỹ đgiá v mchươ ìn

Trang số: 7 / 25

đồ P RT thuật à xe

ánh xét

ng tr h)

PERT ụng rộng rãi trong công nghiệp chế v ươ đồng với phươ pháp C M.

ù v chỉ t trung vào yếu ời gian của ự án và s ng tí suất v thời gian của

h tr iúp việc xác định khả năng một c hoàn thành tại mộ ời điểm cho

c

được áp dtạo à có điểm t ng ng PDd

ậy, PERT ử dụ

ậpnh toán xác

tố thề

một oạt động để ợ gdự án có ttrướ

hể đượ không.

t th





2. Bi Gantt

Mã

ểu đồ

Danh sách hoạt động chỉ ra các hoạt động cần tiến hành, cùng với cá nhân/tổ chức chịu trách nhiệm, quãng thời gian thực hiện, thời gian khởi đầu và kết thúc. Hãy xem ví dụ về danh sách hoạt động trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà.

Bảng 2. Danh sách công việc trong việc chuẩn bị kế hoạch xây nhà

Hoạt động Trách nhiệm Quãng thời gian Khởi đầu Kết thúc 100 Mua đất Chủ dự án 1 0 1 101 Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư 2 1 3 10 3 2 Xác định nhu cầu Kiến trúc sư 2 1 10 ư 1 3 4 3 Kết thúc bản vẽ Kiến trúc s104 Lựa chọn nhà

cung cấp Chủ dự án 2 4 6

105 n trúc sư 1 4 5 Cung cấp thiết bị Kiế106 Lập kế hoạch xây Chủ dự án 1 6 7

dựng

ểhạnvới sách

động hơn. i quan hệ tương hỗ giữa

các hoạt động và không liên kết cần thiết với lịch thực hiện. Mộttự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo

L hữu ản lý lịch trình hoạt đ dự án, nhưng ít khi đư để quản lý những công việc cụ thể, chi tiết vì

h ều mố n ệ tươ g hỗ giữa các hoạt ng. Loại đồ này thường được sử dụng cho các dự án có mối quan hệ giữa các

ể không quá hức t

C k tiến hành xây dựn u a tt: ác ạt động; i gian cần thiết hoàn thành công vi ỗi hoạt động,

ào k i lượng công việc, nguồn lực ch phé g g n d án;

Bi u đồ dạng hình thanh (Gantt) là một loại biểu đồ là sơ đồ thực hiện các g mục công việc theo thời gian, được sử dụng trong lập kế hoạch. Đối một số dự án đơn giản, biểu đồ dạng hình thanh gần giống với danh g việc,côn nhưng được thể hiện theo kiểu đồ thị, sinh

Biểu đồ Gantt khó cập nhật và không mô tả mốđược các thông tin về chi phí, nguồn lực sự thay đổi trong một hoạt động không

Trang số: 8 / 25

à công cụ hiệu để quợc áp dụng

ộng chung của

nó không thể sơ

iện nhi i qua h n độ

hoạt động dễ h u, p ạp.

ác bước cơ bản hi g biể đồ G n Định nghĩa c Tính toán thờ

hođể ệc cho m

tuỳ thuộc vđể hoàn thành

hốự

o p, tổn thời ia





ác định mối liên hệ giữa một hoạt động với các hoạt động khác; iệ dự án (mỗi hoạt động được biể ễn m t thanh c hoành thời gian); i gian cho tất cả các hoạt động cho đến khi hoàn thành lịch

trình (là khi các hoạt động đã được sắp xếp sao cho thời điểm hoàn thành ã được định

ntt)

Mã Hoạt động Quãng thời 1 2 3 4 5 6 7

X Vẽ lịch thực h n u di bằng ộ

ngang theo trụ Điều chỉnh thờ

của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành dự án đtrước)

Hãy xem ví dụ về biểu đồ dạng hình thanh (Gantt)

Bảng 3. Biểu đồ dạng hình thanh (Ga

gian (tuần) 100 Mua đất (Chủ dự

án) 1 xxx

101 (Kiế

xxx xxx Nghiên cứu vị trí 2 n trúc sư)

