eloecm kongres2014 - elo.com · pentadoc consulting presented elo digital office with the ecm award...

ELOECMKongres2014

ELO 2011 – ELO 8Zarządzanie Dokumentami, ArchiwizowanieObieg Dokumentów

ELO 2011 – ELO 8Zarządzanie Dokumentami, ArchiwizowanieObieg Dokumentów

Elke Schönemann,ELO Digital Office Sp. z [email protected]

1515ELO ECM Kongres 2014 | Warszawa, 25.06.2014 | www.elo-digital.plELO ECM Kongres 2014 | Warszawa, 25.06.2014 | www.elo-digital.pl

Firma (prawie) bez papierów?


Firma (prawie) bez papierów?


ELO – co to oznacza?Electric Light Orchestra - www.elomusic.com


ELO – co to oznacza?www.elo-zucht.de


ELO – co to oznacza

Elektronischer

Leitz

Ordner

Elektroniczny

Leitz

Segregator

ELOElektroniczny Segregator Leitz


ELOprofessional i ELOenterprise 72009

O nas - Innowacja z tradycją

Wprowadzenie ELOenterprise2004Wprowadzenie ELOprofessional1998Powstanie ELO Digital Office GmbH1996Pierwszy Elektroniczny Segregator Leitz (ELOoffice)1995Louis Leitz założył swoją pierwszą firmę1871

Nowa strona web, ELOoffice 82008

ELOoffice 92010ELOprofessional/enterprise 2011 (ELO 8)2011ELOoffice 102014ELOprofessional/enterprise 92014


O nas(Liczby, dane fakty)

• 280 pracowników, 130 w Niemczech,

• 400 Partnerów na świecie

• ELO jest w krajach: Niemiec, Austria, Szwajcaria, Czechy, Węgry, Polska, Asia

(Singapur), Australia

• Ca. 600.000 produktywne licencje w użyciu

• Ca. 6000 zrealizowanych projektów ELOprofessional / ELOenterprise

• ciągły wzrost coroczny powyższej 20%

• 2012 wzrost obrotów też o 19,8%

• Leader rynku w Niemczech (na podstawie użytkowników)


ELOProducent ECM roku 2013

Pentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECM Award at this year's DMSExpo.The independent consulting firm specializing in Enterprise Content Management (ECM)honored ELO in the category of "ECM Manufacturer of the Year".

ELO received the prize for the first time since the company's founding 15 years ago – andprevailed against two renowned competitors in the finals.The title was awarded to ELO following an online vote. ELO also made it into the top three inthe category of "Innovative Project Implementation".

ELO receives "ECM Manufacturer of the Year" awardPentadoc Consulting presented ELO Digital Office with the ECMAward 2013 at this year's DMS Expo. For ELO, the ECM Award –determined based on an online customer poll – is a recognition ofits successful work. The ECM Award also underscores customersatisfaction with ELO ECM and their loyalty to the company.


O nasPartnerzy technologiczne

3434ELO ECM Kongres 2014 | Warszawa, 25.06.2014 | www.elo-digital.plELO ECM Kongres 2014 | Warszawa, 25.06.2014 | www.elo-digital.pl1.2

Szef wydziału –Drugi podpis

OtwarcieRejestracjaSortowanieDystrybucja

Poczta wejście

Specjalista

Supervisor

Wydział, Oddział

Specjalista

Poczta wyjście

Często bałagan, wolne tempozałatwiania spraw!!

Jak (tradycyjnie) wygląda praca?


SkanowanieIndeksowanie

Poczta wyjście

Specjalista

Do archiwizacji

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.


SkanowanieIndeksowanie

Poczta wyjście

Specjalista

Szef działu

Jak może wyglądać praca pod ELO w przyszłości?

Wszystkie dokumenty „pod ręką”,szybkie tempo załatwiania spraw.

Do archiwizacji, aw przyszłościbezpośredniodo niszczarki


Zarządzanie dokumentami z ELOZarządzanie dokumentami z ELO

Papierfaks Aplikacje

ERP, CRM, CAD,Dicom

E-Mail Archiwizowanieplików, Fileserver

PracownikPracownik Pracownik


ECM / DMS – ERP – CRM

ERP CRM

ELO


ERP – CRM – ECM / DMSObszary funkcjonowania oprogramowania ERP

ERPStandardowe obszary zastosowania

Zarządzanie zasobami (zakup, magazynowania,dyspozycja …),

Produkcja, Księgowość, Controlling, Zarządzania zasobami ludzkimi, Badania i rozwój, Sprzedaż i marketing, Zarządzanie danymi podstawowymi


