la normalización como herramienta para la gestión...
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Aída Luz Mendoza Navarro [email protected]
La normalización como herramienta para la
Gestión Documental
Compromiso del ICA con los archivos
“…el ICA no cesa de elaborar estrategias y herramientas para ayudar a los gobiernos para que puedan administrar sus archivos y hacer un buen uso de ellos…A cambio, los gobiernos pueden ayudar al ICA promoviendo de manera visible la buena administración y la transparencia.” ICA
http://www.ica.org/6365/welcome/espaol.html
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Actividades ICA en gestión documental Joaquím
Llansó
Creación de comité mixto (1977) Aborda problemas de la gestión de
documentos (con la ayuda de la International Records Management
Foundation)
Mesa Redonda de Archivos: principal área de estudio: gestión de
documentos, incluyendo el almacenamiento inmediato –depósitos
intermedios–y la evaluación documental
Simposios y seminarios, ideados y promovidos por la UNESCO.
La GD ha sido difundida mediante publicaciones de los Comités Técnicos
del Consejo-Boletín del Comité de Archivos Administrativos (iniciado el año 1978).
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Normalización en los archivos
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Normas sobre descripción archivística: apoyo a
la Gestión Documental
ISAD(g): Norma internacional general de descripción archivística
ISAAR(CPF): Norma internacional sobre
los registros de autoridad en
archivos relativos a instituciones,
personas y familias
ISDIAH: Norma Internacional para
describir instituciones que custodian fondos
de archivo
ISDF: Norma internacional para la descripción de
funciones
Documentos electrónicos: Manual para
archiveros
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Norma técnica Disposiciones que a manera de orientaciones, requisitos o
especificaciones son emitidas por un organismo nacional o
internacional.
•Mayor competitividad
• Incorporar requisitos de calidad
•Crear criterios técnicos mínimos operativos
Finalidad:
Complemento de la política pública (completa la
reglamentación)
Instrumento de transferencia de tecnología
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Buenas prácticas y norma técnica
Aplicación de buenas prácticas.
Involucramiento de funcionarios con poder de decisión: recursos para su aplicación
Cada acción o actividad debidamente documentada: referente
Destinadas a mejorar un servicio concreto
Se relaciona directamente con criterios de calidad y eficiencia no sólo de gestión y procedimientos.
Satisfacción de la necesidad que pretende resolver
Desarrolla nuevos criterios, demuestran mejora, se mide su impacto.
Por lo general se efectiviza en una norma técnica almn
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La norma técnica no es imperativa (norma jurídica)
Eduardo García Máynez: "principios de orden práctico que señalan medios para el logro de fines”.
No son mandatos o imperativos, son directrices, se siguen para lograr un fin
Rodolfo Laun (Universidad Hamburgo) : señalan simplemente una necesidad condicionada, no establece ningún deber:
Reglas técnicas, interés de lograr algo.
Recurso operativo
En esencia: las reglas técnicas no son normas porque no comportan deberes para el hombre. Se recurre a ellas cuando hay necesidad de hacer algo.
Señala dos tipos de reglas con estructura hipotética:
Una que postula un deber condicionado.
Normas Jurídicas: el objeto de regulación es la conducta de las personas
Otras que simplemente responden a una necesidad condicionada.
No establecen un ningún deber: regla técnica.
http://derecho911.blogspot.pe/2013/04/norma-juridica-y-regla-tecnica.html
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‘Necesidad condicionada’ (Luan)
Laun llama "necesidad condicionada" significa que el fin propuesto condiciona
la aplicación necesaria de la técnica pertinente.
¿Cómo funciona en archivos?
Ej. Si se ha resuelto construir un SGDEA (necesidad condicionada), los profesionales
encargados (equipo multidisciplinario) aplicarán, por necesidad, las reglas técnicas
de su profesión (Archivística fundamentalmente);
No siendo las normas técnicas obligatorias, a su aplicación se le otorga un valor
agregado con respecto del objeto normado: Voluntad
Se asumen orientaciones que favorecen ventajosamente y demuestran la
decisión de mejorar la calidad del objeto de aplicación o la presentación del
producto al cual se dirigen.
