g 04 d02 o directrices descripcion

G04/D02/O

Directrices

Descripcin

archivstica Modelo de Gestin de Documentos y

Administracin de Archivos (MGD) para

la Red de Transparencia y Acceso a la

Informacin (RTA)

Versin: 1.0

Fecha: diciembre de 2014

G04/D02/O Directrices Descripcin archivstica

Modelo de Gestin de Documentos y Administracin de Archivos (MGD) para la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA)

2

Coordinadores

Beatriz Franco Espio

Ricard Prez Alczar

Equipo

Blanca Desantes Fernndez

Francisco Fernndez Cuesta

Javier Requejo Zalama

De los textos: sus autores

Este documento se encuentra en fase borrador. Ni la RTA ni los autores se hacen responsables de un

mal uso de esta informacin



3

Estas Directrices se integran en el MGD segn se especifica en el siguiente Diagrama de

relaciones:

MODELO DE GESTIN DE DOCUMENTOS Y

ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS

G01/G

POLTICA DE GESTIN DE

DOCUMENTOS Y ARCHIVOS

G02/G

GOBIERNO ABIERTO Y

TRANSPARENCIA

G03/G

ADMINISTRA-CIN

ELECTRNICA

G04/O CONTROL INTELECTUAL Y REPRESENTA-

CIN

G04/D01/O. IDENTIFICACIN Y CLASIFICACIN

G04/D02/O. DESCRIPCIN

G05/O

VALORACIN

G06/O

CONTROL DE ACCESO

G07/O

CONTROL FSICO Y

CONSERVA-CIN

G08/0

GUA DE SERVICIOS DE

ARCHIVO



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1. Presentacin y objetivos

1.1. Finalidad de estas directrices

1.2. Alcance y contenido

1.3. Documentos relacionados

2. Objetivos de la descripcin archivstica

3. Normalizacin de la descripcin archivstica

4. Desarrollo de un Plan de Descripcin

5. Normas Internacionales de Descripcin Archivstica del Consejo Internacional de

Archivos (ICA)

5.1. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G)

5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias: ISAAR (CPF)

5.3. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones: ISDF

5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de

archivo: ISDIAH

5.5. Hacia un modelo conceptual de descripcin archivstica

6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

7. Trminos y referencias

7.1. Glosario

7.2. Referencias

7.3. Bibliografa

Anexo I. Elementos de las normas de descripcin archivstica del Consejo Internacional de

Archivos



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1. Presentacin y objetivos

1.1. Finalidad

La finalidad de estas Directrices es proporcionar una serie de instrucciones o recomendaciones

tcnicas para poder llevar a cabo de forma adecuada la descripcin archivstica por parte de

una organizacin, en el marco del Modelo de Gestin de Documentos y administracin de

archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin (RTA).

1.2. Alcance y contenido

La descripcin archivstica se liga de manera directa con los procesos previos de identificacin

y clasificacin, pues nicamente es posible describir informacin que se encuentre

debidamente organizada. Asimismo, que un archivo est bien organizado no garantiza slo por

ello que se pueda acceder y consultar la informacin que contiene. Para ello es necesario

describir su contenido.

Por lo tanto, la descripcin es una condicin esencial necesaria para la realizacin de otros

procesos, como aquellos asociados a la valoracin documental y a la difusin y servicios de

referencia y consulta de los archivos. No podr valorarse, conservarse y difundirse

apropiadamente un fondo documental si no se conoce su contenido, su procedencia

institucional y las funciones que dieron lugar a su creacin y utilizacin.

En el glosario de la Norma Internacional General de Descripcin Archivstica ISAD (G) se define

descripcin archivstica como elaboracin de una representacin exacta de la unidad de

descripcin y, en su caso, de las partes que la componen mediante la recopilacin, anlisis,

organizacin y registro de la informacin que sirve para identificar, gestionar, localizar y

explicar los documentos de archivo, as como su contexto y el sistema que los ha producido. El

trmino sirve tambin para describir los resultados de este proceso. (Archival description)1. Y

seala en su parte introductoria que la finalidad de la descripcin archivstica es identificar y

explicar el contexto y contenido de los documentos de archivo, con el fin de hacerlos

accesibles.

Las bases de la descripcin archivstica son comunes, independientemente del soporte de los

documentos o la etapa de vida.

Estas Directrices contienen los fundamentos esenciales para comprender el proceso de la

descripcin archivstica y poder desarrollarlo eficazmente a diferentes niveles de aplicabilidad

en una organizacin, segn establece el Modelo de Gestin de Documentos y administracin

de archivos de la RTA.

1 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 edicin. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000, p. 16



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1.3. Documentos relacionados

G05/D01/O Instrumentos para la valoracin

G04/O Control intelectual y representacin

G04/D01/O Identificacin y clasificacin

G08/D01/O Atencin a la Administracin

G08/D02/O Atencin al pblico: Servicio de Referencia

G08/D03/O Difusin

2. Objetivos de la descripcin archivstica

Jos Ramn Cruz Mundet2 (CRUZ, 1999) al hablar de la importancia de la descripcin

archivstica seala que el objeto de la labor descriptiva es hacer accesibles eficazmente los

fondos documentales. () La descripcin de los documentos constituye la parte culminante del

trabajo archivstico y viene a coincidir exactamente en su finalidad con la de la propia

documentacin: informar.

La descripcin constituye una funcin esencial en el tratamiento de la informacin archivstica.

Gracias a ella se facilita el acceso a los archivos y a la informacin sobre los documentos

mediante instrumentos descriptivos, as como la comprensin del contexto y contenido de los

documentos, su procedencia, las funciones de las que son reflejo, los asuntos de los que

tratan, sus caractersticas y volumen.

El objetivo principal de la descripcin y organizacin archivstica es preservar el

contexto original de la produccin de documentos de archivo, a travs de la

salvaguarda de su autenticidad y valor probatorio.

Nos sirven en este punto los principios propuestos por la NODAC3, la Norma de Descripcin

Archivstica de Catalua, que plantea como objetivos de la descripcin:

Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando informacin

sobre su contexto de creacin, su organizacin y su contenido

Facilitar el acceso a los documentos

Permitir verificar la autenticidad de la procedencia de los documentos de archivo

proporcionando informacin sobre la historia de su conservacin/custodia,

clasificacin y circunstancias de su creacin y utilizacin.

2 CRUZ MUNDET, J.R. (1999) Manual de Archivstica. Fundacin Snchez Ruiprez. Madrid. 3 NORMA DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DE CATALUA. Generalitat de Catalunya. 2007 http://www20.gencat.cat/docs/CulturaDepartament/Cultura/Temes/Arxius/Norma%20de%20Descripcio%20Arxivistica%20de%20Catalunya/arxius/NodCast.pdf [consulta: 10-06-2014]



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Para conseguir estos objetivos la descripcin archivstica debe:

a) Representar el contenido de los documentos y sus caracteres externos

Sigue siendo un elemento fundamental de la descripcin archivstica. Para ello es necesario

analizar el contenido de los documentos y elaborar una informacin donde se recoja una serie

de datos (tipo documental, asunto, fecha, lugar, etc.). Para ello tambin se pueden utilizar

descriptores, autoridades, ndices, tesauros, etc. Actualmente, con los buscadores y dems

sistemas de recuperacin de la informacin, con el uso de estas tcnicas de control de

lenguaje y, sobre todo, con la incorporacin de metadatos a los documentos, se puede

identificar mucha informacin.

Tener informacin sobre los caracteres externos de los documentos es ms importante de lo

que a primera vista pueda parecer. Para los archiveros esta informacin es fundamental para

realizar tareas de control de los documentos (indispensable para contar con informacin sobre

aspectos como la instalacin o la capacidad, ya sea en metros lineales o en bytes de memoria

RAM) y para los usuarios tambin, porque puede condicionar el uso de los documentos y su

accesibilidad.

b) Representar el contexto

Para la descripcin archivstica no es suficiente con tener informacin sobre el contenido y la

forma (s lo es, por ejemplo, para la descripcin bibliogrfica). Necesitamos conocer el

contexto, aquellas circunstancias que rodean la creacin del documento: es esencial identificar

al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor y que hacen que se

produzcan los documentos.

