guìa de costos_emprendedores

Autor: Aracelly Buitrago Mejía. Consultora Empresarial. Ibagué Colombia. 2014. Docente Universidad del Tolima. Correo electrónico: [email protected]

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Guía de Costos para Emprendedores

Presentación

Esta cartilla ayuda al emprendedor o emprendedora a comprender y realizar un buen manejo

financiero de la empresa, para asegurar la generación de utilidades y la supervivencia y

crecimiento de la empresa

Introducción

Son muchos los casos de empresas con gran potencial en el mercado, que fracasan por no hacer

un adecuado manejo de los precios de venta, no tener registros actualizados de la información

financiera, no hacer controles permanentes a la estructura de costos y gastos. De tal manera que

esta cartilla orientará el manejo financiero de la empresa para que se logren los objetivos de

rentabilidad propuestos.

Contenido

1. Costos y fijación de precios

2. Punto de equilibrio

3. Resultados del ejercicio

4. Presupuesto de efectivo

5. Finanzas

OBJETIVOS

Objetivo General

Adquirir una visión general acerca de las diferentes herramientas financieras, que permitan

establecer el precio de los productos y servicios de una empresa, hacer adecuado manejo de la


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liquidez y efectuar proyecciones financieras que le ayude a tomar decisiones que redunden en

beneficios empresariales.

1. COSTEO Y FIJACIÓN DE PRECIOS


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1.1 CONCEPTUALIZCIÓN


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Costos:

Las materias primas son los insumos con los cuales se fabrican los productos; en una

empresa comercial que no fabrica los productos, los costos están representados en el

valor de la mercancía que se compra para la venta.

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS INSUMOS Y MATERIALES REQUERIDOS PARA LA PRODUCCIÓN

Clase Cantidad Valor Valor total

Total


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La mano de obra directa es la de que se le paga a los operarios que fabrican los

productos.

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DEL PERSONAL REQUERIDO PARA LA PRODUCCIÓN

Nombre dela actividad que va a realizar Cantidad

Valor a pagar diario Valor mensual

Los costos indirectos son aquellos costos necesarios para producir como los servicios

públicos, el arrendamiento o el mantenimiento de la maquinaria. También se incluye

personal de producción que no participa directamente en la fabricación del producto como

los supervisores o jefes de producción.

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS COSTOS INDIRECTOS REQUERIDOS PARA LA PRODUCCIÓN

Clase de costo Cantidad Valor unitario Valor total

Arrendamiento

Agua

Luz

Teléfono

Gas

Depreciación

Mantenimiento

Seguros

Total

Gastos: Salarios del gerente y la secretaria, la papelería de la empresa, los impuestos, la

publicidad, los salarios y comisiones de los vendedores.

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS GASTOS DE LA UNIDAD PRODUCTIVA

Clase de gasto Cantidad Valor unitario Valor total

Total


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1.2 Estructura del Costo estándar

Costo Estándar del producto o servicio: Costo para producir una unidad

Nombre del producto: UNIDAD DE MEDIDA

Compras Consumo

MATERIA PRIMA Cantidad Valor Cantidad Valor

Total costo materia prima (1)

MANO DE OBRA

Costo por hora

Tiempo de producción

Total costo mano de obra (2)

COSTO INDIRECTO

Total costos indirectos / Horas de trabajo

Tiempo de producción

Total costo indirecto (3)

TOTAL costo estándar: Sumatoria de (1) + (2) + (3).

Definición: El costo estándar es el cálculo del costo unitario de un producto o servicio,

discriminado el costo de la materia prima, la mano de obra y los costos indirectos

Objetivo: Conocer el costo unitario de los productos o servicios que produce y vende la empresa.

Procedimiento: 1) Determinar la cantidad de materiales que se requiere para elaborar un

producto. 2) Determinar el tiempo en horas o minutos que se requiere para elaborar un producto.

