wdrażanie ezd z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej
DESCRIPTION
Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej. przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/1.jpg)
Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów
rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej
przygotował Kazimierz Schmidt, Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, Departament Kształtowania Narodowego Zasobu ArchiwalnegoPrzygotowane na podstawie materiałów autora z seminariów i konferencji w latach 2011-2013 oraz materiałów ze spotkania pt. Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. Wdrożenie – praktyka – efekty (NDAP, Warszawa 22-23 października 2013 r).
![Page 2: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/2.jpg)
Plan
• Co to jest system EZD• Dlaczego takie systemy mogą być użyteczne• Wymagania instrukcji kancelaryjnej (wskazanie i
omówienie niektórych przepisów)• System EZD jako system teleinformatyczny
(podlegający także innym przepisom)• Na co zwracają uwagę praktycy
![Page 3: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/3.jpg)
Co to jest EZD (formalnie)• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w
sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67).
• Tamże §2 pkt 13: system EZD – system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych
• ”Czynności kancelaryjne w systemie EZD”- tak brzmi tytuł rozdziału 2 w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011
![Page 4: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/4.jpg)
Co to jest EZDProjektowane zmiany w ustawie archiwalnej
Zob. http://legislacja.rcl.gov.pl/dokument/180889
• Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą:– 1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający przebieg
załatwiania i rozstrzygania spraw;– 2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym mowa w pkt 1.
• 1a (projektowany) Sprawy, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, realizowanym z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b
![Page 5: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/5.jpg)
Co to jest EZD (nieformalnie)
• EZD - elektroniczne zarządzanie dokumentacją to nie to samo co elektroniczny obieg dokumentów.
• EZD to rozwiązanie uniwersalne, w założeniu pozwalające na zastąpienie papierowych akt spraw – elektronicznymi, nawet jeżeli nie są świadczone wyspecjalizowane usługi elektroniczne pozwalające na załatwienie tylko określonych spraw
w EZD nie tylko obieg jest elektroniczny, ale również dokumentacja
![Page 6: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/6.jpg)
Czym EZD nie jest• EZD to nazwa pospolita (rodzaju systemu) a nie
konkretnego systemu.• EZD nie jest też rozwiązaniem, w którym
wszystko dokumentuje się na papierze a dopiero po zakończeniu sprawy wszystko skanuje.– e-akta powstających na bieżąco = liczne metadane
dodawane automatycznie przez system w trakcie załatwiania sprawy (także do skanów), w tym odnotowywanie kolejnych czynności wykonywanych przez różnych użytkowników w różnym czasie (takie akta uwiarygadnia liczne grono osób),
– kopie z akt papierowych wykonanej po zakończeniu sprawy = takie akta uwiarygadnia tylko skanerzysta
![Page 7: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/7.jpg)
Dlaczego w XXI wieku czynności kancelaryjne?
• Dlaczego zakłada się, że mimo postępującej informatyzacji umożliwiającej tworzenie automatycznych usług elektronicznych (eDeklaracje, CEIDG, KW-ODPIS…) nadal będzie potrzeba:– rejestrować wpływy,– rozdzielać je na komórki organizacyjne,– dekretować,– zakładać akta spraw,– akceptować,– wysyłać odpowiedzi
![Page 8: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/8.jpg)
Np. wystąpienie o warunki zabudowy
• Jeśli stronami w sprawie jest oprócz urzędu jeszcze 5 obywateli i tylko jeden z nich (ten, który złożył wniosek w postaci elektronicznej) jest zainteresowany otrzymywaniem elektronicznej korespondencji, to znaczy, że pozostałym czterem osobom urząd musi przekazywać informacje o prowadzonej sprawie za pomocą listów poleconych
• Urząd musi umieć udowodnić że zrealizował wymagane prawem powiadomienie stron. Taka Informacja mogąca stanowić dowód dla sądu, NIK-u, organu drugiej instancji, powinna być zapisana w taki sposób aby była dla stron (w razie potrzeby) użyteczna.
