La gestione dei documenti e dei processi del flusso amministrativo in Italtel

Italtel, Italtel logo and iMSS (Italtel Multi-Service Solutions) are registered trademarks owned by Italtel S.p.A. All other trademarks mentioned in this document are property of their respective owners. Italtel S.p.A. cannot guarantee the accuracy of the information presented, which may change without notice. All contents are ©Copyright 2006 Italtel S.p.A. - All rights reserved.

Giuseppe Russo - Head of Solution Delivery ITALTEL

Agenda 2

Introduzione: l’azienda Italtel

La gestione dei documenti e dei processi del flusso

amministrativo Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori

Workflow approvazione OdA

Conservazione Sostitutiva

Qualche numero

Conclusioni e sviluppi futuri

3Chi siamo

Essere partner di riferimento degli operatori di telecomunicazioni, delle Grandi Imprese e delle Pubbliche Amministrazioni nella realizzazione di reti IP di nuova generazione e nella messa a punto di servizi multimediali e convergenti rivolti ai loro clienti.

Attività

Mission

Italtel progetta, sviluppa e implementa soluzioni per reti e servizi di telecomunicazioni di nuova generazione, basati su protocollo IP, oltre che servizi di supporto all’operatività delle reti.

NGN- NGS

4Chi siamo

Leadership tecnologicaLa tecnologia Italtel è alla base delle reti di telecomunicazione di 40 operatori nel mondo

**del mercato, 2008, Yankee Group

14%**SOLUZIONI

INNOVATIVE NGN:

Leader EMEAnel 2007

**del mercato, 2008, Yankee Group

SOFTSWITCH:leader EMEA tra i primi 3 playera livello mondiale

21%*

5Chi siamo

Capacità di innovazioneL’attività di sviluppo e innovazione di soluzioni proprietarie innovative all’avanguardia è un asset strategico

20,3% del FATTURATO 2007investito in Sviluppo e Innovazione

20,3 %

45% dei DIPENDENTIdedicati alle attività di Sviluppo e Innovazionenei laboratori di Settimo Milanese e Carini (PA)

45%

6

Soluzioni attive in oltre 20 paesi del mondo

Le sedi italiane del Gruppo sonoa Settimo Milanese, Roma e Carini (PA).

Gli specialisti in Delevopment &Innovation sono oltre 1000:

Chi siamo

2.300 dipendenti

800 - MI

230 - PA

30 - RM

7Presenza nel mondo

GuatemalaGuatemala

ColombiaColombia

BrasileBrasile

ArgentinaArgentina

UKUK

FranciaFrancia

SpagnaSpagna

ItaliaItalia

MozambicoMozambico

KenyaKenya

GreciaGrecia UAE - DubaiUAE - Dubai

PoloniaPoloniaGermaniaGermania

BelgioBelgioRussiaRussia

Arabia SauditaArabia Saudita

PerùPerù

8Cosa abbiamo realizzato e cosa realizzeremo

SOLUZIONI IN ESERCIZIOAcquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori

SOLUZIONI IN SVILUPPOArchiviazione sostitutiva fatture fornitori e registri fiscali

Workflow approvazione OdA e Firma Digitale

9Esigenze

Ottimizzare, semplificare e ridurre l’impegno di risorse umane e

finanziarie nello svolgimento di attività operative di specifici

processi gestionali interni

Ciclo passivo

Acquisizione e contabilizzazione fatture fornitori

Decentralizzazione del processo di benestariazione fatture

Iter di approvazione ordini di acquisto

Firma ed archiviazione degli Ordini di Acquisto

Conservazione sostitutiva

Archiviazione dei registri fiscali

Archiviazione fatture fornitori

10Motivazioni

Costo complessivo della gestione e dell’archiviazione dei

documenti non compatibile con l’obiettivo di riduzione dei costi

Disponibilità sul mercato di soluzioni efficaci ed efficenti per la

gestione delle problematiche in oggetto

Numero elevato di risorse impegnate in attività

ripetitive

Tempo di svolgimento delle attività non

compatibile con la velocità richiesta nei processi

core dell’azienda

11Acquisizione, Registrazione e Benestare Fatture Fornitori

11

Preparazione, classificazionedelle fatture

Archiviazione DocumentaleArchiviazione Documentale

I documenti vengono archiviati sul DMS55

44

Scansione massivaDocumenti

OCR33

22

Verify

L’utente che deve registrare il documento effettua il Data-Entry a video avendo a

disposizione l’immagine della fattura, oppure salva quanto proposto in automatico

mediante il n° del BT (per i fornitori che hanno aderito)

