unidad iii técnicas de documentación
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República Bolivariana de Venezuela
Ministerio de Poder Popular para la Educación Universitaria
Universidad Nacional Experimental “Simón Rodríguez”
Núcleo San Carlos
San Carlos – Estado Cojedes
PARTICIPANTES
López Melanie C.I: 24.710.188
Gallegos Neiska C.I: 24.741.780
Silva Ana C.I: 26.611.309
Soto Luisa*
Angélica C.I: 19.356.053*
Rodríguez Leudy C.I: 27.354.219*
SAN CARLOS, OCTUBRE 2018
Unidad III
Técnicas de Documentación
FACILITADORA
Limett Lugo
CURSO - SECCIÓN
Sist. Documentación - SCAI1
ÍNDICE
Introducción………………………………………………………………………… 3
Archivo de documentación…………………………………………………………. 4
Referencia Cruzada………………………………………………………………… 4
Técnicas de documentación………………………………………………………... 5
Flujogramas…………………………………………………………………. 6
Simbología.…………………………………………………………... 7
Características de los flujogramas…………………………………. 7
Flujograma de procedimientos…………………………………….. 8
Flujograma de sistemas computarizados………………………….. 9
Técnica Narrativa…………………………………………………………... 9
Elementos de la técnica narrativa………………………………….. 9
Tablas de decisión…………………………………………………………………. 10
Estructura de las tablas de decisiones…………………………………..... 11
Árbol de decisión…………………………………………………………………... 12
Símbolos utilizados………………………………………………………… 12
Referencias bibliográfica…………………………………………………………. 14
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INTRODUCCIÓN
En el mundo globalizado de hoy es necesario que las empresas, las
instituciones públicas, entre otros, cuenten con un sistema documental de sus
procedimientos, servicios y funciones; ya que la documentación es el soporte del
sistema de gestión de la calidad y planificación, pues en ella se plasman no sólo las
formas de operar de la organización sino toda la información que permite el
desarrollo de todos los procesos, la toma de decisiones y permitir las auditorías.
Existen diversas técnicas, elementos y metodologías con los cuales se puede
elaborar la documentación que nos permita atacar las necesidades que tenga cualquier
tipo de organización o cliente; de manera tal que la documentación a implementar
cumpla con los requisitos, permita el desarrollo y la permanencia en el mercado.
Con la documentación se puede mantener y actualizar los sistemas de
información frecuentemente, con el fin de brindar efectividad en el diseño de las
estrategias; un buen sistema de documentación debe desarrollarse utilizando un
método único, estandarizado, que proporcione una comunicación clara y rápida, ya
que pueden reducir costos en el almacenamiento, adiestramiento de personal,
adquisición de tecnologías y otros. A continuación señalaremos los aspectos que
tienen que ver con las formas de organizar la información y las técnicas de
documentación, se desglosaran los conceptos pertinentes para entender que es un
archivo de documento, una referencia cruzada, un flujograma; como se documenta
utilizando la técnica narrativa, cuales son las tablas de decisión y los arboles de
decisión.
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ARCHIVO DE DOCUMENTACIÓN O DE PROYECTO
Archivo: Es un conjunto ordenado de documentos.
Documento: Es la recopilación de información en algún papel u otro tipo;
toda expresión en lenguajes natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica
sonora en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte o material, incluso soportes
informáticos.
Se puede decir entonces que los archivos de documentación o de proyectos
nos permiten almacenar o preservar información, esto es vital y muy esencial para el
manejo de un negocio u organización, para la toma de decisión en apoyo en la
tramitación de asuntos, para el alcance de los objetivos de dicha organización.
Mediante los archivos de proyecto también se puede conocer la situación
actualizada del desarrollo de algún sistema en desarrollo que proporciona un medio
de comunicación entre los equipos de trabajo tomando en cuenta otros documentos ya
archivados.
REFERENCIAS CRUZADAS
Si va a escribir un manual o un documento de referencia, es aconsejable que
incluya una referencia cruzada que remita al lector de una parte del documento a otra;
establecer referencia cruzada no es más que hacer una nueva clasificación del
documento de una persona, empresa, institución o compañía, cuando este documento
se solicite de los archivos bajo otro nombre
La noción de referencia cruzada se utiliza en un texto para hacer alusión a un
elemento, dato o cita que se encuentra en otra parte del documento, o incluso en otro
texto (aunque esto es menos común). La consulta de referencias cruzadas permite
visualizar datos que aparece en filas y en columnas, como una tabla.
