vÄlkommen till utbildning i - su.se · web viewen inkorg måste vara tom för att den ska var...

Raindanceportalen presenterar

FAKTURAPORTALEN - MANUAL

Raindance- version 2009 vår

Frågor eller rapportera skanningfel: Marianne Aspenberg ankn 2998

Lösenord och behörigheter:Bijan Shafeie ankn 1365

2023-05-10© Ekonomiavdelningen

INNEHÅLLSFÖRTECKNING – Använd Ctrl funktionen och klicka för att komma direkt till önskat avsnitt vid digital läsning

Inledning 5

Rutiner som måste tillämpas vid skanning 6

Rutiner som måste tillämpas vid skanning 7

Rutiner som måste tillämpas vid E-faktura 8

Daglig filinläsning i Raindance 9

Inloggning i Classic – OBS! enbart för dig som har denna rättighet till Classic10

Användare och behörigheter i FP 11

Beloppsbegränsa attester 11

Ansökan om behörighet – attest och utanordningsregler 11

Att byta lösenord 12

Meddelande om fakturor via din E-post 14

Inloggning i Fakturaportalen 15

Popup-fråga om krypterad information – JA eller NEJ? 16

Din inkorg och flikmenyn 17

Din inkorg forts 18

Din inkorg forts. 19

Mina inställningar 20

Fakturabilden, konteringflik, cirkulationsflik och fakturainformation 21

Granska fakturan – KOM IHÅG INTRASTAT 222010-05-10© Ekonomiavdelningen

2

Beställningsgodkänna en faktura 22

Kontera en faktura 23

Ändra en konterad rad 23

Sökning av konteringsbegrepp 24

Lägga till ett meddelande eller bifoga ett dokument med fakturan 25

Attestera fakturor 26

Ta bort attest 27

Utanordna först därefter signera 28

Ta bort en utanordning 29

Signering – sker efter utanordning 29

Cirkulation 30

Cirkulation forts 31

Centralen 32

Centralen forts 33

Att ändra en faktura 34

Att lägga till INTRASTAT-uppgifter samt korrigera utb kod 35

Att makulera en faktura 36

Fakturahistorik 37

Fakturahistorik forts 38

Rutiner efter indragen registreringsrätt för lev.fakturor i Raindance Classic39

Instruktioner för hantering av utländska fakturor 402010-05-10© Ekonomiavdelningen

3

Instruktioner för utlägg i fakturaportalen ( SU 9065 och SU 9066 ) 41

Utlägg till mottagare med bank i annat land än Sverige 42

Leverantörsmeddelandets innehåll efter skanning av utlägg och förskott 44

Hantering av kreditfakturor 45

Bokning i Raindance av kreditfaktura 45

Kreditfakturor avseende anläggningar ( konto 1271) 45

Reglering i samband med utbetalning (huvudregeln) 45

Reglering via inbetalning till SU 45

Instruktioner ang. försättsblad för vissa fakturor och rekvisitioner (SU 9067)46

Att söka faktura i FP 47

Avancerad sökfunktion 48

Alternativ fakturalayout för E-fakturor 49

Betalning via correspondentbank 50


4

FAKTURAfrån leverantör

Skanningscentral Aditro AB

Textfil och bild till SU

Postöppningpreparering buntning

INSTITUTION XXUtländska. fakturor + utlägg+ fakturor med fel adress

Skanningav faktura

Inläsning i Raindance

Tolkningav faktura

Skannade fakturor & E-fakturortill adm inkorg på institutionen.

Rejectpost till SU ekoavd ca 2ggr per vecka

Original arkiveras av Aditro Med internpost till inst.

E-faktura inläsning

Med internpost till inst.








InledningVälkommen som användare i vårt ekonomisystem som på Stockholms universitet heter Raindance. Denna manual är anpassad till version 2009vår av Raindance. Som användare kan man ha behörighet i såväl Raindance Classic som Raindanceportalerna Fakturaportalen respektive Bokföringsportalen.

Raindance Classic är uppbyggt av olika moduler, t.ex. reskontra (RK), anläggningar (AR), fakturaportalen (FP) med flera. För att arbeta med Fakturaportalen (FP) och leverantörsfakturorna behöver man inte ha tillgång till en klient som är kopplad till Raindance Classic utan FP anropas via en länkadress på Internet.

Universitetets leverantörsfakturor skannas av Aditro AB som levererar fakturorna via fil varje vardag. Därefter ansvarar ekonomiavdelningen för att filerna blir inlästa i ekonomisystemet. Rejectpost1 dvs. sådant som ej ska / kan skannas skickas till ekonomiavdelningen 2 ggr per vecka och distribueras via internposten till institutionerna. Därutöver, sedan 2008-07-01 ska alla fakturor mellan myndigheter hanteras som E-faktura. Med början HT2009 ansluts även privata leverantörer till E-faktura. Nedan visas ett flödesschema för leverantörsfakturorna.

1 Till exempel felaktiga fakturor som saknar orgnr eller facknummer, ordererkännanden, påminnelser, inkasso, böcker, biljetter2010-05-10© Ekonomiavdelningen

E-faktura från leverantör Itellas

fakturaväxel

5

Rutiner som måste tillämpas vid skanningFör att minska antal problem med fakturor som skannas använd nedanstående punktlista för genomgång då och då, de vanligaste felen härrör till nämnda punkter.

Uppge den nya fakturaadressen vid varje beställning. Påtala för leverantören att leveransadressen är oförändrad. Tag för vana att även uppge institutionens kundnummer till leverantören när du ändrar fakturaadressen, universitetet är stort. Det är det sexsiffriga facknumret som är unikt och därför identifierar din institution vid filinläsning.