3) Para determinar el costo indirecto que le corresponde a cada producto, en el caso que la empresa

fabrique más de un producto: Se identifican y cuantifican todos los costos indirectos en que

incurre mensualmente la empresa; por ejemplo el arrendamiento, los servicios públicos,

mantenimiento de la maquinaria. Se determina el total del tiempo en horas que trabajan en

producción. Se efectúa una división entre el total de costos indirectos mensuales y el total mensual

de horas de trabajo. Este resultado se denomina la tasa de costo indirecto que se va a aplicar a

cada producto y se ubica en el rango de costo indirecto del costo estándar del producto.

Comentarios: Es importante hacer un cálculo riguroso de los costos de materia prima, mano de

obra y costo indirecto, para que el cálculo de la utilidad sea totalmente ajustado a la realidad.


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Ejemplo: Una camiseta vendida en $20.000, cuyo costo de fabricación fue de $12.000,

genera una utilidad de $8.000.


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Costos Variables: Los materiales e insumos, la mano de obra directa de producción, los salarios

de los vendedores.

Costos fijos: El arrendamiento, la depreciación, el mantenimiento de maquinaria y equipos.


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Ejemplo:

En Pesos $:

Un pantalón cuyo precio de venta es de$50.000 y su costo variable es de $20.000, arroja un

margen de contribución de $30.000. Su cálculo se realiza así:

$50.000 - $20.000 = $30.000 es el margen de contribución en $

En porcentaje %:

El cálculo del margen de contribución en porcentaje % se calcula dividiendo el margen de

contribución en $ ($30.000) en el precio de venta del producto ($50.000) y se multiplica por

100.

(30.000 / 50.000) X 100 = 60% es el margen de contribución en %.


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Uso del margen de contribución:

El margen de contribución de $30.000 generado en el ejemplo de la página anterior, sumado a los

márgenes de contribución de todos los productos vendidos en la empresa, sirve para pagar los

costos y gastos fijos y para generar la utilidad de la empresa.


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2. Punto de Equilibrio

Punto de Equilibrio

Es el nivel mínimo de ventas mensuales que debe tener la empresa para no generar pérdidas. En

el punto de equilibro tampoco se generan utilidades. En el punto de equilibro las ventas son iguales

a la suma de los costos y los gastos


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Cuando las ventas superan los costos y los gastos, se genera utilidad

Cuando las ventas son inferiores a los costos y los gastos, se genera perdida

Cálculo

El cálculo del punto de equilibrio se realiza así:

Costos fijos y gastos fijos / margen de contribución

Ejemplo:

Costos fijos $3.000.000

Precio de venta $50.000

Costo variables $35.000

En unidades:

Punto de equilibro PE = costos fijos CF/Margen de contribución MC

PE = 3.000.000 / (50.000-35.000)

PE = 3.000.000 / 15.000

PE = 200 unidades

Este resultado significa que la empresa debe vender mínimo 200 unidades mensuales para no

producir pérdidas ni utilidades, es decir que los ingresos por ventas son iguales a las suma de los

costos y los gastos de la empresa.

En pesos:

Punto de Equilibro = costos fijos CF/Margen de contribución MC en %

PE = 3.000.000/ 30%

PE = $10.000.000

PE = Ingresos totales $10.000.000 = Costos Totales: CF + CV: 3.000.000+7.000.000. Como se

puede apreciar en el punto de equilibrio los ingresos $10.000.000 son iguales a los costos

$10.000.000, es decir que no se generaron utilidades ni pérdidas.

PE = Ingresos totales IT 10.000.000 = costos totales CT = 10.000.000

Utilidad = 0 Perdida = 0


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3. Resultados del ejercicio empresarial: Ganancias o pérdidas

Estado de resultados. Período:

Concepto Valor

VENTAS

COSTO DE VENTAS

+ Costo de los materiales

+ Costo de Mano de obra

+ Costo indirecto

= Costo de producción

= Costo de Ventas

Utilidad Bruta

Gastos operacionales

- Gastos de Administración

Gastos de ventas

= Utilidad operacional

- Gastos financieros

= Utilidad antes de impuesto

- Impuesto de renta

= Utilidad Neta


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Si se quiere incrementar las utilidades, deberá ser muy austero en los costos y los gastos y

muy agresivo en el incremento de las ventas.

Definición: El estado de resultado es un estado financiero que permite determinar si la empresa

en un periodo determinado, obtuvo utilidades o pérdidas.

