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Implantação da ferramenta 5S ETEC DE COTIA

2017

Coordenador: Katia C. Buonacorso Messias

Etec de Cotia

28/07/2017

www.centropaulasouza.sp.gov.br

Rua Martiniano Lemos Leite, 30 • Cep: 06705-110 • Cotia • SP • Tel.: (11) 4148-2099

Capacitação das lideranças, coordenadores e avaliadores da unidade, nos conceitos do 5S, seus ganhos, custos e esforços para a aplicação eficaz;

(06 a 24/02/2017)

Aos treze dias do mês de fevereiro de 2017, o Gestor de Espaço Físico Sr. Ricardo

realizou reunião de capacitação sobre o “Projeto 5S” com a Coordenadora Pedagógica

(prof.ª Katia Cilene Buonacorso Messias) que é a responsável pelo projeto na unidade

escolar.

Em reunião, o gestor solicitou a responsável que realizasse uma reunião com sua

equipe de colaboradores e avaliadores para apresentação das diretrizes do projeto, bem

como as suas etapas, atividades e cronograma. Assim, aos quinze dias do mês de

fevereiro de 2017, às 18h00 nas dependências da Etec de Cotia, a responsável pelo

projeto se reuniu com seus colaboradores, avaliadores e direção da escola para

explanação e esclarecimentos sobre o que é a ferramenta “5S”, entrega de cronograma

e orientações gerais referentes ao projeto. A ata da reunião foi scanneada e enviada por

e-mail ao gestor Sr. Ricardo em vinte de fevereiro de 2017, conforme solicitação do

mesmo.



Fase I - Definir quais ambientes da escola passarão a integrar o projeto 5S em 2017; (01 a 10/03/2017)

Em reunião com o gestor de espaço físico Sr. Ricardo em treze de fevereiro, foi apresentada a

planilha de “Avaliação da Qualidade do Ambiente de Trabalho”, dividida em 4 áreas:

Laboratórios, Biblioteca/Salas de Aula, Administração e Apoio/Área Externa, sendo que o gestor

informou que a escola tinha livre escolha dos ambientes a serem trabalhados, independente das

áreas definidas nas planilhas (conforme dúvida retirada por e-mail em 10/03/17). Desta forma, a

responsável pelo projeto informou ao gestor, que os critérios adotados na escolha dos

ambientes seriam aqueles que pudessem ser passíveis de melhorias sem que houvesse

impactos em custos para a unidade escolar.

Com relação aos laboratórios, a escola possui três de informática, porém as possíveis melhorias

não estariam nas condições atuais da escola (instalação de ar condicionado, troca de

equipamentos, layout das disposições dos equipamentos por conta da disposição das

tomadas...).

Assim, a responsável pelo projeto juntamente com o diretor da escola, definiram que os espaços

que precisariam ser trabalhados e estavam dentro das possibilidades da escola eram:

Sala de Manutenção;

Sala do Arquivo Administrativo;

Sala dos Coordenadores de Curso;

Sala de Equipamentos e Materiais de Aulas Práticas de Eventos.

Portanto as áreas 3 e 4 (Administração e Apoio/Área Externa) serão as analisadas na planilha

de avaliação.



Fase II - Fazer lançamento do programa divulgando em

murais, por e‐mail, redes sociais, site e outras formas de comunicação; (01 a 10/03/2017)

Em três de fevereiro de 2017, a professora responsável pelo projeto solicitou à diretoria de

serviços um pedido de compra de material didático da editora “Viver 5S” para subsidiar os

trabalhos que iria realizar na unidade escolar. Em e-mail enviado pelo Sr. Emerson (diretor de

serviços da Etec de Cotia), a compra fora efetivada e o material chegaria na escola até 15/03/17.

Aos quatro dias dos mês de março de 2017, a coordenadora pedagógica e responsável pelo

projeto aproveitou a reunião pedagógica e fez o lançamento do programa entre os docentes,

explicando de modo geral o que é a ferramenta “5S” e como seriam conduzidos os trabalhos

relativos ao projeto.

Foram elaborados panfletos para serem fixados nas salas de aula e um banner foi inserido no

site da escola também.

Lançamento do Prgrama em Reunião Pedagógica (04/03/17) Lançamento do Prgrama no Site da Etec de Cotia



Fase III - Aplicar a planilha AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO AMBIENTE DE TRABALHO” nos ambientes definidos na etapa anterior; (13 a 27/03/2017)

A planilha “Avaliação da Qualidade do Ambiente de Trabalho” foi aplicada pela responsável do

projeto juntamente com os colaboradores seguindo o cronograma abaixo:

10/03/17: Sala de Arquivo Administrativo (colaboradora: Fabiana e Solange)

13/03/17: Sala de manutenção (colaborador: Eduardo)

13/03/17: Sala de Materiais e Aulas Práticas de Eventos (colaborador: Guilherme)

14/03/17: Sala Coordenação dos Cursos Técnicos (colaboradores: Alexandre e José

Eduardo).

Nesta fase também foram tiradas as fotos do “Antes” e discutidas junto aos colaboradores, as

possíveis oportunidades de melhorias (dentro das nossas possibilidades), que seriam utilizadas

para definição das metas para o “Projeto 5S – 2017”, na Etec de Cotia.



