CREACION DE EMPRESA

El programa debe instalarse en el computador establecido por el usuario para tal fin. SIIGO BASICO permite instalar hasta dos empresas (02) en el mismo equipo, usando los directorios con un número consecutivo así SIIWI01, SIIWI02 donde se encontrara la información de cada una de las empresas.

La instalación de las empresas debe hacerse en estricto orden consecutivo, sin dejar espacios libres, es de anotar que como SIIGO permite la reinstalación de empresas, aquellas que ya no se estén usando pueden volver a crearse con razón social, y NIT diferentes al instalado inicialmente. Es importante tener en cuenta que la reinstalación de una empresa deja totalmente vacíos los archivos de datos (borra la información de la empresa).Al borrar un directorio de trabajo (SIIWI01, SIIWI02) se desencadenan las empresas, no permitiendo la ejecución de otros procesos posteriormente.

El proceso para instalar es el siguiente:

Ruta Menú Nuevo: – Procesos – Procesos Administrativos - Creación Nueva Empresa

En la presente ventana, se digita el número de empresa a instalar, teniendo en cuenta que debe ser consecutivo, y la unidad en la cual será instalada la empresa, teniendo en cuenta que es monousuario (por ejemplo C: o D:).

Se registra nuevamente el número de la empresa, según lo estipulado anteriormente.

En caso de volver a instalar una empresa, limpiando la información previamente almacenada en ella, es obligatorio seleccionar la opción “Corresponde a una reinstalación”

De igual manera el sistema genera un mensaje de advertencia indicando lo anterior.

Paso seguido, para que el sistema solicite la Clave del Administrador y así poder registrar la nueva información; de lo contrario se debe dejar en blanco este campo.

Se registra el serial para instalar la empresa, número de la licencia único para cada cliente, el cual se puede ubicar en la opción de Ayuda – Acerca de en el Menú Principal y el nombre de la empresa, como este registrada en Cámara y Comercio.

Se ingresa la identificación de la compañía (NIT) de la compañía, el cual se no debe tener separaciones de miles y en una casilla independiente el Dígito de Verificación:

Agente retenedor: Se debe seleccionar si la empresa que se está instalando es agente retenedor de retención de IVA, de lo contrario con Enter se deja en blanco.

Maneja Múltiples Retenciones: Esta opción permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento y adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Auto retenedores como para quienes no lo son.

Inventario periódico: Corresponde al sistema de valoración de inventarios que se va a llevar en la empresa, en caso de tener dentro del aplicativo el

módulo de Inventarios. Para manejar el sistema Permanente se debe dejar en blanco o seleccione el campo si define el manejo del juego de inventarios.

Fecha corte saldos: Corresponde a la fecha del Balance General con el cual se va a iniciar la empresa. Si corresponde a una empresa que va a entablar operaciones, la fecha es la de constitución. El formato de fecha para SIIGO es año completo, mes y día (AAAAMMDD).

Maneja IVA diferencial: Se debe asignar en el caso en que dicha empresa comercialice productos con varias tarifas de Impuesto a las Ventas (IVA):

Mantiene el P.U.C.: (Plan único de cuentas) Campo empleado para mantener el Plan Único de Cuentas que el sistema tiene registrado internamente y asignar el tipo de plan de cuentas, de acuerdo a la actividad económica de la compañía.

En este momento el sistema presenta por defecto las siguientes alternativas de Plan de Cuentas:

Plan para empresas del Sector Solidario (Cooperativas) Plan para Entidades Prestadoras de Salud Plan de Empresas de Servicios o Comerciales (Decreto 2650) Plan de Entidades Oficiales

Paso seguido pregunta la confirmación de los datos que se registraron anteriormente:

Se da por finalizado el proceso de instalación de empresa.

IMPORTANTE :Para que el sistema asuma los cambios, deberá salir de la aplicación y volver a ingresar, encontrando así la empresa que acabó de instalar.

2. PARAMETRIZACION

2.1 CREACION DE PAISES Y CIUDADES.

Ruta Menú Tipo Explorador: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Ciudades.

Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Ciudades.

SIIGO permite crear hasta 999 países y 9999 ciudades, empleando códigos numéricos. Estos datos son necesarios en la apertura de terceros y generación informes del módulo de Ventas. El Código del DANE es un campo informativo, el cual se utiliza para la generación de Información Exógena de la DIAN (Medios Magnéticos). Donde se debe registrar la siguiente información:

Para grabar la ciudad y el país a crear se debe hacer clic sobre el ícono , o con la tecla de función F1.

