instrukcja kancelaryjna - dobrepraktyki.powiat … · wybór systemu zarządzenie nr /11...

91
Monika Kondratowicz INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Upload: lyphuc

Post on 01-Mar-2019

217 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Monika Kondratowicz

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Co trzeba zrobić na początek

wybór podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw i ewentualnie

wskazanie wyjątków od niego przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć: tj.

tradycyjny czy EZD

wyznaczenie imienne koordynatora czynności kancelaryjnych, (musi być nim archiwista)

ustalenie listy rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny

ustalenie listy rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych,

określenie maksymalnej wielkości przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych,

którą włącza się bezpośrednio do EZD.

Zalecam wprowadzenie zarządzeniem wewnętrznym szczegółowych procedur (jakie elementy

powinno zawierać pismo, wzory pieczęci, wzory opisu teczki, wzory spisów spraw, zasady

przyjmowania wpływów i wysyłek przez kancelarię ogólną, ewentualne narzędzie informatyczne

do wspomagania systemu tradycyjnego, itp., jak stwierdzać zgodność z oryginałem)

Powołanie koordynatora

Zarządzenie Nr /11

Prezydenta/burmistrza/wójta

z dnia ….. stycznia 2011 r.

w sprawie powołania koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie ,……………………

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558,

Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i Nr 167,

poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i Nr 173, poz.

1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230 i Nr 106,

poz. 675) w związku z § 2 ust. 2 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w

sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14,

poz. 67) zarządzam, co następuje.

§ 1

W celu sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do

załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw powołuję koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie ………………………….

Pana ………

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.

Wybór systemu

Zarządzenie Nr /11

Prezydenta/burmistrza/prezydenta

z dnia …. stycznia 2011 r.

w sprawie wskazania sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w celu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie ……..

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz.

558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203 i

Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441 i Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128 i Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974 i

Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111 i Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420 i Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40,

poz. 230 i Nr 106, poz. 675) w związku z § 1 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18

stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów

zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) zarządzam, co następuje.

§ 1

Podstawowym sposobem wykonywania czynności kancelaryjnych celem dokumentowania przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie …….. jest system

tradycyjny.

§ 2

System tradycyjny czynności kancelaryjnych jest systemem polegającym na dokumentowaniu przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia

dokumentacji w postaci nieelektronicznej (papierowej) z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w

tej postaci.

§ 3

Wykonanie zarządzenia powierzam Zastępcom Prezydenta Miasta, Sekretarzowi Miasta, Skarbnikowi Miasta oraz kierownikom jednostek organizacyjnych

Urzędu.

§ 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Spis spraw

rok……….………….

(oznaczenie komórki

organizacyjnej)

……………………..………….

(symbol klasyfikacyjny z wykazu

akt)

………….…………………………….

(hasło klasyfikacyjne wykazu akt)

L.p. Tytuł

(zwięzła treść sprawy)

Od kogo wpłynęła dataUwagi

(oznaczenie

prowadzącego

sprawę oraz

ewentualna inf.

o sposobie

załatwienia sprawy)

znak pisma z dnia wszczęcia

sprawy

Ostatecznego

załatwienia

1. Skarga na zachowanie

pracownika rachunkowości

Kowalski Jan 07.05.2010 02.06.2010r. JK

Udzielono

odpowiedzi

Skarga

bezzasadna

05.05.2010 r.

Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać następujące elementy

nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

znak sprawy,

powołanie się na znak sprawy i datę pisma, którego odpowiedźdotyczy,

datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

określenie odbiorcy wraz z adresem,

treść pisma,

podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

liczbę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości

Do przekazywania dyspozycji można stosować symbole komórek organizacyjnych i następujące skróty dyspozycyjne:

p. m. – proszę mówić przed przystąpieniem

do załatwienia sprawy,

p. r. – proszę przedstawić projekt załatwienia

sprawy,

m. a. – moja aprobata,

m. p. – mój podpis,

a/a – do akt sprawy

Koperty do nadesłanych pism należy dołączyć w przypadkach gdy są to przesyłki:

wartościowych,

poleconych,

dla których istotna jest data nadania (stempla

pocztowego) np.: skargi, odwołania itp..,

w których brak nadawcy lub daty pisma

mylnie skierowanych,

załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich

zawartością

Wybór systemu

Czynności kancelaryjne są wykonywane

w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

Kierownik podmiotu wskazuje, który

z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych,

jest podstawowym sposobem dokumentowania

przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla

danego podmiotu

Wyjątki

Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

wskazuje się, jeżeli:

1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych

rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu

wyborem systemu;

2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo

realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa

realizowana jest tylko przez ten podmiot,

b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie

realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów

uczestniczących w realizacji usługi – w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka

podmiotów;

3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie

podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności

kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika

podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania

czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru

klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego

zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu

wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych –

pracownik archiwum.

Najważniejsze definicje

akta sprawy – całą dokumentację, w szczególności

tekstową, fotograficzną, rysunkową, dźwiękową, filmową,

multimedialną, zawierającą informacje, potrzebne przy

rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą

sposób jej załatwiania;

Najważniejsze definicje

komórka organizacyjna – wydzielona organizacyjnieczęść podmiotu, na przykład: wydział, dział, oddział,biuro, referat, samodzielne stanowisko pracy;

metadane – zestaw usystematyzowanych informacji,logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub innądokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę,zrozumienie i długotrwałe przechowanie orazzarządzanie;

Najważniejsze definicje

pismo – wyrażoną tekstem informację, stanowiącąodrębną całość znaczeniową,

niezależnie od sposobu jej utrwalenia;

prowadzący sprawę – osobę załatwiającą merytoryczniedaną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidzianeczynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowaniesprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie,dbanie o terminowość załatwienia sprawyi kompletowanie akt sprawy

Najważniejsze definicje

przesyłka – dokumentację otrzymaną lub wysyłaną przezpodmiot, w szczególności za pomocą listu, paczki,telefaksu, środków komunikacji elektronicznej, w tymdokumenty elektroniczne przesyłane za pośrednictwemelektronicznej skrzynki podawczej, określonej w art. 3 pkt17 ustawy o informatyzacji działalności podmiotówrealizujących zadania publiczne

elektroniczna skrzynka podawcza - dostępnypublicznie środek komunikacji elektronicznej służący doprzekazywania dokumentu elektronicznego do podmiotupublicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnegosystemu teleinformatycznego

Najważniejsze definicje

sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, nie tylko z zakresu

postępowania administracyjnego, wymagające

rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub

przyjęcia do wiadomości

Najważniejsze definicje

dekretacja – adnotację umieszczaną na piśmie lub doniego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lubkomórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwieniasprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminui sposobu załatwienia sprawy

dekretacja zastępcza – adnotacja umieszczana napiśmie, odzwierciedlająca treść dekretacji dołączonej dopisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznymsłużącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacjiw systemie tradycyjnym i potwierdzona podpisemodręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji napismo;

Najważniejsze definicje

komórka merytoryczna – komórkę organizacyjnązakładającą sprawę, odpowiedzialną za jej prowadzenieoraz załatwienie

pieczęć wpływu – odcisk pieczęci lub nadrukumieszczany na przesyłkach wpływających na nośnikupapierowym, zawierający co najmniej nazwę podmiotu,nazwę punktu kancelaryjnego, datę wpływu, a takżemiejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłekwpływających i ewentualnie informację o liczbiezałączników

Najważniejsze definicje

rejestr – narzędzie służące do rejestrowaniapojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lubrodzaju, które w systemie tradycyjnym może byćprowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a wsystemie EZD jako odrębny dokument elektroniczny lubautomatycznie generowany raport

Najważniejsze definicje

system tradycyjny – system wykonywania czynności

kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania

spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci

nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi

informatycznych do wspomagania procesu obiegu

dokumentacji w tej postaci.

