w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DOCFLOW DOCFLOW

Integrazione Documentale e Integrazione Documentale e Business Business ProcessProcess Management Management nel Portale SharePointnel Portale SharePoint

Andrea Cera – Client Manager

SOLUZIONI AGILI PER IMPRESE AGILIDocFlow Italia Spa Tel 02 57 50 33 66 marketing@docflow.it www.docflow.com

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Indice

• Ambito e Obiettivi• Sharepoint per l'Enterprise Web 2.0• Integrazione Collaboration / Document

Management– Archiviazione

– Pubblicazione

– Ricerca Federata

• Business Process Management– Single Sign On

– Web Parts di integrazione BPM

– Integrazione Applicativi

• Conclusioni

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Ambito e Obiettivi

• L’ambito in analisi è l’integrazione dei sistemi Documentali e del Business Process Management all’interno di un Portale di Collaboration basato su SharePoint.

• Obiettivo dell’integrazione è far si che dalla Intranet aziendale si possa interagire in maniera semplice e integrata con il sistema di Enterprise Content Managemt(OpenText DM) e con le Applicazioni e i Processi aziendali (Metastorm) :– Archiviare documenti dal Portale nel Documentale OpenText DM

– Pubblicare documenti dal Documentale OpenText DM nel Portale SharePoint

– Fare  Ricerche Federate  di  documenti  sia  nelle  librerie  di  SharePoint  che  nel Documentale OpenText DM

– Integrare  le  funzionalità di  Metastorm BPM  per  la  gestione  e  amministrazione  dei Processi (To Do List, Watch List, Process Administration, Dashboard)

– Integrare gli applicativi aziendali basati sui processi di Metastorm

– Integrare Security e Autentication

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Scenario

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Sharepoint per l'Enterprise Web 2.0

• Collaboration– Grazie alle possibilità offerte da SharePoint è possibile lavorare in modo più efficiente con le altre 

persone della propria organizzazione.

• Social Networking– Facilita l'interazione e networking delle persone a livello aziendale aumentando la circolazione della 

conoscenza e i contatti professionali aziendali: • Communities

• Forums & Web Discussions

• RSS • Wiki

• Blogs• Folksonomy

• Collaborative tagging

• Social classification• Social indexing

• Social tagging• Tag Cloud

• Mashups (con Search) 

• Knowledge Management (KM)– Consente di aggregare documenti in strutture definibili dall'utente

– Permette di formalizzare l'organizzazione aziendale con siti interni ed esterni "raccoglitori" di informazioni, dati, manuali e modulistica aziendale. Le funzionalità documentali di Sharepoint sono ideali per portali di Formazione, E‐ Learning, Training, Project Management e per centralizzare la knowledge dell' azienda.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Collaboration > Document Management

• Integrare in maniera bidirezionale il sistema di Collaborationbasato su SharePoint con il sistema di DocumentMananagemet basato su eDOCS per consentire di gestire i documenti nel Portale mediante un interfaccia utente unificata.

– Singolo click per archiviare documenti da SharePoint in eDOCS

– Pubblicazione documenti da eDOCS nel Portale SharePoint

– Ricerca Federata dei documenti sia su SharePoint che in eDOCS

– Inserimento in SharePoint di link a documenti archiviati in eDOCS

– Possibilità di  lavorare mediante  l’interfaccia di SharePoint e archiviare  in automatico  i documenti in eDOCS

– Archiviazione in eDOCS da SharePoint mediante regole predefinite dipendenti dal ciclo di vita del documento

– Gestione della security mediante Single Sign On

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Archiviazione su DM da SharePoint

Dal menù contestuale dei documenti SharePoint sarà resa disponibile la nuova voce “Save document to DM” che consente di archiviare i documenti in OpenText DM.

Al termine dell’operazione, in una finestra separata, viene visualizzato il profilo (attributi) del documento trasferito per eventuali correzioni / integrazioni.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Ricerca Federata

• La funzionalità di ricerca può essere realizzata  in modo da prendere in  considerazione  sia  i  documenti  residenti  su  MOSS  2007  che  i documenti storicizzati nel Documentale OpenText DM.

• Per  fare  questo  si  può  inserire  nel menù di  sinistra  di MOSS  una nuova  voce  “Ricerca  Federata” per  attivare  una  WebPart che richiede  in  input  la  KeyWord che  verrà cercata  nella  documentlibrary di  SharePoint  e  nella  libreria  Documentale  DM  (vedere screen‐shot successivo). 

• I risultati della ricerca vengono presentati in due schede separate, la prima  elenca  i  documenti  trovati  in  SharePoint,  la  scheda “Documentale” quelli estratti dal OpenText DM.

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Risultati SharePoint

Documenti trovati in SharePoint

KeyWord

Documenti trovati in eDOCS

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Risultati Documentale DM

Documenti trovati in eDOCS

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Business Process Management

• Integrazione del BPM Metastorm all’interno del Portale SharePoint in modo da consentire agli Utenti di vedere e gestire i Processi nei quali è coinvolto mediante un accesso facilitato e un interfaccia unificata.

• Possibilità di inserire all’interno del Portale delle Web Partsche ereditano gli attributi del Site con le seguenti funzionalità:

– Integrazione della Security mediante Single Sign On 

– To Do List dell’utente come tabella configurabile

– Wath List dell’utente come tabella configurabile

– Process Administration, per la gestione dei Processi

– Custom List, per creare liste ad hoc

– Interactive Dashboard, per visualizzare i KPI

– Apertura dell’applicativo Metastorm all’interno del Site 

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Web Parts di Integrazione BPM

To Do List integrata

Watch List integrata

InteractiveDashboard

Process Administraion

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

Conclusioni

Per raggiungere gli obiettivi di produttività desiderati occorre dare al team strumenti di  collaborazione,  gestione  del  ciclo  di  vita  del  documento  e  gestione  dei  processi aziendali  con  funzionalità evolute  ma  che  sia  possibile  integrare  nell’interfaccia utente, nei sistemi di gestione e nelle politiche di sicurezza.

•SharePoint – Usabilità e integrazione con tools di creazione

– Funzionalità di Collaboration

– Social Networking

•eDOCS– Gestione del ciclo di vita del documento secondo le politiche aziendali

– Storicizzazione e archiviazione

•BPM Metastorm– Gestione processi aziendali basati sulle persone

– Applicazioni aziendali

w w w . d o c f l o w . c o mS O L U Z I O N I   A G I L I   P E R   I M P R E S E   A G I L  I 

DocFlow Italia Spa – Centro Direzionale Milanofiori Strada 4 Palazzo Q8 – 20089 Rozzano MI Tel 02 57 50 33 66 Fax 02 57 50 33 69 marketing@docflow.it

www.docflow.com

DOCFLOW ITALIADOCFLOW ITALIAANDREA CERAANDREA CERAClient ManagerTEL: 02 57 50 33 66

grazie