LOS DESAFÍOS Y OPORTUNIDADES DEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO

Aída Luz Mendoza NavarroABOGADA-CONSULTORA EN ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN

Uno de los avances más importantes de los últimos tiempos en la administración de las organizaciones ha sido la incorporación de los medios informáticos a la gestión documental, es así que las compañías comercializadoras de los insumos y equipos informáticos nacionales y multinacionales, ofrecen los más novedosos y actualizados “paquetes” informáticos para ser aplicados en las organizaciones tanto públicas como privadas. Las múltiples posibilidades que brindan para gestionar los documentos a través de las dependencias de las organizaciones, así como para las comunicaciones con otros organismos nacionales e internacionales nos deslumbra y nos hace pensar que la tecnología informática no tiene límites.

En efecto, en cuanto a su desarrollo en materia de recuperación, almacenamiento y diversificación de la información esos límites no se vislumbran, pero si nos detenemos a pensar en los riesgos que muchos especialistas no dejan de mencionar, como cuando se aborda el problema de la autenticidad, la confidencialidad, fiabilidad, integridad y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos, entonces, quienes de alguna manera nos relacionamos con la gestión documental y los archivos, sentimos que la emoción y el deslumbramiento de un primer momento nos hace volver a la realidad. Reconozco las enormes ventajas de la informática y su aplicación en la gestión documental, igualmente quedo fascinada cuando constato los niveles a los que se ha llegado en el mundo en materia de documentos electrónicos, la firma digital, el almacenamiento de grandes cantidades de información, la transmisión de la información a grandes distancias y en considerables volúmenes, cosa que no se puede hacer con el fax tradicional que también es un instrumento electrónico; pero, cuando me detengo a pensar en la inseguridad del uso indiscriminado de la informática en los archivos, por las consecuencias principalmente jurídicas y de conservación de los documentos de valor permanente, entonces, mi entusiasmo decrece. Esto no me impide mantener una firme convicción de la importancia de la informática en los archivos, antes bien, me enfrenta a ella para ir descubriendo sus enormes ventajas, sin que afecte la conservación de los documentos más valiosos de las organizaciones y me conduce a análisis más profundos desde el punto de vista legal a lo técnico-archivístico, que me permitan desarrollar algunos planteamientos, que desde mi particular posición sería conveniente debatir.

Los temas que se pueden abordar en torno a los desafíos y oportunidades de la informática en los archivos son diversos y cada uno lleva gran complejidad, por lo que en este espacio solo trataré algunos relacionados con la Selección Documental, sin dejar de mencionar otros aspectos que ameritan ser puntualizados para entender una posición desde la perspectiva archivística.

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I. La informática en la gestión documental

La gestión documental para cualquier organización grande o pequeña resulta un problema de no tomarse medidas adecuadas desde el inicio de las actividades, dentro de un programa que implique su atención desde la creación de los documentos hasta su destino final, tal como se entiende el ciclo vital de los documentos. Si el programa está supeditado a las formas tradicionales de gestión, como es la aplicación de los procesos técnicos archivísticos a los documentos en soporte de papel, la tarea puede ser ardua y llevar mucho tiempo hasta lograr una fluidez de la información -sin tropiezo- a través de todas las dependencias internas y las organizaciones con las que la entidad se relaciona. No puedo decir que esto es imposible, en tanto no lo ha sido por varios siglos desde que hizo su aparición la escritura, - naturalmente siglos y décadas atrás el volumen documental era considerablemente menor-, pero, definitivamente demandará más tiempo según se aplique en una entidad grande o pequeña, o de acuerdo con el volumen documental -sea por la producción o por los años de funcionamiento de la entidad-, todo ello requiere contar con un presupuesto adecuado, infraestructura arreglada a las necesidades de conservación, recuperación y servicio de los documentos, personal calificado, disposiciones legales para la conservación y destino final de los documentos y políticas de protección del acervo documentario que faciliten la toma de decisiones para llevar a ejecución todas y cada una de las acciones dirigidas a contar con un programa de gestión documental acorde con las necesidades de información y el desarrollo archivístico de los últimos tiempos.

Cuando el trabajo se inicia en una entidad reciente todo será relativamente sencillo porque se empezará la aplicación de las técnicas archivísticas simultáneamente con la producción documental, esto sería lo ideal para cualquier archivero, pero en la generalidad de los casos los archiveros se enfrentan a la organización de un gran volumen documental ya existente, es allí donde se complican las cosas y todo el tecnicismo posible de aplicar, muchas veces, colisiona con el statu quo mantenido por los responsables de la toma de decisiones, porque los funcionarios o autoridades se resisten al cambio, y prefieren dejar las cosas como están e incluso manifiestan: “tener un orden dentro de su desorden”, e impiden la aplicación de las técnicas archivísticas que contribuirán, sin duda, a mejorar sus sistemas de trabajo haciendo más fluido el trámite documentario y el acceso a los documentos, cuya información necesitan para poder actuar de acuerdo con sus responsabilidades; en otros casos, simplemente actúan con total desinterés o negligencia sin preocuparse de los documentos con los cuales todos los días desarrollan sus actividades.

Lo mismo sucede si se decide establecer un sistema de gestión documental por medios electrónicos, con la diferencia que si se incorporan documentos ya existentes el problema será mucho más difícil de resolver, porque la organización documental necesariamente debe realizarse en la forma tradicional, sin esta etapa previa, ningún sistema informático dará resultados satisfactorios. Sin embargo, no se podrá considerar como un obstáculo esta situación, la experiencia en este campo a nivel mundial es cuantiosa y los resultados muy satisfactorios, convirtiéndose en un ideal para los archivos que buscan insertarse en la modernidad de la gestión documental.

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Las tecnologías van incrementando su capacidad de almacenamiento, a la vez de mejorar considerablemente las imágenes capturadas de los documentos tradicionales convertidos a digitales, o de los documentos electrónicos de origen, es decir, aquellos que no tienen ni han tenido en ningún momento su versión en papel. Los instrumentos y equipos empleados se van haciendo más sofisticados por las múltiples aplicaciones permitidas, a la vez va facilitándose su uso, hoy quien no sabe operar una computadora -al menos en sus programas elementales- definitivamente no se encuentra a tono con la modernidad, es así que cada año aparecen equipos de última generación; con la aparición de los cada vez más novedosos equipos y sistemas empleados por la informática como: el scanner, software, hardware, servidores, cámaras de digitalización de imágenes, los novedosos dispositivos portátiles con entrada a un puerto USB que pueden reemplazar a 177 disquetes1 y otros elementos menores que facilitan las operaciones informáticas, que son renovados a gran velocidad.

Las organizaciones privadas son las primeras en utilizar los últimos descubrimientos mientras que la administración pública, aquí y en la mayoría de países, debe esperar a contar con los presupuestos que les permitan adquirirlos, este problema impide un desarrollo paralelo con la actividad privada en el uso de los medios informáticos, -sobre todo en los países con menores recursos presupuestales- para atender la innovación tecnológica imperante en el mercado.

Una de las fortalezas para la aplicación de la informática en los archivos es la ventaja de almacenamiento de grandes cantidades de información en medios que posibilitan la reducción de espacios, a diferencia de los documentos tradicionales que demandan ambientes cada vez más amplios para conservar toda la documentación que la gestión administrativa produce, ésta ha sido la piedra angular para la expedición de la legislación especializada sobre tecnología informática aplicada a los archivos de los países del mundo que cuentan con una legislación suficiente, que va desde el reconocimiento legal del documento electrónico hasta la aplicación de la signatura electrónica o firma digital con lo que las oportunidades para el documento electrónico se van sumando, esto va creando las condiciones para su expansión generalizada en la administración pública y privada.

Dado que la informática se entiende como la solución a los problemas de espacio los archiveros del mundo tienen que adentrarse en la problemática derivada de los desafíos y oportunidades que presenta el documento electrónico. Algunos archiveros sienten que se establece una dependencia entre la eficiencia en la gestión documental y la aplicación de modernas técnicas de archivo mediante la aplicación de la informática, dejando atrás los sistemas manuales o tradicionales de archivo de documentos, cosa que no es tal, admito que la informática ayuda significativamente, pero no es la solución a todos los problemas derivados de la gestión documental. El problema va más allá de los sistemas informáticos o tradicionales de archivo, lo fundamental -en mi opinión- es contar con la firme decisión de las autoridades o responsables de las organizaciones de asumir la administración de

1 EL COMERCIO, Adiós a los disquetes, http://www.elcomercio.peru.com.pe [Consulta: 02.12.2003]

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archivos como una obligación que se desprende de las funciones propias de administrar o gerenciar toda la organización porque es parte de un todo, porque no se puede disgregar la administración o gerencia de un organismo, -cualquiera sea su naturaleza-, de la aplicación de un programa de gestión documental de acuerdo con las normas o la legislación especializada que rige en un país.

