ferramenta de avaliação de rotina da qualidade de dados (arqd) measure evaluation
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Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados
(ARQD)
MEASURE Evaluation
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Ferramenta de Auditoria de Qualidade de Dados criada pelo Projeto do Fundo Global, MEASURE Evaluation, outros parceiros
Objetivo de avaliar a qualidade de dados para financiamentos baseados em desempenho
Utiliza a metodologia GAVI DQA(AQD) para avaliar a exatidão de dados de cobertura de imunização
Técnica de Amostragem por Conglomerados
Estimativa de qualidade de dados a nível nacional
Dois componentes: 1) Verificação de dados
2) Avaliação do sistema
Programas/projetos expressaram a necessidade de uma ferramenta para utilizar como auto-avaliação, capacitação e preparação para auditorias externas
Evolução da ferramenta ARQD
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AVALIAÇÃO DA QUALIDADE DE DADOS
FERRAMENTA DE AUDITORIA DA
QUALIDADE DE DADOS (AQD)
FERRAMENTA DE AVALIAÇÃO DE ROTINA
DA QUALIDADE DE DADOS (ARQD)
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Versão Auditoria…
Avaliação pela agência financiadora
Método padrão para implementação
Realizada pela equipa de auditoria externa
Limitada participação do Programa/Projeto nas recomendações feitas
Versão Auto-Avaliação...
Simplificada, com base na versão de auditoria
Utilização flexível pelo programa, equipa de IE (Informação Estratégica) para monitorar e supervisionar ou em preparação para uma auditoria externa
Auto-avaliação, pelo programa, do seu próprio sistema de M&A
O programa elabora e implementa o seu próprio plano de ação
A equipa de IE pode monitorar a qualidade dos dados entre os parceiros num país
Utilização das versões de Auditoria e Auto-Avaliação/Rotina
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Objectivos da ARQD
OBJETIVOS:
• VERIFICAR rapidamente 1) a qualidade dos dados divulgados em referência aos indicadores chave nos centros selecionados; e 2) a capacidade dos sistemas de gestão de dados para recolher, gerir e divulgar dados de qualidade.
• IMPLEMENTAR medidas através de planos de ação adequados para reforçar o sistema de gestão e divulgação de dados e melhorar a qualidade dos dados.
• MONITORAR o melhoramento da capacidade e do desempenho do sistema de gestão e divulgação de dados, para produzir dados de qualidade.
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Modelo Conceitual de ARQD
Dados de Qualidade
Unidade de M&A
Níveis Intermediários de Agregação(Ex: Distritos, Regiões)
Pontos de Serviço
Ge
stã
o d
e D
ad
os
e
Sis
tem
a d
e R
ela
tório
s
NÍ V
EIS
DE
RE
LA
TÓ
RIO
S
Dimensões da Qualidade (Anexo 1, Quadro 1)
Exactidão, Totalidade, Fiabilidade, Pontualidade, Confidencialidade, Precisão, Integridade
Capacidades, Funções e Responsabilidades de M&A
Formação
Requisitos de Divulgação dos Dados
Definições de Indicadores
Fomulários/Ferramentas para Recolha e Divulgação dos Dados
Processos de Gestão de Dados
Mecanismos e controlos da Qualidade dos Dados
Ligações com o sistema nacional de relatórios
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
Componentes Funcionais Necessários de um Sistema de Gestão de Dados para Assegurar a Qualidade dos Dados
(Anexo 1, Quadro 2)
Dados de Qualidade
Unidade de M&A
Níveis Intermediários de Agregação(Ex: Distritos, Regiões)
Pontos de Serviço
Ge
stã
o d
e D
ad
os
e
Sis
tem
a d
e R
ela
tório
s
NÍ V
EIS
DE
RE
LA
TÓ
RIO
S
Dimensões da Qualidade (Anexo 1, Quadro 1)
Exatidão, Totalidade, Fiabilidade, Pontualidade, Confidencialidade, Precisão, Integridade
Capacidades, Funções e Responsabilidades de M&A
Formação
Requisitos de Divulgação dos Dados
Definições de Indicadores
Fomulários/Ferramentas para Recolha e Divulgação dos Dados
Processos de Gestão de Dados
Mecanismos e controlos da Qualidade dos Dados
Ligações com o sistema nacional de relatórios
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
Componentes Funcionais Necessários de um Sistema de Gestão de Dados para Assegurar a Qualidade dos Dados
(Anexo 1, Quadro 2)
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A ARQD foi concebida para ter flexibilidade em sua utilização e pode desempenhar várias funções:
Verificações de rotina da qualidade de dados como parte de uma supervisão contínua de apoio
Avaliações iniciais e de seguimento dos sistemas de gestão e divulgação de dados – medição das melhorias de desempenho no decorrer do tempo:
Fortalecimento da capacidade técnica dos profissionais do programa em gestão e divulgação de dados:
Preparação para uma auditoria formal da qualidade de dados·
Avaliações externas realizadas por parceiros, outros intervenientes
Funções da ARQD
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Normalmente, a ARQD pode ser implementada em seis etapas:
Identificar o objetivo da ARQD
Selecionar os níveis e centros a serem incluídos
Identificar indicadores, fontes de dados e período dos relatórios.
