case study ecommerce: higma service

Case Study eCommerce: Higma Service

www.i-systems.pl

Case Study eCommerce Higma Service

Higma Service Sp. z o.o. działa na polskim rynku od 1998 (zatrudnia 50 pracowników, posiada 25 pojazdów i ponad 1000 m2 powierzchni magazynowej).


Higma Service to dystrybutor profesjonalnych środków czystości znaczących marek: TORK, Diversey, Taski, 3M i Vermop. Klientami firmy są m.in. instytucje publiczne, sektor gastronomiczny i hotelarski.


Higma Service otrzymała dofinansowanie na zmiany dotyczące działań B2B i zdecydowała się nawiązać współpracę z i-systems. Obie firmy najpierw przeprowadziły szczegółową analizę całego przedsiębiorstwa.

Wyzwania eCommerce

Zidentyfikowane wyzwania projektu

Skuteczna obsługa klientów rozmieszczonych na terenie całego kraju

Mechanizm rozliczeń klientów kontraktowych posiadających wiele placówek

Automatyzacja procesu sprzedaży

Scentralizowany system wymiany informacji

Wyzwania eCommerce


Eliminacja błędów spowodowanych rosnącą bazą produktów kompatybilnych

Efektywniejsze planowanie spotkań

Dostęp off-line do aktualnego katalogu produktów

Częsta aktualizacja stanów magazynowych

Wyzwania eCommerce


Pełna integracja ERP z systemem B2B

Poprawa gospodarki magazynowej

Centralne zarządzanie sprzedażą i marketingiem

Raportowanie i weryfikacja planów sprzedażowych w czasie rzeczywistym

Etapy pracy przy wdrożeniu

Wspólnie podzielono organizację przyszłej pracy na trzy etapy

Etap I infrastruktura,

CRM i ERP

Etap IIwzrost sprzedaży

hurtowej

Etap IIIautomatyzacja

windykacji oraz sprzedaży

Etap I – infrastruktura, CRM i ERP

Pierwsza faza projektu to maksymalne odciążenie posiadanych zasobów poprzez upraszczanie i automatyzację powtarzalnych procesów. Odzwierciedlono rzeczywiste struktury obejmujących takie elementy jak modelowanieplacówek, pracowników, producentów, kontrahentów oraz wszystkich produktów łącznie z ich zamiennikami.



Główną rolę kontroli nad danymi powierzono autorskiemu systemowi CRM, którego architektura została zaprojektowana tak, by swobodnie zarządzać uprawnieniami rozdzielanymi pomiędzy moduły odpowiedzialne za cenniki, kontrakty, waluty, rabaty, zamówienia i kontrahentów.


Równolegle do tych działań została wdrożona integracja z ERP Comarch Optima odpowiedzialny za wymianę informacji o produktach, czy synchronizacji cen, informacji o kontrahentach i zamówieniach.


Integrator i-systems stale utrzymuje aktualną bazę, dzięki temu wszyscy użytkownicy systemu posiadają dostęp do aktualnych informacji. Generuje też dane w postaci tabeli przestawnej, wykresu, mapy czy też karty wyników. Dodatkowo moduł umożliwia tworzenie budżetów oraz analizę stanu ich wykonania.


Automatyzacji poddano również obsługę kurierską, w ramach której system sam generuje listy przewozowe i powiadamia kontrahenta o statusie przesyłki mailowo lub w formie wiadomości SMS.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Etap II – wzrost sprzedaży


Następnym etapem prac było usprawnienie całego procesu sprzedaży, poprzez: poprawę obsługi klientów kontraktowych, uproszczenie ofertowania, mo-bilny panel handlowy oraz dostęp do katalogu produktów off-line.


Uruchomiono system wspierający obsługę kluczowych klientów, w ramach którego każda placówka kontrahenta posiada swój własny sklep skonfigurowany pod indywidualne warunki kontraktu. Ostateczne warunki są akceptowane przez kierownika regionu.


W efekcie osoby zamawiające produkty w poszczególnych oddziałach hoteli, restauracji czy banków, widzą w swoim panelu tylko wybrane produkty z cenami lub w przeliczeniu na punkty, których ilość określają warunki kontraktu.


Dodatkowo panel umożliwia:· wgląd w historię zamówień i ich szybkie ponowienie· śledzenie statusu przesyłki· dostęp do faktur i ich pobranie jako plik pdf· zgłaszanie reklamacji, serwisu, umawianie spotkań handlowych


Rozwiązano problem ręcznego tworzenia ofert pod ścisłe wymagania przy przetargach. Wszystko poprzez moduł ofertowania, który umożliwia proste „wyklikanie” w systemie wszystkich parametrów i narzucenie marży na całą ofertę.