La descripcin es comunicacin pero est claro que los profesionales de archivo no pueden dar

(ni tiene sentido) en una descripcin toda la informacin sobre un documento, un agente, una

funcin, etc. Siempre habr una prdida de informacin, pero se puede mejorar la

comprensin del documento con una buena descripcin archivstica. Para ello lo ms

importante es la contextualizacin. El contexto es lo que diferencia la descripcin archivstica

de la descripcin de otros objetos, por ejemplo, de los bibliogrficos o musesticos.

Poner los documentos a disposicin del usuario no es suficiente, hay que saber interpretar los

documentos, entender las condiciones en las que han sido producidos, entender que slo

cuentan una parte de la realidad: es fundamental el conocimiento del contexto.

Los responsables del archivo tienen una obligacin fundamental: fomentar la

transparencia y combatir la opacidad. Esto se logra orientando y

contextualizando, para que quede en manos del

ciudadano/investigador/usuario la interpretacin.

Actualmente es imprescindible enriquecer la informacin contextual de los documentos

mediante la aportacin de metadatos que completen las descripciones archivsticas. Es

especialmente interesante en aquellas descripciones que tengan asociadas objetos digitales.

Los metadatos tambin aportan informacin e identifican, relacionando con los documentos, a



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los agentes, materias, lugares, objetos, etc. (Vase G03/D03 Administracin de documentos

electrnicos).

c) Implicar una concepcin global

Para dar informacin sobre el contexto mediante la descripcin se debe pasar de descripciones

planas (que slo se fijan en un tipo de informacin) a descripciones dinmicas (que incluyan

informacin no slo sobre los documentos, sino tambin sobre los agentes, funciones, lugares,

materias, etc.). A este modelo global se le denomina modelo conceptual.

Por esta razn, en la actualidad es generalizado el cambio: se est pasando de sistemas de

descripcin archivstica o instrumentos de descripcin nicamente basados en descripciones

de documentos a sistemas relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus

productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc.

d) Ser multinivel

La descripcin de documentos debe ser multinivel, complementarse mediante la existencia de

relaciones entre las descripciones de documentos y sus agrupaciones documentales (fondos,

series, colecciones, etc.) y, de esa forma, no repetir informacin si ya se ha dado en niveles

descriptivos ms altos.

Por ejemplo, si se ha dado informacin detallada de la forma de ingreso de un fondo en un

archivo, no se tiene que repetir dicha informacin en la descripcin de cada una de las series

documentales del fondo o de las unidades documentales dependientes de dicho fondo que se

describen.

e) Poder ser probada

La descripcin archivstica deber poder ser probada, es decir, debe poder comprobarse que la

recuperacin de la informacin se hace de manera adecuada. Si el sentido de la descripcin

archivstica es comunicar, el saber que se est haciendo de forma adecuada es fundamental.

Para ello es necesario contar con los usuarios de archivos y tener claro a qu tipo de usuario

est dirigida la informacin.

Hay que tener tambin claro que los usuarios de archivo se han diversificado. En la nueva

perspectiva de transparencia, acceso a la informacin y rendicin de cuentas de las

administraciones, la descripcin archivstica debe dar respuesta a los ciudadanos, con fines y

objetivos distintos a los administradores e investigadores.

3. Normalizacin de la descripcin archivstica

Al contrario que los bibliotecarios, quienes comenzaron a adoptar normas desde una poca

muy temprana para que las distintas bibliotecas no catalogasen el mismo libro cientos de

veces, los archiveros hemos tardado ms en adoptar normas en el campo de la descripcin

archivstica (Committee on Best Practices and Standards, 2012). Cuando en los foros

internacionales se comenz a hablar de la idea de reunirse para dar inicio a los primeros



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esfuerzos normativos hubo mucho escepticismo, tanto a nivel internacional como nacional,

sobre si realmente era necesaria una norma internacional de descripcin. Aunque en el campo

de los archivos se suscribe la idea del respeto de fondos, hay infinitas maneras en que dicha

teora puede aplicarse a la prctica descriptiva. Muchos archiveros creen que poco se gana con

la estandarizacin de la metodologa archivstica, ya que sus archivos son nicos y, por tanto,

sus descripciones tambin.

De todas formas, en los ltimos quince o veinte aos ha ido creciendo el convencimiento de la

necesidad de utilizar unas normas descriptivas que permitan mejorar las prcticas dentro de

los archivos. Actualmente se ha convertido en algo totalmente imprescindible, ya que nos

encontramos en un momento en que el entorno electrnico en el que nos movemos hace que

las normas sean absolutamente necesarias si pretendemos compartir o intercambiar nuestra

informacin (La llegada de la tecnologa informtica al mundo de los archivos abri nuevas

posibilidades y al mismo tiempo supuso la necesidad de un replanteamiento en la manera de

trabajar. El intercambio obliga a utilizar patrones comunes, desencadenando un proceso de

normalizacin en la dcada de los 70) (Gmez; Brigas, 2005, 103). Y ahora mismo, ya no slo

porque necesitamos poder compartir nuestras herramientas de bsqueda en Internet, la

administracin electrnica es una realidad tangible y, con ella, la necesidad de interoperar

convierte la normalizacin en una obligacin.

En los ltimos aos se han producido cambios en el acceso que tienen los usuarios a la

informacin. Antes la relacin entre usuarios y archiveros era directa, al usuario se le

facilitaban los instrumentos descriptivos elaborados por los archiveros, as como orientacin

de una manera directa. Actualmente, la relacin entre los usuarios y el archivo tambin se da a

travs de otros medios, principalmente a travs de internet, donde en muchos casos se

difunden los instrumentos descriptivos. La incorporacin de tecnologas de informacin y el

manejo de la informacin archivstica en el entorno electrnico ha dinamizado el acceso a los

archivos, potenciando su explotacin y la normalizacin de los instrumentos descriptivos.

Nos vemos obligados a establecer una coherencia (aunque sea mnima) en los instrumentos de

bsqueda, sobre todo cuando stos se difunden a travs de Internet, ya que los propios

investigadores tienen expectativas diferentes de los resultados que esperan encontrar en los

recursos electrnicos (Fox, 2008, 20). Como seala muy acertadamente Alfonso Daz nos

encontramos ante un nuevo espacio de cultura archivstica en el que estamos evolucionando

desde espacios singulares a espacios compartidos (Heredia, 2011, 9) y esta situacin nos

obliga a proponer soluciones comunes.

La variedad de usuarios y medios para acceder a la informacin hace necesaria la

normalizacin de la descripcin y sus instrumentos. Las normas de descripcin

deben dar las claves para su aplicacin en cualquier tipo de centro de archivo y para

cualquier tipo de recurso archivstico.

Y qu es normalizar? Segn ISO (International Organization for Standarization) la

normalizacin es una actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o

potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel

de ordenamiento ptimo en un contexto dado, que puede ser tecnolgico, poltico o



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econmico. Si generalizamos podemos decir que normalizar es ajustar a un tipo o norma, por

lo tanto, se trata de desarrollar normas y aplicarlas, siendo este segundo momento el que da

sentido al primero.

Cules son las ventajas? En primer lugar, la economa, ya que ahorra esfuerzos, las tareas se

desarrollan solo una vez, no hay que estar inventando constantemente la rueda; la utilidad,

permitiendo el intercambio de recursos; y la calidad, ya que mejora los resultados del trabajo

que desarrollamos. Las normas son la base de un trabajo en comn.

