instrukcja kancelaryjna uam

1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA UAM

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1. Celem instrukcji jest ustalenie zasad sprawnego wykonywania prac kancelaryjnych,

ujednolicenie czynności oraz stosowanie racjonalnych metod pracy biurowej.

1.2. Przedmiotem instrukcji są czynności związane z obiegiem akt od chwili wpływu bądź

powstania aŜ do momentu przekazania ich do archiwum lub na makulaturę. Ustala ona

zasady tworzenia, przesyłania, ewidencjonowania, przechowywania i przekazywania

akt do Archiwum UAM oraz korzystania z akt złoŜonych w Archiwum UAM.

1.3. Postępowanie z aktami tajnymi i poufnymi oraz szczegółowy tryb postępowania w

sprawach skarg i wniosków regulują odrębne przepisy.

2. OKREŚLENIE PODSTAWOWYCH POJĘĆ STOSOWANYCH W INSTRUKCJI

2.1. Akta sprawy - wszelkiego rodzaju dokumenty - pisma, księgi, dokumentacja

finansowa, prawna, statystyczna, fotograficzna, nagrania dźwiękowe, filmy

i inne zawierające dane, które mogą być istotne przy rozpatrywaniu sprawy.

2.2. Czystopis - tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej, przygotowanej do

podpisu przez referenta.

2.3. Jednostka organizacyjna UAM - Wydział i inna jednostka wymieniona w Statucie

UAM §§ 7-26. W rozumieniu niniejszej instrukcji rangę jednostki

organizacyjnej posiadają równieŜ: administracja UAM oraz działy czy

stanowiska podlegające bezpośrednio Rektorowi UAM jak Inspektorat BHP

czy Radca Prawny.

2.4. Komórka organizacyjna UAM - Instytut, katedra, działy administracji centralnej i

inne powstałe w wyniku podziału jednostek organizacyjnych UAM.

2.5. Komórka macierzysta (merytoryczna) - jednostka lub komórka organizacyjna, do

której zadań naleŜy merytoryczne opracowanie danego rodzaju spraw i

która powinna posiadać całość zasadniczych materiałów dotyczących tego

rodzaju spraw.

2.6. Poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie.

2.7. Referent sprawy - pracownik, który załatwia sprawę merytorycznie tzn. opracowuje

pismo i przygotowuje wniosek do decyzji kierownictwa.

2 2.8. Registratura - miejsce rejestracji spraw i przechowywania akt spraw zakończonych,

lecz potrzebnych jeszcze do pracy bieŜącej poszczególnych komórek

organizacyjnych UAM. Registraturę prowadzą poszczególni referenci.

W razie potrzeby moŜna prowadzić registratury wspólnie dla kilku

referentów lub całej jednostki czy komórki organizacyjnej.

2.9. Spis spraw - chronologiczne zestawienie spraw rejestrowanych, które prowadzi się dla

kaŜdej teczki spraw oznaczonej w wykazie akt kat. A oraz kat. B z więcej

niŜ 3 letnim okresem przechowywania.

2.10. Sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy wymagający podjęcia czynności administracyjnych.

2.11. Teczka obiegowa - okładka przeznaczona do zabezpieczania akt sprawy będącej w

toku załatwiania.

2.12. Teczka spraw - oprawa słuŜąca do gromadzenia i przechowywania akt spraw

oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym wg wykazu akt UAM.

2.13. Terminatka - urządzenie do przechowywania akt spraw wymagających terminowego

załatwienia.

2.12. Wykaz akt UAM - jednolita dla wszystkich komórek organizacyjnych UAM rzeczowa

klasyfikacja akt powstałych w toku działalności Uczelni obejmująca hasła

klasyfikacyjne - tytuły teczek akt, ich symbole cyfrowe oraz kategorię

archiwalną.

2.13. Wpływ - kaŜde pismo wpływające do UAM.

2.14. Załącznik - dokument lub inne pismo dołączone do pisma przewodniego w danej

sprawie.

3. SYSTEM KANCELARYJNY I PODSTAWOWE OGNIWA APARATU

KANCELARYJNEGO UAM

3.1. W uczelni obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym

rzeczowym wykazie akt.

3.2. Podstawowymi ogniwami aparatu kancelaryjnego UAM są:

- Kancelaria Główna

- Sekretariaty Rektora i Prorektorów

- Sekretariat Dyrektora Administracyjnego UAM

- Sekretariaty jednostek organizacyjnych UAM (dziekanaty, sekretariaty Biblioteki

Głównej , Wydawnictwa itd.)

- Sekretariaty komórek naukowo-dydaktycznych (instytutów, samodzielnych

katedr, studiów itd.)

- Registratury.

3

4. OBIEG AKT

4.1. Obowiązuje bezpośredni obieg akt, tzn. pismo winno zostać skierowane do punktu

przeznaczenia bezpośrednio, jedynie z zachowaniem niezbędnej drogi słuŜbowej.

4.2. Typowy obieg akt jest następujący:

- Kancelaria Główna przyjmuje wszystkie wpływy dostarczone przez pocztę,

przyniesione z własnych i obcych jednostek organizacyjnych, jak równieŜ złoŜone

przez interesantów oraz dokonuje ich rozdziału.

- Sekretariaty - otrzymują wpływy z Kancelarii Głównej, przedstawiają je do

wglądu kierownictwu i rozdzielają na poszczególne komórki organizacyjne lub

stanowiska pracy.

- Kierownik jednostki lub komórki organizacyjnej - przegląda wpływy, ew.

zamieszcza dyspozycje dot. załatwienia i przydziela pisma właściwym

referentom.

- Registratura (referent) - rejestruje sprawę.

- Referent - załatwia sprawę, sporządza koncept odpowiedzi i czystopis.

- UpowaŜniony pracownik - podpisuje czystopis.

- Kancelaria Główna wysyła podpisane czystopisy pod wskazanymi adresami.

4.3. Obieg akt odbywa się w zasadzie bez pokwitowania. Za pokwitowaniem w ksiąŜce

doręczeń lub na kopii przesyła się akta waŜniejszych spraw oraz przesyłki poufne,

polecone i wartościowe.

4.4. Akta sprawy w toku załatwiania przesyła się w oddzielnej teczce obiegowej, oznaczonej

nazwiskiem referenta, nazwą jednostki i komórki organizacyjnej. Sprawy pilne naleŜy

przesyłać w specjalnych teczkach z napisem "Pilne" w kolorze czerwonym.

