Đại học Kinh tế TP. HCM

Chào mỪng

các hỌc viên

tham gia LỚP HỌC

“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ”

NỘI DUNGPhần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU &

CÁC MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP

Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN

Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP

Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ

Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢOGiai đoạn chuẩn bịGiai đoạn phác thảoGiai đoạn biên soạnTránh trở ngại khi viết

1-Giai đoạn chuẩn bị1. Tập trung vào nhiệm vụ2. Thu thập thông tin: các phương

pháp để thu thập thông tin: Phương pháp trực giác Phương pháp phân tích Phương pháp phỏng vấn & Tham

khảo tài liệu

Phương pháp trực giác

Viết tự doGhi chúTrưng cầu ý kiến

Viết tự doViết không mục đích với một cây bút và một tờ giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình phải sáng tác; đừng phân tích.

Ghi chú

Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay một cuốn sổ tay để ghi chép, trong một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra.

Thăm dò ý kiếnThăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ

trên hai giai đoạn khác nhau. Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết chúng ra hay ghi âm. Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem chúng có nói lên được điều cốt yếu không.

Phương pháp phân tích-Tập trungTập trung là một kiểu mẫu của kỹ

thuật phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn hãy xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập trung chú ý vào một phương diện của chủ đề. Chia phương diện đó ra thành nhiều chủ đề nhỏ cụ thể hơn. Tiếp tục với những phương diện khác của chủ đề tổng quát cũng bằng cách đó.

Phương pháp phân tích- Phỏng vấn của nhà báoPhương pháp phỏng vấn của nhà báo cũng là một khả năng khác. Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào? Thế nào? Tại sao?

Phương pháp phân tích-Tu từ

Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu từ theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào trường hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý nghĩa gì? Vấn đề X có thể được mô tả như thế nào? Những nhân tố của vấn đề X là nhân tố nào? Thực hiện công tác X như thế nào? Công tác X phải thực hiện như thế nào? Hậu quả của vấn đề X là gì? X tương quan với Y như thế nào?

Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệuTrong phương pháp phỏng vấn Hãy

khuyến khích người khác nói – Khuyến khích bằng cử chi phi ngôn ngữ như gật đầu, và bằng lời nói, như “tôi hiểu””vâng, phải”. Để có được nhiều thông tin nhất, hãy dùng những câu hỏi mở, Hãy giải thích rộng hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết, lời giải thích để khuyến khích người ta cung cấp thông tin cụ thể hơn.

Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo tài liệuNếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy

linh động. Hãy lướt qua những đoạn không xác đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng. Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin.

2-Giai đoạn phác thảoPhác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây

chưa phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm

đến những khó khăn.Đánh máy bản phác thảoĐọc , ghi âm và phác thảoChú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn

mẫu văn bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu câu và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ những điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn

3-Giai đoạn biên soạnĐể dành một khoảng trống thời gian giữa

phác thảo và biên soạn.Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại

bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao

tiếp.Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy

và phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch lạc.

Gọt giũa hoàn chỉnh

3-Giai đoạn biên soạnDành khoảng thời gian trống giữa phác

thảo và biên soạn.Phân tích lại những vấn đề quan trọng.Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không

cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược

giao tiếp.Có thể trải rộng bản phác thảo trên

một mặt giấy và phân tích.Gọt giũa bài viết

Tránh những trở ngạiViết là một quá trình phức tạp bao gồm

nhiều giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một công thức thần kỳ đơn giản.

Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn. Bạn không được viết liền một mạch.

Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá trình tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra.

Tránh những trở ngạiHãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi

quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng đó vào các đoạn và viết thành câu.

Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong khi phác thảo.

Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc; viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.

Tránh những trở ngạiHãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một

mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy thường dễ sửa chữa hơn nhiều.

Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần thay đổi.

Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục, bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy ra.

II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP-THƯ TỪ

Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.

Thường được quy chuẩn trong doanh nghiệp.

Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu chuẩn.

7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ1/Tiêu đề: 99 đường BrookRepulse Bay, Hong KongNgày 28 tháng 03 năm 2010

2/Địa chỉ nơi nhận:Bà Helen PellegrinTrưởng Phòng nhân sự 100 đại lộ Orchard-Singapore

7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ3/ Câu chào theo nghi thứcÔng /bà thân mến: (,)Chú ý: Không dùng dấu “ ; ”4/ Đề mụcTRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/20095/Nội dung chính của thư6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể

đầy đủ tên họ và chức vụ người viết.7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc

trái, phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao

MẪU THƯ THÔNG DỤNGKhông thụt đầu hàngMỗi dòng bắt đầu ngang với lề trái

Ngày thángTên người nhậnChức vụĐịa chỉCâu chào hỏixxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxCâu chào cuối thưChữ ký

Mẫu hỗn hợpNgày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa trang

Ngày thángTên người nhậnChức vụĐịa chỉCâu chào hỏiXxxxxx ----------------------xxx--------------------------

Câu chào cuối thưChữ ký

II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP-BẢN GHI NHỚ

Được sử dụng cho người trong cùng đơn vịNhững yếu tố của bản ghi nhớ: (1)Ngày tháng; (2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay

những người mà bạn gởi tới;(3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và (4) Khoảng “đề mục”.Bản ghi nhớ thường được sử dụng khi: Thông báo,

xác định một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách viết ra và có tài liệu lưu trữ

Chú ý:

Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng hạn như:Đề mục: Thông báo

Cũng không nên quá cụ thể, như:Đề mục: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận ba vấn đề.

Chú ý:

Đề mục cũng không thể là một câu hay một đoạn:Đề mục: Chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp vào ngày thứ sáu tới đây lúc 2 giờ chiều ở phòng hội nghị.

Thay vì thế, nó có thể là một câu tiêu đề, như:Đề mục: Phổ biến kế hoạch kinh doanh năm 2010

II-MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP- TỜ TRÌNH (BÁO CÁO)

Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi thức hay không theo nghi thức.

Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công ty

Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết hoạt động, đề nghị, báo cáo chung…

Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần chính và tài liệu bổ sung

BÁO CÁO-Thông tin sơ bộTrang bìa gồm có nhan đề (4-8 từ):

tên và chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người nhận, và ngày tháng.

Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo (nếu bạn gởi trong nội bộ) thường nói đến thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời chào cuối thư.

BÁO CÁO-Thông tin sơ bộPhần tóm lược là một tài liệu độc lập;

nó tóm lươc nội dung của báo cáo – chứ không chỉ bố cục. Bản tóm lược này là một phiên bản cô đọng của báo cáo.

Bản tóm lược của bạn có tính chất cốt yếu, vì những cuộc nghiên cứu chứng tỏ rằng phần lớn các giám đốc đã đọc phần này, mặc dầu gần phân nửa trong số họ đã đọc cả phần chính báo cáo – Bản tóm lược thường được viết sau cùng và thường không dài quá.

BÁO CÁO-Thông tin sơ bộBảng mục lục liệt kê các phần khác

nhau của báo cáo – Hãy đánh số trang của báo cáo bằng chữ số: 1, 2, 3… Đánh số trang của phần thông tin sơ bộ bằng số La mã thường: i, ii, iii… Phụ lục thường được chỉ định bằng chữ cái, Phụ lục A, Phụ lục B… Biểu đồ và độ thị thường được đánh số La mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II…

Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình ảnh.

BÁO CÁO- Phần chínhPhần trình bày không phải là bảng tóm lược hay khái quát. Đúng hơn, phần trình bày cho biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào.

Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức BÁN).

Sự khai triển và chứng minh chi tiết tạo nên phần chính của phần thông tin: mô tả, giải thích và phân tích. Phần này phải được bố cục rõ ràng, với các tiêu đề và đề mục.

BÁO CÁO- Tài liệu bổ xungTài liệu bổ sung có thể gồm ba mục.

Phụ lục đứng riêng một mình. Các thí dụ bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải thích, hay bản kê khai tài chính.

Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị. Tài liệu tham khảo – thư mục và chú thích

Phần 2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU VÀ CÁC ĐOẠN

TÀI LIỆUCÁC NGUYÊN TẮC CỦA TÀI LIỆU(1) sự thống nhất và tầm quan trọng, (2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải.

Tài liệu – là toàn bộ bản văn bản viết: một bức thư, một bản ghi nhớ, báo cáo…

Phân đoạn của tài liệu là một đơn vị chủ yếu của tư tưởng làm cho người đọc nhận ra một bước đi mới trong sự phát triển bố cục. Đọan thường gồm một nhóm từ bốn đến tám câu, hay 100 tới 250 từ.

Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu

Tài liệu và các nguyên tắc của soạn thảo tài liệuCác nguyên tắc của soạn thảo tài liệu

(1) sự thống nhất và tầm quan trọng,

(2) bố cục và cách làm nổi bật, (3) sự mạch lạc và (4) độ dài vừa phải.

I-Tính thống nhất và tầm quan trọngThống nhất là bài viết có tính chất

đồng nhất: nó kết hợp xung quanh một ý tưởng trung tâm, tất cả cùng nhắm vào một chủ đề.

Tầm quan trọng: những ý tưởng chính của bạn được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho người đọc dễ nhận ra. Đây là những khái niệm có vẻ dễ hiểu, nhưng không phải lúc nào cũng dễ thực hiện

Tài liệu với tính chất tổng thểMột tài liệu đạt được tính thống nhất

phải giải quyết những ý tưởng có liên quan với mục tiêu và thống nhất quanh một nhiệm vụ cụ thể.

Nếu việc vất bỏ những thông tin không quan hệ với nhau làm cho tài liệu của bạn trở nên thống nhất thì nhấn mạnh những thông tin quan trọng làm cho tài liệu của bạn nổi bật lên.

Lưu ý: Phần giới thiệu và kết thúc là những phần cốt yếu

Phần giới thiệuPhần này bao gồm 3 nội dung:

(1) Sự kiện có thật(2) Nguyên nhân viết(3) Giới thiệu cấu trúc

Phần giới thiệu phải đầy đủ 3 yếu tố trên.Tùy vào tình huống mà trình bày của bạn có thể thay đổi trật tự viết

Phát biểu sự kiện có thật trướcPhát biểu sự kiện có thật trước: Tiện nghi nhà ăn của Công ty càng ngày càng hư nặng (sự kiện có thật). Ban dự án đã thực hiện xong một cuộc nghiên cứu thái độ của nhân viên đối với tình trạng đó (lý do viết). Bản báo cáo này phác họa ba quan điểm chủ yếu nhất của nhân viên mà cuộc điều tra đã cho thấy rõ (cách tổ chức).

Phát biểu lý do viết trướcPhát biểu lý do viết trước: Ban dự

án vừa hoàn thành một cuộc nghiên cứu về thái độ của nhân viên trong công ty đối với công tác phục vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc điều tra này được tổ chức vì công tác phục vụ ăn uống càng ngày càng bị chỉ trích (sự kiện có thật). Bản báo cáo này đưa ra ba kết quả chính tìm ra được (cách tổ chức).

Phát biểu cách tổ chức trướcPhát biểu cách tổ chức trước: Ban dự

án đề nghị rằng công ty phải quyết định chọn lưa ba đề nghị: (1) trang trí lại phòng ăn, (2) cung cấp nhiều món ăn hơn và (3)thay đổi giờ ăn (cách tổ chức). Những đề nghị này căn cứ theo cuộc nghiên cứu trong toàn công ty về thái độ của nhân viên đối với dịch vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc nghiên cứu sở dĩ được tổ chức là do sự chỉ trích ngày càng nhiều đối với dịch vụ đó (sự kiện có thật).

Viết phần kết luậnĐặt ở cuối tài liệu, phần kết luận là một

cách nữa để làm nổi bật những ý tưởng chính của bạn.

