instrukcja kancelaryjna -...

INSTRUKCJA

KANCELARYJNA

Szkoły Podstawowej nr 5

im. Księcia Mazowieckiego Siemowita IV

w Gostyninie

Spis treści

1. Postanowienia wstępne.

2. Przyjmowanie i obieg dokumentów.

3. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie pism.

4. Wysyłanie i doręczanie pism.

5. Przechowywanie akt.

6. Archiwizacja.

7. Nadzór czynności kancelaryjnych.

8. Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki lub jej

reorganizacji.

9. Załączniki do instrukcji kancelaryjnej.

§1

Postanowienia wstępne

1. Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie zasad postępowania zapewniających sprawne

wykonywanie czynności kancelaryjnych

w Szkole Podstawowj nr 5 im. Księcia Mazowieckiego Siemowita IV

w Gostyninie.

2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają

jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed

uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów

w szkole.

3. Odrębne przepisy regulują tryb postępowania z pismami w sprawach tajnych.

4. Użyte w instrukcji pojęcia oznaczają:

Szkoła – Szkoła Podstawowa nr 5 im. Księcia Mazowieckiego Siemowita IV

w Gostyninie,

Dyrektor – kierownik placówki,

Komórka organizacyjna – wewnętrzna komórka szkoły, do której zadań należy

ostateczne pod względem merytorycznym załatwienie sprawy,

Osoby funkcyjne – pracownicy placówki, którym powierzono stanowiska kierownicze,

Referent – pracownik bez względu na zajmowane stanowisko, który opracowuje sprawę

pod względem merytorycznym i przechowuje dokumentację sprawy,

Sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora

szkoły,

Sprawa – podanie, pismo, dokument dotyczący zdarzenia lub stanu rzeczy wymagający

podjęcia i wykonania czynności urzędowych,

Akta sprawy – cała dokumentacja dotycząca tego samego zdarzenia /wszystkie pisma,

dokumenty, notatki, fotokopie, formularze, plany, rysunki/ zawierające dane, które mogą

być istotne przy rozpatrywaniu sprawy,

Spis spraw – formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw, prowadzi się

oddzielnie dla każdej teczki założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt,

Znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy

do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

Znak sprawy – zespół symboli określających przynależność sprawy

do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw oraz zawierający

numer sprawy pod którym zarejestrowano ją w spisie spraw. Rzeczowy wykaz akt –

wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją

archiwalną akt.

§ 2

Przyjmowanie i obieg dokumentów

1. Korespondencję przyjmuje sekretariat szkoły i przekazuje ją Dyrektorowi szkoły.

2. Dyrektor dekretuje korespondencję i poprzez sekretariat przekazuje do załatwienia

komórkom organizacyjnym.

3. Przesyłki o charakterze prywatnym, adresowane imiennie do pracowników, oraz inne

zastrzeżone przez Dyrektora, sekretarz przekazuje adresatom nieotwarte.

4. Po dekretacji sekretarz szkoły roznosi wszystkie przesyłki adresowane

do komórek organizacyjnych. Przesyłki są wkładane do szafki korespondencji w pokoju

nauczycielskim, lub przekazywane do rąk własnych pracowników.

5. Po otwarciu koperty sekretariat sprawdza:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma zasadniczego odnotowuje

się na danym piśmie lub załączniku.

7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym i ze stemplem pocztowym dołącza się

jedynie do pism;

1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) w których istotna jest data nadania /np. skargi, odwołania/,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma zasadniczego.

8. Pozostałe koperty nie dołączone do pism przekazuje się na makulaturę.

9. Na pismach wpływających do sekretariatu dyrektor odnotowuje w górnym, lewym rogu

pierwszej strony datę otrzymania pisma.

10. Sekretariat szkoły jest stałym punktem wymiany wszelkiej korespondencji,

zarówno dla Dyrektora szkoły jak i do obiegu wewnętrznego dla pracowników szkoły.

11. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania,

w dostosowaniu do rodzaju sprawy i obowiązujących przepisów.

12. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane

jedynie wtedy, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu

na przeszkodzie.

