09 risco pitagoras

Gerência de Projetos – Riscos

Níkolas Mesquita

Gerência de Projetos

Riscos

Grupo de Processo Processo

Planejamento

Planejar o gerenciamento de riscosIdentificar os riscosRealizar a análise qualitativa dos riscosRealizar a análise quantitativa dos riscosPlanejar as respostas a riscos

Monitoramento e Controle Monitorar e controlar os riscos


Riscos x Problemas

Início Hoje Sinistro Solução Término

RISCO PROBLEMA

Indicadores(Probabilidade)

Conseqüências(Impacto)

Plano de AçãoPlano de

Contingência


Gerência de riscos

Riscos são eventos incertos que podem trazer impactos (- ou +) ao projeto ou à organização Gerir pelo menos os 10 riscos mais importantes

Probabilidade de Ocorrência:

Possibilidade de ocorrência do sinistro (materialização do risco) Impacto:

Na hipótese de ocorrência do sinistro, qualificar e quantificar o impacto dele para o projeto Qualificação x Quantificação:

Valor Monetário Esperado = Probabilidade x Impacto

Risco Probabilidade Impacto

Atraso Baixo 2 dias

Inundação 20% 30k

Burocracia Média Aluguel

Qual risco é mais significativo?

Probabilidade Impacto Nível de Risco

1/3 = 33% 2 x 5k = 10k 33% x 10k = 3,3k

20% 30k 20% x 30k = 6,0k

2/3 = 66% 8k 66% x 8k = 5,3k


Gerência de riscos

Indicadores (gatilhos): Sinais que indicam o nível de probabilidade de ocorrência da materialização do risco Recomendado:

• 1 valor para cada nível de Probabilidade (Baixa, Média e Alta) Exemplos:

• Risco 1: Atraso num processo de importação• Probabilidade:

– Baixa: Us$ alto e aumento recente dos servidores– Média: Us$ média e servidores sem aumento há x anos– Alto: Us$ baixo e servidores falando em operação tartaruga

• Risco 2: Inundação do depósito de materiais• Probabilidade:

– Baixa: Estamos na seca (estiagem) e sem sinais de chuva– Média: Estamos nas águas (verão) e sem sinais de tempestade– Alto: Estamos nas águas com previsões de tempestades


Gerência de riscos

Plano de Ação: O que podemos fazer para maximizar as oportunidades e reduzir as ameaças? Recomendado: 1 para cada nível de Probabilidade Exemplo:

• Risco 1: Atraso num processo de importação• Probabilidade:

– Baixa: Vamos correr o risco, ou seja, sem ação– Média: Acompanhar o processo e a situação dos servidores– Alto: Contratar um despachante e procurar ajuda na alfândega

Plano de Contingência: Após o sinistro, o que devemos fazer?

• Exemplo:– Risco 1: Atraso num processo de importação– Plano: Alugar um equipamento até a chegada do equipamento importado

Tolerância aos riscos: Nível de aceitação das partes interessadas aos riscos


Planejar o gerenciamento de riscos


Planejar o gerenciamento de riscos

Missão: Decidir como conduzir as atividades de gestão de riscos

• Deve-se definir tempo, recursos e importância para esta gestão

Fatores ambientais da empresa: Níveis de risco que a empresa pode suportar

Ativos de processos: Categorias, padrões, formatos, papéis e responsabilidades, lições

aprendidas, etc. já conhecidos

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Declaração de escopo do projetoPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão das comunicaçõesFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Reuniões e análise de planejamento Plano de gestão dos riscos


Reuniões e análise de planejamento: Empresa e cliente devem

definir como serão geridos os riscos (categorias, relatórios, etc.)