Realizar visitas aos pontos de prestação de serviço / centros.
Examinar os resultados e as conclusões.
Elaborar um plano de reforço do sistema, incluindo medidas de seguimento.
Etapas de implementação
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PREPARAÇÃO
FASE 1
IMPLEMENTAÇÃO
FASE 2
PLANO DE AÇÃO
FASE 3
SEGUIMENTO
FASE 4
2. Definir os indicadores, as fontes de dados e o período
5. Verificar os dados
4. Avaliar o sistema de gestão de dados
1. Definir a abrangência da AQD
3. Identificar e notificar aos pontos de prestação de serviço
6. Resumir as conclusões e elaborar o plano de ação
7. Implementar as atividades e realizar o seguimento
A implementação é realizada na Unidade de M&A, nos pontos de prestação de serviços e nos níveis intermediários de agregação, dependendo da abrangência da AQD
Cronologia e etapas da ARQD
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DOENÇA INDICADORES PERÍODO DO RELATÓRIO
VIH/SIDA1.Número de pacientes a
tomar ARV Período de 3 meses
[1-Nov-05 / 31-Jan-06]Valores
nacionais
Tuberculose
2.O número de casos de TB com escarro positivo registados em DOTS, os quais tenham sido tratados com êxito
Período de 3 meses[1-Out-04 31-Dez-04]
Valores nacionais
Malária
3.Número de mosquiteiros tratados com insecticida (MTI) distribuídos (ou seja, o número de cupões resgatados)
Período de 6 meses
[1-Nov-2005 / 30-Abr-2006]
Valores divulgados
para o Fundo Global
Exemplo: Seleção de indicadores
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Verificação de dados
Análise de documentação
Recontagem dos resultados – rastrear e verificar
Verificações cruzadas – comparar com fontes de dados alternativos
Desempenho na divulgação de dados
Pontualidade, totalidade, disponibilidade (nível intermediário e superior)
Avaliação do sistema
Há elementos de estrutura implementados para assegurar a qualidade dos dados divulgados?
Metodologia da ARQD
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■ OBJETIVO: Avaliar em escala limitada se os Pontos de Prestação de Serviços e os Centros Intermediários de Agregação estão a recolher e divulgar dados de forma precisa e pontual.
■ A etapa de verificação de dados ocorre em dois estágios:
- Verificações aprofundadas nos Pontos de Prestação de Serviços; e
- Verificações de seguimento nos Níveis Intermediários de Agregação (Distritos, Regiões) e na Unidade de M&A.
Rastrear e verificar os dados referentes
aos indicadores
Unidade de Gestão de
M&A
Pontos de Prestação de
Serviços / Organizações
Níveis Intermediários de Agregação
(ex., Distrito, Região)
Rastrear e verificar os resultados divulgados
Metodologia da ARQD Componente de verificação de dados
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Verificação de dados da ARQD
Centro de Prestação de Serviços 5
Relatório mensal
No. ARV 50
Centro de Prestação de Serviços 6
Relatório mensal
No. ARV 200
Documento-Fonte 1
Documento-Fonte 1
Distrito 1
Relatório mensal
CPS 1 45
CPS 2 20
TOTAL 65
Distrito 4
Relatório mensal
CPS 5 50
CPS 6 200
TOTAL 250
Distrito 3
Relatório mensal
CPS 4 75
TOTAL 75
Unidade de M&A/Nacional
Relatório mensal
Distrito 1 65
Distrito 3 75
TOTAL 435
Distrito 4 250
ILUSTRAÇÃO
Centro de Prestação de Serviços 3
Relatório mensal
No. ARV 45
Documento-Fonte 1
Centro de Prestação de Serviços 4
Relatório mensal
No. ARV 75
Documento-Fonte 1
Centro de Prestação de Serviços 1
Relatório mensal
No. ARV 45
Documento-Fonte 1
Centro de Prestação de Serviços 2
Relatório mensal
No. ARV 20
Documento-Fonte 1
Distrito 2
Relatório mensal
CPS 3 45
TOTAL 45
Distrito 2 45
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PONTO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS - TIPOS DE VERIFICAÇÃO DE DADOS
Verificações Descrição -
Verificação no. 1:
Análise da
documentação
Examinar se os documentos-fonte de todos os indicadores estão disponíveis e completos para o período do relatório selecionado.