La decisión firme de comprender la gestión documental o la administración de los archivos sea de forma manual o electrónica es una de las políticas que no debe faltar en ninguna gestión que se precie de eficiente y eficaz. La integración del tratamiento de los documentos dentro de las políticas diseñadas para el éxito organizacional, implica contar también con las políticas apropiadas para los archivos, cuyo propósito será asumir y definir las estrategias para su concreción, esto llevará a toda organización a contar con los programas, instructivos, directivas y normas específicas para los archivos y asumir con responsabilidad su implementación, desarrollo y evaluación permanente, de lo contrario no se alcanzará revertir cualquier situación anómala que perturbe la gestión documental. Hasta aquí las cosas están más o menos claras, pero ¿cómo llevar adelante la gestión documental -manteniendo los conceptos esenciales de los documentos en cuanto a su autenticidad, conservación confidencialidad e integridad- mediante los medios electrónicos? Para ningún archivero es ajeno que la gestión de documentos en los últimos años ha concitado el interés de los especialistas más destacados del mundo, en principio, centrada en los documentos tradicionales, en estos momentos se trata de aplicar lo mismo a los documentos electrónicos, en este contexto me pregunto: ¿es posible aplicar todos los procesos técnicos archivísticos, de acuerdo con los principios y conceptos tradicionales de archivos en la gestión electrónica de documentos? Estos serán algunos de los desafíos de los próximos años para los archiveros e informáticos.

Existen trabajos muy bien elaborados sobre la gestión electrónica de documentos de archivo como MoReq que constituye una especificación de requisitos para la gestión de archivos electrónicos. Comprende requisitos funcionales y no funcionales, basado en la aplicación de los procesos técnicos archivísticos de acuerdo a las necesidades de la gestión de documentos electrónicos, pero también se abordan otros requisitos como la gestión de documentos y la gestión electrónica de documentos de archivo tradicionales en menor profundidad. Los requisitos detallados en el documento en referencia son recomendados como modelo, no siendo preceptivos en todas las aplicaciones posibles de un programa de gestión de documentos2. El documento resulta valioso para múltiples aplicaciones como en la preparación de una licitación, para auditorias o evaluación de un sistema existente, la docencia, etc. por tanto su uso práctico es apreciable tanto para organizaciones públicas como privadas.

InterPARES,3 dirigido por Luciana Duranti, es otro trabajo que atiende la problemática de la documentación electrónica de los archivos. Ha sido ejecutado en dos etapas, en la 2 Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Programa IDA de la Comisión Europea, marzo 2001, CECA-CEE-CEEA, Bruselas- Luxemburgo, 2001.3 The Long-term Preservation of Authentic Electronic Records: Findings of the InterPARES Project http://www.interpares.org/book/index.cfm [Consulta: 1.06.06].

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primera el estudio tuvo como objetivo identificar y definir conceptualmente la naturaleza y los componentes de un documento electrónico y las condiciones necesarias para asegurar su integridad, bajo las características de fiabilidad y autenticidad. La segunda etapa del proyecto también centra su atención en la permanencia de la autenticidad de los documentos en sistemas electrónicos, y se dirige a formular principios y criterios para el desarrollo de políticas de organización nacionales e internacionales y estrategias y estándares para la preservación a largo plazo de documentos electrónicos auténticos.

Ramón Alberch menciona otros proyectos de investigación internacionales como Eros (Electronic records from office system) o Cerar (Center for Electronic Recordkeeping & Archival Research). Por otra parte, dice: “es imprescindible que desde el mundo jurídico se trabaje en la perspectiva de resolver tres problemas básicos: la seguridad en las transacciones, el derecho a la intimidad y la propiedad intelectual”4 Los proyectos anotados, pretenden según Alberch “reivindicar la necesidad de formular los principios de una nueva área de acción en los archivos de documentos electrónicos: la autentificación o validación jurídica de los contenidos informativos”5. Este objetivo será uno de los desafíos para informáticos y juristas, los primeros deberán demostrar la inalterabilidad del documento electrónico, mientras que los segundos tendrán que verificar la existencia de los elementos jurídicos para su reconocimiento y llegar a convencerse que efectivamente el documento goza de autenticidad, finalmente podrán aceptar que el documento es el que se supone que es.

La gestión de documentos dentro de una Sistema de Archivo Institucional (SAI) debe cuidar de poner la documentación al servicio de los usuarios, en lo que la informática le lleva grandes ventajas a los sistemas tradicionales; como ha quedado claro la tarea será mucho más sencilla cuando se implementa al inicio de las actividades de una organización, sin embargo cuando existen grandes acumulaciones de documentos sin tratamiento archivístico -lo que ocurre en la mayoría de casos- el problema se hace más crítico porque se tendrá que atender cada una de las situaciones pendientes de la problemática documental. La misma tecnología informática abona a este problema porque ahora ya no solo se necesita aplicar las técnicas de archivo a los documentos que se producen habitualmente, ahora concurren, por ejemplo, los correos electrónicos que son tan usados en la gestión pública y privada, el tratamiento a aplicarse comprende tanto el texto del mensaje como los archivos adjuntos comúnmente denominados “attach” que son parte del mensaje, y tantas otras complicaciones que deben ser resueltas por las tecnologías para la gestión documental, además de la incontrolable interceptación de mensajes. Asimismo, el fax virtual ofrece grandes ventajas de almacenamiento digital de los documentos, éstos se podrían clasificar junto con los correos electrónicos6, la ventaja es que puede visualizarse la firma del remitente tal cual es, y aunque se llega a sostener que puede darle validez legal al documento, estimo que al no tratarse de una firma ológrafa tal aseveración no es coincidente con los requisitos jurídicos de ésta.4 ALBERCH, Ramón. Impacto tecnológico y formación archivística, http://www.ugr.es [Consulta: 13.06.05].5 Op. Cit. Alberch.6 GALO, Igor, El fax en el buzón del correo electrónico, en: El Comercio,http://www.elcomercio.peru.com.pe [Consulta: 02.12.03].

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A principios de la década del 80, aparecieron los primeros programas de computadora para la gestión de archivos, dirigidos fundamentalmente al soporte de papel, cuya finalidad era facilitar su tramitación, incluyendo el control, el acceso y la recuperación. Los nuevos sistemas ayudaban a los gestores de información en sus tareas diarias: la organización de los documentos, la elaboración de las tablas de retención de documentos, la localización mediante bases de datos e indización, y el manejo de su almacenamiento físico. Hoy en día las organizaciones manejan grandes volúmenes de documentos que incluyen, además de los tradicionales, documentos electrónicos digitalizados o de origen: transmitidos por la telemática, los faxes; así como una gran variedad de documentos creados por un procesador de textos, hojas de cálculo, imágenes en movimiento, etc. De acuerdo con esta nueva forma de producir y utilizar los documentos de los archivos, los especialistas tratan de incorporar nuevos programas informáticos para facilitar la administración de todos estos documentos e información, de un lado se descubren y se vislumbran grandes novedades que favorecen significativamente la gestión documental; y del otro, se van presentando dificultades que concitan la preocupación de los especialistas directamente vinculados al manejo de los archivos -los archiveros- antes que la de los productores de la documentación, ellos parecen no ser conscientes de los riesgos, solo ven la proximidad de las ventajas, y es que su tarea no es preservar la documentación para el futuro sino su utilidad en el presente.

Sin embargo la gestión de archivos, que integra la gestión de documentos electrónicos, se propone brindar a los ciudadanos administrados y a las organizaciones tanto públicas como privadas, las facilidades para un uso efectivo y eficiente de los documentos, y un manejo de la información en el que la informática cumple un rol fundamental por todos los beneficios que exhibe, aunque no siempre los costos que demanda el procesamiento, el uso, la conservación y el mantenimiento de los documentos esté al alcance de todas las organizaciones, es a partir de los beneficios obtenidos por el uso de la información contenida en los documentos de archivo que la maravilla de la tecnología informática de estos tiempos se presenta como la solución a todos los problemas derivados de la producción de los documentos y su administración. Confieso que hace más de una década cuando se dio la primera norma sobre la conversión de documentos de papel a formato electrónico, fui una de las tantas personas que pensamos en las consecuencias de su aplicación en los archivos, no obstante esa primera percepción, ahora después de lo transcurrido hasta nuestros días, trato de encontrar cada vez las mayores ventajas, sin dejar de mencionar los riesgos que se encuentran latentes, y es que no percibo una pronta solución a los problemas que diversos autores han planteado respecto de algunos riesgos, como consecuencia de la informática aplicada a los archivos.

