workcube İnsan kaynakları yönetimi eğitim kitapçığı e-hesap
TRANSCRIPT
WorkCube İnsan Kaynakları
Yönetimi
Eğitim Kitapçığı
E-Hesap
Aralık 2003
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 1
İçindekiler Sayfa No
GİRİŞ
I- E-HESAP MODÜLÜNE GİRİŞ➔ Modüle giriş 6
➔ Modül genel kullanım esasları 6
➔ Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma /
Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme 7
II- PUANTAJ İŞLEMLERİ
• Ücret ve Ödenekler 9
➔ Çalışan Ücret Detayları 9
➔ Çalışan maaş Planlaması 10
➔ Ek Ödenek / Kesintiler / Vergi istisnaları 11
➔ İşe Giriş Bildirgesi 13
➔ Sigorta Kolu Tercih Bildirimi 13
➔ İşten Ayrılma Bildirgesi 14
➔ Sigorta hesap Fişi 14
➔ Sigortalı Bildirim Belgesi 14
➔ Çalışan Ücret Tarihçesi 15
➔ Çalışan Detay Sayfasına Erişim 15
• Puantaj İşlemleri 15
➔ Şube Puantajı alma 15
➔ Şube Puantajını toplu olarak yazdırma 16
➔ Şube Puantajını yeniden oluşturma 17
➔ Puantaj listesinin muhasebeleştirilmesi 17
➔ Kişi Puantajı alma 18
• Fazla Mesailer 20
➔ Çalışan fazla mesai süresi ekleme 21
➔ Tarihe göre fazla mesai listesi görüntüleme 22
• Vardiya ve Çalışma Saatleri 22
➔ Çalışan çalışma bilgisi ekleme 22
• Avans talepleri 23
• Toplu Ücret Ayarlama 25
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 2
III- BORDRO İŞLEMLERİ
• Yatay Bordro 30
➔ Yatay Bordro Alma 30
➔ Bordroyu toplu olarak yazdırma 30
➔ Bordroyu Belgeye çevirme 30
• Şube icmal 31
➔ İcmali kağıda dökme, PDF yapma ve mail olarak gönderme 31
• Departman icmal 31
• Kişi icmal 31
• Çalışan hesap extresi alma 32
➔ Extreyi kağıda dökme, PDF yapma, mail olarak gönderme ve belgeye çevirme 32
• Çalışan Ücret Pusulası 33
• Ödenekler listesi 34
• Kesintiler listesi 34
• Vergi istisnaları listesi 35
• Banka ödeme emri oluşturma 36
IV- BİLDİRİMLER
• Resmi Bildirimler 37
➔ SSK Aylık bildirgesi 37
➔ Aylık SSK destek prim hesabı 37
➔ SSK 4 aylık bordro 38
➔ SSK Bilgi formu (Ek10) 38
• Çalışma Bölge Müdürlüğü Bildirimleri 39
➔ İşçi bildirim listesi 39
➔ İşçi çıkış bildirim listesi 39
• İşkur Bildirimleri 40
➔ Personel durum çizelgesi 40
➔ İşyeri Bilgi Formu 40
• İşyeri Bildirimleri 41
➔ SSK İşyeri bildirgesi 41
➔ SSK İşyeri yetkili bildirgesi 41
➔ Çalışma işyeri bildirgesi 41
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 3
V- GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ
• İşe giriş işlemleri 42
• Çalışan zimmet formu 42
• İşten çıkarma 43
• İşten çıkarma ile ilgili belge ve formlar 45
➔ İş çıkış formu 45
➔ İbraname 46
➔ Çalışan hizmet belgesi 46
➔ Vergi bilgi formu 46
VI- İZİN VE MAZERETLER
• İzin ve talebi ekleme ve güncelleme 47
• İzin taleplerini onaylama 48
VII- DİĞER İŞLEMLER
• Vizite bildirimleri 49
➔ Çalışan yakınına vizite 49
➔ SSK Eş- Çocuk sağlık belgesi 51
➔ Çalışana vizite 51
• Disiplin İşlemleri 53
➔ Disiplin işlemi ekleme 53
➔ Çalışan ödülleri 54
➔ Olay tutanak kaydı 55
➔ Savcılığa bildirim yazısı 56
➔ Savunma yazısı 57
➔ Disiplin kurulu kararı kaydetme 57
➔ Ceza tebliğ yazısı 58
• Zimmetler 58
➔ Çalışana zimmetleme 58
➔ Toplu zimmet aktarımı 59
• Sağlık İşlemleri 59
➔ İşçi sağlık rapor kaydı 59
➔ Hasta protokol kayıt defteri 60
➔ Günlük poliklinik icmal cetveli 60
• Denetim İşlemleri 61
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 4
GİRİŞ
Bu döküman WorkCube E-Hesap modülünde yer alan fonksiyon, belge ve hesaplamalarla ilgili
bilgileri ve modülü kullanırken dikkat etmeniz gereken hususları anlatmaktadır.
Kullanımınıza sunulan diğer modüller ve İK bölümleri ile ilgili bilgiler farklı dökümanlarla
tarafınıza iletilecektir. Burada sadece E-Hesap modülü ile ilgili bilgiler bulacaksınız.
WorkCube içerisindeki iletişim araçlarının kullanımı konusunda yardım için kişisel ana
sayfanızın sağ üst köşesinde bulunan yardım linkini kullanabilirsiniz.
WorkCube'e Giriş
WorkCube'e girmek için
• Kullandığınız bilgisayardaki Web Browser'ı açın.
• Browser'daki adres alanına http://inka.hedefim.com adresini yazın.
• Karşınıza aşağıdaki gibi bir giriş (login) ekranı gelecektir.
• Kullanıcı (Username) alanına kullanıcı adınızı yazın.
• Şifre (Password) alanına şifrenizi yazın
• Giriş (Login) butonuna veya Enter'a tıklayın.
• Kişsel ana sayfanız ekrana gelecektir.
Not: Kullanıcı adı ve şifreniz yöneticiniz tarafından size iletilecektir. Kullanıcı adınızı veya
şifrenizi daha sonra Ayarlarım modülünden değiştirebilirsiniz. Ana sayfanızdaki bilgilerin ve
diğer iletişim araçlarının kullanımı hakkındaki bilgilere WorkCube ekranlarının sağ üst kısmında
bulunan “Yardım” linkine tıklayarak help menüsünden erişebilirsiniz.
Güvenlik gereği lütfen kullanıcı adınızı ve şifrenizi kimse ile paylaşmayınız.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 5
BÖLÜM I – E-HESAP MODÜLÜNE GİRİŞ
Modüle Giriş
Modüle girmek için;
• Mouse okunu ekranın sol üst kısmında bulunan araçlar yazısının üzerine getirin.
• Alt tarafta açılan menüden İnsan kaynakları yazısını seçili duruma getirip tıklayın.
• Açılan menüden e-hesap butonuna tıklayarak e-hesap modülüne girebilirsiniz.
Modül Genel Kullanım Esasları
• E-Hesap modülü tüm özlük işlemlerinin gerçekleştirildiği modüldür.
• WorkCube sistem güvenliği doğrultusunda her bir insan kaynakları departman çalışanının
sayfa erişim yetkisi özel olarak yetkilendirilmiş Power User'lar tarafından ayarlanır.
• E-Hesap içerisinde yer alan tanımlar yasal parametrelerin ve bilgilerin sisteme aktarılması
için kullanılır. Sistem üzerindeki tüm hesaplamalar bu yasal parametre tanımları üzerinden
yapılır.
• Parametre tanımlarını yapma yetkisi sadece Power User'da bulunur.
• Şube kullanıcıları E-Hesap içerisinde sadece kendi şubeleri ve şube çalışanları ile ilgili
hesaplama ve kayıtları gerçekleştirebilir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 6
Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma / Kağıda Dökme
ve Mail Olarak Gönderme
Sayfayı başka formatta bir belgeye çevirmek (farklı kaydetmek) için sayfanın üst
kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekrandan çevirmek istediğiniz formatı (Open Office .sxw / Open
Office .cls / Excel .xls / Word .doc) seçin.
• Alttaki alana çevirdiğiniz döküman için bir isim yazın.
• "Dönüştür" butonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen bilgi ekranından "Save" (Kaydet) butonuna tıklayın.
• Dökümanı kaydedeceğiniz yeri seçin
• Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın.
Sayfayı print etmek için Sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
Sayfayı PDF’e çevirmek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen PDF Engine ekranında PDF’e çevirdiğiniz dökümanın adını yazın.
• Font, Sayfa, Layout ve Font Ölçüsü alanlarına tıklayıp istediğiniz seçimleri yapın.
• Sayfanın olduğu gibi PDF’e çevirilmesini istiyorsanız Üst, sağ, sol ve alt marjin
alanlarını boş bırakın.
Not: Bu alanlara değer giridğinizde görüntü bu değerlere göre Sayfaya yerleştirilir.