77

CCP

66

I documenti vengono inviati dal DMS al CCP

99

I documenti del DMS sono aggiornati con i

dati di contabilizzazione

1212

Viene inviata una mail al controller

per eseguire il Benestare

Per gli ODA dei fornitori che non

hanno aderito viene inviata una e-mail al benestariante col link

al CCP per dare il benestare fornitura

CCP

1010

1111

Per gli ODA dei fornitori che hanno aderito viene inviata una mail al controller per

eseguire il Benestare

SAP R/3SAP R/3

La fattura viene

contabilizzata su SAP

88

[Gestione manuale dello sblocco fattura]

12Fase di registrazione fattura post-scansione - 1

13Fase di registrazione fattura post-scansione – 2

14Conservazione sostitutiva: obiettiviConservazione sostitutiva: obiettivi

•• Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle Archiviazione e Conservazione sostitutiva delle scritture contabiliscritture contabili•• GiornaleGiornale•• IVAIVA•• InventarioInventario•• beni ammortizzabilibeni ammortizzabili

•• Conservazione sostitutiva per le Fatture PassiveConservazione sostitutiva per le Fatture Passive

Firma DigitaleFirma Digitale RiferimentoRiferimentoTemporaleTemporale

DocumentoDocumentoDigitaleDigitale

++ ++ == DocumentoDocumento““InformaticoInformatico””

15La La ConservazioneConservazione SostitutivaSostitutiva

LL’’emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del emissione, nel febbraio del 2004, del decreto del ministero delle finanze relativo alla conservazione ministero delle finanze relativo alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti, ha completato il quadro normativo in modo da completato il quadro normativo in modo da consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di consentire il trattamento di qualsiasi tipologia di documento.documento.

Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari Dal 2004 al 2008 si sono susseguite circolari esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle esplicative e risoluzioni ad interpelli posti dalle aziende contribuenti e da operatori del settore aziende contribuenti e da operatori del settore che hanno, di volta in volta, affinato aspetti che hanno, di volta in volta, affinato aspetti operativi ed interpretativi.operativi ed interpretativi.

Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva Ad oggi, grazie alla Conservazione Sostitutiva qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può qualsiasi documento fiscalmente rilevante, può essere lasciato in elettronico, se prodotto essere lasciato in elettronico, se prodotto internamente, o distrutto, se ricevuto da entitinternamente, o distrutto, se ricevuto da entitààesterne.esterne.

•• La conservazione dei documenti in modalitLa conservazione dei documenti in modalitàà sostitutiva sostitutiva garantisce:garantisce:•• i benefici operativi dati dalli benefici operativi dati dall’’eliminazione della copia fisica e eliminazione della copia fisica e

dal suo processo di gestione manuale,dal suo processo di gestione manuale,•• nonchnonchéé ll’’utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e utilizzo di detti documenti per gli usi fiscali, civili e

penali previsti dalle normative in vigore.penali previsti dalle normative in vigore.

16Il Processo di conservazione sostitutivaIl Processo di conservazione sostitutiva

1

RepositoryDocumenti

Operatore Conservazione

AipaDocsAipaDocs..

CD o DVDConsultabile

via Web Browser

Selezione Processi di Conservazione

Controllo e recupero documenti Firma e Marcatura temporale

3

4

Kit (lettore e smart-card) per la Firma DigitalePoste Italiane

2

17Riorganizzazione processo di approvazione OdA

Cruscotto Gestione iter approvazione ordineWorkflow di notifica per approvazione Oda ai Responsabili competentiFirma digitale con certificato Microsoft del PDF dell’ordineTrasmissione ed Archiviazione automatica del PDF emesso da SAP

Gestione elettronica della praticaRicevimento conferma d’ordine con firma digitale o scansione del documento di conferma d’ordine.

18Qualche numero

Numero fatture fornitori contabilizzate nel 2008: circa 14.000

Numero ordini di acquisto emessi cartaceamente nel 2008: circa 8.000

Ordini d’Acquisto Servizi = circa 5.500

Ordini d’Acquisto Prodotti = circa 2.400

Numero di pagine registri fiscali = circa 12.000 pagine/anno