LA REALIDAD LATINOAMERICANA EN ÓDOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Aída Luz Mendoza NavarroAbg. Mag. en Gestión de Políticas Públicas, Consultora en

Archivos

aluzmn@hotmail.comaidaluzmn@gmail.com

cepdesa@yahoo.es

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Sistema de Gestión de DocumentosElectrónicos de Archivo (SGDEA) es unatarea archivística

• Congrega a uno o más profesionales para lasCongrega a uno o más profesionales para lasetapas del diseño, implantación, seguimiento,mantenimiento y control del SGDEA, peroinvolucra directamente al archiveroinvolucra directamente al archivero.

• El archivero realiza una serie de actividadespara alcanzar sus propósitos de SGDEA,eficiente con el adecuado uso de los recursoseficiente con el adecuado uso de los recursosdisponibles.

• La gerencia de los procesos archivísticos queSGcomprende un SGDEA incluye actividades:

archivísticas y administrativas para garantizarsu implementación.

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Aspectos generales sobre lossobre los archivos

• ¿Cuáles son los• ¿Cuáles son los problemas que aquejan a los

archivos?• ¿Existen algunas

causas quecausas que podamos

puntualizar?• ¿Qué podemos

hacer?

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¿Cuáles son los problemas que j l hi ?aquejan a los archivos?

• Diversos unos en mayor complejidad que otros• Diversos, unos en mayor complejidad que otros.• Variados niveles de formación y capacitación

obtenidos en sus propios países o fuera de ellos at é d btravés de becas

• La realidad de la gestión de documentoselectrónicos en esta parte del Continente, debep ,contrastarse con la situación de los archivos.

• Los documentos en soporte de papel, no obstanteque nuestro tema de análisis son los documentosque nuestro tema de análisis son los documentoselectrónicos, no podemos obviarla, los problemasallí no han sido superados.

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…• Tanto en las organizaciones públicas como

privadas, muchos documentos de archivo seencuentran en peligro de perderseencuentran en peligro de perderse.

• Noticias continuas sobre alarmantes pérdidas devaliosos documentos por razones fortuitas oi t i l E t t l l i l i lintencionales. En este tema las legislaciones, losprocesos y procedimientos administrativos yjurisdiccionales son extremadamente débiles.

• En algunos países notamos una legislación ynormas técnicas-archivísticas que no están deacuerdo con el desarrollo tecnológico alcanzado porg pla Archivística a nivel mundial

• El panorama descrito, no despierta el interés de lasautoridades y funcionarios con poder de decisión

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autoridades y funcionarios con poder de decisión

…• Ante la polémica pública sobre la corrupción de

funcionarios, las organizaciones optan por realizarf l li ió d l t l íesfuerzos para la aplicación de la tecnología

informática en la gestión documental.• Creen que es la solución para todos los problemas yq p p y

se implementan sistemas electrónicos de maneraimprovisada o indiscriminada.

• Se pone en riesgo la protección de los documentosSe pone en riesgo la protección de los documentosmás importantes, la seguridad de los accesos, larecuperación de la información.

• Gasto de enormes presupuestos sin que el sistema• Gasto de enormes presupuestos sin que el sistemaimplementado responda a las necesidadesparticulares de la organización.

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…• Gestión documental moderna:

favorece la puesta en servicio de losdocumentos a los administrados.

• En los últimos tiempos se ha escritoEn los últimos tiempos se ha escritoy dicho mucho sobre la transparenciade las acciones de gobierno y elderecho de acceso a la información,la protección de la ‘materia prima’ dela protección de la materia prima deambos conceptos, los documentosde archivo, no se condice con losprincipios y las normas sobre elparticularparticular.

• Los documentos electrónicos,integrantes del acervo documental delas organizaciones que optan poreste tipo de soporte no soneste tipo de soporte, no sonatendidos por los archiveros en lamayoría de los casos

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¿Existen algunas causas sobre la situación lamentable d l hi d t li ?de algunos archivos que podemos puntualizar?

1) Insuficiente personal para la atención de los archivos.2) D ó i d hi d i di i l2) Depósitos de archivo o documentos sin condiciones para la

conservación de sus documentos.3) Presupuestos insuficientes para la atención de los

documentos.4) Siniestros producidos en algunas entidades públicas,

ocasionan la pérdida de sus documentos.5) Falta de capacitación en modernas técnicas de archivo que

impide la aplicación adecuada de los procesos técnicoimpide la aplicación adecuada de los procesos técnico-archivísticos para la gestión documental.