• Başlık alanına PDF sayfalarının üstünde görünmesini istediğiniz bir başlık var ise
yazın.
• PDF’e Dönüştür butonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen bilgi ekranından "Save" (Kaydet) butonuna tıklayın. Dökümanı
kaydedeceğiniz yeri seçin
• Tekrar Save (kaydet) butonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 7
Sayfayı mail olarak göndermek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda “TO” yazan alana gönderi yapacağınız mail adresini yazın.
Birden fazla kişiye mail çekecekseniz mail adresleri arasına virgül koyun.
• Eğer adres defterine kayıtlı bir kişiye mail göndermek istiyorsanız alanın yanındaki
ikonuna tıklayarak listeden mail göndereceğiniz kişi adını seçin.
• Üzerine tıkladığınız isimler alt ekranda “TO” alanına eklenir. İstediğiniz isimleri
seçtikten sonra mail listesi ekranını kapatın.
• Konu alanına gönderdiğiniz mailin konusunu yazın “Gönder” butonuna tıklayın.
• “Mail Başarı ile Gönderildi” iletisi ekrana gelmelidir. Aksi durumda yazdığınız mail
adreslerini tekrar kontrol edin.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 8
BÖLÜM II – PUANTAJ İŞLEMLERİ
Ücret ve ÖdeneklerSayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek
Puantaj modülünde ücret ve ödenekler linkine tıklandığında tüm şube çalışanlarının listesi ücret
bilgileri ile birlikte ekrana gelir.
• Listeden çalışan adları arasından kelime araması yapmak için: Filtre yazısının
yanındaki boş alana ilgili kelime veya heceyi yazın. ikonuna tıklayın.
• Şubelere göre listeyi görüntülemek için: Filtre yazısnın hizasındaki alandan ilgili
şubeyi seçin. ikonuna tıklayın.
• Listeyi belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak
göndermek hakkında yardım için: bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme /
PDF Yapma / Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
• Çalışan Ücret Detayını Görmek İçin: Listeden çalışan adına veya ücret rakamına
tıklayın.
Çalışan Ücret Detayları
Sayfa:E-hesap > Puantaj > Ücret ödenek > Çalışan Adı
Çalışan ücret detay sayfası, çalışana özel ücret bilgilerinin tanımlanması ve yönetimi için
kullanılır. Çalışanın ücretlendirilmesine ilişkin tüm genel parametre ve bilgilerin yanısıra,
çalışana verilen ek ödenekler, kesintiler, vergi istisnaları ve çalışan satış ve ciro primleri de
yine çalışan ücret detaylarından yönetilir.
Çalışan Ücret Detayını Görmek İçin: Ücret ödenek listesinden ilgili çalışan adına
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 9
veya ücret rakamına tıklayın.
• Ücret detaylarındaki bazı bilgileri çalışanın pozisyonuna ve E-hesap tanımlarında
yapılan tanımlamalara uygun olarak sistem tarafından otomatik gösterilir.
• Çalışan Ücret Detaylarında yer alan bilgileri aşağıda yer alan örnektekine benzer
şekilde doldurabilirsiniz.
Çalışan Maaş Planlaması
Çalışan Maaş Planlaması Yapmak için:
• Ücret detay sayfasının alt kısmında bulunan “Maaş Planla” butonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda “Yıl” alanından maaş planlaması yapacağınız yılı seçin.
• “Para Br.” Alanından maaşın para birimini seçin.
• Aşağıdaki ayların karşısına çalışanla ilgili planladığınız maaş tutarlarını seçtiğiniz para
birimine uygun olarak yazın.
Not: Rakamlar arasına herhangi bir işaret koymayın, boşluk bırakmayın
• Kaydet butonuna tıklayın.
• Buraya yazdığınız tutarlar çalışana ait tüm vergi, kesinti, v.b. hesapları için baz
olarak kullanılacak maaş tutarlarını ifade eder.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 10
Ek Ödenek / Kesintiler / Vergi istisnaları ve Satış Primleri
Sayfa: E-Hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı
Çalışanlarla ilgili ek ödenek, kesinti ve vergi istisnaları çalışan detay sayfasından yönetilir.
Çalışanla ilgili tüm hesaplama ve belgelerde çalışan detayında tanımlanan kesinti, ek ödenek
ve vergi istisna tutar ve oranları baz alınır.
E-Hesap tanımlarında genel olarak ek ödenek, kesinti ve vergi istisna kategori tanımları
yapılmaktadır. Bu kategori ve tutarları çalışan detay sayfasında istenirse değiştirilebilir.
Değişikliklerden sonra genel tanımlamalarda yapılan değşikliklerin çalışan detayında güncel
hale gelebilmesi için ödenek, kesinti ve vergi istisnalarının tekrar tanımlanması gerekir.
Çalışan Ek Ödenek Tanımlama
• Ücret Detay sayfasının alt kısmındaki “Ek Ödenekler” yazısının yanında bulunan
işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ek ödenekler listesinden ilgili ek ödenek kalemini seçin.
• Ek ödenek bilgi satırı (veya satırları – ek ödenek genel tanımlamasında işaretlenen
her yıl için bir satır eklenir) Ek Ödenekler bölümüne eklenir.
• Burada ilgili alanlarda istediğiniz değişiklikleri yaparak çalışana özel ek ödenek
tanımlayabilirsiniz.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 11
• Yaptığınız her değişiklikten sonra Ödenek ve Kesintiler bölümünün altındaki
“Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın.
Çalışan Maaş Kesintileri Tanımlama
• Ücret Detay sayfasının alt kısmındaki “Kesintiler” yazısının yanında bulunan
işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen kesintiler listesinden ilgili kesinti kalemini seçin.
• Kesinti bilgi satırı (veya satırları – kesinti genel tanımlamasında işaretlenen her yıl
için bir satır eklenir) Kesintiler bölümüne eklenir.
• Burada ilgili alanlarda istediğiniz değişiklikleri yaparak çalışana özel kesinti
tanımlayabilirsiniz.
• Yaptığınız her değişiklikten sonra Ödenek ve Kesintiler bölümünün altındaki
“Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın.
Çalışan Vergi istisnaları Tanımlama
• Ücret Detay sayfasının alt kısmındaki “Vergi istisnaları” yazısının yanında bulunan
işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen listeden ilgili vergi istisnasını seçin.
• Vergi istisnası bilgi satırı (veya satırları – vergi istisnaları genel tanımlamasında
işaretlenen her yıl için bir satır eklenir) vergi istisnaları bölümüne eklenir.
• Burada ilgili alanlarda istediğiniz değişiklikleri yaparak çalışana özel istisna
tanımlayabilirsiniz.
• Yaptığınız her değişiklikten sonra Ödenek ve Kesintiler bölümünün altındaki
“Kaydet” butonuna tıklamayı unutmayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 12
Çalışan Satış Primi Tanımlama
• Ücret Detay sayfasının alt kısmında bulunan “Satış Primi” bölümünde başlangıç
ve bitiş tarihlerinin yanındaki ikonlarına tıklayarak satış priminin hesaplanacağı
tarih aralığını belirleyin.
• Yöntem alanına tıklayarak primin cirodan mı yoksa kardan mı verileceğini tespit
edin.
• Yandaki alana ciro veya kardan satış primi hesaplanabilmesi için gerekli minmum
miktarı yazın
Not: Rakamlar arasına işaret koymayın ve boşluk bırakmayın.
• Periyod alanına tıklayarak Primin periyodunu belirleyin.
• % alanına primin oranını % olarak yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
İşe Giriş Bildirgesi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• İşe giriş bildirgesi almak için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst köşesinde
bulunan ikonuna tıklayın.
• Çalışan işe giriş bildirgesi ekrana gelecektir.
• Bildirgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
Sigorta Kolu Tercih Bildirimi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• Sigorta Kolu Tercih Bildirimi almak için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst
köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
• Sigorta kolu tercih bildirimi ekrana gelecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 13
İşten Ayrılma Bildirgesi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• İşten ayrılma bildirgesi almak için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst
köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
ÖNEMLİ: Bu belgeyi almak için öncelikle “Giriş-Çıkış” modülcüğünden
çalışanın işten çıkışının yapılması gerekir. Aksi halde sistem bir uyarı ile
bunu size iletecektir.
• İş çıkışı yapılmış çalışan için işten ayrılma bildirgesi ekrana gelecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
Sigorta Hesap Fişi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• Sigorta hesap fişi almak için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst köşesinde
bulunan ikonuna tıklayın.
• Sigorta hesap fişi ekrana gelecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
Sigortalı Bildirim Belgesi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• Sigortalı bildirim belgesi almak için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst
köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
• Sigorta hesap fişi ekrana gelecektir.