Los beneficios especficos, cuando hablamos de normalizacin en la descripcin archivstica,

son principalmente:

el intercambio de informacin entre los archivos

la posibilidad de integracin de los archivos en un nico sistema

la mejora del acceso del usuario a los recursos archivsticos

la realizacin de unas prcticas archivsticas adecuadas y homogneas en los procesos

de identificacin y descripcin

el control de las series documentales fragmentadas que pueden estar repartidas entre

numerosas instituciones

la mejora de la identificacin de fondos cuando se encuentran repartidos entre

distintos archivos

la obtencin de descripciones uniformes para agrupaciones documentales similares en

archivos diferentes

la homogeneizacin de las entradas y salidas de datos en los sistemas de informacin

archivstica, lo que facilita el intercambio y comunicacin de datos entre sistemas.

Con la normalizacin de la descripcin archivstica se consigue desarrollar estndares y

consensuar criterios generales sobre los cuales fundamentar las normas, polticas e

instrumentos descriptivos.

Los instrumentos de descripcin son los que vinculan a los archivos con sus usuarios. Los

instrumentos de descripcin, manuales o automatizados, registran la informacin resultante

de los procesos descriptivos.

Los instrumentos de descripcin tienen que reflejar el contexto y contenido de los

documentos, las vinculaciones y jerarquas de los mismos, las entidades productoras y las

funciones de las que deriva su produccin. Si no lo hacen, no sera posible explicar a travs de

ellos el contexto y contenido de los documentos y sus agrupaciones, ni responder

adecuadamente a las peticiones de acceso.



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A travs de los instrumentos de descripcin los archivos brindan los servicios de

referencia y consulta a una multitud muy variada de usuarios, desde investigadores

y especialistas, a la propia administracin pblica y a los ciudadanos que, en ocasin

de ejercer sus derechos de acceso a la informacin, solicitan informaciones diversas

a los organismos pblicos.

En la actualidad, como veremos ms adelante cuando hablemos de los cambios que se estn

produciendo en la normalizacin de la descripcin archivstica, estamos pasando de

instrumentos descriptivos individuales a sistemas descriptivos.

Se pasa de una descripcin basada nicamente en los documentos (la descripcin documental)

a una descripcin basada en mltiples entidades (la descripcin archivstica). Ya no hablamos

de descripcin documental, utilizamos el trmino de descripcin archivstica que abarca un

mbito mayor que la nica descripcin de documentos.

La descripcin archivstica no se puede entender ya como una actividad individual sino como

una actividad cooperativa, por eso es tan importante normalizar: para poder intercambiar

informacin, para poder comunicarnos con el exterior.

Se tiene que adoptar una nica poltica archivstica para todo el fondo, no todos los

documentos se describen igual, ni requieren la misma profundizacin, ni todos los pblicos

requieren el mismo nivel de descripcin. Por ejemplo, en la descripcin de una serie

documental de un fondo cerrado en un archivo histrico y en la descripcin de una serie

documental en un archivo intermedio, an pendiente de valorar y que, igual, es susceptible de

eliminacin, no se tienen en cuenta los mismos requisitos. Antes de empezar a describir

tenemos que tener claro cmo queremos hacerlo con los medios de los que disponemos. No

tiene sentido abrir una caja tras otra y describir expedientes sin conexin. Se debe

proporcionar una estrategia para alcanzar un grado suficiente de descripcin de los

documentos de archivo en todos los casos posibles.

4. Plan de descripcin

El establecimiento de un Plan de descripcin archivstica es fundamental en las organizaciones

porque, como hemos visto anteriormente, la descripcin implica el diseo de instrumentos

descriptivos eficaces, el conocimiento del contexto y contenido de los documentos y el anlisis

de la informacin documental.

El diseo de los instrumentos de descripcin debe tener en cuenta a los usuarios a quien va

dirigida la informacin, as como su construccin, para favorecer el acceso a la documentacin

en cualquiera de las etapas de su ciclo de vida.

Para comenzar a desarrollar un Plan de descripcin se debe tener en cuenta:

La sostenibilidad del proyecto, que se puedan establecer programas continuados de

descripcin archivstica



12

Los procesos e instrumentos de descripcin se tienen que disear, desarrollar,

implantar y mantener actualizados

La posibilidad de automatizar los instrumentos de descripcin y, de esta manera,

optimizar su manejo y la creacin de sistemas relacionales

Los instrumentos de descripcin archivstica necesarios, segn el tipo de archivo y de

usuarios

Las distintas normas de descripcin archivstica que resultaran de utilidad en los

instrumentos descriptivos que se implantarn en el Plan de descripcin

La posibilidad de establecer actividades de capacitacin y asesora tcnica durante la

implantacin del Plan de descripcin.

Antes de comenzar a implementar un Plan de descripcin se debe tener conocimiento de los

recursos informativos de los que dispone el archivo o la institucin, tanto en forma presencial

como a distancia, y del nivel de conocimiento del personal archivstico con el que contamos en

materia descriptiva (sobre todo si conocen normas de descripcin archivstica aceptadas).

Fase de organizacin

Como en la elaboracin de cualquier plan, la primera fase debe ser la de organizacin. En esta

fase se deben llevar a cabo una serie de actividades bsicas:

Realizar un estudio de diagnstico de la situacin en que se encuentra la organizacin,

archivo o sistema de archivos en materia de descripcin archivstica

Elaborar un informe o reporte de la situacin en el que se incluya informacin sobre:

Instrumentos de descripcin en uso

Relaciones de los instrumentos de descripcin con otros de control,

particularmente con instrumentos de clasificacin, identificacin y valoracin

Nivel de conocimientos del personal archivstico en materia de descripcin

Recursos disponibles de informacin (sala de investigadores, sitio web,

plataformas de difusin, censo de archivos, etc.)

La existencia de tecnologa vinculada a instrumentos de descripcin

archivstica

El perfil de los posibles usuarios

Proponer acciones para el diseo de la poltica descriptiva de la organizacin o sistema

de archivos, una vez obtenida la informacin diagnstica.

Conseguir por parte de la alta direccin la aceptacin para impulsar programas de

descripcin archivstica



13

Disear programas para la implantacin de los instrumentos de descripcin necesarios

Fase de desarrollo

En la fase de desarrollo de un plan de descripcin archivstica se deben llevar a cabo las

siguientes acciones:

La habilitacin tcnica del personal para la realizacin y uso de los instrumentos

descriptivos, a travs de un programa de capacitacin continua

Desarrollar acciones formativas que sugieran acciones de retroalimentacin de los

instrumentos diseados para que sean fruto del consenso y, de esta manera, que el

personal archivero que tenga que implementarlos los considere tiles y pertinentes

Formacin de un grupo interdisciplinario en el que se incluyan tcnicos archiveros y

tcnicos en tecnologas de la informacin para el diseo de las herramientas en las que

se materializarn los instrumentos descriptivos

Formular los instrumentos definitivos de descripcin con las instrucciones para su

implementacin

Incluir en el Plan de descripcin las asesoras tcnicas para favorecer la implantacin del

mismo

Desarrollar, si es necesario, sistemas informticos para ofrecer la informacin

archivstica de manera automatizada y relacional.

Fase de implementacin

Para llevar a cabo la implementacin del Plan de descripcin se deben realizar una serie de

acciones dentro de la organizacin, archivo o sistema institucional de archivo:

Realizar talleres de capacitacin basados en la descripcin archivstica y en el uso,

manejo e implementacin de los instrumentos de descripcin diseados y elegidos en

las fases anteriores como los adecuados en nuestra organizacin

Incluir asesoras en las que los responsables del Plan de descripcin resuelvan las

dudas sobre el uso de los instrumentos descriptivos

Formalizacin de un sistema de descripcin archivstica para toda la institucin, en el

que estn implicados los profesionales y con apoyo de la direccin.

Establecer un Plan de descripcin archivstica es de gran importancia como elemento

estratgico dentro de una institucin porque su uso es indispensable para el diseo,

desarrollo, implantacin y formalizacin de la descripcin.



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La descripcin archivstica debe encuadrarse dentro de los dems procesos para as

propiciar el desarrollo tcnico de la gestin de documentos a lo largo de todo su

ciclo de vida y vincularse a acciones de identificacin, clasificacin, valoracin,

conservacin y difusin archivstica, formando parte de un proceso integral de

gestin de documentos.