(Det sexsiffriga facknumret används även som beställningsreferens vid e-faktura)

Ny fakturaadress som måste anges på alla fakturor och kuvert som sänds till skanningInstitutionsnamnStockholms universitetFack 710 _ _ _ ( alternativt Fack 450 _ _ _ )R 017 ( alternativt R 054)

106 54 STOCKHOLM

Organisationsnummer tillhörande leverantören måste finnas på alla fakturor som ska skannas. Saknas detta skannas inte fakturan utan kommer tillbaka till institutionen med rejectposten.

OBS! Utländska leverantörsfakturor ska ej adressändras hos leverantören.2 Dessa fakturor ska adressändras manuellt av institutionen ( institutionens ”riktiga” adress stryks) samt märkas med leverantörens RDLEVID från Raindance som skrivs för hand någonstans i sidhuvudet på fakturan. RDLEVID söker du själv fram i Raindance Classic om du är ansvarig administratör för FP på din institution. Texten ”RDLEVID” måste anges innan själva ID. Exempel: en amerikansk leverantörsfaktura måste märkas med texten ”RDLEVID US456” i sidhuvudet på fakturan, sedan skickas den till Posten för skanning. Var noga med att välja korrekt RDLEVID, en del utländska leverantörer finns med många RDLEVID i Raindance, se t.ex. Blackwell. OBS! Se vidare övriga instruktioner i lathunden för utländska fakturor innan skanning.

Granska alltid bilagorna på skannade fakturor när det finns sådana – det har hänt att bilagorna är fel eller tillhör andra fakturor. Detta ska alltid felanmälas till [email protected]

Var aktsam med att inte skriva / täcka över annan information på de utländska fakturorna när ni anger RDLEVID. Likaså om ni använder klisterlappar med nya fakturaadressen får denna inte klistras över någon annan information förutom den gamla fakturaadressen.

2 Undantaget leverantörerna Dawson, MWG Biotech samt Fermentas Gmbh som har svenska PG och ett stort antal fakturor till universitetet, dessa tre företag kan skicka sina fakturor direkt till skanning.2010-05-10© Ekonomiavdelningen

6

mailto:[email protected]

Rutiner som måste tillämpas vid skanning

Fakturor från Eurocard och liknande ska ej adressändras hos leverantören utan ska skickas till institutionen – dessa adressändras därefter manuellt av dig som är administratör och skickas sedan till skanningen med tillhörande kvitton som bilagor.

Utlägg måste hanteras med särskild blankett, SU9065 och SU9066, med originalkvitton som bilagor. Alla utlägg ska kontrolleras och skickas till skanning av administratören. Kvitton måste alltid tejpas, använd beständig arkivtejp. Lämna ca 5 cm tomt i vänstermarginal för att minska risken för fel vid skanning.

Består en faktura eller utlägg av flera sidor som ni skickar till skanning, häfta alltid ihop sidorna.

Betalningsunderlag som inte fungerar som vanliga fakturor såsom inbetalningskort, Internetunderlag etc. hanteras med särskild blankett, SU9067.Skapa unika ”fakturanummer” om det saknas – fakturanummerfältet får ej lämnas tomt! Huvudregeln är alltid att leverantören ska kunna prestera en faktura med alla normala uppgifter enligt lagkrav.

Fakturor som har extremt många bilagor ( > 30 ) kan bilagorna arkiveras på institutionen och fakturan som skannas ska då hänvisa till bilagorna och tvärtom så att de alltid kan kopplas ihop. Rådgör med ekonomiavdelningen från fall till fall. Huvudregeln är att vi skannar allt.

Felrapportering Ska ske till Marianne Aspenberg på ekonomiavdelningen när era fakturor fått felinlästa värden ( t.ex. fel belopp) eller om bilagorna har blivit fel på något sätt eller saknas. Betala aldrig felaktigt skannade / inlästa fakturor utan att först samråda med ekonomiavdelningen.


7

Rutiner som måste tillämpas vid E-faktura

Ett antal åtgärder görs av Ekonomiavdelningen innan en E-faktura kan levereras eller skickas. Leverantören/kunden ska vara routad i Itellas fakturaväxel och även vara upplagd i Raindance med så kallad partsinformation. Därefter meddelar Ekonomiavdelningen institutionerna när en leverantör/kund är produktionsklar och kan hantera E-faktura.

Vid beställning ska beställarreferens alltid anges till leverantören. Institutionerna anger sina tilldelade unika facknummer som referens. Beställarreferens ska innehålla sex siffror varav prefix 710XXX eller 450XXX används.

E-fakturan levereras från avsändande part (myndighet, företag ) via Itellas fakturaväxel och läses in löpande i Fakturaportalen (Raindanceportalen).

Felrapportering ska till Marianne Aspenberg.


8

EmmaAdministratör brevlåda

Erik Attestant Siw Utanordnare Lena Attestant

Till betalning

Daglig filinläsning i Raindance

Aditro skannar in alla fakturor och skickar sedan en fil till universitetet som sedan läses in i Raindance av ekonomiavdelningen. Senast dagen efter fakturan skannats får universitetet filen, men den kan ibland anlända samma dag. Ekonomiavdelningen ombesörjer sedan att institutionens fakturor elektroniskt levereras till din institution dvs. till administratören. Fakturorna är redan ankomstregistrerade då de anländer till institutionen och momsen är konterad. Administratören på institutionen fördelar fakturorna vidare till respektive person som ska beställningsgodkänna, kontera och / eller attestera. Prefekt eller motsvarande utanordnar slutligen fakturorna. Fakturorna är då klara för betalning.

E-fakturor som kommer från Itellas fakturaväxel läses in löpande i Raindance3.

Bilden nedan visar ett exempel över leverantörsfakturornas flöde på institutionen.

3 Kundfakturor som skickas som E-fakturor från universitetet skapas och får status definitiv av institutionen. Utgående E-fakturor skickas en gång i halvtimmen.