Indiscutiblemente, las ventajas de la informática aplicada a los archivos son muy amplias, si se trata de la organización documental, el desarrollo de criterios tecnológicos y software hacen posible su aplicación, no solo para diseñar el cuadro de clasificación documental electrónicamente sino para mantener la documentación producida por medios electrónicos debidamente clasificada; además facilita la relación entre los expedientes y su respectivo control. En lo que toca a la descripción documental, las bases de datos, indización o la aplicación de las normas ISAD-G determinando los campos de acuerdo a la necesidad de

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cada archivo viene demostrando resultados satisfactorios. En la conservación de documentos los avances son grandiosos, basta citar las aplicaciones que apoyan la restauración de documentos, el monitoreo de humedad y temperatura, el software para el diagnóstico del estado de conservación de archivos, etc., y en el servicio es cuando se presentan las mayores ventajas por la facilidad del acceso y pronta recuperación de los documentos; la posibilidad de consultar el mismo documento a la vez por varios usuarios, la transmisión de grandes cantidades de documentos a larga distancia facilitan considerablemente las comunicaciones; sin embargo, considero que en la selección o valoración documental se deben tomar ciertas precauciones. En este proceso técnico se me presentan muchas dudas por lo que centraré mi participación en este tema.

En mi opinión, la selección documental desde la perspectiva de los documentos electrónicos merece un estudio amplio y analítico que quizá alguna vez intente, mas en este espacio solo aspiro a esbozar algunas ideas que podrían iniciar un debate.

I. La selección o valoración de los documentos y el valor permanente

La informática -tal como queda precisado- ha contribuido en las últimas décadas a una eficiente gestión documental, ésta entendida como la administración de los documentos desde su creación hasta su destino final con el apoyo de la informática, ha demostrado tanto su elevado nivel de desarrollo como su innegable soporte a la función pública y privada, y cuando se trata de la producción masiva de documentos electrónicos a través de las novedosas tecnologías, lo primero que se destaca es la reducción del espacio físico de archivo en pequeños medios de almacenamiento de la información cuya custodia en ambientes reducidos ya no es problema, en tanto se cuente con las condiciones climáticas para su conservación. En ese contexto los argumentos a favor son más sólidos, pero, sí se debe mantener la documentación de manera integral, cuidando su utilidad para la continuidad de las funciones de la organización; la preservación de los documentos a largo plazo; eliminar la documentación innecesaria y evitar la multiplicidad de copias que se van generando en la continua gestión documental; o controlar la conservación de los documentos de valor permanente, vigilar las pérdidas de información por las diversas causas que suelen presentarse; entonces, se empieza a dudar de las bondades de los documentos electrónicos.

Siempre insisto y pongo de relieve que la selección documental es uno de los procesos más comprometidos y riesgosos para el archivero, porque de la decisión que tome dependerá si se elimina o no un documento o serie documental que es la unidad de archivamiento utilizada en el proceso archivístico de selección documental. El archivero deberá tomar una decisión que siempre demandará un riesgo en su aplicación, porque nunca se tendrá la certeza absoluta de eliminar un documento totalmente innecesario para la organización y para la historia nacional, lo que no impide su aplicación siempre que los criterios, las técnicas y la metodología de selección sean los más adecuados.

La tarea no deja de ser complicada y si a esto le agregamos la valoración de los documentos electrónicos cuidando dos principios esenciales: la autenticidad y la conservación a largo

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plazo de los documentos de valor permanente es indiscutible exigir que los archiveros se sitúen a la cabeza de la gestión de los documentos y la información, adaptándose a los nuevos tiempos porque para ningún archivero es ajeno que actualmente coexisten los archivos tradicionales y electrónicos, de manera que progresivamente va aumentando el volumen de documentos electrónicos, incluso de manera más acelerada que los documentos tradicionales por la facilidad con la que se producen en la gestión pública y privada, más aun si tenemos en cuenta que en un disco óptico puede almacenarse una gran cantidad de documentos que en soporte tradicional ocuparían un espacio físico bastante considerable, más de las veces, negado para la mayoría de los archivos. Cuando hablamos de documentos electrónicos no tenemos idea del espacio, simplemente porque éste físicamente no existe, por lo que los centros de datos y las modernas redes están cargados de información y archivos de todo tipo que se acumulan de manera arbitraria, al no verlos almacenados como los documentos tradicionales no se toman las medidas para evitar la superproducción de los documentos electrónicos, lo más que se hace es prever cada vez un servidor de mayor capacidad o más potente para soportar el enorme volumen de información que circula por la red interna -Intranet- que facilite el proceso de la información, su recuperación y utilización sin tropiezo. De otro lado, la facilidad para reproducirlos impide cualquier racionalización posible; la rapidez de la distribución y envío hace que se produzca su diseminación a gran escala. Esta situación lleva -en ocasiones- a una destrucción incontrolada de los documentos electrónicos carente de todo criterio técnico de selección, lo que hace peligrar la sustentación documentada de la gestión administrativa para probar los hechos tal como sucedieron.

La documentación proveniente de los sistemas administrativos es la que más crece, entre estos sistemas, el de contabilidad tiene mayor incidencia en la producción y acumulación de documentos tradicionales. Gran parte de la información contable se procesa actualmente por medios electrónicos porque existe software para cada necesidad, esto hace que las organizaciones apliquen la tecnología informática para procesar la información contable con una reducción de tiempo muy favorable. Mas, las responsabilidades sobre esta información vinculada al uso de los recursos económicos de la organización podrían ser muy serias si se alteran o inutilizan los datos -no existen garantías para que esto no suceda-, porque las pérdidas económicas serían cuantiosas. Es muy posible que esto no constituya un riesgo en el futuro y cuando llegue el momento quizá mi posición se modifique, pero lo que quiero destacar aquí ahora, es la necesidad de la participación del archivero porque ni el director de contabilidad ni el director de informática saben nada de documentos como fuente valiosa que les puede ayudar a la toma de decisiones para resolver los problemas que afectan a la entidad, por tanto es el archivero el que debe mediar entre ambos porque tendrá los conocimientos necesarios para pronunciarse sobre el uso y valor de los documentos que se producen y cómo la pérdida de éstos puede afectar a la organización si no se toman medidas para preservar los documentos, con mayor razón cuando son electrónicos. Este panorama obliga a una preparación del archivero acorde con la aplicación de la informática en los archivos, de manera que su formación deberá comprender las asignaturas especializadas en el tema, así como su inclusión en las asignaturas técnico-archivísticas. En los centros de formación de los archiveros es común revisar el currículo cada cierto tiempo, eso es lo correcto, sin embargo una formación dentro de las exigencias del mundo actual no

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sólo es cuestión de más o menos asignaturas, también son importantes los contenidos, en ellos hay que insistir con la finalidad de que los programas a desarrollarse sean compatibles con el progreso archivístico y tecnológico.

II. Los documentos electrónicos: valor legal y valor permanente

La aceptación del valor legal en el que la autenticidad es uno de sus requisitos fundamentales y la conservación de los documentos a largo plazo, que es consustancial con el valor permanente de los documentos electrónicos son los principales desafíos -según lo expresan reconocidos especialistas a nivel mundial- que enfrenta a los archiveros con la tecnología informática. En esta perspectiva en los próximos años la atención de los archiveros estará centrada en dichos temas a la par que va incorporando la informática progresivamente en sus propias tareas. Asimismo el archivero de hoy incide mucho en manejar determinados controles para la gestión electrónica de documentos con la finalidad de contrarrestar los peligros asociados a la aplicación de la informática en los archivos.

El MoReq define el concepto “pista de auditoría” como el registro de las acciones realizadas en el seno del SGDEA, en otro acápite se indica que está formada por datos que describen ciertos aspectos del historial de los documentos de archivo, y señala como requisito que el SGDEA debe ser capaz de gestionar y controlar los documentos electrónicos de archivo según ciertas normas, de forma que se cumplan “los requisitos de admisibilidad y seguridad jurídica, además de demostrar ese cumplimiento”,7 tal como se advierte los requisitos señalados se presentan como un reto, dichas especificaciones serán indispensables para garantizar la autenticidad a fin de que el documento electrónico no sea rechazado como prueba jurídica.

Si bien, la mayoría de los países cuenta con normas que hacen referencia al valor legal de los documentos electrónicos, estimo que esto no es suficiente, porque la incertidumbre sobre la autenticidad de un documento siempre estará en el ámbito jurídico como un problema que necesita agenciarse de una serie de condiciones, principalmente, tecnológicas para determinar de manera fehaciente su valor como prueba, inclusive esta situación va más allá de la confianza que un individuo pueda depositar en otro, aun cuando apele al convencimiento para que no dude de la integridad de la información del documento electrónico con el que pretende obligarse a una determinada acción, ahora si la transmisión es a distancia el asunto se complica porque no habrá la voluntad directa manifestada sobre el valor del documento.