4.5. Akta w obiegu wewnętrznym między jednostkami organizacyjnymi zlokalizowanymi w

tym samym gmachu przesyła się bez pośrednictwa Kancelarii Głównej.

4.6. W korespondencji między jednostkami organizacyjnymi UAM mieszczącymi się w

róŜnych budynkach pisma naleŜy przekazywać wyznaczonej osobie zbierającej pocztę

(kierownikowi obiektu, portierowi itp.), która przekazuje je do Kancelarii Głównej. Nie

naleŜy w tym wypadku korzystać z pośrednictwa poczty.

5. ZASADY PRZYJMOWANIA I PRZESYŁANIA WPŁYWÓW PRZEZ KANCELARIĘ

GŁÓWNĄ

4 5.1. Kancelaria Główna nie prowadzi rejestru wpływów za wyjątkiem:

- poczty poleconej

- listów za potwierdzeniem odbioru

- przesyłek ekspresowych

- przesyłek wartościowych

- paczek

- rachunków

5.2. Urzędnik kancelarii odciska na kopercie pieczątkę wpływu wraz z datą. W przypadku

konieczności otwarcia pisma pieczątkę odciska się w prawym górnym naroŜniku z

podaniem jednostki organizacyjnej, do której pismo winno być skierowane. Pieczątki

wpływu nie odciska się na załącznikach, dokumentach, ksiąŜkach, czasopismach,

dziennikach urzędowych, prospektach i innych drukach nie nadających się do dalszego

załatwiania. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i

wartościowe, Kancelaria Główna sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan

opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik Kancelarii Głównej

sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i Ŝąda

od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki

uszkodzonej.

5.3. Kancelaria Główna rozdziela wpływy według następującej kolejności:

- dla Rektora - wpływy adresowane bezpośrednio, wpływy z Ministerstwa Edukacji

Narodowej i od Ministra Nauki, pisma adresowane do UAM o ile wymagają

załatwienia na szczeblu Rektoratu,

- dla Prorektorów - pisma adresowane bezpośrednio,

- dla Dyrektora Administracyjnego - pisma adresowane bezpośrednio i pisma

adresowane do UAM o ile dotyczą spraw administracyjnych,

- dla jednostek organizacyjnych UAM - wpływy adresowane bezpośrednio do tych

jednostek oraz ich pracowników,

- skargi i wnioski nie adresowane bezpośrednio naleŜy kierować do wyznaczonego

pracownika Sekretariatu Rektora.

5.4. Pisma oznaczone jako pilne, ekspresowe, telegramy, telefonogramy itp. naleŜy

niezwłocznie przekazać właściwym adresatom.

5.5. Kancelaria Główna otwiera wpływy tylko wtedy, gdy zaadresowane są do UAM bez

określenia konkretnego adresata. JeŜeli po otwarciu przesyłki okaŜe się, Ŝe zawiera ona

pismo tajne lub poufne doręcza się ją bez dalszego rozpakowywania z adnotacją o

przyczynie otwarcia stosownie do przepisów o przesyłkach tajnych i poufnych.

Podobnie postępuje się przy przesyłkach wartościowych.

5 5.6. W przypadku otwarcia wpływu przez Kancelarię Główną koperty dołącza się do

następujących wpływów:

- odwołań od decyzji władz Uczelni

- pism w sprawach sądowych, arbitraŜowych oraz tych administracyjnych, z

którymi wiąŜe się termin prekluzyjny

- pism nadesłanych z zagranicy

- pism, w których brak jest nazwiska oraz adresu nadawcy

- poleconych oraz dostarczanych za dowodem doręczenia

- załączników przesyłanych bez pisma przewodniego

- skarg i wniosków

- przesyłek ekspresowych.

5.7. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się

bezzwłocznie do urzędu pocztowego.

5.8. Na Ŝądanie składającego Kancelaria Główna wydaje potwierdzenie otrzymania wpływu.

6. ODBIÓR KORESPONDENCJI PRZYCHODZĄCEJ (WPŁYWÓW)

6.1. Sekretariaty jednostek organizacyjnych odbierają i otwierają wpływy z Kancelarii Głównej,

za wyjątkiem wpływów adresowanych imiennie.

6.2. Sekretariaty, kierownicy i referenci wszystkich jednostek organizacyjnych UAM przyjmują

równieŜ w ustalonych godzinach pisma składane bezpośrednio przez interesantów.

6.3. W poszczególnych jednostkach organizacyjnych wpływy dekretuje kierownik, który:

- zatrzymuje wpływy załatwiane przez niego osobiście,

- wyłącza wpływy mylnie skierowane i przesyła je natychmiast do właściwych

jednostek,

- przydziela pozostałe wpływy do załatwienia poszczególnym pracownikom lub

komórkom organizacyjnym oraz umieszcza dyspozycje dotyczące sposobu

załatwienia sprawy, terminu załatwienia sprawy, aprobaty załatwienia sprawy

bądź podpisania czystopisu.

6.4. JeŜeli wpływ dotyczy dwóch lub większej ilości spraw naleŜących do zakresu działania

róŜnych jednostek naleŜy go skierować do jednostki właściwej w sprawie podstawowej.

W przypadku trudności w klasyfikacji decyduje pierwsza sprawa poruszona w piśmie.

6.5. Wpływy przejrzane i zwrócone przez kierownika pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z

dekretacją.

7. REJESTROWANIE I ZNAKOWANIE SPRAW

6 7.1. Rejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw i nadaniu jej znaku. Nie

prowadzi się spisów spraw, dla których przewidziana jest specjalna forma rejestracji

(rejestr, kartoteka).

7.2. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego w danej sprawie pisma

otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz uczelni wszczynającego sprawę.

KaŜde nowe pismo dotyczące sprawy juŜ zarejestrowanej otrzymuje nadany jej znak i

dołącza się do niego wszystkie poprzedniki (akta sprawy).

7.3. Rejestrowanie sprawy naleŜy w zasadzie do obowiązków referenta sprawy. W jednostkach,

które prowadzą wspólną registraturę rejestrowanie spraw naleŜy do pracownika

prowadzącego registraturę.

7.4. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla kaŜdej teczki przewidzianej w Wykazie akt UAM.