102 Xác n xxx đị h nhu cầu 2 xxxx(Kiến trúc sư)

103 Kết thúc bản vẽ (Kiến trúc sư)

1 xxx

104 Lựa chọn nhà cung cấp (Chủ dự án)

2 xxx xxx

105 Cung cấp thiết bị 1 xxx 106 L

ựập kế hoạch xây

d ng (Chủ dự án) 1 xxx

Sử dụng biểu đồ Gantt có một số ưu nhược điểm như sau: Biểu đồ này rất dễ hiểu nhưng khó cập nhật và không mô tả mối quan hệ

tương hỗ giữa các hoạt động Không liên kết được các thông tin về chi phí, nguồn lực cần thiết với lịch

thực hiện

Trang số: 9 / 25

Một sự thay đổi trong một hoạt động không tự động làm thay đổi các hoạt động tiếp theo





3.

P ường tới hạn là một trong những nhóm phương pháp thuộc sơ

ại c ch c i hỏi chia nhỏ dự án ra thành nhiều hoạt động xác định

h

, cũng như cho từng công việc cụ thể, chi tiết. ng hỗ giữa các hoạt động và lịch trình sử dụng

. Mạng lưới thường được vẽ dưới dạng "sơ đồ mũi tên", "sơ đồ nút"; Quãng thời gian (D): quãng thời gian được ước tính cần để thực hiện một

hoạt động đó; Thời điểm b t đầ (ES): thời điểm sớm nhất m t hoạt động có thể

bắt đầu; Thời điểm kết thúc sớm (EF): thời điểm sớm nhất mà một hoạt động có thể

kết thúc, bằng Thời điểm bắt đầu sớm cộng Quãng thời gian: EF = ES + D T ểm kết thúc muộn ( : th m muộn nhất mà một h độ

ết thúc; điểm bắt đầu muộn (L ểm muộn nhất mà một hoạ

thể bắt đầu nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: LS = LF - D

Phương pháp đường tới hạn (CPM)

hương pháp đđồ mạng lưới, bao gồm:

- Sơ đồ ưu tiên (PDM) - Sơ đồ ưu tiên về quy mô thờigian - Sơ đồ mũi tên

Sử dụng phương pháp này tốn nhiều công sức hơn biểu đồ Gantt, nhưng lung cấp nhiều thông tin chi tiết cần thiết cho việc quản lý dự án một cáó hiệu quả. Nó đòđược và liên hệ các hoạt động này với nhau theo một trật tự logic và chi tiết ơn nhiều so với biểu đồ Gantt: Đây là công cụ hữu hiệu để xây dựng lịch thực hiên chung cho toàn bộ

dự án Cung cấp mối quan hệ tươ

kinh phí và các nguồn lực khác; Đòi hỏi có những mô tả rõ mối quan hệ giữa các hoạt động;

Một số khái niệm được sử dụng trong phương pháp đường tới hạn: Hoạt động: việc thực hiện một nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành dự án.

Mỗi hoạt động thường đòi hỏi kinh phí, hoặc thời gian, hoặc cả hai; Mạng lưới: sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các hoạt động nhằm hoàn thành

dự án

hoạt động. Quãng thời gian này phải tính đến tất cả các nguồn lực cần cho

ắ u sớm à mộ

hời đi oạt ng có LF) ời điểthể k

Thời t có độngS): thời đi

ố: 10 / 25 Trang s

BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ Chương trình Nâng cao Năng lực Toàn diện Quản lý ODA (CCBP) Giáo trình Đào tạo Quản lý Dự án ODA

Phần I: Các kỹ năng quản lý dự án ODA Nhóm: Chuẩn bị và kế hoạch dự án Mođun KH4: Lập kế hoạch và lịch trình dự án ODA

Trang số: 11 / 25

Tổng thời gian co dãn (TF): tổng thời gian mà một hoạt động có thể chậm nhưng không làm chậm thời điểm kết thúc dự án: TF = LF - EF = LS - ES

Thời gian co dãn tự do (FF): là quãng thời gian mà một hoạt động có thể chậm nhưng không làm chậm Thời điểm bắt đầu sớm của hoạt động kế tiếp ngay sau đó;

i trên sơ đồời gian co dãn và Thời gian co ời gian tối thiểu để hoàn thành

Phương pháp sơ đồ mạng lưới ưu tiên tạo ra lôgíc hay tập hợp các mối quan

Ví dụ về d hoạt động (1) chỉ ra ảy ra đồng thời.