Objetivo: Conocer el resultado económico de la operación del negocio

Procedimiento: 1.) Realizar el cálculo de las ventas mensuales. 2) Efectuar el cálculo del costo

total de materia prima, mano de obra y costos indirectos, para lo cual se realiza una multiplicación

entre el costo estándar de cada producto por el número de unidades vendidas en el mes. 3) Calcular

el monto de los gastos mensuales de la empresa. 4) Efectuar la resta entre los ingresos y los costos,

cuyo resultado se denomina utilidad bruta. 5) Restar a la utilidad bruta el valor de los gastos

operacionales, administrativos y de ventas; a este resultado lo denominamos Utilidad operacional.

6) A la utilidad operacional le restamos el impuesto de renta y a ese resultado llamamos utilidad

Neta.

Comentarios: Realizar de manera cuidadosa e incluyendo la totalidad de costos y gastos para que

el resultado obtenido, bien sea utilidad o pérdida, sea real y la unidad productiva tome decisiones

seguras contando con la información aquí recopilada.


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4. Presupuesto de efectivo


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Presupuesto de efectivo: Es el resultado de coordinar los ingresos y egresos en efectivo, en un

período determinado.

Importancia del presupuesto de efectivo: La importancia de elaborar el presupuesto de efectivo

radica en que permite al empresario conocer de manera anticipada el saldo de efectivo y

determinar cuáles son las necesidades de efectivo para gestionarlo oportunamente y cuáles son

los excedentes de efectivo para realizar con ellos inversiones rentables y seguras para la empresa.

Ingresos:


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Los ingresos en efectivo: están representados por las ventas de contado, el recaudo de las

ventas a crédito, aportes de los dueños de la empresa y préstamos externos.

Egresos:

Los pagos en efectivo: están representados en compras de mercancías, insumos y materiales para

la fabricación de productos, pagos al personal, arrendamientos, servicios públicos, publicidad,

pagos a proveedores y pago a los prestamistas, entre otros.

Cálculo del presupuesto de efectivo


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PRESUPUESTO DE EFECTIVO

Saldo inicial

INGRESOS

Ventas de contado

Recuperación de cartera

Prestamos

Total disponible

EGRESOS

Compras de contado

Pago a Proveedores

Mano de Obra

Costos Indirectos

Gastos Administración y Ventas

Gastos financieros

Amortización de préstamos

Impuestos

Total egresos

SALDO FINAL

Depreciación

Saldo neto de efectivo

Ventas

% de ventas de contado

% de ventas a crédito

Total ventas

Compras

% de compras de contado

% de compras a crédito

Total compras

Definición: El presupuesto de efectivo es una herramienta financiera que compara los ingresos y

egresos en efectivo, para determinar si la empresa tiene buena disponibilidad de efectivo para

atender sus pagos o si por el contrario tiene necesidades de efectivo para atender sus pagos, para

lo cual deberá gestionar la consecución de los recursos en efectivo faltantes.

Objetivo: Sincronizar los ingresos y egresos en efectivo para conocer su resultado y asegurar la

disponibilidad del dinero requerido para atender los compromisos de pago.

Procedimiento: 1) Efectuar el cálculo de todos los ingresos mensuales en efectivo, bien sea de

ventas de contado, pagos de los clientes a quienes se les ha dado crédito, préstamos o aportes de

la empresa. 2) Cuantificar los pagos mensuales en efectivo, por concepto de compras de materias

primas, pago a los proveedores que nos hayan dado crédito para pagarle la mercancía o las

materias primas, pagos del personal, de los servicios públicos, arrendamiento, pagos de préstamos

y reparto de excedentes a los dueños de la empresa. 3) Determinar el saldo final de efectivo,


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efectuando una resta entre los ingresos y las salidas de efectivo. 4) Realizar análisis del saldo de

efectivo hallado para determinar si se requiere conseguir recursos en efectivo o si por el contrario

se tiene buena disponibilidad de efectivo y analizar que inversiones se podrían generar con esos

excedentes de efectivo.