Đừng phát biểu lại ý tưởng chính bằng từ ngữ hoa mỹ dài dòng

Tránh đưa vào một chủ đề hoàn toàn mới; điều đó không chỉ làm người đọc bớt tập trung chú ý vào mục tiêu truyền thông của bạn mà còn phá vỡ mất tính thống nhất của tài liệu.

Lưu ý: phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng lâu dài trong trí nhớ người đọc.

Viết phần kết luậnCó ba cách kết thúc. (1) Hãy phát biểu lại ý tưởng chính nếu

bạn dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp và tài liệu viết dài.

(2) Phát biểu kết luận của bạn hay đề nghị của bạn nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận gián tiếp.

(3) Phát biểu bước hành động hay cơ chế phản hồi.

Viết phân đoạnBạn tạo sự thống nhất trong một đoạn

bằng cách kết hợp tất cả ý tưởng quanh một câu chủ điểm.

Câu chủ điểm chính là ý tưởng bao trùm của đoạn đó, nó chứa đựng cái cốt lõi của phân đoạn.

Một câu chủ điểm viết tốt phải hàm chứa: (1) một sự khái quát hóa và (2) một ý tưởng nhất định và (3) có thể định nghĩa rõ, có thể xác định được.

(1) Sự khái quát hóaMột câu chủ điểm hay luôn luôn là một sự khái quát hóa có liên hệ với những câu khác trong đoạn.

Sau đây là ba thí dụ chứng minh sự khác nhau giữa sự khái quát hóa (thích hợp cho câu chủ điểm) và đặc điểm cụ thể (không thích hợp cho câu chủ điểm).

Thí dụ Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời trang (khái quát). Tôi đã thấy một khách hàng vất chiếc áo này đi vì nó không hợp thời trang lắm (đặc điểm cụ thể).

Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện (khái quát). Một người vận hành báo cáo rằng anh ta không hiểu phải sử dụng chìa khóa điều khiển như thế nào (đặc điểm cụ thể).

Bài thuyết trình của Hoàng bị hỏng vì ba vấn đề (khái quát). Tôi không thể đọc được bản in trong phần phụ (đặc điểm cụ thể).

(2)- Ý tưởng nhất định (hạn định)Ngoài việc phải luôn luôn có tính khái

quát, câu chủ điểm cũng luôn luôn chứa đựng ý tưởng hạn định. Ý tưởng hạn định không chỉ là chủ ngữ của câu. Ý tưởng hạn định mô tả hoặc định giá chủ ngữ.

Tiếp tục với ba thí dụ trên, là câu giải thích chỉ rõ sự khác nhau giữa câu chủ điểm – chủ ngữ và câu chủ điểm – ý tưởng hạn định:

Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần

áo hợp thời trang. (Chủ ngữ: Khách hàng; ý tưởng hạn định; những kiểu quần áo hợp thời trang).

Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Chủ ngữ: hệ thống; ý tưởng nhất định: làm … bối rối về nhiều phương diện).

Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (Chủ ngữ: bài thuyết trình của Sarah; ý tưởng hạn định: bị hỏng vì ba vấn đề).

(3)- Định nghĩa rõHãy nhớ rằng ý tưởng hạn định mặc dầu là sự khái quát hóa, nhưng không được quá mơ hồ. Sự khái quát hóa phải có giới hạn để có thể được xác định dễ dàng.

Thí dụ, bạn hãy đối chiếu ba câu chủ điểm một lần nữa, lần này để ý sự khác nhau giữa sự khái quát hóa hữu hiệu, xác định được với sự khái quát hóa vô hiệu, mơ hồ:

Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần

áo hợp thời trang. (“Hợp thời trang” có thể xác định). Khách hàng ưa chuộng quần áo cực kỳ. (“Cực kỳ” thì quá mơ hồ).

Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phưong diện. (“Làm… bối rối” có thể xác định được). Hệ thống mới này thật ác liệt. (“Ác liệt” thì quá mơ hồ).

Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề (“Bị bỏng vì…” có thể xác định). Bài thuyết trình của Sarah thật ghê gớm. (“Ghê gớm” thì quá mơ hồ).

Viết phân đoạnMột khi đã viết được câu chủ điểm bằng sự khái quát hóa và ý tưởng hạn định, bạn sẽ thấy dễ dàng bảo đảm sự thống nhất của đoạn. Chỉ cần kết hợp tất cả những câu khác trong đoạn chung quanh câu chủ điểm. Mỗi câu khác trong phân đoạn phải khuếch đại câu chủ điểm; không câu nào trong phân đoạn được thoát ly khỏi trọng tâm của câu chủ điểm. Do đó, những câu khác trong phân đoạn được gọi là những câu phụ trợ.

Thí dụKhách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp

thời trang. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ý kiến khác của khách hàng – như giá cả hay cách phục vụ – trong đoạn này).

Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều phương diện. (Để đạt được tính thống nhất, không đưa ra những thông tin về công suất của hệ thống mới trong đoạn này).

Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin về những ưu điểm trong bài thuyết trình của Sarah trong phân đoạn này).

Viết phân đoạnTính thống nhất trong mỗi phân đoạn có nghĩa là kết hợp những câu phụ trợ xung quanh ý tưởng hạn định của câu chủ điểm.

Để làm nổi bật tầm quan trọng của mỗi phân đoạn, bạn hãy viết câu chủ điểm trước.

CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠNCÓ HIỆU QUẢ

Câu chủ điểm

Câu phụ trợ

Câu chủ điểm

Câu phụ trợ

Kết luận

CÁCH HÌNH DUNG MỘT PHÂN ĐOẠNKHÔNG HIỆU QUẢ

Câu phụ trợ

Câu chủ điểmCâu phụ trợ

Câu phụ trợ

Câu chủ điểm

Tránh đưa ý tưởng chính sau cùng

Tránh chôn vùi câu chủ điểm ở giữa

II-BỐ CỤC & KỸ THUẬT LÀM NỔI BẬTBố cục (hay sự tổ chức ) nghĩa là phân

chia những ý tưởng của bạn cho có hệ thống, thứ bậc và sắp đặt chúng thế nào cho có tính thuyết phục.