Las circunstancias que suelen ocurrir respecto de los cambios o modificaciones que podrían experimentar los documentos electrónicos me lleva a preguntar: ¿es posible mantener la autenticidad en los documentos electrónicos? Esta es una interrogante que lleva años de estudio por parte de organizaciones a nivel mundial con diferentes resultados a la fecha, sin que éstos sean definitivos en tanto se está en proceso de investigación. Asociadas a este

7 Op. Cit. MoReq. La sigla SGDEA significa: Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivos p. 26. Véase también p. 125.

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tema se encuentran las investigaciones sobre la utilización de la firma digital como elemento concomitante a la autenticidad, Sergio Manuel Bertero dice al respecto: “Bajo el sistema clásico de determinación de la eficacia probatoria de los documentos, desde siempre se ha relacionado a la autenticidad con la correspondencia entre el contenido del mismo y la autoría de quien lo suscribe, razón por la cual la firma resultaba inescindible de aquél requisito”8. Se toma a la firma digital como el sello que faltaba para otorgarle autenticidad al documento electrónico, cosa que para muchos todavía presenta dudas.

Respecto del valor permanente de los documentos y su consecuente conservación a largo plazo, las investigaciones se encuentran en el mismo nivel de la autenticidad, este es otro problema irresuelto por la informática. Ambos aspectos de los documentos electrónicos están directamente vinculados a la selección documental.

No incidiré en la definición o conceptuación del valor permanente, ni mucho menos en las distinciones entre el valor temporal o primario y el valor permanente o secundario, simplemente plantearé algunas incidencias para la reflexión, y lo haré a partir de las consideraciones que Romero Tallafigo en su excelente trabajo La historia del documento en la edad contemporánea, expone -desde la perspectiva administrativa- como sigue: “se pueden estudiar las formas documentales en función de satisfacer y colmar mejor una necesidad de las administraciones, la de los documentos, diariamente presentes. Se analizan para hacerlos documentos más fiables, más seguros y más auténticos como instrumentos de memoria social”, más adelante sostiene la necesidad de realizar “estudios continuos de la eficacia de sus formas internas y externas para señalar mejor las responsabilidades, para controlar la duración de los trámites, para tender a lo justo en la resolución de los asuntos y para, además, transmitir determinadas señas de identidad, éticas o de prestigio”, luego agrega que los creadores y autores lo hacen para “substanciar su propia actividad pública en documentos auténticos y fiables”9. Lo dicho por Romero Tallafigo guarda una vinculación estrecha con la categoría de autenticidad que tienen los documentos, y cuando menciona su calidad de testimonios de la memoria social la vinculación con el valor permanente de los documentos es implícita. La garantía para demostrar las responsabilidades, a través de los documentos, lograr que éstos sean fiables, para conseguir la justicia social y transmitir la honestidad de los funcionarios de la gestión pública son unos de los desafíos para el documento electrónico.

Los principales desafíos se identifican como asociados a los continuos cambios de hardware y software que la informática presenta, sin que esto signifique que son los únicos pues las investigaciones realizadas hasta el momento han precisado muchos más, lo que pretendo es mostrar solamente los más saltantes por los cambios propiciados por la informática misma, en tanto la frecuencia con la que se producen las nuevas versiones de hardware y software en los últimos años son cada vez más cortas, lo que deriva en acciones impostergables como las migraciones periódicas para poder acceder a la información por 8 BERTERO, Sergio Manuel. Firma Digital, http://www.ucaparana.com.ar/derecho/trabajos/bertero.htm [Consulta: 04.06.04].9 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Historia del documento en la edad contemporánea, la comunicación y la representación del poder central de la nación. S&C ediciones, Carmona 2002 p. 63.

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los problemas derivados de la obsolescencia. Las actualizaciones significan dinero, adaptaciones, riesgos de pérdida de información, pero, fundamentalmente, la imposibilidad de asegurar la conservación a largo plazo Mark Fresko en su ponencia titulada MoReq sobre metadatos: ¿más allá de Europa? Manifiesta que las especificaciones contenidas en dicho documento tiene por objetivo abordar de manera amplia las necesidades de mantenimiento de archivos en Europa. En este tema las multinacionales se enfrentan y tienen problemas por la proliferación de especificaciones sobre archivos electrónicos, no son partidarias de aplicar paquetes diferentes en distintos países porque necesitan un enfoque común, a la vez los proveedores de software también se perjudican por la diversidad internacional, se enfrentan a opciones incómodas cuando desarrollan un producto para un mercado internacional con requisitos diversos y a veces incompatibles, finalmente dice: “Actualmente no está cubierta ninguna de estas necesidades”10. El desarrollo de la industria informática, como ya lo he expresado reiteradamente es notorio, pero, también los es la competencia por el mercado internacional de las grandes multinacionales proveedoras de insumos y equipos informáticos; así como de los servicios que ofrecen, quizá esto pueda dificultar en alguna medida el logro del enfoque común.

Sobre la durabilidad de los equipos informáticos y los dispositivos de almacenamiento de los documentos Sergio Manuel Bertero, comenta: “La vida estimada para un Cd-Rom es de 30 años, a lo que habría que añadir la vida de los equipos (tanto ordenadores como periféricos) que aunque se pueda situar en 15 años, lo cierto es que el desfase que sufren deja su vida media en la empresa en aproximadamente 7 años” 11. Yo diría que Bertero está siendo bastante generoso con el tiempo aproximado de vigencia que le otorga a los equipos, porque las nuevas versiones en poco tiempo resultan incompatibles con las anteriores, esta es una realidad cada vez más preocupante para los usuarios de los medios informáticos no así para los productores porque ese es su negocio. Romero Tallafigo dice que el hardware y el software cambian muy rápidamente por ello afirma: “...hay que conservar la documentación y manuales apropiados para el uso de códigos, organización y formatos de los documentos. Tienen el inconveniente de que pueda ser fácil, si no se toman medidas, alterar su contenido. Esto puede repercutir en su valor jurídico y testimonial. Habrá que encontrar un “sello de cierre” como el que cerraba los dípticos o diplomas, escritos en cera con trazos delebles para garantizar la interpolación y falsificación”12. Son, la interpolación y falsificación, lo que la informática carga como puntos en contra, porque no puede garantizar plenamente ambos conceptos respecto de los documentos procesados y conservados en este medio.

Luciana Duranti asevera que la valoración de los documentos electrónicos requiere analizar tanto el valor permanente como su autenticidad, porque determinar la viabilidad de conservar los documentos electrónicos asegura la conservación de los componentes digitales que incluyen los elementos esenciales para su identidad, integridad, teniendo en 10 FRESKO, Mark, MoReq sobre metadatos: ¿más allá de Europa?, en: Proceedings of DLM-Forum 2002, @access and preservation: best practices and solutions, INSAR, Barcelona, 6-8 May, 2002, p. 471.11 Op. Cit. BERTERO.12 ROMERO TALLAFIGO, Manuel. Manual, Archivística y archivos, soportes, edificio y organización, Biblioteca Archivística, 1997, 3ra. Edición, Carmona-España, p. 247.

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cuenta la actual capacidad tecnológica como las futuras para los archiveros13. Por tanto, los requisitos de seguridad son equivalentes a la autenticidad, integridad y permanencia de la información para no adolecer de veracidad, y en otra forma de control, éstos deberán registrar todos los detalles de la circulación de los documentos por las redes, a fin de que en todo momento se puedan verificar acciones como: los acuses de recibo, el cumplimiento estricto de los términos y plazos, siendo de la mayor importancia el registro de fecha y hora, que por ningún motivo se debe perder. En este aspecto, los sistemas informáticos son muy eficientes porque el registro de fecha y hora es automático, el problema es mantenerlo inalterable y conservarlo todo el tiempo que sea necesario.

De acuerdo con lo expuesto, debo enfatizar que el archivero en todos los momentos de la gestión documental tendrá que cerciorarse de que los documentos otorguen testimonio incuestionable, la menor duda sobre la autenticidad del documento puede ocasionar la pérdida del derecho u obligación del titular de la documentación, en tal virtud los documentos de los archivos deberán observar todos los elementos que los define como pruebas irrefutables. Esta es una de las razones por las que la ley les otorga la calidad de prueba privilegiada, por ello hay que cuidar de conservar los documentos observando todas las medidas que contribuyan a que en ningún momento se ponga en duda ese concepto, ellos deberán ofrecer prueba jurídica o administrativa según sea el caso toda vez que se requiera su presentación o exhibición.