9

Inloggning i Classic – OBS! enbart för dig som har denna rättighet till Classic

När du är användare i fakturaportalen måste du fortsättningsvis använda begreppet enhet när du loggar in i Raindance Classic. Enhetsnumret = institutionsnummer.


10

Användare och behörigheter i FP

Användarna i FP är grovt uppdelade i administratörer och övriga. Endast administratörer kan använda institutionens central och har tillgång till kommandot ”Ändra faktura”. En administratör har inte per automatik attest- eller utanordningsrätt, men kan alltid beställningsgodkänna och kontera. En administratör kan vara fakturamottagare vilket innebär att alla fakturor som anländer till institutionen cirkuleras till administratören vid den dagliga filinläsningen.

Övriga användare har som lägsta behörighet, precis som administratörer, kontering och beställningsgodkännande. Däremot måste attest och / eller utanordningsrätt beställas av ekonomiavdelningen.

Beloppsbegränsa attester

Det är även möjligt att tilldela en beloppsbegränsning för en attestant. Attestanten begränsas då, t.ex. med ett takbelopp på 10 000 kr, till att attestera som mest 10 000 kr per faktura. För att aktivera denna funktion, skicka en e-post till [email protected] med uppgifter om attestanten och beloppsgräns.

Ansökan om behörighet – attest och utanordningsregler

För nyupplägg eller ändring av användare och behörigheter ska du skicka blanketten ”Beställning av användaridentitet för Raindance (SU 9063)” till Bijan Shafeie på ekonomiavdelningen. Blanketten finns i blankettarkivet i mappen ekonomi.

Förändringar av attest- och utanordningsrättigheter ska även meddelas Christer Niklasson på blanketten ”Beslut och förteckning över attestberättigade” respektive ”utanordningsberättigade” med tillhörande namnteckningar. Blanketterna finns i blankettarkivet i mappen ekonomi.

Läs vidare i regelboken om attest- och utanordningsregler och deras innebörd.


11


Att byta lösenord

Du måste byta ditt lösenord efter din första inloggning. Klicka på knappen ”Mina inställningar” så hittar du fliken ”Allmänt”. Ditt nya lösenord måste vara minst 6 tecken långt, därav minst 3 bokstäver och 1 siffra, t.ex. ”Portal5”. Det måste också skilja sig tydligt från ditt gamla lösenord. Du kan inte byta från ”faktura1” till ”faktura2” etc.

Till sist klickar du på ”Spara” knappen.


12

Notera följande: 1) Man har 3 försök med sitt lösenord innan systemet låser för ytterligare försök. För att häva låsningen och få ett nytt lösenord måste du kontakta [email protected] .

2) Var aktsam med att spara lösenordet vid inloggning med hjälp av Windowsklienten. Detta innebär att du med tiden förmodligen glömmer bort ditt lösenord eftersom det per automatik alltid anges.

3) Efter 90 dagar måste lösenordet alltid bytas.


13


Meddelande om fakturor via din E-post

När det finns fakturor som ska godkännas/attesteras eller utanordnas får du ett standardmeddelande via din e-post.

Här ser du avsändare och fakturanummer. Det genereras en e-post per faktura. Du behöver endast använda en länk för att nå inloggningssidan, övrig e-post vid samma tillfälle kan du genast radera.

Du kan stänga av e-postfunktionen via ”Mina inställningar”, men då får du inte någon information när det finns nya fakturor i din inkorg .


14

Inloggning i Fakturaportalen

Användare Ditt användarnamn Lösenord Ditt lösenordFöretag Lämnas alltid blank vid inloggning i FP

Klicka OK, du kommer då till din Inkorg(Observera att om du är inaktiv i Portalen c:a 30 minuter låses programmet. Avsluta genom att trycka på krysset längst upp till höger. Du måste då logga in igen.)


15

Popup-fråga om krypterad information – JA eller NEJ?

Det kan inträffa, pga. att FP innehåller krypterad information, att du får upp en popup-fråga när du arbetar i FP. Svara alltid på frågan dvs. kryssa inte bort frågan, du får då inte se fakturabilden. En del användare ska svara JA andra NEJ. Detta beror på vilken Adobeversion du har för frågan är olika formulerad! I exemplet nedan ska man svara JA. I den alternativa frågan i annan Adobeversion är svaret NEJ.

Sidorna är alltjämt krypterade oavsett vad frågerutan påstår, därför ska du alltid acceptera att släppa igenom informationen som påstås vara osäker.


16

Din inkorg och flikmenyn

Din inkorg med tillhörande arbetsflikar visas efter inloggning. Det är i inkorgen som fakturorna hamnar. Observera att tillgången till arbetsflikar och knappar ser olika ut beroende på vilken typ av behörighet man har. Du som har administratörsbehörighet har t.ex. tillgång till ”Centralen”, det har inte övriga användare på din institution.


17

Din inkorg fortsNär du vill behandla alla fakturor klickar du på knappen Kontera/Attestera. När du är klar med en faktura kommer nästa upp med automatik om du trycker på knappen ”Nästa”. När du vill behandla en särskild faktura, dubbelklickar du på den fakturan. För avslut tryck på knappen ”Tillbaka”

Förklaring av kolumnerna i inkorgen

Faktura Fakturans löpnummer i ekonomisystemet RaindanceNamn Leverantörens namnD.typ DokumenttypBelopp Fakturabelopp inkl. momsValuta Fakturans valutaVäntat Antal dagar fakturan väntat i FP sedan den blev inläst i RaindanceFörfaller Antal dagar kvar till förfallodag – ett negativt tal = antal dagar förfallenMeddelande Meddelande till inkorgens ägare, hämtas från meddelanderaden

vid cirkulation av en faktura, se vidare avsnittet ”Cirkulation” sid.29Status Ger information vid utanordning eller om fakturan är under utredningAlla kolumner kan sorteras i stigande och fallande ordning genom att klicka på rubrikerna.