5. Normas internacionales de descripcin archivstica del Consejo Internacional de

Archivos (ICA)

Pasamos en este momento a acercarnos a las normas internacionales ms utilizadas en la

descripcin archivstica, las emanadas del Consejo Internacional de Archivos.

Fue en los aos 80 cuando el Consejo Internacional de Archivos comenz a realizar los

primeros esfuerzos normativos. Convoc una reunin de expertos en normas de descripcin

en Ottawa (Canad) en octubre de 1988. Este grupo, formado como Comisin Ad Hoc de

expertos en descripcin, adopt nueve resoluciones que establecan, entre otras cosas, que el

desarrollo, implementacin y mantenimiento de las normas de descripcin deba ser una

prioridad en los futuros planes estratgicos del Consejo Internacional de Archivos.

El primer documento normativo que produjeron fue la Declaracin de Principios relativos a la

descripcin de documentos de archivo del ICA, aprobada formalmente en el ao 1992 durante

la reunin del ICA de Montreal (Canad). La Declaracin de Principios estaba destinada a

proporcionar una base de principios para el desarrollo de normas internacionalmente

aplicables en la descripcin archivstica. Identificaba cuatro propsitos para las normas de

descripcin archivstica:

Asegurar la creacin de descripciones uniformes, pertinentes y explcitas

Facilitar la recuperacin e intercambio de informacin sobre materiales de archivo

Posibilitar el intercambio de registros de autoridad

Hacer posible la integracin de las descripciones de distintos archivos o instituciones

en un sistema unificado de informacin.

El Consejo Internacional de Archivos ha desarrollado cuatro normas descriptivas:

La Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G) (1 versin

1994, 2 versin 1999)

La Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a

Instituciones, Personas y familias: ISAAR(CPF) (1 versin 1996, 2 versin 2004)

La Norma Internacional de Descripcin de Funciones: ISDF (2007), y

La Norma Internacional para Describir instituciones que Custodian Fondos de

Archivo: ISDIAH (2008)



15

En paralelo, la Sociedad de Archiveros Americanos ha desarrollado dos normas de codificacin

para la transmisin de datos basadas en las normas de ICA que utilizan el Extensible Markup

Language (XML): la EAD (Encoded Archival Description) (1998, 2002) y la EAC-CPF (Encoded

Archival Context-Corporate Bodies, Persons and Families) (tambin disponible la traduccin en

espaol). Asimismo, la Subdireccin General de Archivos Estatales del Ministerio de Educacin,

Cultura y Deporte de Espaa, elabor en el ao 2002 una DTD (Document Type Definition)

llamada EAG (Encoded Archival Guide) para el intercambio de informacin general sobre los

centros custodios de documentacin.

La EAD se relaciona con la ISAD (G), la EAC-CPF con la ISAAR (CPF) y la EAG con la ISDIAH. Son

normas de codificacin diseadas especficamente para marcar informacin contenida en

instrumentos de descripcin archivsticos, por lo tanto, no son lenguajes de descripcin de

materiales archivsticos, sino lenguajes de codificacin de instrumentos de descripcin, no de

los materiales de archivo en s mismos.

Las normas del Consejo Internacional de Archivos, en particular la ISAD (G), han

tenido un importante xito en promover la consistencia internacional en la prctica

archivstica. Este incremento en la uniformidad de las descripciones ha hecho

mucho ms fcil a los usuarios el navegar en diferentes sistemas archivsticos y ha

facilitado el intercambio de datos y el acceso integrado en un marco de

cooperacin.

A continuacin vamos a ver de manera somera cada una de estas cuatro normas.

5.1. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica: ISAD (G)

La propia norma establece en su introduccin que:

Proporciona una gua general para la preparacin de descripciones archivsticas

Tiene que utilizarse en conjuncin con normas nacionales o como base para el

desarrollo de stas

El objetivo de la descripcin es identificar y explicar el contexto y contenido del

material archivstico para promover su accesibilidad

Esto se logra creando representaciones fiables y adecuadas, y organizndolas de

acuerdo a modelos predeterminados

Pretende ser aplicable a todas las descripciones de archivos, con independencia de su

naturaleza o la extensin de la unidad de descripcin

Se apoya en principios aceptados: respeto al origen, describir de lo general a lo

especfico, descripcin jerarquizada y multinivel4.

4 DELGADO GMEZ, Alejandro Normalizacin de la descripcin archivstica: Introduccin a Encoded Archival Description (EAD). Cartagena: Ayuntamiento de Cartagena; 3000 Informtica, 2003.



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La norma integra un conjunto de reglas que se estructuran en 7 reas de informacin que

agrupan 26 elementos. Se puede aplicar con independencia del formato o la clase de los

documentos de archivo. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta

norma.

Como establece la propia norma, forma parte de un proceso dirigido a:

Garantizar la elaboracin de descripciones coherentes, pertinentes y explcitas

Facilitar la recuperacin y el intercambio de informacin sobre los documentos de

archivo

Compartir los datos de autoridad y

Hacer posible la integracin de las descripciones procedentes de distintos lugares en

un sistema unificado de informacin.5

Principios de la descripcin multinivel

Los niveles de descripcin propuestos para la norma son: fondo, subfondo, serie, subserie,

unidad documental compuesta/expediente y unidad documental simple/documento.

Una caracterstica bsica de la ISAD (G) es la descripcin multinivel: debe describirse el fondo

y todas sus partes, con la informacin adecuada a su nivel y de forma independiente, pero

todo debe estar relacionado de forma jerrquica (est orientada a una vinculacin de carcter

jerrquica). Las reglas que en la propia norma se describen para la descripcin multinivel son

las siguientes:

Descripcin de lo general a lo particular

Informacin pertinente para cada nivel de descripcin

Vinculacin de las descripciones

No repeticin de la informacin.

Si se las descripciones estn vinculadas con sus niveles superiores, no se necesita

duplicar la informacin que ya se ha incluido en las descripciones del fondo, la serie,

etc., en la descripcin de las unidades inferiores.

5.2. Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias: ISAAR (CPF)

El objetivo fundamental de esta Norma es ofrecer reglas generales para la normalizacin de las

descripciones archivsticas en relacin a los productores de los documentos de archivo.

5 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. 2 edicin. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2000, p. 13.



17

Una descripcin separada de los productores facilita que esta informacin pueda

asociarse a diferentes entidades documentales sin tener que repetirla en diferentes

ocasiones. A partir de este momento, esta ser la idea principal para desarrollar el

resto de las normas emanadas por el ICA: representaciones separadas pero

relacionadas entre s.

Una normalizacin de la informacin sobre los productores de los documentos permite:

El acceso a los archivos y sus documentos, a travs de una descripcin de su contexto

de produccin relacionada con las descripciones de los propios documentos que, en

muchos casos, son diversos y se encuentran dispersos fsicamente

La produccin de registros de autoridad archivsticos que puedan garantizar puntos de

acceso consistentes

Identificar de una manera precisa los productores de los documentos, incorporando

tambin la descripcin de las relaciones entre las diferentes entidades, especialmente

aquella relacin relativa al cambio administrativo en las instituciones o el cambio de

circunstancias en individuos y familias

Crear la posibilidad de intercambiar y compartir registros de autoridad de inters de

ms de una institucin.

El concepto de registro de autoridad proviene del rea de bibliotecas pero, la propia norma,

expone que los registros de autoridad de archivos deben responder a un nmero mayor de

exigencias que los registros de autoridad de bibliotecas6, sobre todo debido a la importancia

que en los sistemas de descripcin archivsticos tiene la informacin sobre el productor y el

contexto de produccin de los documentos.