Generalmente se incide en la necesidad de demostrar el valor legal de los documentos administrativos por los usos a los que éstos están dirigidos, o mientras se encuentren vigentes, pero mi posición es, que los documentos al llegar al valor permanente también conservan su calidad de prueba porque el juicio de valoración para la investigación tiene una dimensión social que también se debe cuidar, por tanto el valor probatorio tiene una dimensión administrativo-jurídica, pero también histórica porque los hechos o acontecimientos históricos tienen que probarse, por consiguiente la autenticidad también es un elemento consustancial a la documentación histórica aunque en una dimensión más social que jurídica.

Otro elemento a tener en cuenta está relacionado con el servicio de los documentos porque éstos deberán estar permanentemente a disposición del ciudadano o administrado durante todo su ciclo vital. Esta es una responsabilidad de la administración en relación con los compromisos asumidos con los administrados cuando es el Estado el productor, o con los clientes y acreedores si la empresa es privada. Entonces, será necesario vigilar que los documentos no desaparezcan, de lo contrario deberán asumirse las responsabilidades que las leyes prevén.

III. Los documentos electrónicos digitalizados y de origen

13 DURANTI, Luciana. Autenticidad y valoración: la teoría de la valoración enfrentada a los documentos electrónicos. En: TABULA n° 6, 2003, Revista de Archivos de Castilla y León, Departamento de Bibliotecología y Documentación de la Universidad de Salamanca y Asociación de Archiveros de Castila y León (ACAL), p. 13.

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El creciente volumen de documentos de papel de las últimas décadas, plantearon a los especialistas del mundo un gran desafío, esta situación llevó a los especialistas a desarrollar una serie de criterios para disminuir la gran producción mediante la aplicación de técnicas que permiten las eliminaciones periódicas de los documentos considerados innecesarios, cosa en la que se continúa trabajando, además de agenciarse ahora de la informática en diversas áreas relacionadas con la valoración y la producción de documentos electrónicos. La llamada oficina “sin papeles” fue una frase aparecida hace muchos años conforme se difundía el uso de las tecnologías de la información y ha sido el elemento fundamental para conferir valor legal a los documentos electrónicos, como dice Vicente Martínez Sereno: “Desde su aparición, coincidiendo con los primeros sistemas basados en imagen, se vaticinaba un futuro sin carpetas, papeles, etc. en la mesa de trabajo. La realidad, sin embargo, es que el consumo de papel aumenta año tras año, las fotocopiadoras están presentes no ya en la empresa sino en cada departamento y los archivos se multiplican día a día”.14Queda claro que nos espera una prolongada convivencia de documentos tradicionales y electrónicos.

Paralelamente la industria de la informática comienza a desarrollar la tecnología aplicada a la conversión de los documentos tradicionales a documentos electrónicos a través de la digitalización de imágenes donde los progresos son reveladores. En este campo se ofrecen múltiples servicios, básicamente, para disminuir los problemas de la conservación de grandes volúmenes documentales por su reducción a formatos electrónicos y en microfilme que no ocupan espacios considerables comparativamente con los depósitos de los documentos tradicionales. Los servicios ofrecidos son muy atrayentes: digitalización en blanco y negro, escala de grises y color, conversión a formatos PDF, TIFF, JPG, soportes en CD, DVD, disco duro, etc. Solo para mencionar unos cuantos porque existen muchas otras novedades. Algunas veces se asocia la conversión de microfilm a formato digital para garantizar la vida de los documentos en estos soportes mientras se conserve el negativo maestro del microfilme, la situación hasta allí parece resuelta, pero cuando se decide la eliminación de los documentos originales de papel, empiezan los problemas y las dudas, la inevitable pregunta es: ¿se eliminan los papeles dejando solo los documentos en los nuevos soportes? El asunto se debe resolver de acuerdo con las leyes sobre la materia, y finalmente la mayoría de veces queda a la decisión de un organismo superior de archivos, quien autoriza o no la eliminación. Por añadidura, de llegar algún documento en su versión electrónica a los tribunales siempre la última palabra la tendrán los jueces.

A mi modo de ver los documentos digitalizados ofrecen menor riesgo que los documentos electrónicos de origen, porque la eliminación de los documentos de papel, generalmente, depende de un organismo superior de archivo, y las mismas leyes sobre tecnología avanzada aplicada a los archivos así lo ordenan, además beneficia favorablemente la

14 MARTINEZ SERENO, Vicente. Integración de sistemas de Gestión Electrónica Documental en la empresa: evaluación de costes y metodología de implantación. http://fesabid98.florida-uni.es/Comunicaciones/v_martinez/v_martinez.htm [Consulta: 22.05.05]

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protección de los documentos de papel, como medida de preservación porque los originales no serán manipulados garantizándose su integridad.

Los documentos electrónicos de origen, en cambio, presentan mayores riesgos. Una de las modalidades es el correo electrónico, hasta el momento la mayoría de los documentos que son generados o recibidos por la organización y sus miembros por esta vía, se pierden una vez que dejan de ser interesantes para el emisor o el receptor del documento. Generalmente no existen políticas que conviertan ese tipo de documento en un registro, sea personal, transitorio u oficial. Muy pocos correos electrónicos dejan de ser de quien los genera o recibe para pasar a un archivo organizacional, pues muy pocas organizaciones se han percatado de que necesitan contar con un archivo electrónico de esta naturaleza, lo más que sucede es que existan controles para almacenar los correos electrónicos en un servidor, que en su primera etapa actúa como un distribuidor e inclusive bloquea los correos no deseados o asume cualquier otra restricción determinada por la organización; en su segunda etapa, podrían pasar a formar parte de un archivo centralizado, -en un servidor- que se forma automáticamente con todos los correos recibidos o transmitidos, pero no existe un seguimiento archivístico de ellos. Nótese que los mensajes son electrónicos de origen, que sean impresos para facilitar su lectura u otros usos es otra cosa, pero en esencia no son digitalizados, ni tienen su versión en papel. En cuanto al “adjunto” (attach), pueden ser documentos electrónicos de origen, digitalizados sin respaldo en papel o tener su versión en este soporte.

El documento electrónico de origen no existe en papel, puede estar en un programa informático, en la computadora directamente, en el servidor de la organización, etc. Este debe garantizar la identificación y el ejercicio de la competencia del órgano productor con mayor rigor, en esa circunstancia, los mecanismos de seguridad para su conservación tendrán que extremarse para impedir su modificación y garantizar su conservación.

Los documentos electrónicos de origen basan su autenticidad en la firma digital, al ser formalizados bajo este tipo de firma, según las leyes, se garantiza la autenticidad, integridad, no repudio y eventualmente la confidencialidad del mismo. Según estas características, la firma digital puesta en un documento electrónico, garantiza: que el documento y su firma se corresponden indubitablemente con la persona cuya firma se encuentra certificada; que la información contenida en el mensaje o transacción electrónica no ha sufrido modificación alguna después de su firma; que la persona que ha firmado no puede desconocer que firmó; que la información contenida ha sido cifrada y que el emisor, solo autoriza que el receptor que él determine pueda descifrarla. Estas condiciones se cumplen, pero no se puede garantizar totalmente el surgimiento de alguna eventualidad que ocasione variación de ellas que invalide el documento. De todos modos es uno de los pasos hacia el progreso tecnológico, más importante de los últimos tiempos que permite otorgarle cierto grado de confianza al documento electrónico.

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II. Las Tablas de Retención de los documentos electrónicos

El MoReq ofrece una interesante metodología para la elaboración de las tablas de retención de documentos por medios electrónicos. Aquí algunas de sus recomendaciones técnicas:

“El SGDEA debe ser capaz de asociar una norma de conservación a cualquier documento de archivo, expediente o clase de un cuadro de clasificación.

Toda norma de conservación debe incluir una decisión sobre el destino, el período de conservación, el motivo y el origen de la decisión.

En relación con cada expediente, el SGDEA debe:o Rastrear de forma automática los períodos de conservación asignados al

expediente o a la clase a la que pertenece,o Iniciar el proceso aplicable en función del destino establecido una vez que

se haya llegado al término del período de conservación”15.

El Moreq, sugiere varios momentos para establecer los plazos de retención, sobre la base de fechas futuras en función del transcurso de un plazo contado a partir de: la apertura del expediente, el transcurso de un plazo contado desde el cierre del expediente, desde la incorporación del último documento de archivo al expediente, desde la última vez que se recuperó un documento de archivo del expediente, desde una acción concreta como puede ser después de la firma del contrato, o un plazo especificado como indefinido que indicará la conservación a largo plazo16. Los planteamientos técnicos son sólidos, sin embargo la práctica archivística hace que normalmente se condicione las transferencias a plazos según los cuales los documentos pasan de un nivel de archivo inferior a uno superior y las eliminaciones a un único plazo de retención -al menos así sucede en el Perú-, sin que esto impida hacer todas las revisiones necesarias que deriven en la variación de los plazos cuando se sustente su cambio por razones atendibles, o cuando el productor de la documentación -quien tiene preeminencia en la decisión sobre el tiempo que requiere de un documento- solicita la extensión del plazo de retención.

