Bí quyết thành công của người Nhật

Là một nước rất nghèo về tài nguyên, động đất nhiều nhất thế giới, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ sau Thế Chiến thứ II. Bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nước có tiềm năng lớn thứ hai trên thế giới về kinh tế, khoa học kĩ thuật và tài chính? Bí quyết thành công của họ hóa ra rất đơn giản:

● Đúng giờNgười Nhật rất đúng giờ. Họ đến trước giờ hẹn tối thiểu 5 phút. Các cuộc họp chỉ bắt đầu khi tất cả thành phần đã có mặt. Vì vậy, đúng giờ là cực kỳ quan trọng. Ở ta, đi làm muộn nhiều như châu chấu. Lãnh đạo có khi phải ngồi đợi nhân viên tới họp trễ. Ngẫm lại thật xấu hổ.

● Đúng hạn

Hạn đã định là không thay đổi bởi bất cứ lý do gì. Sở dĩ thời hạn không thể thay đổi là vì người Nhật đã lập kế hoạch và chuẩn bị mọi việc để thực hiện sau mốc thời hạn đó rồi. Ví dụ thời hạn ra mắt sản phẩm là 21/12/2009 thì địa điểm ra mắt đã được thuê, khách đã được mời, hợp đồng bán sản phẩm đã ký kết, … Do vậy công tác lập kế hoạch và ước lượng thời gian, nhân lực là quan trọng nhất. Với người Nhật, không có khái niệm trễ hạn, vì hạn đã định, phải bằng mọi giá hoàn thành công việc đúng tiến độ. Trễ hạn đồng nghĩa với việc không thể hợp tác với nhau được nữa.

● Nghiêm túc, cẩn thận

Nghiêm túc và cẩn thận trong từng việc nhỏ nhất. Người Nhật cực kỳ cẩn thận. Làm một việc thì bao giờ cũng kiểm tra trước khi làm, kiểm tra trong khi làm và kiểm tra sau khi làm xong. Trước khi mang đồ đi giặt, họ kiểm tra túi quần, túi áo có quên gì không. Khi cho đồ vào máy giặt, họ kiểm tra lại từng cái một lần nữa. Và cuối cùng, sau khi giặt xong, họ lại lục túi quần, túi áo để kiểm tra. Chính vì cẩn thận một cách cực đoan như vậy mà chất lượng hàng Nhật luôn đứng đầu thế giới.

● Chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo

Công tác chuẩn bị được thực hiện sớm và kỹ lưỡng, chu đáo đến mức đáng kinh ngạc. Chúng tôi đến thăm Công ty phần mềm tên là OMRON Software. Có cả thảy 10 người tiếp đón và làm việc với chúng tôi. Vì chúng tôi đi khá xa (1 tiếng rưỡi), nên việc đầu tiên là họ mời chúng tôi vào rest room (nhà vệ sinh). Khi tới phòng họp, họ bố trí đúng

22 chỗ ngồi cho khách, không thừa, không thiếu. Đồng thời trên bàn đã đặt sẵn 22 món quà kỉ niệm. Họ chuẩn bị trình chiếu rất cẩn thận, không có chuyện lỗi phông chữ hay trục trặc máy chiếu như ở nhà ta. Lúc ra về, họ mời đi rest room một lần nữa. Xe đi một đoạn xa, tôi ngoái nhìn vẫn thấy họ đứng dàn hàng vẫy chào tạm biệt.

● HoRenSo: Chủ động trong công việc

Đây là một trong những khẩu quyết mà người Nhật luôn ghi nhớ. HoRenSo viết tắt của ba chữ: Hokoku, nghĩa là báo cáo, Renraku: trao đổi, Sodan: hỏi ý kiến. Trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên. Thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nhiệp và cấp dưới. Cuối cùng là phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì đó. HoRenSo nghĩa là chủ động trong công việc. Hiện nay, ở Trung tâm Phát triển phần mềm, nhân viên thử việc được đào tạo về “4 ngay”: chưa được giao việc hỏi ngay; nhận việc mà không hiểu hỏi ngay; trong lúc làm gặp vướng mắc nhờ giúp đỡ ngay; cuối cùng là xong việc báo cáo ngay. Đây chính là tinh thần HoRenSo. Có điều “4 ngay” tại Trung tâm chưa phát huy mạnh mẽ lắm.