Najważniejsze definicje

Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera

informacje umożliwiając odnalezienie odpowiadającej jej

dokumentacji w postaci elektronicznej, jeżeli taka istnieje

w podmiocie

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę

oznaczania, rejestracji i łączenia dokumentacji w akta

spraw oraz do grupowania dokumentacji nietworzącej akt

spraw

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Jeżeli w działalności podmiotu pojawią się nowe zadania,klasy w wykazie akt odpowiadające tym zadaniomwprowadza się przed pojawieniem się dokumentacjizwiązanej z realizacją tych zadań

Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lubdodaniu nowych klas dokonuje, w drodze zarządzenia,kierownik podmiotu w porozumieniu z dyrektoremwłaściwego miejscowo archiwum państwowego – takizapis był … niestety został wyeliminowany i wrozporządzeniu się nie pojawił

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Na opis klasy w wykazie akt składają się:

1) symbol klasyfikacyjny;

2) hasło klasyfikacyjne, czyli sformułowanie nazwyzagadnienia;

3) w przypadku klas końcowych – kategoria archiwalna,

Jednolity rzeczowy wykaz akt - opis teczki

Na opis klasy może składać się, w razie potrzeby,uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego przezwyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzajudokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowychmetod liczenia okresów przechowywania lub określeniakryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.

Sprawy niezakończone

Z dokumentacją spraw niezakończonych, wytworzoną i zgromadzonąw podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, postępuje sięnastępująco:

1) sprawę załatwia się bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy aż dozakończenia sprawy,

albo

2) zakłada się nową sprawę

Wyboru dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazującniezwłocznie informację do archiwum zakładowego.

Jeżeli kategoria archiwalna określona w wykazie akt stanowiącym załącznik do

rozporządzenia różni się od kategorii archiwalnej określonej dla dokumentacjiwytworzonej

i zgromadzonej w podmiotach przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, tostosuje się kategorię archiwalną o wartości wyższej.

Znak sprawy

OrN-I.123.77.2011

Komórka

organizacyjna

symbol

klasyfikacyjny

z wykazu

akt

numer

sprawy

rok w którym

sprawa

się rozpoczęła

Podteczka

OrN-I.123.77.3.2011

Komórka

organizacyjna

symbol

klasyfikacyjny

z wykazu

akt

numer

sprawy

w podteczce

rok w którym

sprawa

się rozpoczęła

numer sprawy

będącej

podteczką

Znak sprawy z inicjałami prowadzącego sprawę

ABC.123.78.2011.JK2

JK2 oznacza symbol prowadzącego sprawę

JK – inicjały osoby prowadzącej sprawę

2 – osoba nr 2 z takim samym inicjałem

w tej samej komórce organizacyjnej

Znak sprawy

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazanabezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej - prowadzący sprawędołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znaksprawy

2) rozpoczyna nową sprawę - prowadzący sprawę traktujeprzesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisującodpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na niąznak sprawy.

Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jegopierwszej stronie.

Co nie podlega rejestracji ?

1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią częściakt sprawy;

2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze,ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

4) dokumentacja finansowo-księgowa (na przykład rachunki, faktury, innedokumenty księgowe);

5) listy obecności;

6) karty urlopowe;

7) dokumentacja magazynowa;

8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego;

9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowaniaokreślonych, wyspecjalizowanych zadań (na przykład dane w systemieudostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłaneza pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzącerejestr);

10) rejestry i ewidencje (na przykład środków trwałych, wypożyczeń sprzętu,materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych).

Tworzenie akt sprawy

W przypadku gdy akta spraw tworzone są w systemie

tradycyjnym, komórka merytoryczna, współpracująca

przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami

organizacyjnymi, informuje te komórki o znaku

prowadzonej przez siebie sprawy

Tworzenie akt sprawy

Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikająceze współpracy między komórkami organizacyjnymi, komórkiinne niż merytoryczne przekazują do akt sprawy komórkimerytorycznej, używając znaku sprawy nadanego przezkomórkę merytoryczną.

W tych sprawach dopuszcza się odrębne zakładanie spraw wkomórce innej niż merytoryczna.

Jeżeli dokumentacja, została oznaczona znakiem sprawy wkomórce organizacyjnej innej niż merytoryczna, to należyzakwalifikować ją do dokumentacji kategorii Bc. - zmianykwalifikacji dokumentacji może dokonać dyrektorwłaściwego miejscowo archiwum państwowego.

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej,

w szczególności :

1) spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

2) dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postacipapierowej;

3) całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkachaktowych.