• İlk bildirimler için sayfanın sağ üst kısmındaki “İlk” butonunu , tekrar bildirimler için
“Tekrar” butonun işaretli duruma getirin.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 14
Çalışan Ücret Tarihçesi
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• Çalışan ücret tarihçesini görmek için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst
köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
Çalışan Detay Sayfasına Erişim
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Ücret Ödenek > Çalışan Adı > İkonu
• Çalışan ücret tarihçesini görmek için çalışan ücret detay sayfasının sağ üst
köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
Puantaj İşlemleriSayfa: E-hesap > Puantaj > Puantaj
Şube Puantajı Alma
• Puantaj linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen sayfada Puantaj yazısının yanındaki alanı “Şube” seçili halde bırakın.
• Yandaki alanda şube adınız görüntülenecektir.
Not: Birden fazla şube için işlem yapmaya yetkili kullanıcılar buradaki listeden yetkili
oldukları şubeleri görebilirler ve herhangi birini seçerek o şube puantajını alabilirler.
• Puantajı alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• Şubenin ilgili ay ve yıldaki puantaj bilgileri kişi kişi sayfanın alt kısmında
listelenecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 15
Önemli: Puantajın alınabilmesi için tüm çalışanların o aya ait maaş, SSK gün, Vergi
matrahı, SSK matrahı v.b. kişisel puantaj bilgilerinin eksiksiz girilmiş olması gerekir. Bu
durumda sistem, bilgilerinde eksiklik bulunan çalışan adını da vererek sizi uyarır.
Şube Puantaj Bilgilerini Toplu Olarak yazdırma
• Şube puantaj bilgilerini toplu olarak yazdırmak için şube puantaj döküm
sayfasının üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Son güncellemelerin de yer aldığı çalışan puantaj bilgileri ücret pusulası formatında
kişi kişi toplu olarak print edilir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 16
Şube Puantaj Listesini Yazdırma
• Şube Puantaj listesini ekranda göründüğü haliyle kağıda dökmek için sayfanın
üst kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
Şube Puantaj Listesini Belgeye Çevirme
• Şube Puantaj listesini farklı formatta bir belgeye çevirmek için sayfanın üst
kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
Not: Konu hakkında ayrıntılı bilgi için bkz. “Bölüm I - Sayfa ve Dökümanları Belgeye
Çevirme / PDF Yapma / Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Şube Puantajını Yeniden Oluşturma
• Şube puantajını yeniden oluşturmak için şube puantaj sayfasının üst kısmında
bulunan ikonuna tıklayın.
• Sistem bundan emin olup olmadığınızı kontrol etmek için bir uyarı verecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 17
• Güncelleme süresi geçen puantaj sayfalarında bu ikon yer almaz.
ÖNEMLİ: Puantaj bilgileri E-Hesap tanımlarında bulunan Program Akış Parametreleri
ekranındaki “Puantaj Güncelleme Son Gün” alanına girilen değere göre güncellenebilir.
Örneğin bu alana 20 bilgisi girildiyse herhangi bir aya ait puantaj bilgileri ancak bir
sonraki ayın 20’sine kadar güncellenebilir.
Şube Puantajının Muhasebeleştirilmesi
• Şube puantajını muhasebeleştirmek için şube puantaj sayfasının üst kısmında
bulunan ikonuna tıklayın.
• Puantaj bilgisi sistem tarafından otomatik olarak muhasebeleştirilir.
• Muhasebeleştirilen şube puantaj sayfalarında “Aktarımı Yapıldı” ibaresi yer alır.
• Muhasebeleştirilen puantaj üzerinde işlem veya değişiklik yapılamaz.
Kişi (Çalışan) Puantajı Alma
• Puantaj linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen sayfada Puantaj yazısının yanındaki alanı “Kişi” seçili duruma
getirin.
• Sayfa otomatik olarak yenilenecek ve yan tarafta kişi adı seçmek için bir alan
gözükecektir.
• Puantajı alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• Çalışanın ilgili ay ve yıldaki puantaj bilgi özeti sayfanın alt kısmında
görüntülenecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 18
Kişi (Çalışan) Puantajı Güncelleme
• Çalışan puantajını güncellemek için kişi puantaj bilgisinin başında bulunan
ikonuna tıklayın.
Not: Güncelleme süresi geçen puantaj sayfalarında bu ikon çalışmaz.
• Çalışana ait o ayki puantaj sayfası ekrana gelecektir.
• Sistem üzerinde çalışanla ilgili en son bilgi değişikliklerini puantaj ekranına
aktarmak için puantaj özet ve detay sayfalarının üst kısmında bulunan
ikonuna tıklayın.
Not: Güncelleme süresi geçen puantaj sayfalarında bu ikon yer almaz.
• Ekranda * işareti bulunan alanlarda gerekli gördüğünüz değişiklikleri yapın.
Not: Diğer alanlar e-hesap genel tanımlarında yapılan bilgileri içerdiğinden bu
alanlarda değişiklik yapılamaz.
• Alanlarda yaptığınız her değişiklikten sonra sistem otomatik olarak hesaplamaları
yenileyecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 19
• Eğer kaydetmeden önce hesaplamaların doğru olduğundan birkez “daha emin
olmak istiyorsanız “Tazele” butonuna tıklayın.
• Yaptığınız değişiklikleri kaydetmek istiyorsanız “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Yanlış değişiklik yaptığınızda bilgileri eskisi gibi görmek vey eniden
değiştirebilmek için “Sıfırla” butonuna tıklayın.
• Değişiklikten vazgeçtiyseniz “Vazgeç” butonuna tıklayın.
• Çalışan Ücret detaylarını görmek için ekranın sağ üst köşesinde bulunan
ikonuna tıklayın.
ÖNEMLİ: Puantaj bilgileri E-Hesap tanımlarında bulunan Program Akış Parametreleri
ekranındaki “Puantaj Güncelleme Son Gün” alanına girilen değere göre güncellenebilir.
Örneğin bu alana 20 bilgisi girildiyse herhangi bir aya ait puantaj bilgileri ancak bir
sonraki ayın 20’sine kadar güncellenebilir.
Kişi Puantajını Yazdırma
· Çalışan puantaj bilgilerini kağıda dökmek için çalışan adının başında
bulunan ikonuna tıklayın.
· Son güncellemelerin de yer aldığı çalışan puantaj bilgileri ücret pusulası
formatında print edilir.
Fazla Mesailer
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Fazla Mesailer
Bu sayfada çalışanlarla ilgili fazla mesai bilgileri listelenir.
• PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ile entegre olduğunda buradaki bilgiler genellikle
PDKS’den gelen veriler doğrultusunda sistem tarafından otomatik oluşturulur.
Bunun harici durumlarda işletmelerde fazla mesai bilgilerinin yetkili kişiler tarafından elle
girilmesi gerekir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 20
Fazla Mesai Bilgisi Ekleme
• Fazla Mesailer ekranındaki koyu satırın sağ başında bulunan işaretine
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının karşısındaki işaretine tıklayarak fazla mesai bilgisi gireceğinizi
çalışan adını listeden seçin.
• Tarih alanının yanındaki ikonuna tıklayarak fazla mesainin yapıldığı tarihi
seçin
• Başlangıç ve bitiş alanlarından mesainin başlama ve bitiş saatlerini ve dakikalarını
seçili duruma getirin.
• Mesainin yapıldığı günün özelliğine belirleyin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz fazla mesai bilgisi “Fazla Mesailer” listesinde görüntülenecektir.
• Fazla mesai bilgisini güncellemek için , listede ilgili çalışan adının hizasındaki
ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 21
Tarihe göre fazla mesai listesi görüntüleme
• Belli bir tarihten sonra yapılan fazla mesaileri görüntülemek için; ikonunu
kullanarak Filtre yazısının yanındaki alanda ilgili tarihi seçin.
• ikonuna tıklayın.
• Çalışanların o tarihten sonraki fazla mesai bilgileri ekrana gelecektir.
• Çalışanlar arasında kelime araması yapmak için boş alana kelime veya heceyi
yazın. ikonuna tıklayın.
• Birden fazla şubede yetkili iseniz “Şube” alanından görmek istediğiniz şube
adını seçin ikonuna tıklayın. O şube çalışanlarına ait fazla mesai listesi ekrana
gelecektir.
• Birden fazla kritere göre liste görüntüleyebilirsiniz.
Fazla mesai listesini belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak
göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF
Yapma / Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Vardiya ve Çalışma Saatleri Sayfa: E-hesap > Puantaj > Vardiya ve Çalışma Saatleri
Bu sayfada çalışanlarla ilgili vardiya ve çalışma bilgileri listelenir. .
PDKS (Personel Devam Kontrol Sistemi) ile entegre olduğunda buradaki bilgiler PDKS’den
gelen veriler doğrultusunda sistem tarafından otomatik oluşturulur.
PDKS sisteminin kullanılmadığı işletmelerde bu modülcük genellikle kullanılmaz
Çalışma Bilgisi Ekleme
• Vardiya ve çalışma bilgileri ekranındaki koyu satırın sağ başında bulunan
işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 22
• Çalışan alanının karşısındaki işaretine tıklayarak çalışma süre bilgisi
gireceğinizi çalışan adını listeden seçin.