ERP – CRM – ECM / DMSObszary funkcjonowania oprogramowania CRM

CRM Informacje adresowe Pełna historia kontrahenta Akcje marketingowe

Raporting Prosta statystyka kontrahenta Szybka informacja na temat zleceń

Zarządzanie czasem Multichannel Management Integracja w produkty typu Office Ewentualnie integracja do istniejącego DMS


ERP – CRM – ECM / DMSObszary funkcjonowania oprogramowania ECM / DMS

ECMDMS

Równoległy dostęp do dokumentów dla nie tylko jednegoużytkownika

Pracownicy z różnych lokalizacji potrzebują dostęp dodokumentów

Likwidacja niepotrzebnych kopii Redukcja miejsca do archiwizowania dokumentów

papierowych, Obniżenie kosztów archiwizowania Archiwizacja dokumentów, objęcie słowami kluczowymi Szukanie i znalezienie dokumentów


ELO Linie produktowe

„Out of the Box“-Produkt DB Access (Jet Engine) Fileserver Architecture Maks.10 miejsc prac w sieci maks. 200.000 dokumenty /

Archiwum 4 Archiwa Fulltext-Engine zawarte Analiza OCR synchroniczny Rozpoznanie Barcode VB Script interfejs programist. Tylko do Windows

Client-/Server- Architektura MS SQL / Oracle / IBM DB2 Maks 2.000.000.000 dok. Maks. 1000 Użytkowników Nielimitowana ilość archiwów Architektura modularna All-in-One 1-Server-Solution Java-Technology (J2EE) Analiza OCR asynchroniczny Workflow zawarte VB i Java Scripting na Klienta Automation Server zawarte Strategia multiklient Serwer tylko pod Windows

Wysoko skalowalnyy Wysoka wydajność Różne Accessmanagery Możliwość instalacji w clustrach Wysoka dostępność Standard Maks. 10.000 users MS SQL / Oracle / IBM DB2 Niezależnie od platformy

Różnice

migracja możliwa52


ELO Strategia Multi-ClientOdpowiedni klient dla każdego systemu

Windows KlientWindows Klient




Java Klient(Windows, Linux, Mac OS)







Web AccessWeb Access







ELO FilesystemELO Filesystem








Outlook KlientOutlook Klient









MicrosoftOffice Klient










MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint











MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint



ELO forLotus Notes

ELO forLotus Notes









MicrosoftSharePoint

MicrosoftSharePoint

SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad

SmartPhone, Tablet,iPhone, iPad



ELO forLotus Notes

ELO forLotus Notes


Zarządzanie Teczkami pacjenta łącznie ze zdjęciamiDICOM (certyfikowany Viewer od Synedra)


Rewolucja w e-fakturowaniu –Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13.07.2010

Dyrektywa ta pozwala na stosowanie dowolnej technologii , która zapewnia autentyczność pochodzeniaintegralność treści i czytelność.

Fakturą elektroniczna jest każda faktura, która zawiera wymagane dane jako faktura i spełnia ww. wymogi.

Uwaga: W pełni wprowadzone musiało być do końca 2012 roku, w Polsce zostały dodatkowe zmiany w2013 roku wprowadzone

Autentyczność pochodzenia: Przez kogo została wystawiona, ewentualne dane zawarte wwłaściwościach pliku, plus ewentualne archiwizowanie mailaIntegralność treści: w fakturze nie można zmienić dane, nieedytowalny plik, ewentualnie archiwizowaniejako read only (Revisionsecurity)Czytelność faktury: np. jako PDF/A, trzeba posiadać oprogramowanie do oglądania, ale taka faktura niemoże podlegać zmianom w trakcie przechowywania


ITPP3/443-51/13/MD - Możliwość archiwizowania fakturotrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formieelektronicznej (skanów zapisanych na serwerze …..)

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy - 3 kwietnia 2013 r.……….Procedura przechowywania faktur VAT będzie przebiegała w następujący sposób:• kontrahent wysyłał będzie fakturę VAT w formie papierowej na adres Spółki,• oryginalna faktura VAT (otrzymana w formie papierowej) skanowana będzie w dniu otrzymania jej przez Spółkę,• skan faktury potwierdzany będzie za zgodność z wersją papierową przez zarząd lub osobę upoważnioną, przy użyciu podpisu elektronicznego oraz znacznika czasu,• wersja elektroniczna (skan) przechowywana będzie na serwerze, kolokowanym w zewnętrznej firmie, z którą Spółka posiada podpisana umową dotyczącą

