unidad 3 anÁlisis de tÉcnicas de organizaciÓn

INSTITUTO TECNOLOGICO DE LERMA

LIC. EN ADMINISTRACIÓN

DISEÑO ORGANIZACIONALALVAREZ LOPEZ LUCELY NOHEMY

UNIDAD 3 ANÁLISIS DE TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

EQUIPO:

BARRIENTOS JIMENEZ GUILLERMOCORNEJO MENDEZ ARMANDODE LA CRUZ CHAN SAMARIA

San Francisco de Campeche; Campeche, a 16 de Abril de 2013.

DISEÑO ORGANIZACIONAL

CONTENIDO


3.1 Análisis de manuales administrativos............................................................................................3

3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos...............................................6

3.2 Diagramas de Flujo........................................................................................................................11

3.2.1 Símbolos y formas usados en los diagramas.........................................................................12

3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos.......................................................13

3.2.3 Clasificación de Diagramas de Flujo.....................................................................................14

3.2.4 Elaboración de Mapas De procesos......................................................................................15

3.3 Elaboración de reportes.................................................................................................................18

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3.1 Análisis de manuales administrativos

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación que

permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemática la información de una organización.

El manual como medio de comunicación:

La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al personal

clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y

poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede

ser un valioso instrumento administrativo.

Objetivos de los manuales:

Presentar una visión en conjunto de la organización

Ordenar y sistematizar la información de la empresa.

Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolución; su estructura

orgánica; sus objetivos, políticas y procesos, entre otros.

Auxiliar en la inducción y capacitación del personal.

Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones.

Cubrir un requisito de certificación ISO.

Servir como vehículo de información tanto al personal interno como externo de la organización.

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Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos:

Ventajas:

Logra y mantiene un sólido plan de organización.

Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Desventajas:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que describa

asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo

al día.

Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones.

El costo de producción y actualización puede ser alto.

Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.

Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e

importancia es notorio para la misma.

Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.

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Clasificación de los Manuales administrativos

Existen diversas clasificaciones de los manuales, a los que se designa los nombres diversos, pero que pueden

resumirse de la siguiente manera: Los diferentes organismos (públicos o privados) tienen necesidad de manuales

diferentes. El tipo de manual se determina dando respuesta al propósito que se han de lograr. En ciertos casos,

solo sirve a un objetivo: y en otros, se logran varios objetivos.

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3.1.1 Requisitos de los elementos de los manuales administrativos

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del

manual previstos y mantener los controles indispensables.

Manual de Organización

Manual de Procedimientos

Manual de Políticas

Manual de descripción de puestos

Manual de bienvenida

Manual de organización

Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los

objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no solo porque todas las certificaciones

de calidad (ISO, OHSAS, etc.), lo requieran, sino porque su uso interno y diario, minimiza los conflictos de áreas,

marca responsabilidades, divide el trabajo y fomenta el orden, etc.

Estructura del Manual de Organización

CONTENIDO:

Introducción.

Instructivo de Uso.

Tabla de contenido.

CAPÍTULO I:

Identificación de la Empresa (Razón Social, Actividad Económica, Dirección, Tecnología).

Reseña Histórica.

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CAPÍTULO II:

Objetivos generales y específicos de la empresa.

Misión.

Visión.

Valores.

CAPÍTULO III:

Organigrama general.

Funciones de las unidades organizativas.

Descripciones de cargos.

GLOSARIO.

ANEXOS

Manual de procedimientos

Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad

operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa

para orientar al personal de nuevo ingreso.

La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y

procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

Estructura del Manual de Procedimientos

Portada

Índice

Presentación

Estructura Orgánica

Simbología

Descripción de Procedimientos

Diagramas de Flujo

Firmas de Autorización

Glosario.

Anexos

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Manual de políticas

Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a ser seguidos en la toma de decisiones para el logro de

los objetivos.

Una adecuada definición de políticas y su establecimiento por escrito, permite:

a) Agilizar el proceso de toma de decisiones

b) Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

c) Servir de base para una constante y efectiva revisión.

Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas,

personal, compras, etc.

Estructura del Manual de Políticas

Portada

Índice

Objetivos del Manual

Alcance

Como usar el manual

Revisiones y recomendaciones

Introducción

Organigrama

Declaraciones de Políticas

Glosario.

Anexos

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Manual de descripción de puestos

Constituye el documento utilizado en la organización, empleado para funciones tales como: informar a los

especialistas en personal, presupuesto, organización y sistemas sobre las responsabilidades, tareas típicas,

denominación oficial de cargos y su grado en la escala general de sueldos.