Las series documentales con más de 3 a 5 años de retención necesariamente deberán ser sometidas a las migraciones que sean necesarias para mantener vigente la recuperación de la información, esto obligará a que se considere los términos en los cuales serán aplicadas hasta completar el plazo de retención de la serie documental. Habrá que considerar la pérdida de información en cada migración, lo que me lleva a otra interrogante: ¿cuántas migraciones podrá soportar la documentación sin que ellas produzcan pérdida de información que impida el uso de los documentos, o lo que es peor, su reconocimiento como prueba o fuente de información? La respuesta no es sencilla, podríamos establecer una relación entre el plazo de retención y no más de 3 ó 4 migraciones, lo que significaría más o menos unos 12 años promedio de plazo de retención para los documentos digitalizados o de origen, siempre que no se encuentren entre los que -en mi opinión- deben

15 Op. Cit. MoReq, p. 3716 El MoReq refiere que el concepto “a largo plazo” no se define con precisión, pero para efectos del estudio realizado significa “durante un período igual o superior a diez años”

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ser exceptuados de su versión en estos últimos, cuyo listado pongo a consideración líneas adelante. Todos aquellos documentos que sobrepasen ese plazo, mientras la tecnología no garantice la conservación permanente, deberán mantenerse en formato papel, el que es probadamente más durable en el tiempo.

Es pertinente, pues, prever las pérdidas de información durante las migraciones, porque no es posible garantizar al cien por cien que esto no ocurrirá, lo ideal es que no se produzca, sin embargo la tecnología no puede asegurarlo. Existen mecanismos tecnológicos que facilitan la recuperación porcentual de información perdida por algunas incidencias, también es cierto que no siempre es posible la recuperación total, en consecuencia, los riesgos están latentes y mientras éstos subsistan es mejor mantener los documentos esenciales de la organización en el soporte que brinde mayor seguridad.

Desde hace un buen tiempo vengo insistiendo en la necesidad de descartar -en tanto la tecnología informática no resuelva todos los problemas de autenticidad y obsolescencia- el uso de documentos electrónicos de origen en los siguientes documentos17:

Dispositivos legales de cualquier nivel jerárquico Actas Libros contables Actos jurídicos resolutivos Informes de auditorias Obligaciones o compromisos internacionales Negociaciones comerciales públicas y privadas que incluyan derechos colaterales Licitaciones públicas nacionales e internacionales Derechos individuales o personales18

Obligaciones tributarias mientras se encuentran vigentes19

Los plazos de retención, de acuerdo con el ciclo vital de los documentos electrónicos, se deciden en la etapa de diseño de los documentos, y deberá advertirse la necesidad de establecer adicionalmente las fechas de migración -cada 3 ó 4 años- que tendrán que aplicarse de acuerdo con el plazo de retención correspondiente indicado para cada serie documental.

El ciclo de vida para los documentos electrónicos se inicia en la etapa de diseño, ésta es la más conveniente para la valoración de los documentos electrónicos porque ofrece mejor opción para comprobar que las decisiones se implanten como resultado de dicho proceso,

17 MENDOZA NAVARRO, Aída Luz, El valor legal de los documentos informáticos: avances legislativos, en: Revista del Archivo General de la Nación N° 22, 2001, Lima, p. 57.

18 Conjunto de facultades exclusivamente vinculadas con la persona o titular que no pueden ser ejercida, en ningún caso, por su acreedor, debido a que corresponde a su esfera privada, tales como: derechos familiares o sucesorios.19 Posiblemente el listado sea demasiado escueto comparado con la gran cantidad de documentos valiosos para diferentes acciones y actividades de las organizaciones.

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esto permite evitar gastos inútiles cuando se aplican normas a los documentos de valor histórico. La etapa de diseño concluye cuando el sistema se termina, se instala y se prueba20. Cualquier aplicación informática demanda altos costos, por tanto será conveniente analizar y estudiar de manera muy precisa cada paso que se de, porque las correcciones futuras elevan considerablemente los costos de implantación de un sistema electrónico de gestión documental, o en el peor de los casos, de no ofrecer resultados satisfactorios, su modificación total siempre resulta ser imperativa.

III. ¿Están los archivos nacionales en capacidad de recibir la documentación electrónica por transferencia de los organismos públicos?

Todo indica que los archivos nacionales en poco tiempo deberán atender las transferencias de grandes cantidades de información contenida en los documentos electrónicos digitalizados y de origen, por lo que es necesario que estén preparados de acuerdo con las características de esa clase de documentos. Las organizaciones señaladas tendrán que definir sus propias estrategias para no perder la información que se les destinará y que deberán conservar permanentemente.

Los países más desarrollados cuentan con la infraestructura y los presupuestos necesarios para la custodia de sus documentos, los avances en la implementación de los recursos tecnológicos también son importantes, sin embargo los países menos desarrollados deben afrontar una serie de dificultades -carencias de toda índole- para conservar óptimamente sus documentos, en principio de papel, y si se trata de documentos electrónicos posiblemente los problemas serán insalvables, en la mayoría de los casos.

No puedo afirmar que los archivos nacionales menos favorecidos económicamente carezcan de la suficiente visión para prever las necesidades de conservación de los documentos en soportes electrónicos, todos ellos son conscientes de que sus actividades, funcionamiento y servicio se tendrá que realizar en un futuro no muy lejano utilizando la informática mayormente, asimismo su incursión en casi todos los procesos archivísticos es un hecho indiscutible, de esta manera progresivamente se irá combinando la mayoría de las formas manuales de procesar y servir los documentos -que hasta el momento son la práctica cotidiana de muchos archivos- con el apoyo de la informática; por tanto, será una exigencia impostergable el disponer de los recursos que sean necesarios para adquirir las tecnologías de hardware o software ineludibles para ello, además de contemplar las forzosas actualizaciones.

De estas organizaciones, que son la mayoría -al menos en Latinoamérica- algunas han tenido éxito en su transformación porque lograron interesar a los más altos niveles para apoyar el cambio y poder entregar a su país y al mundo archivos cuya infraestructura es un ejemplo a seguir; y otras siguen postergadas, por múltiples razones, pero, principalmente por la indiferencia e ignorancia de las autoridades y funcionarios públicos respecto del rol

20 AGN, Cuadernos del Archivista N° 5, Guía para la administración de documentos electrónicos desde la perspectiva archivística, Archivo General de la Nación, México, 1999, P. 54.

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que cumplen los archivos en la gestión administrativa de los estados, ellos no comprenden que son imprescindibles para el éxito de la gestión pública. No entienden que el carecer de una sólida política de gestión de la documentación, -en principio- de forma tradicional sin contar con el apoyo que esto demanda es impracticable, por ello el querer saltar a una fase superior sin haber superado la anterior será imposible; sin embargo se expiden leyes y más leyes, unas más imperativas que otras, antes que declarativas o facultativas, éstas inducen a las organizaciones a entrar en la era de la tecnología informática sin medir sus consecuencias, cuando no se cuenta con la experiencia y controles que son complementarios a su aplicación para evitar las pérdidas de información. A esto se suma las grandes empresas internacionales mediadoras de los insumos informáticos y productoras de los modernos equipos presentados como la maravilla del Siglo XXI a los que todos queremos acceder. Pero, ¿Qué hacer ante este incitante panorama que no está al alcance de los países -y sus archivos nacionales- si las exigencias de este mundo globalizado demanda ponerse a tono con los adelantos tecnológicos? ¿Pueden los archivos nacionales negarse a recibir la documentación electrónica por falta de condiciones para su conservación? ¿Estarán incumpliendo con la ley? La realidad muestra una lamentable incoherencia entre los adelantos tecnológico-informáticos y las posibilidades de los archivos nacionales con menores recursos económicos. En el Perú, hace muchos años no se reciben transferencias en el AGN por falta de espacio, no se vislumbra una pronta solución a este problema, aun no se solicitan transferencias de documentos electrónicos, y si así fuera estimo que la institución no está en capacidad de afrontar su conservación.

Es evidente que los precios de los equipos informáticos van descendiendo en sus costos, pero a la par van siendo reemplazados por otros llamados “de última generación”, cosa que nunca llega a ser realmente la última, por lo que la transformación es permanente, y permanente también tendrá que ser el presupuesto para poder estar a la medida del cambio. Los precios de computadoras y los componentes de hardware varían de acuerdo a su potencial y los dispositivos que puedan tener, los paquetes de programas para la gestión de documentos electrónicos oscila entre 60,000 y 100,000 dólares anuales, un precio muy lejos de las posibilidades de pagar por la mayoría de organizaciones públicas de un país en vías de desarrollo, menos aun para los archivos nacionales porque generalmente reciben exiguos recursos comparativamente con otras organizaciones similares. ¿Esto significa que los archivos nacionales no podrán atender la gestión o el destino final de los documentos electrónicos según mandato legal? ¿Qué nos espera a futuro si no es posible la custodia de la gran cantidad de información en documentos electrónicos que forman parte del patrimonio documental de la nación?