Czyli będzie powstała dokumentacja hybrydowa (papierowo-elektoniczna)
![Page 9: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/9.jpg)
Dlaczego tak jest, czyli kilka wybranych przepisów kodeksu postępowania administracyjnego
Strony należy poinformować:• Art. 9. Organy administracji publicznej są obowiązane do
należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek
• Art. 36. § 1. O każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.
• § 2. Ten sam obowiązek ciąży na organie administracji publicznej również w przypadku zwłoki w załatwieniu sprawy z przyczyn niezależnych od organu.
![Page 10: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/10.jpg)
Z przepisów kpaw wersji po zmianie z 10 stycznia 2014
W jaki sposób można poinformować• Art. 42. § 1. Pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu
lub miejscu pracy.• § 2. Pisma mogą być doręczone również w lokalu organu
administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej
• Art. 391. (zmieniony) § 1. Doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2013 r. poz. 1422), jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:– 1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez
elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;– 2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i
wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;– 3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych
środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.”
Nie zawsze można doręczać elektronicznie
![Page 11: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/11.jpg)
Z przepisów kpa 2 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014
Nawet jeśli uczestnik wyraził zgodę …• Art. 391 §1d. (nowy) Jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania
zrezygnuje z doręczania pism za pomocą środków komunikacji elektronicznej, organ administracji publicznej doręcza pismo w sposób określony dla pisma w formie innej niż forma dokumentu elektronicznego.”;
…to i tak może z tego w każdej chwili zrezygnować.
![Page 12: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/12.jpg)
• Art. 46 § 3. (zmienione) W przypadku doręczenia pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej doręczenie jest skuteczne, jeżeli adresat potwierdzi odbiór pisma w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3.
• § 4. (praktycznie niezmienione)) W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:– 1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu
elektronicznego;– 2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i
pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;– 3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu
identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w sposób wskazany w art. 20a ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Z przepisów kpa 3 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014
Uwaga: doręczenie elektroniczne jest w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej
![Page 13: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/13.jpg)
• Art. 46 § 5. (nowe) W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób, o którym mowa w § 4 pkt 3, organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma.
• § 6. (nowe) W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.
• § 7. (nowe) Zawiadomienia, o których mowa w § 4 i 5, mogą być automatycznie tworzone i przesyłane przez system teleinformatyczny organu administracji publicznej, a odbioru tych zawiadomień nie potwierdza się.
Z przepisów kpa 4 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014
Uwaga na § 6: wprowadzono fikcje doręczeń elektronicznych
![Page 14: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/14.jpg)
• § 8. (nowe) W przypadku uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone na podstawie § 6 organ administracji publicznej umożliwia adresatowi pisma dostęp do treści pisma w formie dokumentu elektronicznego przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania pisma w formie dokumentu elektronicznego za doręczone oraz do informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień, o których mowa w § 4 i 5, w swoim systemie teleinformatycznym.
• § 9. (niezmienione poprzednio w §5) Warunki techniczne i organizacyjne doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego określają przepisy ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3.
• § 10. (niezmienione poprzednio w §6) Doręczenie pisma w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego w rozumieniu przepisów ustawy, o której mowa w § 4 pkt 3, następuje przez elektroniczną skrzynkę podawczą tego podmiotu, w sposób określony w tej ustawie.”;
Z przepisów kpa 5 w wersji po zmianie z 10 stycznia 2014
Uwaga na §10: publicznemu wysyła się wprost na jego skrzynkę (bo ją ma!) w nie w sposób określony w §4
![Page 15: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/15.jpg)
Okres przejściowy• Teza: jak bardzo byśmy się nie starali, to nie da się w
dającym się zaplanować czasie całkowicie zastąpić pismem elektronicznym pisma papierowego (czy taka teza wymaga jeszcze udowodnienia?)
• Choć nie należy rezygnować z dążenia do tego aby całkowicie zastąpić papier w poszczególnych procesach administracyjnych trzeba przewidzieć istnienie dualnej dokumentacji w jednej i tej samej sprawie.