En el glosario de la norma se define Punto de Acceso como nombre, trmino, palabra clave,

frase o cdigo que se puede utilizar para buscar, identificar y localizar descripciones

archivsticas, incluye los registros de autoridad. Por tanto, un Registro de Autoridad es un

punto de acceso, es decir una forma autorizada del nombre, combinada con otros elementos

informativos que permiten identificar y describir la entidad mencionada y que pueden remitir

tambin a otros registros de autoridad relacionados.7

Una caracterstica de la descripcin de autoridades fundamental es que pueden ser utilizadas y

compartidos entre distintos archivo (una persona, institucin o familia puede ser productora

de diferentes fondos o intervenir en diferentes funciones y actividades; un fondo puede estar

repartido entre diferentes archivos, etc.). Esto constituye una ventaja a la hora de la

6 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p. 9 7 Ibdem, p. 12



18

descripcin pues puede ser compartida, se puede importar de uno a otro sistema, lo que

ofrece sin duda ventajas tcnicas y profesionales y, tambin, econmicas.8

La propia norma establece que los registros de autoridad de archivo se pueden utilizar para:

Describir una institucin, persona o familia como unidades dentro de un sistema de

descripcin archivstico; y/o

Controlar la creacin y la utilizacin de los puntos de acceso en las descripciones

archivsticas

Documentar las relaciones entre los diferentes productores de documentos y entre

estas entidades y los documentos creados por ellas y/o otros recursos que les

conciernen.9

Por tanto, la norma fue concebida para compartir registros de autoridad facilitando la

elaboracin de descripciones consistentes, adecuadas y auto explicativas de las personas,

familias e instituciones que producen los documentos. Tambin aade la norma que est

pensada para servir como base para desarrollar normas nacionales o utilizarse en unin de

normas nacionales ya existentes. 10

Al establecerse reglas para la normalizacin en la elaboracin de registros de autoridad

conseguimos:

Mejorar las condiciones de bsqueda y de acceso a la informacin,

Evitar homnimos y ampliar la bsqueda utilizando varias posibilidades de nombres de

una institucin, persona o familia (al incluir tambin acrnimos, pseudnimos, ttulos,

etc.).

Dar la posibilidad de establecer relaciones entre las entidades productoras y los

materiales relacionados con ellas por produccin, propiedad o asunto, por ejemplo,

con materiales bibliogrficos, museolgicos o con sitios en la web relacionados con la

entidad productora.

La novedad ms interesante es la inclusin en la ISAAR (CPF) de un rea de relaciones para

incorporar informacin sobre las distintas relaciones que se pueden establecer entre registros

de autoridad, as como de un Captulo que describe el modo en que los registros de autoridad

se pueden vincular a los documentos de archivo y a otros recursos, incluyendo las

descripciones archivsticas realizadas conforme a la norma ISAD (G).

La segunda edicin de la norma se estructura en cuatro reas de informacin que se

componen de 27 elementos. En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de

esta norma.

8 PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference. Definition and International Experience. Florence, Italy, 2003. Disponible en: http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014] 9 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias. 2 edicin. 2004. p.8 10 Ibdem, p. 8



19

5.3. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones: ISDF

La Norma Internacional para la Descripcin de Funciones (en adelante, ISDF) se public en el

ao 2007.

El reconocimiento de la importancia de las funciones en el contexto de produccin de los

documentos condujo al Consejo Internacional de Archivos a proponer el desarrollo de una

norma internacional para la descripcin de funciones en los sistemas de informacin

archivstica. Entendemos el trmino funcin como aquellos propsitos esenciales que tiene

una entidad para llevar a cabo sus objetivos. En el propio Glosario de la Norma aparece la

siguiente definicin de funcin: Cualquier objetivo de alto nivel, responsabilidad o tarea

asignada a una institucin por la legislacin, poltica o mandato. Las funciones pueden dividirse

en conjuntos de operaciones coordinadas como subfunciones, procesos, actividades, tareas o

acciones11

Como ya se ha sealado, el alcance principal de la organizacin y descripcin archivstica es

preservar el contexto original de la creacin de los documentos, salvaguardando su valor como

prueba y su autenticidad.

Hasta ahora la descripcin archivstica se ha basado en la ISAD (G), para describir los

documentos, y en la ISAAR (CPF) para describir productores. Esto proporciona al usuario

conocimientos sobre qu son los documentos y quin los cre, pero no les proporciona toda la

informacin que necesitan para analizar su contexto.

Los archiveros debemos procurar tener la informacin necesaria sobre:

Cules son las razones por las que se han creado los documentos y,

consecuentemente, las operaciones de las que son reflejo

El propsito o funcin de los documentos dentro de la organizacin que los crea y qu

funciones o actividades han llevado a cabo para lograrlas

La interrelacin de los documentos dentro y entre los organismos productores.

Dado que las funciones son frecuentemente trasferidas de una institucin a otra, ser mucho

ms difcil para los usuarios reconstruir el contexto de la produccin documental si slo se les

proporciona registros de autoridad de instituciones que desarrollaron la misma funcin. Por

ello, el mantenimiento de descripciones de funciones separadas pero vinculadas puede

mejorar la comprensin de este contexto, pudiendo ser utilizadas en conjuncin con

descripciones conformes con ICA-ISAD (G) y con registros de autoridad ajustados a ICA-ISAAR

(CPF), como herramienta para una recuperacin eficiente de descripciones de documentos de

archivo y de productores en los sistemas de descripcin archivstica. Este enfoque constituye la

base de esta norma internacional que proporciona una orientacin para la elaboracin de

descripciones de funciones de instituciones asociadas con la produccin y la conservacin de

documentos de archivo.

11 CONSEJO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS. Norma Internacional para la Descripcin de Funciones. Madrid: Subdireccin General de los Archivos Estatales, 2008. p. 10



20

El anlisis de las funciones se utiliza como base para la clasificacin u organizacin.

La relacin fundamental de los documentos se da con las funciones y actividades de

las que son reflejos, ms que con las oficinas que los han creado.

El propsito principal de esta norma es crear un marco para la normalizacin y el intercambio

de las descripciones archivsticas que identifican y describen funciones para permitir:

Una informacin estructurada de las relaciones entre funciones; entre las funciones y

los documentos que han generado; y entre las funciones y los organismos productores

implicados en su funcionamiento

A los usuarios entender el contexto que envuelve a la creacin de los documentos

La relacin y el acceso a todos los documentos creados o usados en conexin con una

sola funcin.

La Norma consta de 23 elementos descriptivos organizados en 4 reas de informacin, as

como un captulo dando recomendaciones para establecer relaciones entre las descripciones

de funciones y las descripciones de documentos de archivo realizadas con ISAD (G) o con los

registros de autoridad descritos con ISAAR (CPF). En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan

los elementos de esta norma.

En el Captulo 6 de la propia Norma se indica que la comprensin de las funciones de las

instituciones es esencial para comprender plenamente la procedencia.

Los documentos de archivo tienen una relacin fundamental con las funciones: constituyen el

resultado directo de la realizacin de las funciones. Adems, mientras las relaciones entre los

documentos y las instituciones pueden fluctuar a lo largo del tiempo debido a que cambia la

estructura administrativa u organizativa de una institucin, las relaciones entre los

documentos y las funciones permanecen constantes. Por ello, un sistema de descripcin

archivstica que incluya descripciones de funciones, adems de descripciones de productores

de documentos y descripciones de documentos de archivo, proporcionar una explicacin

mucho ms rica de la procedencia.

Como indica Daniel Pitti12, identificar los organismos productores de los documentos, recoger

sus nombres y denominaciones y describir sus funciones esenciales, actividades y

caractersticas, as como las fechas y lugares en los que se han desarrollado, es esencial en la

gestin de los documentos de archivo.

Con una norma internacional de descripcin de funciones se cierra el ciclo de conocimiento:

Con ISAD (G) conocemos el documento,

Con ISAAR (CPF) conocemos al organismo productor,

12 PITTI, Daniel V. Creator Description. Encoded Archival Context, en Authority Control. International Conference. Definition and International Experience. Florence, Italy, 2003. Disponible en: http://www.columbia.edu/cu/libraries/inside/units/bibcontrol/osmc/pittieac.pdf [consulta: 15 diciembre 2014] p.2



21

Con ISDF conocemos la funcin de la que es reflejo el documento

Esquema que aparece en el Apndice A de la Norma ISDF

5.4. Norma Internacional para describir instituciones que custodian fondos de

archivo: ISDIAH

Los profesionales de los archivos siempre han proporcionado informacin relativa a las

instituciones de archivo que custodian los documentos, especialmente en los instrumentos de

descripcin denominados guas, donde se describen someramente los fondos u otras

agrupaciones documentales y se proporciona tambin informacin sobre la institucin

archivstica.