● 3S: Ngăn nắp, khoa học

Một khẩu quyết nữa mà người Nhật áp dụng rất thành công là 3S. Để có môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, người Nhật làm 3 việc đơn giản sau:

● Seiri: Sàng lọc. Chỉ giữ thứ mình cần. Vứt bỏ vật dụng dư thừa, không cần thiết đi.

● Seiton: Sắp xếp. Sắp xếp mọi thứ sao cho khi cần là có ngay để dùng, không mất thời

gian tìm kiếm.

● Seiso: lau chùi, dọn dẹp, kiểm tra hỏng hóc thường xuyên. Bàn ghế, máy móc, vật dụng gọn gàng, sạch sẽ, ngăn nắp làm tăng hiệu suất làm việc.

Ở ta chuyện tìm cái điều khiển máy điều hòa hay cái dập ghim mất 5, 10 phút hoặc không thể tìm thấy là chuyện bình thường, chẳng ai ngạc nhiên. Hay như việc tìm tài liệu trên máy tính của chính mình, toát mồ hôi không biết đã cất vào đâu, vẫn xảy ra thường xuyên.

● Kaizen – Liên tục cải tiến

Đây là khẩu quyết quan trọng nhất, là chìa khóa đem lại thành công cho nền kinh tế Nhật Bản. Liên tục cải tiến, liên tục sáng tạo để nâng cao năng suất, chất lượng và giảm thiểu chi phí. Cải tiến có thể là rất nhỏ. Nhiều cải tiến nhỏ góp lại sẽ làm nên điều kỳ diệu. Kaizen chống lại cách nghĩ và cách làm theo lối mòn, trì trệ, kìm hãm phát triển.

Các Công ty ở Nhật làm Kaizen như sau:

● Phổ biến ích lợi của Kaizen cho nhân viên mới.

● Phát động phong trào cải tiến, sáng tạo trong công việc. Đặt mục tiêu cho từng phòng ban, tổ nhóm phải có một số lượng sáng kiến nhất định trong kỳ thì mới được đánh giá cao.

● Khuyến khích Kaizen bằng thưởng lớn cho sáng kiến.

● Định kỳ tổ chức ngày hội cải tiến toàn công ty. Trong ngày hội này, các cải tiến đã áp

dụng hiệu quả trong kỳ được xét trao giải, được tôn vinh.

● Các bí quyết trên rất đơn giản nhưng có dễ thực hiện hay không lại hơi khó trả lời. Chúng ta đều thấy để thực hiện phải thay đổi nhận thức của chính mình, phải nghĩ khác và làm khác. Muốn vậy, lãnh đạo phải có kế hoạch hành động cụ thể, phải tiên phong thực hiện và truyền lửa cho cấp dưới.

Osaka, 19/12/2009Lã Hữu Hòa

HorensoGiao tiếp "rau chân vịt" (kiểu Nhật)

Ho-ren-so: Cách người Nhật giữ được giao tiếp thông suốt là một bài báo trong số Nikkei Weekly năm trước mà tình cờ tôi lần mò lại được. Từ giữa tháng 11.2008, tôi cũng đã quyết định đặt báo này để đọc hàng tuần rồi. Trong tiếng Nhật Horenso cũng có nghĩa là spinach, rau "Chân vịt", thứ rau mang lại sức mạnh thần kỳ của chàng thủy thủ Popeye, chiến thắng mọi trở ngại để cứu được Olive. Có lẽ các công ty làm ăn với Nhật cần có thứ rau này để có sức mạnh chiến thắng trong môi trường kinh doanh ngày càng khó khăn như ngày nay. Vắn tắt lại thì có thể hiểu Horenso là viết tắt của 3 từ:

● HOkoku: Làm report.● RENkaku: Liên lạc định kỳ● SOdan: Bàn bạc

Và ghép lại 3 chữ cái đầu, ta có: HORENSO (菠薐草) - Spinach Có một ví dụ thế này về cách làm việc của Mỹ và các nước phương Tây không phải Nhật Bản."Anh có cần gặp tôi để thảo luận về dự án hay không? Gửi cho tôi một email, tôi sẽ kiểm tra lịch của mình và email trả lời anh ngay". Đây là một mẫu điển hình trong công việc công ty. Với hệ thống trao đổi này, người ta có thể tiếp tục công việc của riêng mình theo cách thức mà họ cảm thấy không bị ảnh hưởng. Đây cũng là một minh chứng cho việc các công ty này thường không nhận thức được rằng khái niệm "công ty" không chỉ là một tập hợp các cá nhân được nhận tiền để tự làm công việc của mình. Một "công ty" là một thực thể sinh học sống cộng sinh có thể tồn tại được khi cả nhóm tồn tại. Không thể có một "công ty" thành công khi mà hàng ngày ai cũng chỉ tự mình làm công việc để thỏa mãn mục đích riêng cá nhân. Hệ thống đó sẽ bị phá vỡ bởi vì không hề có communication.