Si no se atienden los archivos de acuerdo a las exigencias señaladas no me quepa la menor duda que no podrán afrontar las exigencias de las nuevas formas de almacenar y servir la documentación, de continuar la indiferencia de las autoridades no habrá futuro informático para los archivos ni información para sus usuarios, si para las instancias decisorias el gobierno electrónico es ponerse a tono con la modernidad y las exigencias de la globalización, tendrán que empezar a atenderse los archivos en sus necesidades derivadas del uso y aplicación de la informática, de lo contrario esta tecnología continuará su desarrollo pero los archivos entrarán a una lamentable involución o tendrán que poner toda

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su creatividad para mantener niveles aceptables de avance tecnológico. Por ello las políticas en la protección de los archivos y las necesidades tecnológicas de su procesamiento debe entenderse como prioritarias para lograr un desarrollo paralelo. A la vez el Estado debe proyectarse en la atención de los archivos de todo el sector público, a través de las políticas de protección de los documentos cuyo liderazgo se centra en los archivos nacionales, es más éstas políticas tendrán que ser asumidas responsablemente por cada una de las autoridades de cada organización para que se pueda lograr una real modernización de los archivos, que derive en el fortalecimiento y consolidación de los sistemas nacionales de archivos.

Para que la gestión documental en cualquier entidad sea un éxito se necesita la confluencia de dos factores:

1) La decisión política de apostar por los archivos de toda la organización, lo que implica otorgarles los recursos que sean necesarios y las facilidades administrativas para su desarrollo dentro de la implementación de un Sistema de Archivo Institucional (SAI), la aplicación de un programa de gestión documental y su integración a un sistema de información.

2) La participación de un equipo de archiveros cuya formación garantice la aplicación de modernas técnicas de archivos, el cual se deberá mantener en permanente capacitación.

No es posible invertir largas horas discutiendo sobre las ventajas y desventajas de la aplicación de la informática y la utilización de los documentos electrónicos en los archivos sino se tiene en claro que éstos, -en sus formas tradicionales o informáticas- merecen ser valorados y que las organizaciones los consideren como estratégicos para lograr la modernidad del Estado, la transparencia de la gestión pública, la rendición de cuentas, la lucha contra la corrupción y la conservación de nuestra identidad nacional, bajo una infraestructura que facilite el manejo de la información dentro de la organización y en sus relaciones con otras organizaciones nacionales e internacionales, por lo que no se debe aplazar más su atención.

Las dependencias organizacionales relacionadas con las tecnologías tendrán que asumir papeles relativos a la administración de la información conjuntamente con el archivero de la organización, tarea que ha sido ajena a los archiveros hasta hace unos años, pero a raíz de la importancia que día a día se le viene dando a los archivos y su tratamiento integral, sobre todo en los países desarrollados, va revirtiendo una situación en la que antes no había espacio para el archivero, hoy se va logrando -aunque lentamente-, que él sea convocado cuando se implementa un programa de gestión de documentos en medios electrónicos, porque la experiencia viene demostrando que la intervención de los administradores e informáticos, únicamente, ha ocasionado más de un revés a la organización cuando, luego de analizar el trabajo realizado y los costos que demandó, se da con la triste realidad de que el sistema no fluye por los caminos que demanda una correcta gestión documental y no se percibe la solución de los problemas de acceso a la información y servicios en general.

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Por supuesto que los departamentos encargados de las tecnologías tendrán la obligación, además, de manejar el software, considerar el hardware que soporte el almacenamiento de los documentos generados y deberán compartir sus preocupaciones, experiencia e información técnica con el archivero, específicamente, cuando necesiten volcar toda la información en los soportes como los discos duros, compactos, etc., por los problemas de conservación de estos medios, además de considerar otros elementos cuyos costos encarecen el proceso.

Las transferencias de un nivel de archivo a otro superior requiere una serie de condiciones para ser viables y poder recuperar la información o servirla en su oportunidad, a ese efecto algunas medidas a tomarse pueden ser:

Si existen varias copias del mismo documento, hay que identificar que documento está autorizado como prueba según las formalidades de la ley aplicable a los documentos electrónicos, recordemos que en términos generales la legislación sobre la materia indica que el valor legal del documento electrónico exige su autenticidad, integridad, inalterabilidad, conservación y estabilidad; cualquier elemento faltante de los indicados traerá como consecuencia que el documento carezca de valor probatorio. Las copias que puedan existir en los dispositivos de almacenamiento de la información deberán ser preparadas para su eliminación e invalidación como documentos probatorios.

Los criterios de valor se establecen en la vida temprana de los documentos, esto lleva a prever las transferencias debidamente programadas por los medios electrónicos con todas las condiciones que el programa de gestión de documentos en aplicación demande.

Determinar las especificaciones técnicas de los documentos electrónicos a transferirse a diversos niveles de archivos, lo que incluye la lista de los componentes digitales de cada documento, la información sobre el software aplicativo y los datos referenciales del contenido de las series documentales; así como los metadatos de los documentos.

La transferencia deberá estar revestida de una supervisión permanente durante todo el proceso para evitar -en la medida de lo posible- las alteraciones en los componentes tecnológicos. Éstas pueden obedecer a múltiples circunstancias en algunos casos se presentan de manera fortuita, pero otras podrían ser provocadas, esto obliga a mantener una estricta vigilancia de la transferencia teniendo en cuenta la fragilidad de los documentos electrónicos y las dificultades para llegar a precisar con exactitud cualquier intervención delictuosa en la modificación o alteración de la información.

Una vez recibida la documentación, la verificación no solo comprenderá la certeza del total de documentos recibidos sino de la verificación tecnológica de los accesos o recuperación de la información, de ser muy abundante la documentación transferida se deberá optar por el muestreo de los accesos.

Determinar quién debe autenticar los documentos, si es el fedatario o ministro de fe, contemplado en la legislación, la pregunta es: ¿Qué papel le corresponde al

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archivero? Cuando los documentos son recibidos en un archivo periférico o central por lo general los archiveros son los indicados para autenticar los documentos que sirven, sin embargo las legislaciones mayormente contemplan la intervención de los funcionarios de fe, más no la intervención del archivero, por lo que será necesario dilucidar a la luz de la legislación donde termina la competencia del fedatario y donde empieza la del archivero respecto de la autentificación de los documentos en su custodia.

IV. ¿Quién controla la eliminación de los documentos electrónicos?

La eliminación de los documentos tradicionales declarados innecesarios, en la mayoría de los países se rige por procedimientos establecidos legalmente a los cuales deben ceñirse las organizaciones públicas, en tanto las organizaciones privadas deciden per se, esto es, toman sus propias decisiones sin que medie un organismo oficial que se lo permita, pueden haber excepciones pero son las menos.

Los documentos tradicionales convertidos a digitales o electrónicos deben seguir las normas que rigen el procedimiento de eliminación luego de hacerse la conversión, -en esto coincide la mayoría de las legislaciones sobre tecnología informática aplicada a los archivos- la autorización de eliminación de los documentos originales de papel, corresponde a un organismo archivístico superior que decidirá si se eliminan o deben conservarse por constituir documentación valiosa para la reconstrucción del pasado nacional; igualmente la legislación internacional es coincidente en este punto, en consecuencia, la eliminación de los documentos que no revisten interés para la historia es autorizada por el organismo archivístico competente, manteniéndose para su conservación permanente los documentos de valor histórico; en cambio, la eliminación de los documentos electrónicos de origen, si bien puede ser incluida en la legislación sobre la materia, su control ofrece ciertas dificultades, me pregunto: ¿Cómo se puede vigilar que no ocurran eliminaciones no autorizadas? Por cierto que también suelen ocurrir eliminaciones clandestinas de documentos tradicionales, pero, su desaparición es más notoria, en cambio los documentos electrónicos pueden desaparecer con una gran facilidad de los dispositivos de almacenamiento siendo más remota la detección de su ausencia. En principio habrá que confiar en la honestidad de los funcionarios para conservar íntegramente los documentos que produce, los que demuestran el éxito y el fracaso de una gestión. No queda claro el procedimiento de eliminación, entonces: ¿Cómo proceder a la eliminación de los documentos electrónicos de origen? ¿Cuál será el procedimiento para su eliminación? ¿Cómo se ejecutará la autorización del AGN o de los organismos facultados a autorizar la eliminación? Las legislaciones presentan vacíos en este tema, en tanto los procedimientos fueron establecidos para los documentos tradicionales.