h ề mạng lưới lư n dự

Đường tới hạn: là chuỗi các hoạt động llưới, trong đó mỗi hoạt động đều có Tổng thdãn tự do bằng 0. Đường tới hạn xác định thdự án;

.1. Sơ đồ ưu tiên (PDM)

Mạng ên quan đến nhau

3

hệ qua lại giữa các hoạt động một cách rõ ràng. Đường nối c hoạt động chỉ ra rằng các hoat động nằm bên phải thường xảy ra sau hoạt động nằm bên trái. Đường nối này cho phép nhà quản lý dự án xác định dường tới hạn, là chuỗi các hoạt động kết hợp với nhau và sẽ xác định độ dài của dự án.

giữa cá

ự án xây nhà (hình 3) cho thấy, các hoạt động tiếp theorằng các hoạt động này độ ập với nhau và có thể xc l

Hìn 3. Ví dụ v ới ưu tiê trong án xây nhà

101 2

Nghiên cứu vị trí Kiến trúc sư

100

Mua đất Chủ dự án

1

102 2

Kiến trúc sư

Xác định yêu cầu

103

thành bản vẽ

iến trúc sư

1

Hoàn

K

10

5 1

Đặt hàng Kiến trúc sư

104 2

Chủ dự án

Lựa chọn nhà thầu

106 1

Kế hoạch xây dựng

Chủ dự án





100Mua đất

Chủ dự án

1 101 2 Nghiên cứu vị trí

Kiến trúc sư

102 2

Kiến trúc sư

Xác định yêu cầu

103 1Hoàn thành bản

vẽ Kiến trúc sư

105 1Đặt hàng

Kiến trúc sư

104 2

hà thự án

Lựa chọn nChủ d

ầu

106 1

Kế hoạch xây

Chủ dự ándựng

Độ linh động

Hoạt động Rào

S ư y an ết hợp các đặ ểm a sơ Gantt và sơ đồ ư ên. Mối quan hệ logíc thể hiện bằng các mũi tên được thiết lập th q ử d the phương thẳng n c i là hàng rào). H nằm bên phải hàng rào sẽ xảy ra sau hoạt độ nằm bên trái h à

h 4. u tiên về quy mô thờ ian

Thời gian (tuần) 1 2 3 4 5 6 7

Số hiệu

Thời gian

hong

Mô tả ạt độ

Nguồn lực

á ng uỗho ng) cho mỗi d êmquãng thời gian của các hoạt động thuộc lẫn nhau. Tổng thời gian củh ộn uộc i gian cần th ể ự

ơ đồ u tiên về quu ti

mô thời gi k c đi củ đồ

ông ua việc soạt động

ụng đường o đứ g (đượ gọ

àng r o.

Hìn Sơ đồ ư i g

ắt đầđịnh các hoạ động co

Khái niệm “B u sớm/chậm và Kết thúc sớm/chậm” được sử dụng để xác thuộc nhóm “tới hạn” hay thuộc nhóm có thời giant

dãn.

Trang số: 12 / 25

Để xạt độ

c định đườ tới hạn (chự án, cần th

i các vào phụ

a các oạt đ g phụ th này là thờiết đ thực hiện d án.





ởi Kết

úc n

Tổng mức độ linh động

Bảng 4. Thời gian bắt đầu và kết thúc

Mã Hoạt động Trách nhiệm Khoảng Khởi Kết Khthời gian

đầu sớm

thúc sớm

đầu muộn

thm

(ngày) uộ

100 Mua đất Chủ dự án 4 0 4 0 4 0 101 Nghiên cứu Kiến t

vị trí rúc sư 8 4 12 4 12 0

102 Xác định nhu cầu

Kiến trúc sư 8 4 12 4 12 0

103 Kết thúc bản vẽ

Kiến trúc sư 4 12 16 12 16 0

104 Lựa chọn Chủ dự án 8 16 24 16 nhà cung cấp

24 0

105 Cung cấp Kiến trúc sư 4 thiết bị

16 20 20 24 4

106 Lập kế Chủ dự án 4 24 28 24 28 0 hoạch xây dựng

oạch là rất quan trọng.