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Normalización en archivos
Atención de organismos nacionales e internacionales;
y organizaciones de archiveros de diversos países.
Archiveros se pronuncian sobre sus bondades.
Preocupación por la abundancia de normas
La normalización concentra la atención sobre tipos de
problemas existentes, ofrece respuesta y prepara el camino
para la especialización. Les Metcalfe
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Norma técnica para los archivos
Indica la articulación secuencial de elementos que se han ido construyendo de manera puntual.
Responde a un tratamiento uniforme, o certificación de determinados elementos que pueden tratarse de manera estandarizada.
Trata de garantizar la calidad del objeto normado y la seguridad de su funcionamiento o utilización, siempre que se aplique de manera continuada.
Ante la necesidad de alcanzar algo (en archivos) se señala cómo llegar a lograrlo
Puede cubrir ampliamente diversos aspectos o sectores del objeto normado: archivos y documentos de archivo
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¿Obligatoriedad de aplicación de la
Norma Técnica?
Obligatoria: por mandato jurídico.
Adaptación de la norma técnica en un país: dispositivo legal
administrativo de organismo competente
Su carácter de técnica la hace flexible: adecuación a la
situación concreta a la que se aplica.
Procedimiento para su aprobación, publicación y puesta
en vigencia se enmarca en la legislación de carácter
administrativo del ordenamiento legal de cada país.
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La norma técnica internacional: ICA
Principios y reglas que no están dirigidos a un país u
organización en particular
Muchas veces ni siquiera a un sector de actividad concreto (generalidad)
Aplicable para un conjunto amplio: ofrece posibilidades
de adecuación para un universo que se internacionaliza
No demanda necesariamente su inclusión dentro del
ordenamiento jurídico de un país
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Perú
No se ha adaptado norma técnica alguna (ICA)
Plan Nacional de lucha contra la corrupción 2012-2016, DS N°
119-2012-PCM: “la falta de mecanismos de seguridad y
conservación de documentos, la ausencia de archivos
organizados”
Informe Defensorial: “poner especial énfasis en el régimen
jurídico …de responsabilidades y sanciones por el
incumplimiento de sus obligaciones, así como en el tema de
archivos y conservación de la información”
Algunas organizaciones públicas y privadas aplican las normas
de descripción de archivos (ISAD-G) No es posible
cuantificarlas por el momento
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En transparencia y acceso a los documentos de archivo:
60% de instituciones públicas incumple con ley de transparencia
“El incumplimiento en la entrega de información en el plazo de ley, por parte de las
entidades públicas ha aumentado significativamente en los últimos años” Adolfo Quispichuco http://rpp.pe/politica/estado/el-60-de-instituciones-publicas-incumple-con-ley-de-transparencia-noticia
911701?ns_source=self&ns_mchannel=portada.home&ns_campaign=content.destacadas&ns_linkname=1
RTA-EUROsociAL II-Fundación CEDDET: “Elaboración del anteproyecto de ley que
sistematice y actualice la normativa archivística del Sistema Nacional de Archivos”
Culminó el 3 de noviembre 2015
Objetivos:
Posicionar legalmente al SNA y facilitar la implementación de sistemas de gestión documental a
nivel nacional.
Desarrollar una norma que se convierta en un apoyo efectivo a la lucha contra la corrupción,
mejora de la transparencia y acceso a la información a través de los documentos de archivo de
la gestión pública
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Conclusiones
Aplicación de normas técnicas: buenas prácticas,
competitividad, criterios de calidad
Eleva el estatus del profesional de archivos
ICA: incentivar a los países miembros en la aplicación
de normas técnicas
Plus: voluntad de aplicación-no imperativa
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