Spisy spraw prowadzi się w zasadzie w układzie chronologicznym. MoŜna jednak w

przypadku duŜej ilości spraw jednego rodzaju (jak np. zaświadczenia studenckie)

prowadzić spis według układu alfabetycznego, zachowując jednak w ramach liter układ

chronologiczny.

7.5. Znak sprawy składa się z następujących elementów:

- symbolu literowego komórki organizacyjnej,

- numeru teczki tzn. symbolu cyfrowego oznaczającego hasła klasyfikacyjne teczki

spraw wg wykazu akt UAM,

- numeru sprawy w spisie spraw danej teczki,

- dwóch końcowych cyfr roku kalendarzowego lub akademickiego.

Przykładowy zapis znaku:

KO - 1040 1/87

Tzn. KO - Dział Kadr i Organizacji, 1040 - zasady zatrudniania nauczycieli

akademickich, sprawa 1 w r. 1987.

JeŜeli sprawy rejestruje się w spisie prowadzonym w układzie alfabetycznym numer

spisu spraw - trzeci element składowy znaku sprawy poprzedza się odpowiednią literą

alfabetu. Np. WHO - 4213 K 7/87 lub WHO - 4213 K 7/87/88 tzn. Dziekanat Wydziału

Historycznego - zaświadczenia w sprawach osobowych studentów - sprawa 7 pod

literą K (np. studenta Kaczmarka) w r. 1987 lub r. akad.1987/88.

7.6. Przy rejestracji spraw zainicjowanych przez daną jednostkę organizacyjną (tzn. gdy

pierwsze pismo w tej sprawie powstało w jednostce przechowującej akta sprawy) w

spisie spraw w rubryce "od kogo wpłynęło" naleŜy wpisać "ex officio" (z urzędu).

7.7. JeŜeli sprawa rozpoczęta w roku ubiegłym nie została załatwiona i załatwienie jej przypada

na rok następny nie naleŜy rejestrować jej ponownie w roku bieŜącym. O ile jednak w

7 roku bieŜącym napłynie następne pismo w tej sprawie naleŜy przenieść akta sprawy do

nowej teczki rejestrując ją ponownie z odpowiednią adnotacją w dawnej i nowej teczce.

7.8. KaŜda jednostka i komórka organizacyjna Uczelni dokonuje wyboru przewidzianych w

Wykazie akt haseł klasyfikacyjnych spraw właściwych do prowadzenia wg zakresu

własnych kompetencji i zakłada teczki aktowe zaopatrując je w odpowiedni symbol i

hasło. Teczki zakłada się w miarę powstawania spraw.

7.9. JeŜeli w obrębie roku w danej teczce załoŜonej zgodnie z Wykazem akt nagromadzi się

niewielka liczba spraw, moŜna załoŜyć teczkę pod hasłem wyŜszego stopnia, tzn.

bardziej ogólnym - pod warunkiem jednak, Ŝe w jednej teczce będą przechowywane

akta tylko jednej kategorii archiwalnej (A lub B).

7.10. Nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla kaŜdej teczki zakłada się w zaleŜności od

potrzeby, najlepiej na rok akademicki lub kalendarzowy. W przypadku małej ilości

spraw oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym dopuszczalne jest

prowadzenie jednej teczki przez okres kilku lat. W przypadku wielkiej ilości spraw

oznaczonych tym samym symbolem klasyfikacyjnym naleŜy tworzyć teczki o grubości

nie przekraczającej 5 cm.

8. FORMY ZAŁATWIANIA SPRAW

8.1. Sprawy naleŜy załatwiać w sposób najprostszy, w zaleŜności od potrzeby w formie

ustnej, pisemnej, telefonicznej, lub telegraficznej.

8.2. Ustnie załatwiać naleŜy przede wszystkim sprawy przedstawione ustnie (bezpośrednio

lub telefonicznie) przez interesanta. Ustną formę naleŜy z reguły stosować przy

załatwianiu spraw między poszczególnymi jednostkami (komórkami) organizacyjnymi

UAM, sporządza się wówczas notatkę komunikującą treść sprawy, sposób załatwienia,

nazwisko osoby zainteresowanej, datę i podpis referenta. Notatkę sporządza się równieŜ

z czynności przeprowadzonych poza siedzibą Uczelni, jeŜeli nie jest przewidziana dla

takich czynności forma protokółu, jeŜeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje

mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

8.3. Sprawy przedstawione w sposób pisemny załatwia się zawsze pisemnie.

8.4. Najprostszym sposobem pisemnego załatwienia sprawy jest załatwienie odręczne, które

polega na sporządzeniu przez osobę załatwiającą sprawę odpowiedzi bezpośrednio na

przedstawionym piśmie bez sporządzania kopii odpowiedzi (np. Wydanie opinii, zgody

itp.). Akta sprawy zwraca się właścicielowi lub przekazuje do właściwego adresata w

tej samej formie, w jakiej trafiły do załatwienia. MoŜna sporządzić krótką notatkę dla

terminatki w celu kontroli biegu sprawy w przyszłości.

8.5. Przy opracowywaniu pisemnych odpowiedzi naleŜy przestrzegać następujących zasad:

8 - kaŜdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem. JeŜeli otrzymane pismo dotyczy

dwu lub więcej spraw naleŜących do zakresu działania róŜnych jednostek

organizacyjnych UAM, referent sporządza odpowiednie wyciągi i kieruje je do

właściwych jednostek, o czym czyni adnotację w oryginale.

- kaŜda odpowiedź winna być zaopatrzona w znak sprawy własny oraz datę i znak

pisma adresata (o ile adresatem jest instytucja).

- adresy pisze się w pierwszym przypadku.

- W przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym instytucjom

lub osobom, pod treścią pisma wymienia się adresatów. W przypadku, gdy do

pisma mają być dołączone załączniki, naleŜy je poniŜej treści pisma kolejno

wymienić i na kaŜdym z nich w prawym górnym rogu wpisać znak pisma

podstawowego i kolejny numer załącznika.

- Specjalne wskazówki dotyczące sposobu wysłania pisma (polecony, pilny, za

dowodem doręczenia itp.) winny znajdować się nad adresem.

- Na ostatniej kopii pracownik opracowujący pismo winien umieścić swoje inicjały.

8.6. W uzasadnionych przypadkach moŜna niektóre sprawy załatwiać telefonicznie lub

telegraficznie sporządzając odpowiednią notatkę do akt.