cụ

Công cụ Sử dụng khi nào Ví dụ

Lựa chọn công cụ thích hợp để lập kế h

Bảng 5. So sánh các công

Biểu đồ thanh hoạt động song song (dự án

đường Logic đơn giản với một vài Xây dựng

đơn giản) Sơ đồ mạng lưới Logic phức tạp với rất nhiều

hoạt động song song (dự án phức tạp)

Xây dựng cầu, hệ thống cấp nước

GHI NHỚ

Một số khái niệm cần chú ý lập k

Trang số: 13 / 25

ế hoạch dự án bằng phương pháp đường tới hạn: Đường tới hạn, Thời gian thực hiện dự án, Thời gian co dãn tự do.





3.2. Phương pháp xây dựng hệ thống đường tới hạn và sơ đồ mũi tên

Quy trình xây dựng h n: Xây dựng danh sách các hoạt động cho các hoạt động tóm tắt Ph g tóm tắt và điền vào danh sách nói trên Họp với Phát triển chuỗi logic Thiết lập sơ đồ mạng lưới (bảng đen hoặc máy tính)

Danh sách óm tắt thường bao g c sau: thứ tự, mô tả, đơn vị tổ chứ hân chịu trách nhiệm, số n c, chi phí, thời gian, ngày bắt đầu, ngày kết thúc.

1 ng từ trái qua phải với một hộp bắt đầu và một

hộp kết thúc 2. Vẽ cá

. Vẽ các mũi tên đến và đi từ các hộp và song song với phương nằm ngang

. Chỉ ra bất cứ các loại logíc nào

. Tránh các m

Một số dạng qu ữa các hoạt động ưu Cùng đồng thời bắt đầu (S-S); Kết thúc rồi mới bắt đầu (F-S); và Tổ hợp (bắt đầu một hoạt động khi mộ oạt động khác đang diễn ra)

Bên c

ệ thống phương pháp đường tới hạ

ân chia các hoạt độn nhà q uản lý

các hoạt động t ồm các mục, cá n hân lự

Cơ chế sử dụng trong xây dựng (vẽ) sơ đồ mạng lưới ưu tiên: . Sắp xếp trật tự các hoạt độ

c mũi tên theo tiến trình thực hiện 345 ũi tên bị cắt nhau

an hệ gi cần l ý:

t h

ạnh các môpí quan hệ nêu trên, còn một số dạng quan hệ khác. Hãy xem các ví dụ về các loại quan hệ giữa các hoạt động dưới đây (hình 5, 6, 7).

Hình 5. Hai công việc “tiền nhiệm”

16

(20)

Trang số: 14 / 25

(18)





Hình 6. Nhiều việc bắt đầu sau một quyết định

Hình 7. Mối quan hệ chéo

Cần tránh các đường phụ thuộc t nhau nhưng trong trường hợp này (hình 7) là không thể tránh khỏ .

Hình 8. Tránh các hoạt động “treo” (như A và F)

ể xác định h thuộc dạng động nào thu dạng co giãn được về thờ ian?

Ký thẻ công việc (141)

Nguyên liệu thô (139)

Máy phần 1 (143)

Máy phầ

n 2

cắi

(145)

A

B D

C

F

E

Tính toán đ oạt động nào tới hạn? Hoạt ộc i g

Trang số: 15 / 25

Bắt đầu Kết thúc





Hãy xem ví dụ dưới đây về việc xác định loại hoạt động tới hạn và co dãn.

Phía trên hộp là đường tiến trình tiến, được t hải, bắt đầu từ kết thúc công Đường tiến trình lùi được tính từ phải qua trái, bắt đầu từ “bắt đầu muộn”

i cùng (D).

p) Ví trong đó gán số cụ thể cho việc bắt đầu và kết thúc

òn công việc C thuộc l động.