• Tarih alanlarının yanındaki ikonlarına tıklayarak çalışma sürelerinin
başlangıç ve bitiş tarihini, saatlerini ve dakikalarını seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz fazla mesai bilgisi “Vardiya ve Çalışma Saatleri” listesinde
görüntülenecektir.
• Çalışma bilgisini güncellemek için , listede ilgili çalışan adının hizasındaki
ikonuna tıklayın.
Avans Talepleri
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Avans Talepleri
Bu sayfada çalışanların avans talepleri ile ilgili bilgi kayıtları listelenir
Avans Talebi Ekleme
• Avans talepleri ekranındaki koyu satırın sağ başında bulunan işaretine
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Başlık alanına avans kaydı için bir başlık yazın.
• Öncelik alanından avansların ödenme önceliğini seçin.
• Son ödeme Tarihi alanının yanındaki ikonuna tıklayarak avansların
ödeme tarihini seçin.
• Konu alanına avans kaydı ile ilgili varsa açıklamanızı yazın.
• Alt taraftaki işaretine tıklayarak ekrana bir çalışan satırı ekleyin.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 23
• Çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak avans talebinde bulunan
çalışan adını listeden seçin.
• Tutar kısmına çalışanın istediği avans miktarını rakamlar arasında işaret ve
boşluk olmayacak şekilde yazın.
• Para birimini seçin.
• Ödeme yöntemini seçin.
• Aynı işlemleri avans talebinde bulunan tüm diğer çalışanlar için tekrarlayın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Bilgilerini kaydettiğiniz avans talepleri çalışan adları ile birlikte avans talepleri
listesinde görüntülenecektir.
Avans Taleplerinin Onaylanması
• Avans taleplerini onaylamak, reddetmek veya güncellemek için ilgili kişi adının
hizasındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza aşağıdaki gibi bir avans güncelleme ekranı gelecektir.
• Gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra “Güncelle” butonuna tıklayın.
• Avans talebini onaylamak için “Kabul” butonuna tıklayın.
• Avans talebini reddetmek için “Red” butonuna tıklayın.
• Avans talebini sistemden silmek için “Sil” butonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 24
Not: Reddedilmiş veya kabul edilmiş avans talepleri üzerinde değişiklik
yapılamaz. ikonuna tıklandığında aşağıdaki gibi bir bilgi ekranı açılır.
Toplu Ücret Ayarlama
Sayfa: E-hesap > Puantaj > Toplu Ücret Ayarlama
• Toplu ücret ayarlaması yapmak sadece yetkilendirilmiş kullanıcılar tarafından
gerçekleştirilebilen bir işlemdir.
• Aynı anda bir şirketler grubuna bağlı şirketlerden bir veya birkaçında çalışanlara toplu ücret
ayarlaması yapılabilir.
• Birden fazla yıl için toplu ücret ayarlaması yapılabilir.
• Pozisyon tiplerine göre toplu ücret ayarlaması yapılabilir.
• İşe giriş tarihi belli bir tarihten önce veya sonra olan tüm çalışanlara aynı anda toplu ücret
ayarlaması yapılabilir.
Toplu Ücret Ayarlaması Yapmak
• Toplu Ücret Ayarlama linkine tıklayın. Maaş güncellemeleri sayfası ekrana
gelecektir.
• Ekrandaki koyu satırın sağ başında bulunan işaretine tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 25
• Karşınıza gelen ekranda
• Takvim alanından ücret ayarlamasının hangi aydan itibaren geçerli olacağını
belirtin.
• Yandaki alan ücret artış (veya azalış) oranını % olarak yazın.
• Maaş artışı yapılıyorsa yandaki alanı “Ekle” halinde bırakın.
Not: Maaş düşürme durumlarında bu alanı “Çıkar” durumuna getirmeniz
gerekir.
• İşe giriş tarihine göre toplu ücret ayarlaması yapmak için işe giriş tarihi
alanlarının yanındaki ikonlarına tıklayarak ilgili tarihi seçin.
• Etki alanı bu toplu ücret ayarlamasından kimlerin etkileneceğini belirlemeyi
sağlar. Bu alanın işaretlenmemesi durumunda aşağıda belirtilen şirket ve
pozisyonlardaki tüm çalışanlar toplu ücret ayarlamasından etkilenir.
Sadece etkilensin olanlar kutucuğunu işaretlediğinizde ücret detayında
aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi “Toplu Ücret Ayarlamasından etkilensin”
kutucuğu işaretli çalışanların maaşları toplu ücret ayarlamasından
etkilenecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 26
• Toplu ücret ayarlamasının yapılacağı yılın yanındaki kutucuğu işaretleyin.
• Grup şirketlerinde alt bölümde birden fazla şirket ismi görüntülenir. Bu
şirketlerden toplu ücret ayarlamasına dahil olanı veya olanları işaretleyin.
• Toplu ücret ayarlamasından etkilenecek pozisyonların yanındaki kutucukları
işaretleyin.
Not: Bu kutucukları işaretlemediğinizde tüm pozisyon çalışanları toplu ücret
ayarlamasından etkilencektir.
• Toplu ücret ayarlamasını onaylayacak yetkiliyi seçmek için Onay alanının
yanındaki işaretine tıklayarak listeden ilgili yetkili ismini seçin.
Not: Toplu ücret ayarlaması sadece bu kişi tarafından onayalanabilir ve
onaylama olmadan maaş ayarlamaları yapılamaz.
Toplu Ücret Ayarlamasının Güncellenmesi ve Onaylanması
• Toplu ücret ayarlalamalarını onaylamak, reddetmek veya güncellemek için ilgili bilgi
satırının hizasındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza aşağıdaki gibi bir toplu maaş ayarlama ekranı gelecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 27
• Gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra “Güncelle” butonuna tıklayın.
• Toplu ücret ayarlamasını onaylamak için ikonuna tıklayın.
• Toplu ücret ayarlamasını reddetmek için ikonuna tıklayın.
• Bilgiyi sistemden silmek için “Sil” butonuna tıklayın.
Not: Reddedilmiş veya kabul edilmiş toplu ücret ayarlama ekranları üzerinde
değişiklik yapılamaz.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 28
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 29
BÖLÜM III - BORDRO İŞLEMLERİ
Yatay Bordro AlmakSayfa: E-hesap > Bordro > Yatay Bordro
Aylık yatay bordro almak için
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Yatay Bordro" linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekrandan yatay bordrosunu alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• O aya ait ücret bordro kişi kişi dökümü sayfada görüntülenecektir.
• Kişiye ait ücret pusulasını print etmek için ilgili çalışan adının bulunduğu satırın
başındaki ikonuna tıklayın.
• Tüm çalışanlara ait ücret pusulalarını aynı anda print etmek için sayfanın üst
kısmında bulunan ikonlarına tıklayın.
• Ücret bordrosunu print etmek için sayfanın üst kısmında bulunan ikonuna
tıklayın.
• Ücret bordrosunu başka formatta bir belgeye çevirmek (farklı kaydetmek)
hakkında bilgi için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma /
Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 30
Şube İcmali AlmakSayfa: E-hesap > Bordro > Şube İcmal
Aylık şube icmali almak için
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Şube İcmal" linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekrandan icmalini alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• O aya ait şube icmali sayfada görüntülenecektir.
• İcmali print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak göndermek hakkında
yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma / Kağıda
Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Departman İcmali AlmakSayfa: E-hesap > Bordro > Departman İcmal
Aylık departman icmali almak için
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "departman İcmal" linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekrandan icmalini alacağınız departmanı, ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• O aya ait departman icmali sayfada görüntülenecektir.
• İcmali print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak göndermek hakkında
yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma / Kağıda
Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Kişi (Çalışan) İcmali AlmakSayfa: E-hesap > Bordro > Kişi İcmal
Aylık kişi icmali almak için
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Kişi İcmal" linkine tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 31
• Karşınıza gelen ekranda Çalışan alanının yanındaki ikonuna tıklayarak listeden
icmalini alacağınız çalışan adını tıklayın.
• İcmalini alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• O kişiye ait icmal sayfada görüntülenecektir.
• İcmali print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak göndermek hakkında
yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma / Kağıda
Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Çalışan Muhasebe Hesap Extresi Almak Sayfa: E-hesap > Bordro > Muhasebe Extresi
Toplu halde Çalışan Hesap Extresi Almak İçin
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Muhasebe Ekstresi" linkine tıklayın.
• Toplu halde tüm çalışanlar veya belli bir aralıktaki çalışanlar için hesap
ekstresi almak istiyorsanız ilk ve son çalışanı seçmek için “Çalışan 1” ve “Çalışan
2” alanlarının yanındaki işaretine tıklayarak çalışan adlarını seçin.
Not: Tüm çalışanlar için Çalışan 1 alanından listedeki ilk ismi Çalışan 2 alanından
listedeki son ismi seçin.