13. Z ważnych rozmów telefonicznych przeprowadzonych z interesantami , sporządza

się notatki służbowe. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§3

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

1. W Szkole Podstawowej nr 5 im. Księcia Mazowieckiego Siemowita IV w Gostyninie

obowiązuje system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor szkoły może rozbudować jednolity rzeczowy

wykaz akt, oraz wprowadzać zmiany w instrukcji kancelaryjnej, ale tylko za zgodą

dyrektora archiwum państwowego

3. Rejestracja sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę / nie pismo / rejestruje się

jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie. Każde nowe pismo sprawy już

zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. Znak sprawy wpisuje się z lewej strony.

4. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy.Składa się z następujących części:

1) symbolu oznaczającego jednostkę organizacyjną np.: GIM.1. ,

2) symbol z jednolitego rzeczowego wykazu akt -np. 4130,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw np. 1,

4) oraz dwie ostatnie cyfry roku szkolnego np. 13.14, w którym sprawę wszczęto, np.:

GIM.1.4130.1.13.14.

5. Sprawy otrzymane do załatwienia rejestruje się w dniu ich otrzymania.

6. Środkami rejestracji są:

1) spis spraw

2) rejestry kancelaryjne.

7. Teczki i spisy spraw zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie.

Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres

dłuższy niż jeden rok, ale dla każdego roku wyraźnie oddziela się kolejny spis spraw.

§4

Wysyłanie i doręczanie pism

1. Wszystkie pisma wychodzące ze szkoły podpisuje dyrektor szkoły.

2. Pieczęcie i pieczątki szkolne na pismach są koloru czerwonego i są stawiane

w sekretariacie szkoły.

3. Urzędową pieczęć okrągłą w kolorze czerwonym umieszcza się na pismach posiadających

charakter dokumentu np./ świadectwa /.

4. W pismach przeznaczonych do wysłania sekretariat szkoły:

1) sprawdza, czy są podpisane opatrzone znakiem sprawy i datą, oraz czy dołączono

przewidziane załączniki,

2) wpisuje przesyłki polecone i ekspresowe do odpowiedniego rejestru.

5. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją dyrektora szkoły /polecony, ekspres, itd. Brak takiej

dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

§ 5

Przechowywanie akt

1. Teczki aktowe sprawy przechowuje się jako dokumentację bieżącą jednostki przez dwa lata,

licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta

znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do składnicy akt,

w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania

składnicy akt.

§ 6

Archiwizacja akt

1. Do dokumentacji nie archiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi,

określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt, zalicza się dokumentację mającą

czasowe znaczenie praktyczne.

2. Terminarz przekazywania akt do składnicy akt ustala corocznie, w porozumieniu

z Dyrektorem szkoły, pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt.

3. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego,

po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Spisy sporządza się

w 3 egzemplarzach, dwa zatrzymuje składnica akt, trzeci zaś pozostaje w komórce

przekazującej akta jako dowód przekazania akt.

4. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, by sprawy następowały po sobie według liczb

porządkowych spisów spraw, poczynając od najwcześniejszej. Spis spraw umieszcza

się na wierzchu,

2) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego

rzeczowego wykazu akt.

§ 7

Nadzór czynności kancelaryjnych

1. Ogólny nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sekretariatu szkoły należy do Dyrektora

szkoły.

2. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi pracowników komórek organizacyjnych sprawuje

Dyrektor szkoły.

3. Biblioteka szkolna gromadzi i przechowuje wszelkie przepisy prawne zawarte w Dziennikach

Ustaw, Monitorach Polski oraz Dziennikach Urzędowych MEN.

4. Inne czynności kancelaryjne, nie uregulowane w niniejszej Instrukcji określa Dyrektor

Szkoły.

§ 8

Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności jednostki lub jej

reorganizacji

1.W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności jednostki

lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowej jednostki, kierownik jednostki

zawiadamia o tym fakcie Dyrektora właściwego archiwum państwowego.

2.W przypadku przejęcia części lub całości zadań zlikwidowanej

lub zreorganizowanej jednostki przez inną jednostkę, kierownik zlikwidowanej

lub zreorganizowanej jednostki przekazuje protokolarnie kierownikowi jednostki

przejmującej zadania oraz dokumentację spraw niezakończonych. Jeden egzemplarz

protokołu przechowuje składnica akt.

3. Jednostka, która przejęła dokumentację spraw niezakończonych, dokonuje ich ponownego

zarejestrowania, zgodnie z obowiązującą tę jednostkę procedurą kancelaryjną i jednolitym

rzeczowym wykazem akt.