Em todos os casos
Verificação no. 2:
Verificação de
dados
Rastrear e verificar os números divulgados: (1) Recontar os valores divulgados com base nos documentos-fonte disponíveis; (2) Comparar os valores verificados aos valores divulgados pelo centro; (3) Identificar os motivos de eventuais diferenças.
Em todos os casos
Verificação no. 3:
Verificações
cruzadas
Realizar “verificações cruzadas” entre os totais verificados do relatório e outras fontes de dados (ex. registos de stock, relatórios de laboratório, etc.).
Se for viável
Pontos de Prestação de Serviços – Verificação de Dados
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Verificação de Dados - ARQD
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Avaliação do sistema de gestão e
divulgação de dados
Unidade de Gestão de
M&A
Pontos de Prestação de
Serviços / Organizações
Níveis Intermediários de Agregação
(ex., Distrito, Região)
Avaliar o sistema de gestão e divulgação de dados
■ OBJETIVO: Identificar potenciais riscos à qualidade dos dados criados pelosistema de gestão e divulgação de dados em:
- Unidade de Gestão de M&A;- Pontos de Prestação de Serviços;- Qualquer Nível Intermediário de Agregação (Distrito ou Região).
■ A ARQD avalia tanto (1) a concepção; como (2) a implementação do sistema de gestão e divulgação de dados.
■ A avaliação abrange 8 áreas funcionais (RH, Formação, Processos de Gestão de Dados, etc.)
Metodologia de ARQD Componente de Avaliação do Sistema
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QUESTÕES DE AVALIAÇÃO DO SISTEMA POR ÁREA FUNCIONAL
Áreas funcionais Exemplos de Questões
I Capacidades, funções e responsabilidades de M&A
1Os profissionais de M&A e gestão de dados estão identificados e com suas responsabilidades claramente atribuídas?
II Formação2
A maioria dos principais profissionais de M&A e gestão de dados recebeu formação necessária?
III Requisitos para divulgação de dados
3O Programa/Projeto documentou claramente (por escrito) o que é divulgado e a quem, para além de como e quando a divulgação é necessária?
IV Definições de indicadores 4
Há definições de indicadores operacionais que atendam aos padrões pertinentes e são seguidas sistematicamente por todos os pontos de prestação de serviços?
V Formulários / Ferramentas para recolha e divulgação de dados
5Há formulários padronizados de recolha e divulgação de dados que sejam utilizados sistematicamente?
6Os documentos-fonte são mantidos e disponibilizados em conformidade com uma política escrita?
Áreas Funcionais de um Sistema de M&A que afetam a qualidade dos dados
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VI Processos de gestão de dados
7Há documentação clara das etapas de recolha, agregação e manipulação dos dados?
VII Mecanismos e controlos de qualidade de dados
8Os problemas de qualidade de dados estão identificados e há mecanismos para resolvê-los?
9Há procedimentos claramente definidos e seguidos para identificar e conciliar discrepâncias nos relatórios?
10Há procedimentos claramente definidos e seguidos para a verificação periódica dos dados - fonte?
VIII Ligações com o Sistema Nacional de Divulgação de Dados
11O sistema de recolha e divulgação de dados do Programa/Projeto está ligado ao Sistema Nacional de Divulgação de Dados?
Áreas funcionais de um Sistema de M&A que afetam a qualidade dos dados
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Avaliação do Sistema de ARQD
1Há técnicos responsáveis especificamente por examinar os valores agregados antes de encaminhá-los ao próximo nível (p.ex., aos distritos, aos gabinetes regionais, à Unidade Central de M&A).
Sim - Completamente
2A responsabilidade pelo registo dos serviços prestados em documentos-fonte está claramente atribuída a um técnico / profissional pertinente.
Parcialmente
3Todos os técnicos / profissionais pertinentes receberam formação sobre os processos e as ferramentas de gestão de dados.
Não - Nada
4A Unidade de M&A deu orientação por escrito aos Pontos de Prestação de Serviços sobre os requisitos e os prazos para divulgação de dados.