• Ale jednocześnie pozwolić aby podmioty przygotowane technicznie i organizacyjnie do tworzenia akt spraw w postaci elektronicznej nie były zmuszane do prowadzenia podwójnej dokumentacji tych samych spraw (elektronicznie i dodatkowo na papierze)
![Page 16: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/16.jpg)
Ograniczenia i możliwości
• Należy podkreślić, że jak dotąd nie wolno pisma utrwalonego na papierze wybrakować po wykonaniu odwzorowania cyfrowego - papiery, które przyszły trzeba przechować - przynajmniej do czasu zmian ustawowych (jak dotąd ustawodawca zachowuje ostrożność, także ustawa z 10 stycznia 2014 o zmianie ustawy o informatyzacji … tego nie podejmuje)
• Ale podmioty tworzące akta spraw w postaci elektronicznej:– nie muszą już tworzyć własnych papierów– nawet nie mają obowiązku trzymania papierowych
kopii tego co zostało na papierze wysłane
![Page 17: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/17.jpg)
Na papierze lub w EZD(ale elastycznie)
• Można wybrać– (§1 ust. 2) Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie
tradycyjnym lub w systemie EZD• Decyduje kierownik podmiotu
– (ust. 3) Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 2, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.
• Powrót do tradycji zabroniony– (ust. 4) Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne
• Możliwe wyjątki– (ust. 5) Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać
wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.
![Page 18: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/18.jpg)
O wyjątkach (opisane w §1 ust.6)
• Jeśli prawo wprost wymaga na papierze (albo elektronicznie)
• Zdefiniowano proces i wdrożono elektroniczną usługę publiczną (wtedy to co jest tak realizowane „zostaje” w postaci elektronicznej)
• istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
oczywiste
aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne
„wytrych” na wszelki wypadek
![Page 19: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/19.jpg)
§10 - „wykonywanie czynności kancelaryjnych” w systemie – czyli co?
• Wszystko… czyli:– Prowadzenie rejestrów przesyłek
(wpływających i wychodzących) oraz spisów spraw (pkt 1) -
– Wykonywanie dekretacji (pkt 2)– Wykonywanie akceptacji (podpisywanie
odpowiednim podpisem elektronicznym) (pkt 3)
– prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD (pkt 4)
aby jednoznacznie wykluczyć możliwość działania „papierowego” kierownictwa w elektronicznym urzędzie
Uwaga wyjątek!
aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne
![Page 20: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/20.jpg)
§13 - rejestracja wpływów
• Rejestracja polega na przyporządkowaniu metadanych (ust. 2)
• To przyporządkowanie może to się odbywać automatycznie (ust.2)
• Dodanie metadanych nie musi być od razu, ale może być w trakcie załatwiania sprawy
• Unikatowy (niepowtarzalny) identyfikator
Na przykład gdy „wystawiony” zostanie formularz automatycznie zbierający niezbędne metadane lub wymagający ich podania przez wnoszącego pismo(niestety z papierem tak się nie da)
![Page 21: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/21.jpg)
§17 – wpływy na papierze
• Oznaczenie wpływu identyfikatorem (ust.1) możliwym do przeczytania „gołym okiem” (ust.2)
• Zamiana papierów na dokumenty elektroniczne (ust. 4) ale z wyjątkami:
– duuuuża strona (na przykład A3 i większe);– duuuużo stron;– treść (nie wolno skanować bo…), forma lub postać
(np. nie da się odwzorować bo to obraz olejny w ramie albo… pustak ceramiczny)
Po czym papiery do składu chronologicznego!
![Page 22: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/22.jpg)
§18 – poczta elektroniczna• Poczta elektroniczna też może stanowić wpływ
odzwierciedlający załatwianie spraw), ale:– Można automatycznie usuwać spam i wiadomości
zawierające złośliwe oprogramowanie (ust.1)
– Selekcja przesyłek po „odsianu” spamu (ust.2)– Nie wszystkie przesyłki pocztą elektroniczną w
rejestrze wpływów (uznaniowość prowadzącego sprawę) – (ust.3-5)
– Zakaz drukowania i powtórnego skanowania (ust.6)
Ważne: jeśli chcesz mieć pewność doręczenia: wysyłaj na elektroniczną skrzynkę podawczą wystawiającą UPO. Potwierdzone to jest także w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów wydanym na podst. Art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacjiUwaga! W trakcie (niewielkich) zmian zob. http://legislacja.rcl.gov.pl/lista/4/projekt/197841
![Page 23: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/23.jpg)
§19 – elektroniczna skrzynka podawcza
• Uwaga wyjątek: wpływy automatycznie rejestrowane w dedykowanym systemie teleinformatycznym (ust.1 pkt 1)
• Ważny warunek: można nie rejestrować wpływu w EZD, jeżeli system dedykowany, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi
• Wpływy nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania
aby opłacało się tworzyć usługi elektroniczne
do EZD przesyłka + UPO
nie jest wyłącznie rejestrem wynikowym odnotowującym tylko kto wprowadził dane, a nie na jakiej podstawie
![Page 24: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/24.jpg)
§20 – przekazane na informatycznym nośniku danych
• Dostrzeganie nośników dołączonych do pisma na papierze – to też przesyłka na nosniku (ust.1)
• Przeniesienie zawartości nośnika do systemu EZD (ust.3) albo pozostawienie na tym nośniku (ust.4).
Uwaga! – w przypadku przekazywania dokumentu elektronicznego na informatycznym nośniku danych – przekazuje się dokument wraz z tym nośnikiem (zob. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów wydane na podst. art. 16 ust. 3 ustawy o informatyzacji)
![Page 25: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/25.jpg)
§21 – rozdział wpływów• Rozdział do właściwych komórek lub osób może
realizować punkt kancelaryjny (wg podziału zadań i kompetencji w danym podmiocie)
• Rozdział może być realizowany automatycznie (ust.2)
Rozdział to nie dekretacja.Dekretacja ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę
![Page 26: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/26.jpg)
§22- §23 – skład chronologiczny• §22 ust.1 – dopuszczenie kilku składów • §22 ust.2 – wypożyczenia ze składu
• §23 ust.1 – wyodrębnione (od reszty) przesyłki dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego,
• §23 ust.2 – wyodrębnione (od reszty) informatyczne nośniki danych, których zawartości nie skopiowano do EZD
„Uciążliwe” wypożyczenia ze składu (karty zastępcze) albo odnotowanie wypożyczenia w EZD (ale po co wypożyczać to co jest dostępne w „skanie”?)
Żeby kiedyś łatwiej było „wyrzucić” resztę (jeśli zostanie dopuszczone przez ustawodawcę)
![Page 27: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/27.jpg)
§24 – dekretacja• Rozdział do właściwych komórek lub osób może
realizować punkt kancelaryjny (wg podziału zadań i kompetencji w danym podmiocie)
• Rozdział może być realizowany automatycznie (ust.2)
dekretacja ma sens tylko wtedy, gdy nie jest oczywiste gdzie przekazać przesyłkę
![Page 28: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/28.jpg)
§27 – automatyczny spis spraw• Dane odnoszące się do całego spisu (ust.1 pkt 1) i dane
odnoszące się do każdej sprawy (ust.1 pkt 2) • Dowolność kształtowania spisów spraw wg klas wykazu
akt i/lub okresów chronologicznych (ust.2)
UWAGA na metrykę sprawy, o której mowa w kpaArt. 66a. § 1. W aktach sprawy zakłada się metrykę sprawy w formie pisemnej lub elektronicznej.§ 2. W treści metryki sprawy wskazuje się wszystkie osoby, które uczestniczyły w podejmowaniu czynności w postępowaniu administracyjnym oraz określa się wszystkie podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów zachowanych w formie pisemnej lub elektronicznej określających te czynności.§ 3. Metryka sprawy, wraz z dokumentami do których odsyła, stanowi obowiązkową część akt sprawy i jest na bieżąco aktualizowana.
![Page 29: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/29.jpg)
EZD a metryka sprawyZgodnie z rozporządzeniem MAiC z dnia 6 marca 2012 r. w sprawie wzoru i
sposobu prowadzenia metryki sprawy• § 2. 1. Jeżeli dokumentacja odzwierciedlająca przebieg załatwiania spraw
powstaje w systemie teleinformatycznym przeznaczonym do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiającym wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych, to metrykę sprawy stanowi widok chronologicznego zestawienia czynności w sprawie, zawierający:
• 1) oznaczenie sprawy (data wszczęcia lub znak sprawy);• 2) tytuł sprawy (zwięzłe określenie przedmiotu sprawy);• 3) datę dokonanej czynności;• 4) określenie osoby podejmującej daną czynność (nazwisko, imię,
stanowisko);• 5) określenie podejmowanej czynności;• 6) wskazanie identyfikatora dokumentu w aktach sprawy, do którego odnosi
się dana czynność.