8.7. W kaŜdej jednostce organizacyjnej opracowującej projekty okólników, zarządzeń itp.

powinien znajdować się aktualny ich rozdzielnik zawierający wykaz odbiorców i liczbę

wysyłanych egzemplarzy w takiej ilości, aby nie zachodziła potrzeba ponownego ich

przepisywania i powielania na niŜszych szczeblach organizacyjnych.

9. PODPISYWANIE PISM

9.6. Podpisujący umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego podpisu lub pieczątki

zawierającej nazwę jego stanowiska słuŜbowego oraz imię i nazwisko. Podpis powinien

być pełny, skróty (parafy) mogą być umieszczane tylko na kopiach. Nie naleŜy

stosować facsimili.

9.7. Uprawnienia do podpisywania korespondencji wychodzącej z UAM uregulowane

zostaną odrębnym zarządzeniem.

10. TERMINY ZAŁATWIANIA SPRAW

10.1. KaŜde pismo winno być zarejestrowane i przekazane niezwłocznie a najpóźniej w

ciągu 3 dni do osoby uprawnionej do wydania decyzji.

10.2. Regułą jest niezwłoczne załatwianie spraw.

10.3. Sprawy wymagające postępowania wyjaśniającego winny być załatwione w terminie

14 dniowym.

9 10.4. W sprawach wymagających decyzji organów kolegialnych odpowiedź naleŜy wysłać

niezwłocznie a najdalej w ciągu 14 dni od daty podjęcia decyzji przez organ kolegialny.

10.5. Sprawy przekazane do uzgodnienia czy zaopiniowania naleŜy traktować jako pilne.

10.6. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw naleŜy do

obowiązków referentów i sekretariatu. Sekretariat jest obowiązany bieŜąco informować

kierownika komórki lub jednostki organizacyjnej o sprawach, które nie zostały

załatwione w terminie. Kierownik komórki lub jednostki organizacyjnej podejmuje

określone decyzje w tym zakresie.

10.7. JeŜeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest moŜliwe:

- naleŜy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi

terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu

postępowania administracyjnego,

- gdy w konkretnej sprawie nie stosuje się przepisów wymienionych w poprzednim

punkcie, naleŜy zwrócić się do Kierownika z wnioskiem o przesunięcie terminu,

podając przyczyny uniemoŜliwiające załatwienie sprawy w wyznaczonym terminie

oraz zaproponować nowy termin jej załatwienia

10.8. Kierownik jednostki organizacyjnej przeprowadza raz w miesiącu kontrolę

terminowości obiegu i załatwiania spraw.

11. WYSYŁANIE PISM

11.1. Pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat jednostki organizacyjnej,

który sprawdza czy pismo jest podpisane i oznaczone datą oraz czy dołączono

wymienione załączniki, a w razie stwierdzenia braków uzupełnia je lub zwraca pismo

referentowi do uzupełnienia.

11.2. Pisma pojedyncze, o ile treść na to pozwala, wysyła się bez kopert , składając je i

sklejając tak, aby widoczna była część pisma zawierająca nazwę i adres adresata oraz

nadawcy, jak równieŜ znak sprawy.

11.3. Pisma wysyłane w kopertach winny być zaopatrzone w pieczątkę nadawcy umieszczoną

w lewym górnym rogu koperty. Pod pieczątką naleŜy umieścić znak sprawy. O ile są

szczególne dyspozycje dotyczące wysłania pisma, naleŜy umieścić je nad adresem (np.

polecony, ekspres, za dowodem doręczenia itp.). Pisma bez szczególnych oznaczeń

wysyła się jako korespondencję zwykłą.

11.4. Pisma kierowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

11.5. Wszelkie pisma wychodzące z UAM wysyła Kancelaria Główna, która uiszcza

przewidziane przepisami opłaty.

1011.6. Kancelaria Główna prowadzi rejestr wszystkich pism wychodzących na zewnątrz

UAM.

11.7. Telegramu i przesyłki ekspresowe wysyła się natychmiast po przekazaniu ich do

Kancelarii Głównej. Pozostałe przesyłki wysyłane są tego samego dnia o ile zostaną

przekazane do Kancelarii Głównej do godz. 1400.

12. PRZECHOWYWANIE AKT

12.1 Referenci przechowują akta (pisma) do załatwienia w specjalnych teczkach

oznaczonych napisem "do załatwienia". Akta do załatwienia układa się w kolejności

wpływów (najdawniej otrzymane pisma na wierzchu). Poza kolejnością załatwia się

sprawy pilne.

12.2 Sprawy w toku załatwiania (wyczekujące na odpowiedź lub uzupełnienie, wymagające

wznowienia w odpowiednim terminie itp.) przechowuje się w terminatce. Terminatką,

zaleŜnie od ilości przechowywanych spraw moŜe być specjalna teczka, oddzielna półka

w szafie lub cała szafa. Terminatkę prowadzi referent lub pracownik prowadzący

registraturę, który w oznaczonym terminie wyłącza akta z terminatki i przekazuje do

dalszego załatwienia. JeŜeli do oznaczonego terminu nie nadejdzie konieczna do

ostatecznego załatwienia sprawy odpowiedź, referent sporządza monit.

12.3 Akta spraw ostatecznie zakończonych przechowuje się w teczkach prowadzonych wg

Wykazu akt UAM. Po zamknięciu sprawy naleŜy pisma sprawy uporządkować w

kolejności chronologicznej, po zamknięciu teczki naleŜy uporządkować sprawy w

kolejności liczb porządkowych spisu spraw danej teczki od pierwszego numeru na

górze.

12.4 Materiały archiwalne (oznaczone symbolem "A") naleŜy przechowywać w teczkach

wiązanych. Nie naleŜy tych akt dziurkować i przechowywać w segregatorach lub

skoroszytach.

12.5 KaŜda teczka zawierająca sprawy zakończone winna być opisana w sposób

następujący:

- na środku u góry: Uniwersytet im. A.Mickiewicza,

- poniŜej: nazwa jednostki organizacyjnej, nazwa komórki organizacyjnej i ew.

stanowiska pracy,

- w lewym górnym rogu: symbol teczki aktowej poprzedzony symbolem jednostki

organizacyjnej,

- w prawym górnym rogu: kategoria archiwalna wg Wykazu akt UAM,

- na środku teczki: tytuł teczki tzn. hasło klasyfikacyjne wg wykazu akt,

11- podtytułem akt: daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i

zakończenia ostatniej).