"Horenso" là quy tắc "Truyền thông nội bộ" quan trọng trong văn hoá làm việc của người Nhật, thực ra các ý chính trong các nguyên tắc này cũng được thực thi rộng rãi ở bất cứ nước phát triển nào, nhưng Horenso cũng có những điểm riêng rất hay, đặc sắc và hiệu quả. Cụm từ "truyền thông nội bộ" có thể xa lạ với nhiều người, đặc biệt với sinh viên công nghệ, tuy nhiên nó là 1 điểm sống còn trong sự tồn tại của một doanh nghiệp. Bạn nào có dự định làm lãnh đạo thì cần phải nắm vững kỹ năng này. Ngoài ra có 1 điểm đáng chú ý là "Truyền thông nội bộ" là 1 vấn đề thuộc phạm trù "thông tin", nếu người làm "công nghệ thông tin" đầu tư thời gian để nghiên cứu nó thì sẽ có thế mạnh rất lớn để phát huy khía cạnh này. VD như bản thân tôi, tôi tin rằng mình làm việc này đặc biệt tốt vì tôi có thể trình bày thông tin (viết lách) rất mạch lạc, thông tin đầy đủ, dễ hiểu, biết dùng các công cụ công nghệ phù hợp đề truyền đạt thông tin. Điều này giúp những cá nhân khác trong tập thể chia sẻ được tầm nhìn cùng nhau, chia sẻ được từng bước trong công việc cùng nhau. Đó là yếu tố cốt lõi để cả tập thể cảm thấy vững tâm, phấn khởi, cùng nhau tiến về phía trước. Có một bài báo về truyền thông nội bộ bằng tiếng Việt tôi vừa search được trên Internet, xin chia sẻ ra đây để mọi người cùng đọc: Vai trò của truyền thông trong phát triển Văn hóa doanh nghiệp

Các quy tắc Horenso:

1) Report (Obligation + Extra Voluntary Effort) :● You understand the basic principle of honest report.● When a job is completed, you report immediately to the person you have been ordered

to report to.● You pomptly report to your immediate superior "instructions directly given by skipping

your immediate superiors"● You report results and events in the proper order of occurrence.● You express the 5 W’s and 2 H’s (why, what, where, when, who, and, how ?) in an easy-

to-understand manner.

2) Communicate (Sharing of Information) :● Whenever you feel that it is necessary, you always give raw data. (Timing and freshness

are important.)● You know the principle regarding the importance of reporting bad circumstances

(negative information) particularly quickly, but occasionally hesitate to practice it.● You face forward and make your light and clear compliments to others.

3) Consult (Synergy):● You consult your superiors when necessary to find out what action to take.

● You don’t hesitate to consult, but at times you are privately at a loss concerning what action to take.

● You understand that good "HORENSO” is formed on good human relations, and conversely good human relations are formed on good "HORENSO”.

Bài này lấy ở Blog 360 độ của Cameron Switzer. Tuy nhiên tôi sợ 360 độ sắp tèo như cảnh báo của Yahoo, nên tôi copy 1 đoạn về đây. Tôi xin chia sẻ cùng mọi người, hi vọng rằng về sau sẽ có người dịch bài này ra tiếng Việt để mọi người cảm nhận tốt hơn.

Ho-ren-so: Why Japanese keep communication flowingDiana Rowland

Nikkei Weekly, 2007/12/03 In the Western workplace, especially in the United States, people often like to work independently to better focus on accomplishing tasks and to have more of a sense of autonomy. In the Japanese context, however, working independently destroys the sense of team. And given the oft-implicit Japanese style, that could mean spending a lot of time going in the wrong direction. Therefore, even while taking individual initiative, Japanese are careful to keep the communication channels open. The process of keeping in close communication is summed up in three words: hokoku, renraku and sodan, or horenso for short. Hokoku means to report, renraku means to inform or give periodic updates and sodan means to consult, talk over a matter, confer, or ask a person's advice. While ho-ren-so is technically used for interaction with a superior, members of a team may also say they need more ho-ren-so with each other, and the concept of back-and-forth communication for consultation and updates is widely applied. Using this practice keeps everyone on the same page, and that doesn't just mean you and the person to whom you are talking. By keeping that person informed and involved, you allow him or her to bring other pertinent people into the loop so they can be prepared to act when needed. Japanese also see this process as being one of the most effective and important ways to guard against risk, because it acts as a check between employees and between departments, as well as between vendors and the customers they service. In team-building with a Japanese-American joint venture recently, it was evident that the Americans were leaving the Japanese out of the loop. Their reasoning was that it took Japanese too long to make a decision. Our answer: ho-ren-so. More upfront involvement, not less.