Isto é feito através de reuniões de planejamento

Projeto

Técnicos

Requisitos

Tecnologia

Complexidade e interfaces

Desempenho e confiabilidade

Qualidade

Gerenciais

Estimativas

Planejamento

Controle

Comunicação

Externos

Fornecedores e parceiros

Legislação

Mercado

Clientes

Naturais

Organizacionais

Dependências de projetos

Recursos

Financiamento

Priorização

Planejar a gestão de riscosEAR de Tipos de Riscos:


Planejar a gestão de riscos - saídas

Plano de gestão de riscos: Metodologia:

• Abordagens, ferramentas e fontes de dados que podem ser utilizadas Papéis e responsabilidades:

• Define o líder, o suporte e os membros da equipe de gestão de riscos Orçamento:

• Atribui recursos e estima os fundos necessários para a gestão de riscos

Prazos:• Define quando e a freqüência de atualização dos riscos, os

procedimentos de aplicação das contingências e as atividades que entram no cronograma

Categorias:• Define a estrutura de categorização dos Riscos, pode incluir uma EAR:

Estrutura Analítica dos Riscos (RBS: Risk Breakdown Structure)



Plano de gestão de riscos: Probabilidades e Impactos:

• Define as unidades e as escalas (qualitativas) que serão utilizadas

• Exemplo:

ObjetivoExemplo de escala a ser utilizada para análise do Impacto do risco

Muito Baixo (5%) Baixo (10%) Médio (20%) Alto (40%) Muito Alto (80%)

Custo Aumento ≤ 5% Aumento ≤ 10% Aumento ≤ 20% Aumento ≤ 40% Aumento ≤ 80%

Tempo Aumento ≤ 2% Aumento ≤ 5% Aumento ≤ 10% Aumento ≤ 20% Aumento ≤ 40%

Escopo IrrelevanteÁrea menos importantes afetadas

Áreas importantes afetadas

Alteração inaceitável pelo patrocinador

Inutilização do item no projeto

Qualidade IrrelevanteBaixo impacto no negócio

Alteração requer aprovação do patrocinador

Alteração inaceitável pelo patrocinador

Inutilização do item no projeto



Plano de gestão de riscos: Tolerância das partes revisada:

• Níveis de tolerância das partes revisadas Formatos de relatórios:

• Como os riscos serão documentados, analisados e apresentados

Acompanhamento:• Definem as necessidades de acompanhamentos e como as

lições aprendidas serão capturadas e auditadas


Identificar os riscos



Missão: Identificar e documentar os riscos do projeto

Documentos do projeto: Premissas, desempenho, diagrama de rede, linhas de bases, etc.


Plano de gestão dos riscosEstimativas de custos das atividadesEstimativas de duração das atividadesLinha de base do escopoRegistro das partes interessadasPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaPlano de gestão da qualidadeDocumentos do projetoFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Revisões de documentaçãoTécnicas de coleta de informaçõesAnálise de listas de verificaçãoAnálise das premissasTécnicas de diagramasAnálise SWOT (forças, fraquezas,oportunidades e ameaças)Opinião especializada

Registro dos riscos


Identificar os riscos - entradas e técnicas

Entradas: Fatores ambientais da empresa:

• Dados publicados, bancos de dados comerciais, listas de verificação publicadas, benchmarking, estudos do setor, etc.

Ativos de processos organizacionais:• Controles organizacionais e de processos do projeto, modelos

de riscos e lições aprendidas de outros projetos, arquivos do projeto, etc.

Técnicas: Técnicas de coleta de informações:

• Brainstorming, Delphi, entrevistas e análise da causa-raiz Lista de verificação (checklist):

• Comparar o projeto com riscos de projeto similares (nossos ou externos)


Identificar os riscos – técnicas

Análise de premissas: Identificação dos riscos decorrentes de premissas, hipóteses ou cenários assumidos

Técnicas com diagramas: Causa e efeito (Ishikawa), sistema (fluxogramas) e influência

Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças): Identificação das forças e fraquezas da organização em relação aos objetivos do projeto (feito normalmente através de brainstorming) e conseqüente análise das oportunidades e ameaças decorrentes


Identificar os riscos – saídas

Registro dos riscos (planilha de riscos): Lista de riscos identificados:

• Nome e descrição que pode ser completa ou simples como:– Se CAUSA, o EVENTO pode ocorrer gerando o IMPACTO– Se o EVENTO ocorrer, teremos o IMPACTO

• Categorização:– Tipo do risco: técnico, gerencial, organizacional, externo, etc.