12.6. W przypadku wyjęcia (wypoŜyczenia) akt z teczki wystawia się kartę zastępczą, którą

wkłada się na ich miejsce do teczki.

12.7. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórkach macierzystych

(merytorycznych) przez okres trzech lat, a następnie przekazuje do Archiwum UAM lub

na makulaturę (akta kat. B 2 moŜna przekazać na makulaturę po 2 latach).

13. OCENA ARCHIWALNA AKT

13.1. Akta spraw zakończonych dzielą się pod względem wartości archiwalnej na

- materiały archiwalne posiadające wartość trwałą, wieczystą - oznaczone

symbolem "A",

- dokumentację niearchiwalną posiadającą wartość czasową - oznaczoną symbolem

"B".

13.2. Materiały archiwalne (kat. A) przechowywane są na stałe w Archiwum UAM.

13.3. Dokumentacja niearchiwalna po określonym okresie czasu zostaje przekazana na

makulaturę. Oznacza się ją symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich określających

termin jej przechowywania w registraturach i Archiwum UAM. Okres przechowywania

liczy się w pełnych latach kalendarzowych poczynając od 1 stycznia roku następnego

po utracie praktycznego znaczenia materiałów. Symbolem Bc oznacza się dokumentację

manipulacyjną, która powinna być brakowana (przekazana na makulaturę) w

komórkach organizacyjnych UAM bez przekazywania jej Archiwum UAM. Symbolem

BE oznacza się dokumentację, która po upływie określonego czasu podlega ekspertyzie.

Ekspertyzę przeprowadza Archiwum UAM, które dokonuje ostatecznej kwalifikacji

tych materiałów.

13.4. Kwalifikacja archiwalna akt powstałych w toku działalności uczelni określona została w

Wykazie akt UAM.

14. PRZEKAZYWANIE AKT DO ARCHIWUM UAM

14.1. Przekazywanie akt do Archiwum UAM winno odbywać się systematycznie według

ustalonego odrębnie harmonogramu. Za prawidłowe przygotowanie i przekazanie akt

do Archiwum UAM odpowiadają kierownicy sekretariatów jednostek organizacyjnych

UAM, a w przypadku jednostek administracji centralnej - kierownicy działów.

14.2. Do Archiwum UAM przekazuje się akta kategorii A oraz kategorii B o dłuŜszym niŜ 3

lata okresie przechowywania na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt. Zasadą jest

sporządzanie odrębnych spisów dla akt kat. A oraz akt kat. B. Spis sporządzony w 3

12egzemplarzach (2 egz. zostają w Archiwum UAM) winien być podpisany przez

pracownika, który spis sporządził oraz kierownika jednostki lub komórki

organizacyjnej, która akta przekazuje.

14.3. Akta przekazywane do Archiwum UAM winny być uporządkowane w następujący

sposób:

- wszystkie jednostki archiwalne (teczki, koperty, księgi i in.) winny być opisane

zgodnie z punktem 12.5. niniejszej instrukcji,

- na początku kaŜdej teczki winny znajdować się spisy spraw,

- teczki winny być ułoŜone w porządku symboli klasyfikacyjnych Wykazu akt

UAM i w takiej kolejności spisane,

- do teczek naleŜy dołączyć wszelkie pomoce ewidencyjne (skorowidze, kartoteki

itd.),

- wewnątrz teczki akta winny być uporządkowane zgodnie z punktem 11.3.

niniejszej instrukcji,

- akta winny być przechowywane w registraturach i przekazywane do Archiwum

UAM w teczkach wiązanych, za wyjątkiem akt osobowych wszelkiego rodzaju,

które naleŜy przekazywać do Archiwum UAM w kopertach A/4. O ile jednak

teczka osobowa zawiera duŜą ilość dokumentów, których przełoŜenie do koperty

moŜe spowodować zniszczenie, naleŜy je pozostawić w teczce wiązanej.

14.4. Przekazywanie akt do Archiwum UAM winno odbywać się w sposób następujący:

- jednostka lub komórka organizacyjna zgłasza wniosek o przekazanie akt do

Archiwum UAM wraz z ich spisem na dwa tygodnie przed uzgodnionym z

Archiwum terminem przekazania,

- w tym czasie Archiwum UAM dokonuje ekspertyzy akt w zakresie właściwości

ich uporządkowania i prawidłowości kwalifikacji archiwalnej. W razie

stwierdzenia nieprawidłowości pracownicy jednostki organizacyjnej

przekazującej akta zobowiązani są dokonać poprawek i uzupełnień w określonym

terminie,

- po przewiezieniu akt Archiwum UAM sprawdza zgodność stanu ilościowego i

jakościowego przejmowanej dokumentacji ze spisem, a następnie potwierdza

przyjęcie na spisie.

15. BRAKOWANIE AKT W JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH UAM

15.1. Jednostki organizacyjne UAM brakują (wydzielają na makulaturę) akta własne

zakwalifikowane wg wykazu akt do kat. Bc, B/2 i B/3.

1315.2. Wydzielenia dokumentacji przeznaczonej do brakowania dokonuje komisja złoŜona

z kierownika komórki organizacyjnej i 2 pracowników (w mniejszych komórkach

organizacyjnych - osoba odpowiedzialna za całość dokumentacji).

15.3. Komisja sporządza spis przeznaczonych do brakowania akt i przekazuje go do

Archiwum UAM, które załatwia centralnie dla wszystkich jednostek Uczelni

zezwolenia na przekazanie akt do zbiornicy makulatury.

15.4. Niedopuszczalne jest przekazywanie akt na makulaturę bez wiedzy Archiwum UAM

i zgody Archiwum Państwowego. KaŜdy referent odpowiada za całość dokumentacji

prowadzonej przez siebie sprawy. Niszczenie materiałów archiwalnych podlega

sankcjom przewidzianym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym.

15.5. W celu uniknięcia nieuzasadnionego niszczenia materiałów archiwalnych zobowiązuje

się wszystkie registratury do przekazywania do Archiwum UAM z początkiem kaŜdego

roku akademickiego spisu zakładanych teczek.

15.6. Po uzyskaniu zezwolenia jednostki organizacyjne UAM wywoŜą wybrakowane akta na

makulaturę we własnym zakresie.

