karoliina harjanne cmad2014

www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 1

Risuja ja ruusuja - käytännön kokemuksia ensimmäisten aidosti sosiaalisten intranetien

yhteisömanageroinnista

KAROLIINA HARJANNE, @kaerolyinn


crowdsourcing,

start-ups, traveling, working hands-on,

work psychology, social media, meeting new people,

blogs, music, social technology, marketing, writing,

gamification, entrepreneurship,

innovations, painting, concepting, sports,

classical literature,

leadership

Karoliina Harjanne (@kaerolyinn)?

TietotyöTehostaminen

Joustavuus

Säästö

PilvipalvelutOffice 365

Intune

Lync

Azure

StrategiatTiekartta

Sosiaalinen teknologiaPelillistäminen

Joukkoistaminen

Yhteisöllinen intranet

Asiakaskokemus digiympäristössä

Microsoft ympäristötSharePoint

CRM

Office

Windows Phone

Windows 8

SulavaMittaaminen

Jatkuva kehitys

Sulava on tietotyön

tuottavuuden

parantamiseen

erikoistunut

konsultointiyhtiö

Sulava?


Kuusakoski on asiakaslähtöinen kierrätysliike-toiminnan edelläkävijä, ympäristöstä huolehtiva kierrätyspalveluratkaisujen tuottaja ja kansainvälinen osaaja.

Oy Samlink Ab on suomalainen tietojärjestelmien ratkaisu- ja palvelutoimittaja sekä taloushallinnon palveluja tarjoava it-yritys

Työeläkevakuuttajat TELA on lakisääteistä työeläketurvaa hoitavien työeläkevakuuttajien etujärjestö.

Päivän starat:


• Ensin pieni pilottiryhmä• Käyttöönotto oli ”super nopea”• Aiemmin käytössä oli ollut

samantyyppinen SameTime, joten käyttö oli melko helppo oppia

• Ensimmäisellä kerralla Lync piti avata itse, joten jotkut eivät tämän takia ole vielä koskaan käyttäneet Lynciä

• Suurin hankaluun kuulokkeiden ja mikrofonin käytössä

• Jyväskylän tytäryhtiössä Yammerepävirallisesti käyttöön

• Haluttiin koko yrityksen käyttöön turvallisella yritysversiolla

• Aloitettiin käytännössä puhtaalta pöydältä

• Luotiin vahingossa ”hype” aloittamalla pienellä pilottiryhmällä

• Pieni epävirallinen communitymanagereiden ryhmä

• ”Henkisesti helppoa”• Aika moni oli aiemmin tsätännyt jollain

joten käyttö oli tuttua. • Myös porukka, joka aktiivisesti käytti,

laittoi sinne blondivitsejä itsestään eivätkä kirjoittaneet kirjakieltä (esim. viestintä).

• Pilottiryhmä innostui heti• Intran ensiesittelyn yhteydessä

esiteltiin uutissyöte lyhyesti• Muutamat nappasivat

uutissyötteen käyttöön heti ilman mitään koulutusta

• Alussa innostuttiin siitä, että vihdoin on kanava kertoa omasta työstä

Miten työkalun käyttö lähti liikkeelle?

”Kun kutsuttiin jyväskyläläiset, niin ei ehditty edes ohjeita lähettää Yammerin

luomisen jälkeen kun kymmenet käyttäjät

löysivät palvelun. Yammeriin tuli 60

käyttäjää sadasta - 2 tunnissa!”


Mihin käytätte työkalua?

1. Chattailu2. Asioiden tarkistaminen3. Palaverit4. IT-tuki5. Asiakaspalvelu6. Toimarin vuosikatsaus –

aiemmin vain lähellä istuneet päässeet osallistumaan, nyt kaikki kuulevat reaaliajassa

7. Uusien tuotteiden koulutus ja Q&A

1. Kysymykset ja vastaukset, oikeaan suuntaan auttaminen

2. Joukkoistamista ”tosi paljon”3. Tärkeiden sisäisien tapahtumien

ja uutisten markkinointiin4. Tilaisuudet-ryhmä, siellä ulkoisia

ja sisäisiä kiinnostavia tapahtumia ja ihmiset myös livetwiittaa niistä

5. Toimipistekohtaista uutisointia6. Kirjavinkkejä7. Kirppari

1. Kiinnostavista tapaamisista ja muista meneillään olevista asioista kertominen

2. Pyynnöt tehdä jotain & kuittaukset

3. Muutoksista informoiminen 4. Ulkopuolisista uutisista

raportoiminen5. Valittaminen

”Laihialla perämetsissä asiakaspalvelun henkilö tuli silmät loistaen kertomaan, miten loistava juttu tämä

Lync on. Heillä on 4 hengen asiakaspalvelu, joilla on nyt

taustalla koko ajan ryhmächatti, jossa pystyy kysymään neuvoa toinen

toiselta.”


Ovatko kaikki omaksuneet työkalun käytön?

• 400 aktiivista käyttäjää kuukausittain 740 lisensoidusta käyttäjästä

• Käytetään eniten chattailuun, ei ehkä edes tiedetä ääni- / videopuheluista

• 458 / 503 ihmistä kirjautunyt• Viikossa 164 viestiä• Yhteensä 3000 viestiä• 40 ryhmää• 192 ollut aktiivisena

loppiaisviikolla

• Vähintään ¾ seuraa aktiivisesti• Muutama innokas käyttää

paljon• Muutama ei ole uskaltanut

käyttää vielä ollenkaan• Taantumista ollut havaittavissa

alkuinnostuksen jälkeen• Mobiilikäytön hankaluus

rajoittaa, myös organisaatiomuutos sotki käyttöä

”Joululomalta palatessa avasin Yammerin ennen sähköpostiä, koska sieltä

näki nopeasti mikä on pinnalla.”


