cMAR Order Transcription  

Education                             

January 2015 D. Johnston D. Elsayed A. Eichler  

The best at what we do

2 

   

Objectives   

• To review knowledge surrounding proper medication administration practices and procedures 

   

• To review standards for cMAR documentation.     

• To demonstrate the process of transcribing orders using the cMAR according to policies and procedures of Rouge Valley Health System. 

3 

Why cMAR ?  When do errors occur?  

Prescribing     

28%         

39% occur 

Transcribing     

11% 

   

Dispensing       

10% 

      

Administering 

 

48% intercepted  12% occur 38% intercepted  11% occur 

34% intercepted 

51%      

38% occur 2% intercepted 

• To reduce incidence of transcription errors  Percentage of errors that cause harm  %% 

4

Education guidelines • Meditech training Knowledge   

• Order transcription class 

Skills  • cMAR inservice • Self‐learning package 

Abilities  • Practice • Quiz 

5 

 

cMar Transcription  

Principles:  

Legal record of drug administration  

Important part of quality and continuity of care  

Nurses are accountable for the accuracy and completeness of the medication administration record. 

 

Collaborative process: Nursing and Pharmacy responsibilities  

Transcription process follows existing policies and procedures  

Transcription / documentation policy  

Medication administration times  

Approved abbreviations 

6

Chart forms of the cMAR: cMAR: Computer generated document that is the legal 

record of  drug administration. 

The medication administration record will include: • SCHEDULED and PRN pages 

1.  Patient specific cMAR 

2.  Blank cMAR – Downtime forms OR from Meditech 

3.  cMAR Templates – unit specific 

• Will also include 

1.  Expired medication list 

2.  Deactivated medication list 

7

Med

ication en

try  

Dem

ograph

ics   Allergies 

Date range 

Prescription number 

Type of cMAR 

    

Time columns 

Dose supplied Dose ordered 

Comments  

   

Start /stop date 

 

Time drug is  due 

8

Other forms….

Deactivated (Hold) list & Expired list • Printed each day with the 

patient’s cMAR • Used in the medication 

review process • To be placed in front of chart 

with DOCTORS ORDER FORMS for physicians to look at 

9

cMAR TEMPLATES  (PRN and SCHEDULED pages) 

• Available for select order sets and protocols 

1 - 2

           dd/mm/yy     dd/mm/yy

 

          

Transcribe all medications from the order set 

A. Nice BA UR

Not ordered dd/mm/yy BA RN

10

Epidural / PCA orders • cMAR templates are available 

for specific order sets and protocols 

• New orders can be transcribed using the templates 

• Activate all medications that have been ordered – Start date – Enter information when 

prompted • Cross off those medications 

that have not been ordered • Sign for STAT and single dose 

meds that have been given and then discontinue them 

                   Not ordered 30/11/2014 AE Rn

11

Guidelines and expectations: • Transcribe medications as per documentation and 

transcription policies – cMAR Policy ADMIN‐PP‐320 – Order Transcription Policy ADM‐PP‐130 

• Communicate new orders to pharmacy ASAP – Once entered into the Pharmacy Module in the Meditech system the medication orders will be included on the next printed cMAR. 

• Daily cMARs will automatically print on each unit – time will vary between units 

• Units have to ensure printers are prepared with adequate paper and toner 

12

Guidelines and expectations: • Medication orders not entered by Pharmacy into Meditech will need to be manually entered in the next available blank entry section of the cMAR – This applies to new admissions and new orders 

• All manually transcribed orders are to be verified and co‐ signed by a nurse before they are carried out 

• Ensure all pages are numbered in sequence and present (last page indicated by ‘FINAL PAGE’) 

** Remember: Medications are prepared and administered only from entries that have been reviewed and verified as accurate. ** 

13

Transcribing new orders: Select the 

appropriate cMAR form 

PRN/SCHEDULED/TEMPLATE 

Identify the cMAR by the patient’s name number, 

allergy status and current date 

Transcribe medication into the next blank entry space Place your initial in the “M” column on the  Ordering Practitioner’s Form 

  