2.2 CREACION DE ZONAS.

Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Zonas. Ruta Menú Nuevo: Administración – Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Zonas.

Las Zonas son necesarias en el momento de crear los vendedores y los cobradores, y por tanto, para generar algunos informes de ventas. SIIGO permite definir hasta 999 zonas, empleando códigos numéricos, y se debe seleccionar un país y una ciudad en la cual este la respectiva Zona.

2.3 CREACION DE CENTROS DE COSTO

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad-Admón centro de costos-apertura. Ruta Menú Nuevo: – Parámetros – Apertura Centros de Costo

Los Centros de Costo son áreas o partes en las cuales se puede dividir una empresa con el fin de generación de informes por cada una de ellas.

SIIGO permite crear hasta 99 Centros de Costo; este parámetro se define para poder llevar en forma detallada los ingresos y/o los gastos por áreas específicas de la compañía; registrar la información por proyectos, entre otras utilidades, de manera que se puedan obtener informes financieros y movimientos detallados por cada uno de ellos.

2.4. CREACION DE BODEGAS.

Ruta Menú Tipo Explorador: Inventarios – Administración de Bodegas – Apertura de Bodegas.

Ruta Menú Nuevo: Inventarios – Parámetros – Creación de Bodegas.

Se entiende por Bodega como el sitio en el cual se tiene almacenado el inventario. En SIIGO es posible definir 99 de ellas donde se registra la siguiente información:

RECUERDE

En el caso de no manejar Centros de Costo, se debe crear como mínimo uno solo, debido a que en algunos de los procesos automáticos, que se verán en los siguientes Temas, SIIGO solicita un Centro de Costo como requisito para generarlos.

2.5 DEFINICION DEL REGISTRO DE CONTROL

Ruta Menú Nuevo: Administración - Parámetros – Parámetros Generales – Registro de Control.

Ruta Menú Tipo Explorador: Parametrización – Registro de Control

La información definida dentro del Registro de Control corresponde a los datos que tienen efecto en los parámetros que se establezcan más adelante o en los informes generados en cada uno de los módulos, ya que sirve para definir la información correspondiente a:

1. Los datos generales de la empresa instalada2. Definición del Método de Valuación de los Inventarios3. Información tributaria de la empresa instalada4. Definición de parámetros generales del programa

Los campos que se deben diligenciar son:

Dirección. Tiene una longitud de cien (100) posiciones alfanuméricas. En este campo se debe digitar la dirección de la empresa.

Mail: Se digita la dirección electrónica de la empresa.Ciudad. En este campo se debe digitar la ciudad en la cual este ubicada la empresa. Este dato alimenta la información de algunos informes.

Código País y Ciudad. Se registra el código parametrizado en la creación de

países y ciudades. Con el ícono , se puede realizar la búsqueda de los mismos, o con las teclas de función F2, para ayuda Alfabética, y/o F3 para ayuda numérica.

Teléfonos. Se pueden asignar hasta cuatro números telefónicos.Moneda Nacional. Registrar la descripción o nombre de la moneda local; este parámetro tiene efecto directamente en la impresión de los valores en letras de los documentos.

Signo moneda. Signo de la moneda. Este campo afecta en la impresión del valor del cheque.Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada país para la identificación de la empresa.Sigla Impuesto Ventas. Sigla de impuesto a las ventas. Para Colombia es el IVA.Porc. Interés Mora. Corresponde a la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación tiene efecto en el Estado de Cuenta a nivel impreso, del módulo de Cartera. Número de Informe diario. Se digita el número de autorización del Libro Diario de Facturación si la compañía esta obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo de numeración de dicho informe.

Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos.Aplica Nombre de Máquina: Se debe asignar si su compañía tiene que presentar el Libro Diario de Facturación y va relacionado con el campo Número de Informe Diario. En el momento de elaborar una factura el sistema solicita el nombre de laTeléfonos. Se pueden asignar hasta cuatro números telefónicos.Moneda Nacional. Registrar la descripción o nombre de la moneda local; este parámetro tiene efecto directamente en la impresión de los valores en letras de los documentos.Signo moneda. Signo de la moneda. Este campo afecta en la impresión del valor del cheque.Sigla Identificación. Digite en este campo la palabra NIT o de acuerdo a la sigla utilizada en cada país para la identificación de la empresa.Sigla Impuesto Ventas. Sigla de impuesto a las ventas. Para Colombia es el IVA.Porc. Interés Mora. Corresponde a la tasa efectiva mensual de interés por mora. Esta asignación tiene efecto en el Estado de Cuenta a nivel impreso, del módulo de Cartera. Número de Informe diario. Se digita el número de autorización del Libro Diario de Facturación si la compañía está obligada a llevarlo. Se debe asignar el consecutivo de numeración de dicho informe.