La importancia de los usuarios que demandan este tipo de informacin ha ido en aumento

desde la llegada de Internet. La bsqueda que realiza un usuario puede ser infructuosa si no se

tiene un conocimiento adecuado sobre la institucin en la que puede consultar o solicitar

reproduccin de los documentos, objeto de su inters.

Una descripcin normalizada de las entidades que custodian los documentos puede ayudar a

los ciudadanos en sus bsquedas, investigaciones y navegacin por sistemas de descripcin

archivstica e instrumentos de descripcin cada vez ms sofisticados.

Adems, la posibilidad de describir las instituciones archivsticas de una manera

independiente puede ser til para generar directorios de centros de archivos a los cuales se

puede acceder directamente.

Relacionar la descripcin de los documentos, fondos, colecciones u otras

agrupaciones documentales con las entidades que las custodian es esencial para

ofrecer a los usuarios una informacin comprensiva y til.

Funciones

Instituciones Documentos de

Archivo

Realizan Producen y

gestionan

Se documentan en

Son producidos y

utilizados por



22

Como seala la propia Norma, el objetivo primordial es proporcionar las reglas generales para

la normalizacin de la descripcin de instituciones que conservan fondos de archivo. Esto

permite:

Proporcionar a los ciudadanos una informacin contextual adicional para identificar e

interpretar determinados documentos;

Ofrecer a los ciudadanos e investigadores una gua prctica para tener acceso a esos

documentos que son objeto de su inters;

Proporcionar directrices prcticas para identificar y contactar con las instituciones que

detentan los fondos de archivo, y acceder a los mencionados fondos y a los servicios

que la institucin ofrece;

Crear directorios y/o listas autorizadas de instituciones que custodian fondos

archivsticos;

Establecer enlaces con listas autorizadas de bibliotecas y museos y/o desarrollar

directorios comunes de instituciones que custodian el patrimonio cultural a nivel

regional, nacional o internacional; y

Producir, tambin a nivel regional, nacional e internacional, estadsticas sobre las

instituciones que custodian documentos de archivo.

Las descripciones realizadas siguiendo la ISDIAH pueden utilizarse:

para describir instituciones como unidades dentro de un sistema de descripcin

archivstica; y/o

para servir como punto de acceso normalizado a las instituciones que custodian los

fondos de archivo, en el seno de un directorio, en un sistema de informacin

archivstica o en la red

para documentar las relaciones entre las instituciones y entre esas entidades y los

documentos de archivo que custodian.

La Norma consta de 31 elementos descriptivos organizados en 6 reas de informacin, as

como un captulo dando recomendaciones sobre cmo establecer relaciones entre las

descripciones de instituciones que custodian fondos de archivo y las descripciones de

documentos de archivo realizadas con ISAD(G) o con los registros de autoridad descritos con

ISAAR(CPF) u otros recursos.

En el Anexo I de esta Directriz se desarrollan los elementos de esta norma.



23

5.5. Hacia un modelo conceptual de descripcin archivstica

Dentro de la descripcin archivstica, el Consejo Internacional de Archivos ha buscado la

evolucin hacia unos sistemas de descripcin multidimensionales y dinmicos. La historia de

las normas del ICA refleja una evolucin en las prcticas archivsticas.

La ISAD (G) prev la descripcin archivstica como un nico aparato y combina todos los

componentes de la descripcin archivstica (materiales de archivo y su contexto). Las otras tres

normas del ICA reflejan un movimiento hacia la diferenciacin de los componentes de la

descripcin: materiales de archivo, agentes (creadores/custodios de los materiales de archivo)

y funciones llevadas a cabo por dichos agentes. Por tanto, ISAAR (CPF), ISDF e ISDIAH permiten

a los archiveros crear y gestionar descripciones separadas (por eficiencia y flexibilidad) pero

combinarlas dinmicamente para proporcionar a los usuarios una mejor comprensin de los

materiales archivsticos y su contexto. Se puede observar cmo un modelo conceptual,

implcito e informal, subyace en esta diferenciacin en curso.

Pero, aunque las cuatro normas parece que estn destinadas a trabajar juntas en un sistema

archivstico, la verdad es que no ofrecen una gua sobre cmo se podra hacer, cmo se

incluyen las relaciones en el sistema de descripcin archivstica.

Es por ello que actualmente dentro del ICA se est desarrollando un Modelo Conceptual de

Descripcin Archivstica. Qu se pretende conseguir con la evolucin de las normas de

descripcin del ICA hacia un modelo conceptual?

Apartarse de una descripcin plana y rgida, como era la dedicada a elaborar

instrumentos de descripcin, y llenarla de relieve al potenciar con las relaciones la

descripcin de los contextos documentales

Conseguir la comprensin adecuada y satisfactoria de cualquier usuario, tenga o no

conocimientos de archivstica, para que pueda acceder a la informacin por multitud

de vas

En definitiva, llegar a un Sistema de descripcin, evolucionando de un modelo

esttico caracterizado por una descripcin plana y unidimensional, a un modelo

pluridimensional, con una descripcin con muchas dimensiones.

Las normas de descripcin archivstica del ICA tienen implcito un modelo conceptual bajo

ellas. Este modelo implcito est detrs de la separacin e interrelacin de los componentes.

Un modelo explcito y formalmente expresado de descripcin archivstica promete mejorar la

calidad de las normas de descripcin del ICA y las normas de comunicacin basadas en ellas

(EAD, EAC (CPF) y EAG).

Un modelo conceptual de descripcin archivstica tiene como objetivo permitir a los

archiveros comprender mejor sus propias reas de conocimiento y describir

diferentes tipos de entidades, as como documentar dichas entidades en relacin

con otras en momentos particulares de tiempo, o a lo largo del tiempo.



24

Un documento de archivo siempre forma parte de un sistema de relaciones: relaciones de

produccin, custodia, funcionales, etc., por lo que la comprensin del documento depende de

su contexto relacional. Con las relaciones se potencia la descripcin del contexto de los

documentos y se consigue un mayor y ms completo conocimiento gracias a descripciones

mucho ms completas y pluridimensionales.



25

6. Cuadro de compromisos de cumplimiento

Este cuadro identifica aquellos compromisos establecidos en las lneas de actuacin de la Gua de Implementacin de Valoracin y unas recomendaciones sobre cmo cumplir con los mismos.

El nmero representado es el mismo con el que se identifica dicho compromiso en la Gua de Implementacin.