18

Din inkorg forts.

Förklaring av knappar.

Byt företag är en högre rättighetsnivå, du ser inte den knappen i normalfallet.

Kontera/Attestera Se föregående sida.

Mina inställningar: Här kan du stänga din inkorg, hänvisa den till någon annan inkorg mm. Funktionen används med fördel vid semestrar etc. OBS! En inkorg måste vara tom för att den ska var möjlig att stänga. Det är under denna funktion som du också kan stänga av e-postfunktionen så att det inte skapas någon e-post när du får nya fakturor. Byte av lösenord sker också under denna funktion.

Signering Används enbart av utanordnare. Med hjälp av lösenordet signerar utanordnaren som sista moment de utanordnade fakturorna, men de måste först utanordnas.


19

Mina inställningar

Klicka på knappen ”Mina inställningar”. Nu visas information om inkorgen. Under fliken Allmänt byter du lösenord. Status om inkorgen är öppen eller stängd. För att kunna stänga inkorgen får du inte ha några fakturor kvarom inkorgen är hänvisad till någon annan användare samt om frånvaro är noterat om e-posten är aktiverad ( alltid eller ingen)Knappen Flytta innebär att alla fakturor flyttas till den användare du valt att hänvisa till.Eskalera till chef används inte

Alla användare har tillgång till sin egen inkorgs inställningar. Spara alla ändringar.


20

Fakturabilden, konteringflik, cirkulationsflik och fakturainformation

Öppna en valfri faktura genom att dubbelklicka på raden. Man kan dela upp visningen i fyra delar: Fakturabilden - visas i Pdf-format4 Konteringsflik Cirkulationsflik Fakturainformation

4 Fakturabilden är i Adobe PDF och kan både förstoras och förminskas, sparas på din dator, skrivas ut och e-postas. Att e-posta fakturabilden kan med fördel användas då mottagaren saknar behörighet att använda FP. På så sätt kan denne ändå få se fakturabilden och ge dig information per e-post.2010-05-10© Ekonomiavdelningen

21

Med hjälp av pilarna kan du förflytta dig i vertikalt och horisontellt i konteringsrutan genom att ställa markören på någon av pilarna.


22

Granska fakturan – KOM IHÅG INTRASTAT

Innan du beställningsgodkänner och konterar fakturan ska du alltid granska att den är korrekt skannad och tolkad, att bilagorna är i sin ordning samt komplettera INTRASTAT uppgifterna på utländska fakturor från EU. Fel på fakturan eller bilagor ska alltid rapporteras till [email protected] .

Beställningsgodkänna en fakturaEfter granskning och INTRASTAT arbetet klickar du i rutan ”beställningsgodkännande” ovanför konteringsraden, se 1. Ditt namn syns då intill rutan = best.godkännande klart.


1.

23


Kontera en faktura

Kontrollera först att fakturan är Beställningsgodkänd. Gå sedan ned till konteringsrutan och fyll i

konto, (enhet), aktivitet, (projekt), och belopp, se 1. Klicka sedan på knappen alternativt ”enter / returknappen” för att bekräfta konteringen. Den bekräftade konteringen kommer att synas som en egen rad längst upp i konteringsfönstret. En faktura kan delkonteras av olika användare, men fakturan är inte färdigkonterad förrän beloppet vid ”Att kontera”, se 2, visar 0.00 kr.

OBS! Bevaka att begreppet ”Radtyp” , se 3, behåller korrekt värde som normalt ska vara ”Kostn” . Behöver du byta radtyp så klickar du på rullgardinen för att byta radtyp vid kontering av anläggningar, återbetalningar mm.

Ändra en konterad radOm du vill rätta en kontering, när du redan använt rutan klickar du antingen på den konteringsruta du önskar ändra eller om du vill börja om helt så ”slänger” du hela den konterade raden med . Observera att en kontering som är attesterad inte kan ändras utan att den först avattesteras vilket enbart kan göras av den som har attesterat.


1.

2.

3.

24

Sökning av konteringsbegrepp

Om du behöver söka t.ex. ett konto eller en aktivitet så klicka på den blå kolumnrubriken. Samtliga rubriker som är blå är klickbara och du hamnar då i en tabell där du gör ditt val.

I detta exempel vill vi söka ett konto. Klicka först på den blå rubriken konto.Skriv kontoslag före * i rutan ”kod” eller skriv ett ord före * i rutan ”benämning” och klicka OK för att få ett kontoförslag. OBS! Även passiva konton visas.

Markera valt kontoslag. Klicka OK. Konteringen är klar. Nästa steg är antingen att du attesterar eller cirkulerar fakturan till attestanten.


25

Lägga till ett meddelande eller bifoga ett dokument med fakturan

Meddelande- respektive dokumentfunktionen illustreras med varsin ikon, meddelandeikonen är den vänstra med en ”penna”. När det finns ett meddelande som tillhör fakturan är den vänstra ikonen röd. När det finns ett dokument kopplat till fakturan är den högra ikonen röd.

Lägga till ett meddelande1. Vill du infoga ett meddelande, t.ex. för att förtydliga innehållet i fakturan eller kommentera något i samband med fakturan, klicka på ikonen med ”pennan”. Du får fram en ruta där du skriver ditt meddelande. Om det redan finns meddelanden klickar du på ”Skriv inlägg” för att börja. Tänk på att när du sparat meddelandet går det aldrig att ta bort detta. Klicka sedan på SPARA. Stäng sedan fönstret. Det senaste meddelandet hamnar längst upp. Ikonen blir röd när det första meddelandet skapas. Därefter måste man titta om något nytt meddelande har lagts till.Bifoga ett dokument2. Klicka på den högra ikonen med ”dokument” och hämta det dokument från din hårddisk som du vill bifoga fakturan. Det kan t.ex. vara ett Word- eller exceldokument med en deltagarlista från en middag eller resa. OBS! Dokumentnamnet kan ha maximalt 30 tecken och inte innehålla å, ä eller ö. Välj ”Bifoga” och sedan ”Stäng”. Sedan kan du klicka på ikonen igen för att kontrollera att det har fungerat dvs. du ska nu kunna se ett bifogat dokument.