Parcialmente
5A Unidade de M&A deu instruções claras sobre como preencher os formulários/ferramentas de recolha e divulgação de dados.
Não - Nada
6Os documentos-fonte e os formulários/ferramentas de divulgação de dados especificados pela Unidade de M&A são utilizados com uniformidade pelo Ponto de Prestação de Serviços.
Sim - Completamente
7Todos os documentos-fonte e formulários de divulgação de dados pertinentes à medição do(s) indicador(es) estão disponíveis para fins de auditoria (incluindo os relatórios impressos e datados, no caso de um sistema informatizado).
Parcialmente
8
Os dados recolhidos no documento-fonte têm exactidão suficiente para medir o(s) indicador(es) (ou seja, são recolhidos dados relevantes, com distribuição por sexo, faixa etária, etc., quando o indicador especifica a desagregação de acordo com estas características).
Sim - Completamente
Parte 2. Avaliação do Sistema
I - Capacidades, Funções e Responsabilidades de M&A
II - Formação
III - Requisitos para divulgação de dados
IV - Formulários e ferramentas de recolha e divulgação de dados
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1- Solidez do Sistema de M&A, avaliação baseada numa revisão do sistema de gestão e divulgação de dados do programa/projeto, incluindo respostas para as questões resumidas gerais sobre a qualidade da concepção e implementação do sistema;
2- Fatores de verificação gerados no exercício de recontagem de rastreamento e verificação realizado com os registos primários e/ou relatórios agregados (ou seja, o razão entre o valor recontado do indicador e o valor relatado);
3- Relatórios disponíveis, pontuais e completos percentagens calculadas no Nível Intermediário de Agregação e na Unidade de M&A;
4- Plano de ação para reforçar o sistema em cada nível avaliado.
Resultados da ARQD
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Estatísticas resumidas da ARQD – Painel do Nível Específico
Parte 4: PAINEL: Unidade de M&A
Avaliação da Gestão de Dados - Unidade de M&A
2.0
1.0
2.31.0
1.0
3.0
2.3
0
1
2
3
Capacidades, Funções eResponsabilidades de M&A
Formação
Definição dos indicadores
Exigências de divulgação de dadosFormulários e ferramentas derecolha e divulgação de dados
Gestão de dados e controlos dequalidade
Ligações com o Sistema Nacional
Verificação de Dados e Relatórios - Unidade de M&A
80%
100%
90% 90%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Factor deverificação
% disponíveis % pontuais % completos
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Estatísticas Resumidas de ARQD – Painel Global
DIMENSÕES DA QUALIDADE DE DADOS – Distribuição das respostas à lista de verificação por dimensão(Nota: O número de respostas está localizado em cada barra colorida)
13
12
7
6
10
3
3
17
13
8
7
7
4
4
21
21
14
15
15
3
10
1
1
1
1
0
0
1
0.00% 10.00% 20.00% 30.00% 40.00% 50.00% 60.00% 70.00% 80.00% 90.00% 100.00%
Exactidão
Fiabilidade
Pontualidade
Totalidade
Precisão
Confidencialidade
Integridade
Sim -Completamente
Parcialmente
Não - Nada
N/A
Avaliação da Gestão de Dados - Consolidação Global
0
1
2
3
Capacidades, Funções eResponsabilidades de M&A
Formação
Definição de Indicadores
Requisitos para Divulgação deDados
Formulários e Ferramentas derecolha e divulgação de dados
Processos de gestão de dados econtrolo de qualidade
Ligações com o Sistema Nacionalde Divulgação de Dados
Verificação de Dados e Relatórios - Consolidação Global
95%90% 90%
42%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
% Disponíveis % Pontuais % Completos Factor deVerificação
![Page 24: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/24.jpg)
Resultado da ARQD - Plano de Ação para Fortalecer o Sistema
País:
Programa/Projecto
Data da ARQD:
Data do seguimento proposto
Acrescente linhas conforme for necessário
Plano de Acção Final da ARQD
Necessidades de assistência técnica
Data do seguimento e comentários
PrazoDescrição do ponto de acção Responsável
![Page 25: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/25.jpg)
NÍVEL DE DIVULGAÇÃO
DE DADOSCONCLUSÕES RECOMENDAÇÕES
Unidade de M&A Nacional
Não há nenhuma documentação que especifique as funções e responsabilidades de gestão de dados, cronogramas de divulgação de dados, formulários padronizados, política de armazenamento…
Desenvolver um manual de gestão de dados a ser distribuído para todos os níveis de divulgação
Incapacidade de verificar os valores divulgados pela Unidade de M&A em virtude da excessiva falta de relatórios (dos Pontos de Prestação de Serviços) (67%)
Arquivar sistematicamente todos os relatórios dos Pontos de Prestação de Serviços
Elaborar normas sobre como lidar com relatórios em falta ou incompletos
A maioria dos relatórios recebidos pela Unidade de M&A não são assinados por nenhum funcionário ou gestor do Ponto de Prestação de Serviços
Enfatizar a necessidade de realizar uma revisão documentada dos dados apresentados – por exemplo, não aceitando relatórios não revistos
ILUSTRAÇÃO
Ilustração – Conclusões sobre os sistemas na Unidade de M&A (VIH/SIDA)
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NÍVEL DE DIVULGAÇÃO
DE DADOSCONCLUSÕES RECOMENDAÇÕES
Nível Intermediário
de Agregação
Impossibilidade de acessar aos documentos-fonte (ou seja, relatórios dos Pontos de Prestação de Serviços) referentes a um determinado período
Melhorar o processo de armazenamento de documentos-fonte, identificando claramente o documento-fonte armazenado por data
Pontos de prestação de
serviços’’
Confusão acerca da definição do que venha a ser um paciente “perdido para seguimento” (3 meses para o Hospital Temeke; 2 meses para o Hospital Iringa).