16. UDOSTĘPNIANIE AKT PRZEZ ARCHIWUM UAM

16.1. Archiwum UAM udostępnia jednostkom organizacyjnym UAM ich akta własne na

zasadzie:

- wglądu w pracowni Archiwum UAM,

- wypoŜyczenia na okres dwóch tygodni.

16.2. Akta udostępnia się na podstawie zakładki wypełnionej w następujący sposób:

- sygnatura akt wg numeru spisu zdawczo-odbiorczego nadanego przez Archiwum

UAM przełamanego przez numer pozycji Ŝądanej teczki w spisie

- tytuł teczki

- nazwa jednostki lub komórki organizacyjnej wypoŜyczającej akta

- pieczęć jednostki organizacyjnej

- podpis referenta

16.3. Akta wypoŜyczane poza teren Archiwum UAM wpisuje się do księgi wypoŜyczeń.

16.4. Zasady udostępniania dokumentacji archiwalnej dla celów naukowo-badawczych oraz

dla celów administracyjnych osobom i instytucjom nie związanym z UAM określa

"Regulamin korzystania ze zbiorów Archiwum UAM".

17. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1417.1. Nadzór ogólny nad realizacją instrukcji kancelaryjnej sprawuje Rektor UAM oraz

upowaŜniona przez niego osoba.

17.2. Nadzór szczegółowy sprawują kierownicy poszczególnych jednostek organizacyjnych.

1

5Z

ałączn

ik nr 1

d

o Instrukcji

Ka

ncela

ryjnej

KA

RT

OT

EK

A W

PŁY

WU

WAś

NIE

JSZ

YC

H P

ISM

Uwagi

Pokwitowanie

Z dnia

znak

P i s m o o t r z y m a n e

Od kogo

WPŁYW w dniu .................................................... r. do .................................................................. Karta .......... (oznaczenie komórki organizacyjnej)

l.p.

16Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej

BLANKIET LISTOWY WG NORMY PKN PN-60/F - 9202

Nazwa i adres

wystawcy pisma

Adresat

(miejsce pieczątki wpływu)

Wasze pismo z dnia: Wasz znak: Nasz znak: Data:

Sprawa:

Treść pisma

Podpis wystawcy pisma

Załączniki:

Symbol nazwiska referenta

sporządzającego czystopis (na

ostatniej kopii)

17Załącznik nr 3 do zarządzenia Rektora UAM Nr 59/2000/01 z dnia 9.01.2001

WYKAZ SYMBOLI JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH UAM

RN REKTOR

BN Biuro Rektora

RN Sekretariat Rektora

NZ Samodzielne Stanowiska ds. Rewizji

NW Dział Współpracy z Zagranicą

NB Inspektorat Bezpieczeństwa i Higieny Pracy

NO Samodzielne Stanowisko ds. Ochrony PrzeciwpoŜarowej

NG Stanowisko Głównego Specjalisty ds. WdroŜeń i Osiągnięć Naukowo-

Badawczych

NS Samodzielne stanowisko d/s kontaktów z gospodarką

NR Radcy Prawni

NM Samodzielne stanowisko d/s obronnych i obrony cywilnej

NN Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych oraz Kancelaria Tajna

NJ Samodzielne Stanowiska ds. Projektów Międzynarodowych

NP Biuro Promocji Zawodowej studentów i Absolwentów UAM

DN Dział Nauczania

WN Dział Nauki i Współpracy z Gospodarką

WA Dział Głównego InŜyniera ds. Aparatury Naukowej i Zaopatrzenia

Laboratoryjnego

KO Dział Kadr i Organizacji

DA DYREKTOR ADMINISTRACYJNY

DA Sekretariat Dyrektora

DOC Dom Pracy Twórczej w CiąŜeniu

AS Dział Socjalny

ASO Ośrodki Wypoczynkowe

AM Główny Specjalista ds. Zarządzania Nieruchomościami Uczelni

AZ Główni Specjaliści ds. Zamówień Publicznych

AOB Specjalista ds. Ochrony Obiektów

GAK Kancelaria Główna

DG ZASTĘPCA DYREKTORA DS. ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZYCH

GA Dział Administracyjno-Gospodarczy

18 GAM Collegium Maius

GZ Dział Zaopatrzenia

DS Domy Studenckie

KI Samodzielna Sekcja Inwentaryzacji

DT ZASTĘPCA DYREKTORA DS. TECHNICZNYCH

TT Dział Techniczny

TI Dział Inwestycji

TW Warsztaty Konserwacyjno-Naprawcze

DM ZASTĘPCA DYREKTORA DS. INWESTYCJI NA MORASKU

MI Zespół inŜynierów nadzorujących budowę na Morasku

DK KWESTOR

KF Dział Finansowy

KK Dział Księgowości i Kosztów

KM Dział Ewidencji Majątku

KS Dział Płac i Stypendiów

WB WYDZIAŁ BIOLOGII

WBO Dziekanat

BIA Instytut Antropologii

BIE Instytut Biologii Eksperymentalnej

BIM Instytut Biologii Molekularnej i Biotechnologii

BIO Instytut Biologii Środowiska

BSD Studium Doktoranckie Biologii

WC WYDZIAŁ CHEMII

WCO Dziekanat

WZB Zespół Dydaktyczny Chemii Fizycznej i Teoretycznej

WZC Zespół Dydaktyczny Chemii Nieorganicznej

WZE Zespół Dydaktyczny Chemii Ogólnej i Analitycznej

WZA Zespół Dydaktyczny Chemii Organicznej i Bioorganicznej

WZT Zespół Dydaktyczny Technologii chemicznej i badań materiałów

WZD Zespół ds. Zaplecza Technicznego

CZF Zakład Chemii Fizycznej

CZP Zakład Chemii Ogólnej

CZT Zakład Chemii Teoretycznej

CZC Zakład Fizyki Chemicznej

19 CZG Zakład Fotochemii

CZŁ Zakład Krystalografii

CZA Zakład Chemii Analitycznej

CZY Zakład Chemii Koordynacyjnej

CZE Zakład Chemii Metaloorganicznej

CZD Zakład Dydaktyki Chemii

CZW Zakład Katalizy Heterogenicznej

CZU Zakład Kinetyki i Katalizy

CZG Zakład Magnetochemii

CZJ Zakład Technologii Chemicznej

CZR Zakład Ziem Rzadkich

CZN Zakład Stereochemii Organicznej

CZI Zakład Fizycznej Chemii Organicznej

CZO Zakład Spektrochemii Organicznej

CZM Zakład Spektrochemii Masowej Związków Organicznych

CZL Zakład Chemii Bioorganicznej

CZS Zakład Syntezy i Struktury Związków Organicznych

CZX Zakład Analizy Wody i Gruntów

CZZ Zakład Technologii Uzdatniania Wody

CAA Zakład Chemii Alkaloidów

CBN Zakład Chemii Bionieorganicznej

CZK Zakład Chemii Kwantowej

CSM Zakład Chemii Supramolekularnej

CZB Zakład Biochemii

CLA Laboratorium Aparaturowe i Środowiskowe Laboratorium Unikalnej Aparatury

Chemicznej

CSD Studium Doktoranckie Chemii

WP Rzecznik Patentowy

WF WYDZIAŁ FILOLOGII POLSKIEJ I KLASYCZNEJ

WFO Dziekanat

FIK Instytut Filologii Klasycznej

FIP Instytut Filologii Polskiej

FKS Katedra Filologii Słowiańskiej

WZ WYDZIAŁ FIZYKI

ZDA Zespół dydaktyczny – I Pracownia Fizyczna

20 ZDB Zespół dydaktyczny – II Pracownia Fizyczna

ZDE Zespół dydaktyczny – Pracownia Elektroniki

ZDK Zespół dydaktyczny – Pracownia Komputerowa

ZDM Zespół dydaktyczny – Pracownia Metodyki Nauczania Fizyki

ZDL Zespół dydaktyczny – Fizyczne Laboratorium Mikrokomputerowe

ZDC Zespół dydaktyczny – Pracownia Elektroniki Cyfrowej

WZO Dziekanat

ZIA Instytut Akustyki

ZIF Instytut Fizyki

WKA Obserwatorium Astronomiczne

USF Pracownia Uniwersyteckie Studio Fimowe

WH WYDZIAŁ HISTORYCZNY

WHO Dziekanat

HIE Instytut Etnologii i Antropologii Kulturowej

HIH Instytut Historii

HIS Instytut Historii Sztuki

HIP Instytut Prahistorii

HIW Instytut Wschodni

WM WYDZIAŁ MATEMATYKI I INFORMATYKI

WMO Dziekanat

ZMA Zakład Algebry i Teorii Liczb

ZMF Zakład Analizy Funkcjonalnej

ZMM Zakład Analizy Matematycznej

ZMD Zakład Dydaktyki Matematyki

ZMG Zakład Geometrii i Topologii

ZMI Zakład Lingwistyki Informatycznej i Sztucznej Inteligencji

ZML Zakład Logiki Matematycznej

ZMY Zakład Matematyki Dyskretnej

ZMN Zakład Metod Numerycznych

ZMO Zakład Optymalizacji i Sterowania

ZMS Zakład Rachunku Prawdopodobieństwa i Statystyki Matematycznej

ZMR Zakład Równań RóŜniczkowych

ZMT Zakład Teorii Aproksymacji

ZMZ Zakład Teorii Funkcji Rzeczywistych

21ZMB Zakład Teorii Obliczeń

ZMU Zakład Teorii Przestrzeni Funkcyjnych

MPA Zakład Arytmetycznej geometrii Algebraicznej

MCK Centrum Kryptologii

MDS Studium Doktoranckie Matematyki

MPS Studium Podyplomowe Matematyki

WG WYDZIAŁ NAUK GEOGRAFICZNYCH I GEOLOGICZNYCH

WGO Dziekanat

GIC Instytut Badań Czwartorzędu i Geoekologii

GIK Instytut Geografii Fizycznej i Kształtowania Środowiska Przyrodniczego

GIP Instytut Geografii Społeczno-Ekonomicznej i Gospodarki Przestrzennej

GIT Instytut Geologii

GKM Archiwum Map

GPK Wydziałowa Pracownia Komputerowa

GDE Wydziałowa Pracownia Dydaktyki Geografii i Edukacji Ekologicznej

GCT Centrum Turystyki i Rekreacji

GCE Centrum Edukacyjne Ochrony Środowiska i ZrównowaŜonego Rozwoju

WS WYDZIAŁ NAUK SPOŁECZNYCH

WSO Dziekanat

SIF Instytut Filozofii

SIK Instytut Kulturoznawstwa

SIN Instytut Nauk Politycznych i Dziennikarstwa

SIP Instytut Psychologii

SIS Instytut Socjologii

SKM Pracownia Komunikacji Multimedialnej

WN WYDZIAŁ NEOFILOLOGII

WNO Dziekanat

NIA Instytut Filologii Angielskiej

NIG Instytut Filologii Germańskiej

NIR Instytut Filologii Romańskiej

NIS Instytut Filologii Rosyjskiej

NKG Katedra Glottodydaktyki i Translatoryki

NIL Instytut Językoznawstwa

NKB Katedra Orientalistyki

22 NKS Katedra Skandynawistyki i Bałtologii

WP WYDZIAŁ PRAWA I ADMINISTRACJI

WPO Dziekanat

KPM Katedra Prawa Cywilnego, Handlowego i Ubezpieczeniowego

KPC Katedra Postępowania Cywilnego

KPK Katedra Prawa Karnego

KPW Katedra Postępowania Karnego

KPS Katedra Kryminalistyki

KPZ Katedra Prawa Pracy i Prawa Socjalnego

KPN Katedra Prawa Administracyjnego i Nauki o Administracji

KPA Katedra Postępowania Administracyjnego

KPF Katedra Prawa Finansowegp

KPG Katedra Prawa Rolnego

KPD Katedra Publicznego Prawa Gospodarczego

KPT Katedra Teorii i Filozofii Prawa

KPB Katedra Prawa Międzynarodowego Publicznego i Organizacji Międzynarodowych

KPL Katedra Prawa Konstytucyjnego

KPH Katedra Doktryn Polityczno- Prawnych i Filozofii

KPU Katedra Historii Ustroju Państw

KPJ Katedra Prawa Rzymskiego i Historii Prawa Sądowego

KPE Katedra Nauk Ekonomicznych

WE WYDZIAŁ STUDIÓW EDUKACYJNYCH