1. 2.

26

Attestera fakturor

Du som är ATTESTANT ska kontrollera att fakturan är best.godkänt samt att den är korrekt konterad (de rader som du attesterar). Notera att det går att kontera en faktura fast den inte är beställnings-godkänd MEN för att kunna attestera krävs att ett beställningsgodkännande är utfört. En attest kan av säkerhetsskäl enbart avattesteras av den person som attesterat.

1. Vill du ta bort eller ändra den föreslagna konteringen? För att ta bort konteringsraden klicka på se 1. alternativt klicka på den konteringsruta du önskar ändra så öppnas den. Gör sedan en ny kontering.

2. För att attestera klickar du på stämpeln på den rad som du vill attestera. Ska du attestera samtliga rader klickar du i kolumnen på stämplarna.

3. Du ser att din attest blivit bekräftad genom att din signatur syns i den första kolumnen (ATT), se 2 på nästa sida. När du är klar ska fakturan cirkuleras för utanordning.


1.

27

Ta bort attest

Attest kan endast tas bort av samma person som attesterat. Behöver du ta bort din attest klickar du en gång på din signatur, signaturen blir då blå. Sedan klickar du en gång till på signaturen, nu försvinner attesten och konteringen blir möjlig att ändra.


2.

28

Utanordna först därefter signeraKlicka på ”Kontera / Attestera” knappen. Nu öppnas en faktura i taget för utanordning om du därefter väljer Nästa faktura. Fördelen med detta arbetssätt är att när du inte har fler fakturor att utanordna hamnar du per automatik i signeringsläge.

När du granskat fakturan och konstaterat att attesten är gjord av rätt person ska du utanordna fakturan. Om något är fel måste fakturan först returneras till attestanten innan konteringen kan ändras. En attest kan av säkerhetsskäl enbart avattesteras av den person som attesterat, gäller även utanordning. Attest respektive utanordning kan aldrig ske av samma person. För att utanordna hela fakturan klickar du på kolumnen ”UTA” vid se 2. Din signatur syns därefter under rubriken UTA.


2.

29

När din utanordning är klar väljer du ”Nästa faktura”, finns inga fler fakturor kommer du till signeringsläget. Nu ska du slutligen signera dina utanordnade fakturor, se nästa sida.

Ta bort en utanordning

Du ser att din utanordning blivit bekräftad genom att din signatur syns under . Vill du ta bort din utanordning klickar du på kolumnen ”UTA”. Din signatur blir då blå, du klickar sedan ännu en gång på samma plats, din signatur försvinner. Signering – sker efter utanordning

Genom att klicka på knappen ”Signering” när du befinner dig i din inkorg kommer du att få upp ovanstående bild med de fakturor som har utanordnats av dig. Alternativt hamnar du i signeringsläget direkt efter att du har utanordnat en eller flera fakturor och sedan valt Nästa faktura. I signeringsläget visas de fakturor som du har utanordnat och som du signerar tillsammans. Du ska ange ditt lösenord och sedan klicka ”OK”. Fakturan får nu status definitiv i reskontran och kan inte ändras. Fakturan är klar för betalning.


30

Cirkulation

När du vill skicka en faktura till någon används begreppet ”Cirkulation”. Klicka på fliken Cirkulation. Börja sedan alltid med att stryka ditt och eventuella andra namn genom att klicka på längst till vänster på raden. Det man gör med detta kommando är att ta bort fakturan från sin egen och andras inkorgar.5

Sök mottagare1 Ställ dig i det första fältet.2 Klicka på förstoringsglaset, så får du upp en lista på din institutions användare ochkan välja till vem fakturan skall cirkuleras. Alternativt kan du använda ”Alt Q” ( för PC) när du står i fältet.3 Markera användare och klicka OK.

5 Administratörernas inkorgar, tilldelas, om så är bestämt, samma fakturor vid den dagliga filinläsningen. Den administratör som då först hanterar en faktura kan sedan stryka övriga namn vid cirkulation eftersom fakturan har bearbetats. Ibland är dock de övriga administratörernas namn gröna och kan ej strykas. Låt dessa namn vara, cirkulationen fungerar ändå och fakturan ligger inte kvar hos den personen.


31

Cirkulation forts

MeddelandeI den högra kolumnen kan du skriva ett meddelande till mottagaren, max 30 tecken.Återigen, stryk ditt namn innan du skickar fakturan vidare.

BrådskandeOm du klickar på utropstecknet skickas texten ”Brådskande” i rubriken på den e-post som genereras till mottagaren. Texten i e-posten lyder ”Var vänlig åtgärda omedelbart”. Används restriktivt.

När du vill cirkulera fakturanBörja med att bekräfta din valda mottagare och ev. meddelande med att trycka ”retur / enter” på tangentbordet. Sedan väljer du antingen ”Nästa faktura” eller ”Tillbaka” för att komma vidare.

( Knappen Mall används enbart av ekonomiavdelningen. Knappen Sekretess används inte alls. Begreppet Ändra faktura kräver administratörsbehörighet och beskrivs på sidan 33)


32

Centralen

Denna funktion kräver att man har administratörsrättighet i FP.

För en överblick på institutionens fakturor i portalen klicka på ”Centralen”.


33

Centralen forts

Under rubriken ”Inkorgar” kan du ta reda på vilka personer som har fakturor i sina inkorgar genom att klicka på ”Med innehåll”. Vidare ser du om några inkorgar på institutionen är stängda (t.ex. vid semester)

I centralen kan du även se under rubriken ”Översyn av dokument”, hur många fakturor som förfallit, hur många fakturor som är på cirkulation mm. just på din institution.