Complete all prompts  

Transcriber initials / verifier initials 

Add scheduled times in the appropriate time column 

14

Components of the BLANK cMAR for manual entries

Drug name Prescribed dose to be given

Route of administration when to give Special considerations: label comments

   

Start date     

Stop date

Prescriber Transcriber  

Verifier

1st line – initials of transcriber     /      

  

NURSE 2nd line – initials of verifier 

15

Admissions during pharmacy hours 

• Pharmacy will enter the medication orders into the pharmacy module of Meditech 

• Once all medications have been verified as entered through Meditech by Pharmacy, or as per unit routine, the cMAR can be printed on the unit 

• The cMAR entries must be reviewed and verified as accurate and complete against the patient’s orders 

16

Admissions after pharmacy hours Select the appropriate 

cMAR form PRN/SCHEDULED/TEMPLATE 

Identify the blank cMAR by the patient’s name number, allergy 

status and date 

Transcribe medication onto the blank cMAR 

Place your initial in the “M” column  on the  Ordering Practitioner’s Form 

  

Complete all prompts  

Transcriber initials / verifier initials 

Change 1900 AE RN Only applies to 1 Day cMARs 

17

Working with the cMAR: Discontinue an existing medication order 

Discontinued 27/09/2014 BA R.N.

• Order received to discontinue the drug • Changes to dose, route, frequency is considered a new order • NOTE: D/C is not an approved abbreviation 

18

STAT and single dose medications 

• Transcribe STAT or single dose orders in the SCHEDULE MEDICATION cMAR. – STAT medications should also signed on the original order at the time of administration. 

– Notify Pharmacy of STAT medication orders as per unit routine. 

• Once given, record administration, discontinue the medication 

Lasix 40mg

IV Give STAT

Dr. Green

  

STAT   TT BY

12/03/2014   

12/03/2011

0900 AE

Discontinued 12/03/2014

19

Amending an existing medication order

Target MAP above 60

30/08/14 BA RN

• Changes to comments or instructions • i.e. clinical parameters 

• Medication reorder: amend the start and stop dates 

20

Future dates 

• Future date (other examples: Q72H, Q4days) will indicate when the medication will be due 

• Time for administration will appear in the appropriate time column on the day the medication is due 

21

Hold and suggest orders 

• HOLD orders have a specified duration and a direction at the end of the HOLD period – i.e. “hold Lasix for 3 days and restart” 

• The medication entry is marked “HOLD” 

• Suggest orders are not transcribed until confirmed by the most responsible physician 

22

IV infusions with medications 

• Intravenous infusions with additives • Transcribe the additive to the SCHEDULED MEDICATIONS

cMAR. Routine administration times are not indicated.

• When the new bag is hung document time and initials

0200 BN

Example: IV normal saline with 40mmol/L KCL 

23

Saline Lock • Saline lock flushes are Q8H • Documented on the SCHEDULED cMAR • Flushing of CVAD (Q7days) is also documented on the SCHEDULED cMAR 

Q8H times Add time and initials for 

flushing before and after meds etc. 

24

Tapering doses of medications Manual entries: the tapering directions are transcribed into the comments section cMAR entries: each tapered dose will appear as a separate entry • Pharmacy module will calculate which dose is due for 

each day • The dose due will have the time noted 

• Each successive dose will indicate “future date” 

E.g. Nicotine Patch 14mg/day then Nicotine Patch 7mg/day

25

Diabetic medication orders 

• Insulin and Antidiabetic medications are on the SCHEDULED MEDICATION cMAR 

• Documentation of administration is on the Diabetic Protocol Sheet 

Sliding Scale Insulin times of administration are noted here, but sign on the diabetic protocol

sheet

26

Anticoagulation medication orders • Anticoagulant medications – SCHEDULED cMAR • Administration times (if appropriate) are noted in the time columns 

• “see Anticoagulation Dosage Record” needs to be manually written into medication columns. 

Sign on the anticoagulation dosage

record

Warfarin Orders: Dosages to be recorded on Anti‐coagulant sheet to avoid double 

documentation. 

27

  

– Amino Acids– Amino Acids #

TPN • New TPN orders are manually entered into the 

next blank entry section SCHEDULED cMAR • Amino Acid and Lipids are treated as 2 separate 

orders • For rates < 2000ml/24H with ingredients added 

daily there will be 2 different amino acid solutions 

#1  (with daily additives) 2 (without daily additives) 

The pharmacy module will list 

all the ingredients 

28

Some medications may be dependent on or linked to others Examples: 1.  If one medication has to be given 

before or after another 2.  If medications have different 

forms but either can be given. 3.  If two medications or different 

dosages of medications must both be given to make up total dose ordered 

The cMAR will note the linked prescription number across the time columns When transcribing these medications into the next blank entry space note the conditions in the comments section 

 

Linked prescriptions                              

����������� ������� ���

29

Stop Date Odds and Ends

• Medication specific time frame follows stop date policy – All medications have a maximum 90 day stop date 

• Orders missing the scheduled time may be “expired” Auto‐substitution Orders (policy M‐0035) 

• Transcribe the Automatic Substitution Form and discontinue the previous order 

Even / Odd Day Dosing • Medications will appear on the cMAR even when not scheduled 

– If there is no time of administration the medication is not due • For even/odd day dosing  ‐ the same dose is given on two consecutive days 

when there are 29 or 31 days 

Medical Directives • Write the order on the Ordering Practitioner Order Sheet 

– Transcribe the order in the next blank entry space on the SCHEDULED cMAR 

30

Nitroglycerine Patches: • MARs will not show “off” 

Odds and Ends Continued

• When verifying MARs write in “off” so removing patches is not missed (e.g for Q12H) 

TEDS & Pneumatic Compression devices will display on the cMAR Highlighting: • Feel free to highlight MARs to assist in making information more clear 

• Doses – confusion with doses vs. concentration • PRN or SCHEDULED MAR 

Filing System • Charts and MARs MUST stay together on floor • May use filing cabinet to file charts for easier retrieval to look at old 

MARs if needed • All Charts should stay on unit until patient is discharged 

31

Integrated Unit Processes Integrated units will have both a 7 day and a 1 day cMAR in use • 1 Day cMARs for acute patients • 7 Day cMARs for CCC or post‐acute patients • Every patient on the unit will have a 1 day cMAR printed out 

each night • The CCC and post‐acute patient 1 day cMARs will need to be 

shredded, as they only need a new cMAR every 7 days 

32

Using the 7 day cMAR Continued… When the 7 Day cMAR is finished (i.e. the nurse should recognize on the last day of the cMAR a new one will need to be printed – similar to past procedure). 1.  Manually print the 7 Day cMAR from Meditech 

following printing instructions 2.  Verify the cMAR as per procedure 3.  Begin using new 7 Day cMAR 

33

Manually Print cMAR:  Printing  Connect to the Meditech system 

and select 1 for Live  Enter ID and Password  cMAR PRINT  ROUTINES 

 screen 

‘300’ to print the cMAR 

34

How to print the cMAR for all patients on the unit:   

Order Entry in Meditech: from PRINT ROUTINES menu 

Unit location F9 Look‐up ‘Name’ & ‘Printer’ will auto populate 

Verify date ‘T’ for MARs active from 

2300 onwards to 

2259 

INP (inpatient)  

            

Select MAR format F9 look‐up 

            Scroll and select RVC.MAR 1  RVC MAR – 1 Day 

             ? Queue to print

35

How to print the cMAR for  one  patient on the unit:   

Order Entry in Meditech INP (inpatient) 

This space remains empty

Select patient F9 Look‐up ‘Status’, ‘age’ & ‘Printer’ will auto populate 

   

Select MAR format F9 look‐up 

Scroll and select RVC.MAR 1  RVC MAR – 1 Day 

Verify date ‘T’ for MARs active from 2300 onwards to 2259 

 

Select printer  ? Queue to print

36

How to print blank SCHEDULED or blank PRN cMAR pages for  one  patient on the unit: 

initial steps are the same as printing the patient specific cMAR until selecting patient and the cMAR format 

INP (inpatient) 