Las variantes de referencias cruzadas son muy diversas: un asterisco o un
número pequeño que acompaña a una palabra en un texto (las notas al pie), una tabla
explicativa, un hipervínculo, marcadores, imágenes, listas numeradas, otros. De esta
forma, al igual que en la lectura de un documento impreso usamos un marcador para
indicar una palabra o un párrafo, en la lectura virtual aparecen indicaciones que
permiten señalizar la información.
Las referencias cruzadas pueden entenderse como un instrumento o
herramienta al servicio del conocimiento. En el área de Internet hay una referencia
cruzada. En este caso, su notación es un hipervínculo o un texto subrayado por el
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cual, cuando se hace clic en él, se dirige a la explicación o la página correspondiente
en la que se encuentra el sujeto en cuestión.
Dentro del programa Microsoft Word puede crear referencias cruzadas para
vincular dos elementos del mismo documento que se encuentran en diferentes
lugares. Por lo tanto, esta referencia se puede usar para títulos, notas al pie,
marcadores o párrafos numerados. De esta forma, puede obtener un documento bien
ordenado en el que cualquier tema asociado se puede conectar instantáneamente.
TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN
Estas se usan para informar de manera clara y para que el lector pueda poner
en acción el plan o proyecto eficientemente, su importancia radica en lograr que los
destinatarios puedan leer y entender de la manera más fácil. Existen diversas técnicas
para una buena documentación entre ellas tenemos el flujograma y las narrativas;
también se pueden mencionar una serie de características que pueden ser tomadas en
cuenta a la hora de documentar:
1. Reemplazar las palabras con imágenes: Los gráficos bien elegidos suelen
ser fácilmente reconocidos y comprendidos, más que las instrucciones por
escrito, sobre todo cuando los que están leyendo la documentación están
ocupados, distraídos, cansados o con prisas. Las fotografías o dibujos que
ilustran cómo realizar cada paso suelen ser útiles.
2. Utilizar diagramas de flujo: En lugar de describir literalmente un proceso
vital para su negocio, puede que te resulte más útil crear un diagrama de flujo
que describa los pasos de un procedimiento determinado. Busca las
oportunidades para marcar algunos de los conceptos o instrucciones con
ayudas visuales simples, como una señal octogonal, triangular o una flecha de
bifurcación para indicar un punto de elección.
3. Crear listas de verificación: Reduce la confusión mediante la inclusión de
listas de comprobación de la documentación del proceso. Esto impulsa a las
personas a completar los pasos necesarios en el orden correcto.
4. Obtener retroalimentación del personal: Los jefes y gerentes creen que
conocen mejor que nadie los procesos de la empresa. Pero los empleados de
primera línea que rutinariamente implementan estos procesos, a menudo
tienen una comprensión más aguda de la importancia relativa de cada paso,
los accesos directos de ahorro de tiempo y los diferentes estándares de
desempeño que se aplican a partes separadas del proceso.
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5. Comenzar con el panorama general: La mejor manera de documentar un
proceso de negocio es demostrar primero cómo se integra la actividad global
de la organización y luego explicar los pasos del proceso para cubrir sus
detalles específicos, especificaciones técnicas y procedimientos.
6. Proporcionar información de contexto y razones: Toda la documentación
deberá explicar por qué un proceso en particular es importante y qué pasos
conlleva.
FLUJOGRAMA
Son con toda seguridad, el método más extendido y popular para realizar el
diseño gráfico de procesos. Su simplicidad y versatilidad han contribuido
notablemente a su difusión. Un Flujograma, también denominado diagrama de flujo,
es una muestra visual de una línea de pasos de acciones que implican un proceso
determinado. Es decir, el flujograma consiste en representar gráficamente,
situaciones, hechos, movimientos y relaciones de todo tipo a partir de símbolos.
Básicamente, el flujograma hace que sea mucho más sencillo el análisis de un
determinado proceso para la identificación de, por ejemplo, las entradas de los
proveedores, las salidas de los clientes y de aquellos puntos críticos de algún proceso.
Normalmente, el flujograma es empleado para: comprender un proceso e identificar
las oportunidades de mejorar la situación actual; diseñar un nuevo proceso en el cual
aparezcan incorporadas aquellas mejoras; facilitar la comunicación entre las personas
intervinientes; y para difundir de manera clara y concreta informaciones sobre los
procesos.
Una de las características de los flujogramas es la utilización de símbolos para
representar las diversas etapas del proceso, las personas o sectores implicados, la
secuencia de las operaciones y la circulación de documentos y de datos. Entre los
símbolos más comunes se destacan: elipse-límites (identifica el inicio y el fin de un
proceso), rectángulo-operaciones (representa una etapa del proceso; tanto el nombre
de la etapa como de quien se encarga de ejecutarla, se inscriben dentro del símbolo),
cuadrado recortado por debajo-documentos (documento que resulta de la
correspondiente operación; en el interior se anota el nombre que corresponda) y
rombo-decisión (representa al punto del proceso en el cual hay que tomar una
decisión. La pregunta se inscribe dentro del rombo y dos flechas que salen del mismo
enseñan la dirección del proceso en función de la respuesta real.