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

1) prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzącychoraz spisów spraw;

2) prowadzenia innych rejestrów i ewidencji;

3) udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

4) przesyłania przesyłek;

5) dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie wformie dekretacji zastępczej na dokument w postacinieelektronicznej

Przesyłki wpływające

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego

przesyłkę, potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestracja wpływu

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje napodstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy istniejemożliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadkugdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym, punktkancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszejstronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarciakoperty, na kopercie.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził,że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją dopunktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrzeprzesyłek wpływających.

Otwieranie kopert

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłekwpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Proponuję :

adresowane imiennie, które przekazuje się adresatom,z wyłączeniem przesyłek adresowanych na Prezydenta Miasta,Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza i Skarbnika Miasta oile nie zadecydują inaczej,

wartościowe, które przekazuje się właściwej osobie lubkomórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenieadresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki,

przesyłki sądowe adresowane imiennie do osóbzatrudnionych w Urzędzie.

W rejestrze przesyłek wpływających (elektronicznym i papierowym) powinno się umieścić :

1) liczby porządkowej;

2) daty wpływu przesyłki do podmiotu;

3) tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

4) nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy

jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5) daty widniejącej na przesyłce;

6) znaku występującego na przesyłce;

7) wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności może to być

osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43,

dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

8) liczby załączników, jeśli zostały dołączone do przesyłki;

9) dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne

Rejestr przesyłek wpływającychprowadzony w postaci elektronicznej umożliwia :

1) sortowanie listy przesyłek według informacji zawartych

w rejestrze,

2) wydrukowanie listy przesyłek zawierającej wszystkie

lub wybrane informacje oraz na każdej stronie, datę

wykonania wydruku;

3) zapisanie całości lub części rejestru w formacie danych

umożliwiającym późniejsze wyodrębnienie

poszczególnych informacji z rejestru

Przesyłki na nośniku papierowympunkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma – w przypadku gdy

istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się

z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma –

w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty

Przesyłki nadesłane pocztą elektroniczną

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną,dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celuoddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliweoprogramowanie i wiadomości stanowiącychkorespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywaniewstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierającychzłośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowaniawykonującego te funkcje automatycznie.

Przesyłki nadesłane pocztą elektroniczną

Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną wBiuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem -rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stroniewydruku

2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania sprawprzez podmiot - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu napierwszej stronie wydruku

b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot - drukuje się iwłącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy

c) pozostałe - nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemieteleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzajuprzesyłek;

2) pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

Przesyłek, tych nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym sąone przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej wedługdaty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

Przesyłki, rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływuna pierwszej stronie wydruku

UPO urzędowe poświadczenie odbioru

Przesyłki na informatycznym nośniku danych

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli sięna:

1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;

2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośnikupapierowym.

Przesyłki, rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęćwpływu na pierwszej stronie wydruku.

Pisma w postaci papierowej, rejestruje się odnotowując wrejestrze przesyłek wpływających informację o załącznikuzapisanym na informatycznym nośniku danych.

Przesyłka na nośniku elektronicznym

1.Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłkiw postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentuelektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo,oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (naprzykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagającywydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmioturządzenia), należy:

1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lubpismo bez załączników), a jeśli jest to także niemożliwe, sporządzić iwydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływuna pierwszej stronie wydruku;

2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, ażdo momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składuinformatycznych nośników danych

Podpis elektroniczny

Jeśli przesyłka w postaci elektronicznej lub załącznik do niejzawiera podpis elektroniczny identyfikujący jego posiadacza wsposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r.o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadaniapubliczne, na wydruku opatrzonym pieczęcią wpływunanosi się informację o ważności podpisu elektronicznegoi integralności podpisanego dokumentu oraz dacie tejweryfikacji (na przykład „podpis elektronicznyzweryfikowany w dniu….[data]; wynik weryfikacji: ważny/nieważny/brak możliwości weryfikacji), a także czytelnypodpis sporządzającego wydruk.

Na wydruk UPO nanosi się tylko czytelny podpissporządzającego wydruk oraz datę wykonania wydruku.

Dekretacja

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na

odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji

bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem

dekretującego.

Dekretacja

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przezosobę, do której je skierowano do dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkęorganizacyjną mogą być przyjęte do załatwieniabezpośrednio przez kierownika komórki lub ponowniedekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę.

Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycjizwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lubwydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminuzałatwienia sprawy.