ABAIXO ALGUMAS FOTOS DOS ESPAÇOS TIRADAS NESTE PERÍODO:

ARQUIVO ADMINISTRATIVO



SALA COORDENAÇÃO CURSOS TÉCNICOS

SALA MATERIAIS E AULAS

PRÁTICAS DE EVENTOS

SALA MANUTENÇÃO



Fase IV - Definir as metas para o projeto 5S baseando-se nos resultados da aplicação da planilha: “AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DO AMBIENTE DE TRABALHO”

Metas:

Aumentar em 30% a utilização dos recursos e materiais dos espaços definidos no

projeto.

Melhorar em 70% a organização dos ambientes definidos no projeto.

Descartar/doar ou reaproveitar 30% dos materiais inservíveis para os espaços definidos

no projeto.

Melhorar em 30% os espaços de trabalho definidos no projeto aumentando a segurança

nos mesmos



Fase V - Definir e planejar o dia “D”, onde se aplica os conceitos dos 3 primeiros Sensos (Descarte, Organização e Limpeza) aprendidos;

(10 a 21/04/2017)

O dia “D” foi planejado analisando os dias e horários que melhor pudessem ser trabalhados

junto aos colaboradores, visto que o apoio dos mesmos no dia seria fundamental. Assim,

acabamos executando mais de um dia “D” (conforme cronograma descrito abaixo). Foi enviado

e-mail a todos os envolvidos para a confirmação das datas para a implantação dos 3 primeiros

sensos nas áreas previamente definidas.

Cronograma dos dias “Ds”:

24/04 a 28/04 – Sala do Arquivo Administrativo;

15/05 a 19/05 – Sala de Manutenção;

16/05 – Sala de Materiais e Aulas Práticas de Eventos;

23/05 – Sala Coordenação Cursos Técnicos.



Fase VI – Treinar e orientar todos envolvidos no projeto (alunos, professores e funcionários) nos conceitos do 5S. (24/04 a 26/05/2017)

No período de 11/04 a 26/04 de 2017, foi realizado treinamento e orientação com todos os

envolvidos na execução e avaliação dos ambientes definidos no projeto.

Também realizou-se reunião de sensibilização no período de 02/05 a 05/05 de 2017 com todos

os setores da escola.

Nestas reuniões, o material didático adquirido pela escola “Melhorando a Vida no Trabalho” foi

entregue a todos os setores, demostrando a importância da aplicação de uma técnica simples

como o “5S” para melhorar a vida e a qualidade no trabalho.

Uma atividade que não estava prevista no projeto foi idealizada e implementada pela

responsável pelo projeto com os cursos do Ensino Médio e o ETIM em Administração, onde

após um rápido treinamento foi proposto uma atividade para os alunos realizarem em seus lares:

escolher um espaço ou ambiente da casa que acreditassem ser interessante executar os 3

primeiros sensos (Utilização, Organização, Limpeza), tirar uma foto do “Antes”, do “Depois” e

elaborar um relatório onde fosse descrito a padronização utilizada para a organização e um

breve relato de alguém que utilize o ambiente o espaço apontando as melhorias.



Fase VII – Implementar o dia “D” - aplicação do 5S, do aprendido, dos “bons sensos”.

(29/05 a 02/06/2017)

Conforme apontado na “Fase V” houve a necessidade de definirmos mais de um dia “D”.

Nos dias programados, envolvemos colaboradores e alunos no processo de implementação dos

“bons sensos”, conforme descrito abaixo:

Sala arquivo administrativo: Solange, Josimar, Fabiana e Katia – foram aproximadamente

6 sacos de 100 litros de lixo reciclável retirado do espaço (papel, plástico, papelão).

Também havia no local uma peça de tecido na cor branca comprada a certo tempo para

o curso de Eventos. Foi realizado um orçamento para confecção de 8 toalhas de mesa e

40 guardanapos para as aulas práticas do curso técnico em Eventos com um custo de

R$ 100,00 para a escola.

Sala de manutenção: Eduardo e Katia – foram retirados do local 1 saco de 100 litros de

material reciclável, e uma caixa com inservíveis.

Sala de Materiais de Aulas Práticas de Eventos – Guilherme, alunos do 1º módulos de

Eventos Noite e Katia. Foram retirados do local 5 sacos de 100 litros com lixo reciclável

(plásticos, papéis, papelões).

Sala de Coordenação de Curso Técnico – Elcídia, Wagner, Katia. Foi retirado um saco de

50 litros de lixo reciclável, uma caixa com materiais entregue ao antigo coordenador do

curso de administração. Retiramos uma mesa redonda do local e a alocamos no

auditório, assim mudamos o layout da sala o que possibilitou colocar em funcionamento

um computador para o coordenador de administração que estava dividindo espaço com

outro coordenador.