4. Pozostała dokumentacja jest przekazywana niezwłocznie do składnicy akt, w trybie i na

warunkach o których mowa w instrukcji składnicy akt.

Załącznik nr 1 do instrukcji kancelaryjnej

FORMULARZ SPISU SPRAW

........

.

rok

…………...

(referent)

……………

(symbol

kom. org.)

……………………….…

(oznaczenie teczki)

..............................................................................

.......

(tytuł teczki wg wykazu akt)

Lp. SPRAWA

(krótka treść)

OD (-DO) KOGO

WPŁYNĘŁA DA TA UWAGI

(sposób

załatwienia) znak

pisma z dnia

wszczęcia

sprawy

ostatecznego

załatwienia


OPIS TECZKI AKTOWEJ

....................................................

(jednostka i komórka organizacyjna)

.................................. ...................................

(symbol literowy

(kategoria archiwalna)

komórki organizacyjnej

i symbol klasyfikacyjny

z wykazu akt)

.....................................................................................................................

(tytuł teczki i pełna nazwa hasła klasyfikacyjnego)

Rok założenia teczki ..................

Rok zakończenia teczki ..................

....................................

Numer tomu

Nr

Kolejn

y

Data

otrzymania

koresponde

ncji

Numer-data

Od kogo

wpłynęło

Treść

Otrzymanej

korespondencji

Znak

referenta

otrzymanej

korespondencj

i


DZIENNIK KORESPONDENCJI STR 1


DZIENNIK KORESPONDENCJI STR 2 – C.D.

Data

wysłanej

korespon

dencji

Do kogo

Treść wysyłanej

korespondencji

Numer

korespondencj

i uprzedniej

Numer

odpowiedzi

na

korespon-

dencję

wysyłaną

Numer

aktu

Uwagi

Projekt

INSTRUKCJA

W SPRAWIE ORGANIZACJI

I

ZAKRESU DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT

w Szkole Podstowej nr 5

im. Księcia Mazowieckiego

Siemowita IV w Gostyninie

SPIS TREŚCI:

Rozdział 1. Przepisy ogólne.

Rozdział 2. Organizacja i zadania składnicy akt.

Rozdział 3. Lokal składnicy akt.

Rozdział 4. Przyjmowanie dokumentacji składnicy akt.

Rozdział 5. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji, oraz prowadzenie

jej ewidencji.

Rozdział 6. Prowadzenie skontrum dokumentacji w składnicy akt, oraz porządkowanie

dokumentacji składnicy akt.

Rozdział 7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt.

Rozdział 8. Wycofywanie dokumentacji ze składnicy akt.

Rozdział 9. Brakowanie dokumentacji nie archiwalnej.

Rozdział 10. Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki

organizacyjnej, bądź jednostki.

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt reguluje

postępowanie z dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytwarzania,

postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią

inaczej.

§ 2.

1. Dokumentacja przekazywana i przechowywana w składnicy akt musi być zakwalifikowana do

właściwych kategorii archiwalnych.

2. Podstawą kwalifikacji archiwalnej są wykazy akt obowiązujące w czasie, gdy dokumentacja

powstawała i była gromadzona, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.

3. Dyrektor właściwego archiwum państwowego może dokonać zmiany kategorii archiwalnej

dokumentacji.

Rozdział 2

Organizacja i zadania składnicy akt

§ 3.

Składnica akt jest samodzielnym stanowiskiem pracy, które podlega kierownikowi jednostki.

§ 4.

Do zadań składnicy akt należy:

1. przejmowanie dokumentacji,

2. przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej

ewidencji,

3. przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4. porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie

nieuporządkowanym,

5. udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6. wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy,

7. doradzanie osobom prowadzącym sprawy w zakresie właściwego postępowania

z dokumentacją.

Rozdział 3

Lokal składnicy akt

§ 5.

W lokalu składnicy akt służącym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej,

zapewnione są warunki do ich prawidłowego przechowywania oraz zabezpieczenia

przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, w szczególności lokal ten posiada:

1) odpowiednią wytrzymałość stropów,

2) jest suchy, ma zapewnioną właściwą temperaturę w ciągu roku,

3) posiada możliwość wietrzenia i odpowiedniej wentylacji oraz sprawną instalację

elektryczną,

4) zabezpieczony jest przed włamaniem za pomocą drzwi z zamkiem oraz dodatkowo

w kratę z kłódka,

5) jest zabezpieczony przed pożarem co najmniej przez wyposażenie w gaśnice

odpowiednie do potencjalnego źródła pożaru,

6) zapewnia możliwość stałego dostępu do całości przechowywanej dokumentacji,

bez potrzeby przestawiania części dokumentacji w celu dotarcia do innej,

7) posiada oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania

z przenośnego źródła światła.