Jeżeli nasz system EZD „umie” zrobić taki raport (a powinien) – to elektronizacja akt spraw pozwala nie prowadzić ich na papierze
![Page 30: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/30.jpg)
§31 – kompletność akt sprawy
• W aktach sprawy nie tylko przesyłki zarejestrowane w rejestrach (ust.1) ale także:
– notatki służbowe (pkt 2)– wiadomości poczty elektronicznej jeśli odzwierciedlają sposób
załatwiania sprawy (pkt 3)– odrzucone projekty pism + uwagi i adnotacje do nich (jeżeli
mają znaczenie w załatwianej sprawie) (pkt 4)
• Dbałość o kompletność metadanych (ust.2)
Warto zauważyć, że odrzucone projekty pism i adnotacje do nich system EZD może automatycznie zachowywać w aktach sprawy
![Page 31: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/31.jpg)
§33 - §34 – akceptacja
• Elektroniczna akceptacja treści przesyłki przeznaczonej do wysłania środkami komunikacji elektronicznej (§33) lub na papierze (§34)
• Nawet w przypadku przesyłki papierowej obowiązek zachowania w aktach sprawy wersji elektronicznej ostatecznie zaakceptowanej
Wolno do akt sprawy dodawać (niezależnie od podpisanej elektronicznie wersji przeznaczonej do wydruku) także odwzorowania cyfrowe pism, dla których wymagana jest postać papierowa
![Page 32: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/32.jpg)
§35 - §36 – wysyłka §37-38 – do archiwum zakładowego• (§35) Możliwość automatycznego wysyłania przez
system zaraz po podpisaniu (pkt 1) , ale także:– przez punkt kancelaryjny (pkt 2),– przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych
doręczeń (pkt 2).• §37 – po 2 latach automatyczne przejęcie
dokumentacji w EZD przez archiwum zakładowe akt spraw zakończonych
• §38 przekazanie zawartości składów (chronologicznego i informatycznych nośników danych) do archiwum zakładowego
Cale przepisu: nie ma „przekazywania” z komórek czyli spisu zdawczo-odbiorczego! Akta spraw są w tym samym EZD tylko automatycznie zmienia się komórka zarządzająca (mimo to istnieją kontrowersje wokół tego przepisu)
![Page 33: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/33.jpg)
Czego nie wolno
• §8 ust.1 - W przypadku gdy akta spraw są tworzone w systemie EZD, komórka merytoryczna, współpracująca przy załatwianiu sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostępnia im tę sprawę bezpośrednio w systemie EZD, określając równocześnie, jaka część dokumentacji stanowiącej akta sprawy będzie udostępniona tym komórkom
• §8 ust. 2 - Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikające ze współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, komórki inne niż merytoryczne włączają bezpośrednio do akt sprawy komórki merytorycznej, nie tworząc akt oznaczonych odrębnym znakiem sprawy
![Page 34: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/34.jpg)
Sens §8 (czyli zupełnie inaczej niż na papierze)• W systemie EZD (nie: eSOD) zabronione jest zakładanie kilku
spraw w .. tej samej sprawie.• Zakaz wychodzi z założenia, że skoro akta spraw są elektroniczne,
to znaczy że są odmiejscowione = zamiast pisać pismo wewnętrzne (!) „w załączeniu przesyłam” i „proszę o opinię” należy udostępnić akta sprawy temu kto ma opinię dać. Powielanie tego oczywistego na papierze zwyczaju w systemie EZD jest bez sensu.
• W przypadku gdy mający dostęp do akt sprawy pracownik innej komórki organizacyjnej zamiast … napisania kolejnego pisma „w odpowiedzi na pismo przesyłam opinię” po prostu włączy tę opinię do akt sprawy, to system EZD i tak odnotuje kto włączył i kiedy, a cała wewnętrzna biurokracja będzie zupełnie niepotrzebna.