W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonujedekretujący

Dekretacja

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadańróżnych komórek organizacyjnych lub prowadzącychsprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjnąlub prowadzącego sprawę, do którego należy ostatecznezałatwienie sprawy.

Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawęstanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórkimerytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnychspraw

Teczka aktowa

Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkęaktową do przechowywania w niej spraw ostateczniezałatwionych zakłada się dla klasy końcowejw wykazie akt

Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisyspraw i nowe teczki.

Teczka aktowa

Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby sprawzałożonych w ciągu roku dla danej klasy końcowejw wykazie akt prowadzenie teczek aktowych zespisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok.

W takim przypadku zakłada się dla każdego rokuodrębny spis spraw.

Teczka aktowa

Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla

podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje

się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale

zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki

aktowej.

W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu

lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych

spisów spraw

Teczka aktowa

W przypadkach określonych odrębnymi przepisami

zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta

spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw

(na przykład akta osobowe).

Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla akt

jednej sprawy.

Załatwienie sprawy

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącegosprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawiekolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treściprzesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę, po włączeniupisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw datę ostatecznegozałatwienia sprawy.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącegosprawę nie kończy sprawy, prowadzący sprawę załatwia ją wodpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

Przy sporządzaniu projektu pisma należy wykorzystywać wzory iformularze przewidziane odrębnymi przepisami

Załatwianie sprawy

Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia sięw latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku.Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.

Zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniemnowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawaostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku,gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonychprzejmuje nowa komórka organizacyjna.

W ww. sytuacji, sprawę wpisuje się w nowym spisie spraw,zaznaczając ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formiewzmianki: „przeniesiono do znaku sprawy ........” i przenosisię akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonując zmianw znaku sprawy przyporządkowanym wcześniej aktom sprawy

Załatwianie sprawy

Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, a nie wynikato z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzącysprawę:

1) sporządza notatkę opisującą sposób załatwieniasprawy;

2) umieszcza przesyłkę wraz z notatką w aktach sprawy;

3) wpisuje do spisu spraw datę ostatecznego załatwieniasprawy

Załatwianie sprawy

W trakcie załatwiania sprawy dołącza się do akt sprawy w szczególności:

1) przesyłki zarejestrowane w rejestrach przesyłek wpływających iwychodzących;

2) notatki służbowe z rozmów przeprowadzonych z interesantami lub zczynności dokonanych poza siedzibą podmiotu, jeśli nie jest dla nichprzewidziana forma protokołu;

3) pisma przesłane za pomocą telefaksu;

4) wydruki treści naturalnych dokumentów elektronicznych,

5) projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierowników komórekorganizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tychkierowników odnoszące się do projektów pism, jeżeli mają znaczenie wzałatwianej sprawie.

Akceptacja

Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejnenieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pismaprzez osobę upoważnioną do jego podpisania.

Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

1) w postaci papierowej albo

2) w postaci elektronicznej.

Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopniaakceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

Na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręcznypodpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptującypodpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi dowłączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

Akceptacja

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymagapoprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawęwskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośredniona projekcie pisma;

2) ustnie,

W przypadku gdy projekt pisma przedstawiony jest doakceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osobana jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnychpoprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma

Wysyłka

Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środkówkomunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisuwyłącznie w postaci elektronicznej.

W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postacielektronicznej podpisujący:

1) podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2) podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postacielektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do aktsprawy).

Wysyłka

Pisma na nośniku papierowym są wysyłane przez punktkancelaryjny.

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznejmogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniupodpisem elektronicznym.

Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do aktsprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki(na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenieelektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłaniaprzesyłki lub jej osobistego doręczenia.

Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisanyegzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączeniado akt sprawy.

Archiwizacja

Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnychprzez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia rokunastępującego po roku zakończenia spraw, których aktaznajdują się w teczce.

Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się doarchiwum zakładowego, w trybie i na warunkach, określonychw instrukcji archiwalnej.

Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącejpracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, wyłączniena zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego

Archiwizacja

Wewnątrz teczki aktowej akta spraw zakończonych powinnybyć ułożone w kolejności spisu spraw, począwszy od numeru1 na górze teczki, a w obrębie spraw - chronologicznie.

