docflow x sap: efficienza in tutte le aree aziendali

DocFlow x SAPEFFICIENZA IN TUTTE LE AREE AZIENDALI

Integrare dati transazionali, documenti e processi

www.docflow.com

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• Verifica e approvazione Fatture Fornitore• Conservazione Sostitutiva documenti fiscali• Real-Time Finance Dashboard

• Distribuzione on-line ed email del Cedolino• Composizione e conservazione sostitutiva del Libro Unico del Lavoro• Gestione completa del Fascicolo del Dipendente• Processo elettronico dei Permessi e Variazione orario• Processo elettronico delle Trasferte e Nota Spese

• Archiviazione documenti del ciclo di vendita (dall’offerta al pagamento)• Gestione Contratti di Fornitura• Gestione documentazione della Clientela con SAP CRM

• Emissione RDA• Emissione Ordini di Acquisto• Documentazione di Gara• Gestione completa della Pratica Acquisti• Qualifica Fornitori

• Documentazione tecnica allegata ai prodotti/equipaggiamenti• Gestione documenti di commessa e processi autorizzativi• Gestione documentazione SAP PLM

• Archiviazione dati e documenti storici SAP (Application Data Archiving)• Gestione del Ciclo di Vita dei cespiti ICT• Gestione Commesse Software• Segnalazione Guasti e Richieste Intervento

FINANZA

RISORSEUMANE

VENDITE

ACQUISTI

PRODUZIONE

SISTEMIINFORMATIVI

DocFlow x SAPQUALI SCENARI APPLICATIVI?

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INTEGRARE SAPCON L’ECM N

egli ultimi anni le organizzazioni

hanno concentrato l’attenzione sui si-

stemi ERP al fine di riuscire a gestire in

maniera rapida ed efficace i dati tran-

sazionali. Ma oltre che sui dati, i pro-

cessi di business si basano sulla

gestione dei documenti alla base delle transazioni e su

processi collaborativi tra le diverse figure aziendali coin-

volte. L’ERP è la soluzione ottimale per la gestione del dato,

ma essendo chiuso su se stesso non è in grado di sup-

portare i processi organizzativi. Gestire i processi docu-

mentali mediante SAP, senza avvalersi di un sistema

documentale a parte, è in realtà possibile, ma implica costi

elevati e una rilevante complessità nelle fasi di implemen-

tazione e di gestione. Sono poche quindi le imprese che

possono permettersi progetti di questo tipo e, di conse-

guenza, il mondo transazionale e quello documentale vi-

vono ognuno in maniera a se stante. Per cui se per gestire

un processo transazionale serve un documento, gli utenti

devono ricercarlo e gestirlo con attività manuali, spesso

causa di colli di bottiglia e di costi nascosti. Si pensi per

esempio alle procedure per la registrazione di una fattura:

all’arrivo del documento i dati vengono inseriti manual-

mente dall’utente nel sistema ERP ed entrano a far parte

del mondo transazionale. Ma cosa succede se per esem-

pio il fornitore che ha emesso la fattura non è presente nel

sistema e, di conseguenza, nemmeno il relativo ordine? La

fattura di solito viene fotocopiata, portata alla persona che

si occupa dell’inserimento dei dati relativi ai nuovi fornitori

e a quella che si occupa degli ordini. Mentre vengono

GESTIRE I PROCESSI DOCUMENTALI MEDIANTE SAP, SENZA AVVALERSI DI UN SISTEMA DOCUMENTALE A PARTE, È POSSIBILE, MA IMPLICA COSTI ELEVATI E UNA RILEVANTECOMPLESSITÀ NELLE FASI DI IMPLEMENTAZIONE E DI GESTIONE

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svolte queste attività l’intero processo è bloccato.

Le stesse problematiche si incontrano anche nelle altre

aree aziendali le cui attività si basano su dati transazionali:

amministrazione (dati delle fatture, delle scritture conta-

bili…), risorse umane (dati relativi ai cedolini di paga-

mento, ai permessi…), vendite (dati relativi al ciclo di

vendita), acquisti (dati dei fornitori, degli ordini di acqui-

sto…) e produzione (dati della documentazione tecnica

allegata ai prodotti). Per le aziende concentrarsi solo sul

dato è quindi limitante e occorre riuscire a colmare il gap

che ancora esiste tra il mondo transazionale e quello do-

cumentale, integrando dati, documenti e processi.

Efficienza e velocità in tutte le aree aziendali

DocFlow ha sviluppato una soluzione di Enterprise Con-

tent Management che, interfacciandosi direttamente (me-

diante un’interfaccia certificata) con SAP, tra gli ERP più

diffusi in tutto il mondo, consente di collegare le transa-

zioni ai documenti e alle informazioni (strutturati e non) e,

passaggio successivo, di gestire in maniera automatizzata

i processi connessi. Grazie a questa integrazione tutte le

aree aziendali le cui attività si basano sui dati transazio-

nali che si trovano nel gestionale possono risparmiare

tempo e risorse. L’unione SAP-DocFlow permette di far leva

sugli investimenti che le imprese hanno già effettuato nel

sistema gestionale valorizzandoli e ottimizzandoli.

L’integrazione avviene sia a livello server, per facilitare l’ac-

quisizione dei documenti provenienti da diversi canali, che

a livello client, in modo che gli utenti possano gestire do-

DOCFLOW HA SVILUPPATO UNA SOLUZIONE DI ENTERPRISECONTENT MANAGEMENT CHE, INTERFACCIANDOSIDIRETTAMENTE CON SAP, CONSENTE DI COLLEGARE LE TRANSAZIONI AI DOCUMENTI E ALLE INFORMAZIONI E DIGESTIRE IN MANIERA AUTOMATIZZATA I PROCESSI CONNESSI

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cumenti e processi direttamente dalla schermata di SAP. Per

cui tramite un’unica interfaccia gli utenti hanno a disposi-

zione tutti gli elementi necessari: la transazione, il docu-

mento correlato e il processo che sta eseguendo. In pratica,

i documenti vengono acquisiti da diversi canali nella solu-

zione DocFlow, classificati e legati al preciso processo di

business per essere pronti a entrare nei workflow. A questo

punto l’utente di business preposto riceve una segnalazione

e registra il documento su SAP. Quando l’utente si trova a

gestire un evento generato da SAP il sistema in automatico

mette a disposizione i documenti e le informazioni correlate

e consente di innestare il processo di approvazione, al ter-

mine del quale viene inviato un segnale al gestionale per

notificare all’utente che il processo è concluso. Un ulteriore

passo è dato dalla Conservazione Sostitutiva che è previ-

sta dalla soluzione DocFlow, per cui grazie all’integrazione

SAP-DocFlow i documenti correlati a SAP possono essere

portati direttamente in conservazione.

DocFlow porta innovazione nella gestione dei processi or-

ganizzativi legati alla gestione di documenti, modelli che

nelle imprese non hanno subito negli ultimi anni evoluzioni

sostanziali, nonostante i progressi dell’IT, e questo a di-

scapito di efficienza e di efficacia. La soluzione è frutto di

una conoscenza approfondita da parte di DocFlow, non

solo delle tecnologie e delle normative, ma anche delle

specificità dei processi di business. DocFlow non impone

nessun modello precostituito ma, partendo da best prac-

tice sviluppate in anni di esperienza, propone applicazioni

create ad hoc sulla base delle esigenze e delle caratteristi-

che dell’azienda.

DOCFLOW NON IMPONE NESSUN MODELLO PRECOSTITUITO MA, PARTENDO DA BEST PRACTICE SVILUPPATE IN ANNI DI ESPERIENZA, PROPONE APPLICAZIONI CREATE AD HOCSULLA BASE DELLE SPECIFICHE ESIGENZE

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VERIFICA E APPROVAZIONE DELLA FATTURA FORNITORI

SCENARI APPLICATIVI

I processi di verifica (VeFa) e di approvazione legati alla fattura fornitori sono i più costosi in termini di risorse interne pervia della loro importanza e delicatezza.Spesso infatti la VeFa rappresenta l’unico reale processo di controllo delle spese relative a una commessa ed è con la suacorretta gestione che risulta possibile allineare il percorso amministrativo che va dall’ordine al pagamento.Il processo di automazione può essere suddiviso in tre fasi:• pre-booking: controllo preventivo della fattura, recupero e correzione dati, invio alle transazioni di registrazione SAP• post-booking: flusso di approvazione al pagamento, totale o parziale, per livelli di procura, seriale o in parallelo• pagamento: incrocio tra le scadenze di pagamento indicate da SAP e il reale livello di approvazione ricevuto dalla fattura

IL PROCESSO DI LAVORO

FINANZA

BUSINESS CHALLENGE

• Semplificare e velocizzare la verificae l’approvazione delle fatture sin dalloro arrivo in azienda senza circola-zione di carta

• Coinvolgere efficacemente i procu-ratori per le autorizzazioni

• Rendere il processo trasparentee “auditable”

BUSINESS SOLUTION

• Lettura automatica del contenutodelle fatture (OCR)

• Integrazione con il SAP BusinessWorkplace per la registrazioneautomatica da SAP

• Workflow via Web/Mail/Mobile connotifiche e code di lavoro “intelli-genti”

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse per il ciclo diverifica, approvazione e archiviazione

• Efficacia: gli addetti alla contabilità sipossono dedicare alla parte più pre-giata del proprio lavoro

• Compliance: un processo automa-tizzato è un processo controllatoe misurabile

• Competitività: migliora l’immagineaziendale verso l’esterno

• Opportunità: il processo, svincolatodalla carta, può essere esternalizzato

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SCENARI APPLICATIVI

PROCESSO ELETTRONICO DEI PERMESSI E DELLE VARIAZIONI DI ORARIO


L’automazione completa del processo di gestione dei permessi e delle variazioni di orario è solo uno dei tanti processi HR“distribuiti” trasformabile in elettronico con buoni vantaggi per l’azienda.Candidato naturale a questo tipo di automazione è ogni processo di richiesta proveniente dai dipendenti che si articola in: • compilazione del modulo elettronico o cartaceo • approvazione da parte del responsabile o dell’addetto HR• caricamento della transazione SAP di riferimentoL’automazione possibile con DocFlow permette a tutti gli attori coinvolti in questo processo aziendale di recuperare efficienzae liberare risorse. I vantaggi aumentano con l’aumentare del numero dei dipendenti e della complessità aziendale.

RISORSE UMANE

BUSINESS CHALLENGE

• Velocizzare e semplificare il pro-cesso di richiesta senza circolazionedi carta

• Rispetto delle date del payroll• Archiviare e consultare i documenti

prodotti

BUSINESS SOLUTION

• Lettura automatica dei moduli car-tacei via OCR

• Workflow via Web/Mail/Mobile connotifiche e code di lavoro “intelli-genti”

• Registrazione automatica delle tran-sazioni SAP HR

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse per laraccolta dei moduli e la registrazioneautomatica

• Efficacia: reportistica ed “earlyindicators” dell’andamento del pro-cesso

• Compliance: totale trasparenzae monitoraggio del processo

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GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE RELATIVA AI CLIENTI CON SAP CRM E SIEBEL

SCENARI APPLICATIVI

Quando si implementa un sistema di Customer Relationship Management (CRM) non va dimenticata l’importanza di unagestione efficiente ed efficace dei documenti, e dei processi relativi, non strettamente legati al CRM.Esistono attività legate ai documenti, comunemente effettuate dal CRM, che ben si prestano all’automazione:• protocollare i documenti in ingresso e archiviarli• imbustare/spedire comunicazioni e contratti• gestire i faldoni dell’archivioLa soluzione CRMDocs di DocFlow offre un ampio ventaglio di funzionalità a cui attingere per migliorare i propri processi CRM.


VENDITE

BUSINESS CHALLENGE

• Velocizzare e semplificare il pro-cesso di richiesta senza circolazionedi carta

• Rispetto delle date del payroll• Archiviare e consultare i documenti

prodotti

BUSINESS SOLUTION

• Archiviazione centralizzata di tuttii documenti relativi ai clienti

• Storico di lavorazione delle pratiche• Dispacciamento automatico• Integrazione bidirezionale con i prin-

cipali sistemi CRM

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori risorse per la ge-stione della documentazione

• Efficacia: i documenti non vannosmarriti e sono accessibili immedia-tamente dal Contact center

• Compliance: calcolo immediato diKPI e SLA per aderenza a regole in-terne, esterne e normative di settore

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SCENARI APPLICATIVI

GESTIONE COMPLETA DELLA PRATICA ACQUISTI


L’approvvigionamento è uno principali fattori strategici e competitivi per un’azienda. Questo processo necessita pertantodi procedure efficaci e sistemi efficienti in grado di snellire con criterio i vari step operativi, ciascuno dei quali produce unaprecisa tipologia di documenti più o meno destrutturati. Caratteristica del processo degli acquisti è quella di essere trasversale all’organigramma: non tutti gli attori coinvolti possonoavere accesso a SAP e la durata in vita di una pratica richiede la gestione di retroazioni e sincronizzazioni “push”. Con SAPsi sostiene la parte transazionale del ciclo di vita della pratica, ma si trascurano le restanti parti content-enabled, destrutturateper loro natura. Il crescente bisogno di compliance e di supporto alle azioni di audit giustifica l’introduzione di un sistemaspecializzato e integrato con SAP per la gestione di ogni singolo documento relativo alla pratica acquisti. Le funzionalità diautomazione che DocFlow introduce nel processo di approvvigionamento sono una risposta efficace a questa esigenza.

ACQUISTI

BUSINESS CHALLENGE

• Gestire un processo molto artico-lato e disperso

• Aumentare la trasparenza dei pro-cessi autorizzativi

• Archiviare e rendere sempre con-sultabili i documenti storici dellepratiche

BUSINESS SOLUTION

• Archiviazione centralizzata di tuttii documenti suddivisi per “praticafornitore”

• Storico di lavorazione delle pratiche• Dispacciamento automatico verso

il fornitore• Integrazione con i processi di busi-

ness SAP del procurement

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: servono meno risorse perla gestione della documentazione

• Efficacia: buyer focalizzati sul pro-cesso e non sulla gestione dei do-cumenti

• Compliance: l’aderenza dei processiautorizzativi alle regole interne edesterne e alle normative di settoreè documentabile

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GESTIONE DELLA DOCUMENTAZIONE ALLEGATA A PRODOTTI ED EQUIPAGGIAMENTI

SCENARI APPLICATIVI

Quello della documentazione allegata in SAP ai codici prodotto, alle attrezzature, ai macchinari e in genere gliequipaggiamenti è un tema molto vasto. Qualsiasi “elemento” inserito in SAP si accompagna infatti a una dote più o meno consistente di documenti corrispondentilegati a qualità, dati di produzione, gestione operativa, riparazione e altro ancora. Per quanto riguarda le fonti, questadocumentazione può provenire dall’interno, essere generata automaticamente dai sistemi di produzione oppure arrivare daifornitori. Va aggiunta poi la documentazione del cosiddetto storico già esistente in azienda e custodita su supporti didiverso tipo, dischi o anche in forma cartacea.La proposta di DocFlow per la gestione degli “allegati” si compone di un sistema documentale integrato con SAP in gradodi archiviare, organizzare e rendere disponibile l’intera documentazione in modalità semplice, sicura e via Web.


PRODUZIONE

BUSINESS CHALLENGE

• Organizzare e storicizzare tuttala documentazione di produzione

• Condividere la documentazione conaltre Business Unit

BUSINESS SOLUTION

• Automatismi per l’archiviazionedella documentazione pregressa

• Integrazione con i processi di busi-ness SAP

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: servono minori risorse perla gestione della documentazione

• Efficacia: i documenti non vannosmarriti, sono accessibili facilmenteda Web e da SAP

• Compliance: il sistema soddisfale regole interne, esterne e le nor-mative di settore legate all’archivia-zione dei documenti

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SCENARI APPLICATIVI

ARCHIVIAZIONE DEI CONTENUTI NON STRUTTURATI:FILE, MAIL, DOCUMENTI E DATI SAP, SHAREPOINT


Il bisogno di spazi di archiviazione per contenuti digitali non strutturati è in continua espansione e le grandi aziende faticanoa gestire, razionalizzare e mantenere il passo delle richieste. La crescita è di tale portata da rendere necessario in aziendaun sistema di gestione efficace e che sia innanzitutto “cost-effective”.Le iniziative di archiviazione dei contenuti non strutturati dovrebbero cominciare dalle aree più problematiche in termini digestione dell’informazione, costi di archiviazione e aspetti legali. Ciò premesso, secondo la maggior parte dei responsabiliIT l’importanza aziendale dei contenuti non strutturati rispecchia il seguente ordine: documenti e immagini, e-mail, files,documenti e report SAP, altro.Per quanto riguarda SAP, è noto che il sistema non cancella i master data in tempo reale, di conseguenza la dimensione dellasua base dati cresce di pari passo con il numero delle transazioni generate sino a quando il cliente non decide di rimuoverele transazioni chiuse. Il Data Archiving consente di archiviare sotto forma di file tutti i contenuti storici, liberando spaziosul Database e permettendone l’eventuale reintegro. Con “Integrated Content Archive” di DocFlow è possibile realizzare una soluzione integrata di archiving per le principalipiattaforme generatrici di contenuti in azienda.

SISTEMI INFORMATIVI

BUSINESS CHALLENGE

• Risparmiare spazio di storage gestito• Conservare la memoria storica di

tutto ciò che viene prodotto inazienda

BUSINESS SOLUTION

• Unica soluzione per l’archiviazione diqualsiasi contenuto prodotto in azienda

• Gestione interna di sicurezza, backupe disaster recovery

• Oltre 10 anni di vita della soluzione• Integrazione con processi di busi-

ness SAP del procurement

BUSINESS BENEFITS

• Efficienza: minori costi di gestionee migrazione dei sistemi

• Efficacia: incremento della velocità diesecuzione di SAP e degli altri sistemi

• Compliance: unico punto di accessoper i dati e i documento storici del-l’azienda

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DocFlow Synergy per dematerializzare il ciclo passivoe migliorare la governance dei documenti a supportodei processi di business gestiti da SAP

CASE HISTORY

GALILEO AVIONICA

L’azienda

Galileo Avionica è una società del Gruppo Finmec-canica che raccoglie tutte le attività italiane e in-glesi nell’ambito dell’elettronica per la difesa. Lasocietà è nata nel 2001 dall’aggregazione diaziende del gruppo Finmeccanica dislocate su tuttoil territorio nazionale, ognuna delle quali con un si-stemi informativi propri. In seguito è stato intro-dotto un sistema condiviso, fino ad arrivareall’implementazione di un sistema SAP unico a sup-porto di tutti i processi di business.

L’esigenza

La società aveva l’esigenza di dematerializzare ilciclo passivo (circa 60.000 fatture all’anno) permigliorare l’efficienza e la governance dei docu-menti a supporto dei processi di business gestitida SAP. Le attività legate alla gestione del ciclo pas-sivo erano destrutturate e distribuite in sei sedi,senza una corrispondenza effettiva tra il personalee i carichi di lavoro. Si rendeva quindi necessariomigliorare le modalità di distribuzione di tali carichi,a prescindere dal sito di registrazione del docu-mento.