A Unidade de M&A deve comunicar claramente, para todos os pontos de prestação de serviços, a definição de um paciente “perdido para seguimento”
Os pontos de prestação de serviços não removem sistematicamente pacientes “perdidos para seguimento” das contagens de pessoas que estão a receber ART
Elaborar um mecanismo para assegurar que os pacientes “perdidos para seguimento” sejam removidos sistematicamente das contagens de pessoas que estão a receber ART
Nos casos de "centros satélites", o sistema de divulgação de dados e os documentos-fonte nem sempre identificam a localização de um paciente
Elaborar um sistema de codificação que identifique claramente o local de tratamento de um paciente, para que se possa fazer a verificação dos dados
![Page 27: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/27.jpg)
Principais fatores de êxito para a qualidade dos dados
1. Sistemas de informação eficientes
2. Definição dos indicadores clara e utilizada com uniformidade em todos os níveis
3. Descrição das funções e responsabilidades em todos os níveis
4. Cronogramas específicos de divulgação de dados
5. Formulários / ferramentas de recolha e divulgação de dados padronizados / compatíveis, com instruções claras
6. Procedimentos de revisão de dados documentados, a serem executados em todos os níveis
7. Procedimentos para resolver problemas de qualidade de dados (dados em falta, contagem repetida, pacientes perdidos para seguimento…)
8. Política de armazenamento e práticas de preenchimento que permitam a recuperação de documentos para fins de auditoria
![Page 28: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/28.jpg)
PREPARAÇÃO:
Finalidade da documentação solicitada
Para ajudar a selecionar os pontos de prestação de serviço a serem visitados.
Lista de pontos de prestação de serviços
com os resultados mais recentes
1
Para possibilitar o entendimento da concepção do Sistema de Gestão e Divulgação de Dados.
Para familiarizar a Equipa de Avaliação com os formulários e relatórios a serem examinados.
Para compreender como os dados são registados e divulgados pelos Pontos de Prestação de Serviços para a Unidade de M&A.
Descrição do sistema de divulgação de dados
2
Modelos de formulários
3
Outros documentos
4
![Page 29: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/29.jpg)
Algumas Experiências com a ARQD
Nigéria
Quénia
Tanzânia
Costa do Marfim
Guiana
Haiti
Moçambique
![Page 30: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/30.jpg)
Exercício
Em pares analisem os dados dos relatórios e utilizem a ferramenta ARQD – Parte 1 Verificação de Dados para o nível intermediário e Unidade de M&A.Calcule os índices quanto a:
• Fator de Verificação• Disponibilidade• Pontualidade e• Relatórios Completos
![Page 31: Ferramenta de Avaliação de Rotina da Qualidade de Dados (ARQD) MEASURE Evaluation](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062404/552fc148497959413d8e1586/html5/thumbnails/31.jpg)
A MEASURE Evaluation é financiada pela Agência de
Desenvolvimento Internacional dos EUA (USAID) por meio do
Acordo de Cooperação GHA-A-00-08-00003-00 e é implementada
pelo Centro Populacional da Carolina, Universidade da Carolina do
Norte, em parceria com Futures Group, John Snow, Inc., Macro
International Inc., Management Sciences for Health, e Tulane
University.
Visite-nos on-line em http://www.cpc.unc.edu/measure.