6) No se sanciona con rigor los actos que atentan contra losdocumentos públicos.

7) Los códigos de ética y las leyes de transparencia y acceso ala información pública, no precisan el comportamientoadecuado que los funcionarios y servidores públicosrespecto de documentos.

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p

…8. No existe conciencia ciudadana sobre la importancia de los

d t úbli b d l f ió úblidocumentos públicos como pruebas de la función pública.9. La legislación y las normas técnicas sobre archivos, en la

mayoría de los casos, están desactualizadas, no responden alos cambios de la Archivística de los últimos años.

10. Existe legislación sobre tecnología informática totalmentedivorciada de la Archivística y de los procesos archivísticos.

11. Carencia de políticas archivísticas nacionales impidedesarrollo uniforme sistemático y técnico de la gestióndesarrollo uniforme, sistemático y técnico de la gestióndocumental.

12. Descoordinación, de los archivos nacionales u organismocompetente en materia de archivos −exceptuando contados

í l i i d d lpaíses− con las organizaciones encargadas de latransparencia, ética y desarrollo del gobierno electrónicodificulta el tratamiento integral, recuperación y acceso a lainformación.

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¿Qué podemos hacer?¿Qué podemos hacer?

• Pérdidas continuas de documentos.• Muchos casos de corrupción no serán sancionados al no contarse con las

pruebas.A t t it ió Q é á l d t l t ó i i• Ante esta situación: ¿Qué pasará con los documentos electrónicos si no secuenta con sistemas de gestión documental apropiados? ¿Cómo se controlanlas eliminaciones de documentos electrónicos innecesarios?

• Establecer las medidas técnicas más adecuadas para la atención de losdocumentos archivísticos durante todo su ciclo vital y de manera integral

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y g

…

• SGDEA diseñado de manera que laaplicación de la tecnología informática noponga en riesgo la autenticidadponga en riesgo la autenticidad,conservación, seguridad, y permanencia delos documentos por largos periodos delos documentos por largos periodos deacuerdo con los plazos de retenciónpreviamente establecidos.

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p

…

• SGDEA deberá comprender todos los procesos archivísticoshttp://img.informador.com.mx/biblioteca/imagen/266x200/375/374066.jpg

SGDEA deberá comprender todos los procesos archivísticosincluyendo la transferencia y eliminación según la normativade cada país.

• Controlar las eliminaciones no autorizadas que pongan enpeligro los derechos y obligaciones de las entidades y de lospeligro los derechos y obligaciones de las entidades y de losciudadanos sustentados en los documentos de archivo.

• Planificar y sobre todo, contar previamente con políticas ynormas técnicas, que de alguna manera, aseguren la

t ió d l d t á li i

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protección de los documentos más valiosos y necesariospara el normal funcionamiento de las organizaciones.

Confluencia de la legislación sobre tecnologías avanzadas y la gestión documental enavanzadas y la gestión documental en

Iberoamérica

La gestión documental electrónica a implementarse• La gestión documental electrónica a implementarseen cualquier país, se basa jurídicamente en lalegislación sobre las TIC.

• El mayor desafío es conservar la autenticidad y la• El mayor desafío es conservar la autenticidad y lapermanencia de la información en los soportesinformáticos.

• Colombia Chile Panamá y República Dominicana• Colombia, Chile, Panamá y República Dominicanaprevén excepciones.

• España: Ley 11/2007 (22.06-07) de acceso electrónicode los ciudadanos a los Servicios Públicosde los ciudadanos a los Servicios Públicos

• Iberoamérica tiene una legislación más o menosequivalente, ligeras variantes y peculiaridadesterminológicas conceptuales o procedimentales

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terminológicas, conceptuales o procedimentales

…continúa

• El Gobierno Electrónico concitala atención de los estados.

http://www.grycap.upv.es/eGov/img/proy-gCitizen.gif

la atención de los estados.• Algunos servicios demandan

especiales garantías deseguridadseguridad.

• Firma digital en la gestión dedocumentos, especial cuidado

l t l i t áfien los controles criptográficos.• Datos personales del

ciudadano en su relación con elEstado

• Regulación del uso del correoelectrónico.

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electrónico.

La informática en las actividades archivísticasactividades archivísticas

• España: CARMEN, Mesas de Trabajo, participación en MoReq 1 y 2;Asociación Española de Normalización y Certificación: UNE-ISO15489-1: 2006, Parte 1 y UNE-ISO 15489-2: 2006, Parte 2.