WEO Dziekanat

EZD Zakład Dydaktyki Ogólnej

EZH Zakład Historii Wychowania

EZO Zakład Oświaty Dorosłych

EZM Zakład Metodologii Pedagogiki

EZP Zakład Pedagogicznych Problemów MłodzieŜy

EZR Zakład Pedagogiki Porównawczej

EZS Zakład Pedagogiki Specjalnej

EZJ Zakład Pedagogiki Społecznej

EZL Zakład Pedagogiki Szkolnej

EZW Zakład Pedagogiki Szkoły WyŜszej

23 EZI Zakład Podstaw Wychowania i Opieki

EZA Zakład Psychopatologii Dziecka

EZC Zakład Resocjalizacji

EZK Zakład Socjologii Edukacji

EZT Zakład Technologii Kształcenia

EZN Zakład Penitencjarystyki

EZE Zakład Polityki Oświatowej i Edukacji Obywatelskiej

EZG Zakład Pedeutologii

EZZ Zakład Promocji Zdrowia i Psychoterapii

EZU Zakład Kształcenia Ustawicznego

EPE Pracownia Edukacji Ekologicznej

EPI Pracownia Edukacyjnych Zastosowań Informatyki

EPF Pracownia Filozofii Edukacji

EPP Pracownia Form Przestrzennych

WT WYDZIAŁ TEOLOGICZNY

WTO Dziekanat

TZB Zakład nauk Biblijnych

TZP Zakład Teologii Patrystycznej

TZH Zakład Historii Kościoła

TZD Zakład Teologii Fundamentalnej i Dogmatycznej

TZM Zakład Teologii Moralnej i Duchowości

TZE Zakład Teologii Ekumenicznej

TZF Zakład Filozofii Chrześcijańskiej

TZA Zakład Teologii Pastoralnej

TZC Zakład Wychowania Chrześcijańskiego

TZK Zakład Prawa kanonicznego

JEDNOSTKI MIĘDZYWYDZIAŁOWE

XSO Studium Nauczania Języków Obcych

XSF Studium Wychowania Fizycznego i Sportu

JEDNOSTKI OGÓLNOUCZELNIANE

XBU Biblioteka Uniwersytecka

XWI Ośrodek Informatyki

XWN Wydawnictwo Naukowe

24 XAR Archiwum UAM

XMU Muzeum Uniwersytetu

JEDNOSTKI POZAWYDZIAŁOWE

XKP Instytut Pedagogiczno-Artystyczny w Kaliszu

XCP Kolegium Polonicum w Słubicach

NKJ Kolegium Języków Obcych

XSA Studium Języka Angielskiego dla Pracowników UAM

XSN Studium Języka Niemieckiego dla Pracowników UAM

XOA Ośrodek Współpracy z Alliance Française

XTJ Szkoła Tłumaczy i Języków Obcych UAM (STIL UAM)

XBB Biblioteka Brytyjska UAM

XCA Biblioteka i Czytelnia Austriacka

XOB Ogród Botaniczny

XSE Stacja Ekologiczna UAM w Jeziorach

XCO Centrum Studiów Otwartych

XCU Centrum badawcze Ultraszybkiej Spektroskopii Laserowej

XEŁ Ekspedycja Archeologiczna „Łekno”

XCE Collegium Europaeum Gnesnense w Gnieźnie


FORMULARZ SPISU SPRAW W TECZCE

Rok Referent Symbol komórki org. Oznaczenie teczki Tytuł teczki wg wykazu akt

DATA OD KOGO

WPŁYNĘŁA

L.P.

Sprawa

(krótka treść)

Znak pisma Z dnia

Wsz

częci

a sp

raw

y

Ost

atec

zne

zała

twie

nie

UWAGI (sposób

załatwienia)


FORMULARZ SPISU ZDAWCZO-ODBIORCZEGO AKT PRZEKAZYWANYCH DO

ARCHIWUM UAM

Pieczęć jednostki przekazującej akta

Spis zdawczo-odbiorczy akt przekazanych do Archiwum UAM nr .............x)

L.P.

Znak

teczki

Tytuł teczki

Daty skrajne

od - do

Kategoria

akt

Liczba

teczek

Miejsce przechowywania akt w archiwum

Data zniszczenia

lub przekazania

do AP 1 2 3 4 5 6 7 8

Spis sporządził: akta odebrał:

(pieczęć i podpis) (pieczęć i podpis)

data:


FORMULARZ SPISU AKT WYBRAKOWANYCH NA MAKULATURĘ

Pieczęć jednostki

organizacyjnej

Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej

na makulaturę lub zniszczenie

L.P.

Nr i lp spisu

zdawczo-odbiorczego

Symbol z wykazu

Tytuł teczki Daty skrajne Liczba tomów

Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

(Podpis kierownika jednostki)

data


Nazwa i adres jednostki organizacyjnej

(pieczęć)

PROTOKÓŁ OCENY

DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji)

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę

lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości ..................... m.b. i stwierdziła, Ŝe stanowi

ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej,

oraz Ŝe upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt

lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący Komisji .......................................................

Członkowie Komisji .......................................................

(podpisy) .......................................................

.......................................................

.......................................................


NAPIS NA TECZCE AKTOWEJ

Uniwersytet im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

Nazwa jednostki i komórki organizacyjnej

Znak akt: Kategoria akt:

Tytuł akt (wg wykazu akt)

daty skrajne

Sygnatura akt: x)

x) wypełnia Archiwum UAM


ZAKŁADKA ARCHIWUM UAM

ZAKŁADKA

Sygn: _________________________

Tytuł: _________________________

_______________________________

_______________________________

Komórka organizacyjna _____________________________________________________

_________________________________________________________________________

Data ___________________________

Podpis (pieczęć)

31

Załącznik nr 10 Do Instrukcji Kancelaryjnej

KARTA ZASTĘPCZA DO TECZKI SPRAW

................................................. Nazwa jednostki organizacyjnej

................................. dnia ....................r. (miejscowość)

........................................................... (komórka organizacyjna - stanowisko pracy)

K A R T A Z A S TĘP C Z A

Pismo (sprawę) ................................................................ z dnia .......................................... w

sprawie ..............................................................................................................................

wypoŜyczono - przekazano ................................................................................................... w celu

.................................................................................................................................... z terminem

zwrotu (załatwienia) do dnia .............................................................................

Podpis

instrukcja kancelaryjna uam

Documents