Select patient F9 Look‐up ‘Status’, ‘age’ & ‘Printer’ will auto populate 

This space remains empty      

Select MAR format F9 look‐up 

    Scroll and select either BLANK SCHEDULED CMAR BLAND PRN CMAR 

Verify date ‘T’ for MARs active from 2300 onwards to 2259 

‘T‐1’ for now 

 Select printer 

 

? Queue to print

37

Planned Downtime  Print patient specific cMARs early 

Downtime

Blank cMAR forms for new admissions and new orders ‐ manual transcription 

Communicate with Pharmacy 

Unplanned Downtime  Blank cMAR forms for new admissions and new orders for manual transcription 

Communicate with Pharmacy 

Return to Live  Communicate with Pharmacy – enter medications into the pharmacy module 

cMARs will print at the usual time 

Downtime cMAR Policy ADMIN PP-330

38

CHART CHECK 

• The night nurse is responsible for checking that all orders for the past 24 hours have been transcribed appropriately and are signed off on the Ordering Practitioner Form. 

• If any orders are not initialed or not signed off at the bottom of each set of orders, the nurse is required to complete the transcription process. The nurse performing the chart check will stamp below the most recent orders verifying that the process has been completed. 

24 hour chart check 25/11/2014 2330

B. A. Nurse

39

Verification process Newly printed cMARs must be checked and 

verified! 

Review each section: demographics / medication entries Verify each page for accuracy and completeness. Ensure: 1. All discontinued meds are not on the 

current cMAR 2. All new orders are on the cMAR May need to manually transcribe 

Note: Medications ordered after the pharmacy department has closed will not appear on the new cMAR. The medication will

need to be recopied onto the new cMAR and cosigned.

40

Discrepancies  Confirm the medication entered with the original order and hand write the correction in the next blank entry box on the cMAR and communicate to pharmacy using the MAR Communication Form. 

This form is NOT optional, it is necessary to correct ALL errors found on cMAR. 

***Medications are prepared and administered only from entries that have been reviewed and 

verified as accurate.*** 

 

Nursing Treatment Record  

Nursing Treatment Records can be used for items not captured in the cMAR, including: Beneprotein, MedPass, dressing changes, feeding tube flushes, etc. 

Will be used for 7 days and can be kept with the cMAR  Obtained from Print Shop (not Meditech)  Three options available: Blank, Oral and Enteral Supplements 

                            

41

42

Patient Transfers Involving cMARs 

a)  If transfer involves a change in acuity, the sending unit should print out the medication and treatment form prior to transfer; following the medication reconciliation policy 

b)  Ensure physician reviews medications as needed c)  Transcribe all new medication orders from the 

ordering practitioner’s form onto the patient's cMAR. 

Please Note: in some cases, the nurse/unit clerk may wait for pharmacy to enter orders before they print the cMAR to prevent unneeded manual transcription 

***Medications are transcribed only from Orders, not recopied from the existing MAR*** 

43

Questions 

Rap‐up

44

References • College of Nurses of Ontario (CNO) Legislation and Regulation RHPA: Scope of Practice, Controlled Acts Model.

http://www.cno.org/docs/policy/41052_RHPAscope.pdf

• Edmunds, M.W. (2000). Introduction to Clinical Pharmacology . Mosby: Toronto

• George Brown College Nursing Department, Faculty of Health Sciences. NURSING 1012 Nursing Practice II. 1984

• Harwood, J. and Lumsden, J. Transcription of Physician Orders. Toronto East General Hospital. October 2001.

• National Association of Pharmacy Regulatory Authorities (NAPRA) (2009). Model Standards of Practice for Canadian

Pharmacists. http://www.ocpinfo.com/client/ocp/OCPHome.nsf/web/Model+Standards+of+Practice

• Robinson, J. Medication Administration 2002. Durham College NUR2512-NRC Nursing Program.

• Rouge Valley Health System Medication Policies

• Rybenko,L. RVHS-CHC Transcription of Physician Orders. June 1996. Revised April 2000 by Lim, C.

• Tse, D. Centenary Health Centr e T r ans c r ibing Phys ic ians ’ O r der s . “ An Information and Self-Directed Learning

Package for the RPN and Unit Clerk in Preparation for the Classroom Training in Order Transcription” . November 1995.

Revised June 1996 by Rybenko, L.