Bạn phải tìm cách làm nổi bật bố cục trong tài liệu cho người đọc nhìn thấy.

Nếu bố cục là công việc thực hiện trong đầu , thì việc làm nổi bật bố cục đó lại là việc bạn phải làm để cho người đọc nhìn thấy rõ ràng ý tưởng của bạn.

Kỹ thuật làm nổi bật bố cụcKỹ thuật này bao gồm: các đề mục, tiểu mục, viết chữ in hoa, gạch dưới, thụt đầu hàng, các bảng kê và dấu khoanh tròn.

Lợi ích:(1)Làm rõ cách cấu trúc của tài liệu viết

(2) Nhấn mạnh những điểm then chốt

Kỹ thuật làm nổi bật bố cụcQui tắc: 4 qui tắc:Một là phải nhất quán Nếu bạn viết hoa, gạch dưới những ý tưởng chính, bạn phải viết hoa, gạch dưới những ý tưởng chính từ đầu đến cuối.

Thứ hai là bạn hãy sử dụng những tiêu đề ý tưởng chứ không dùng tiêu đề theo hạng loại

Kỹ thuật làm nổi bật bố cục-Quy tắcThứ ba là bạn chớ có lạm dụng kỹ thuật soi sáng

Thứ tư là trình bày những ý tưởng có tầm quan trọng ngang nhau. Nói cách khác, hãy sử dụng quan hệ song song hay tương đương để sắp đặt các từ trong mỗi nhóm tiêu đề và tựa đề nhỏ

CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SO LE

I. NHAN ĐỀ  | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | A. TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU A

AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA

1.Tiêu đề của tiết thứ yếu 111111111111111111111111111111

a.Tiêu đề bậc ba a

a a a a a a a a a a a a a a a

CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SO LE CẢI TiẾN

NHAN ĐỀ | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU AA A A A A A A A A A A A A A A A A A A A

Tiêu đề của tiết thứ yếu 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Tiêu đề bậc ba aa a a a a a a a a a a a a

CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU SỐ THẬP PHÂN

I. NHAN ĐỀ 11.1TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU A

A A A A A A A A A A A A A A A A A 1.1.1Tiêu đề của tiết thứ yếu 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1.1.1.1.

Tiêu đề bậc ba a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a a

CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU CHẤM TRÒN

NHAN ĐỀ 1| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

TIÊU ĐỀ CỦA TIẾT CHÍNH YẾU AA A A A A A A A A A A A A A A A A ()Tiêu đề của tiết thứ yếu 11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

-Tiêu đề bậc ba aa a a a a a a a a a a a a

CÁC HÌNH THỨC MẪU ĐỂ LÀM NỔI BẬT Ý TƯỞNG-MẪU THỤT ĐẦU HÀNG

NHAN ĐỀ 1| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 1.Mục 1: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2.Mục 2: 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3.Mục 3: 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3

III-NGUYÊN TẮC MẠCH LẠCTính chất mạch lạc thường được gọi

là tính liên kết, nghĩa là ý tưởng của bạn liên kết chặt chẽ với nhau.

Bạn có thể liên kết những ý tưởng của mình để đạt được sự mạch lạc bằng cách sử dụng: (1) phép chuyển tiếp, (2) kỹ thuật soi sáng làm nổi bật, (3) từ chỉ thị tư cách đồng nhất, và (4) quan hệ song song.

(1)Phép chuyển tiếpSử dụng những từ và nhóm từ có chức năng duy nhất là nối những ý tưởng lại để người đọc thấy rõ chúng liên kết với nhau như thế nào.

Ví dụCông Cơ khí Chiến Thắng phải nỗ lực

giải quyết cuộc khủng hoảng tài chính của mình. Thứ nhất, cắt giảm mạnh mẽ chi phí về nhân lực, dịch vụ bên ngoài, và tổng phí chế tạo. Thứ hai, không tiếp xúc với cổ đông để tìm kiếm thêm vốn. Cuối cùng, thương lượng lại với ngân hàng về các khoản nợ ngắn hạn. (Từ chuyển tiếp được in nghiêng)

Những từ chuyển tiếp thông dụngĐể chỉ sự thêm vào hay khuếch đại ý

nghĩa =>và, ngoài ra, thêm vào đó, và rồi, cũng,

một là, hai là…, hơn nữa, thứ đến, hậu quả là, cuối cùng là, sau hết, lại một lần nữa, cũng quan trọng ngang nhau, tương tự như vậy…

Để chỉ sự tương phản=>nhưng, hoặc, cũng không, vẫn, tuy

nhiên, trái lại, mặt khác, trái ngược với, mặc dầu, thế là, trong khi đó.

Để chỉ thí dụ hay sự liên tục=>Thí dụ, chẳng hạn, nghĩa là, thứ nhất, thứ nhì,

thứ ba, đầu tiên là, cuối cùng là…Để chỉ kết luận=>Do đó, vì vậy, như vậy, để kết luận, nói tóm

lại, nói ngắn gọn, nói vắn tắt, hậu quả là, kết quả là, theo đó, vì mục đích đó.

Để chỉ thời gian hay nơi chốn=>Trước, sớm hơn, trước kia, cho tới lúc này,

trong quá khứ, trong lúc đó, bây giờ, đồng thời, cùng một lúc, sớm, trong thời gian ít ngày, sau đó, về sau, kết quả là, ở đây, gần, sát bên, ở đó, ngay trước, khỏi, ở trên, ở dưới, xa hơn…

(2)Làm nổi bậtPhương pháp làm nổi bật dùng các tiêu đề và tiểu tựa, bảng liệt kê, dấu tròn và cách thụt đầu hàng để làm nổi bật cấu trúc và những ý tưởng chính. Kỹ thuật soi sáng cho ta thấy mạch lạc bằng cách cho thấy rõ các ý tưởng của tài liệu liên hệ với nhau như thế nào.

Thí dụ1. Cắt giảm mạnh mẽ chi phí về:

Nhân lực Dịch vụ bên ngoài, và Tổng phí chế tạo.

2. Không tiếp xúc với cổ đông để tìm thêm vốn.

3. Thương lượng lại với ngân hàng về các khoản nợ ngắn hạn.

(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtSử dụng các đại từ làm các từ chỉ thị tư

cách đồng nhất để thay thế và tránh lặp lại từ ngữ.

Thí dụ, bạn có thể viết:Vào ngày thứ hai, các giám đốc bộ phận

sẽ họp để trù hoạch dự án XYZ. Họ sẽ thảo luận việc gọi thầu, tiến độ công tác và các hợp đồng.

Đại từ họ liên hệ với các giám đốc bộ phận ở câu trước

(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtTương tự như vậy, các tính từ chỉ định cũng

có thể dùng làm từ chỉ thị tư cách đồng nhất. Thí dụ:Mỗi điểm bán hàng đều chứng tỏ đã cải

thiện đáng kể mức lời ròng. Các khoản lời ròng này không làm giám đốc kiểm soát ngạc nhiên vì bà đã thay đổi hệ thống kênh phân phối của công ty.

Trong trường hợp này, từ này liên hệ với mức lời ròng

(3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhấtNgoài đại từ và tính từ, bạn có thể sử

dụng những từ được lặp lại để chỉ tư cách đồng nhất. Thí dụ:

Mối quan tâm hàng đầu của nhân viên thư ký là phần đầu của bản chỉ dẫn. Các đối tác thương mại chia sẻ mối quan tâm đó là vì họ phải giải quyết những khiếu nại của khách hàng.

Các câu trên được nối với nhau bằng từ mối quan tâm được lặp lại.

(4) Quan hệ song songQuan hệ song song phát biểu những ý

tưởng quan trọng ngang nhau bằng hình thức ngữ pháp giống nhau.

Thí dụ về quan hệ song song trong đó liên kết một dãy những khái niệm quan trọng ngang nhau bằng cách khởi đầu mỗi khái niệm với một động từ.

Để nhận được bảo hiểm mất nhân lực, bạn cần ba việc. Điền vào mẫu đơn. Gởi đơn cho phòng nhân viên vào ngày 14 tháng Hai. Gởi một bản sao cho thượng cấp của bạn.

IV-NGUYÊN TẮC ĐỘ DÀI THÍCH HỢPBạn cần biên soạn tài liệu với độ dài

thích hợp: đôi khi dài và đôi khi ngắnĐể quyết định nên viết dài hay ngắn, bạn

căn cứ theo: (1) chủ đề, (2) đối tượng và (3) công việc.

Thường thường các đoạn dài ít nhất từ ba đến bốn câu: một câu chủ điểm và ít nhất hai câu phụ để hậu thuẫn cho ý tưởng hạn định của bạn.

Hãy đề phòng những phân đoạn quá dài, nghĩa là nhiều hơn 300 từ hay tám câu.

PHẦN 3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ DOANH NGHIỆP1-CÚ PHÁPLàm nổi bật những từ quan trọng.

Đặt động từ gần chủ ngữ.Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ.2-ĐỘ DÀI CÂUNhững vấn đề. Những giải pháp. Tính

biến hóa và nhịp điệu3-SỬ DỤNG ĐỘNG TỪ TRONG CÂU

I- Kiến trúc cú phápCách bạn sắp đặt các từ có thể thay đổi tầm quan trọng và thậm chí thay đổi cả ý nghĩa một câu.

Cú pháp là cách sắp đặt từ ngữ cho đúng chỗ trong một câu để thông điệp được viết một cách có ý nghĩa, nổi bật như bạn mong muốn để làm tăng tính hiệu quả của tài liệu viết.

Cú pháp- làm nổi bật những từ quan trọngNếu bạn muốn nhấn mạnh một từ trong

câu, bạn hãy đặt nó vào một trong những vị trí nổi bật - vị trí đầu tiên hay cuối cùng

Thí dụ: “Khanh đã gởi đi bản ghi nhớ phác họa thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua.” (Làm nổi bật người gửi)

“Thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông qua là chủ đề chính bản ghi nhớ của Khanh.” (làm nổi bật thủ tục)

(TT)Về mặt ngữ pháp, câu có (những)

phần chính và (những) phần phụ thuộc, Nên chúng ta có thể dùng chức năng ngữ pháp của từ để nhấn. Chúng ta cần phải đặt ý tưởng quan trọng nhất ở phần chính.

Phần chính – được gọi là mệnh đề chính hay mệnh đề độc lập – là chủ ngữ và động từ là vị ngữ trong câu.

Thí dụ: Giám đốc vứt bản báo cáo viết rất tồi vào sọt rác. (Mệnh đề chính: Giám đốc vứt )

(tt)Từ chỉ sự phụ thuộc (từ để đưa mệnh đề

phụ vào câu)Sau khi,bởi vì, bất kể như thế nào,mặc

dầu, trước khi, bất kể… là gì,như, thậm chí,may mà, như thể, nếu,miễn là, ngay khi, đến độ mà, từ khi, dường như là,trong chừng mực, mà, để cho, đến nỗi, rằng, là, dầu, cho đến, trừ khi, cho đến khi, khi mà, mỗi khi,nơi mà, ở chỗ mà, xem có hay không, người mà, cái mà, trong khi mà, của người mà

Cú pháp-Đặt động từ gần chủ ngữĐiều quan trọng thứ hai trong phép đặt

câu là tránh đặt động từ cách xa chủ ngữ.Ví dụ: Ngoài việc cam kết, các nhà quản lý còn

phải hành động mau lẹ.Các nhà quản lý, ngoài việc đưa ra những

lời cam kết có ý nghĩa sẽ tuân theo lời khuyến nghị, phải hành động mau lẹ để đạt kết quả.(động từ đặt quá xa)

Cú pháp-Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗCó lựa chọn thứ ba sẽ làm cho câu văn của

bạn dễ hiểu. Sự lựa chọn vị trí của từ bổ nghĩa ở chỗ nào trong câu.