OBS! FÖRBJUDET OMRÅDE - ENBART FÖR EKONOMIAVDELNINGEN:Administratörsbehörighet ger viss tillgång till den övergripande centralens ankomst-registeringsfunktion. Du har ingen registreringsbehörighet för detta och det är ekonomiavdelningen som sköter registreringen. Här stannar alla fakturor som fastnar vid filinläsning och du ska aldrig använda dessa funktioner.


34

Att ändra en fakturaSom administratör har du möjlighet att ändra och komplettera en fakturas ankomstregistrering under förutsättning att fakturan är preliminär (PREL). För att ändra en faktura klickar du på ”Ändra faktura”. Du måste t.ex. granska alla utländska fakturor för att säkerställa att fakturor från EU-länder kompletteras med INTRASTAT uppgifter.

Du kan bara ändra fakturor som har status ”Prel”. Vid felaktigt inlästa värden t.ex. fel fakturabelopp eller moms6 etc. meddela alltid [email protected] om felets art. Bilagefel ska du alltid felanmäla till Marianne Aspenberg.

6 om fakturan har flera momsfält utan någon summering blir momsen alltid fel då tolkningen av momsfältet bygger på att momsen finns totalsummerad, detta är således inget fel som behöver rapporteras till ekonomiavdelningen2010-05-10© Ekonomiavdelningen

35


Att lägga till INTRASTAT-uppgifter samt korrigera utb kodNotera att alla utländska fakturor har grundinställningen ”Vara” (kod 10) som utbetalningskod. Det måste du ändra om en utländsk faktura avser t.ex. en resa, konferens ( kod 22 ) eller tjänst ( kod 46). För att använda tabellsökningen under ”Övriga uppgifter” för INTRASTAT ställer du dig i ett fält som du vill ändra / komplettera7 och sedan klickar du på förstoringsglaset. OBS! När du ändrat eller lagt till en uppgift måste du först ”Spara” innan du använder ”Tillbaka” knappen. Slutkonteringsdatum = inläsningsdatum.

Att makulera en faktura

Normalt sett ska fakturor inte makuleras, utan har man fått fakturor som tillhör en annan institution vid universitetet ska den cirkuleras till Marianne Aspenberg, ange anv. namn MAS. I de fall en leverantör på felaktig grund skickat en faktura till institutionen som inte alls tillhör universitetet kan makulering komma ifråga men normalt ska då leverantören först prestera en kreditfaktura.

7 för varor ska vikt och varukod anges ( för vissa varor även kvantitet ) - för tjänster ska enbart varukod 999 användas, ingen vikt anges2010-05-10© Ekonomiavdelningen

36

Innan du makulerar skriv en kommentar i meddelandefunktionen där du förklarar anledningen till makuleringen. Makulerar gör du med knappen ”Makulera” efter att först valt ”Ändra faktura”.


37

Fakturahistorik

Funktionen ”Historik” visar en loggbok över fakturans hantering.


38

Fakturahistorik forts

Du får nu upp en loggbok som visar det mesta som har skett med fakturan sedan den ankomstregistrerades (dvs. inläsning i Raindance via fil ). Du följer historiken genom att flytta markören nedåt. Det går inte att skriva in någon information på egen hand. När du är klar så stänger du rutan.


39

Rutiner efter indragen registreringsrätt för lev.fakturor i Raindance Classic

2007-04-30 upphörde möjligheten att registrera leverantörsfakturor manuellt i Classic vilket innebär att nedanstående rutiner tillämpas. 1) INKOMMANDE REKVISITIONER FRÅN EXTERNA MOTPARTER

Ska hanteras med hjälp av försättsbladet SU 9067 "Försättsblad för rekvisitioner och vissa fakturor ”, rekvisitionen läggs som bilaga. OBS! Fakturadatum och förfallodatum för en rekvisition ska ha som mest 2 dagars skillnad, t.ex. 070301 och 070303. Alla rekvisitioner ska omedelbart göras klart för utbetalning. De har inte 30 dagars kredit!

2) UTGÅENDE REKVISITIONER FRÅN UNIVERSITETET TILL EXTERN MOTPART

Får inte hanteras alls i reskontran / Raindance. Inga kundfakturor får skapas.

3) FÖRSKOTT (undantaget reseförskott som hanteras av Personalavdelningen)

Ska hanteras med blankett " Rekvisition av förskott", SU88.Facknummer måste fyllas i och förfallodatum. OBS! Blanketten måste även undertecknas. Redovisning av förskott sker via Bokföringsportalen.

4) STIPENDIER = Levnadsbidrag utan krav på motprestation - enligt riktlinjer SU 301-2592-06

Hanteras via HR-plus hos personalavdelningen, kontakta Ellen Sharma för mer information. Inga stipendier alls får hanteras i Fakturaportalen. Även stipendier där resebidrag ingår tillsammans med annat bidrag ska hanteras i HR-plus.

5) RESEKOSTNADER / RESEBIDRAG

Utbetalningar som enbart rör resekostnader / resebidrag ska hanteras som utlägg i FP och konteras i kostnadsklass 5XXX. Erforderliga underlag måste institutionen kräva in. Personnummer eller RDLEVID krävs, samt att personen är upplagd i leverantörsreskontran. 6) DEFINITIVA LEV.FAKTUROR SOM INTE SKA BETALAS

Skicka en e-post till [email protected] med uppgift om fakturanummer. Christer ordnar detta med en bokföringsorder, kopia skickas till institutionen för kännedom.