• Başlangıç ve Bitiş tarihi alanlarının yanındaki ikonlarına tıklayarak hesap
ekstresini alacağınız tarih aralığını belirleyin.
• Hesap ekstresini alacağınız çalışan adlarının alfabetik olarak sırlanamasını istiyorsanız
aşağıdan “Alfabetik Sırala” ifadesini seçili duruma getirin.
• Listeyi çalışan numaralarına göre sıralanmış görmek için “Numaraya Göre Sırala”
ifadesini seçili duruma getirin.
• “Dök” butonuna tıklayın.
• Listeye dahil tüm çalışanlara ait hesap ekstre özet dökümü ekrana gelecektir.
Ekstre dökümünü print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail olarak göndermek
hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF Yapma /
Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 32
Tek Bir Çalışana Ait Hesap Extresi Almak İçin
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Muhasebe Ekstresi" linkine tıklayın.
• Tek bir çalışana ait hesap ekstresini dökmek istiyorsanız sayfanın sağ üst
kısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak ilgili çalışan
adını seçin.
• Başlangıç ve Bitiş tarihi alanlarının yanındaki ikonlarına tıklayarak hesap
ekstresini alacağınız tarih aralığını belirleyin.
• “Dök” butonuna tıklayın.
Püf: Tek bir çalışana ait hesap ekstresini Çalışan 1 ve Çalışan 2 alanlarında aynı kişi
adını seçerek de dökebilirsiniz.
Ekstre dökümünü belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevrimek veya Mail
olarak göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye
Çevirme / PDF Yapma / Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
Ücret Pusulası AlmakSayfa: E-hesap > Bordro > Ücret Pusulası
Çalışan Ücret Pusulası Almak İçin;
• Bordro modülcüğünün sol tarafında bulunan "Ücret Pusulası" linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda Çalışan alanının yanındaki ikonuna tıklayarak listeden ücret
pusulasını alacağınız çalışan adını tıklayın.
• Ücret pusulasını alacağınız ayı ve yılı seçin.
• ikonuna tıklayın.
• O kişiye ait ücret pusulası sayfada görüntülenecektir.
Not: Ücret Pusulasını print etmek, PDF’e çevirmek veya E-mail olarak
göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme /
PDF Yapma / Kağıda Dökme ve Mail Olarak Gönderme”
ÖNEMLİ: Tüm çalışanlara ait ücret pusulalarını “Yatay Bordro” üzerinden print
alabilirsiniz. Bilgi için bkz. Yatay Bordro Almak
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 33
Ödenek Listesi
Sayfa: E-hesap > Bordro > Ödenek Listesi
Ödenek listesi aylık olarak tüm çalışanlara yapılan ek ödenekleri türü ve miktar
bilgileri ile birlikte ayrı ayrı gösteren özet listedir.
• Liste üzerinden ilgili çalışan adına tıklayarak çalışana ait ücret detaylarına ulaşabilirsiniz.
• Ek ödenekler arasında çalışan adlarından arama yapmak veya farklı kriterlere göre (aylara,
SSK Muafiyeti, Vergi Muafiyeti, Şubeler göre) ek ödenekleri listelemek mümkündür.
• Ek ödenek Listesinde arama yapmak veya farklı kriterlerde listeyi görüntülemek
için
• Filtre yazan alanın yanındaki boş alana ilgili kelime veya heceyi yazın.
• Yanlardaki alanlardan gerekli seçimleri yapın İlgili ayı, SSK ve Vergi muafiyet
bilgilerini ve çalışanlarını görüntülemek istediğiniz şube adını listelerden seçin.
•
• ikonuna tıklayın.
Ödenek Listesini belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevirmek veya E-mail olarak
göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF
Yapma / Kağıda Dökme / Mail Olarak Gönderme”
Kesinti Listesi
Sayfa: E-hesap > Bordro > Kesinti Listesi
Kesinti listesi aylık olarak çalışan ücretlerinden yapılan kesintileri türü ve miktar
bilgileri ile birlikte ayrı ayrı gösteren özet listedir.
• Liste üzerinden ilgili çalışan adına tıklayarak çalışana ait ücret detaylarına ulaşabilirsiniz.
• Kesintiler arasında çalışan adlarından arama yapmak, şube ve aylara göre kesintileri
listelemek mümkündür.
• Kesinti Listesinde arama yapmak veya farklı kriterlerde listeyi görüntülemek için;
• Filtre yazan alanın yanındaki boş alana ilgili kelime veya heceyi yazın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 34
• Yanlardaki alanlardan gerekli seçimleri yapın
İlgili ayı ve çalışanlarını görüntülemek istediğiniz şube adını listelerden seçin.
• ikonuna tıklayın.
Kesinti Listesini belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevirmek veya E-mail olarak
göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme / PDF
Yapma / Kağıda Dökme / Mail Olarak Gönderme”
Vergi İstisnaları Listesi
Sayfa: E-hesap > Bordro > Vergi istisnaları Listesi
Vergi istisnaları listesi aylık olarak çalışanlara ait vergi istisnalarını türü ve miktar
bilgileri ile birlikte ayrı ayrı gösteren özet listedir.
• Liste üzerinden ilgili çalışan adına tıklayarak çalışana ait ücret detaylarına ulaşabilirsiniz.
• İstisnalar arasında çalışan adlarından arama yapmak, şube ve aylara göre istisnaları
listelemek mümkündür.
• İstisna Listesinde arama yapmak veya farklı kriterlerde listeyi görüntülemek için
• Filtre yazan alanın yanındaki boş alana ilgili kelime veya heceyi yazın.
• Yanlardaki alanlardan gerekli seçimleri yapın
İlgili ayı ve çalışanlarını görüntülemek istediğiniz şube adını listelerden seçin.
• ikonuna tıklayın.
Vergi İstisnaları Listesini belgeye çevirmek, print etmek, PDF’e çevirmek veya E-mail
olarak göndermek hakkında yardım için bkz. “Sayfa ve Dökümanları Belgeye Çevirme /
PDF Yapma / Kağıda Dökme / Mail Olarak Gönderme”
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 35
Banka Ödeme Emri ÇıkarmakSayfa: E-hesap > Bordro > Banka Ödeme Emirleri
Bu fonksiyon şube çalışanlarının maaşlarının banka tarafından otomatik olarak
hesaplarına aktarılması için gerekli emrin oluşturulmasını sağlar.
Bu fonksiyon banka bilgi sistemine uygun ve direkt olarak banka tarafından alınıp
kullanılabilecek bir belge oluşturur. Bu belge ile ödeme emrinde ismi bulunan çalışanların ilgili
ay için sistemde kayıtlı ücret bilgileri otomatik olarak alınarak bankaya aktarılır ve banka bu
miktarları, ilgili çalışanların banka hesaplarına yatırır.
Banka Ödeme Emri Çıkarmak İçin
• Bordro modülündeki “Banka Ödeme Emirleri” linkine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda şube hesabınızın bulunduğu banka şubesinin kodunu,
müşteri numaranızı, banka hesap numarasını yazın.
• Ödeme yapılacak tarih alanının yanındaki ikonuna tıklayarak maaş ödemesinin
yapılmasını istediğiniz tarihi seçin.
• Maaş ödemesinin ait olduğu yıl ve ayı belirleyin.
• Şube alanından şubenizin adını seçin
• FTP kullanıcı adını, şifrenizi ve FTP server bilgilerini kaydedin
Not: Bu bilgiler bankanız tarafından size verilecektir.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Şube çalışanlarının adları ve o aya ait maaş bilgileri ekranın alt tarafında
görüntülenecektir.
• Buradan maaş ödeme listesinde yer almasını istemediğiniz çalışanları isimlerini
yanındaki ikonuna tıklayarak listeden silebilirsiniz.
• Listeyi son haline getirdikten sonra “Ödeme Emri Ver” butonuna tıklayın.
• Oluşturduğunuz talimat ilgili bankanın bilgi sistemine aktarılacak ve çalışanların
maaş ödemelerinin yapılması sağlanacaktır.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 36
BÖLÜM IV – BİLDİRİMLER
• Resmi kurum ve kuruluşlara verilen tüm resmi bildirimler bu bölümden kağıda dökülür.
• Resmi bildirimlerin hepsi asıllarına uygun biçimde tasarlanmıştır.
• Üzerleri diğer E-hesap bölümlerinde girilen kayıtlar ve yapılan işlemler doğrultusnda sistem
tarafından otomatik doldurulur.
Resmi Bildirimler
SSK Aylık Bildirgesi Almak İçin
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > SSK Aylık Bildirgesi
• SSK Bildirgesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda aylık bildirgeyi alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• Aylık Sigorta Primleri Bildirgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Bildirgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
Aylık SSK Destek Prim Hesabı
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > Destek Prim Aylık
• Destek Prim Aylık linkine tıklayın.
• Açılan ekranda aylık bildirgeyi alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 37
• SSK aylık detsek prim bildirgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
Not: Eğer o ay için sistemde o ay için emekli çalışan kayıtlı değilse sistem sizi
uyaracaktır.
• Bildirgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
SSK 4 Aylık Bordro
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > SSK Bordro 4 Aylık
• SSK Bordro 4 Aylık linkine tıklayın.
• Açılan ekranda 4 aylık bildirgeyi alacağınız 4 aylık dilimi ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• 4 Aylık Sigorta Primleri Bordrosu sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Bordroyu print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
SSK Ek Bilgi Formu (Ek 10)
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > SSK Bilgi Formu (ek 10)
• SSK Bilgi Formu linkine tıklayın.
• Açılan ekranda ek bilgi formunu alacağınız alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• 4 Aylık Sigorta Primleri Bordrosu sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Bordroyu print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 38
Çalışma Bölge Müdürlüğü Bildirimleri
İşçi Bildirim Listesi
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > İşçi Bildirim listesi
• İşçi bildirim listesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda işçi bildirim listesini alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• İşçi Bildirim Belgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
İşçi Çıkış Bildirim Listesi
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > İşçi Çıkış listesi
• İşçi çıkış listesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda işçi çıkış listesini alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• İşçi Çıkış Bildirim Listesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 39
İşkur Bildirimleri
Personel Durum Çizelgesi (Türkiye İşçi Kurumu Aylık İşgücü Çizelgesi)
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > Personel Durum Çizelgesi
• Personel Durum Çizelgesi linkine tıklayın.
•
• Açılan ekranda çizelgeyi alacağınız ayı ve yılı seçin.
• Şube adını doğru seçtiğinizden emin olun. (Birden fazla şubede işlem yapmaya yetkili
kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• Türkiye İşçi Kurumu Aylık İşgücü Çizelgesi sayfanın alt kısmında
görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
İşyeri Bilgi Formu
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > İşyeri Bildirgesi
• İşyeri Bildirgesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda bildirgeyi alacağınız şube adını seçin. (Birden fazla şubede işlem
yapmaya yetkili kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• İş Kurumu İşyeri Bilgi Formu sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 40
İşyeri Bildirimleri
SSK İşyeri Bildirgesi
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > SSK İşyeri Bildirgesi
• SSK İşyeri Bildirgesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda bildirgeyi alacağınız şube adını seçin. (Birden fazla şubede işlem
yapmaya yetkili kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• SSK İşyeri Bildirgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
SSK İşyeri Yetkili Bildirgesi
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > SSK İşyeri Yetkili Bildirgesi
• SSK İşyeri Yetkili Bildirgesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda bildirgeyi alacağınız şube adını seçin. (Birden fazla şubede işlem
yapmaya yetkili kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• SSK İşyeri Yetkili Bildirgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
Çalışma İşyeri Bildirgesi
Sayfa: E-Hesap > Bildirimler > Çalışma İşyeri Bildirgesi
• Çalışma İşyeri Bildirgesi linkine tıklayın.
• Açılan ekranda bildirgeyi alacağınız şube adını seçin. (Birden fazla şubede işlem
yapmaya yetkili kullanıcılar için)
• ikonuna tıklayın.
• Çalışma İşyeri Bildirgesi sayfanın alt kısmında görüntülenecektir.
• Belgeyi print etmek için ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 41
BÖLÜM V – GİRİŞ ÇIKIŞ İŞLEMLERİ
• Giriş-Çıkış modülcüğünde, şirketteki tüm çalışanlara ait giriş çıkış işlem kayıtları tutulur.
• Her bir giriş çıkış işlemi “İşe Giriş Çıkışlar” listesinde görüntülenir.
• Kırmızı satırlar çıkış işlemlerini göstermektedir.
• Listede bir çalışanla ilgili birden fazla giriş çıkış kaydı görülebilir. Farklı şubelerdeki
pozisyonlara atanan çalışanla için sistem otomatik çıkış-giriş kaydı yapar.
İşe Giriş
• Bir çalışanın kurum içerisinde aktif bir pozisyona atanması ile çalışan resmi olarak işe
girmiş sayılır ve bu bilgi İşe Giriş Çıkışlar listesine otomatik olarak eklenir.
• Çalışanın başka bir şubedeki pozisyona atanması durumunda atamanın yapıldığı
tarihte sistem önce çalışan için çıkış kaydıo ardından tekrar çalışan giriş kaydı
oluşturur.
• Çalışan adının hizasındaki ikonuna tıklayarak çalışanın işe giriş tarihi, çalıştığı
şube hakkında bilgi alabilirsiniz.
Çalışan Zimmet Formu
Çalışan Zimmet Formunu almak için;
• İşe Giriş Çıkışlar Listesinde ilgili çalışan adının hişzasındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
• Çalışanın için yapılan zimmet kayıtlarına uygun olarak hazırlanmış zimmet formu
ekrana gelecektir.
• Form ekranının sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak formu kağıda
dökebilirsiniz.
Zimmet Kaydı Bilgisi Görmek ve Güncellemek İçin;
• İşe Giriş Çıkışlar Listesinde ilgili çalışan adının hişzasındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranın sağ üst köşesinde bulunan ikonuna tıklayın.
• O çalışana ait zimmet kayıt sayfası ekrana gelecektir.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 42
• Buradan çalışana yeni bir zimmet kaydı eklemek için mavi renkli yazıların hizasındaki
ikonuna tıklayın.
• Sayfanın alt tarafında eklenen satırdan yeni zimmet kaydı için gerekli bilgileri girin.
Toplu Zimmet Aktarımı Yapmak İçin
• Bir çalışandan başka bir çalışana toplu zimmet aktarımı yapmak için yukarıdaki gibi
çalışana ait Demirbaş Zimmet Formunu açın.
• Enkarnın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
• Açılan ekranda aktarımın yapılacağı çalışan adını ve aktarımın yapılacağı tarihi seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Çalışana ait tüm zimmet kayıtları diğer çalışana aktarılacaktır.
ÖNEMLİ: Çalışan Zimmet kayıtları E-hesap modülü içerisindeki Diğer İşlemler
bölümünden yapılır. Hiç zimmet kaydı yapılmamış çalışanların giriş-çıkış bilgi
ekranının sağ üst köşesindeki ikonu çalışmaz.
İşten Çıkarma
Çalışan işten çıkış işlemi yapmak için;
• İşe giriş çıkışlar listesindeki koyu renkli başlık satırının sağ başında bulunan ikonuna
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının yanındaki ikonuna tıklayarak işten çıkartılacak olan çalışan adını
seçin.
• ikonlarını kullanarak Çıkış Tarihi ve İhbar Tarihi bilgilerini girin.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 43
• Eğer çalışan için kıdem tazminatı hesaplanması gerekiyorsa Kıdem tazminatı hesapla
kutucuğunu seçili duruma getirin.
• İhbar tazminatı hesaplatmak için ilgili kutucuğu seçili duruma getirin.
• Çalışanın işten çıkma (çıkarılma) gerekçesini seçin.
• Sonuç kısmında uygun gördüğünüz bir açıklamayı yazın.
• “Hesapla” butonuna tıklayın.
• Aşağıdaki gibi bir ekran göreceksiniz.
ÖNEMLİ: Bir çalışanın işten çıkarma işleminin yapılabilmesi için işten çıktığı aya ait
Puantaj aktarma işleminin yapılmış olması gerekir. Aksi durumda sistem bir iletiyle sizi
uyaracaktır.
• Bu ekrandaki alanlar çalışana ait bilgiler doğrulutusunda sistem tarafından otomatik
hesaplanır ve doldurulur.
• İşten çıkarma işleminin onaylanması için Onay alanının yanındaki ikonuna
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 44
tıklayarak onaylayacak kişi adını adını seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• İlgili kişi tarafından onaylanmadan işten çıkarma işlemi yürürlüğe girmez. İşten
Çıkarmanın Onaylanması için;
• İşe giriş çıkışlar listesinde iligli çalışan adının bulunduğu kırmızı renkli satırın
sağ başındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranın sol alt kısmında bulunan ikonuna tıklayarak
onaylayabilir veya ikonuna tıklayarak reddedebilirsiniz.
İşten Çıkarma İle İlgili Belge ve Formlar• İşten çıkarma ile ilgili belge ve formların tümü ilgili çalışana ait işten çıkarma ekranından
elde edilir.
• Çalışanın işten çıkarıldığı aya ait puantaj aktarmasının yapılmamış olduğu durumlarda bu
belgeler alınamaz.
İşten çıkarma belgelerini görmek veya kağıda dökmek için
• İşe Giriş Çıkışlar listesinden ilgili çalışan adının bulunduğu kırmızı renkli satırın sağ
başındaki ikonuna tıklayın.
• Karşınıza çalışana ait işten çıkarma bilgi ekranı gelecektir.
• Tüm işten çıkarma form ve belgelerini bu ekrandan alabilirsiniz.
İş Çıkış Onay Formu Almak İçin
• ikonuna tıklayın.