La soluzione

Galileo Avionica ha implementato DocFlow Synergyche consente di archiviare in un unico repositorytutte le immagini delle fatture, che sono quindi re-gistrabili e contabilizzabili da chiunque, ovunque sitrovi, senza necessità di trattare il documento car-

taceo. In questo modo vengono unificati i processidi lavorazione e approvazione, ed è possibile acce-dere ai documenti direttamente dal client SAP. Tra glialtri vantaggi: eliminazione degli interscambi di do-cumenti tra sedi contabili e sedi operative per ap-provazioni e anomalie, semplificazione dei processi,possibilità di notificare immediatamente i diversieventi che accadono ed eliminazione degli archivicartacei grazie alla Conservazione Sostitutiva.

Il progetto

Nel progetto, iniziato nel 2006, la parte consulen-ziale si è rivelata importante nella progettazione delciclo organizzativo di processo con l’obiettivo diadattare il software alle specifiche esigenze. Dopouna fase di analisi iniziale, sono stati acquisiti i do-cumenti nei diversi siti; l’acquisizione è stata poicentralizzata in un unico centro di raccolta. Il sup-porto di DocFlow è stato importante anche per leattività di change management. Il progetto è sem-pre in divenire e ora comprende anche attività, nonnecessariamente amministrative, che prima eranogestite in maniera manuale (come per esempio ilprocesso di liquidazione-autorizzazione al paga-mento delle fatture per prestazione). Gli step suc-cessivi riguardano l’acquisizione dei documentiscambiati via e-mail e la gestione dei ciclo attivo. Ilvalore dell’approccio DocFlow risiede nel fatto diessere incrementale, il che consente da un lato l’im-mediata risoluzione di eventuali problematiche, siadi tipo tecnico che organizzativo, e dall’altro il tra-sferimento del know-how dal partner all’aziendacliente.

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L’azienda

Il Gruppo Solvay, fondato in Belgio nel 1863 da Er-nest Solvay, è una multinazionale che opera in tresettori: chimico, farmaceutico e materie plastiche.

L’esigenza

L’attenzione verso la gestione documentale ha radicilontane in Solvay e risale a oltre 15 anni fa con l’im-plementazione di una soluzione per la scansione ot-tica dei documenti e il caricamento sul gestionale SAPadottato a livello internazionale e di un sistema diworkflow verso il quale venivano indirizzate diverse ti-pologie di documenti. In tempi più recenti, a seguitodi una nuova organizzazione amministrativa a livelloeuropeo, Solvay Italia ha sentito l’esigenza di otti-mizzare la gestione documentale, allo scopo di con-tenerne i costi e l’impatto negativo sull’efficienza deiprocessi. In particolare, l’attenzione era rivolta al wor-kflow delle fatture e dei documenti contabili. Infatti, aseguito della creazione di un centro servizi a Lisbona,in Portogallo – che accorpava buona parte dei pro-cessi di contabilizzazione del Gruppo, con l’aggiuntadelle chiusure contabili – si è creato uno scambio no-tevole di documenti cartacei tra questo centro e l’Ita-lia per i processi di verifica e di elaborazione cheprecedono l’archiviazione. Oltre all’ottimizzazione ditale flusso, un driver importante del progetto era co-stituito dalla compliance relativa alla conservazionenel tempo dei documenti (dieci anni per l’Italia).

La soluzione

La soluzione DocFlow ha consentito di ottimizzare i

flussi documentali mantenendo invariato il processointerno di scansione dei documenti che venivasvolto con il precedente sistema. Nella sede italianasono scomparsi i plichi di documenti che ogni mesearrivavano da Lisbona ed è venuta meno la necessitàdi archiviarli in formato cartaceo, con tutto quel checonsegue in termini di efficienza e risparmio. I do-cumenti sono archiviati su un server presso il sitodi Bollate e un processo automatizzato provvedead estrarli e a caricarli su SAP nelle ore notturne.L’estrazione avviene ogni ventiquattro ore e la so-cietà verifica che tutto si svolga nel modo corretto,anche attraverso controlli a campione, per poi dareil via libera al passaggio sicuro verso DocFlow e laconservazione sostitutiva.