• Colombia: Guía para la implementación de un Programa de GestiónColombia: Guía para la implementación de un Programa de GestiónDocumental

• Costa Rica: Directriz sobre las regulaciones técnicas sobre laadministración de los documentos producidos por mediosautomáticos (Enero del 2008)automáticos (Enero del 2008)

• Chile: servicios vía Internet: documentos legalizadoselectrónicamente (AN)

• Brasil: Carta de Preservación del Patrimonio Archivístico Digital.Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de GestiónModelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de GestiónArchivística de Documentos (2009), Proyecto InterPARES 3. México:InterPARES 3.

• Perú: Adaptación de la NTP- ISO 15489 (INDECOPI)

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Gobierno Electrónico• Vinculado con la transparencia, la rendición de

cuentas y la ética pública: grandes recursos para estara la par con países más desarrollados.a la par con países más desarrollados.

• Optimizar la protección de los documentos de losarchivos de las entidades públicas obligadas ainformar, la información debe estar respaldada en los, pdocumentos de archivo.

• La administración pública tiene que garantizar laautenticidad de los documentos que sirve on line paraq pofrecer el servicio, su valor probatorio no debeafectarse mientras se transmite a través de la Internet.

• SGDEA debe permitir capturar, procesar y servir losydocumentos, además de interactuar con eladministrado para la presentación de susrequerimientos como en la respuesta inmediata que elllamado gobierno electrónico se propone

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llamado gobierno electrónico se propone.

……

Al i i d d i l tí

http://solvenciaivss.files.wordpress.com/2008/07/gobierno-electronico-22.jpg

• Algunos servicios demandan especiales garantíasde seguridad jurídica: documento certificado,legalizado o autenticado.D t d id d t l• Documentos producidos durante lasadquisiciones y contrataciones del Estado.

• Acción de control.Ú

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• Útiles para probar derechos ciudadanos.

…• Protección de los datos personales del ciudadano en su

relación con el Estado.• La mayoría de países cuenta con normas a partir de las

Constituciones y otros han logrado leyes especialesConstituciones y otros han logrado leyes especiales.• Se pueden cometer excesos en la clasificación de los

documentos que entran en el terreno de lo privado.• Los términos usados por la legislación y la doctrina muchasp g y

veces no son coincidentes, se establecen jerarquías dentro delo que se entiende como información de carácter personal, semencionan: los datos sensibles, que se incorporan a lalegislación (relativos a la salud donde se estableceng (restricciones para su uso bajo ciertas condiciones y sólo poralgunas personas).[1]

• Lista que va desde datos sensibles a íntimos, secretos,reservados etcreservados, etc

[1] PALAZZI, Pablo A., E-comerce, transferencia internacional de datos yarmonización de leyes en un mundo globalizado, p. 323

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…

• Controles de acceso a la información.• La misma tecnología informática contribuye

a violentarlos.S i l ódi• Se incorporan normas en los códigospenales que permiten la tipificación de losdelitos

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delitos.

Correo l ó ielectrónico

• Imprescindible en la comunicación interactiva conlos administrados dentro del gobierno electrónico.g

• Pocos países han avanzado en normativasespecíficas.

• Definir políticas para puntualizar el uso oficial deDefinir políticas para puntualizar el uso oficial delos mensajes electrónicos en las administracionespúblicas.

• Establecer las características exigibles para serg pconsiderados documentos de archivo y porconsiguiente incorporados dentro de un SGDEA.

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Algunos comentarios de expertos archiveros de América Latina

Pregunta: ¿en su país el archivero es el directamente responsable del gerenciamiento del

SGDEA?SGDEA?

• Norma Fenoglio (Argentina) En general, son losinformáticos quienes organizan y gerencian los programasde gestiónde gestión.