Comentarios: Para la empresa es tan importante calcular si la empresa está obteniendo ganancias

o pérdidas, como conocer el estado de su liquidez, es decir si obtiene excedentes o déficit de

liquidez, para tomar decisiones anticipadas que permitan lograr equilibrio y darle un buen manejo

a la liquidez de la empresa.


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5. FINANZAS


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5.1 Inversión y Financiamiento

5.1.1. Muebles, maquinaria y equipos

Identificación y valoración de los muebles, maquinaria y equipos necesarios para el funcionamiento

de la unidad productiva

Clase

Fecha de

adquisición Cantidad Valor

Valor total

Indique la forma de

financiamiento

Total

Definición: Cuantificar la inversión y el financiamiento inicial de la empresa le da la visión a la

empresa sobre las posibilidades de iniciar la unidad productiva, al determinar el tamaño de la

inversión y la posibilidad de disponer del financiamiento necesario, bien sea con recursos propios,

de financiación o cofinanciación.

Objetivo: Conocer el valor de las inversiones requeridas para el funcionamiento de la Unidad

productiva (UP) y la forma de financiamiento.

Procedimiento: Cuantifique cada uno de los muebles, maquinaria y equipo requerido para el

funcionamiento de la UP. Incluya lo que ya tiene disponible y lo que necesita adquirir.

Comentarios: Tiene especial relevancia la contribución de recursos propios que hacen los dueños

de la empresa, bien sea con recursos en efectivo, insumos disponibles, muebles, maquinaria y

equipos, instalaciones para el funcionamiento del negocio o trabajo valorado de los dueños de la

empresa, entre otros.

5.1.2. Insumos requeridos para la producción

IDENTIFICACIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE LOS INSUMOS Y MATERIALES REQUERIDOS PARA LA PRODUCCIÓN

Clase Cantidad Valor Valor total

Total


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5.2 Estructura financiera

Estructura Financiera Fecha:

Nombre de la Empresa: Valor

ACTIVO CORRIENTE

EFECTIVO

CLIENTES

INVENTARIOS

TOTAL ACTIVO CORRIENTE

ACTIVO FIJO

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES

MUEBLES MAQUINARIA Y EQUIPO

VEHICULO

MUEBLES Y ENSERES

EQUIPO DE COMPUTACION

MENOS DEPRECIACION ACUMULADA

TOTAL ACTIVO FIJO NETO

TOTAL ACTIVO

PASIVO

PROVEEDORES

CUENTAS POR PAGAR

IMPUESTOS POR PAGAR

TOTAL PASIVO

PATRIMONIO

CAPITAL SOCIAL

UTILIDAD DE EJERCICIOS ANTERIORES

UTILIDAD DE EJERCICIO

UTILIDAD RETENIDAS

TOTAL PATRIMONIO

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO

Definición: La estructura financiera del negocio muestra las propiedades que tiene la empresa

(Activos) y la forma como han sido financiadas (Pasivo o Patrimonio)

Objetivo: Conocer el tamaño de la empresa, el endeudamiento y la propiedad que tiene la

asociación en la empresa.

Procedimiento: Se identifican y cuantifican todas las propiedades de la empresa, las cuales

pueden estar representadas en dinero en efectivo, en deudas de los clientes a quienes se les ha

vendido a crédito, el valor de los inventarios de productos elaborados, productos en proceso y

materias primas. También se incluyen las propiedades representadas en maquinaria, equipos,


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muebles y enseres, computadores, locales propios, entre otros. Todo lo anterior es lo que se

denomina los activos de la empresa. De otro lado se identifica la forma como se ha realizado la

adquisición de esas propiedades; si se ha hecho con recursos propios, recursos de cofinanciación

o a crédito. La inversión realizada a crédito la llamamos pasivo y la realizada con recursos propios

la llamamos capital de la empresa, de tal manera que la suma del pasivo y el capital concuerda

con el valor del total de las inversiones.

Comentarios: La estructura financiera de la empresa permite determinar cuál es el porcentaje de

endeudamiento de la empresa y cuál es el porcentaje de propiedad de la empresa, lo que a su vez

refleja la solidez con cuenta la unidad productiva.

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