HO-REN-SO:BUSINESS MANNERtrong công ty Nhật

Nguyễn Vũ HưngTechMaster, 2016/09/17

Agenda1. Warmup2. Định nghĩa hou-ren-sou3. Hou-ren-sou mọi nơi mọi chỗ: Tây, Nhật, Ta4. Hou-ren-sou cơ bản5. Các loại báo cáo6. 5W, 1H, 2C, 5M7. Các hình thức liên lạc8. Một số tình huống9. Hou-ren-sou trong Agile Manifesto

10. Hou-ren-sou: Nên và không nên 11. Hou-ren-sou: Business manner12. Công cụ13. Các tình huống thực hành

Tự giới thiệu

1. Nguyễn Vũ Hưng, 19782. CTO, Fuji Technology 3. POS:

a. Agileb. Open Sourcec. Project Management

"Nguyen Vu Hung is the CTO of Fuji Technology.He has numerous years of IT and software development, project/product management in both Japan and Vietnam. Considering himself as a FOSS and Agile evangelist and being a Agile lover and an CTO, he is also interested in not-so-related domains such as human resource management and (organization) (re)structuring."

facebook.com/nguyenvuhungvuhung16plus@gmail.com+84-904-28-7878

2016/09/07, @VJU - Nguyen Vu Hung

Warm-up 1. Mục đích của buổi chia sẻ này2. Đối tượng chia sẻ3. Bạn học được gì?

Định nghĩa Hou ren sou

報告Hou(koku): Báo cáo

連絡Ren(raku): Liên lạc

相談Sou(dan): Trao đổi

1. Văn hoá2. Nguyên tắc làm việc3. Business manner

Hou ren sou ở Tây1. Communication (channel)2. Information3. Logical

Hou ren sou ở Ta 1. Nói tròn nghĩa2. “Bố cháu đâu rồi?”, “mất rồi"3. Nói có đầu có đuôi4. Thực tế

a. Dài quáb. Toàn chữc. Vở sạch chữ đẹpd. Đối phóe. Có iai đọc đâu

Hou ren sou ở Ta (2) 1. “Về cơ bản là hoàn thành"

a. Thế thì vẫn chưa hoàn thành, đúng không? Lạy bố nói rõ ra

2. “Rút kinh nghiệm sâu sắc"a. Action để hót cái đống hậu quả của ông là gì? Ghi ra

3. “Nói chung là sắp xong”a. Nói cụ thể cmn ra đi, đỡ loằng ngoằng. Cái gì chưa, cái gì rồi.

4. Q: Xong chưa. A: Dạ sắp rồi ạa. Bao giờ xong? Issue là gì, tiến độ là gì, chú cần anh giúp không?

5. “Không có ùn tắc, chỉ có ùn ứ"a. Đừng chơi chữ, viết cho ai cũng hiểu đi

6. “Quan ngại sâu sắc"a. Cho ý kiến có tính xây dựng đi ông nội

Hou ren sou ở Nhật

1. Là một nguyên tắc cơ bản của người đi làm2. Của tất cả mọi người3. Liên tưởng tới sơ đồ tổ chức

報告縦/Dọc

責任/Trách nhiệm

連絡横/Ngang

気配り/Chu đáo

相談集団/Nhóm

問題解決/Problem Solving

Nhật dài Tây ngắn

Basic Hou ren sou 1. Thời điểm báo cáo2. Phương pháp báo cáo

a. Báo cáo miệngb. Báo cáo bằng văn bản

3. Phương pháp liên lạca. Nênb. Không nên

4. Cách trao đổi (sou-dan)

Các loại báo cáo (1)

1. Báo cáo miệnga. Ngắn, nhanh

2. Báo cáo văn bảna. Chỉnh chub. Dàic. Có thời gian suy nghĩd. Chặt chẽ

Các loại báo cáo (2)

1. Daily meeting: 3 ~ 5 phút. a. Báo cáo miệngb. Ghi bằng chữ

2. Báo cáo tuần3. Báo cáo dự án

a. Tiến độb. Issuec. Rủi rod. Siêu ngắn (Executive Summary)

4. Phân tích5. Bất kỳ loại báo cáo nào khác

5W, 1H, 2C, 5M:Tiền đề cho communication.

5W1H

1. Whata. What, specifically,...?b. What next?c. What else?

2. Wherea. Where else?b. Where are you?c. Where, exactly...?

3. Whena. When, exactly, will you...?b. When will it start/end?c. When will I know?

1. Whya. Why does that happen?b. Why not?c. (just keep asking 'why?' to find root

cause - often around 5 times)2. How

a. How many?b. How much?c. How does it work?