W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ichmiejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znaksprawy, jej przedmiot, nazwę komórki organizacyjnej lubnazwisko pracownika wypożyczającego akta, lub nazwę i adresjednostki organizacyjnej, do której akta sprawy wysłano, oraztermin zwrotu. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanychakt sprawy

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją -EZD

system EZD – system teleinformatyczny do

elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający

wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych,

dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz

gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

EZD

W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie

wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

1) prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisy spraw;

2) wykonywania dekretacji;

3) wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów

elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeśli odrębne przepisy

określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach

o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma.

4) prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych

rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w

dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach

teleinformatycznych innych niż EZD;

5) gromadzenia w przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich

dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania

przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw

Użytkownicy EZD

Użytkownikami systemu EZD mogą być wyłącznie osoby

upoważnione do przetwarzania danych osobowych.

Użytkownicy systemu EZD mają dostęp do danych

osobowych tylko w zakresie

niezbędnym do wykonywanych obowiązków służbowych

Akceptacje i dekretacje

Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD

potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób

polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych

identyfikujących :

imię,

nazwisko i

stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD

do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem

daty wykonywania tej czynności

– z wyjątkiem akceptacji i dekretacji wykonywanych na podstawie

ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne

Rejestracja przesyłek wpływających

1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do

każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania

sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym

zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru

przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

7. Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do

instrukcji kancelaryjnej

Rejestracja przesyłek wpływających

Rejestracja przesyłek odbywa się na tych

samych zasadach jak w systemie

tradycyjnym (przesyłki uszkodzone, pomyłka

danych na kopercie i piśmie itp.)

„Pieczęć wpływu” - identyfikator

Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym

umieszcza na przesyłce identyfikator, w przypadku gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty – na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty – na kopercie.

Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez

potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do

odczytywania maszynowego.

Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie

cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem

przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

Odwzorowanie cyfrowe

W ww. wymienionych przypadkach wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej

strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości

(rozmiarze) przesyłki.

Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek,

dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla

parametrów,

Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki

z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu

przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych

odwzorowań cyfrowych.

Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z

treścią, bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

Minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej

Rozdział przesyłek

Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru

przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób.

Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i

kompetencji w podmiocie.

Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w

ramach systemu EZD.

W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie

przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do

systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne

odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, następuje wyłącznie w

systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się

bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

Rozdział przesyłek

W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania

cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu

EZD, dokonywanie rozdziału, jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD – przekazanie

w tej sytuacji przesyłek, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są

przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników

danych.

Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, jest realizowane w sposób przyjęty w danym

podmiocie.

Skład chronologiczny

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku

składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą

organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego lub ze składu

informatycznych nośników danych należy to udokumentować przez:

1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy, jej tytuł, nazwę komórki

organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i

adres jednostki organizacyjnej, do której dokumentację wysłano oraz termin zwrotu, albo

2) odnotowanie informacji, w systemie EZD, jeśli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu

dokumentacji z odpowiadającymi jej aktami sprawy i możliwość wykonania kopii

wyjmowanej dokumentacji

Skład chronologiczny

Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie

wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się

w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych

przesyłek.

Przesyłki na informatycznych nośnikach danych przechowuje

się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od

pozostałych przesyłek.

Dekretacja

Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę

właściwą do ich dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną

mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki

organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania

prowadzącego sprawę.

Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika

dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w

pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

Rejestracja sprawy

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze

dekretacji przesyłka:

1) dotyczy sprawy już wszczętej - przesyłkę dołącza do akt sprawy, w przypadku;

2) rozpoczyna nową sprawę - na podstawie przesyłki rejestruje nową sprawę,

wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD

wykazu akt.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę

kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub

sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści

dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy

sprawę w systemie EZD.

Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie

do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

Rejestracja sprawy – spis spraw

System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu

spraw zawierającego:

1) dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej:

a) oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy

przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt,

b) datę utworzenia raportu,

c) oznaczenie komórki organizacyjnej,

d) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e) hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

Rejestracja sprawy – spis spraw

2) dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a) liczbę porządkową,

b) kolejny numer sprawy,

c) tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

d) nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa

własna,

e) znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeśli nie jest to sprawa

własna,

f) datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeśli nie jest to

sprawa własna,

g) datę wszczęcia sprawy,

h) datę ostatecznego załatwienia sprawy,

i) imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę,

j) uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne.