By using this style of constant engagement you can often get things to move faster. Since many people need to be involved in a Japanese company to make almost anything happen, if you wait until the final stage to involve your Japanese manager, colleague or contact, they've had no chance to lay the groundwork with others. There's a good chance you will then end up impatiently waiting while the Japanese seem to take forever to make up their minds or get you a reply. The ho-ren-so process provides such a critical function in the Japanese corporate environment, that when Japanese managers do not receive ho-ren-so from their subordinates, they can become insecure and develop a practice of constantly checking the status of the project or task. We frequently get complaints from Americans working in Japanese companies that Japanese superiors micromanage. Our recommendation: more ho-ren-so. In Japanese culture this is an automatic approach to almost every activity, so Japanese managers are often bewildered to hear from American subordinates that they feel micromanaged. They ask, "How can we possibly prepare others and avoid risk without ho-ren-so?" Understanding the advantage you gain by adopting this highly engaged style of communication will help you shift your perspective from seeing ho-ren-so as a burden. Try to think of it as a strategic, upfront investment for significant time-saving later. Over time, if you show reliability, the need for continued consultation and status reports decreases - but they are still appreciated. - Diana Rowland is president of Rowland & Associates and author of "Japanese Business Etiquette: A Practical Guide to Success with the Japanese." Note: * The Japanese translation of spinach is pronounced "horenso" and is written as you can see on the package of frozen spinach I am holding in my hand.

Ho-Ren-SoKỹ năng Trao đổi thông tin trong công việc

(Buổi 7: KỸ NĂNG TRAO ĐỔI THÔNG TIN TRONG CÔNG VIỆC)

HOkoru – RENraku – SOudan: Báo cáo – Liên lạc – Hỏi ý kiến Một số link tham khảo mình tìm được:

1. Horenso: Giao tiếp “rau chân vịt” (Kiểu Nhật)2. Cách truyền thông nội bộ của người Nhật3. Horenso trong công sở4. 5 cấp độ của một Báo cáo xác thực vấn đề truyền đạt thông tin và tư vấn – sử dụng để

xem xét lại bản thân, xem xét lẫn nhau, đưa ra lời khuyên và lắng nghe lẫn nhau: Bản Tiếng Anh , Bản tiếng Việt

5. “Ho-Ren-So,” the basics of doing business in Japan: why is it necessary?6. HO – REN – SO

Nội dung:- Kỹ năng trao đổi thông tin Ho – Ren – So là gì?- Cách tiến hành Ho – Ren – So hiệu quả Câu hỏi thảo luận: - Trong thực tế công việc, những vấn đề thường gặp khi trao đổi với:

● Cấp trên● Đồng nghiệp● Cấp dưới● Là gì? Cho ví dụ?

(Có thể dựa vào kinh nghiệm bản thân ở nơi làm việc hoặc trường học)

HO – REN – SO LÀ GÌ ? Ho – Ren – So là (Báo cáo – Liên lạc – Hỏi ý kiến)

● Phân loại nhiều tình huống đa dạng trong giao tiếp công việc thành 3 hình thức cơ bản cho dễ nhớ;

● Là 3 hình thức trao đổi thông tin cơ bản nhất; Việc sử dụng phối hợp tốt hình thức cơ bản này sẽ giúp giải quyết các tình huống đa dạng phức tạp trong thực tế;

● Không phải là mục đích mà nhằm đạt mục đích

Case 1: Khi đi làm trễ vài phút, có cần thiết phải báo cáo với cấp trên không? Nếu có thì liên lạc bằng cách nào?

● Nếu liên lạc thì sợ làm to chuyện, mất thời gian cấp trên, kết quả ngược lại. (Bình thường trễ vài phút cũng không có vấn đề gì). Nếu không liên lạc thì cũng không lo.

● Có tìm cách liên lạc, nhưng cấp trên không nhấc điện thoại, có nên liên lạc tiếp hay không?