El manual consta de un conjunto de descripciones que contiene de manera sucinta las exigencias del cargo, las

cuales se describen a continuación:

- Denominación del cargo: título de identificación.

- Propósito general: define en forma breve la naturaleza del cargo.

- Roles: lista referencial de los puestos de trabajo que pueden desempeñar los ocupantes del cargo.

- Tareas Principales: describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo.

- Factores: Elementos descriptivos del cargo.

- Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y

procesos de trabajo.

Estructura del manual de descripción de puestos

Portada

•Índice

•Presentación

•aspectos generales del manual

•estructura del manual

•definición de términos

•distribución del manual

•puesta en vigencia

•edición, publicación y actualización

•Puestos (descripción)

•Glosario.

•Anexos

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MANUAL DE BIENVENIDA:

Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en él se incluyen

todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones.

OBJETIVO

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en

cada proceso.

Estructura del manual de bienvenida

Portada

Índice

Bienvenido/a.

Historia.

La cultura corporativa de la empresa.

La organización.

El primer día en la empresa.

Anexos.

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3.2 Diagramas de Flujo

El diagrama de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica del algoritmo o proceso. Se utiliza en

disciplinas como programación, economía, procesos industriales y psicología cognitiva.

Características

Un diagrama de flujo siempre tiene un único punto de inicio y un único punto de término.

Las siguientes son acciones previas a la realización del diagrama de flujo:

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o

responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos

interrelacionados, así como las terceras partes interesadas.

Definir qué se espera obtener del diagrama de flujo.

Identificar quién lo empleará y cómo.

Establecer el nivel de detalle requerido.

Determinar los límites del proceso a describir.

Los pasos a seguir para construir el diagrama de flujo son:

Establecer el alcance del proceso a describir. De esta manera quedará fijado el comienzo y el final del

diagrama. Frecuentemente el comienzo es la salida del proceso previo y el final la entrada al proceso

siguiente.

Identificar y listar las principales actividades/subprocesos que están incluidos en el proceso a describir y su

orden cronológico.

Si el nivel de detalle definido incluye actividades menores, listarlas también.

Identificar y listar los puntos de decisión.

Construir el diagrama respetando la secuencia cronológica y asignando los correspondientes símbolos.

Asignar un título al diagrama y verificar que esté completo y describa con exactitud el proceso elegido.

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DISEÑO ORGANIZACIONAL12


3.2.1 Símbolos y formas usados en los diagramas

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3.2.2 Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos

Recomendaciones para el diseño de Diagramas de Flujo

Se deben usar solamente líneas de flujo horizontales y/o verticales.

Se debe evitar el cruce de líneas utilizando los conectores.

Se deben usar conectores sólo cuando sea necesario.

No deben quedar líneas de flujo sin conectar

Se deben trazar los símbolos de manera que se puedan leer de arriba hacia

abajo y de izquierda a derecha.

Todo texto escrito dentro de un símbolo deberá ser escrito claramente,

evitando el uso de muchas palabras.

Consideraciones sobre diagrama de flujo

Un diagrama de flujo, puede tener tipos de errores diferentes:

DE FORMA: Se genera por no seguir las reglas establecidas, puede hacer el diagrama difícil interpretación,

confundir el diagrama y hasta convertirlo en errado en cuanto ser lógica.

DE LÓGICA: Son errores de estructura del diagrama en cuanto al arden puede ser de distinta gravedad, desde

dejar de mostrar el resultado. O falta un cálculo hasta un error que determine que un programa nunca llegue a su

fin.

DE OBJETIVO: Es cuando un diagrama de flujo esta correcto en cuanto a su estructura y forma pero no soluciona

el problema propuesto sino otro.

Una vez terminado e diagrama de flujo, es necesario asegurarse de que funcione correctamente cumpliendo el

objetivo fundamental, las condiciones especificas y las excepciones del problema propuesto a esto se le llama

generalmente "corrida en frió" prueba de escritorio.

Para ellos e selecciona algunos datos (creadas por el programador para fines de la prueba) que cubran todos los

casos posibles en todas las condiciones.

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Tomando estos datos se recorre el diagrama de flujo símbolo a símbolo siguiendo la orden de cada uno de ellos,

todo esto se hará a un lado del diagrama o en una hoja aparte dándole valores a variables y ejecutando operación

que se indique.