FOTOS DA APLICAÇÃO DOS DIAS “Ds”:

SALA DE ARQUIVO ADMINISTRATIVO

SALA MATERIAIS E AULAS PRÁTICAS EVENTOS

SALA DE MANUTENÇÃO



SALA COORDENADORES CURSOS TÉCNICOS



Fase VIII - Avaliação da eficácia do dia “D”. (05 a 30/06/2017)

A análise da eficácia do dia “D” dos espaços contemplados no projeto e o registro das melhorias

foram executados pela responsável pelo projeto juntamente com a comissão avaliadora no

período de 12/06 a 30/06.

A “Planilha da Qualidade dos Ambientes de Trabalho” foi preenchida novamente, agora com as

melhorias dos espaços.

Conforme dados apresentados abaixo, podemos verificar que quase todas as metas foram

atingidas:

Administração

1) Sala de Coordenação - Curso Técnicos.

INDICADORES VALORES

ANTES “5s”

VALORES DEPOIS

“5s”

ANÁLISE %

UTILIZAÇÃO 3,3 3,3 0%

ORGANIZAÇÃO 2,5 5,4 116%

LIMPEZA E

CONSERVAÇÃO 3,5 4,7 34%

SAÚDE E SEGURANÇA E

MEIO AMBIENTE 4,8 4,8 0%



Apoio e área Externa

1) Sala de Manutenção;

2) Sala de Arquivo Administrativo;

3) Sala de Materiais e Aulas Práticas do Curso de Eventos.

INDICADORES VALORES ANTES “5s” VALORES DEPOIS “5s” ANÁLISE %


ORGANIZAÇÃO 4 6,9 72,5%

LIMPEZA E


SAÚDE E SEGURANÇA E

MEIO AMBIENTE 3,9 5,6 43%

RESULTADO GERAL

POR PRINCÍPIO

VALORES ANTES

“5s” VALORES DEPOIS “5s” ANÁLISE %


ORGANIZAÇÃO 2,2 4,1 86%

LIMPEZA E


SAÚDE E

SEGURANÇA E MEIO

AMBIENTE

1,3 1,6 23%

Os registros das melhorias nos ambientes de trabalho estão descritas em documento anexo,

assinadas pelos avaliadores e colaboradores.



FOTOS (ANTES/DEPOIS):

SALA ARQUIVO ADMINISTRATIVO




SALA MATERIAIS E AULAS PRÁTICAS DE EVENTOS




SALA MANUTENÇÃO




SALA DE COORDENADORES DE CURSO TÉCNICO



Fase IX - Divulgação dos resultados (03 a 14/07/2017)

Os resultados parciais foram divulgados aos docentes em reunião pedagógica que ocorreu em

27/05/17 (registrado em ATA).

No mural principal da escola a partir do dia 17/07/17 foram apresentadas as fotos do “Antes e do

Depois” de todos os espaços trabalhados no projeto.

Também foi analisado pela comissão de avaliação o trabalho dos alunos do Ensino Médio e

ETIM (conforme proposta apresentada anteriormente), o melhor trabalho recebeu premiação em

25 de julho de 2017 (kit-organizador de mesa) e ficará exposto até o final do ano no mural da

Biblioteca da escola.



Fase X - Reforçar para todos os setores da escola a respeito da importância do 4º e do 5º Senso e manter por meio da autodisciplina “forçada”, os 3 primeiros sensos, após o encerramento do projeto até o final do ano.

(07 a 21/07/2017)

Foi elaborado pela responsável do projeto um documento de acompanhamento bimestral

(agosto/outubro/dezembro) que será entregue à equipe de avaliadores, para que possam em

dias não divulgados visitarem os espaços que eram de sua responsabilidade de avaliação.

Assim poderão documentar como estão sendo mantidos os 3 primeiros sensos para um

gerenciamento da “autodisciplina”.

Em reunião realizada em 21 de julho de 2017, foi reforçado com todos os setores que

participaram das melhorias a importância do 4º e 5º sensos, bem como foram comunicados de

que bimestralmente sem data marcada a responsável pelo projeto irá visitar os espaços que

foram trabalhados no projeto até o final do ano de 2017.

A responsável pelo projeto também irá visitar nos meses de agosto, outubro e dezembro (sem

data marcada) os espaços trabalhados no projeto.



Descreva como foi a participação da Direção da Escola em todas as etapas do projeto.

A direção da unidade escolar ofereceu total apoio ao projeto, participando das reuniões e dando

autonomia para a responsável do projeto organizar e decidir sobre as ações que seriam

necessárias para a implementação dos 3 primeiros sensos.

Em reunião de equipe, agradeceu e parabenizou o andamento do projeto e os resultados

alcançados.

Apesar de terem sido apenas quatro espaços, percebeu-se na unidade uma maior mobilização

dos setores no sentido de organizar melhor os espaços de trabalho e como isso permite

aumentar o bem-estar e a produtividade do setor.

Assim, a participação da Etec de Cotia no “Projeto 5S” permitiu demostrar a toda comunidade

escolar como é importante se preocupar com questões como: organização, limpeza, otimização

de espaços e consequentemente melhoria na qualidade do trabalho.

Agora temos o desafio de manter tais espaços organizados e continuar estimulando a

comunidade escolar como um todo no sentido da importância de se aplicar a técnica do “5S”.

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