Case 2: Có điều không hiểu muốn hỏi cấp trên hoặc đồng nghiệp nhưng lúc nào trông cấp trên/đồng nghiệp cũng bận rộn, không tiện xen vào. Làm cách nào để hỏi? (Khi nào hỏi? Hỏi như thế nào để không tạo cảm giác làm phiền? Case 3: Cấp trên giao một việc phải xong trước 5h chiều. Bây giờ là 5h, còn chút nữa là xong nhưng chưa hoàn chỉnh.

● Nếu gửi thì sợ chưa hoàn chỉnh, bị cấp trên mắng.● Nếu không gửi thì sợ bị mắng vì tội không làm đúng hẹn.

Làm thế nào bây giờ?

NGUYÊN TẮC CỦA NGƯỜI NHẬT:KHÔNG TƯỚC QUYỀN ĐƯỢC NHẬN BÁO CÁO CỦA SẾP

=> trong bất cứ trường hợp nào cũng phải báo cáo đúng thời điểm đã hẹn trước!

BÁO CÁO: HOkoku Mục đích: Cấp trên nắm được tiến độ công việc, kịp thời điều chỉnh nhằm đạt được kết quả tốt nhất. Đối tượng nhận: Người ra chỉ thị trực tiếp (cấp trên/khách hàng) Quyền lợi của cấp trên/khách hàng: Muốn bỏ qua báo cáo phải có sự đồng ý. Thời điểm: đúng thời hạn quy định

Nội dung:- Sự việc đã xảy ra;- Việc đã được giao;- Việc đã xử lý xong;- Sự việc thực tế, cảm tưởng, kết quả Nguyên tắc:- Tin càng xấu báo càng sớm;- Báo cáo trước khi hỏi. Hình thức:- Văn bản, miệng (nên trịnh trọng, chính thức)- Phải chắc chắn là báo cáo đến nơi.

LIÊN LẠC – RENraku Mục đích: Chia sẻ thông tin; Thông báo trạng thái; Chia sẻ trách nhiệm Đối tượng nhận: Mọi đối tượng liên quan Quyền lợi của đồng nghiệp: Không tự ý bỏ qua Thời điểm: Càng sớm càng tốt Nội dung:

● Sự việc đã xảy ra;● Tình hình thực tế;● Tình trạng hiện tại;● Thông tin cần chia sẻ.

Nguyên tắc:

● Phản hồi trước thông tin đã nhận được;● Ngắn gọn, tránh làm mất thời gian.

Hình thức:

● Trực tiếp, email, điện thoại;● Có thể informal, nhẹ nhàng.

CÂU HỎI THẢO LUẬN

● “Liên lạc” có cần phải chắc chắn là thông tin đến nơi không?● Email, tin nhắn có khả năng không đến nnơi, dùng cho “báo cáo”, “liên lạc” được

không?

THẢO LUẬN / HỎI Ý KIẾN – SOudan Mục đích:

● Tìm kiếm sự tương trợ;● Chia sẻ thông tin, thu thập ý kiến, kinh nghiệm.

Đối tượng:

● Những người có kinh nghiệm, có kỹ năng giải quyết vấn đề;● Là quyền lợi của bản thân.

Thời điểm: ngay khi cần thiết Nội dung:

● Vấn đề gặp phải● Những việc khó● Những việc muốn giải quyết.

Nguyên tắc:

● Chuẩn bị trước nội dung;● Lập sẵn các phương hướng giải quyết cho cấp trên cân nhắc;● Không hỏi How, What và hỏi Which● Lựa chọn thời điểm thích hợp, tránh làm phiền.

Hình thức: Nên gặp trực tiếp Case 4:Hỏi sếp một câu, bị mắng lại “một việc thế này mà cũng phải hỏi tôi à!” Làm thế nào bây giờ? Những gì cần hỏi? Những gì không nên hỏi? Case 5:Đã hỏi khách hàng một việc nhưng chờ mãi không thấy trả lời. Hỏi nhiều thì ngại làm phiền khách hàng. Làm thế nào bây giờ? Để vẫn lấy được thông tin mà không tạo ấn tượng xấu với khách hàng. Case 6:

Sếp A: Cuối giờ hôm qua sao không gửi Hợp đồng cho tôi, để lỡ hết kế hoạch Nhân viên B: Cuối giờ hôm qua em đã gửi qua Email cho anh rồi. Sếp A: Sao giờ tôi vẫn chưa thấy mail tới. (Mail đã bị rơi vào Spam Mail)

Ai có lỗi? Làm thế nào để tránh xảy ra trường hợp này?