§ 6.

1. Lokal składnicy akt nie posiada stałego miejsca do pracy dla pracownika prowadzącego składnicę

akt, sprawami składnicy akt zajmuje się sekretariat Gimnazjum. Lokal umożliwia magazynowanie

składanej dokumentacji oraz korzystanie z niej.

2. W pomieszczeniach składnicy:

1) nie mogą się znajdować przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z

przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentacji,

2) nie mogą się znajdować rury i przewody wodociągowe, kanalizacyjne, gazowe, chyba że

sposób ich zabezpieczenia nie zagraża przechowywanej dokumentacji,

3) należy regularnie sprzątać, tak by chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów

pleśniowych oraz zanieczyszczeniami spowodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7.

Wstęp do pomieszczeń składnicy akt jest możliwy tylko w obecności pracownika

prowadzącego składnicę.

Rozdział 4

Przyjmowanie dokumentacji do składnicy akt

§ 8.

1. Przejęcie dokumentacji przez składnicę akt oznacza uznanie tej dokumentacji za dokumenty

składnicy akt.

2. Osoby prowadzące sprawy przekazują dokumentację do składnicy akt według terminarza

3. ustalonego z pracownikiem prowadzącym składnicę akt.

§ 9.

1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy akt na

podstawie spisu zdawczo – odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:

1) dla całego spisu:

a) nazwę jednostki,

b) imię, nazwisko, stanowisko służbowe i podpis osoby przekazującej

dokumentację,

c) imię, nazwisko i podpis pracownika prowadzącego składnicę akt,

przyjmującego dokumentację,

d) datę przekazania spisu:

2) dla każdej pozycji spisu:

a) liczbę porządkową,

b) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

c) tytuł teczki złożony z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt

i informacji o rodzaju dokumentacji (na przykład pisma, faktury, wnioski,

skargi, nota księgowe, umowy, opinie, notatki) występującej w teczce,

d) rok założenia teczki aktowej,

e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem

założenia teczki aktowej,

f) rok najpóźniejszego pisma w teczce,

g) liczbę tomów jednej teczki aktowej przekazanych w ramach danej pozycji

spisu,

h) oznaczenie kategorii archiwalnej.

i) Sporządza się odrębne spisy dla specyficznych rodzajów dokumentacji (na

przykład

j) technicznej, audiowizualnej, osobowej itp).

k) Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzane są w trzech egzemplarzach przez

osoby prowadzące

l) sprawy.

§ 10.

1. Dokumentacja spraw zakończonych przejmowana do składnicy akt powinna zostać

uporządkowana przez prowadzących sprawy.

2. Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:

1) w odniesieniu do dokumentacji nie archiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym

niż 10 lat:

2) ułożeniu dokumentacji wewnątrz teczek w porządku przewidywalnym

w instrukcji kancelaryjnej, przy czym poszczególne sprawy można rozdzielić

papierowymi okładkami,

3) wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism,

4) odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,

5) usunięciu z dokumentacji części metalowych i plastikowych (między innymi

spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek),

6) umieszczeniu dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej

(w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości nieprzekraczającej

5 cm, a tych w radzie potrzeby - w pudłach, przy czym jeżeli grubość teczki

przekracza 5 cm należy teczkę podzielić na tomy, chyba że jest to niemożliwe

z przyczyn fizycznych,

7) opisaniu teczek aktowych, zgodnie z wytycznymi instrukcji kancelaryjnej,

8) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt, w odniesieniu

do pozostałej dokumentacji nie archiwalnej:

a) odłożeniu teczek aktowych spisów spraw,

b) umieszczeniu dokumentacji w teczkach aktowych wiązanych o grubości

nieprzekraczającej 5 cm, a tych w razie potrzeby – w pudłach, lub

umieszczenie dokumentacji bezpośrednio w paczkach lub pudłach, przy czym

gdy grubość teczki przekracza 5 cm, należy teczkę podzielić na tomy, chyba

że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych,

c) opisaniu teczek aktowych, zgodnie z wytycznymi instrukcji kancelaryjnej,

d) ułożeniu teczek aktowych w kolejności wynikającej z wykazu akt.