Käyttääkö johto työkalua?

• Ei tarkkaa tietoa, mutta Pohjois-Euroopan vetäjä on ottanut Lyncin aktiiviseen käyttöön.

• Riippuu henkilöstä mutta ei iästä • Monelle johtajalle ongelma on se

aika. • Kaikki johtajat ovat käyneet

Yammerissa ja valtaosa on laittanut edes yhden tai 2 kommenttia. Muutkin viittaavat aktiivisesti siellä oleviin keskusteluihin.

• Yammerin käyttö on hyvin linjasssa sen kanssa miten kukin johtaja muutenkin viestii

• Toimitusjohtaja käyttää erityisesti johtoryhmän rajatun joukon syötettä ja seuraa aktiivisesti miten organisaatiolla menee ja mistä keskustellaan.

”Joku osasto haastoi joulun alla muut laittamaan

tonttulakin päähän joulua edeltävinä päivinä.

Yammerissa alkoi levitä kuvia myös lukuisista tonttulakki päässä olevista johtajista.”


Mitä hyötyä työkalusta on ollut?

• Äänipuhelut talon ulkopuolelle• Palaverin järjestäminen etänä

helpompaa• Näytön jakaminen helppoa,

aiemmin piti matkustaa Heinolaan jos halusi täyttää Exceliä yhdessä

• Mobiililaitteella käyttö• Chattiin voi osallistua myös

pelkällä selaimella miltä tahansa päätelaitteelta

• Vastausten löytyminen kysymyksiin paljon nopeampaa

• Osallistamista on tullut paljon enemmän

• Laajoista keskusteluista on aiemmin jouduttu luistamaan kun ei ole ollut aikaa kerätä ihmisiä yhteen.

• Tekee ihmisiä tutummaksi yli organisaatiorajojen.

• Sisäisen sähköpostin määrä on vähentynyt paljon

• Pyynnöt tehdä jotain ovat siirtyneet kokonaan uutissyötteeseen

• Linkitetään paljon mitä muualla tapahtuu – tätä ei ole aiemmin tapahtunut ollenkaan

”Vaikka informaatiota saattaa olla saman verran kuin ennenkin, se tuntuu

vähemmän kuormittavalta.”


Mitä haasteita työkalun käytössä on ollut?

• Tilatiedon muuttaminen unohtuu

• Ihmiset lähestyy Lyncin kautta ei-kiireisillä asioilla ja keskeyttää turhaan

• Saattaa olla kerralla 14 chattiaauki

• Pitäisi osata vaihtaa tilatietoa ja ymmärtää mikä on kiireellistä, mikä ei

• Käyttö on niin helppoa, että sisäinen viestinsä saa olla poliisina, jotta tiedot laitetaan Yammerin lisäksi myös johonkin pysyvämpään paikkaan.

• Osa tärkeistäkin asioista saattaa mennä ohi

• Pysyvää tietoa kirjoitetaan uutissyötteeseen, vaikka se kuuluisi jonnekin muualle

• Ei hahmoteta mikä kuuluu mihinkin, päällekkäisyys

• Turhat (?) kuittaukset ja kiitokset

• Helppous vääristää• Jotkut kirjoittaa liian pitkästi• Muut kanavat jääneet

vajaakäyttöön• Aktiivisuuden ylläpito


Vinkkejä työkalun käyttöönottoon

• Alussa kannattaa värvätä pilottiryhmäläisiä kaikista lokaatioista työkalun promoamiseen

• Jos aiemmin ollut käytössä vastaava työkalu, kannattaa kartoittaa yksityiskohtaisesti mitkä toiminnallisuudet muuttuu (paremmaksi)

• Asennuksen yhteydessä automaattinen avautuminen

• Lynciin pystyy oikeasti kutsumaan ulkopuolisia! Tämän kommunikoiminen.

• Ei korvaa muita kanavia esim. johtamisessa

• Ei kannata perustaa keskustelua jos ei ehdi osallistua tai osaa / uskalla vastata kysymyksiin

• Yammerilla ja yhteisöllisyydellä on suuri valta, Yammer antaa yhteisön vallalle kanavan

• Jotkut Yammerin mahdollistamat muutokset saattaisivat tapahtua muutenkin, mutta Yammernopeuttaa niiden tapahtumista valtavasti

• Pohdittava etukäteen mitä välinettä käytetään mihinkin ja opetetaan se muillekin.

• Ihmiset haluaa toimia oikein –kun tiedetään miten tulee toimia, yleensä myös toimitaan niin.

”Oli yksi hankala aihe, josta ohjattiin keskustelemaan

Yammerissa, mutta tuli niin vaikeita kysymyksiä että oltiin

hiljaa. Ihmiset ärtyivät ja miettivät, että onko tässä jotain

salattavaa. Johdossa, jonka keski-ikä korkea, tämä voima tuli yllätyksenä. Vähän mietittiinkin, että onko tämä Yammer oikea

väline meille. Keskustelu on kuitenkin olemassa ilmankin

Yammeriakin.”

karoliina harjanne cmad2014

Technology