Il progetto

Per la realizzazione del progetto, che ha ottenuto unforte commitment da parte del vertice aziendale,sono stati presi in considerazione quindici fornitori,poi ridotti a due. Fondamentale sia per la prima se-lezione sia per la scelta finale operata sono state lacompetenza dimostrata da DocFlow in materia fiscalee la disponibilità a eseguire un accurato assessmentdella situazione di partenza per individuare le possi-bili aree di miglioramento senza stravolgere l’esistente.Il fornitore DocFlow ha la Delega di Responsabiledella conservazione sostitutiva, con l’impegno a ga-rantire l’adeguamento costante alle evoluzioni nor-mative e la disponibilità per dieci anni di un archivioa norma di legge. Risolto il problema delle fatture,l’attenzione di Solvay Italia si è proiettata verso la ge-stione con DocFlow dei documenti di trasporto e deicedolini paga.

DocFlow per migliorare il workflow delle fatture e deidocumenti contabili anche grazie a processiautomatizzati di collegamento a SAP

CASE HISTORY

SOLVAY ITALIA

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DocFlow per creare un unico punto di accesso pergestire le comunicazioni con i clienti, i documenti e iprocessi amministrativi in maniera integrata a SAP

CASE HISTORY

Wolters Kluwer Italia

L’azienda

Wolters Kluwer è un gruppo editoriale internazionaleoperante in 26 paesi. In Italia, è presente attraversoWolters Kluwer Italia (WKI) che raccoglie dieci tra ipiù autorevoli e accreditati brand produttori di pro-dotti e servizi editoriali e software: Artel, CEDAM, In-dicitalia, Mitos, OA Sistemi, OSRA, Pragma Software,De Agostini Professionale, Utet Professionale e IpsoaEditore.

L’esigenza

In Wolters Kluwer Italia le scelte tecnologiche in am-bito amministrativo sono sempre state guidate dal-l’esigenza di uniformare e integrare le attività dellesocietà e i relativi sistemi gestionali. È stato quindiimplementato in tutte le società acquisite il sistemaSAP che ha consentito un ottimo livello di integra-zione. Ma alcuni processi amministrativi non eranocomunque ottimali perché troppo ‘paper-based’. Sirendeva quindi necessario un ulteriore intervento, inparticolare in due ambiti che presentavano diversecriticità a causa del numero delle funzioni coinvoltee dei volumi di documenti trattati. Il primo ambito ri-guarda le comunicazioni e i documenti provenientidai clienti (in particolare il ciclo attivo), mentre il se-condo la gestione del ciclo passivo.

La soluzione

Per ambedue i processi è stato adottato DocFlow Sy-nergy che ha consentito di creare un unico punto digestione e archiviazione dei documenti e di gestireuniformemente tutti i processi in maniera integrata algestionale. Per quanto riguarda il primo ambito diintervento (comunicazioni con i clienti), grazie aDocFlow Synergy, sono state ottimizzate tutte le at-

tività del CRM collegando direttamente il numero ditelefono del cliente che chiama il customer servicealla relativa scheda anagrafica in SAP e alla sua si-tuazione aggiornata. Integrando il CRM-SAP con ilsistema documentale DocFlow Synergy, Wolters Klu-wer Italia riesce a tenere traccia dei flussi documen-tali. Tra i principali benefici derivanti sistemadocumentale integrato con SAP: migliore capacità dirisposta al cliente, maggiore semplicità di ricercadelle informazioni, possibilità di inserire documenti diqualsiasi tipo (ordini, fatture…). Per quanto riguardail secondo ambito d’intervento (ciclo passivo), tra gliobiettivi vi era quello di migliorare i workflow e i flussiautorizzativi. Quando arriva la fattura di un fornitorequesta viene sottoposta all’archiviazione elettronicae allo smistamento iniziale, che avviene distinguendotra fatture con ordine e fatture senza ordine. Unavolta inserite nel documentale, le fatture sono pronteper il controllo triangolare (ordine-bolla-fattura) acui seguirà poi l’autorizzazione e la gestione del pa-gamento al fornitore. Tra i principali benefici: ridu-zione dei tempi di trattamento delle fatture, maggioreefficienza e affidabilità dei processi, riduzione deicosti per lo stoccaggio e la gestione delle stesse.