• Ekranın sağ tarafındaki ikonuna tıklayarak belgeyi kağıda dökebilirsiniz.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 45
İbraname Almak İçin
• ikonuna tıklayın.
• Ekranın sağ tarafındaki ikonuna tıklayarak belgeyi kağıda dökebilirsiniz.
Çalışan Hizmet Belgesi Almak İçin
• ikonuna tıklayın.
• Ekranın sağ tarafındaki ikonuna tıklayarak belgeyi kağıda dökebilirsiniz.
Vergi Bilgi Formu Almak İçin
• ikonuna tıklayın.
• Ekranın sağ tarafındaki ikonuna tıklayarak belgeyi kağıda dökebilirsiniz.
Zimmet formu va kaydı hakkında bilgi için bkz. Bölüm VI – Giriş Çıkış İşlemleri > Çalışan
Zimmet Formu
Puantaj Aktarma hakkında bilgi için bkz. Bölüm III – Puantaj İşlemleri
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 46
BÖLÜM VI–İZİNLİ VE MAZERETLİLER
• Bu bölümde izinli ve mazeretli çalışanlar ile izin taleplerinin listesi yer alır. Tüm izin talepleri
ve onayları buradan yönetilir.
• WorkCube’ün tüm modülleriyle birlikte kullanıldığı durumlarda, sistem kullanıcıları kendi ana
sayfalarından izin talebinde bulunabilirler. Bu talepler otomatik olarak bu bölüme işlenir ve
onay için bekler.
• Güncel tarihe denk gelen izin ve mazeret kayıtları listede kırmızı renk ile gösterilir.
İzin Talebi Ekleme ve Güncelleme
Sayfa: E-Hesap > İzinler
İzin Talebi Eklemek İçin
• İzin ve Mazeretliler ekranındaki koyu satırın sağ başında bulunan işaretine
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak izin talebinde bulunan
çalışan adını seçin.
• Çalışanın izin ve mazeret kategorisini belirleyin.
• Başlama, Bitiş alanlarının yanındaki ikonlarına tıklayarak iznin başlama
ve bitiş tarihlerini saat ve dakika bilgileri ile birlikte seçin.
• İşe başlama tarihi alanının yanındaki ikonuna tıklayarak çalışanın
izinden sonra işe başlayacağı tarihi seçin.
• İzinde çalışana ulaşılabilecek telefon ve adres bilgilerini girin.
• Açıklama alanına gerekli görürseniz açıklama yazın.
• Onay alanının yanındaki işaretine tıklayarak izin talebine onay verecek
yetkili adını seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 47
• İzin Talebini Güncellemek İçin izin ve mazeretler listesinde, ilgili çalışan adının
hizasındaki ikonuna tıklayın . Gerekli değişiklikleri yapıp kaydedin.
İzin Talebinin Onaylanması
• İzinli ve Mazeretliler listesinde iligli çalışan adının satırın sağ başındaki ikonuna
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranın sol alt kısmında bulunan ikonuna tıklayarak onaylayabilir
veya ikonuna tıklayarak izin talebini reddedebilirsiniz.
ÖNEMLİ: İlgili kişi tarafından onaylanmamış izin talepleri sistemde yürürlüğe
girmez.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 48
BÖLÜM VII–DİĞER İŞLEMLER
Vizite Bildirimleri
Çalışan yakınına Vizite
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Çalışan Yakınına Vizite
Çalışan yakınına vizite kaydı yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Çalışan Yakınına Vizite linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak yakını için vizite talebinde
bulunan çalışan adını seçin.
• Vizite alacak kişi yazısının hizasındaki işaretine tıklayarak çalışan yakını
ekleme ekranını açın.
• Bu ekranda eğer vizite alacağınız yakın adı kayıtlı ise aşağıdaki listeden vizite
alacak yakının adına tıklayın.
• Eğer çalışan yakını kayıtlı değil ise ekranın üst kısmındaki alanlara vizite
alacak kişi ile ilgili gerekli bilgileri girin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 49
• Eklediğiniz yakının adı ekranın alt tarafındaki listede görüntülenecektir.
• Bu yakının adına tıklayın.
• Bu ekranda çalışan yakınları ile ilgili bilgi güncellemesi yapmak için ilgili kişi
adının sağ başındaki ikonuna tıklayarak güncelleme yapabilirsiniz.
• Çalışan Yakını Ekle ekranından seçtiğiniz kişi ile ilgili bilgiler Vizite bilgi
ekranına otomatik olarak eklenir.
Not: Bu ekrana direkt olarak da çalışan yakını ile ilgili bilgiler yazılabilir,
ancak kayıtların düzgün tutulması ve her defasında tekrar aynı bilgilerin
girilmemesi için bu tercih edilen bir şey değildir.
• ikonuna tıklayarak vizitenin kullanılacağı gün ve saati seçin.
• Onay alanının yanındaki işaretine tıklayarak vizite talebine onay verecek
yetkili adını seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz vizite talebi bilgisi “Çalışan Yakını Viziteleri” listesine eklenecektir.
Vizite Kağıdını çıkış almak için
• Listede ilgili vizite kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Vizite Kaydında Güncelleme Yapmak için
• Listede ilgili vizite kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
ÖNEMLİ: Çalışanların yakınlarına vizite alabilmeleri için şirketinizde 120 günlük SSK
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 50
priminin ödenmiş olması gerekir. 120 günlük SSK primi ödenmemiş çalışanlar için vizite
varilemez. Bu durumda sistem sizi bir ileti ile uyaracaktır.
SSK Eş-Çocuk Sağlık Belgesi
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Eş Çocuk Sağlık Belge
Sağlık Belgesi kaydı yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Eş Çocuk Sağlık Belge linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının yanındaki işaretine çalışan adını seçin.
• Belge alacak kişi yazısının başındaki hizasındaki işaretine tıklayarak
çalışan yakını ekleme ekranını açın.
• Buradan ilgili yakının adını seçin.
Bu ekranın kullanımı hakkında bilgi için bkz. “Çalışan Yakınına Vizite
Bölümü”
• Çalışan Yakını Ekle ekranından seçtiğiniz kişi ile ilgili bilgiler SSK Eş-Çocuk
Belgesi ekranına otomatik olarak eklenir.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz sağlık belgesi bilgisi “Sağlık Belgesi” listesine eklenecektir.
Sağlık Belgesini çıkış almak için
• Listede ilgili belge kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Belge Kaydında Güncelleme Yapmak için
• Listede ilgili belge kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 51
Çalışana Vizite
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Çalışana Vizite
Çalışana vizite kaydı yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Çalışana Vizite linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak vizite talebinde bulunan
çalışan adını seçin.
• ikonlarına tıklayarak vizite veriliş ve vizite çıkış tarihlerini ve saatlerini
seçin.
• Var ise vizite ile ilgili bir açıklama yazın.
• Onay alanının yanındaki işaretine tıklayarak vizite talebine onay verecek
yetkili adını seçin.
• Vizite bir meslek hasatlığından kaynaklı olarak alınıyorsa aşağıda ilgili
kutucuğu işaretleyin.
• Vizite bir iş kazasından dolayı alınıyo ise “İş Kazası” kutucuğunu işaretleyin.
• Bu kutucuk işaretlendiğinde yan tarafta yukarıdaki resimde görüldüğü
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 52
gibi iş kazası ile ilgili bilgilerin kaydedileceği alanlar açılacaktır.
• Bu alanlara da gerekli bilgileri girdikten sonra “Kyadet” butonuna
tıklayın.
• Eklediğiniz vizite talebi bilgisi “Çalışan Viziteleri” listesine eklenecektir.
Vizite Kağıdını çıkış almak için
• Listede ilgili vizite kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Vizite Kaydında Güncelleme Yapmak için
• Listede ilgili vizite kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
• İş kazalarından dolayı alınan vizitelerin güncelleme ekranının sağ üst köşesinde
ikonu bulunur. Bu ikona tıklayarak “ İşyeri Kazası Bildirim Formunu” doldurup
çıkış alabilirsiniz.
Disiplin İşlemleri
Disiplin İşlemleri
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Disiplin İşlemleri
Disiplin işlemi yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Disiplin İşlemleri linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Başlık alanına verilen disiplin cezasını ifade eden bir başlık yazın.
• Tip alanından disiplin cezası tipini seçin.
Not: Disiplin cezası tipleri E-Hesap tanımlarında yapılır.
• ikonuna tıklayarak disiplin işleminin yapıldığı tarihi seçin.
• Disiplin işlem no’sunu kaydedin.
• Yanlarındaki işaretlerine tıklayarak disiplin işlemi yapan kişi ve yapılan
çalışan adını seçin.
• Disiplin cezasını veren disiplin kurulunun yanındaki kutucuğu seçili duruma
getirin.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 53
• Gerekçe alanına disiplin cezasının veriliş gerekçesini yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz disiplin işlemi “Disiplin İşlemleri” listesine eklenecektir.
