UCHWAŁA nr 11/2012Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu

z dnia 4 stycznia 2012 roku

Na podstawie statutu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa postanawia się:

§1Zatwierdzić Instrukcję kancelaryjną, stanowiącą załącznik do niniejszej uchwały.

§2Instrukcja wchodzi w życie z dniem 5 stycznia 2012 roku.

ZAF:.ZĄDUZIt)NIGałwa

mgr inż. Stanisław Staszak

~"

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

ROZDZIAŁ IPOSTANOWIENIA OGÓLNE

§1

1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynnościkancelaryjnych w Spółdzielni Mieszkaniowej im. Bolesława Prusa we Wrocławiu.

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniająjednolitysposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowania oraz ochronę przed uszkodzeniem,zniszczeniem bądź utratą dokumentów Spółdzielni.

§2

O wprowadzeniu instrukcji do stosowania i zmianach w jej treści decyduje Zarząd SpółdzielniMieszkaniowej im. B. Prusa.

§3

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:11przyjmowanie oraz rozdział korespondencji oraz przesyłek,21 prowadzenie ewidencji wpływów korespondencji do Spółdzielni (Zarządu, Rady Nadzorczej orazWalnego Zgromadzenia),

31 sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,41 wysyłanie korespondencji i przesyłek,51 przyjmowanie i nadawanie korespondencji za pomocą poczty elektronicznej,61 udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób.

2. Czynności kancelaryjne w Spółdzielni wykonuje:II pracownik sekretariatu,2/ członkowie Zarządu oraz pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie danej sprawy,

ROZDZIAŁ II

PRZYJMOWANIE I OBIEG KORESPONDENCJI

§4

1. Korespondencję przyjmuje pracownik sekretariatu, rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracowniksprawdza prawidłowość ich zaadresowania oraz stan opakowania.W razie stwierdzenia uszkodzenia sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniuoraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołuo doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

Strona l z 8

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pismaprocesowe, paczki, listy polecone, pisma do Rady Nadzorczej, Walnego Zgromadzenia, przesyłkiwartościowe itp.) wpisuje się do rejestru kancelaryjnego.

4. Pracownik sekretariatu otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem adresowanych imiennie.

5. Po otwarciu koperty stwierdza się:II czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,21 czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

6. Brak załączników i lub inne usterki odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

7. Korespondencję mylnie doręczoną zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

8. Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się na pierwszej strony pieczątkę wpływuokreślającą datę otrzymania i wchodzący numer korespondencji z rejestru kancelaryjnego.

9. Pracownik sekretariatu tworzy warunki do segregowania, wymiany korespondencji orazprzekazywania jej prezesowi, innym członkom Zarządu oraz Przewodniczącemu Rady Nadzorczejlub upoważnionym członkom RN.

ROZDZIAŁ III

CZYNNOŚCI KANCELARYJNE

§5

Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję i rejestruje ją w dzienniku korespondencji.

§6

Prezes lub zastępca prezesa przegląda korespondencję, decyduje którą korespondencję załatwia sam, apozostałą przydziela do załatwienia pracownikom zgodnie z ich kompetencjami lub pracownikomfunkcyjnym z adnotacją o sposobie załatwienia sprawy.

§7l. Korespondencję przejrzaną, zadekretowaną i zwróconą przez prezesa, pracownik sekretariatu

przekazuje właściwym pracownikom Spółdzielni.2. Rodzaj dekretacji korespondencji określa załącznik do "Instrukcji"

§8

1. Wewnętrzny obieg akt odbywa się na zasadzie pokwitowania w dzienniku korespondencyjnym,wpisując datę i kwitując odbiór podpisem.

2. Nie podlegają rejestracji:II publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, prospekty itp.)

Strona 2 z 8

2/ potwierdzenia odbioru (dołączane są do akt sprawy),3/ zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

ROZDZIAŁ IV

ZAŁATWIANIE SPRAW

§9

l. Przy załatwianiu spraw stosuje się następujące formy:l/odręczną,2/ korespondencyjną,3/ inną

2. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej stronyklauzulę "Stwierdzam zgodność z oryginałem" a także datę i podpis osoby stwierdzającej zgodnośćtreści. Osobami upoważnionymi do stwierdzenia zgodności treści z oryginałem są członkowieZarządu.

3. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem według następuj ącego trybu postępowania:1/ opracowanie projektu pisma i przedłożenie go z aktami sprawy aprobującemu,2/ po sprawdzeniu i zaaprobowaniu projekt wraca wraz z aktami do pracownika sporządzającego,3/ po podpisaniu i sprawdzeniu ilości załączników wysyła się czystopis adresatowi,4/ w sprawach nieskomplikowanych przedkłada się pismo do podpisu w czystopisie (z kopią).

4. Pismo załatwiające sprawę (formatu A4 lub A5 ) powinno zawierać:1/ nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,2/ znak sprawy,3/ powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,4/ określenie odbiorcy wraz z adresem,5/ treść pisma,6/ podpis i pieczątka osób upoważnionych - dwóch członków Zarządu,7/ kopia pisma powinna zawierać podpis osoby sporządzającej pismo (w lewym dolnym rogu strony),

5. Pismo i jego kopia może również zawierać inne informacje o sposobie załatwienia sprawy(np.: "do wiadomości", ilość załączników itp.).

6. Poszczególne działy przechowują skierowaną do nich dokumentację (pisma, odpowiedzi na pismaoraz wszystkie załączniki)

7. Jeśli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postąpićze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwiania.

ROZDZIAŁ V

WYSYŁANIE I DORĘCZANIE PISM

§lOl. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

1/ przesyłką listową,

Strona 3 z 8

21 faksem,31 teleksem lub dalekopisem,41 na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,51 pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania - pracownik sekretariatu:11sprawdza czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączonoprzewidziane załączniki,

21 stwierdza swoją parafką lub na odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkępisma, wraz z datąjego wysłania,

31 zwraca kopie pism wraz z potwierdzeniem wysłania właściwej komórce,41 wpisuje przesyłki do odpowiednich rejestrów kontrolnych (pocztowa książka nadawcza listówzwykłych i listów poleconych),51 do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołączawypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty,

61na kopercie, w której wysyłane jest pismo, w prawej dolnej części zamieszcza się adresodbiorcy składający się z:a) imienia i nazwiska, bądź nazwy instytucji,b) nazwy miejscowości z kodem oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości,

71 pisma adresowane do jednego adresata wysyła się w jednej kopercie.

ROZDZIAŁ VI

PRZECHOWYWANIE AKT PRZEKAZYWANIE DO ARCHIWUM

§11

l. Akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego przechowuje się w biurzeSpółdzielni.

2. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, Spółdzielnia prowadziarchiwum. Akta spraw przekazuje się do archiwum po upływie roku.

3. Przekazywanie akt do archiwum odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczegopo szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt.

4. Szczegółowy tryb postępowania przy przekazywaniu akt do archiwum zakładowego, układakt, tryb korzystania z tych akt oraz zasady przekazywania materiałów archiwalnych doarchiwum państwowego określa instrukcja stanowiąca załącznik do zarządzenia nr 7Ministra - Szefa Urzędu Rady Ministrów z dnia 13 marca 1991 r. w sprawie organizacjii zakresu działania archiwów zakładowych i trybu postępowania z dokumentacją orazrozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowaniaz dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybuprzekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. Nr 167/02,poz. 1375).

Strona 4 z 8

ROZDZIAŁ VII

NADZÓR NAD WYKONYWANIEM CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH. POSTANOWIENIEKOŃCOWE

§12

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych należydo obowiązków prezesa Spółdzielni.

2. Obowiązki w zakresie nadzoru polegają na sprawdzeniu prawidłowości stosowania instrukcjikancelaryjnej, udzielaniu wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:II prawidłowości prowadzenia spisu spraw, rejestrów oraz teczek,2/ prawidłowości załatwiania spraw,31 terminowości załatwiania spraw,41 prawidłowości obiegu akt,51 terminowości przekazywania akt do archiwum.

§13

W sprawach nieuregulowanych niniejszą" Instrukcją" stosować należy powszechnie obowiązująceprzepisy prawne.

§14

Instrukcja kancelaryjna została zatwierdzona Uchwałą Zarządu Nr 11/2012 z dnia 4 stycznia 2012r.

§15

Instrukcja wchodzi w życie z dniem 5 stycznia 2012r.

ZAŁĄCZNIKI :1. Wzór pieczęci obowiązujących w Spółdzielni.2. Wzór dziennika korespondencyjnego.3. Wykaz symboli pracowników lub działów stosowanych przy dekretacji pism.

CZ~Of'łEK ZAf~ZĄDLJ~POŁ~~I

Irenaljałwa

('mgr inż. Stanisław Staszak

Strona 5 z 8