§ 11.

1. Pracownik przyjmujący dokumentację do składnicy akt może odmówić przyjęcia dokumentacji

jeżeli:

1) dokumentacja nie została uporządkowana w sposób określony w § 10,

2) spisy zdawczo – odbiorcze zawierają braki lub błędy,

3) dokumentacja nie odpowiada spisom zdawczo – odbiorczym.

2. O odmowie przyjęcia dokumentacji pracownik przyjmujący dokumentację od składnicy

akt powiadamia kierownika jednostki.

Rozdział 5

Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji

oraz prowadzenie jej ewidencji

§ 12

1. Po przyjęciu dokumentacji w postaci nie elektronicznej, pracownik przyjmujący

dokumentację do składnicy akt kolejno:

1) przekazuje osobie zdającej dokumentację, podpisany przez siebie pierwszy

egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego,

2) pozostawia w składnicy podpisany przez siebie drugi egzemplarz spisu zdawczo –

odbiorczego, rejestrując go w rejestrze spisów zdawczo – odbiorczych, zawierającym

następujące dane:

a) liczbę porządkową, stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo – odbiorczego,

b) datę przejęcia dokumentacji przez składnicę akt,

c) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby przekazującej dokumentację,

d) liczbę pozycji w spisie,

e) liczbę teczek lub tomów teczek w spisie,

3) nanosi w prawym górnym rogu spisu zdawczo – odbiorczego numer tego spisu

wynikający z wykazu spisów,

4) nanosi w lewym górnym rogu każdej teczki aktowej sygnaturę archiwalną, czyli

numer spisu zdawczo – odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki

w spisie, przy czym gdy teczka dzieli się na tomy, to nanosi identyczną sygnaturę

archiwalną na każdy tok teczki, a jeżeli teczki włożono do pudła, to na pudło nanosi

skrajne sygnatury teczek aktowych umieszczonych w pudle,

5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo – odbiorczego przyporządkowuje

informację o aktualnym miejscu przechowywania przekazanej dokumentacji

w składnicy akt,

6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo – odbiorczego do odpowiednich zbiorów,

o których mowa w § 13.

2. Trzeci egzemplarz spisu zdawczo – odbiorczego pozostaje w dyspozycji kierownika jednostki.

§ 13.

Dokumentację układa się w składnicy akt w sposób zapewniający jej ochronę przed

uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, pozwalając na efektywne wykorzystanie miejsca

w składnicy.

§ 14.

Dokumentacja w postaci nie elektronicznej, zgromadzona w składnicy akt, jest poddawana

okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymian zużytych i zniszczonych teczek

czy pudeł na nowe.

§ 15.

W przypadku stwierdzenia utraty dokumentacji przechowywanej w składnicy akt, włamania

do pomieszczeń magazynowych, ich zalania lub zniszczenia w inny sposób kierownik jednostki

powiadamia także właściwe archiwum państwowe.

Rozdział 6

Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w składnicy akt oraz porządkowanie

dokumentacji w składnicy

§ 16.

Skontrum dokumentacji polega na:

1) porównaniu zapisów w środkach ewidencyjnych ze stanem faktycznym dokumentacji

w składnicy akt,

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami w środkach ewidencyjnych a

stanem faktycznym dokumentacji oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 17.

1. Skontrum przeprowadza, na polecenie kierownika jednostki lub na wniosek dyrektora właściwego

archiwum państwowego, komisja skontrowań, składająca się co najmniej z dwóch członków.

2. Liczbę członków komisji skontrowej oraz jej skład osobowy ustala kierownik jednostki.

3. Z przeprowadzonego skontrum komisja skontrowań sporządza protokół, powinien zawierać co

najmniej:

1) spis nieodnalezionej dokumentacji i wnioski w tej sprawie;

2) spisy dokumentacji, która nie była ujęta w środkach ewidencyjnych, a była

przechowywana w składnicy akt;

3) podpisy członków komisji.

Rozdział 7

Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt

§ 18.

1. Dokumentację udostępnia się na miejscu składnicy akt, przez jej wypożyczenie bądź w postaci kopii.

2. Wypożyczając dokumentację, można wykonać jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy akt

do czasu zwrotu oryginałów dokumentacji.

§ 19.