Disiplin İşlemi Bildirim belgesini çıkış almak için
• Listede ilgili disiplin işlem kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Disiplin işleminde Güncelleme Yapmak için
• Listede ilgili disiplin işlem kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Çalışan Ödülleri
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Ödüller
Ödül işlem kaydı yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Ödüller linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Başlık alanına verilen ödülü ifade eden bir başlık yazın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 54
• Tip alanından ödülün tipini seçin.
Not: Ödül tipleri E-Hesap tanımlarında yapılır.
• ikonuna tıklayarak ödülün veriliş tarihini seçin.
• Yanlarındaki işaretlerine tıklayarak ödülü veren ve alan kişi adını seçin.
• Açıklama alanına ödülün veriliş gerekçesini yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz ödül kaydı “Ödüller” listesine eklenecektir.
Ödül Kaydında Güncelleme Yapmak için
• Listede ilgili disiplin işlem kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Olay Tutanağı
Sayfa: E-Hesap > Diğer > Olay Tutanağı
İş kazaları dahil, şirket içerisinde disiplin cezası veya savcılığa bildirim gerektiren tüm olayların
tuttanak kayıt ve takipleri buradan gerçekleştirilir.
Olay tutanak kaydı yapmak için;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Olay Tutanağı linkine tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 55
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda
• Olay türü alanına gerçekleşen olayın türünü yazın
Kavga / yaralama / İş kazası / Hırsızlık v.b.
• Şube alanında olayın gerçekleştiği şubeyi seçin.
• İhmal Eden alanının yanındaki işaretlerine tıklayarak olayı gerçekleştiren
veya olayın gerçekleşmesinde ihmali bulunan çalışan adını seçin.
• ikonuna tıklayarak olayın gerçekleştiği tarihi seçin.
• Yanlarındaki işaretlerine tıklayarak olaya tanık olan diğer çalışanların
adını seçin.
• Aşağıdaki boş alana olay hakkında bilgi veren açıklama yazısını girin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz Olay Tutanak kaydı “Olay Tutanakları” listesine eklenecektir.
Tutanak Kaydında Güncelleme Yapmak için
Listede ilgili Olay Tutanağı kaydının sağ başındaki ikonuna tıklayın.
Savcılığa Bildirim Yazısı Yazmak İçin
• İlgili Olay Tutanağı güncelleme ekranının sağ üst köşesinde bulunan ikonuna
tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 56
• Karşınıza gelen ekrandan Savcılık Bildirim yazısını yazın
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak belgeyi kağıda dökebilirsiniz.
Savunma Talebinde Bulunmak İçin
• İlgili Olay Tutanağı güncelleme ekranının sağ üst köşesinde bulunan ikonuna
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda Yazan alanının yanındaki işaretine tıklayarak savunma
yazısını talep eden kişi adını seçin.
• Alttaki alana savunma yazısını beklediğiniz olay ile ilgili bilgi yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Savunma talep yazısını ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak kağıda
dökebilirsiniz.
Disiplin Kurul Kararı Eklemek İçin
• İlgili Olay Tutanağı güncelleme ekranının sağ üst köşesinde bulunan ikonuna
tıklayın.
• Karşınıza gelen ekranda ikonunu kullanarak olayın disiplin kuruluna sevk edildiği
tarihi girin.
• Olayın görüşüldüğü Disiplin kurulu toplantısı ile ilgili No, Tarih, Dosya No, Karar No
bilgilerini girin.
• Yanlarındaki işaretlerine tıklayarak disiplin kurulu başkanı ve üyelerinin adlarını
seçin.
• Alttaki alana kurul kararını yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Disiplin Kurulu Kararını ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak kağıda
dökebilirsiniz.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 57
Ceza Tebliği Eklemek İçin
• İlgili Olay Tutanağı güncelleme ekranının sağ üst köşesinde bulunan ikonuna
tıklayın.
• Konu alanına tebliğin konusunu girin.
• Diğer ilgili alanlara gerekli bilgileri kaydedin.
• Alttaki alana ceza ile ilgili açıklamaları yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Disiplin Kurulu Kararını ekranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayarak kağıda
dökebilirsiniz.
Fesih Yazısı Eklemek İçin
• İlgili Olay Tutanağı güncelleme ekranının sağ üst köşesinde bulunan ikonuna
tıklayın.
ZimmetlerSayfa: E-Hesap > Diğer > Zimmetler
Çalışana Zimmet Kaydı Ejklemek İçin;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Zimmetler linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Demirbaş Zimmet Formu ekrana gelecektir
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 58
• Buradan çalışana yeni bir zimmet kaydı eklemek için mavi renkli yazıların hizasındaki
ikonuna tıklayın.
• Sayfanın alt tarafında eklenen satırdan yeni zimmet kaydı için gerekli bilgileri girin.
• Çalışana yapılan her zimmet için bir satır ekleyin ve gerekli bilgileri yazın.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
Zimmet Kaydı Bilgisi Görmek ve Güncellemek İçin;
• Zimmetler listesinde ilgili çalışan adının hizasındaki ikonuna tıklayın.
Toplu Zimmet Aktarımı Yapmak İçin
• Bir çalışandan başka bir çalışana toplu zimmet aktarımı yapmak için yukarıdaki gibi
çalışana ait Demirbaş Zimmet Formunu açın.
• Enkranın sağ üst köşesindeki ikonuna tıklayın.
• Açılan ekranda aktarımın yapılacağı çalışan adını ve aktarımın yapılacağı tarihi seçin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Çalışana ait tüm zimmet kayıtları diğer çalışana aktarılacaktır.
Sağlık İşlemleriSayfa: E-Hesap > Diğer > Sağlık İşlemleri
Şirket doktoru tarafından çalışanlara yapılan muayenelerle ilgili bilgilerin tutuluduğu bölümdür.
Genellikle şirket doktoru tarafından kullanılır.
İşçi Sağlık Rapor Kaydı
İşçi Sağlık Rapor Kaydı Eklemek İçin;
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Sağlık İşlemleri linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• İşçi Sağlığı rapor formu ekrana gelecektir.
• Burada çalışan alanının yanındaki işaretine tıklayarak muayene edilen çalışan
adını listeden seçin.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 59
• ikonuna tıklayarak muayene tarihini seçin.
• Aşağıdaki alanlara başlıklarına göre ilgili bilgileri girin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
Rapor Kaydını Güncellemek İçin;
• İşçi Sağlığı sayfasında ilgili çalışan adının hizasındaki ikonuna tıklayın.
Hasta Protokol Kayıt Defteri
Hasta Protokol kayıt defteri, muayenelerde girilen işçi sağlık raporu kayıtlarındaki bilgiler
doğrultusunda sistem tarafından otomatik oluşturulur.
• Hasta Portokol Kayıt defterini görmek için İşçi Sağlığı sayfasının sağ
üstkısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Protokol Kayıt Defterini Kağıda Dökmek İçin açılan defter ekranının sağ üst
köşesindeki ikonuna tıklayın.
Günlük Poliklinik İcmal Cetveli
Günlük Poliklinik İcmal Cetveli, girilen muayene ve sağlık raporu bilgileri doğrultusunda sistem
tarafından otomatik oluşturulur.
• Günlük Poliklinik İcmal Cetevelini görmek için İşçi Sağlığı sayfasının sağ
üstkısmında bulunan ikonuna tıklayın.
• Poliklinik İcmal Cetvelini Kağıda Dökmek İçin açılan icmal ekranının sağ üst
köşesindeki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 60
Denetim İşlemleri Gerçekleşen iç ve dış denetimlerle ilgili bilgi kayıtları bu bölümde tutulur.
Yeni Denetim Kaydı Eklemek İçin
• E-Hesap menüsünden “Diğer” butonuna tıklayın.
• Burada sol taraftaki Denetim İşlemleri linkine tıklayın.
• Açılan sayfadaki koyu renkli satırın sağ başındaki işaretine tıklayın.
• Denetim Ekleme formu ekrana gelecektir.
• Burada denetlenen şube adını seçin.
• Denetleyen kişi adını ve pozisyon bilgilerini girin.
• ikonlarına tıklayarak denetim tarihi, eksik giderilme tarihi ve para cezası söz
konusuysa vade alanından paranın ödenme tarihlerini seçin. .
• Denetimin tipini belirleyin.
• Para cezası söz konusuysa Para Cezası alanına verilen ceza miktarını rakamlar
arasında işaret ve boşluk olmayacak şekilde yazın.
• Para cezasının birimini seçin.
• Aşağıdaki alanlara başlıklarına göre ilgili bilgileri girin.
• “Kaydet” butonuna tıklayın.
• Eklediğiniz kayıt “Denetim İşlemleri Listesinde” görüntülenecektir.
Denetim Kaydını Güncellemek İçin;
• Denetim İşlemleri listesinde ilgili kaydın hizasındaki ikonuna tıklayın.
WorkCube E-Hesap Eğitim Kitapçığı Sayfa 61