kolokowania serwera,• po wprowadzeniu faktury VAT na serwer, faktura VAT w formie papierowej nie będzie przechowywana i zostanie zniszczona.Wszystkie zeskanowane faktury VAT przechowywane będą w opisany sposób, przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego, zapewniającautentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. W przypadku potencjalnej kontroli, Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny dostępdo faktur VAT przechowywanych w wersji elektronicznej, które jednocześnie będą spełniały wymogi czytelności i łatwości ich odszukania.Na tym tle Spółka powzięła wątpliwość dotyczącą możliwości archiwizowania faktur otrzymanych w formie papierowej wyłącznie w formie elektronicznej(skanów zapisanych na serwerze podmiotu trzeciego) w kontekście prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Mając na uwadze przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane regulacje z zakresu podatku od towarów i usług potwierdzić należy, żeSpółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane na serwerzepodmiotu trzeciego), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ichwystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający nałatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nichzawartych. Potwierdzeniem powyższego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj.ustanowienia wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione……..Tym samym Spółka będzie mogła dokonywać odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur VAT otrzymanych w formie papierowej, aleprzechowywanych w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynnościopodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy.


Workflow

DMS-Client

Serwer Archiwum

Modularność

Barcode-/Rozpoznanie…

formularze

Fulltext / OCR

COLD-XMLImport

ERPArchivlink

BackupSerwer

Click & ViewDostęp doarchiwum

MobilReplikacja

EmailIntegracja Government

Multi CAD

Podpiselektroniczny

Web Access


ModułyPrzegląd

Pokazanie & Wyszukiwanie

ELO Web access

ELO for Phone, iPhone, Tablet

ELO Windows Client

….. ELO strategia Multiklient


ModułyPrzegląd

Importowanie & Procesy

ELO Business Logic Provider (BLP)

ELO XML

ELO Barcode

ELO COLD

ELOoffice

ELOprofessional

ELOenterprise

Kompatybilność Modułów:


ModułyPrzegląd

Zapisanie & Bezpieczeństwo

ELO Backup

ELO Mobil

ELO Replication


ModułyPrzegląd

Rozpoznanie & Klasyfikacja

ELO OCR

ELO DocXtractor

Utworzenie & Zarządzanie

ELO Web Content Management (WCM)

ELO Signature

ELOECMKongres2014

ELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztoweELO Digital Office sp. z o.o.

Faktury kosztowe


Faktury kosztoweRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,…

ELO

COLDBLP

XML EDIWymiana danych elektr.

Skrzynkawejściowa Archiwum

ERP

PDFELO XC

DocXtractorDokumenty elektroniczne

ELO Notes

półautomatBarcode

OCR

Dokumenty-PapierRęcznie

DocXtractor

ELOECMKongres2014

ELO Digital Office sp. z o.o.Obiegi oparte na formularzachELO Digital Office sp. z o.o.Obiegi oparte na formularzach


Obieg oparte na formularzach –Wniosek urlopowy


BANF – Złożenie wniosku o realizowaniuzamówienia


Sprawdzenie faktur(formularz plus dokument)

ELOECMKongres2014

ELO Digital Office sp. z o.o.KancelariaELO Digital Office sp. z o.o.Kancelaria


KancelariaRozwiązanie

SAP, Sage, Microsoft Dynamics, inforCOM,…

ELO

COLDBLP

XML EDIWymiana danych

Skrzynkawejściowa Archiwum

ERP/CRM

PDFELO XC

DocXtractorDokumenty elektroniczne

ELO Notes

półautomatBarcode

OCR

Dokumenty papieroweręcznie

DocXtractor

ELOECMKongres2014

ELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie aktami


Zarządzanie Teczkami /SegregatoramiRozwiązanie

Archiwum(ELO)

Archiwum(Papier)

ELOECMKongres2014


Zarządzanie umowamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie umowami


Zarządzanie umowamiRozwiązanie(Przykład: Ponowne przełożenie przed terminem zakończenia)

Archiv

#Ponowne przeł. = 01.10.2014#Termin zakończ. = 30.11.2014#Przedmiot umowy = ….

Dane indeksowe

ELOECMKongres2014


Zarządzanie e-MailamiELO Digital Office Sp. z o.o.

Zarządzanie e-Mailami


E-Mail ManagementRozwiązanie

ArchiwumGateway

Mailserwer

Po stronie klienta(Mailbox)Po stronie serwera(Mailbox)Dziennik

Mailboksy

Mailboks

Możliwe szenariusze:


Uprawnienia do dokumentów i elementów struktury(folderów)

Pan Kowalski Pan Schmidt

Księgowość, Dział Kadrowy Księgowość

Podanie oprace

Zarobki

Zamówienia

Potw. dostawy

FakturyPotw. dostawy

Zamówienia Faktury


Przy założeniu iż przy codziennej pracy : 6 minut/godzinę każdy pracownikzajmuje się szukaniem, archiwizowaniem, uporządkowaniem, …..