• Proszę zwrócić uwagę że ten niewielki wymóg nie tylko upraszcza proces załatwiania sprawy, ale także powoduje, że akta sprawy są w jednym miejscu a nie rozproszone. A to oznacza pełniejszy ich ogląd zarówno dla aktotwórcy jak i dla stron.
![Page 35: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/35.jpg)
Koordynator czynności kancelaryjnych• Warto mieć dobrego koordynatora…• Z pewnością aby mógł to robić potrzebne mu są
narzędzia w systemie. Na przykład:– Przeglądanie akt spraw komórki ABC pod kątem
prawidłowości wyboru pozycji wykazu akt,– „znajdź wszystkie dekretacje wykonane z
opóźnieniem większym niż”…– „znajdź wszystkie akceptacje wykonane z
opóźnieniem większym niż”…– znajdź wszystkie pisma należące do więcej niż jednej
sprawy (i pokaż listę tych spraw)
![Page 36: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/36.jpg)
Inne mające znaczenie dla systemów EZD rozporządzenia
• Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku (poz. 526) w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
![Page 37: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/37.jpg)
szczegółowy sposób postępowania
• Rozporządzenie MSWiA z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206 poz.1518)
• § 6. Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego, który …
![Page 38: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/38.jpg)
szczegółowy sposób postępowania(bezpieczeństwo)
1. zapewnia integralność treści dokumentów i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
2. zabezpiecza przed wprowadzaniem zmian w dokumentach spraw załatwionych;
3. zabezpiecza przed usunięciem dokumentów z systemu, z wyjątkiem udokumentowanych czynności dokonywanych w ramach ustalonych procedur usuwania dokumentów:– a) dla których upłynął okres przechowywania ustalony w
wykazie akt,– b) mylnie zapisanych,– c) mogących stanowić zagrożenie dla prawidłowego
funkcjonowania systemu,– d) których usunięcie wymagane jest na podstawie przepisu
prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub ostatecznej decyzji organu administracji;
Czyli niczego nie można sobie „ot tak” zmienić
![Page 39: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/39.jpg)
szczegółowy sposób postępowania (używalność, bezpieczeństwo,
przenaszalność)
4. zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie;
5. umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu;
6. identyfikuje użytkowników i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych;
7. zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych;
8. umożliwia odczytanie bez zniekształceń treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system;
![Page 40: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/40.jpg)
szczegółowy sposób postępowania (używalność)
9. zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2a ustawy, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury;
10. zapewnia odtworzenie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw;
11. wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt;
12. wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną, w tym:
– a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do brakowania,
– b) przygotowuje automatycznie spis dokumentacji niearchiwalnej,
![Page 41: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/41.jpg)
szczegółowy sposób postępowania (przenaszalność)
13. wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum państwowego, w tym:
– a) wyodrębnia automatycznie dokumenty przeznaczone do przekazania,
– b) przygotowuje automatycznie spis zdawczo-odbiorczy, o którym mowa w § 17 ust. 1, w postaci dokumentu elektronicznego,
– c) eksportuje dokumenty i ich metadane,– d) oznacza dokumenty przekazane do archiwum państwowego w
sposób umożliwiający ich odróżnienie od dokumentów nieprzekazanych;
14. umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych, w szczególności przez:
– a) eksport dokumentów i ich metadanych lub wskazań na te metadane oraz danych dokumentujących dokonane zmiany, o których mowa w pkt 6, z zachowaniem powiązań pomiędzy tymi dokumentami i metadanymi,
– b) zapisywanie wyeksportowanych metadanych w formacie XML.
![Page 42: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/42.jpg)
Wybrane minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych
na podstawie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku (poz. 526) w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej
oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych
![Page 43: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/43.jpg)
Minimalne wymagania (bezpieczeństwo §20)
• Podmiot realizujący zadania publiczne opracowuje ustanawia, wdraża i eksploatuje, monitoruje i przegląda oraz utrzymuje i doskonali system zarządzania bezpieczeństwem informacji zapewniający poufności, dostępności i integralności informacji, w tym przetwarzanych w systemach teleinformatycznych, z uwzględnieniem takich atrybutów jak autentyczności, rozliczalności, niezaprzeczalności i niezawodności
Czyli jak w normie ISO/IEC 27001
![Page 44: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/44.jpg)
Minimalne wymagania (funkcjonalność, niezawodność, itp. §15.)
• Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne projektuje się, wdraża oraz eksploatuje z uwzględnieniem ich funkcjonalności, niezawodności, używalności, wydajności, przenoszalności i pielęgnowalności, przy zastosowaniu norm oraz uznanych w obrocie profesjonalnym standardów i metodyk.
• 2. Zarządzanie usługami realizowanymi przez systemy teleinformatyczne, o których mowa w ust. 1 ma na celu dostarczanie tych usług na deklarowanym poziomie dostępności i odbywa się w oparciu o udokumentowane procedury.
• 3. Wymagania określone w ust. 1 i 2 uznaje się za spełnione jeśli projektowanie, wdrażanie, eksploatowanie, monitorowanie, przeglądanie, utrzymanie i udoskonalanie zarządzania usługą podmiotu realizującego zadanie publiczne odbywają się z uwzględnieniem Polskich Norm: PN-ISO/IEC 20000-1 „Technika informatyczna – Zarządzanie usługami – Część 1: Specyfikacja”, PN-ISO/IEC 20000-2 „Technika informatyczna – Zarządzanie usługami – Część 2: Reguły postępowania”.
![Page 45: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/45.jpg)
Minimalne wymagania (interoperacyjność §16)
• Systemy teleinformatyczne używane przez podmioty realizujące zadania publiczne wyposaża się w składniki sprzętowe lub oprogramowanie umożliwiające wymianę danych z innymi systemami teleinformatycznymi za pomocą protokołów komunikacyjnych i szyfrujących określonych przez przepisy, normy, standardy lub rekomendacje ustanowione przez krajową jednostkę normalizacyjną lub jednostkę normalizacyjną Unii Europejskiej.
• 2. W przypadku, gdy w danej sprawie brak jest przepisów, norm lub standardów, o których mowa w ust. 1, stosuje się standardy uznane na poziomie międzynarodowym, w szczególności opracowane przez:– Internet Engineering Task Force (IETF) i publikowane w postaci
Request For Comments (RFC), – World Wide Web Consortium (W3C) i publikowane w postaci W3C
Recommendation (REC),- adekwatnie do potrzeb wynikających z realizowanych zadań oraz
bieżącego stanu technologii informatycznych.
![Page 46: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/46.jpg)
Ważniejsze tematy z roboczego spotkania praktyków (NDAP, październik 2013)
• Tytuł jako element w metadanych dokumentu lub sprawy
• Dostęp jako element w metadanych dokumentu lub sprawy
• Przekazywanie akt spraw w postaci elektronicznej do innych podmiotów
• Dokumenty elektroniczne podpisane podpisem elektronicznym innej osoby niż jest to deklarowane w treści dokumentu
• Korespondencja wewnętrzna w systemie EZD
![Page 47: Wdrażanie EZD z punktu widzenia wymogów rozporządzenia w sprawie Instrukcji kancelaryjnej](https://reader036.vdocuments.site/reader036/viewer/2022062407/56812dd2550346895d9318ea/html5/thumbnails/47.jpg)
Ważniejsze tematy z roboczego spotkania praktyków (NDAP, październik 2013)
• Co dalej ze składami chronologicznymi i składami informatycznych nośników danych?
• Potrzeba wyodrębnienia w składzie chronologicznym dokumentów wewnętrznych (takich co muszą być na papierze ale nigdzie nie są wysyłane)
• Problematyka konserwacji podpisu elektronicznego w długim czasie
• Ewentualne ryzyka związane z brakowaniem dokumentacji ze składów chronologicznych mających pełne odwzorowanie cyfrowe
• Wysyłka plików .doc „zapakowanych” do pisma ogólnego (jak podpisywać)?
Materiały ze spotkania i sprawozdanie zostaną umieszczone na stronie http://archiwa.gov.pl