MỐI QUAN HỆ GIỮA HO – REN – SO và PDCA Ở giai đoạn nào, hình thức nào cần được chú trọng?

Cách báo cáo (nâng cao) - Báo cáo theo quy trình PDCA. Ví dụ tình huống:

Có những vật sau:

● Một tổ công nhân gồm 10 người, gọi là tổ A● Một tổ trường quản lý 10 tổ viên đó (Ms. B)● Cấp trên (Ms. Boss) là người giao việc cho tổ trưởng, và nghe tổ trưởng báo cáo.

Một ngày, Ms. Boss gọi Ms. B lên: Ms. Boss: “ngày mai, bố trí tổ A kiểm tra lại toàn bộ lô hàng máy ảnh mà phân xưởng C đã sản xuất tuần trước. Do một sơ xuất trong dây chuyền sản xuất, màn hình của một số máy ảnh có thể bị mờ ở vài điểm.Nhiệm vụ của tổ A là kiểm tra lại toàn bộ máy ảnh, máy nào lỗi thì lọc ra, thống kê lại tỷ lệ phế phẩm, rồi báo cáo lại cho tôi.Việc này sẽ mất vài ngày, nhớ hàng ngày viết báo cáo tình hình cho tôi.” Tình huống 1: Sau khi nhận nhiệm vụ trên, Ms. B về tổ triển khai Báo cáo ngày đầu tiên của Ms. B gửi lên cấp trên như sau: “Tổ A đã bắt đầu làm công việc được giao. Hôm nay 10 người đã check được 2000 sản phẩm, phát hiện được 10 sản phẩm màn hình bị mờ”. Câu hỏi: Nội dung báo cáo này đã ổn chưa? Theo PDCA nên:

● Plan: Tất cả bao nhiêu sản phẩm phải kiểm tra? Dự tính 1 ngày kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?

● Do: Đã kiểm tra được bao nhiêu sản phẩm?● Check: Kết quả “Do”, “Do” so với dự định thế nào? Nhanh hay chậm?● Action: Nếu đang chậm hơn tiến độ thì dự định làm thế nào để cải thiện.

Tình huống 2: Một ngày Ms. B phát hiện ra là do sơ suất của mình, có 1 số sản phẩm kiểm tra sót, chưa kiểm tra nhưng đã xem là đạt, gửi cho công đoạn sau rồi. Hành động đúng là:

● Liên lạc trực tiếp với công đoạn sau, tìm cách thu hồi lại những sản phẩm đã bị sót?● Liên lạc ngay với cấp trên về sai lầm đã mắc phải?

Đây là một kỹ năng rất nên học hỏi và áp dụng của người Nhật

HoRenSo trong công sở Phần 1

Tôi nghĩ có rất nhiều người đã được dạy về [Ho ren so], nguyên tắc căn bản trong làm việc tại các buổi như đào tạo cho nhân viên khi mới vào công ty. Chắc cũng không cần thiết phải nói [Ho Ren So] trong công sở là viết tắt của Hokoku (Báo cáo), Renraku (Liên lạc), Soudan (Thảo luận) nữa nhỉ?. Các bạn có đang thực hiện đúng như vậy không? Trong lần này chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu lại về [Ho Ren So]. (Bạn có tiến hành báo cáo, thảo luận đầy đủ không? Đây là một cách thức giao tiếp rất quan trọng khi tiến hành công việc.) [Báo cáo] nhằm mục đích gì? Ngoại trừ việc báo cáo là [Tôi đã làm xong ] khi công việc kết thúc còn có những thời điểm khác cần phải [báo cáo]. Hãy tự mình báo cáo trước khi để sếp hoặc đồng nghiệp cấp trên phải hỏi bạn : [À, thế công việc đó thế nào rồi nhỉ?].

● Khi mất nhiều thời gian hơn so với dự địnhNgười dự tính thời gian bạn làm xong việc và đưa ra chỉ thị cho bạn đang suy nghĩ công việc kế tiếp. Khi thấy mất nhiều thời gian hơn , hãy liên lạc sớm để báo rằng sẽ chậm hơn dự định kèm theo cả dự kiến như [Sau đó còn mất khoảng bao nhiêu thời gian ?] hoặc cụ thể hơn, ví dụ như [Tôi nghĩ là đến khoảng 15 giờ hôm nay có thể xong].

● Khi kết thúc sớm hơn so với dự định

Bạn hãy tính đến việc khi bạn báo kết thúc việc sớm hơn so với dự tính cũng có thể sẽ giúp được cho người xung quanh , điều chỉnh kế hoạch dự định chung.

● Kể cả trường hợp tiến hành thuận lợi cũng [Báo cáo giữa kỳ]

Trường hợp công việc kéo dài thì cũng tiến hành báo cáo tình hình tiến triển 1 ngày 1 lần hoặc vào khoảng thời gian giữa các việc nhỏ làm sao để người xung quanh biết rõ tình hình tiến triển chung. Trường hợp bạn lo lắng không biết có vấn đề gì trong cách thức tiến hành không thì bằng cách cùng nhau kiểm tra thường xuyên sẽ giúp bạn yên tâm hơn để làm việc đó cũng như tạo được sự tin tưởng vào bạn.

● Khi phát sinh sự cố, cần nhanh chóng

Trường hợp tình hình thay đổi so với khi nhận chỉ thị hoặc có thể khó khăn trong việc

phán đoán liên quan đến cách thức tiến hành công việc hãy chia sẻ thông tin với những người có liên quan không chỉ là sếp mà cả đồng nghiệp ,cấp trên.v.v… Bạn có thể nhận được các lời khuyên thích hợp, hoặc trong trường hợp xấu nhất, những người xung quanh có thể chuẩn bị sẵn để ngăn chặn được sự cố, giảm rủi ro nhất.

Các bạn đã hiểu được mức độ quan trọng của việc báo cáo chưa ? Tiếp theo khi tiến hành [Liên Lạc], chúng ta cần lưu ý điều gì?

Bản dịch theo bản gốc trong mục Business manner từ trang : http://allabout.co.jp/gs/

businessmanner/closeup/CU20070305C/

…....................Phần 2

Truyền đạt thích hợp những [Liên lạc] cần thiết Khi bạn đang tiến hành công việc, có rất nhiều phần chồng chất với báo cáo như “Có liên lạc từ bộ phận khác hoặc đối tác”, “Bộ phận khác yêu cầu cần làm việc gì đó ngay bây giờ”. Khi có bất cứ thay đổi về tình hình, hãy liên lạc ngay! (Có khi nào bạn xao nhãng báo cáo, thảo luận quan trọng gây phát sinh sự cố chưa?)

● Bất cứ nội dung tốt hay xấu hãy liên lạc ngay:Khi rơi vào tình trạng bất lợi hoặc thông tin bất lợi đối với bản thân, bất cứ ai cũng rất khó nói với người xung quanh. Tuy nhiên chính những lúc như vậy cần liên lạc nhanh chóng. Khi đó, cố gắng phải liên lạc trực tiếp. Trường hợp nội dung phức tạp, nội dung quan trọng, sau khi đã truyền đạt bằng lời nói, cần gửi lại nội dung được sắp xếp lại bằng mail hoặc văn bản để chính xác hơn.

● Trình tự và phạm vi cần liên lạc

Bạn hãy tiến hành phán đoán chính xác mức độ quan trọng, mức độ khẩn cấp của thông tin và truyền đạt đầy đủ cho người cần phải liên lạc. Khi đó không được nhầm lẫn trình tự liên lạc. Người cần phải liên lạc đầu tiên , về nguyên tắc bao giờ là cùng là cấp trên trực thuộc gần nhất.Để không làm việc theo hướng phán đoán của bản thân, việc [Sodan](thảo luận) rất quan trọng

● Nhờ việc thảo luận, cả bản thân và đối tác đều có thể an tâm

Tôi nghĩ trong khi các bạn làm việc có rất nhiều điều không biết hoặc còn đang phân vân. Khi đó, các bạn có thường xuyên xác nhận với các tiền bối, với sếp hoặc có khi với đồng nghiệp không? Việc tiến hành công việc mà không hiểu cặn kẽ, không biết rõ chỉ thị, dẫn đến không đạt được công việc như đã được yêu cầu sẽ làm lãng phí công sức và thời gian, có thể làm ảnh hưởng đến cả những người xung quanh. Các chỉ thị và các lời khuyên cũng cần được ghi lại để tránh việc hỏi đi hỏi lại cùng một vấn đề.