Ví dụ:“Tôi đã xin phép ra ngoài trong giờ làm việc

với ông trưởng phòng.”(từ bổ nghĩa “với ông trưởng phòng” ở quá xa từ nó phải bổ nghĩa tức là “đã xin phép”, và quá gần từ nó không phải bổ nghĩa tức là “ ra ngoài…”).

“Tôi đã xin ông trưởng phòng cho phép ra ngoài.”

(tt)Đặc biệt có một dạng đặt sai từ bổ nghĩa

được gọi từ bổ nghĩa lơ lửng. “Lơ lửng” ám chỉ vị trí đơn độc, không dính dáng đến cái gì cả, ở đầu câu.

Ví dụ: Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, ông sẽ sớm nhận được một bản sao báo cáo.(Biết… đứng một mình lơ lửng không liên hệ với chủ ngữ theo sau: ông)- sửa lại

Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu này, tôi sẽ gửi cho ông một bản sao báo cáo.

Cú phápViệc phải làm Cách thức

Nhấn mạnh từ quan trọng

Đặt ở đầu câu hoặc cuối câuĐặt trong mệnh đề chính

Đặt động từ gần chủ ngữ Tránh ngăn cách chủ ngữ quá xa động từ

Đặt từ bổ nghĩa Đặt chúng càng gần từ bổ nghĩa càng tốt.Đoạn mở đầu câu phải bổ nghĩa cho chủ ngữ theo sau.

II-Độ dài của câuMột câu có thể dài tới 80 hay 100 từ mà

vẫn đúng về mặt ngữ pháp. Tuy nhiên, đúng ngữ pháp không phải là vấn đề quan trọng duy nhất cần xem xét.

Hầu hết các chuyên gia giao tiếp doanh nghiệp khuyên nên viết câu trung bình từ 20 đến 25 từ. bạn phải xem xét lại những câu dài hơn 40 hay 50 từ

Câu văn của bạn sẽ quá dài khi nào độ dài của nó làm cho ý nghĩa của nó trở nên mơ hồ.

Độ dài của câu(tt)Chú ý:Câu quá dài, câu képCâu thiếu tính biến hóaCâu thiếu nhịp điệu

Độ dài của câu (tt)Vấn đề Giải pháp khả dĩ

Quá dài: quá dài nên khó hiểu

quá nhiều từ “và”

quá phức tạp

Rút ngắn lại:

thêm từ chuyển tiếp:

Một là… hai là…

đánh số giữa câu:

(1)… (2)…

dùng chấm tròn:

Thiếu biến hóa:

có quá nhiều câu dài

bằng nhau

Thay đổi, biến hóa:

dùng những câu dài,

ngắn khác nhau.

Thiếu nhịp điệu: đơn

điệu, ê a

Thêm nhịp điệu:

viết lại để cho có thể lên giọng và

xuống giọng.

III-Sử dụng động từ có khí lực (mạnh)Doanh nghiệp là một “thế giới năng động

thực sự” đầy tính thực tế và tích cực, do đó khi viết phải dùng những từ ngữ biểu hiện hành động mạnh mẽ – những động từ có khí lực.

Nhiều khi, người viết đã đánh mất cái khí lực của từ ngữ và sa lầy trong thứ ngôn ngữ nặng nề, không sức sống, đầy tính trừu tượng.

Động từ “quyết định” trở thành “đưa ra quyết định về việc”, “sản xuất” trở thành “được sản xuất do”, “gia tăng” cho thấy “có sự gia tăng về”.

(tt)-Cách thức sử dụng(1)Tránh lạm dụng danh từ: Có hai sai lầm

thường gặp Thứ nhất: lạm dụng danh từ thay cho

động từ:Chủ đề của bản báo cáo này là những kỹ

thuật của sự nâng cao sự hoạt động của nhân viên với chi phí thấp. (sáu danh từ).

Báo cáo này giải thích cách làm thế nào để nâng cao sự hoạt động của nhân viên mà không tốn nhiều chi phí. (ba danh từ).

(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực

Đừng nói Nên thay thế bằng

là tác giả

lấy con đường

giao mặt

do xảy ra va chạm

………

viết

đi vào

gặp, thảo luận

tác động, gây ảnh hưởng

……………

(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lựcThứ hai: Dùng một danh từ và dùng sai

như một động từ bằng cách thêm chữ hóa.

Ví dụ:hạn định hóaưu tiên hóakịch bản hóathái độ hóachung quy hóasản phẩm hóa……..

(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực(2) Tránh lạm dụng động từ yếu: là, trở nên,

dường như, ra vẻ, có vẻ, tỏ ra, nghe như…để làm cho câu văn mạnh mẽ hơn.

“Xí nghiệp A thành công về mặt sản xuất.” có thể viết: “Xí nghiệp A sản xuất giỏi.”

“Dường như có một khuynh hướng về phía khách hàng…” Có thể viết lại như sau: “Khách hàng của chúng ta thiên về…”sử dụng động từ “thiên về” mạnh mẽ hơn và cũng rút ngắn được một số từ.

(tt)-Cách thức sử dụng(3) Tránh sử dụng động từ kéo dài: hãy ưu

tiên sử dụng những động từ “ngắn gọn” thay cho những động từ kéo dài (hay hình thức kéo dài của động từ). Thí dụ,”phân tích” =>“thực hiện một sự phân tích”. Động từ kéo dài (cộng danh từ và có thể cả giới từ) làm cho người đọc phải đọc nhiều chữ.

động từ kéo dài không phải luôn luôn dở; đôi khi bạn cũng cần đến chúng. Nhưng đừng lạm dụng để thay cho những động từ ngắn gọn.

(tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lựcNên viết Nên tránh

Nên viết

hành động

cho phép

phân tích

giả định

tin

Nên tránh:

thực hiện hành động

tạo cơ hội để có thể…

thực hiện sự phân tích

đưa ra sự giả định về…

có quan điểm rằng…

sửa chữa

quyết định

chấm dứt

khảo sát, cứu xét

giúp đỡ

để sửa chữa cho

đưa ra quyết định về

đưa đến sự kết thúc của

thực hiện sự khảo sát, sự cứu xét

cung cấp sự trợ lực

tăng gia

biết

đặt hàng

trả (tiền)

khuyên, khuyến nghị

giảm

thiên về, khuynh hướng

cố gắng

cho thấy có sự tăng gia

nhận thức được sự kiện là có ý thức về

đưa đơn đặt hàng

thực hiện sự thanh toán về…

đưa ra khuyến nghị về…

thực hiện sự giảm thiểu

tỏ ra có khuynh hướng

làm mọi nỗ lực để

(tt)-Cách thức sử dụng(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: Động từ “thụ động” không có nghĩa là hành

động đang mô tả đã xảy ra trong quá khứ và ngược lại.

“Thụ động” là trái nghĩa của “chủ động”. Khi bạn dùng thể chủ động, chủ ngữ của câu hành động: “Người kỹ sư đã sáng chế ra sản phẩm.” Khi bạn dùng thể thụ động, chủ ngữ của câu bị chi phối bởi hành động, nó “thụ động”: “Sản phẩm này đã được người kỹ sư sáng chế.”

(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động:

Thể bị động thường có:Trợ động từ “được” “bị” Một hành động thực hiện “bởi” một người hay vật nào đó.

Ví dụ: “Ngăn tủ hồ sơ bị đóng sập lại bởi anh ta”

(tt)-Cách thức sử dụng (4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: sự lạm

dụng có thể dẫn đến:Thường thường, dùng thể thụ động phải viết dài

hơnThể thụ động nhiều khi hoa mỹ mà rỗng tuếch và

nặng nề hơn thể chủ độngThể thụ động thường không rõ ràngThể thụ động làm người đọc mất thì giờ để hiểu.Chú ý: lựa chọn cách dùng thể của câu một cách có

ý thức và có chiến lược – để văn phong biến hóa

Tóm lược quy tắc Quy tắc Ngữ pháp1. Tránh lạm dụng danh từ Thay động từ bằng danh từ

Động từ giả do danh từ mà ra (gắn thêm chữ “hóa”)

2. Tránh lạm dụng động từ yếu ớt

Động từ “là”, “trở nên”, “dường như”, “có vẻ”, “tỏ ra”, “nghe như”

3. Tránh động từ dài dòng Động từ cộng danh từ (cộng giới từ)

4. Tránh lạm dụng động từ thể thụ động

Trợ động từ “được”, “bị” cộng hành động thực hiện “bởi” một người hay một vật.

Phần 4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ TRONG THƯ TỪ

1- NGẮN GỌNGiới từ- sự trùng lặp

2- ĐƠN GIẢNTránh khoa trương- tránh biệt ngữ không cần thiết

3- CHÍNH XÁC

CHỌN TỪ“Nền tảng điện tử mới của các tham số quản

lý sẽ ngày càng làm cho những phần nhân tố tưởng thưởng cổ điển cho các nhà quản trị chủ chốt trở nên lỗi thời.”, “Một nhà quản lý năng động có thể, trong lãnh vực điện tử đang tiến triển, gia nhập sự đột phá chiến lược của tổ chức mình và đồng hóa với những mục tiêu thống nhất của nó, phần thưởng có ý nghĩa chờ đợi.”

Những câu này độ dài vừa phải; trật tự không rối loạn; không có những động từ yếu. Thế mà vẫn khó hiểu vì đầy những từ dùng sai, quá dài.

I-Ngắn gọnCũng như một tài liệu không được có

những phân đoạn không cần thiết và một đoạn không được có những câu không cần thiết thì một câu văn cũng không được có những từ không cần thiết.

Theo Strunk và White, “Hãy gạt bỏ những từ không cần thiết. Bài viết mạnh mẽ phải ngắn gọn. Điều đó không đòi hỏi người viết phải viết câu nào cũng ngắn, hay phải tránh tất cả chi tiết và chỉ phác họa đề tài, mà đòi hỏi mỗi từ phải nói lên một điều gì và đều phải có giá trị”.

(tt)1-Để ý các giới từGiới từ là những từ ngắn, liên kết một từ

với các phần khác của câu. Ví dụ như: về, phía trên, qua sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở, trước, đàng sau, ở dưới…..

Dĩ nhiên là không phải lúc nào giới từ cũng dở; giới từ có một chức năng cần thiết trong ngôn ngữ. Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn không phải là không dùng tất cả giới từ, mà đúng ra là tránh những giới từ kép và những giới từ bị lạm dụng.

(tt)-Để ý các giới từNên viết Nên tránhvề trong lãnh vực này, trong vấn đề, có liên quan tới,

trong quan hệ với.sau, sau khi

mặc dầu

vì, bởi vì.

theo kết luận về, do hậu quả của

bất chấp sự kiện là, không kể sự kiện là

giải thích cho sự kiện là, như là kết quả của, có thể quy cho, vì sự kiện, xét theo sự kiện là, trên cơ sở là, do sự kiện là.

bằng cách

vì, cho

nếu

về sau, sau này

gần

sớm

để

cho tới khi

khi, trong khi

với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, trên cơ sở

với mục đích, nhằm ủng hộ…

trong hoàn cảnh mà, trong trường hợp mà

vào một ngày xa hơn

trong vùng phụ cận của

trong tương lai rất gần

với mục đích

cho tới lúc mà

vào thời điểm, trong quá trình.