7) ÅTERBETALNINGAR TILL EXTERNA FINANSIÄRER

Använd försättsblad SU 9067 ”Försättsblad för rekvisitioner och vissa fakturor”. När du konterar välj radtyp ”återbf” och det 25-konto som inbetalningen bokades på. Motpart och finansiär ska anges.


40


Hantering av utländska fakturor

Utländska fakturor måste alltid förberedas av institutionen innan de kan skickas till skanning. Anledningen är bl.a. att fakturan måste kompletteras med begreppet leverantörsid (levid) som är det ID som leverantören har i leverantörsregistret, i exemplet nedan NO29790.

I samband med att ni tar fram korrekt lev.id måste ni alltid kontrollera att leverantören har korrekt information avseende fälten: Betalvillkor (Bv), Valuta (Val) Betalningskod (Bk) 10 för vara och 22 för resa/tjänst

Likaså måste bankuppgifterna under ikonen Utlandsbank vara korrekta.

Saknas något av detta eller om informationen är felaktig måste ni skicka ändring via e-post till [email protected] med information om leverantörens levid och typ av ändring. Är det en leverantör inom EU måste landskoden (Lk) vara ifylld!

När allt är korrekt kan fakturan sändas för skanning.


41

Instruktioner för utlägg i fakturaportalen ( SU 9065 och SU 9066 8 ) För att utlägg ska kunna hanteras i Fakturaportalen utan att orsaka merarbete och förseningar för både ekonomiavdelningen och den som gjort utlägget är det mycket viktigt att följa nedanstående rutin:

Alla anställda på respektive institution som finns i leverantörsregistret ska ha sitt personnummer som leverantörs ID i Raindance. Institutionen måste se till att andra typer av ID som är kopplade till en anställd passivsätts och att ni lägger upp personen med personnummer genom att skicka in nya leverantörsupplägg till ekonomiavdelningen.

Se till att alla relevanta fält på utläggsblanketten är rätt ifyllda. Det är respektive administratör som ska se till att fälten är korrekta, fälten RDLEVID respektive personnummer får inte vara ifyllda samtidigt. Personnummer (10 siffror) gäller för alla anställda och i övrigt då det finns ett svenskt personnummer. RDLEVID ska hämtas från Raindance.

Kontrollera att personen som har gjort utlägget har korrekta uppgifter i Raindance avseende t.ex. konto, adress etc. Alla kvitton måste tejpas med arkivtejp! Glöm inte att ange antal sidor bilagor.Lämna ca 5 cm fri marginal i vänsterkant på bilagor med kvitton.

8 Inrikes betalningar – obligatoriskt med den svenska blanketten ( SU 9065 ) Utrikes betalningar – obligatoriskt med den engelska blanketten ( SU 9066 )


42

Utlägg till mottagare med bank i annat land än Sverige

Särskilda kontroller vid utlägg till mottagare med bank i annat land än SverigeKontrollera att fälten Bv, Val, och Bk är ifyllda, om inte skicka e-post till [email protected] med uppgifter om leverantörens ID och vad som saknas innan utlägget skickas för skanning.

Är mottagaren bosatt i ett EU-land ska även landskod (Lk) anges.


43


En person som gjort utlägg i svenska kronor men som har bankkonto i annat land än Sverige måste beloppet räknas om till banklandets valuta (använd dagskurs med hjälp av www.forex.se ). Därefter anger ni det utländska beloppet i fältet ”Total” på utläggsblanketten (English version). Glöm ej att ange typ av valuta i det fältet ”Currency”.

Exempel: Mr Nice Guy från U.S.A. har haft ett utlägg på 100 SEK. Mr Guy har ett konto i U.S.A. och ska således ha sin ersättning i USD. Den 20 oktober fyller ekonomihandläggaren i utläggsblanketten. I fältet ”Total” ska det stå 13,74 vilket baseras på dagskursen XXXX-10-20. Ange sedan valutaslag i fältet ”currency”. I detta exempel USD.


44

http://www.forex.se/

Leverantörsmeddelandets innehåll efter skanning av utlägg och förskott

Vid inläsning av utlägg och förskott hämtas en konstruerad nummerserie som Levmeddelande. Detta motsvarar fakturanummer på en vanlig faktura. Värdet genereras endast för att utlägget inte ska fastna vid inläsning beroende på att referensnummer saknas. Administratören ska ersätta detta via funktionen ”ändra faktura”, och istället välja något mera lämpligt som t.ex. en text ”ersättning för utlägg seminarium i Paris”.

Meddelandet får innehålla max 30 tecken eller välj extra meddelande. Tag för vana att göra detta innan kontering och attestering på utlägg och förskott då du anser det vara till nytta för mottagaren.


45

Hantering av kreditfakturorKreditfakturor skickas till skanning enligt samma rutin som debetfakturor.

Bokning i Raindance av kreditfakturaInstitutionen konterar, attesterar, utanordnar och signerar kreditfakturan så att den får status DEF. Kreditfakturan konteras med samma konteringssträng som debetfakturan, men beloppet bokas i kredit. I samband med att fakturan får status DEF tillgodoräknas institutionen (projektet, aktiviteten etc.) kreditfakturans belopp. Rent bokföringsmässigt har alltså institutionen tillgodoräknats kreditbeloppet även om kreditfakturan fortfarande är oreglerad mot leverantören, se mer om reglering nedan.

Kreditfakturor blir automatiskt inlästa med förfallodatum lika med fakturadatum, dvs. de regleras snarast möjligt. Kreditfaktura avseende en redan betald debetfaktura ska regleras snarast möjligt. Om kreditfakturan avser en debetfaktura som ännu inte betalats, bör institutionen ändra kreditfakturans förfallodatum och kreditfakturans fakturadatum så att båda dessa sammanfaller med debetfakturans förfallodag. Klicka på ”ändra faktura” och sedan på ”spara” när du gjort ändringarna. Vid felmeddelande ”Perioden stängd eller saknas” ska kreditfakturans fakturadatum och förfallodatum lämnas oförändrade.