Il progetto

Per poter introdurre il sistema documentale si è resanecessaria una fase preliminare di analisi e di auditinginterno dei processi. Con riferimento al ciclo attivo,per esempio, in questa fase iniziale sono stati map-pati 38-40 processi documentali che coinvolgonouna decina di uffici diversi. Alla fase iniziale d’analisidei processi è poi seguita una fase di pianificazionedegli interventi e di implementazione degli stessi. Intutte queste fasi è stato determinante il ruolo di Doc-Flow che è riuscita a realizzare un progetto che ri-spondesse alle effettive esigenze.

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CHI È

Le attività di tutte le organizzazioni si basano su documenti, informazioni e processi collaborativi, che l’ERP, perla sua stessa natura, non è in grado di supportare. DocFlow invece sì, portando innovazione tecnologica e or-ganizzativa nelle imprese che vogliono migliorare l’efficienza e l’agilità del business a partire dai processi. Le soluzioni, rese disponibili anche in outsourcing, e i servizi di consulenza/progettazione che la società proponesono frutto di anni di esperienza in cui ha maturato competenze specifiche, best practice e una profonda co-noscenza delle tecnologie, delle normative e dei processi di business che caratterizzano le diverse aree azien-dale e i settori merceologici.

Processi documentali integrati

L’obiettivo di DocFlow è ‘cablare’ i processi aziendali, formalizzandoli e facendo in modo che vi sia integrazionetra questi processi, i documenti presenti nel sistema documentale e i dati dell’ERP. DocFlow è SAP TechnologyPartner dal 2002 con interfaccia DM certificata e, dal 2004, con interfaccia SAP Netweaver certificata, a ga-ranzia di processi documentali integrati al mondo gestionale. Per questa integrazione DocFlow non impone alcun modello standardizzato, ma propone progetti e ‘plasma’ leapplicazioni sulla base della specificità del business. Si parte quindi con un’analisi della situazione ‘as is’ per comprendere le esigenze, i requisiti di business e lepossibili aree di miglioramento. Questo con un lavoro sinergico tra DocFlow e l’azienda cliente e un forte coin-volgimento dei key user. Dopo di che si parte con un progetto pilota che viene ampliato per abbracciare tuttele aree di interesse. Il contributo di DocFlow non termina con il roll-out della soluzione, ma prosegue in un ciclovirtuoso di partnership con il cliente per un costante tuning del progetto per un miglioramento continuo. Si spiega perché DocFlow sia menzionata da Gartner tra le aziende ‘ECM Vendor’ per la regione Emea. Tra le aree che possono essere migliorate grazie a DocFlow: documenti e processi amministrativi, processi col-laborativi negli ambiti regolamentati, ciclo di vendita, documenti del personale, ciclo di vita dei documenti di com-messa, gestione del protocollo aziendale e gestione dei processi content-enabled in ambito customer care. Intutti questi ambiti DocFlow riesce a colmare il gap tra la gestione transazionale del gestionale e la reale neces-sità di gestione del processo collaborativo.

Un partner per innovare

DocFlow® è un marchio registrato di DocFlow Italia; SAP® è un marchio registrato di SAP AG; SIEBEL® è un marchio registrato di Oracle Corporation; SHAREPOINT® è un marchio registrato di Microsoft Corporation

DocFlow Italia SpACentro Dir. MilanofioriStrada 4, Palazzo Q820089 Rozzano MILANOTel 02 57 50 33 66Fax 02 57 50 33 69

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