N Compromisos Cmo cumplir con los compromisos

3.1

Representar a los documentos de archivo de manera comprensible, dando informacin sobre su contexto de creacin, su organizacin y su contenido

Representando el contenido de los documentos y sus caracteres externos Identificando al productor(es) y a las funciones y actividades que ejerce dicho productor y que hacen que se produzcan los documentos Estudiando las circunstancias que rodean la creacin del documento para poder conocer el contexto Diseando sistemas de descripcin archivstica o instrumentos de descripcin multidimensionales y relacionales en los que se contextualizan los documentos con sus productores, las funciones de las que son reflejo, lugares, materias, etc. Optimizando el manejo de los instrumentos de descripcin mediante su automatizacin y el uso de las tecnologas

3.2 Facilitar el acceso a los documentos mediante la descripcin

Adecuando los instrumentos de descripcin al tipo de usuario al que va dirigido Comprobando que la recuperacin de la informacin se hace de manera adecuada Estudiando el perfil de los usuarios, teniendo claro a qu tipo de usuario est dirigida la informacin



26


3.3 Permitir verificar la autenticidad de la procedencia de los documentos de archivo

Proporcionando informacin sobre la historia de su conservacin/custodia, clasificacin y circunstancias de su creacin y utilizacin

Reflejando a travs de los instrumentos de descripcin el contexto y contenido de los documentos, las vinculaciones y jerarquas de los mismos, las entidades productoras y las funciones de las que deriva su produccin

3.4 Realizar un estudio de diagnstico de la situacin en materia de descripcin archivstica

Analizando las normas de descripcin archivstica que pueden resultar de utilidad para el diseo de los instrumentos descriptivos

Teniendo conocimiento de los recursos informativos de los que dispone el archivo o la institucin, tanto en forma presencial como a distancia

Recopilando todos los instrumentos descriptivos en uso en la organizacin

Identificando el nivel de conocimiento del personal archivero con el que se cuenta para el desarrollo de un Plan de descripcin Elaborando un informe o reporte de la situacin en el que se incluya informacin sobre las relaciones de los instrumentos de descripcin con otros de control, particularmente con instrumentos de clasificacin, identificacin y valoracin Identificando la existencia de tecnologa vinculada a instrumentos de descripcin archivstica



27


3.5 Proponer acciones para el diseo de la poltica descriptiva de la organizacin o sistema de archivos

Disear programas para la implantacin de los instrumentos de descripcin necesarios Realizando un programa de habilitacin tcnica del personal para la realizacin y uso de los instrumentos descriptivos, a travs de un programa de capacitacin continua Desarrollando acciones formativas que sugieran acciones de retroalimentacin de los instrumentos diseados para que sean fruto del consenso Consultando con el personal archivero que tiene que implementar el sistema descriptivo de la organizacin si considera tiles y pertinentes los instrumentos descriptivos Formando un grupo interdisciplinario en el que se incluyan tcnicos archiveros y tcnicos en tecnologas de la informacin para el diseo de las herramientas en las que se materializarn los instrumentos descriptivos

3.6 Establecer un Plan de descripcin archivstica en la organizacin o sistema institucional de archivos

Formulando los instrumentos definitivos de descripcin de manera que incluyan las instrucciones para su implementacin Incluyendo en el Plan de descripcin las asesoras tcnicas necesarias para favorecer la implantacin del mismo Desarrollando, si es necesario, sistemas informticos para ofrecer la informacin archivstica de manera automatizada y relacional.

Estableciendo actividades de capacitacin tambin durante la implantacin del Plan de descripcin, junto con las asesoras tcnicas

3.7 Adoptar una poltica archivstica definida para toda la organizacin o sistema de archivos

Formalizando la existencia de un sistema de descripcin archivstica para toda la institucin, en el que estn implicados los



28


profesionales y con apoyo de la direccin

Consiguiendo el apoyo por parte de la direccin del sistema de descripcin archivstica, as como su aceptacin para impulsar programas de descripcin archivstica y capacitacin en la materia Encuadrando a la descripcin archivstica dentro de los dems procesos, para as propiciar el desarrollo tcnico de la gestin de documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y vincular a la descripcin a acciones de identificacin, clasificacin, valoracin, conservacin y difusin archivstica, formando parte de un proceso integral de gestin de documentos



29

7. Trminos y referencias

7.1. Glosario

Agente: institucin, familia o persona responsable o involucrada en la creacin, produccin,

gestin documental, etc. de documentos de archivo.

Control intelectual: conjunto de procesos operativos de gestin de documentos que dan

respuesta a las necesidades de control lgico de los documentos exigidas por los usuarios de

una organizacin. En este sentido, proporcionan soporte al resto de procesos documentales y,

en general, a los procesos de gestin de la organizacin basados en documentos.

Descripcin archivstica: elaboracin de representaciones de documentos de archivo y, en su

caso, de otras entidades archivsticas (agentes, funciones, etc.). Este trmino tambin designa

los resultados del proceso.

Identificacin: proceso de gestin documental que sirve para analizar las actuaciones que se

llevan a cabo dentro de una organizacin y que permiten conocer en toda su extensin los

documentos que se gestionan en ella.

Modelo conceptual de descripcin archivstica: representacin de la realidad a un alto nivel

de abstraccin en el que quedan descritos los tipos de entidad archivsticos, sus relaciones y

atributos.

Representacin: informacin resultante de la proyeccin de unos conceptos tericos sobre la

realidad existente en una organizacin, la cual se logra mediante la aplicacin de los resultados

obtenidos en los procesos de control intelectual sobre la informacin real de que dispone la

organizacin para su gestin ordinaria.

Sistema de descripcin archivstica: sistema de informacin orientado al control intelectual de

los documentos de archivo, tanto en lo que respecta a la descripcin por parte del archivero,

como en lo referente a la bsqueda y localizacin por parte del usuario de los documentos que

sean de su inters. Un sistema de descripcin archivstica siempre incluye representaciones de

entidades del tipo documentos de archivo y, opcionalmente, de entidades de otro tipo

(agentes, funciones, etc.).

7.2. Referencias

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http://www.mcu.es/archivos/docs/NedaAnalisis.pdf



33

ANEXO I. ELEMENTOS DE LAS NORMAS DE DESCRIPCIN ARCHIVSTICA DEL CONSEJO

INTERNACIONAL DE ARCHIVOS

ISAD (G). General International Standard Archival Description / Norma Internacional General

de Descripcin Archivstica

La norma determina la representacin de la informacin mediante 26 elementos agrupados en

7 reas de informacin:

El rea de Identificacin sirve para informacin esencial para identificar la unidad de

descripcin. Est formada por 5 elementos:

1.1. Cdigo de referencia: para identificar de un modo nico la unidad de descripcin

(consignar el cdigo del pas, el cdigo del archivo y cualquier otro identificador nico).

1.2. Ttulo: el nombre de la unidad de descripcin, su forma de denominacin.

1.3. Fecha(s): para consignar las fechas de la unidad de descripcin. Hay que precisar el tipo

de fecha que se est utilizando (de produccin, de acumulacin, etc.)

1.4. Nivel de descripcin: para consignar si lo que se describe es un fondo, una serie, una

unidad documental, etc.

1.5. Volumen y soporte de la unidad de descripcin: para identificar la extensin (metros

lineales, cajas, n de unidades, etc.) y el soporte (papel, rollos de microfilm, etc.)

El rea de Contexto da informacin acerca del origen y custodia de la unidad de descripcin,

es decir, agrupa los elementos de la descripcin que expresan la vinculacin existente entre la

unidad de descripcin con su origen orgnico y funcional. Hago hincapi en esta rea porque

es un rasgo esencial de la descripcin archivstica (como no he parado de repetir) el conocer el

contexto. Se compone de los siguientes elementos:

2.1. Nombre(s) del productor(es): Es obligatorio consignar este dato en todos los niveles.

Debe coordinarse con la ISAAR (CPF).

2.2 Historia institucional/Resea biogrfica: para explicar el origen, la evolucin, el

desarrollo o la vida y funciones de una institucin, familia y corporacin que produjo la

unidad documental.

2.3. Historia archivstica: en este elemento se explican las vicisitudes que ha sufrido el

fondo, la serie, etc. (traspasos de propiedad o custodia, migraciones de software, etc.)

2.4. Forma de ingreso: Identificar si el ingreso se hizo por transferencia o por adquisicin

(compra, donacin, comodato, etc.)

El rea de contenido y estructura ofrece informacin sobre el tema principal de los

documentos, el tipo de informacin que pueden proporcionar, y la organizacin de la unidad

de descripcin. Se compone de los siguientes elementos:



34

3.1. Alcance y contenido: da un resumen o una visin de conjunto de la unidad que se est

describiendo.

3.2. Valoracin, seleccin y eliminacin: aqu se indica cualquier informacin referente a

actividades sobre valoracin, seleccin y eliminacin planificadas sobre la documentacin

que se describe.

3.3. Nuevos ingresos: indicar si se ha producido un ingreso complementario o se prev

alguno en el futuro, indicando cantidad y frecuencia.

3.4. Organizacin: indicar la estructura interna, ordenacin y sistema de clasificacin de

fondos y series.