ính từ trái qua p

việc thứ nhất (A).

của công việc cuố

2 A

4B

(Tiế dụ,

Như vậy có thể thấy, công việc A, B và D là không việc thuộc loại “tới hạn”, c

oại linh

2

1D

ES EF ES EF ES EF

LS LS

ES EF

LF LS LFLF

C

LFLS

A

2 4 B

2 C

1 D

ES

2

6 2

2 4

6 4

LF

7 6

0 2

2

6 6 7

Số trong hộp là khoảng t i gian c ết cho 1 hoạt độhờ

EF

LS

Đường tới hạn

0

Trang số: 16 / 25

ần thing



Trang số: 17 / 25

Từ trái sang ph

thời gian họn lấy giá trị cao nhất

ải sang trái ưới Tìm đ

Khi có thể lựa chọn, chọn lấy giá trị thấp nhất

loạTrodướ

Hãy đọc và ghi nhận cơ chế tính toán thời gian co dãn của hoạt ng độ

ải Viết lên trên Tìm ra khoảng

Khi có thể lựa chọn, c

3 A

4

Từ ph Viết ở d ến quyết định vàlàm nó nổi bật

4. Sơ đồ PERT

PERT được xây dựng trên cơ sở sự kiện chứ không phải hoạt động như các i sơ đồ mạng lưới khác. Một sự kiện là sự hoàn thành một hoạt động. ng đó, tên các hoạt động ở phía trên và thời gian cần thực hiện ở phía i mũi tên. Các nốt biểu diễn điểm bắt đầu và kết thúc.

Hình 8. Ví dụ về sơ đồ PERT

B

2 0 3 7 7 9

97733 0

3

C

1 3

2 4 5

6

7 8

1

Giấy phép

Xác định 102 Kế hoạch

103

Khai thác 102

Lựa chọn 104

Xây dựng kế hoạch 106

1

101

2

Mua đất 100

1

2 1 2





Đối với mỗi sự kiện cần phải tính toán trên cơ sở thống kê về thời gian dự kiến.

Bắt đầu 0

Kết thúc kế hoạch

Mua đất

3 lần ước lượng Ngắn nhất 1.5 Trung bình 3.0 Nhanh nhất 5.0

Thời gian dự kiến 3.08

Sự kiện ở các nốt

3.08

Công thức tính (1 ài nhất) 1.5 + 12 + 5 18.5

c điểm riêng như sau:

ác tình huống lặp lại;

x Ngắn nhất) + (4 x Trung bình) + (1 x D6 6 6

= =

Có 3 loại phương pháp hệ thống:

4 5 3

Chuẩn bị kế hoạch Kế hoạch

được chuẩn bị

ạt động ở mũi tên Hoạt động ở nốt Sự kiện ở nốt

3 3.08

Ho

ơ

Cần thiết phải sử dụng các phần mềm máy tính để hỗ trợ quá trình lập kế hoạch.

PERT có một số đặ Tạo lập một cơ sở cho việc lập kế hoạch và dự báo Cung cấp cho ban lãnh đạo tầm nhìn và cho phép họ kiểm soát các

chương trình hành động tương tự nhau để đối phó với c

Trang số: 18 / 25

S đồ mũi tên Sơ đồ ưu tiên Sơ đồ PERT với 3 lần ước lượng





Giúp ban lãnh đạo giải quyết những điểm không

Tuần

A 1 B : : : 4 F : 2

C 1

E 1

D 1

G 1

1 2 3 4 5

chắc chắn trong chương ủa một

ự t động và những hoạt động nào có vai trò

dự án. ập các thông tin cần thiết đối với việc

ịch trình dự án

ịch của dự án được xác ự án đòi hỏi d g ho hành

Hãy theo xem ví dụ sau về lập lịch trình dự án.

Khi lên lịc sau

Phân phối nguồn lực một cách hợp lý

trình hành động bằng cách trả lời các câu hỏi như thời gian trễ chạng mục công việc nhất định ảnh hưởng thế nào đến việc hoàn thành dán, sự cách quãng giữa các hoạthen chốt với thời điểm hoàn thành

Cung cấp một cơ sở cho việc thu thra quyết định, báo cáo.