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La ISO 5807:1985, se encarga del procesamiento de información, símbolos y
convenciones de documentación para diagramas de flujo de datos, programas y
sistemas, cuadros de redes de programas y cuadros de recursos del sistema. Además
define los símbolos que se utilizarán en la documentación de procesamiento de
información y brinda orientación sobre las convenciones para su uso en diagramas de
flujo de datos, diagramas de flujo de programas, diagramas de flujo de sistemas,
diagramas de redes de programas, diagramas de recursos del sistema.
SIMBOLOGÍA
CARACTERÍSTICAS DE LOS FLUJOGRAMAS
Sintética: La representación que se haga de un sistema o un proceso deberá
quedar resumido en pocas hojas, de preferencia en una sola. Los diagramas
extensivos dificultan su comprensión y asimilación, por tanto dejan de ser
prácticos.
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Simbolizada: La aplicación de la simbología adecuada a los diagramas de
sistemas y procedimientos evita a los analistas anotaciones excesivas,
repetitivas y confusas en su interpretación.
Da forma visible a un sistema o un proceso: Los diagramas nos permiten
observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas
extensas. Un diagrama es comparable, en cierta forma, con una fotografía
aérea que contiene los rasgos principales de una región, y que a su vez permite
observar estos rasgos o detalles principales.
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS
Un procedimiento es el modo de proceder o el método que se implementa para
llevar a cabo ciertas cosas, tareas o ejecutar determinados acciones. Básicamente, el
procedimiento consiste del seguimiento de una serie de pasos bien definidos que
permitirán y facilitarán la realización de un trabajo de la manera más correcta y
exitosa posible.
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FLUJOGRAMAS DE SISTEMAS COMPUTARIZADOS
Un sistema computarizado es un soporte informático, es decir se desarrollan
en un entorno usuario-computadora, utilizando hardware y software, redes de
telecomunicaciones, técnicas de administración de base de datos. Son importantes ya
que permiten minimizar el tiempo de trabajo, manejar gran cantidad de datos y
asegurar existo en los objetivos de las empresas mediante la implantación de dichos
sistemas computarizados.
TÉCNICA NARRATIVA
Consiste en la descripción detallada de un procedimiento y todos los pasos
que lo componen. Este documento narrativo se encuentra inserto por lo general dentro
de un manual de procedimientos y ellos pueden ser utilizados para documental
información que se está levantando para un sistema del cual se está realizando algún
análisis. Su objetivo es documentar un procedimiento en forma detallada y altamente
descriptiva, para elaborar un procedimiento es necesario que se considere:
Las tareas involucradas en ellos.
Donde se realizan las tareas.
Quien es el responsable directo de cada tarea.
Cuando se deben llevar a cabo.
Los requerimientos de los recursos.
Los procedimientos deben ser escritos en forma clara, sencilla, de fácil
lectura, entendimiento y seguimiento.
ELEMENTOS QUE COMPONEN LA TÉCNICA NARRATIVA
El titulo o nombre del procedimiento.
El propósito del procedimiento u objetivo del mismo.
El procedimiento en sí (considerando iniciar cada clausula o párrafo con un
verbo en imperativo o empleando voz activa).
El procedimiento debe ser presentado en tres columnas la primera indica
el departamento responsable, la segunda el cargo de la persona
responsable de la ejecución del procedimiento, y la tercera la acción o
paso que debe ejecutar la persona
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Reglas generales que se deben considerar a la hora de documentar un
procedimiento a través de la técnica narrativa:
Evitar emplear términos especiales y palabras que no sean de uso común
Utilizar verbos que reflejen una acción concreta y evita la utilización de
adjetivos o adverbios, sobre todo cuando estos no amplían la descripción o
significado de la acción.
Escribir las oraciones en tiempo presente del imperativo, recuerda que le estas
diciendo a la gente que debe hacer en el momento y no lo que hicieron en el
pasado o harán en el futuro.
Utilizar oraciones cortas y evita el uso de paréntesis, las personas entienden
mejor las oraciones cortas.
No introduzcas ideas, conceptos o explicaciones dentro del procedimiento,
recuerda que un procedimiento debe indicar los pasos o tareas que deben
realizarse para completar un trabajo, en él se describe quién hace qué, y
donde, no la razón por la que lo hace.