Akceptacja - EZD

Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do

podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego

zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

Jeśli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu

sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

1) nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma

lub dołączając je do projektu;

2) ustnie;

3) z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu

EZD.

Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną

przez siebie wersję pisma.

Akceptacja - EZD

W przypadku ostatecznej akceptacji pisma

przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej

akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej

podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób

określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o

informatyzacji działalności podmiotów realizujących

zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują

potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

Pismo zachowuje się w aktach sprawy.

Wysyłka w EZD pism papierowych

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

1) wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;

2) podpisanie odręczne wydruku.

Wydruk, zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się

przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z

dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że

przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną.

Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma

przeznaczonego do wysyłki.

Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne

wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej.

Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających,

uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci

elektronicznej mogą być wysyłane:

1) automatycznie, po ich podpisaniu podpisem

elektronicznym;

2) przez punkt kancelaryjny;

3) przez pracowników upoważnionych do obsługi

elektronicznych doręczeń.

Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki:

1) odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki

(na przykład list polecony, list priorytetowy) i uzupełnia

inne metadane odnoszące się do przesyłki, jeżeli nie

zostały określone automatycznie lub przez prowadzącego

sprawę;

2) przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi

pocztowemu.

Archiwizacja EZD

Dokumentację spraw zakończonych uznaje się,

w trybie i na warunkach określonych w instrukcji

archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po

upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku

następującego po roku, w którym sprawa została

zakończona.

Archiwizacja EZD

Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po

upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku

następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do

archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji archiwalnej.

Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych

w składzie informatycznych nośników danych, których zawartość skopiowano do systemu

EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach, określonych w

przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych

w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do

systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego

stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie,

przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach, określonych w instrukcji

archiwalnej

Organizacjazadania

Archiwum zakładowe

Organizacja

W podmiocie działa jedno archiwum zakładowe.

Archiwum zakładowe jest komórką organizacyjną

lub samodzielnym stanowiskiem pracy.

Dla dokumentacji w postaci elektronicznej w

systemie EZD funkcję archiwum zakładowego

spełnia system EZD lub jego moduł.

Filie

W systemie tradycyjnym archiwum zakładowe może posiadać filie.

Filie archiwum zakładowego tworzy odpowiednio sekretarz gminy,

przewodniczący zarządu związku międzygminnego, określając zakres ich

działania, przy uwzględnieniu, że:

1) w filiach materiały archiwalne przechowuje się nie dłużej niż dziesięć lat, a po

tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego;

2) filie archiwum zakładowego stosują przepisy instrukcji odpowiednio.

Nadzór merytoryczny nad działalnością filii archiwum zakładowego sprawuje

wyznaczony archiwista archiwum zakładowego.

Filie archiwum zakładowego przekazują do archiwum zakładowego kopie

swoich środków ewidencyjnych dokumentacji, chyba że narzędzia

informatyczne umożliwiają wgląd do tych środków.

Zadania

1) przejmowanie dokumentacji:

a) spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,

b) niearchiwalnej po państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych, których

działalność ustała i które nie mają sukcesora oraz dla których organem założycielskim lub

sprawującym nadzór był odpowiednio kierownik podmiotu lub organ jednostki samorządu

terytorialnego,

c) na nośniku papierowym ze składu chronologicznego,

d) elektronicznej na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie

informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD,

2) przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej

ewidencji,

3) przeprowadzanie skontrum dokumentacji,

4) porządkowanie przechowywanej dokumentacji, przejętej w latach wcześniejszych w stanie

nieuporządkowanym,

Zadania5) udostępnianie przechowywanej dokumentacji,

6) wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia

sprawy w komórce organizacyjnej,

7) przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji informacji na

temat osób, zdarzeń, czy problemów,

8) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz udział w jej komisyjnym

brakowaniu,

9) przygotowanie materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazaniu do

właściwego archiwum państwowego,

10) sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu

dokumentacji w archiwum zakładowym,

11) doradzanie komórkom organizacyjnym w zakresie właściwego postępowania

z dokumentacją i w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych