guía práctica de diseño de procesos elaborada para el instituto colombiano de bienestar familiar...

Guía Práctica de Diseño de Procesos elaborada para el Instituto Colombiano de Bienestar

Familiar – ICBF

Bogotá D.C., Febrero de 2010

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http://www.icbf.gov.co/Noticias/index.html

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INDICE

INTRODUCCIÓN

CAPÍTULO 1: CONCEPTOS DEL MODELO DE PROCESOS

CAPÍTULO 2: ¿QUÉ ES UN PROCESO?

CAPÍTULO 3: ¿QUÉ ES UN PROCEDIMIENTO?

CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

CAPÍTULO 5: IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS

CAPÍTULO 6: RECOMENDACIONES PARA EL DISEÑO DE PROCESOS

CAPÍTULO 7: ANEXOS


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INTRODUCCIÓN


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Ejemplo: Mapa de Procesos

Direccionamiento Técnico

Gestión de Tecnología de Información y Comunicaciones

Gestión Financiera Gestión Administrativa

Gestión de Contratación

Gestión Humana

Direccionamiento Estratégico

PROTECCIÓN Y RESTABLECIMIENTO DE LOS DERECHOS

ARTICULACIÓN DEL SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR FAMILIAR

MACROPROCESOS MISIONALES

PREVENCIÓN DE LA AMENZA O VULNERACIÓN DE LOS DERECHOS

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os,

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MACROPROCESOS ESTRATÉGICOS

Gestión Jurídico Administrativa Comunicaciones

MACROPROCESOS DE APOYO

Control Interno DisciplinarioEvaluación Independiente del Sistema de Control Interno

Evaluación de la GestiónMACROPROCESOS DE EVALUACIÓN

Revisión y Mejora


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Debe responder a las preguntas:1. ¿Qué se hace?2. ¿Cómo se hace?3. ¿Para qué se hace?

OBJETIVODEL

PROCESO

Gestionar integralmente el talento humano mediante el esquema de competencias durante el ciclo de permanencia del empleado para mejorar la productividad y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Compañía.

1

2

3


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•El modelo de competencias y valores es la base alrededor de la cual se gestiona el recurso humano en la organización de forma integral, alineando los procedimientos involucrados.

•La gestión del recurso humano está alineada con la estrategia del negocio.

•Las áreas que participan en el proceso establecen y se acogen a los Acuerdos de Niveles de Servicio definidos para garantizar el desempeño y la transversalidad del proceso.

•La realización de estudios de mercado salarial se puede realizar a través de un tercero, para lo cual la organización define los mercados de referencia y determina los criterios de competitividad y de equidad que se deben tomar en consideración para fijar la estructura salarial.

•El proceso Calidad y Mejoramiento Continuo define los procesos y los roles y responsabilidades a partir del modelo de operación lo cual es insumo fundamental para la gestión del talento humano.


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PROCESO X

PROCESO a

PROCESO c

PROCESO b

Salida proceso x a proceso b

Entrada 1 a proceso xEntrada 2 a proceso x

Salida proceso x a proceso c

Salida 1 proceso cSalida 2 proceso c

Entrada a x

Salida proceso a


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•Tiempo promedio de atención al usuario

•No. de horas de capacitación / mes

•Actas elaboradas por día

•Tiempo de asignación de contratos

SISTEMA DE INFORMACIÓN SOPORTE REQUERIDO

Sistema de Información de Recursos Humanos

1. Administrar la estructura organizacional y la planta.2. Administrar la información de los empleados de la

organización; de planta y supernumerarios3. Asignar los empleados a la estructura4. Administrar las competencias requeridas en los

diferentes cargos y el estado actual de las competencias de cada empleado

5. Administrar los planes de mejoramiento de las competencias

6. Administrar la Evaluación de la efectividad y el desarrollo de potencial

7. Administrar la liquidación de la nómina integrándose con las evaluaciones de desempeño.

8. Gestionar por autoservicio integrado a la intranet de la organización las solicitudes de vacaciones, certificados y demás trámites de RR.HH.


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RESULTADO PRODUCTO

ENTRADA TRANSFORMACIÓN

REQUERIMIENTOSREQUERIMIENTOS

● Mano de Obra (personas)● Materiales● Medios● Métodos● Medio Ambiente

Actividad 1 (P)

Actividad 2 (H)

Actividad 3 (H)

Actividad 4 (V)

Actividad 5 (A)


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PROCED 1

PROCED 2

PROCED 3

PROCESO

INSTRUCTIVO

PROCED 1 Actividades secuenciales: qué, cómo y responsables

Documento que detalla cómo ejecutar una actividad dentro

de un procedimiento

INFORMACIÓN PRE-REQUISITO

• Formatos• Modelos de documentos• Especificaciones• Lineamientos• otros

Entradas para la ejecución de una o varias actividades. Son definidos y elaborados una vez. Se ajustan de ser necesario como mejoramiento al proceso


No. Actividad Responsable Registro

Inicio

1

2

Fin


NombreNombre SímboloSímbolo FunciónFunción

INICIO / FININICIO / FIN

Es un rectángulo redondeado que identifica el

comienzo o el final de un proceso. “Inicio” o

“Fin” se indica dentro del símbolo.

En un diagrama de flujo solo debe existir un

inicio, pero se pueden presentar varios fines.

INICIO

FIN

ACTIVIDAD / OPERACIÓNACTIVIDAD / OPERACIÓN

Es un rectángulo que se usa para representar

una actividad o tarea determinada. La

descripción de la actividad se muestra dentro

del rectángulo.

ENTREGA A OTRO PROCEDIMIENTOENTREGA A OTRO PROCEDIMIENTO

Es un rectángulo con doble raya a los lados, que

indica que el flujo continúa en otro

procedimiento. Se indica el nombre del

procedimiento dentro del rectángulo.



DECISIÓNDECISIÓN

Es un diamante que indica una decisión o un

punto de ramificación en el proceso. La

descripción de la decisión se escribe dentro del

símbolo, usualmente en forma de pregunta. La

respuesta a la pregunta determina el camino

que deberán tomar fuera del símbolo de

decisión. Se recomienda recorrer

completamente un camino y luego el otro.

LÍNEAS DE FLUJOLÍNEAS DE FLUJO

Indica el sentido y trayectoria de la actividad o

tarea. La punta de la flecha en la línea de flujo

indica la dirección del flujo del proceso.

DOCUMENTODOCUMENTO

Representa información escrita pertinente al

proceso, ya sea un formato o un reporte. El

título del documento se muestra dentro del

símbolo

SI

NO



ALMACENAMIENTO Y ARCHIVOALMACENAMIENTO Y ARCHIVO

Es un triángulo invertido que indica que la

información o el documento producido es

archivado o el material manejado es

almacenado.

CONECTOR DE PÁGINACONECTOR DE PÁGINA

Es un pentágono invertido dentro del cual se

escribe un número consecutivo, indica que el

diagrama se conecta en una página siguiente.

CONECTOR DE ACTIVIDADCONECTOR DE ACTIVIDAD

Se trata de un círculo dentro del cual se escribe

una letra consecutiva, indica que la actividad

previa conecta con otra. El círculo se debe

dibujar luego de la actividad inicial y previo a la

actividad con la que conecta.


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CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN

PROCESOS


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CAPÍTULO 4: LA ORGANIZACIÓN CON UN ENFOQUE BASADO EN

PROCESOS

...TRABAJAR POR PROCESOS ES TRABAJAR EN

EQUIPO NO SOLO AL INTERIOR DE UN ÁREA

SINO CON TODA LA ORGANIZACIÓN...

Elementos de entrada a A

Resultados de otros procesos

Resultado de A

Entrada a B

Resultados de otros procesos

Resultado de B

Entrada a D

Entrada a C

Resultado de C

Resultado de D

PROCESO A PROCESO B

PROCESO C

PROCESO D


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Seguimiento a la Operación

Alistamiento de requerimientos

Elaboración plan detallado

Definición de líderes de implementación

6

Inicio de Operación

Capacitación en procedimientos

7

Realización de ajustes a desviaciones

1

5

Planear

HacerVerificar

4Actuar

correctivamente

2

3

Seguimiento a la Operación

Alistamiento de requerimientos

Elaboración plan detallado

Definición de líderes de implementación

6

Inicio de Operación

Capacitación en procedimientos

7

Realización de ajustes a desviaciones

1

5

Planear

HacerVerificar

4Actuar

correctivamente

2

3


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FASE II: Procedimientos 4 y 5

FASE I : Procedimientos 1 y 2

Puesta en marcha

Puesta en marcha

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8 MES 9 MES 10 MES 11 MES 12

Evacuación de requerimientos


FASE III: Procedimiento 3

Puesta en marcha



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CAPÍTULO 7: ANEXOS


CAPÍTULO 7: ANEXOS

• Diseño Conceptual – Propuesto por Remolina

Estrada Consultoría Gerencial S. A.

• Caracterización de Procesos – Definido de

acuerdo al SGC del ICBF (Ver archivo de Word

adjunto)

• Caracterización de Procedimientos - Definido de

acuerdo al SGC del ICBF (Ver archivo de Word

adjunto)

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PM01 : Coordinación del Sistema Nacional de Bienestar

Familiar

CAPÍTULO 7: ANEXOS – Modelo Conceptual


OBJETIVODEL PROCESO

xxx…

PM01 Coordinación Nacional del Sistema Nacional de Bienestar Familiar

ALCANCE xxx…


PREMISAS GENERALES DEL PROCESO

Relación con los lineamientos estratégicos

• Xxx…

Estructura de operación (Descentralizada – centralizada- esquema de tercerización)

• Xxx…

Indicadores de resultado

• Xxx…

Modelos de gestión a adoptar

• Xxx…

Mecanismos de seguimiento y control

• Xxx…

Frecuencias de ciclo

• Xxx…

Soporte Tecnológico

• Xxx…

Instancia de toma de decisiones

• Xxx…

Requerimientos críticos de otros procesos

• Xxx…



DIAGRAMA DE INTERRELACIONES


PM01: Coordinación Nacional del

Sistema Nacional de Bienestar

Familiar

PE01: Direccionamiento Estratégico

PE02: Direccionamiento Técnico

PA01: Gestión Humana

PA03: Gestión Administrativa

• Xxx…• Xxx…









INDICADORES

•Nombre del indicador

•Objetivo del indicador

•Fórmula

•Periodicidad o frecuencia de medición

•Fuentes de información

•Responsable de medición



REQUERIMIENTOS TECNOLÓGICOS

•Sistema de información

•Soporte requerido



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