Nie wolno wypożyczać poza składnicę akt dokumentacji o znacznym stopniu uszkodzenia,

oraz środków ewidencyjnych składnicy akt.

§ 20.

1. Udostępnienie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt możliwe jest na podstawie wniosku

zawierającego co najmniej:

1) datę,

2) imię, nazwisko i stanowisko służbowe wnioskującego,

3) wskazanie dokumentacji, będącej przedmiotem wnioskowania z podaniem lat

skrajnych określających lata kalendarzowe rozpoczęcia i zakończenia spraw,

4) informację o sposobie udostępnienia,

5) podpis osoby, która wnosi o udostępnienie,

6) w przypadku osób spoza jednostki:

a) cel udostępnienia,

b) uzasadnienie.

2. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom jednostki jest wymagana zgoda kierownika

jednostki.

3. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza jednostki jest wymagane zwolnienie

kierownika jednostki przez niego upoważnionej.

§ 21.

1. Korzystający z dokumentacji ponosi pełną odpowiedzialność za stan udostępnianej dokumentacji.

2. Niedopuszczalne jest:

1) udostępnianie pojedynczych przesyłek i pism, będących integralną częścią

dokumentacji,

2) przekazywanie dokumentacji innym osobom lub jednostkom organizacyjnym,

bez pisemnej zgody kierownika jednostki,

3) nanoszenie na dokumentacji adnotacji i uwag.

§ 22.

1. Pracownik prowadzący składnicę akt sprawdza stan udostępnianej dokumentacji przed jej

udostępnieniem oraz po jej zwrocie.

2. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanej dokumentacji lub stwierdzenia zgubienia

wypożyczonej dokumentacji, pracownik prowadzący składnię akt sporządza protokół, w którym

zamieszcza co najmniej następujące informacje:

1) datę sporządzenia,

2) imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zgubiła dokumentację,

3) opis przedmiotu uszkodzenia lub zgubienia.

3. Na podstawie protokołu, o którym mowa w ust. 2, kierownik jednostki zarządza postępowanie

wyjaśniające.

§ 23.

Pracownik przyjmujący dokumentację do składnicy akt odnotowuje w rejestrze każde

udostępnienie dokumentacji z podaniem daty udostępnienia, a w przypadku jej wypożyczenia

poza składnicę akt także daty zwrotu do składnicy.

Rozdział 8

Wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt

§ 24.

W przypadku wznowienia sprawy, której dokumentacja została już przekazana

do składnicy akt, pracownik prowadzący składnicę akt na wniosek osoby prowadzącej sprawę

wycofuje ją ze składnicy akt i przekazuje osobie prowadzącej sprawę.

§ 25.

1. Wycofanie dokumentacji ze składnicy akt polega na:

1) przyporządkowaniu informacji do pozycji spisu zdawczo – odbiorczego, w której

ujęta jest wycofana dokumentacja, o dacie i numerze protokołu wycofania,

2) sporządzeniu protokołu z wycofania dokumentacji z ewidencji składnicy,

zawierającego co najmniej:

a) datę wycofania,

b) numer protokołu,

c) imię, nazwisko i stanowisko służbowe osoby, do której dokumentację

wycofano,

d) tytuł teczki aktowej lub tytuł sprawy,

e) sygnaturę archiwalną teczki aktowej.

2. W trakcie przekazywania wycofywanej dokumentacji ze składnicy akt, protokół wycofania

podpisuje pracownik prowadzący składnicę akt i osoba wnioskująca.

Rozdział 9

Brakowanie dokumentacji nie archiwalnej

§ 26.

1. Brakowanie dokumentacji nie archiwalnej inicjuje pracownik prowadzący składnicę akt przez

regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania.

2. W wyniku typowania, o którym mowa w ust. 1, pracownik prowadzący składnicę akt tworzy

spis tej dokumentacji.

3. Spis podlega zaopiniowaniu przez osoby właściwe merytorycznie, których dokumentacja

została wytypowana do brakowania.

4. W wyniku czynności, o której mowa w ust. 3, kierownicy komórek organizacyjnych mogą

wydłużyć czas przechowywania dokumentacji nie archiwalnej, przy czym podlega

to zatwierdzeniu przez kierownika jednostki.

§ 27.

Do procedury brakowania dokumentacji nie archiwalnej stosuje się odpowiednio przepisy

wydane na podstawie art. 5 ust. 2 i 2b ustawy.