To jest : 10% czasu pracy !!!

Każdy pracownik kosztuje bez uwzględnienia kosztów miejsce pracy ……PLN/rok

10% z tego są ………PLN !!!

Argumentacja pożyteczności:„Rachunek 6-minutowy“


Archiwum papierowe

1 segregator = 500 arkuszy1 metr półki = 12 segregatorów = 6.000 arkuszy

6 metrowych półek do wysokości 1,80 m = 1 metr regału1 metr regału = 70 segregatorów = 35.000 arkuszy

Archiwum elektroniczne ELO1 dokument = ca. 60 KB1 dyskietka = 1,4 MB = ca. 28 dokumentów

1 CD-ROM = 650 MB = 13.000 dokumentów = 26 segregatorów

1 Hard Disk = 20 GB = 400.000 dokumentów = 800 segregatorów= 66,67 metry półek = 11,1 m Regału

Porównanie objętości archiwów


Wybrane nowe Referencje 2012Wybrane nowe Referencje 2012


Z listy klientów w Polsce

• PKP Cargo• PGE Rzeszów• NFZ Szczecin• Zarząd dróg wojewódzkich w Krakowie• Powiatowy Urząd Pracy w Stargardzie

Szczecinskim• Eurobank• Bank Spółdzielczy w Skierniewicach• PIU Warszawa• Zarząd Morskich Portów Szczecin i

Świnoujście S.A.• Wirtualna Polska S.A.

• Muzeum historyczne m.st. Warszawy• Zarząd portu Gdańsk• Bertelsmann Arvato• Weltbild Polska• Workservice• Centrum Nauki Kopernik w Warszawie• Home.pl• Marvipol S.A.


Zarządzanie Dokumentami z ELOZarządzanie Dokumentami z ELO

LiveDemoLiveDemo


Pytania & Odpowiedzi

Dziękujemy za uwagę……


ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 StuttgartELO Digital Office Sp. z o.o., ul. Kombatantów 34, PL 66-400 Gorzów Wlkp.

ELO Digital Offi ce, ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional i ELOenterprise są znakami towarowymi ELO Digital Office GmbH w Niemczech i / lub w innych krajach.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® i Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® są zarejestrowanymi znakami towarowymi Microsoft Corporation w USA i / lub w innychkrajach. Inne nazwy firmy, produktów i usług mogą być znakami towarowymi innych producentów. Niniejsza publikacja stanowi jedynie niewiążącą informację ogólną i nie zastępujeszczegółowej porady indywidualnej. Informacje zawarte w niniejszej publikacji mogą zostać zmienione w dowolnym momencie, również bez uprzedzenia. W szczególnościwłaściwości techniczne i funkcje mogą się różnić w zależności od kraju, w którym nasze produkty są oferowane. Aktualne informacje na temat produktów ELO, warunków umowy icen otrzymają Państwo w poszczególnych spółkach ELO oraz u Partnerów Biznesowych ELO i / lub u Partnerów Handlowych ELO. Informacje o pro- duktach są zgodne zaktualnym stanem. Przedmiot i zakres usług są określane wyłącznie przez odpowiednie umowy. Firma ELO nie gwarantuje, że jej produkty lub inne usługi zapewniają zgodność zokreślonymi przepisami prawnymi. Klient jest odpowiedzialny za przestrzeganie obowiązujących przepisów bezpieczeństwa oraz innych przepisów prawa krajowego imiędzynarodowego. Zmiany, pomyłki i błędy w druku pozostają zastrzeżone. Przedruk i powielanie, również fragmentaryczne, jest możliwe tylko po uzyskaniu pisemnej zgody ELODigital Office GmbH, bądź spółek powiązanych.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2013. Wszelkie prawa zastrzeżone

ELOECMKongres2014

Thank you for your attentionThank you for your attentionAny questions?Any questions?

ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D-70191 StuttgartELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 LinzELO Digital Office CH AG, Lagerstrasse 14, CH-8600 Dübendorf

Die ELO Homepage finden Sie unter: www.elo.com

ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern.Microsoft®, MS®, Windows®, Word® und Excel®, PowerPoint®, SharePoint®, Navision® sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern.Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein.

Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenenInformationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren.Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen.ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltunganwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich.

Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH.

© Copyright ELO Digital Office GmbH 2014. Alle Rechte vorbehalten.

ELOECM Fachkongress2014

eloecm kongres2014 - elo.com · pentadoc consulting presented elo digital office with the ecm award...

Documents