• Qualificação:– Probabilidade e Impacto

• Indicadores (gatilhos):– Sinais que indicam a probabilidade de ocorrência do risco

Lista de respostas potenciais:• Ocorrendo a identificação de possíveis respostas aos riscos (Planos de Ação ou Planos de Contingência) neste momento, elas devem ser registradas na lista de respostas para serem utilizadas depois nos processos de Análise Qualitativa e Quantitativa


IdentificaçãoCategoria

Nome Descrição

R1 Se causa ... Técnico

R2 Se evento ... Externo

R3 Se causa ... Gerencial


Realizar a análise qualitativa de riscos



Missão: Priorizar os riscos por probabilidade e impacto para análises

quantitativas detalhadas e ações preventivas Matriz de probabilidade e impacto:


Registro dos riscosPlano de gestão dos riscosDeclaração de escopo do projetoAtivos de processos da empresa

Avaliação probabilidade e impactoMatriz de probabilidade e impactoAvaliação da qualidade dos dados sobre riscosCategorização de riscosAvaliação da urgência dos riscosOpinião especializada

Registro de riscos atualizado

Probabilidade Impacto Risco Nível de Risco

3-Alta 3-Alto3 x 3 = 9

Alto3 x 2 ou 2 x 3 = 6

2-Média 2-Médio2 x 2 = 4

Médio3 x 1 ou 1 x 3 = 3

1-Baixa 1-Baixo2 x 1 ou 1 x 2 = 2

Baixo1 x 1 = 1



Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos: Verifica premissas, se os dados são confiáveis e imparciais, envolve precisão, qualidade, confiabilidade e integridade

Categorização dos riscos: Pode ser feita por fonte de risco (utilizando a EAR), por área do projeto (utilizando a EAP), por fase, etc.

Avaliação da urgência: Pode ser necessário avaliar a urgência dos riscos, isto pode ser feito usando escalas qualitativas de 3 (baixa, média e alta), 5, ...

Risco Urgência Risco x Urgência Nível de Urgência

6 ou 9 – Alto 3-Alta9 x 3 = 27

3-Urgente..

3 ou 4 – Médio 2-Média4 x 2 = 8

2-Normal...

1 ou 2 – Baixo 1-Baixa...

1-Sem Pressa1 x 1 = 1


Realizar a análise qualitativa de riscos - saídas Registro de riscos atualizado:

Matriz de classificação dos riscos (classificação relativa ou lista de prioridade dos riscos do projeto)

Riscos agrupados por categorias Causas de riscos ou áreas do projeto que requerem mais atenção Lista de riscos que requerem respostas a curto prazo Lista de riscos para análise e resposta adicional Lista de observação de riscos de baixa prioridade Tendências nos resultados da análise qualitativa de riscos

Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1

R2 Se evento ... Externo ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente R3 Se causa ... Gerencial ... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal

Nível deRisco(PxI)

Urgência Nome

Nível deUrgência(NRxU)


Descrição


Identificação Categoria

Análise Qualitativa

3- Alto 2- Média 3- Urgente3- Alta 2- Médio

Indicadores(Gatilho)

Qualificação


Realizar a análise quantitativa de riscos


Realizar a análise quantitativa de riscos

Missão: Fazer a análise numérica do efeito dos riscos

identificados nos objetivos gerais do projeto Técnicas coleta e apresentação de dados:

Entrevistas e distribuição de probabilidades (beta e triangular na forma normal, uniforme e lognormal) quando a quantificação não for possível

Nas distribuições: em x ficam o custo ou o tempo e em y a probabilidade de ocorrência


Registro dos riscosPlano de gestão dos riscosPlano de gestão dos custosPlano de gestão do cronogramaAtivos de processos da empresa

Técnicas de coleta e apresentação de dadosTécnicas de modelagem e análise quantitativaOpinião especializada

Registro de riscos atualizado


Realizar a análise quantitativa de riscos - técnicas

Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise de sensibilidade:

• Determinar os riscos de maior impacto no projeto• Utiliza o Diagrama de Tornado, onde o valor de uma variável é calculado para todo o intervalo considerando as outras variáveis como fixa• Exemplos de Diagrama de Tornado:



Técnica de modelagem e análise quantitativa Análise do valor monetário esperado (VME):

• De forma simples: VME = Probabilidade x Impacto• Para uma Árvore de Decisão:

– Previsão do valor médio em cenários de incerteza, é obtido pela somatória do produto da probabilidade x impacto– Esta análise é feita normalmente numa Árvore de Decisão– Exemplo:



Técnica de modelagem e análise quantitativa Modelagem e simulação:

• Construa o modelo [equação, ex: impacto = f(incerteza)] que represente a relação do impacto (custo, prazo, etc.) à partir da definição da incerteza (dias, recursos, etc.)• Use simulação de Monte Carlo para definir o valor da incerteza• Use o modelo para calcular o Impacto e a distribuição de probabilidade para definir o Nível de Confiança (Probabilidade de estar certo)• Plote os resultados num gráfico de frequência acumulada do Nível de Confiança e deduza o valor mais provável


Realizar a análise quantitativa de riscos - saídas

Registro de riscos atualizado: Análise probabilística do projeto & Lista priorizada de riscos quantificados:

• Deve ser feita uma análise que gere uma lista priorizada dos riscos que foram quantificados, ou seja, os mais relevantes do projeto, considerando:– Probabilidade de provocar problemas, de afetar o caminho crítico, que precisam de mais reservas de contingência

Probabilidade de realização dos objetivos de custo e prazo:• Apresenta a probabilidade de cumprir o prazo do projeto e/ou o custo

Tendências nos resultados das análises quantitativa dos riscos:• À medida que as análises são repetidas, a observação de tendências torna-se possível, facilitando inclusive a gestão de mudanças

Probabilidade Impacto Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1 ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente 60% 10.200 6.120... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal 30% 4.500 1.350

Nível deRisco(PxI)

Urgência Nível deUrgência(NRxU)

Análise Qualitativa Análise Quantitativa

80% 4.0005.000

QuantificaçãoVME

(Reserva deContingência)



Qualificação


Planejar respostas - processo


Planejar as respostas aos riscos

Missão: Desenvolver as ações para aumentar as oportunidades e reduzir as

ameaças aos objetivos do projeto Estratégias para riscos negativos ou ameaças:

Eliminar (eliminar a causa, prevenção):• Mudar os planos para que o risco não exista. Ex: Excluir uma entrega

Transferir (desviar):• Passar a responsabilidade do impacto para outros. Ex: Seguro

Mitigar (eliminar gatilhos, indicadores, etc.):• Executar ações para reduzir a probabilidade. Ex: Prova de conceito

Aceitar:• Aceitar a existência e convivência com o risco. Ex: Chuva


Registro de riscosPlano de gestão de riscos

Estratégias para riscos negativos ou ameaçasEstratégias para riscos positivos ou oportunidadesEstratégias para respostas de contingênciasOpinião especializada

Registro de riscos atualizadoDecisões contratuais relacionadas a riscosPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado


Planejar as respostas aos riscos - técnicas

Estratégias para riscos positivos ou oportunidades: Explorar:

• Atuar para a oportunidade acontecer. Ex: Jogar na loteria Compartilhar:

• Dividir a propriedade da oportunidade. Ex: Produção “à meia” Melhorar:

• Identificar os impulsionadores e atuar para melhorá-los. Ex: Fazer vários jogos na loteria Aceitar:

• Aceitar a oportunidade sem trabalhar pela ocorrência dela.

Estratégias para respostas de contingências: O que vamos fazer se o sinistro ocorrer? É melhor pensar nisto agora ou no momento do sinistro?