3.2.3 Clasificación de Diagramas de Flujo

Según Gómez Cejas, Guillermo. Año 1.997:

Según su forma:

a. Formato Vertical: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de arriba hacia abajo. Es una lista

ordenada de las operaciones de un proceso con toda la información que se considere necesaria, según su

propósito.

b. Formato Horizontal: En él el flujo o la secuencia de las operaciones, va de izquierda a derecha.

c. Formato Panorámico: El proceso entero está representado en una sola carta y puede apreciarse de una sola

mirada mucho más rápidamente que leyendo el texto, lo que facilita su comprensión, aun para personas no

familiarizadas. Registra no solo en línea vertical, sino también horizontal, distintas acciones simultáneas y la

participación de más de un puesto o departamento que el formato vertical no registra.

d. Formato Arquitectónico: Describe el itinerario de ruta de una forma o persona sobre el plano arquitectónico del

área de trabajo. El primero de los flujogramas es eminentemente descriptivo, mientras que los últimos son

fundamentalmente representativos.

Por su propósito:

a. De Forma: Se ocupa fundamentalmente de una forma con muy pocas o ninguna descripción de las operaciones.

Presenta la secuencia de cada una de las operaciones o pasos por los que atraviesa una forma en sus diferentes

copias, a través de los diversos puestos y departamentos, desde que se origina hasta que se archiva. Retrata la

distribución de múltiples copias de formas a un número de individuos diferentes o a unidades de la organización.

b. Las formas pueden representarse por símbolos, por dibujos o fotografías reducidas o por palabras descriptivas.

Se usa el formato horizontal. Se retrata o se designa la forma en el lado izquierdo de la gráfica, se sigue su curso

al proceso de progresión horizontal, cruzando las diferentes columnas asignadas a las unidades de la organización

o a los individuos.

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c. De Labores (¿qué se hace?): Estos diagramas abreviados sólo representan las operaciones que se efectúan en

cada una de las actividades o labores en que se descompone un procedimiento y el puesto o departamento que las

ejecutan. El término labor incluyendo toda clase de esfuerzo físico o mental. Se usa el formato vertical.

d. De Método (¿cómo se hace?): Son útiles para fines de adiestramiento y presentan además la manera de realizar

cada operación de procedimiento, por la persona que debe realizarla y dentro de la secuencia establecida. Se usa el

formato vertical.

Analítico (¿para qué se hace?): Presenta no solo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la

secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qué sirve cada una de las operaciones

dentro del procedimiento. Cuando el dato es importante consigna el tiempo empleado, la distancia recorrida o

alguna observación complementaria. Se usa formato vertical.

f. De Espacio (¿dónde se hace?): Presenta el itinerario y la distancia que recorre una forma o una persona durante

las distintas operaciones del procedimiento o parte de él, señalando el espacio por el que se desplaza. Cuando el

dato es importante, expresa el tiempo empleado en el recorrido. Se usa el formato arquitectónico.

g. Combinados: Presenta una combinación de dos o más flujogramas de las clases anteriores. Se usa el flujograma

de formato vertical para combinar labores, métodos y análisis (qué se hace, cómo se hace, para qué se hace). Se

usa el formato panorámico para combinar varias formas y labores de varios puestos o departamentos.

3.2.4 Elaboración de Mapas De procesos

¿Qué es un Mapa de Procesos?

Un mapa es una representación gráfica y métrica de una porción de territorio sobre una superficie bidimensional.

Iniciados por el hombre con el propósito de conocer su mundo, y apoyado primero sobre teorías filosóficas, los

mapas constituyen hoy una fuente importantísima de información, permitiendo que nos situemos en relación al

mundo que nos rodea. Algo similar consiguen los mapas de procesos. Nos muestran la estructura de la Unidad

Funcional (UF) en la nos encontramos, permitiendo que nos situemos en relación al trabajo que en ella se

desarrolla y así conocer dónde se ubica nuestra actividad y hacia qué fin se orienta.

Para cada proceso hay que realizar los siguientes pasos

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1. Qué actividades hay que realizar y en qué secuencia para suministrar o prestar los productos y servicios acordados

2. Quién debe realizar cada una de las actividades3. Cómo hay que realizar cada actividad.4. Cómo medir la eficacia y eficiencia de cada proceso.

La finalidad de nuestros procesos es suministrar o prestar los productos y servicios que nos han encomendado de

manera eficaz y eficiente y con la “calidad” comprometida.