• Ana Celia Rodrigues (Brasil): El diseño y desarrollo de laherramienta está a cargo de los informáticos. Pero elarchivero, cada vez más, viene participando de grupos de, , p p g ptrabajo encargados de estas tareas

• Mayra Mena (Cuba) En el aspecto de la gestión dedocumentos en ambiente electrónico aun hay que trabajar

h L Di i d A hi G tiómucho. Las Direcciones de Archivos o GestiónDocumental ven esto como una responsabilidad de ellospero no se concreta en la práctica. La preservación físicade soportes electrónicos no es tarea de ellos, sino de los

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de soportes electrónicos no es tarea de ellos, sino de losgrupos de automatización

Mi Vél (Chil ) D d h hi i tá i dMireya Vélez (Chile) Donde hay archivo, no siempre está gerenciadopor un archivero, generalmente es un bibliotecólogo, o en algunoscasos un administrativo de otra especialidad.Jorge Pabón (Ecuador) El archivero o administrador de documentosg ( )necesariamente debe intervenir en la administración de losdocumentos en todas las fases de su ciclo vital, independientementede su soporte.Alicia Barnard (México) En el ámbito de los archivos digitales laAlicia Barnard (México) En el ámbito de los archivos digitales, laparticipación de un profesional archivista aún es escaso, por logeneral son los profesionales de las tecnologías de la informaciónquienes los manejan.Morella Barreto (Venezuela) En el sector académico el archivólogoforma parte del proceso de gestión documental desde sus inicioshasta el final del proceso, interviniendo desde la etapa de generacióndel documento hasta su destino final En otros sectores estedel documento hasta su destino final. En otros sectores esteprofesional, regularmente no está presente desde el comienzo de lacadena sino que interviene sólo en la etapa de resguardo yconservación.

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¿Qué entendemos por gerencia gestión ygerencia, gestión y gerenciamiento?

• Gerente: quien cumple procesos administrativos, y lleva larepresentación de una empresa o negocio.

• Gerencia aparece como traducción de la palabra inglesaM t t bié i ifi d i i t ióManagement que también significa administración.

• Gestión: hacer diligencias conducentes al logro de unosobjetivos.

• Quien realiza diligencias para lograr un objetivo es un gestorQuien realiza diligencias para lograr un objetivo es un gestor(Ramírez Cardona)

• Gerenciar y gerenciamiento para algunos autorescomprende planificar, controlar, organizar y dirigir undeterminado asunto.determinado asunto.

• George Terry (2000) Principios de administración, México:planeación, organización, ejecución y control.

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Etapas del gerenciamiento

Planeación:Se definirán las características y condiciones sobre las cuales seimplementará el SGDESe establecerá un Plan de Acción

Organización:Comprende la división del trabajo y la asignación de tareasprecisasprecisas.El rol que cada uno asumirá es determinante para el éxito delproyecto.Considerar es la selección del personal archivero

Ejecución:Ejecución:comprender a todos los actoresPermanente vigilancia y orientación del gestor, quien toma elmando de la conducción del SGDEA‘ t hi ’‘gestor=archivero’

Control:Se verifican los resultados de acuerdo con el planeamiento oprimera etapa.

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Se deberá contar con mecanismos de medición.Se harán los ajustes necesarios.

¿Qué es la gestión de documentos l t ó i d hi ?electrónicos de archivo?

• Conjunto de operaciones realizadasConjunto de operaciones realizadasíntegramente mediante la aplicación de latecnología informática, para el tratamiento delos documentos de una organización públicao privada, desde su diseño, creación,

i t hi í ti dprocesamiento archivístico − comprendeorganización, descripción valoración,conservación y servicio − hasta su destinoconservación y servicio − hasta su destinofinal.

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El gerenciamiento del SGDEA con el archivero como actor principal preverá los elementos necesarios.

Manuela Moro Cabero señala los siguientes:Manuela Moro Cabero señala los siguientes:

Capital intelectual: plantilla y liderazgo:“Gestores– Capital intelectual: plantilla y liderazgo:“Gestoresde los documentos” (archiveros), delegacionesde autoridad y distribución y asignación deresponsabilidades, políticas (conjunto asignado)

– Capital relacional: enfoque hacia el usuario(usuarios procedimientos directrices(usuarios, procedimientos, directrices,instrucciones y otros documentos, documentosutilizados para la gestión y rediseño de sistemas

– Recursos: Software y Hardware, documentos dearchivo MORO CABERO, Manuela, Normalización de procesos documentales: ISO15489 eISO 23081http://www fesabid org/madrid2005/descargas/presentaciones/actividades/moro manuela pps

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http://www.fesabid.org/madrid2005/descargas/presentaciones/actividades/moro_manuela.pps[Consulta: 12.02.09]

• El profesional de carrera: Si no asume labilid d d l lid d i áresponsabilidad del liderazgo de su propia área

de saber y conocimiento experto no es unauténtico profesional de carrera. En cambio seconvierte en un ‘técnico subordinado’ (Peter Draker)convierte en un técnico subordinado (Peter Draker)

• El archivero debe estar seguro de lo que es y delo que puede hacer en relación a los archivos.No dudará de su especialidad y capacidad para• No dudará de su especialidad y capacidad parademostrar que es quien más conoce de la materia.