Respecto de los documentos digitalizados, también me planteo algunas preguntas: ¿Procederá más de una evaluación? ¿Su conservación será indefinida? ¿Se modificarán los plazos de retención más adelante? Son muchos cuestionamientos, para algunos posiblemente se encuentren prontas respuestas y para otros quizá no las haya por el momento.

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Algunas dudas podrían tomarse como exageradas por todos aquellos entusiastas usuarios de la tecnología informática en los archivos, sin medir ningún límite, por el contrario cuando se expresan ciertas preocupaciones inmediatamente se piensa que quien las plantea es un archivero ortodoxo, que no mira más allá de sus tareas tradicionales y que niega todo desarrollo tecnológico. A veces se responsabiliza al organismo facultado a autorizar la eliminación. Hace un tiempo, mientras desarrollaba una clase sobre los documentos electrónicos en los archivos públicos, un fedatario me manifestó su gran preocupación porque el AGN impide todo progreso en el uso de la tecnología informática, limitando la actuación de los fedatarios públicos que se han graduado como especialistas en la materia, porque después de haber cumplido con todas las etapas que la ley señala para la digitalización de imágenes, al llegar a la etapa final, cuando se solicita la eliminación de los documentos de papel, el AGN manifiesta que no se puede eliminar. Le expliqué que el AGN no autoriza la eliminación de los documentos que son valiosos para la historia, ese es su rol, en consecuencia no impide la eliminación de los documentos que no gozan de esa categoría, por tanto no entorpece el progreso tecnológico en los archivos solo actúa en cumplimiento de la ley. Seguidamente me dijo: Si los documentos innecesarios se pueden eliminar, entonces para que gasta la institución en digitalizarlos cuando de todos modos se eliminarán en fechas tempranas. Enseguida agregué: la aplicación de la informática en los archivos, y el uso del documento electrónico, no solo debe entenderse como eliminación de documentos de papel, o reducción de espacios en la conservación de los mismos, antes bien debe verse en toda su dimensión como instrumento valioso para facilitar la gestión documental, reduciendo los tiempos y movimientos como manda la moderna administración, mejorando el servicio, etc., es decir, son múltiples sus aplicaciones y ventajas, ese es el factor productividad que debe medirse.

La eliminación de los documentos tradicionales para las organizaciones privadas no implica mayor complejidad cuando la decisión está a nivel interno con las consecuencias, riesgos y responsabilidades que esto implica, el problema se presenta cuando la autorización corresponde a un organismo superior como es el AGN o un Archivo Nacional, según sea el caso, así como cualquier otra instancia facultada a autorizar la eliminación. Por tanto los documentos tradicionales en las entidades privadas se eliminan bajo su propia responsabilidad, pero cuando éstos han sido convertidos a documentos electrónicos digitalizados, la autorización de eliminación de los originales de papel, -según la mayoría de las leyes- corresponde a un organismo superior de archivos, por consiguiente deberán acogerse al mismo procedimiento seguido por los organismos públicos.

El MoReq señala que el Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) debe permitir la conservación de los metadatos de los expedientes y la información de los archivos transferidos o destruidos y que el administrador seleccione, un subconjunto de metadatos, para su conservación, de los expedientes que se destruyan, se transfieran o se desplacen fuera de línea, con la finalidad de saber con qué documentos contaba la organización en el pasado21. El problema es que nada impide que esta

21 Op. Cit. MoReq, p. 44

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información también pueda destruirse, sea intencional o fortuitamente. De otro lado, este control que se especifica, debería ser de conocimiento de la organización competente para autorizar la eliminación, por las auditorias que pudieran realizarse con el fin de conocer si la eliminación fue correcta.

En tal virtud, los organismos decisorios para la eliminación de los documentos originales de papel convertidos a electrónicos, deben tomar las acciones más convenientes para cuidar que las eliminaciones siempre cuenten con la debida autorización y que los documentos más valiosos para la reconstrucción del pasado nacional no se vean afectados. Posteriormente se deberán tomar medidas aun más estrictas para vigilar que los documentos electrónicos digitalizados no se eliminen sin autorización digitalizados cuya vigilancia corresponde al organismo competente a otorgar la autorización, este aspecto no está consignado en las leyes -por lo menos en el Perú- por lo que será conveniente insertar las normas pertinentes en la legislación sobre la materia. En este escenario sintetizaré algunos planteamientos como sigue:

El destino final de los documentos electrónicos de archivo estará sujeto a leyes y reglamentos.

La legislación deberá diferenciar el procedimiento para la eliminación de los documentos de papel convertidos a electrónicos, de la eliminación de los documentos electrónicos de origen y de imágenes digitalizadas. Las diferentes características presentadas hacen necesario tratarlas por separado.

Cuando proceda la eliminación -en los casos del ítem anterior- debe intervenir en la ejecución de la misma la autoridad competente en materia de archivos.

Se deberá prever la interconexión del organismo facultado a la autorización con todos los organismos dependientes de él para mantener una estricta vigilancia de la existencia documental de todas las organizaciones bajo su competencia, esto lleva a plantear la instalación de un sistema informático de archivos públicos de nivel nacional. El sistema deberá ser capaz de otorgar las autorizaciones de eliminación previa valoración de la documentación. De otro lado, será capaz de facilitar una variedad de reportes y consultas que permitan el seguimiento y control de la ejecución de la eliminación de los documentos, así como otro tipo de información para facilitar la vigilancia de los archivos públicos por el organismo competente. Esta es una idea que podría desarrollarse a través de la red informática y aunque demande un costo considerable, pienso que vale la pena estudiar las posibilidades de su instalación.

V. Conclusiones

1) Las dependencias vinculadas a la gestión documental deberán enfrentar, ante todo, la carencia de políticas de gestión de documentos dentro de las organizaciones a las que pertenecen.

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2) Las decisiones políticas sobre la conservación de los documentos en cualquier tipo de soporte, y en especial el electrónico, involucra destinar los presupuestos suficientes para su mantenimiento y conservación disminuyendo -en la medida de lo posible- los riesgos a los que se expone la gestión de los documentos, cuando solo permanecen en su versión electrónica.

3) Es necesario que los organismos superiores de archivos -AGN, archivos nacionales o similares- se le dote de los presupuestos que les permita atender la conservación de los documentos electrónicos y capacitar a su personal en la preservación y estrategias de prevención para conservarlos.

4) Los cambios elementales en el tratamiento de la documentación y su enlace electrónico futuro a los organismos superiores de archivos -AGN o archivos nacionales- tienen que preverse desde que los documentos son generados.

5) El archivero deberá ser partícipe de la verificación y control de los archivos virtuales, para ello deberá prepararse, lo que le demandará ampliar sus conocimientos con los cursos de capacitación que lo sitúen en el tratamiento integral de la gestión documental electrónica. Será necesario entrar a una redefinición de los roles de los archiveros con la finalidad de que estén preparados para el manejo, tratamiento o administración de los documentos electrónicos.

6) El archivero debe servir los documentos a los usuarios, en consecuencia las necesidades de conservación de los documentos es parte de su responsabilidad, pero no solo le atañe a él sino en particular a las autoridades de cuya decisión depende el destino de los presupuestos.

7) El archivero debe participar en el diseño, creación y mantenimiento de los documentos electrónicos junto con los diseñadores, los programadores de sistemas y los productores de la documentación. Él es uno de los principales actores de la gestión documental en cualquiera de los medios en el que se realice: sea tradicional o electrónico.

8) El cambio radical que las tecnologías de la información nos señalan, demanda que los centros de formación de los archiveros comprendan que su labor debe ser entendida desde una perspectiva más amplia en cuanto a la incorporación de los temas en cada una de las materias de su formación, no solamente a través de las asignaturas cuyos contenidos son netamente sobre informática, el espectro deberá ampliarse para incorporarlos como parte de los contenidos de las asignaturas técnico-especializadas de la formación.

9) Es imperante contar con los mecanismos técnicos, legales y administrativos que permitan controlar estrictamente las eliminaciones de los documentos electrónicos, para ello deberá lograrse una interconexión informática entre los archivos y los organismos facultados a autorizarlas mediante un sistema interconectado de información que una a la entidad facultada a la autorización de la eliminación de los

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documentos electrónicos innecesarios con todos los archivos bajo su vigilancia.

10) Los desafíos y oportunidades del documento electrónico, actualmente, presentan un desequilibrio preocupante para los archiveros, pero no se puede desconocer los esfuerzos de éstos, como los de un sector de los informáticos y juristas quienes van creando las condiciones -a través de múltiples investigaciones- para finalmente lograr mayores oportunidades para el documento electrónico que a todos beneficia. En ese camino, solamente el trabajo conjunto irá acortando la distancia hasta hoy existente.

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