3. Whoa. Who will do this?b. Who else will do this?c. Who pays?d. Who benefits?

(5W1H)2C(5M)

Control:1. Công việc đó có đặc tính gì?2. Làm thế nào để đo lường đặc tính

đó?3. Đo lường bằng dụng cụ, máy móc

như thế nào?4. Có bao nhiêu điểm kiểm soát và

điểm kiểm soát trọng yếu

Check:1. Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra.

Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.

2. Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

3. Ai tiến hành kiểm tra?4. Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?5. Trong DN không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến

hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

6. Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 % khối lượng sai sót.

# Dùng cho planning

(5W1H)(2C)5M

Xác định nguồn lực:1. Man = nguồn nhân lực.2. Money = Tiền bạc.3. Material = nguyên vật liệu/hệ thống

cung ứng.4. Machine = máy móc/công nghệ.5. Method = phương pháp làm việc.

# Dùng cho planning

Ứng dụng Mindmap: Lên khung báo cáo

Hình thức liên lạc (1)1. Tuỳ đối tượng, nội dung, độ khẩn cấp, độ quan trọng, nội dung cần truyền đạt2. Việc đơn giản, gấp

a. Nói miệng, điện thoại, (FB, SMS) tin nhắn. Luôn và ngay

3. Thông báo tới nhiều ngườia. Tìm thời điểm có (mọi, nhiều) ngườib. Họp buổi sáng (chorei)c. Company facebook groupd. Company chatwork group (all)

4. Khi nào cần báo cáo bằng văn bảna. Số má, b. Phương châm,c. Quan trọng, cần lưu vết d. Phức tạpe. Liên quan nhiều ngườif. Dễ hiểu lầm

Hình thức liên lạc (2): Phân loại kiểu Tây1. Written communications

a. internal memos, staff magazines, notices or posters on staff notice boards.

2. Oral communications a. phone conversations between employees.

3. Face-to-face (hiệu quả nhất)a. team briefings, meetings and presentations.

4. Online a. internal e-mails, Skype, chatwork

5. (Messenging)6. (Body language)

Trao đổi nội bộ và đối ngoại1. Nội bộ (internally)

a. Nội bộ nhóm, phòng, công tyb. Đặc trưng: ngắn, nhanh, informal c. Khuyến nghị: ưu tiên tốc độ

2. Đối ngoại (externally)a. Với khách hàng, stakeholdersb. Đặc trưng: formal, dài, chỉnh chu c. Khuyến nghị: formal

(Project) Communication in PMPPlanning

1. Defining the audience2. Defining the requirements3. Building a communications schedule4. Finding the responsible team member5. Defining the medium of communication6. Preparing the content

Tools1. Email2. IM3. Phone4. Internet5. MSG...

Outputs1. Reports like direct mail, online informational

output2. To management in the form of e-mail,

discussion forums3. To stakeholders in form of advertisement,

public relations

Outputs1. It can have graphs, histograms, charts of various form or tables which

can show the structure of the budget and its analysis.2. The future analysis can be done also.3. If any changes or corrections has to made in the report this has to be

done immediately and notify the team about the update.4. It can be mailed directly to them.In order to involve the stakeholder

they should be told about the planning process, the different stages, roles and importance of these. The knowledge of all these steps are important to them in order to understand their involvement in the phase.

Timing1. Khi làm xong việc2. Khi đang làm việc (báo cáo ngắn tiến độ, issue)3. Khi có sự cố4. Khi có thay đổi (cần confirm, xin ý kiến, thông báo)5. Tìm ra kaizen6. Khi xảy ra/gây ra lỗi, sự cố

Sou: Khi nào, như thế nào, với ai Khi nào

1. Khi có điều băn khoăn, lo lắng, cần confirm

Như thế nào

1. Nắm rõ điều mình muốn hỏi2. Trình bày trong sáng, ngắn gọn

Với ai:

1. Sếp trực tiếp2. Người có kinh nghiệm (senpai)3. Đồng nghiệp

Xử lý khi đến muộn

1. Thông báo càng sớm càng tốt2. Trình bày lý do3. Liên lạc với người liên quan

a. (Các) sếpb. Người cùng dự ánc. Người liên quan (tất)

4. Chọn kênh nhiều người đọc nhấta. Email: all@b. Chatwork group, skype group, Facebook group, slack

5. Cần ai backup/thay thế không?

Nhờ việc gấp

1. Suy nghĩ đứng từ phía người bị nhờ2. Người bị nhờ có sẵn sàng, hứng thú (và có thiện cảm (với mình)) không?3. Hiểu rõ nội dung cần nhờ (yêu cầu công việc, DoD)4. Trình bày từ đơn giản đến phức tạp5. Trình bày từ tổng thể đến chi tiết6. Nói cụ thể (mức DoD)7. Lưu lại log (email, IM, task management tool)

Hou ren sou in Agile Manifesto

We are uncovering better ways of developingsoftware by doing it and helping others do it.Through this work we have come to value:

Individuals and interactions over processes and tools

Working software over comprehensive documentation

Customer collaboration over contract negotiation

Responding to change over following a planThat is, while there is value in the items on

the right, we value the items on the left more.

