Gestor de Procesos de Negocio

Contenido

• Valor de Negocio

– Claves de la necesidad

• Valor GPN6

– Claves de la solución

• Demostración práctica

– GPN6 Modelado

– GPN6 ejecución

• Dudas y preguntas

VALOR DE NEGOCIO“Normalizar, organizar, automatizar lo que no lo estaba”

Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio

¿Qué es un proceso de Negocio?

«Un PROCESO DE NEGOCIO es un CONJUNTO DE ACTIVIIDADES, que se realizan de forma COORDINADA, encaminadas a obtener un resultado u OBJETIVO DE NEGOCIO.»

En Aleph Software entendemos los procesos de negocio como la mejor forma de representar la

realidad cotidiana de las empresas.

Nuestro objetivo es definir y automatizar los procesos de las empresas para ayudarles a obtener

MEJORES RESULTADOS

Definir un proceso

• Proceso de negocioEs una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de

• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse

• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios

• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el el proceso. Una operación especial es la

• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos

VALOR NEGOCIO

Definir los procesos es un paso importante hacia

la Calidad

Automatizar los procesos es un avance importante

en la Productividad

Monitorizar los procesos mejora la Eficiencia

Implementar rápidamente cambios: imprescindible para la

Competitividad

GPN6

Normalizar, organizar y automatizar procesos de

negocio.

Claves de la necesidad

• El trabajo en las empresas se basa en los procesos

– Los procesos, en muchas ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente

– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad

• Automatizar procesos es productivo

– Cuando un proceso se automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema

– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad

• El control y la medición ayudan a evaluar

– Un proceso normalizado es susceptible de ser medido

– Podemos definir indicadores sobre las métricas de un proceso

– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso

– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Claves de la necesidad

• Las organizaciones innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos

– Cada vez es más necesario modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir

– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Propuesta de valor Aleph Software

GPN6, una herramienta BPM para la Automatización

de Procesos de Negocio.

CALIDAD PRODUCTIVIDAD

EFICIENCIA COMPETITIVIDAD

GPN6

Propuesta de valor GPN6

• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite operar desde un entorno WEB o desde un entorno móvil con PDA o correo empresa.

• GPN6 RRHH es una especialización BPM para el área de recursos humanos que cuenta con 50 procesos de negocio específicos para automatización del área RRHHGPN6

Movilidad

BPM

RRHH

Valor para los actores

Con GPN6 los usuarios conocen los procesos en los que participan, los expedientes que tienen vivos y las operaciones que deben realizar en cada expediente. Pueden coordinar las actividades suyas y las que implican a otros.

Con GPN6 los expertos de negocio diseñan procesos y analizan los resultados y pueden adaptar las políticas de gestión por aspectos tácticos o estratégicos.

Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM. Cuentan con una herramienta muy ágil para poner en marcha nuevos procesos o modificar los que existen.

Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio definidos, controlados, medibles y previsibles.

Utilización por áreas

Financiera

Administración

RRHH

Fabricación

Operaciones

Marketing y Ventas

• I+D• Diseño• Producción• Control calidad

• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas

• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre

• Contratos• Alquileres• Calidad procesos

• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones

• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria

GPN6 “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”

Mejora continua

GPN6

Análisis Procesos

Modelado

Ejecución

Feedback

DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios NegocioUsuarios TI

Usuarios Centros

Usuarios Negocio

FACTORES CLAVE GPN6

ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD

CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD

Claves de la solución

Diseño procesos

Modelo de organización

•Usuarios

•Centros

•Roles

Modelo de Procesos de negocio

•Procesos, estados, transiciones

•Documentos y formularios

Ejecución Expedientes

Ejecutar procesos

•Crear expedientes

•Documentar expedientes

•Cambiar de estado

Comunicar

•Enviar avisos

•Automatizar cambios

•Recibir ordenes desde móvil

Monitorización Procesos

expedientes

Controlar los expedientes y su estado

•Cuantos expedientes

•En que estados

•Tiempos previstos

Análisis rendimiento y cambios en el modelo

•Replantear procesos

•Reorganizar recursos

Diseñar

•Modelo de procesos

•Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio

•Modelo de organización

•Quiénes participan, con qué roles, qué responsabilidades

Identificar necesidades de

proceso

•Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio

•Diseñar plantillas de documentos

•Documentar en GPN6 el modelo de organizaciónModelar Procesos

•Construir los formularios específicos

•Programar reglas especificas

•Prototipo para validación

•Ajustes del modelo

•Poner en producción

Construcción, prueba

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Operar

•Acceso de usuarios a sus expedientes

•Ejecución de las operaciones previstas en cada expediente por cada usuario

Expedientes

GPN6

•Gestión automatizada de transiciones entre estados

•Gestión de comunicación de avisos a las personas y usuarios que participan en un expediente

Automatización de procesos

•Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos

•Captura de datos desde otros sistemas

Mediante las aplicaciones corporativas

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Monitorizar

• Procesos vivosMonitor GPN6

• Informes e indicadores de procesos

• Evaluar reasignaciones

• Controlar la calidad operacional

Business Performance

• Revisar plantillas de procesos

• Mejora procesos

• Redefinir procesos de negocioAnalizar

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Algunas Definiciones

Definición Descripción Ejemplo

Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a

automatizar.

Alta de un empleado, Liquidación de un

empleado, Adquisiciones

Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.

Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización

Factura emitida pendiente de visar,

liquidación autorizada.

Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las

tareas a llevar a cabo en un proceso.

Firmar, documentar, dictaminar, rellenar

cuestionario, aprobar, comentar, riesgo

Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un

proceso de negocio.

Gerente de centro, gerente regional,

administrativo de ventas, jefe de

compras,

Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado

y que desencadena unas acciones y unos avisos de

comunicación.

Enviar a departamento asociado, enviar

a contabilidad., pasar al estado de

confirmar

Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo

concreto.

La liquidación del empleado Nº1234,

Garantía gestionada, compra realizada

Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio

en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir

más de un rol.

Usuario al cargo del registro. Jefe de

sección, Gerente, mecánico,

entrevistador

Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que

participan en el proceso pero no intervienen en la operativa

Personal convocado a cursos,

candidatos selección , empresas

transportistas, externos

Ejemplos de Procesos

PROCESOS

Organización del Modelado

ORGANIZACION

PERSONAS

USUARIOS

Sustituciones

Región

CENTRO

ROLES

GRUPOS DE USUARIOS

PROCESO

ESTADO

TRANSICION

Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos

Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos

Reglas transición Acciones transición Avisos transición

PERSONAS/ EMPRESAS

PAPEL que desempeñan

Directivos región

Directivos centro

Cuestionarios

EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”

Demostración Práctica

• Modelo de organización

• Modelo de procesos

Demostración GPN6

MODELADO

• Nuevo expediente

• Gestión de un expediente

Demostración GPN6

EXPEDIENTES

Roles

Centros

Procesos

Un proceso

Un estado. Operaciones permitidas

Transiciones entre estados

Ejemplos de pantallas de Personas/empresas

Procesos de un usuario

Expedientes de un proceso

Alta de un nuevo expediente

Operaciones en el estado

Adjuntar documento

Datos scores

Cambio de estado

GPN6 movilidad

Proceso y expedientes

Operaciones

Operaciones con scores

Muchas Gracias

Para ampliar información pueden contactar con

Aleph Software, s.a.C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A

+34 91 383 2224

gpn6@alephsoft.eshttp://www.gpn6.com