Kreditfakturor avseende anläggningar ( konto 1271)Vid kontering på konto 1271 är det mycket viktigt att institutionen meddelar ekonomiavdelningen, Bijan Shafeie, kreditfakturans fakturanummer (i Raindance) samt ver.nummer. Detta för att anläggningsregistret måste korrigeras.

Reglering i samband med utbetalning (huvudregeln)Huvudregeln är att kreditfakturor regleras mot debetfakturor vid utbetalning till leverantören. Detta sker automatiskt i samband med sändningen av betalfilen till banken. Universitetet betraktas som en och samma juridiska person. Detta innebär att en kreditfaktura ställd till en institution kan regleras mot en debetfaktura ställd till en annan institution.

Om en kreditfaktura (status DEF) är oreglerad under en längre period (på grund av att leverantören inte skickar debetfakturor som kreditfakturan automatiskt kan avräknas mot), kontaktar ekonomiavdelningen leverantören och begär att kreditfakturan istället regleras genom inbetalning till Universitetet.

Reglering via inbetalning till SUOm det framgår av kreditfakturan att reglering endast får ske genom inbetalning eller om institutionen kommer överens med en leverantör att reglering ska ske via inbetalning till universitetet, så gäller följande:

Fakturan skickas till skanning precis som vanligt och konteras etc. så att den får status DEF. Det är dock mycket viktigt att institutionen omgående meddelar ekonomiavdelningen vilken faktura det gäller. Meddela Christer Niklasson leverantörens namn och fakturanummer. Om detta inte sker kommer fakturan att regleras "dubbelt", dvs. både genom inbetalningen till universitetet och i samband med nästa utbetalning till leverantören.

.


46

Instruktioner ang. försättsblad för vissa fakturor och rekvisitioner (SU 9067)

En del betalningsunderlag såsom inbetalningskort, underlag utskrivet från Internet och annat som inte kan användas som normala fakturor måste hanteras med en särskild blankett SU 9067. Detta gäller även inkommande rekvisitioner och återbetalningar till finansiärer.

SU 9067 visas nedan. Till blanketten ska alltid det egentliga betalningsunderlaget läggas som bilaga. Var noga med att fylla i alla aktuella fält. Om fakturanummer saknas välj en unik referens. Den referensen kan sedan inte användas någon mer gång. Dagens datum kombinerat med något annat kan vara en bra lösning. Begränsa antal tecken till 30.

Huvudregeln är att alla leverantörer ska kunna prestera korrekta fakturor, blankett SU 9067 är till för undantagen. Stipendier får aldrig hanteras i FP utan hänvisas till HR-plus systemet hos personalbyrån.


47

Att söka faktura i FPMan kan söka på vårt fakturanummer, leverantörens plus- eller bankgiro och på namn/del av namn.

Söker man på namn så anger man en del av namnet och asterisk så får man alla leverantörer som svarar mot det. T.ex. ”First Hotel*”

I nedanstående exempel har vi använt First Hotel Amarantens plusgiro:


48

I detta exempel är urvalet begränsat till perioden 1-27 oktober. För fler/äldre fakturor kryssar man i Klar och kan se längre tillbaka. Man kan även välja makulerade fakturor.


49

Avancerad sökfunktion

Under Fakturor Sök finns funktionen Avancerat (se mot mitten på bilden).

Där gör man sökningar utifrån Användare eller institution/konto/projekt. Vid Händelse väljer man Kontering, Attestering eller Utanordning. Vid Koddel väljer man Inst, konto eller projekt.

Lämnar man Användare tomt så får man alla fakturor som tillhör institutionen.

Även en period kan anges.


50

Alternativ fakturalayout för E-fakturor

För att kunna se mer information på en E-faktura kan med fördel denna knapp användas (öppnar alternativ fakturalayout). Då öppnar sig rutan nedan som kan hjälpa dig med uppgifter som du kanske saknar på fakturan.


51

Betalning via correspondentbank

Vid utbetalningar till vissa länder, t.ex. Ryssland, är det vanligt att betalningen ska gå via en correspondentbank i t.ex. Tyskland eller USA och sedan vidare till slutmottagarens bankkonto i det egna landet.

I Raindance Leverantörsregister är det endast möjligt att lägga in en bank, en SWIFT/BIC-adress och ett bankkonto. Ekonomiavdelningen lägger upp slutmottagarens bankuppgifter i leverantörsregistret.

Detta innebär att bankuppgifter avseende eventuell correspondentbank måste anges av institutionen i fakturaportalen i leverantörsmeddelande.


52

Klicka på Extra leverantörsmeddelande för att få fram fler rader.

För extra rader i leverantörsmeddelande gäller max 2 rader med 33 tecken.

På första raden ska det stå:Via: SWIFT/BIC-adressen

På andra raden ska det stå:Acc: IBAN/kontonr.

Om SWIFT/BIC-adressen saknas fyller man i;

Storbritannien //SC+6 siffror (Sortcode)

Tyskland //BLZ+8 siffror (Bankleitzahl)

USA //FW+9 siffror (Fedwire)

Canada //CC+8 siffror (Transit No./Routing No./Canadian Code)

Australien //AU+6 siffror (BSB-number)

Sydafrika //ZA+6 siffror (Bankcode/Sortcode)

Någon av dessa uppgifter ska finnas angivet på fakturan.


53

När correspondentbankens uppgifter är ifyllda, klicka på Spara. Uppgifterna syns då inte i portalen men kommer med på betalningen.När allt är sparat, klicka på Spara igen och betalningen kan skickas.

Meddelande till betalningsmottagaren kan lämnas i fältet Levmeddelande, max 24 tecken.


54

vÄlkommen till utbildning i - su.se · web viewen inkorg måste vara tom för att den ska var...

Documents