Para identificar los procesos son necesarios los siguientes parámetros:

Satisfacción al Cliente

Calidad del servicio y/o producto

Misión y estrategia

Requisitos legales y reglamentarios

Riesgos económicos

Utilización de recursos (humano-maquinaria)

Ya identificados se representan gráficamente los procesos y la secuencia e interacción en el mapa de procesos

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PROCESO PARA DISEÑAR UN MAPA DE PROCESOS

Paso 1: Identificar a los actores

La organización existe porque tiene clientes que atender, pero también depende de sus proveedores y otras

organizaciones de su entorno. Una buena manera de empezar es identificar a los agentes o actores que se

relacionan con nuestro sistema de gestión: clientes, proveedores, partners, y otras organizaciones con las cuáles

mantenemos una relación que tiene relevancia para nuestro sistema de gestión. Entre los actores también podemos

destacar elementos de la infraestructura que puede ser relevante destacar: nuestra página WEB, un almacén, el

sistema informático interno, etc.

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Paso 2: Identificar la línea operativa

La línea operativa de nuestra organización está formada por la secuencia encadenada de procesos que llevamos a

cabo para realizar nuestro producto. Esta línea viene determinada por la naturaleza de nuestra actividad y por la

dosis de innovación que hayamos sabido y podido implementar en nuestro sistema (ingeniería de procesos).

Paso 3: Añadir los procesos de soporte a la línea operativa y los de

Dirección

Empecemos en primer lugar por colocar al capitán del buque. Pongamos en nuestro mapa una cajita llamada

DIRECCIÓN, MEJORA CONTINUA, ESTRATEGIA, o lo que queramos. Allí tendrán lugar los procesos que

hemos mencionado antes. En nuestro ejemplo ya tenemos esta cajita, la pusimos formando parte de la línea

operativa. Los que no la tengan ya, que la pongan, luego ya veremos cómo se relaciona con el resto del sistema A

continuación podemos proceder colocando los procesos de soporte a la línea operativa. Estos procesos son los que

proveen de recursos a esta línea.

La línea operativa es la espina dorsal de nuestro sistema de gestión. Cualquier actividad que no forme parte de

ella debe adaptarse a ella, incluyendo los procesos de soporte. Este es un problema típico de las administraciones

públicas, donde los procesos burocráticos de soporte frenan el servicio al ciudadano, pero también lo encontramos

en muchas otras empresas: los clientes esperan mientras la empresa se mira el ombligo.

Paso 4: Añadir los procesos que afectan a todo el sistema

Llegados a este punto tenemos el corazón de nuestro negocio representado, pero nos falta el resto de los órganos

dan vida al sistema. Procesos de gestión de incidencias, productos no conformes, etc.

Alguien tiene que apartar las piedras del camino. De forma más o menos organizada, todas las organizaciones se

enfrentan a los problemas que genera el trabajo mal hecho. Estos procesos son distintos según la naturaleza del

error. No es lo mismo el proceso de tratamiento de productos no conformes de un taller de producción, que la

solución de un problema administrativo, o la gestión de un problema de servicio.

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3.3 Elaboración de reportes

El reporte es aquel documento que se utilizará cuando se quiera informar o dar noticia acerca de una determinada

cuestión.

CONTENIDO

Lo que se hizo

Con qué criterios se hizo lo que se hizo

Como se hizo

Qué resultados se obtuvieron

LA ESTRUCTURA

La estructura de un reporte se realiza a través de bloques de información

Introducción

Planteamiento y realización de la acción

Resultados y su valoración

Comentarios

Anexos

CLASES DE INFORMES

Informe Expositivo:

Es aquel que narra un hecho o una secuencia de hechos sin análisis ni interpretaciones del autor y por

consiguiente, sin conclusiones ni recomen-daciones. Este tipo de informe debe incluir antecedentes para que

ayuden a comprender el hecho o hechos narrados

Ejemplo:

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Puede ser aquel en que se narre lo relacionado con la realización de una actividad que implique visitas a una

empresa, centro de producción, entre-vistas, etc.

Informe Interpretativo

Este informe no contiene solamente narración de unos hechos, sino que interpreta y analiza esas situaciones para

obtener conclusiones y dar recomendaciones.

Ejemplo:

Evaluación sobre la aplicación de una determinada metodología utilizada en el proceso del aprendizaje como

aplicación de encuestas, desarrollo de actividades en equipo, prácticas pedagógicas, experiencias físicas directas,

etc.

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