Równolegle z pracami nad systemem B2B powstała aplikacja na platformę Android. Jej zadaniem jest zapewnienie dostępu do pełnej oferty firmy, w miejscach bez stałego dostępu do internetu. Z aplikacji w formie katalogu korzystają zarówno handlowcy, jak i klienci.


Pracownicy terenowi dysponują modułem mobilnego handlowca. Jest to program dostępny z poziomu przeglądarki, wykonany w Responsive Web Design. Daje m.in. dostęp do wszystkich informacji o klientach, ma rozbudowane opcje kalendarza.

Etap III – automatyzacjia windykacji oraz sprzedaży hurtowej

Etap III – automatyzacja windykacji oraz sprzedaży hurtowej

Trzeci etap prac? Wszystkich stałych klientów objęto panelem usprawniającym proces sprzedaży, obsługi oraz windykacji.


Wyznaczone na ten etap cele to:

zwiększenie skuteczności sprzedaży hurtowej

automatyczne postępowanie windykacyjne

usprawnienie obsługi posprzedażowej


Na tym etapie powstał dedykowany panel o nazwie E-DOK. Po zalogowaniu się klienci mogą składać zamówienia do placówek, do których są przypisani i mają wgląd do zamówień historycznych.Klienci o większym potencjalne zakupowym mogą negocjować ceny składając zapytanie ofertowe na konkretne produkty lub zestawy.


W celu zautomatyzowania kontroli nad płatnościami powstał moduł windykacji, który przypisuje klientom statusy wiarygodności. Każdy status to inne opcję płatności, limity kredytowe czy opcje dostawy. Przy zmianach statusu podejmowane są również zdefiniowane wcześniej wewnętrznie działania takie jak np. automatyczny mail ponaglający.

Podsumowanie

Opisane powyżej funkcjonalności, są jedynie wybraną częścią systemu, jaki powstaje od 5 lat. Warto wspomnieć, że ogromny wpływ na ostateczny sukces tworzonego projektu miało zaufanie, profesjonalizm i niebywała determinacja zarządu Higma Service.

„Dzięki owocnej współpracy z i-systems Higma Service Sp. z o.o. dysponuje unikalnym narzędziem, które w codziennej pracy pozwala na

zoptymalizowanie procesów biznesowych pomiędzy Higma Service, a jej partnerami oraz kontrahentami.

Wprowadzenie innowacyjnego rozwiązania pozwala nam na zmianę charakteru wykonywanej pracy, unikanie błędów, a co za tym idzie

podnoszenie jakości oferowanej obsługi.

Oceniając naszą dotychczasową współpracę i efekty, jakie uzyskaliśmy po wdrożeniu aplikacji z pełną odpowiedzialnością mogę polecić i-systems

jako profesjonalnego i rzetelnego partnera nie tylko w tworzeniu oprogramowania, ale również narzędzia racjonalizującego

koszty prowadzonej działalności.”

Maciej Jaeschke Prezes Zarządu Higma Service

www.i-systems.pl

Design i wykonanie: contellio.com

Spotkajmy się!!!Odswiedź nas, porozmawiajmy!o projekcie!

i-systems Sp. z o.o.!Spółka komandytowa!ul. Bojkowska 47, 44-100 Gliwice

www.i-systems.pl

Zadzwoń lub napisz!!+ 48 32 733 26 26!

wew. 0 – Dział Zagraniczny (ENG)!wew. 1 – Dział Handlowy!wew. 2 – Dział Supportu

wew. 3 – Dział Administracji

Sprzedaż: info@ i-systems.pl !Współpraca: partner@ i-systems.pl !Support: support@ i-systems.pl

w w w . i - s y s t e m s . p l

Spotkajmy się!

Odwiedź nas, porozmawiamyo projekcie

i-systems Sp. z o.o.

Spółka komandytowa

ul. Bojkowska 47, 44-100 Gliwice

Zadzwoń lub napisz

+ 48 32 733 26 26

wew. 1 - Dział Administracji

wew. 2 - Dział Handlowy

wew. 3 - Dział Supportu

Sprzedaż: info@ i-systems.pl

Współpraca: partner@ i-systems.pl

Support: support@ i-systems.pl

case study ecommerce: higma service

Software