• Ninguna autoridad o funcionario de mayor nivelestará por encima de lo que como experto puedeestará por encima de lo que como experto puededemostrar.

• Además de conocer la Archivística enprofundidad para interactuar con el equipoprofundidad, para interactuar con el equipomultidisciplinario ampliará sus conocimientospara entenderse con los expertos de otras áreasdel saber humano.

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La modernización del Estado y el gerenciamiento: los archivos

• La tendencia a lograr una burocracia queg qgerencie para conseguir resultados en laforma como las empresas privadasactúan, no son proporcionales a laatención de los archivos.L ió l id i• La actuación estatal se evidencia através de los documentos de losarchivos entonces: ¿por qué laarchivos, entonces: ¿por qué lamodernización y los criterios degerenciamiento, más de las veces, no

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ge e c a e to, ás de as eces, ollegan a los archivos?

• La primera prioridad, entonces, esimprimir a las instituciones del aparatop pestatal una nueva cultura de gestión, dedesempeño, de resultados, de medición deesos resultados, de orientación al usuario,y de calidad de servicio. (Luciano Tomassini y MarianelaArmijo)Armijo)

• Dentro de una nueva cultura de gestión yde calidad de servicio, los Estadosapuestan por: transparencia y rendición decuentas. Para ello los archivos deberían

l t d t ióalmn 29

ser el centro de su atención.

Gerenciamiento archivístico ¿QuéGerenciamiento archivístico. ¿Qué problemas encontramos?

• Gerenciamiento del SGDEA, por lo general, asumidopor profesional distinto al archivero.L hi d b í i l• Los archiveros deberían asumir un rolpredominante, decisivo y dinámico.

• ¿Corresponde asumir el liderazgo deli i t d l tió d t l lgerenciamiento de la gestión documental al

archivero? La respuesta es si.• Deberá preparase para demostrar que así como el

gerente financiero el de informática o degerente financiero, el de informática o deracionalización y métodos, él puede ‘gerenciar’ loque es su responsabilidad, el SGDEA.

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¿Qué mecanismos debe promover el organismo responsablede los archivos del país para apoyar una participación

i l d l hi l tió d t l l t ó i ?esencial de los archiveros en la gestión documental electrónica?

a. Políticas de gobierno, o mejor de Estado.b. Campañas sobre las consecuencias de la falta dep

documentos públicos.c. Rendiciones de cuentas documentadas.d. Requisitos técnicos archivísticos para SGDEA e integración

con los documentos tradicionalescon los documentos tradicionales.e. Plan de gestión, control y uso de los documentos públicos

dentro de los SNA o bajo el liderazgo del organismocompetente.

f. Incentivar la investigación archivística sobre la gestión de losdocumentos de archivo en medios electrónicos.

g. Los organismos conductores de los archivos deberán contarcon estrategias integrales: elementos técnico-archivísticos ycon estrategias integrales: elementos técnico archivísticos ypolíticas para optimizar la situación de los archivos ydocumentos públicos.

h. Capacitación permanente de los archiveros según lasexigencias tecnológico informáticas actuales

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exigencias tecnológico-informáticas actuales.

Los presupuestos siempre faltan: ¿afectará la

implementación de un SGDA?

• América Latina: escasez presupuestal permanente.• Indiferencia de los tomadores de decisiones.• Resolver el problema actual (archivos en soporte papel)p ( p p p )• Presupuesto suficiente para la implementación,

mantenimiento, control y servicio de los documentoselectrónicos.

• Archiveros: niveles competitivos de formación y capacitación• Archiveros: niveles competitivos de formación y capacitaciónpara asumir los retos, cuando se decida − dentro de laslimitaciones presupuestales − priorizar la atención de lossistemas de información y el SGDEA.

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• Autoridades con nivel de decisión: obligados a tomardecisiones para atender prioridades.p p

• Archiveros: convencer para que una de esas prioridades seanlos archivos, para:– Sostener el funcionamiento del SGDEA y contar con recursos paray p

atender su mantenimiento.– Contrario sensu: las pérdidas de información serán noticias que

se lamentarán con cierta frecuencia.

almn 33http://mercadosunidos.files.wordpress.com/2008/11/imagen1.png?w=523&h=400

Aída les agradece sutil t iógentil atención

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