1-Để ý các giới từChú ý: Quá lạm dụng giới từ. Ví dụ “Điểm trung tâm trong sự hiểu biết của vấn đề của

cơ cấu tổ chức trong bộ phận sản xuất công cụ của công ty Pro MAX là hệ thống chỉ huy bên dưới chức vụ của Phó Giám Đốc, chức vụ này không được kết hợp chặt chẽ với những phân bộ trực thuộc.Nếu được viết lại, câu này có thể đọc như sau:

Vấn đề tổ chức ở bộ phận công cụ của Công ty ProMAX tập trung ở sự kết hợp không rõ ràng giữa Phó Giám Đốc và các phân bộ trực thuộc.

(tt)2-Sự trùng lặpNgoài việc để ý các giới từ, hãy coi chừng những

từ trùng lặp. Nhiều người viết những câu trùng ý : sự đồng tâm nhất trí của tập thể, tập hợp lại với nhau, quan trọng chủ yếu…

Các từ trùng lặp:hoàn toàn tuyệt đối

sự thật chân chính

biến cải hay thay đổi

tập hợp chung lại

đính kèm theo đây

quy tắc cơ bản gốc rễ

quan trọng chủ yếu

thay đổi mới mẻ

linh tinh lặt vặt

lịch sử quá khứ

cơ hội tiềm năng

hạ xuốngnhân tố nguyên nhân

ngừng nghỉ hẳn

sự nhất trí ý kiến

kết quả cuối cùng

nhất trí và trước nhất

quay lại sau

khủng hoảng trầm trọng

thật và đúng

duy nhất tuyệt đối

cốt yếu sinh tử.

(tt)Tránh lạm dụng Nên viết Thay vì

lãnh vực

căn bản, cơ sở

trường hợp

đặc trưng

phạm vi, bối cảnh

bản tính, tính

tình huống,

truyền thông

thù lao phục vụ

thường

kỹ xảo nghề nghiệp

trong doanh nghiệp

thái độ bất hợp tác

gặp khó khăn

lãnh vực truyền thông

trên cơ sở tiền thù lao phục vụ

trong nhiều trường hợp

kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp.

trong bối cảnh doanh nghiệp

thái độ có (bản) tính bất hợp tác

gặp tình huống khó khăn

môi trường trong phạm vi

phân cục

trong phạm vi của môi trường

phân cục

người mà/cái mà Smith, luật sư

của khách hàng

Smith, (người mà) là luật sư của khách hàng

II-Đơn giảnViết đơn giản khác với vắn tắt.Viết đơn giản, không nhất thiết phải

cắt bỏ nhiều từ. Thay vì thế, có thể thay đổi những từ cầu kỳ bằng những từ đơn giản, những thành ngữ vòng vo bằng những từ nói thẳng vào vấn đề.

Như vậy, sự đơn giản là xa lánh những từ khoa trưong, rỗng tuếch và những biệt ngữ không cần thiết.

(tt)-Tránh từ khoa trương: “Thể theo yêu cầu của ông, trong ngày

hôm nay, xin ông nhận những số liệu của hãng SH đính kèm”. Chuyển sang ngôn ngữ giản dị: “Đây là những số liệu của hãng SH mà ông đã hỏi sáng nay”.

Nguyên nhân:(1)Thích vẻ hào hùng và có vẻ nhà nghề(2)Thói quen trong doanh nghiệp(3) Nghĩ rằng “ cấp trên muốn vậy”

(tt)-Tránh từ khoa trươngNên viết Nên tránhbằng

đầu tiên

đi

đoán

vội

biết, tìm

tôi

gặp

trả

người

chỗ

vui lòng

nói

gởi

thiếu

cho biết

dùng

quanh ở

đương lượng, tương đương

khai tâm

vi hành

giả định

khẩn trương

biết xác định

người ký dưới đây

đối đầu, đương đầu

bồi hoàn

cá thể

địa phương

cá nhã ý

phát biểu, dự thị

chuyển tải, chuyển tiếp

bất túc

thông báo

sử dụng

vùng phụ cận

(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong

tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”

Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia.thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”

(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp(2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=>

“Quà biếu”, “Phí bôi trơn”…(3)Tránh khuôn sáo cũ: có những từ riêng lẽ

bị lạm dụng đến nỗi trở thành khuôn sáo: sự lựa chọn loại trừ, khái niệm, sự ngẫu nhiên, củng cố, làm cho chắc chắn, nhân tố, tính linh hoạt, (thuộc) chức năng, tăng tiến, hợp nhất, sự tuỳ nghi, (thuộc) tổ chức, sự hình thành kế hoạch, đáp ứng, kịch bản, thế hệ thứ ba, khung thời gian, pha thời gian và chuyển tiếp….

(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết(1)Biệt ngữ nghề nghiệp“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong

tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”

Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên kia.thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”

(tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiếtNHỮNG KHUÔN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY

Cột 1 Cột 2 Cột 3

0. Hợp nhất 0. Quản lý 0. Lựa chọn theo ý

1. Tổng cộng 1. Tổ chức 1. Linh hoạt

2. Hệ thống hóa 2. Giám sát 2. Khả năng

3. Song song 3. Hỗ tương 3. Linh động

4. Chức năng 4. Bằng số 4. Chương trình hóa

5. Đáp ứng 5. Hợp lý 5. Khái niệm

6. Tuỳ nghi 6. Chuyển tiếp 6. Pha – thời gian

7. Đồng bộ 7. Tăng tiến 7. Hình thành dự án

8. Tương hợp 8. Thế hệ thứ ba 8. Phần cứng

9. Cân bằng 9. Chính sách 9. Tính ngẫu nhiên

III- Chính xác1-Sự chọn từ: nghĩa là dùng từ đúng theo

nghĩa trong từ điển. Dùng sai từ, lẫn lộn từ này với từ khác, dùng một từ mà viết sai chính tả, có thể làm người đọc khó chịu.

2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác trong tính chính xác là ngữ pháp, cách dùng từ thông thường, các dấu phẩy, dấu chấm câu, các chữ viết tắt và chữ viết hoa.

Ôn tập