5. Xây dựng l

Quá trình lên l trình dự án bắt đầu sau các hoạt động cho mỗi mục tiêu định và đường tới hạn được xây dựng. Lên lịch trình dà giữa các nguồn lực, rủi ro, và thời hạn cần hoàn tun

công việc.

h trình đối với loại hoạt độngcác vấn đề :

Chi phí cần thiết và khả năng tiền mặ Các rủi ro có thể xảy ra Các yếu tố ngoại lai (ví dụ thời tiết)

oạt động tới hạn - C,D, E,G là các hoạt động dạng có thời

có thời gian co giãn, phụ thuộc vào nguồn

tế

- A, B, F là các h

gian co dãn - Các số ở mỗi hoạt động chỉ quãng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc - Có nhiều cách để thực hiện các hoạt động

lực và chi phí - Cần phải chú ý đến hiệu quả, tính kinh và chất lượng

6 7

có thời gian co dãn, cần chú ý đến

t

Trang số: 19 / 25





ợc việc đó, cần chú ý

đến các vấn đề sau: sung thêm hí: trong t có t vốn ung hay cân đối kinh phí của dự án

Thay đổi trật tự các hoạt động để có thể rút gian hơn: Có thể tiến h so c thay đổi 1 số trật tự của các hoạt động mà chúng vẫn ảo hoàn thành dự án mmặc dù có thể có n ng khó khăn và khả năng ủi hi sắp xếp lại trật tự các hoạt động, c chú ý là

ông n mgại về nguồn lực là trở ngạ ề lô gíc sắp các hoạt ng.

ảm m ): ay đổ ương pháp mới hoặc p ơng pháp

c ảm th ỗi hoạt g

M ần ư ần thiết, cần phải chú ý đ mức n thiết phải có những giả thuyết về một số nh hu có thể kịp ứng phó với những thay đ ó thể

Sau khi đã chuẩn bị, lập kế hoạch và lịch trình thực hiện dự án, cần đạt được sự phê chuẩn về công tác chuẩn bị cũng như kế hoạch/lịch trình dự án. Để đạt được sự phê duyệt quản lý cần thực hiện các bước sau: Xem xét kế hoạch thực hiện dự án được đề xuất Thực hiện những cam kết với các nhà lãnh đạo của các ban ngành Xác định người cần đưa ra những phê chuẩn chính thức và không chính

thức (làm việc với chủ đầu tư) Đưa ra cách quản lý và đàm phán Xét lại kế hoạch khi được yêu cầu Xây dựng một chiến lược để duy trì sự hỗ trợ Thực hiện chiến lược để duy trì sự hỗ trợ

Trong quá trình thực hiện dự án, các nhà quản lý có thể phải tính đến chuyện rút ngắn thời gian hoàn thành dự án do đòi hỏi của tình hình mới hoặc do dự án (hoặc một pha của dự án) bị chậm chễ. Để làm đư

Bổbổ s

nguồn lực, kinh p rường hợp

ngắn thời

hể có nguồn

hàn ng song hoặđảm b hữgặp r ro nhất định. K ầnkh ên coi trở i v xếp độGi ục tiêu (ít tham vọng hơnTh i phương pháp: tìm kiếm ph hưkháGi ời gian đã ước lượng đối với m độn

ỗi l ớc lượng lại khoảng thời gian và kinh phí cđộ dễ thay đổi cũng như cầến

tì ống tương tai của dự án để t i hờổi c xảy ra.

Trang số: 20 / 25

GHI NHỚ

Cần chuẩn bị kỹ và có chiến lược để đạt được sự phê chuẩn kế hoạch, lịch trình thực hiện dự án và hỗ trợ quản lý.





(Thực hành dành cho học viên)

kế hoạch, lên lịch trình dự án“ Mục tiêu: Thực hành khả năng xây dựng kế hoạch, lên lịch trình với sự

a phương ph g tớThời gian: 30-45 phút.

Mô hành các nhóm 5-7à h xây dựng kế h

thời gian ngắn nhấ hoàn thành việc xây

o các h c hoạt động chính và các thời ác định

ơng pháp ới hạnạn có thể n r

cel) Nhóm trưởng, tha hóm, trì lớp về khoá

y dựng và các piáo viên nhận xét, tóm tắt.

Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu

ình huống: Công ty xây dựng XYZ là một công ty xây dựng theo hợp đồng huyên về xây dựng nhà cho các gia đình nhỏ và trụ sở văn phòng làm việc hỏ. Vì thường có một số dự án xây dựng được tiến hành đồng thời, ban quản cần một thủ tục chính thức cho việc lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát ng dự án. Để làm mẫu thử, họ chọn một dự án nhà ở mà công ty sắp nhận.

Các hoạt động chính của dự án này được xác định, yêu cầu thời gian được dự tính và thứ tự công việc cũng được xác định như sau: Hoạt động

Mô tả công việc Các hoạt động ngay trước đó

Thời gian

A Đào móng -- 3

Tên: “Xây dựng

hỗ trợ củ áp đườn i hạn

tả : • Lớp học chia t• Mỗi nhóm tiến h

Xác định

học viên. hoạch dự án, lên lịch trìnt cần để

n

dựng này. Lập biểu đồ Gantt ch oạt động của dự án với cá

gian trễ đã được x Phư

(Lưu ý: bhoặc MS Ex

•

đường t sử dụng phầ

y mặt n

, sơ đồ nút mềm MS Project Manage

nh bày trước học về kết quả xâ

Ghân tích kem theo.

(nếu có)

Tcnlýtừ

Trang số: 21 / 25

B Xây móng A 4 C Đặt ống nước B 3 D Xây thô B 10 E Hoàn thiện mặt ngoài D 8 F Lắp đặt đường điện vào D 4 G Đi các đường dây điện chính D 6





Thời gian Hoạt động

Mô tả công việc Các hoạt động ngay

Trang số: 22 / 25

trước đó H Trát vữa C,E,F,G 8 I Lắp đặt các kết cấu gỗ (cửa, H 5

5 cửa sổ, cầu thang...)

J Sơn H K Hoàn thiện hệ thống nước I 4 L Hoàn thiện hệ thống điện J 2 M Lát sàn nhà K,L 4





TÀI LIỆU THAM KHẢO

TT Tên tài liệu

Nguồn Mô tả - Tóm tắt

1

Nguồn: Arnold M.Ruskin và W.Eugene Estes, Những điều ngừơi kỹ sư nên biết về quản lý dự án tập 2, NewYord, 1994

Một số luư ý trong quản lý và lập kế hoạch thực hiện dự án

2 Project Planning. Project Mgt. – A managerial Approach. Jack R. Meredith, 2000

Providing an approarch from management side in project planning.

Project

3 A Guide to the Project Management Body of Knowledge (3rd Excerpts)

Management

Trang số: 23 / 25

Institute - WB - 2000

Chapter 4: project Intergration management, Chapter 6: Time management

4 Tài liệu tập huấn về quản lý dự án của VIM

Module 4: Lập kế hoạch và quản lý lịch trình thực hiện



Trang số: 24 / 25

Hãy xây dựng sơ đồ giới thiệu sản phẩm mới với sự giúp đỡ của sơ đồ và bảng dưới dây

1

VÝ dô vÒ CPM

21

4

87

6

53A

BD

E

F

GH

CB’

S¬ ®å mòi tªn

A

C

B

E

D

G

F

H

S¬ ®å nót



Trang số: 25 / 25

Giíi thiÖu s¶n phÈm míi Ho¹t ®éng Çc ho¹t

®éng tr−íc ®ã

Qu∙ng thêi gian

(tuÇn) A. ThiÕt kÕ bao b× B. L¾p ®Æt thiÕt bÞ s¶n xuÊt bao b× C. Bao gãi s¶n phÈm D. §Æt hµng s¶n phÈm tõ kho E. ChuyÓn s¶n phÈm ®· ®−îc bao gãi tíi çc nhµ

ph©n phèi F. TuyÓn gi¸m ®èc b¸n hµng G. TuyÓn nh©n viªn b¸n hµng H. §µo t¹o nh©n viªn b¸n hµng I. Chän çc nhµ ph©n phèi J. Ký hîp ®ång b¸n hµng víi çc nhµ ph©n phèi K. Chän lùa c«ng ty qu¶ng ço L. LËp kÕ ho¹ch cho chiÕn dÞch qu¶ng ço M. TiÕn hµnh chiÕn dÞch qu¶ng ço

lap khoach va lich trinh thuc hien da oda

Documents