Planejar as respostas aos riscos - saídas

Registro de riscos atualizado: Plano de Ação e Plano de Contingência com os respectivos responsáveis Riscos Residuais:

• São riscos que continuam após a execução do Plano de Ação Riscos Secundários:

• São riscos resultantes da aplicação das respostas planejadas Gatilhos de riscos:

• Eventos que disparam um determinado Plano de Ação Contratos Planos Alternativos:

• Planejamento alternativo ao Plano de Contingência Reservas (para contingências)



Registro de riscos atualizado:

Probabilidade Impacto A: I3M: I2B: I1

R2 Se evento ... Externo ... 2- Média 3- Alto 3- Alto 3- Alta 3- Urgente R3 Se causa ... Gerencial ... 1- Baixa 2- Médio 1- Baixo 2- Baixa 2- Normal

Nível deRisco(PxI)

Urgência Nome

Nível deUrgência(NRxU)


Descrição


Identificação Categoria

Análise Qualitativa



Qualificação

Probabilidade Impacto A: PA3M: PA2B: PA1

60% 10.200 6.120 ... ... Beltrano30% 4.500 1.350 ... ... Cricrano

Responsávelpelo Risco

Fulano

Respostas aos riscos

Plano deAção

Plano deContingência

Plano de RespostasAnálise Quantitativa

80% 4.0005.000

QuantificaçãoVME

(Reserva deContingência)

PC1



Decisões contratuais relacionadas a riscos: As decisões transferência de riscos normalmente envolvem contratos que precisam ser identificados neste momento

Plano de gestão do projeto atualizado: Podem ocorrer atualizações na EAP (WBS) e nos Planos de Gestão de: Cronograma (e linha base), Custos (e linha base), Qualidade, Aquisições e Recursos Humanos

Documentos do projeto atualizado: Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc.


Monitorar e controlar os riscos - processo


Monitorar e controlar os riscos

Missão: Acompanhar os riscos identificados, monitorar os residuais,

identificar novos, executar planos de respostas e avaliar a eficácia da gestão de riscos

No monitoramento e controle devemos responder: As premissas continuam válidas? O risco mudou de estado ou de tendência? Os procedimentos e políticas estão sendo seguidos? As reservas de contingência precisam ser modificadas? As respostas aos riscos continuam adequadas?


Registro de riscosPlano de gestão do projetoInformações sobre desempenhoRelatórios de desempenho

Reavaliação de riscosAuditorias de riscosAnálise de tendências e variaçõesMedição do desempenho técnicoAnálise de reservasReuniões de andamento

Registro de riscos atualizadoAtivos de processos atualizadoSolicitações de mudançasPlano de gestão do projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizado


Monitorar e controlar os riscos - técnicas

Reavaliação de riscos: Atualização do registro de riscos, que pode ser periódica ou eventual

Auditorias de riscos: Verificação da eficácia da identificação, gestão de causas-raízes e

aplicação dos planos Análise de tendências e variações:

O acompanhamento periódico permite a percepção de tendências e atuação do gestor em relação à elas

Medição do desempenho técnico: O desempenho técnico deve ser previsto de forma quantitativa para ser

controlado eficientemente Análise de reservas:

As reservas precisam ser atualizadas nas ocorrências de sinistro ou alterações de probabilidade

Reuniões de andamento: São utilizadas para fazer as análises e atualizações


Monitorar e controlar os riscos - saídas

Registro de risco atualizado: Os resultados das avaliações, auditorias, revisões, etc.

Ativos de processos atualizado: Melhorias no modelos de gestão de riscos, lições

aprendidas, mudanças na EAR, etc. Solicitações de mudanças:

Ações corretivas e preventivas recomendadas Plano de gestão do projeto atualizado:

O plano de gestão de riscos pode ser atualizado Documentos do projeto atualizado:

Podemos atualizar premissas, documentos técnicos, etc.


Exemplos de questões

1) Se um evento de risco tem 90% de probabilidade de ocorrer e as conseqüências serão no valor de R$ 10.000, o que R$ 9.000 representam? A. Valor do risco B. Valor presente C. Valor monetário esperado D. Orçamento para contingências.

2) Os riscos serão identificados durante qual ou quais processos de gerenciamento de riscos? A. Realizar a análise quantitativa dos riscos e Identificar riscos. B. Identificar os riscos e Monitorar e controlar os riscos C. Realizar a análise qualitativa dos riscos e Monitorar e controlar riscos D. Identificar os riscos

Respostas: C e B


Obrigado!

09 risco pitagoras

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