● Phòng tránh trước các sự cố

Khi xảy ra vấn đề, nếu bạn định ỉm đi cho riêng mình thì những lỗi nhỏ đáng lẽ có thể phòng tránh trước được lại có thể dẫn đến các sự cố lớn nằm ngoài dự tưởng. Vì sự cố đó còn có thể gây ảnh hưởng lớn đến trong ngoài công ty ,tùy theo nội dung công việc có khi còn gây thiệt hai cho công ty. Nếu có bất cứ vấn đề gì, hãy thảo luận nhanh chóng.

Các bạn cũng đừng quên báo cáo xem sau đó đã như thế nào và cảm ơn người đã đưa ra lời khuyên và người đã thảo luận cuối cùng.

Bản dịch theo bản gốc trong mục Business manner từ trang : http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305C/index2.htm

…....................

Phần 3

Cách thức Horenso (Báo cáo , thảo luận, liên lạc) tốt là như thế nào? Thời điểm Horenso(Thời điểm báo cáo , thảo luận, liên lạc rất quan trọng . Hãy xem xét kỹ như xem người nghe báo cáo có bận không? Hoặc mức độ khẩn cấp của vấn đề cần báo cáo.)

● Khi có vẻ như rất bận rộn……Có ra nói chuyện được không nhỉ?Thông thường bản thân các bạn khi đang bận rộn với công việc, thì mong muốn là đừng ai bắt chuyện. Tuy nhiên nếu như sau đó biết được rằng đó là báo cáo và thảo luận rất quan trọng thì sẽ lại nghĩ : “Tại sao không nói cho tôi sớm hơn nữa?” có đúng không?

Tương tự như thế, việc ra nói chuyện khi cấp trên có vẻ đang rất bận rộn là khó nhưng nếu lấy lý do như thế để cứ tiến hành làm tiếp , không báo cáo. Kết cục có thể là công việc bị chậm đi, xảy ra sự cố. Trước khi nói chuyện, các bạn hãy truyền đạt trước về nội dung báo cáo , thảo luận như kiểu là : ” Rất thành thật xin lỗi, nhưng liên quan đến vấn đề ………., tôi muốn được báo cáo. Sếp có thể sắp xếp được thời gian không ạ.?

● Phương thức báo cáo phân chia từng cấp độ

Trường hợp mà tình hình báo cáo cần phải phán đoán nhanh không được châm trễ, thì ngay lập tức báo cáo [trực tiếp] cho cấp trên. Tuy nhiên trường hợp tình hình tiến độ hoặc không cần gấp có thể xem xét tình hình sau đó quyết định là báo cáo sau hoặc truyền đạt lại bằng cách ghi qua giấy.

Bí quyết của việc báo cáo, thảo luận truyền đạt dễ hiểu(Việc báo cáo dễ hiểu, tóm tắt những điểm chính sẽ nâng cao mức độ tin tưởng của bạn)

● Truyền đạt từ kết luậnBáo cáo những gì đã làm qua, không phải là báo cáo theo kiểu「Tôi đã làm cái này, tôi đã làm cái kia, tình hình là như thế này 」mà cố gắng báo cáo ngắn gọn. Nếu sau khi người nghe báo cáo muốn nghe giải thích [Tại sao lại thành như vậy?] thì hãy nói chi tiết.

● Chỉ truyền đạt tình hình thực

Điều quan trọng là [Tình hình thực là cái gì?]. Các bạn hãy nhờ cần phân chia rõ ràng với những cảm xúc cá nhận như bạn cảm nhận như thế nào hoặc bạn nghĩ như thế nào?

● Báo cáo theo ５W３H

Đây chính là 5W1H「Khi nào? Ở đâu? Ai? Như thế nào?」mà các bạn đã được dạy khi viết văn từ thời học sinh tiểu học.Các bạn hãy chuyển 1H thành 3H để có thể báo cáo được chính xác hơn.

○ When Khi nào?○ Where Ở đâu?○ Who Ai?○ What Cái gì?○ Why Tại sao?○ How Như thế nào?○ How much Bao nhiêu? Bao nhiêu thời gian?○ How many Bao nhiêu cái ?

Đến đây, các bạn hãy nhìn nhận lại Horenso (báo cáo, thảo luận trao đổi) trong công sở! Kết luân cuối cùng thì đây là phương thức giao tiếp để công việc có thể tiến hành thuận lợi không gây ra nhầm lẫn. Nhằm mục đích công việc có thể tiến hành tốt hơn nữa, từ hôm nay bạn cũng hãy thử thực hiện xem sao?

Bản dịch theo bản gốc trong mục Business manner từ trang : http://allabout.co.jp/gs/businessmanner/closeup/CU20070305C/index3.htm