Ayuda en línea: Este campo se selecciona si se requiere que durante los procesos realizados en el programa, antes de ejecutarlos el sistema genere un cuadro explicativo de los mismos.

Aplica Nombre de Máquina: Se debe asignar si su compañía tiene que presentar el Libro Diario de Facturación y va relacionado con el campo Número de Informe Diario. En el momento de elaborar una factura el sistema solicita el nombre de la

Este tipo de costeo del inventario, se realiza cada vez que se elabora una venta, salida o traslado ya que se descarga el inventario en cantidades y valores (a un costo promedio ponderado que resulta de tomar el costo de las compras, entradas al almacén valorizadas o notas de producción de un artículo y dividirlo en el número de unidades disponibles de forma automática).

CONTABILIZACIONDESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR

INGRESOS OPERACIONALES 4120270000 - 1.575.000

CLIENTES NACIONALES 1305050000 - 1.771.875

RETENCION 1355150000 - 55.125

IVA GENERADO 2480500000 - 252.000

INVENTARIOS 1430050000 XXX 1.215.789

COSTO VENTAS 6120270000 XXX 1.215.789

CARACTERÍSTICAS

Permite obtener un Estado de Resultados al día. Mantiene el costo de las mercancías de acuerdo a las ventas realizadas a un

costo promedio ponderado. No se debe Borrar ni Modificar documentos que afecten el inventario en

fechas posteriores a su realización. Se deben realizar los documentos en orden cronológico compras facturas No se pueden hacer salidas en rojo o movimientos negativos del inventario.

Para trabajar el Costeo en Línea se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

Costeo Mensual (Batch)

En este tipo de costeo, al momento de efectuar una venta, salida o traslado se descarga únicamente cantidades, permitiendo de esta manera realizar salidas de inventarios con saldos negativos y al final de mes, mediante un proceso denominado “Costeo”, el sistema asigna el valor del costo promedio de la mercancía haciendo las causaciones contables correspondientes, tomando el saldo inicial en valores más las entradas en valores y los divide en el saldo inicial en cantidades más las entradas en cantidades generando así el costo promedio de las mercancías.

CONTABILIZACIONDESCRIPCIÓN CUENTA CANTIDAD VALOR

INGRESOS OPERACIONALES 4120270000 - 1.575.000CLIENTES NACIONALES 1305050000 - 1.771.875RETENCION 1355150000 - 55.125IVA GENERADO 2480500000 - 252.000INVENTARIOS 1430050000 XXX 0

CARACTERÍSTICAS:

Proceso de costeo de la mercancía al final del mes. Se pueden realizar salidas en rojo de inventario. Se obtendrá el costo de los productos hasta el final del mes.

No es necesario disponer de la mercancía para hacer el proceso de facturación.

El orden de ingreso de los documentos no afecta el costo.

Se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

Costeo Predeterminado (Estándar)

Con el costeo Predeterminado, al momento de efectuar la venta, salida o nota de traslado del inventario se descargan cantidades reales a un valor estimado o

predeterminado, permitiendo realizar salidas en cantidades negativas, y al final de mes, mediante un proceso de Ajuste al predeterminado se contabiliza al costo real. CONTABILIZACION

DESCRIPCION CUENTA CANTIDAD VALOR

INGRESOS OPERACIONALES 4120270000 - 1.575.000CLIENTES NACIONALES 1305050000 - 1.771.875RETENCION 1355150000 - 55.125IVA GENERADO 2480500000 - 252.000

INVENTARIOS 1430050000 XXX 1.200.000COSTO VENTAS 6120270000 XXX 1.200.000

CARACTERÍSTICAS

Se puede generar salidas de inventario negativas y no afecta el costo. Todas las salidas de inventario el sistema las realiza al costo predeterminado

que se haya asignado para cada producto. Se puede obtener Estado de Resultados con valores Estimados ya que los

Costos utilizados durante el mes son Predeterminados El último día del mes se debe ejecutar el proceso de Ajuste al

Predeterminado.

Se debe realizar la siguiente marcación en el Registro de Control:

Reforma Tributaria Municipal: Asigne el campo si desea hacer la contabilización de la retención de ICA en la facturación y en la Causación de registro de Compras, asigne la ciudad correspondiente.Maneja Múltiples Retenciones: Esta opción permite manejar más de un tipo de retención en la fuente dentro de un mismo documento y adicionalmente, realiza el cálculo de las mismas únicamente en los casos en que realmente procede. Lo anterior tanto para quienes están catalogados como Autoretenedores como para quienes no lo son.