El rea de Condiciones de acceso y uso: informacin acerca de la disponibilidad de la unidad

de descripcin y el acceso a la unidad de descripcin desde el punto de vista legal, fsico e

intelectual. Contiene 5 elementos:

4.1 Condiciones de acceso: consignar aquellas normas que faciliten o condicionen el acceso.

4.2 Condiciones de reproduccin: indicar aquellas restricciones, si es el caso, que existan

sobre las posibilidades de reproduccin (derecho de propiedad intelectual, permisos de

reproduccin, etc.)

4.3 Lengua/escritura(s) de los documentos: identificar qu lengua, escritura, alfabeto,

abreviaturas, etc. se utilizan en la unidad de descripcin.

4.4 Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos: informar sobre cualquier caracterstica o

requisito que afecte al uso de la unidad de descripcin (condiciones de conservacin,

dificultad de lectura, software o hardware necesario, etc.)

4.5. Instrumentos de descripcin: indicar cualquier tipo de instrumento de descripcin

sobre la unidad de descripcin (bases de datos, guas, inventarios, catlogos, etc.) que

ayuden al mejor conocimiento del fondo o la serie.

El rea de documentacin asociada ofrece informacin acerca de los materiales que tengan

una relacin importante con la unidad de descripcin, es decir, los documentos que

complementan a la unidad de descripcin, tanto en el propio Archivo como en otros. Se

compone de los siguientes elementos:

5.1. Existencia y localizacin de los documentos originales: en el caso de que una unidad de

descripcin est formada por copias, indicar si existen y dnde se localizan los originales.

5.2. Existencia y localizacin de copias: indicar si existen copias, dnde y su disponibilidad.

5.3. Unidades de descripcin relacionadas: identificar aquellas unidades de descripcin

relacionadas, aquella documentacin relacionada que puede ser de inters.

5.4. Nota de publicaciones: dar referencia o informacin sobre aquellas publicaciones

relacionadas con la unidad de descripcin.



35

En el rea de notas se recoge la informacin especializada y que no ha tenido cabida en

ninguna de las otras reas. Slo hay un elemento: Notas.

En el rea de control de la descripcin encontramos la informacin sobre cmo, cundo y por

qu se ha preparado la descripcin archivstica. Se compone de tres elementos:

7.1. Nota del archivero: explicar quin y cmo ha realizado la descripcin, as como

especificar las fuentes utilizadas.

7.2. Reglas o normas: consignar las reglas utilizadas, tanto internacionales, nacionales o

locales.

7.3. Fecha(s) de la descripcin: indicar cundo se ha realizado o actualizado la descripcin.

Todos los elementos contemplados en esta norma son tiles para realizar descripciones, pero

slo se consideran obligatorios los seis siguientes:

Cdigo(s) de referencia (elemento 3.1.1)

Ttulo (elemento 3.1.2)

Fecha(s) (elemento 3.1.3)

Nivel de descripcin (elemento 3.1.4)

Volumen y soporte de la unidad de descripcin (elemento 3.1.5)

Nombre del productor(es) (elemento 3.2.1.)

Tabla resumen. ISAD (G)

REA

INFORMACIN QUE CONTIENE

ELEMENTOS

rea de identificacin

Esencial para identificar la unidad de descripcin

- Cdigo(s) de referencia - Ttulo - Fecha(s) - Nivel de descripcin - Volumen y soporte de la unidad de

descripcin

rea de contexto Acerca del origen y custodia de la unidad de descripcin

- Nombre(s) del productor(es) - Historia institucional - Historia archivstica - Forma de ingreso

rea de contenido y estructura

Informacin sobre el tema principal de los documentos y la organizacin de la unidad de descripcin.

- Alcance y contenido - Valoracin, seleccin y eliminacin - Nuevos ingresos - Organizacin

rea de condiciones de acceso y uso

Sobre la disponibilidad de la unidad de descripcin

- Condiciones de acceso - Condiciones de reproduccin - Lengua/escritura de los documentos - Caractersticas fsicas y requisitos

tcnicos - Instrumentos de descripcin



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rea de documentacin asociada

Acerca de los materiales que tengan una relacin importante con la unidad de descripcin

- Existencia y localizacin de los documentos originales

- Existencia y localizacin de copias - Unidades de descripcin relacionadas - Nota de publicaciones

rea de notas Informacin especializada que no se puede acomodar en ninguna de las otras reas

- Nota

rea de control de la descripcin

Sobre cmo, cundo y por qu se ha preparado la descripcin archivstica

- Nota del archivero - Regla(s) o normas - Fecha(s) de la descripcin

ISAAR (CPF). International Standard Archival Authority Record for corporate bodies, persons

and families / Norma Internacional sobre los registros de autoridad de archivos relativos a

instituciones, personas y familias

La segunda edicin de la norma es una versin ampliada y reestructurada de la primera edicin

correspondiente a 1996. Esta primera edicin estaba estructurada en tres reas de

informacin: rea de Control de Autoridad, rea de Informacin y rea de Notas.

La segunda edicin se estructura en cuatro reas de informacin que se componen de 27

elementos:

El rea de identificacin proporciona informacin que identifica unvocamente a la entidad

que se est describiendo y que define un punto de acceso normalizado. Est compuesto por

seis elementos:

1.1 Tipo de entidad: indicar si la entidad que se est describiendo es una institucin,

familia o persona.

1.2 Forma(s) autorizada(s) del nombre: crear un punto de acceso normalizado, es decir,

registrar la forma normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo (se

pueden utilizar calificadores para romper la homonimia: fechas, ocupacin, lugar, etc.)

1.3 Forma(s) paralela(s) del nombre: indicar las formas que adopta el punto anterior

(Forma autorizada del nombre) en otras lenguas o escrituras.

1.4 Forma(s) normalizada(s) del nombre segn otras reglas: consignar la forma

normalizada del nombre de la entidad que se est describiendo, de acuerdo con otras

normas o reglas.

1.5 Otras formas de nombre: cualquier nombre de la institucin, familia o persona que no

se haya mencionado (acrnimos, pseudnimos, nombres de soltera, ttulos nobiliarios, etc.)

1.6 Identificadores para instituciones: facilitar cualquier identificador (por ejemplo,

nmero de registro de una compaa, CIF, etc.)

En el rea de descripcin se proporciona informacin pertinente sobre la naturaleza, contexto

y actividades de la entidad que se est describiendo. Se compone de:



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2.1. Fechas de existencia

2.2. Historia: incluir un resumen de la historia de la institucin, familia o persona.

2.3. Lugar(es)

2.4. Estatuto jurdico: indicar la naturaleza jurdica de la institucin

2.5. Funciones, ocupaciones y actividades: proporcionar informacin sobre las funciones y

actividades realizadas por la entidad que se est describiendo.

2.6. Atribucin(es)/ Fuente(s) legal(es): incluir cualquier legislacin, norma, instruccin, etc.

que acte como fuente legal para que la entidad ejerza sus funciones y responsabilidades.

2.7. Estructura(s) interna(s)/Genealoga: para las instituciones, describir la estructura

interna y cualquier cambio en esa estructura; para una familia, describir la genealoga,

incluyendo relaciones y fechas en que se producen.

2.8. Contexto general: cualquier informacin relevante sobre el contexto social, cultural,

econmico, etc. en el que la entidad que se est describiendo desarrollaba su actividad.

El rea de relaciones se utiliza para consignar y describir las relaciones con otras instituciones,

personas y/o familias, a travs de cuatro elementos:

3.1. Nombre(s)/Identificador(es) de instituciones, personas o familias relacionadas

3.2. Naturaleza de la relacin: donde se identifica la categora general de la relacin.

Podemos encontrarnos con las siguientes relaciones:

Jerrquica (por ejemplo, superior/subordinado)

g 04 d02 o directrices descripcion

Documents

gestin de documentos

descripcin de funciones

plan de descripcin

administracin de archivos

red de transparencia

informacin rta versin

archivos relativos

archivos ica