"Tương tác với khách hàng liên tục trên tinh thần hợp tác để đối phó với sự thay đổi.

Khi nào hou ren sou không chạy?

1. Chỉ report một kênh: Cấp dưới → cấp trên 2. Muốn hou-ren-sou nhưng không report được

a. Sếp bậnb. Ngại c. Không tìm được thời điểm thích hợp d. Không biết nói chuyện nhạy cảm thế nào

3. Không có môi trường reporta. Sếp khệnh khạngb. Văn hoá doanh nghiệp: top - down c. Ngại thay đổi, ngại nghed. Nghe xong bỏ đấy

Cấm hou ren sou 1. Liên lạc quá nhiều, toàn thứ cỏn con

a. “Em bị táo bón, về muộn 5 phút ạ”

2. Hou-ren-sou lẩm cẩma. Cái gì cần hou-ren-soub. Cái gì cần? Cái gì không?

3. Họp quá nhiềua. Giảm meetingb. Quy định tần suất báo cáo + nội dung + đối tượng báo cáo

Business manner

1. Người Nhật coi “hou-ren-sou" là business manner cơ bản, ai cũng phải biết và tuân theo

2. Lịch sự a. Hỏi người cùng tham gia (sếp) có rảnh không?b. Nhỡ người ta đang bận thì sao?c. Làm khó người cả nể

3. Hou-ren-sou với sếp trực tiếp4. Thông báo với những người liên quan

Công cụ hou-ren-sou1. Nói miệng2. Whiteboard3. Email4. SMS, Facebook messenger, Viber, Skype 5. Chatwork, slack, 6. Backlogtool/backlog.jp, trello, redmine, Jira7. Điện thoại8. Google Apps (sheet, docs, slides)9. Graphs (biểu đồ, đồ thị)

10. Dashboard11. Gantt chart, burndown chart12. Release notes (phần mềm), Change Log 13. Scorecard, scoreboard

Thực hành

Báo cáo ngày(hôm qua làm gì, hôm nay làm gì, issue, tự tin hoàn thành không?)

Báo cáo tuần(ai đọc, viết gì, dài hay ngắn)

Báo cáo sprint/iteration(Đã làm, sẽ làm, tiến độ, issue, risk)

Báo cáo hoàn thành dự án(Google: Project closure report)

Báo cáo lỗi phần mềm(Google: how to report bugs effectively)

Thông báo khi đi muộn(Thực tế: Hỏng xe, tăc đường…)

Xin nghỉ làm từ tuần/tháng sau(Lý do, từ bao giờ, handover...)

Thông báo sự kiện team building toàn công ty

(Software) Project Report: Executive summary (3 dòng)

Giải trình dự án chậm tiến độ(Lý do, đã làm gì, biện pháp khăc phục…)

3/5 thành viên dự án xin nghỉ. Làm PM, bạn trao đổi với sếp thế nào?

Tắc đường, bạn sẽ đến chậm họp với khách

3/5 thành viên dự án xin nghỉ. Làm PM, bạn trao đổi với sếp thế nào?

Anh ơi em bị chậm 3 tuần(một bạn nữ thủ thỉ tâm sự với bạn trai vừa quen 1 tuần)

HO-REN-SO:BUSINESS MANNERtrong công ty Nhật

Nguyễn Vũ HưngTechMaster, 2016/09/17

Tham khảo1. http://mana.hirotam.com/hourenso.html2. https://ja.wikipedia.org/wiki/%E5%A0%B1%E3%83%BB%E9%80%A3%E3%83%BB%E7%9B%B8#.E4.BD.BF.E7.94.A8.E7.94.A8.E9.80.943. http://flot.co.jp/manabu/9604. http://allabout.co.jp/gm/gc/297587/5. https://ttungit.wordhttps://ttungit.wordpress.com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-hao/press.

com/2012/07/06/5w-1h-2c-5mphuong-phap-lap-ke-hoach-dinh-huong-cong-viec-hoan-hao/6. http://businesscasestudies.co.uk/hmrc/getting-the-message-across-the-importance-of-good-communications/methods-of-communication.htm

l#axzz4JSwuqTYb7. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm8. http://www.tutorialspoint.com/management_concepts/communication_methods.htm9. https://en.wikibooks.org/wiki/Project_Management/PMBOK/Communications_Management

10. http://agilemanifesto.org/11. http://www.itmedia.co.jp/enterprise/articles/0910/10/news001.html12. http://business.nikkeibp.co.jp/article/report/20140214/259731/13. http://www.berlinmdcc.org/hourensou/kiso/hourensou.html