Facturación en Bloque: La facturación en bloque es una opción que permite parametrizar conceptos fijos de facturación, para asignar a varios clientes o terceros,

los cuales se pueden utilizar mes a mes, sin necesidad de digitar la factura Nit por Nit. Esto aplica para colegios, administradores de propiedad horizontal, clubes, etc.Tipo de Contribuyente: En este campo se debe seleccionar el tipo de contribuyente correspondiente a la empresa. Esta asignación tendrá efecto directamente en la elaboración de los documentos.

Tipo de persona: Asignar si es una persona Jurídica o Persona Natural.Código Actividad: Si definió con anterioridad Reforma Tributaria Municipal SI se debe colocar el código de la actividad económica del C.I.I.U. Este código es el que toma el sistema para efecto de la causación de la retención de ICA que le practiquen. Permite asignar hasta dos actividades económicas.Beneficio DIAN RETEIVA Ventas: De acuerdo al Decreto 415 de 2004, aquellos responsables del Impuesto a las Ventas que hayan tenido por seis periodos consecutivos saldos a favor en sus declaraciones de ventas por concepto de retenciones en la fuente por IVA, tendrán un porcentaje de retención del Impuesto a las Ventas (RETEIVA) del 50%, el cual se verá reflejado en sus facturas.

Manejo Impoconsumo: Asigne el campo si desea hacer el manejo de impuesto al consumo dados para productos como licores y cigarrillos.Auto retención: Si la compañía es auto retenedora, además de marcar esta opción, se deben parametrizar posteriormente las cuentas en la definición de los documentos tipo F.

IVA Diferencial: Debe seleccionar el campo si comercializa productos gravados a diferentes tarifas, esta marcación le permite asignar cuenta de IVA para Compras y Cuenta de IVA para Ventas.

Maneja Cooperativas: Este campo se debe seleccionar si se trabaja con el sector cooperativo, ya que permite realizar la reclasificación de las cuentas de Clientes con base a las últimas modificaciones del Plan de Cuentas de Cooperativas.

Creación de Actividades Económicas: Si definió en el campo reforma tributaria municipal que SI, se deben registrar las actividades económicas su tarifa y cuenta de aplicación, de las personas jurídicas y naturales con las cuales comercializa sus productos o servicios.

Manejo de reservas: Asigne el campo si el proceso de facturación lo realiza en dos terminales al mismo tiempo, esto no le permitirá mover unidades negativas en el inventario de acuerdo con los permisos de las claves de usuarios. En el ciclo del reloj debe asignar 6000 o más, tiempo en milésimas de segundos, estimado para retornar la mercancía si no se factura.

Impuesto del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad): Este campo aplica para aquellas empresas que prestan servicios de aseo y vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de Protección Social, cuyas operaciones serán gravadas con el Impuesto sobre las Ventas (IVA) a una tarifa del siete por ciento (7%)

Corre Desagrega por Producto o Por Cuenta: Esta opción tiene efecto sobre el proceso de Desagrega, el cual consiste en contabilizar una proporción del valor

ajustes por inflación de la cuenta de ajustes por inflación de inventarios a la cuenta de inventarios que maneje la empresa, esto proporcional a las ventas realizadas en el mes, debido a que cada vez que se genera una salida de inventario el programa descarga automáticamente de la cuenta de inventarios pero no descarga ninguna proporción de la cuenta de ajustes por inflación de los inventarios, lo que generaría que en el caso que se venda todo el inventario, la cuenta de inventarios se descargará, pero quedaría un valor en la cuenta de ajustes por inflación correspondiente. Dicha contabilización es posible realizarla por Producto, es decir llevar el valor de la proporción del ajuste a la cuenta del inventario producto por producto; o por Cuenta, que consiste en llevar el valor de la proporción de la cuenta de ajuste de todos los productos de una línea de inventario, al primer producto de la misma.

Modifica Bodega y C. de Costo de Notas de Traslado: Al marcar esta opción el sistema permite modificar la bodega y el centro de costo que se registra en el documento Nota d e Traslado.

Impuesto al Deporte: Aplica para las personas naturales o jurídicas que se dedican a espectáculos públicos. Al marcar esta opción, se habilita en la definición o parametrización del documento Factura de Venta el campo correspondiente para registrar el valor del Impuesto.