grc börjar med governance

GRC börjar med

Governance

Johanna Conradsson

20 maj, GRC 2015

Innehåll

• Definition

• GRC börjar med governance

• Kriterier för ett bra governancesystem

• Erfarenheter från 2:a försvarslinjen

• Internrevision

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Definition

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Governance på svenska

• Styrning/ledning/förvaltning

• Förknippas oftast med ”corporate governance” med fokus på de

mer övergripande styrmekanismerna och processerna i större

bolag.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Innebörden

• “The combination of processes and structures implemented by

the board to inform, direct, manage, and monitor the activities

of the organization toward the achievement of its objectives.”

• Infrastrukturen i styrsystemet

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Huvudpersonerna

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

• 1. integritet och etiska värden

• 2. oberoende och uppföljning

• 3. organisationsstruktur, ansvar och befogenheter

• 4. kompetensförsörjning

• 5. ansvarsskyldighet, påföljder

styrning och

kontrollmiljö

riskbedömning

kontrollaktiviteter

information och kommunikation

uppföljning och utvärdering

Styrning enligt COSO

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Governancemodeller

• Behov av styrning varierar mellan organisationer.

• Följ eller förklara i koder - utveckling och mognad i fokus.

• Governance är inte en separat process eller struktur, utan är

relationen mellan styrning, riskhantering och kontroller.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

GRC börjar med Governance

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

COSO - processen

© COSO

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Governance är utgångspunkten – börjar

man i rätt ända?

• Internrevisionen –criteria

• Internkontroll – kontrollmatriser

• Konsulter - färdiga kontroller.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Helheten - hänger systemet ihop?

• Strukturerna från styrelse, till verksamhetsledning ner i organisationen.

• Hänger verksamhetens styrning, riskhantering och internkontroll ihop?

• Vilka funktioner bygger styrningen?

• Hur hänger hela systemet ihop?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Funktions-

/enhets-

/avdelningschef

• Ekonomi

• Juridik

• Business control

• HR

• IT

• Projekt

HUR

VAD

Riktlinjer, instruktioner och processer

Värdegrund

Resultat

Kultur

Vision

Mission

Strategi

Verksamhets-

mål

Individuella

mål

Ledarskap

Code of conduct

Policy

Medarbetarskap

Governance – Vad och hur

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

The moment of truth…

• Effektueringen av styrningen hamnar på chefen då individuella

mål för medarbetare definieras.

• Alla stödfunktioners mantra är att de inte har ansvaret. Chefer

ansvarar för allt. Chefer hinner inte med.

• Chefer lämnas i fred för mycket vid målsättande och uppföljning

av medarbetare.

• Incitamentsprogram

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Kriterier för ett bra

governancesystem

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Sammanhållet och integrerat

• Startar från styrelsen och kaskaderas ned via verksamhetsledning

och ner i hela organisationen.

• Styrning, riskhantering och internkontroll hänger ihop och är

integrerade. Kontroller finns definierade och att effektiviteten

återrapporteras till styrelsen.

• Även om olika funktioner bygger styrningskomponenterna så

finns det ett helhetstänk.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Dokumenterat, tydligt och visualiserat

• Governancesystemet är visualiserat och tydligt.

• Dokumenterat ansvar, ägarskap och mandat, ansvar går i linje

med mandat. Roller och ansvar är tydliga.

• Säkerställer att måle sätts, kaskaderas ned till medarbetarnivå och

följs upp.

– VAD? Strategi verksamhetsmål personliga mål performance

management

• Tydliga policies kring hur verksamheten ska bedrivas, etik och

uppförande, ledarskap, medarbetarskap.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Ägarskap och accountability

• Styrelse och ledning äger governancesystemet.

• Varje styrdokument, process och område har en tydlig ägare.

• Individer hålls ansvariga för sina ansvarsområden och

ansvarsskyldighet utövas genom strukturer. (Accountability)

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Struktur för styrdokument

• Styrdokument följer en tydlig struktur med enhetlig nomenklatur

(policy/instruktion/riktlinje).

• Dokumentägare för varje dokument.

• Tydlighet kring hur styrande dokument hänger ihop och vilken

innebörders hierarki de har.

• Tydligt för alla vilka styrdokumenten är, var de finns och vad de

innehåller. Varje individ förstår vilket ansvar de har utifrån

styrdokumenten.

• Efterlevnad ska monitoreras genom uppföljning och

rapportering, ända ned på medarbetarnivå.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Utvärdering

Existence Finns dokumentet på plats?

Communication Har det kommunicerats och tillgängliggjorts till alla som berörs av

den?

Understanding Förstår alla berörda personer dokumentet, dess innebörd och sin

roll och ansvar för att denna ska implementeras?

Support Stödjer management implementeringen av denna?

Monitoring Finns det en effektiv process för att monitorera efterlevandet?

Enforcement Har ledningen en plan för att upptäcka och hantera avvikelser?

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Kulturen – tonen

• Ledarskap

• Värdegrund och beteende ges vikt och utrymme.

• Kultur

– Gemensam identitet

– Tydlig historia och tydlig väg framåt.

• Förtroende för ledningen

– Ledningen sätter tonen, kan sina styrdokument och följer etablerade arbetsmetoder.

– Man slätar inte över om ledare gjort fel. Ledningen har ingen gräddfil.

– One version of the truth

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Company level controls på internal

control

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

• Kvartalsvis självutvärdering av efterlevnad av:

– Group policies.

– Management oversight (financial review, audit reports)LTP, investment

manual.

– Planering, mål och resultatuppföljning.

– Accounting rules.

– Spreadsheets.

– Behörighetsadministration.

• Genomfördes av bolagens CFO:er själva- tone at the top.

• HR- kontroller

PolicyAuthority Responsibility

Articles of

Association

Instruction for IMT

GOVERNING DOCUMENTS

Rules of Procedures

CEO Instruction

Charters Corporate

Depts.

Directives

Corporate Mandates

- Bill of

Authority

- Instruction

Financial Reporting

OpCo

Bill of Authority

Finance

Policies

Other policies

- Instruction Board

Committees

- Instruction CEO

Shareholders

Agreement

RULES OF

PROCEDURES

OpCo Management Team

Business Ethics and

Policies Commitee

Reward Group

Opco Board

Executive Committee

Remuneration Committee

Audit Committee

Management Team

Retail Investment

Committee

Board

Shareholders Auditors

GOVERNING BODIES

Corporate Departments

Internal Audit

Local Commitees

COMMITEES

Enterprise Risk

Management (ERM)

Governance Model

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Krav enligt standard (2110)

• Internrevisorn måste granska etikrelaterade mål, program och

aktiviteter.

• Internrevisorn måste granska att det finns en IT-strategi som

stöder verksamhetens mål.

• Området governance (styrning/ledning) behöver finnas med i

audit universe och bedömas som relevant eller ej för granskning.

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

Granskning av governancesystemet

• Styrelsens roll och fördelning av beslut mellan styrelse och verkställande ledning.

• Värderingar, kultur, ledarfilosofi

• Styrelse och lednings arbete med de etikrelaterade frågorna såsom ledningens etikprogram.

• Mål, strategier, planer, riskhantering och kontroll

• Policies, och förväntad styrstruktur, organisationsstruktur.

• HR - kompetens, ansvar och befogenheter, utbildning och beteenden. Performance management.

• Kommunikation och transparens.

• Resultat och måluppfyllelse, uppföljning och monitorering

• IT- strategi i linje med verksamhetens mål och strategi

© T

ran

scen

den

t G

rou

p S

veri

ge A

B 2

015

www.transcendentgroup.com

grc börjar med governance

Leadership & Management