§ 28

Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji nie archiwalnej właściwe archiwum

państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne,

pracownik prowadzący składnice akt zobowiązany jest:

1) do jej uporządkowania,

2) do sporządzenia nowego spisu zdawczo – odbiorczego.

Rozdział 10

Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki

organizacyjnej bądź jednostki

§ 29

W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej dokumentację spraw

zakończonych, uporządkowaną zgodnie z postanowieniami instrukcji, należy przekazać

do składnicy.

§ 30.

Dokumentację spraw nie zakończonych należy przekazać na podstawie spisów zdawczo -

odbiorczych komórce organizacyjnej, która przejęła zadania zreorganizowanej lub

zlikwidowanej komórki. Kopię spisu należy przekazać do składnicy akt.

§ 31.

W przypadku likwidacji jednostki organizacyjnej całą dokumentację ze składnicy akt przejmuje

instytucja nadrzędna.

Zał. nr 1 do instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

.......................................................................... Spis zdawczo – odbiorczy akt Nr ............

(nazwa jednostki i komórki organizacyjnej)

Lp.

Znak

teczk

i

Tytuł teczki lub tomu

Daty

skrajne

od..........

do..........

Kat.

akt

Liczba

teczek

Miejsce

przechowyw

ania akt w

składnicy

Data możliwego

brakowania

1 2 3 4 5 6 7 8

Przekazujący akta Kierownik komórki org.

Przyjmujący akta

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i

nazwisko

…………………… ………………………..

…………………….

(podpis) (podpis)

(podpis)

Zał. nr 2 do instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

WYKAZ SPISÓW ZDAWCZO – ODBIORCZYCH

Przekazujący akta Kierownik komórki org.

Przyjmujący akta

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i

nazwisko

…………………… ………………………..

…………………….

(podpis) (podpis)

(podpis)

Nr

Data

przyjęcia

akt Nazwa komórki przekazującej

Liczba

Uwagi poz. spisu teczek

1 2 3 4 5 6

KARTA UDOSTĘPNIENIA AKT Nr ..................**)

…………………………………..

....................……

(pieczątka komórki

organizacyjnej

…..............……

………

(data)

…………………………........

..........…...……

(imię i nazwisko oraz

stanowisko służbowe osoby

wnioskującej)

…………………

(data zwrotu akt)

Proszę o udostępnienie ) /wypożyczenie

*) akt powstałych w komórce organizacyjnej

.......................................................................................................................................................

z lat ............................... o znakach ................................... i upoważniam do ich wykorzystania

*) /odbioru

*) ……....................................................

(imię i nazwisko)

...................................................

(podpis osoby

wnioskującej)

Zezwalam na udostępnienie*)

- wypożyczenie*)

wymienionych wyżej akt

........................................................

(podpis dyrektora lub

osoby upoważnionej)

*) zbędne skreślić

**) wypełnia pracownik prowadzący

Zał. nr 3 do instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt

POTWIERDZENIE ODBIORU

Potwierdzam odbiór wymienionych

akt – tomów ...................................... kart .......................

Data ................ / ............. 20 .......... r. Podpis .....................................

ADNOTACJE O ZWROCIE AKT

...........................................................................................................................................................

...........................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................

Akta zwrócono do składnicy ................................................... 200 ....... r.

(dzień, miesiąc)

.................................... ....................................

(podpis oddającego) (podpis

odbierającego


.......................................................

(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)

PROTOKÓŁ OCENY

dokumentacji nie archiwalnej

Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służb. członków komisji)

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

...........................................................................................................................................

dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie

dokumentacji nie archiwalnej w ilości .................... mb*)

i stwierdziła, że stanowi ona

dokumentację nie archiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej,

oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone

w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.

Przewodniczący komisji ...............................................

Członkowie komisji ..............................................

(podpisy)

..............................................

..............................................

................................................ ..............................................

(miejscowość, data)

Zał.

..............sztuk kart spisu

.............. sztuk pozycji spisu

*) metry bieżące akt w rozumieniu Polskiego Słownictwa Archiwalnego


.......................................................

(nazwa jednostki organizacyjnej)

SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ

NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE

Lp.

Nr i Lp.

spisu

zdawczo -

odbiorczego

Symbol

z

wykazu

akt

Tytuł teczki

Daty

skrajne od

...........

do ...........

Liczba

tomów Uwagi

1 2 3 4 5 6 7

instrukcja kancelaryjna -...

Documents