TABLA DE DECISIÓN
Se emplean desde mediados de la década de los cincuenta, cuando fueron
desarrolladas por la General Electric para el análisis de funciones de la empresa como
control de inventarios, análisis de ventas, análisis de créditos y control de transporte y
rutas.
Una tabla de decisiones es una entrada de lógica de reglas planificadas, en
formato de tabla, que se compone de condiciones, representadas en las cabeceras de
columna y fila, y acciones, representadas como puntos de intersección de los casos
condicionales de la tabla. Las tablas de decisiones son especialmente idóneas para las
reglas de negocio que tienen varias condiciones. Añadir otra condición es tan fácil
como añadir otra fila o columna.
Al igual que el conjunto de reglas if/then (si/entonces), la tabla de decisiones
es controlada por la interacción de condiciones y acciones. La diferencia principal
radica en que en una tabla de decisiones, la acción se decide a través de más de una
condición, y se puede asociar más de una acción con cada conjunto condiciones. Si se
cumplen las condiciones, se realiza la acción o acciones correspondientes.
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ESTRUCTURA DE UNA TABLA DE DECISIONES
Está integrada por una matriz de condiciones, una matriz de acciones y una
matriz de reglas para condiciones y acciones. En la matriz de condiciones se
enumeran todas las situaciones que pueden presentarse. Las reglas de condiciones
indican qué valor debe asociarse a cada una de las condiciones. En la matriz de
acciones se enlistan el conjunto de todos los pasos que se deben seguir cuando se
presentan ciertas condiciones. Las reglas de acciones muestran las acciones
específicas del conjunto que deben emprenderse dados los valores que toman las
condiciones.
A partir de un enunciado que puede ser verbal o escrito, preferiblemente debe ser
escrito, debemos:
Identificar cuáles son las condiciones y cuáles las acciones. Si el enunciado es
escrito podremos subrayar en el texto con distintos colores o con distintas
líneas unas y otras (condiciones y acciones). Las condiciones son una serie de
circunstancias que pueden darse o no y que conducen a desarrollar ciertas
actividades que son las acciones.
Extraer un listado de las condiciones y de las acciones.
Completar la tabla en las matrices de condiciones y acciones, teniendo en
cuenta las siguientes consideraciones:
o Si hay condiciones entre sí y acciones entre sí, expresadas de distintas
manera pero que significan lo mismo, deben colocarse una sola vez,
enunciadas en forma sencilla y sintética, normalizando el lenguaje.
o Si hay condiciones que son opuestas, por ejemplo: varón, mujer o
mayorista, minorista, debe colocarse una de ellas porque por la
negativa se obtendrá la otra.
o Para hacer más simple el enunciado de las condiciones pueden
utilizarse, donde sea conveniente, operadores relacionales (>, < , ≤, ≥,
=,<>).
Identificadas las condiciones y las acciones se colocan en sus respectivas
matrices y se construyen después las reglas. Para ello se hace una atenta
lectura del enunciado y se van identificando las distintas reglas para descubrir
qué condiciones tiene el valor S, cuáles N y cuáles son indiferentes para
desarrollar ciertas acciones.
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ÁRBOL DE DECISIÓN
Es un método analítico que a través de una representación esquemática de las
alternativas disponible facilita la toma de mejores decisiones, especialmente cuando
existen riesgos, costos, beneficios y múltiples opciones. El nombre se deriva de la
apariencia del modelo parecido a un árbol y su uso es amplio en el ámbito de la toma
de decisiones bajo incertidumbre junto a otras herramientas como el Análisis del
Punto de Equilibrio.
Un árbol de decisión es un mapa de los posibles resultados de una serie de
decisiones relacionadas. Permite que un individuo o una organización comparen
posibles acciones entre sí según sus costos, probabilidades y beneficios. Se pueden
usar para dirigir un intercambio de ideas informal o trazar un algoritmo que anticipe
matemáticamente la mejor opción.
Por lo general, comienza con un único nodo y luego se ramifica en resultados
posibles. Cada uno de esos resultados crea nodos adicionales, que se ramifican en
otras posibilidades. Esto le da una forma similar a la de un árbol.
Hay tres tipos diferentes de nodos: nodos de probabilidad, nodos de decisión y
nodos terminales. Un nodo de probabilidad, representado con un círculo, muestra las
probabilidades de ciertos resultados. Un nodo de decisión, representado con un
cuadrado, muestra una decisión que se tomará, y un nodo terminal muestra el
resultado definitivo de una ruta de decisión.
SÍMBOLOS UTILIZADOS
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Los árboles de decisión siguen siendo populares por razones como las siguientes:
Son muy fáciles de entender.
Pueden ser útiles con o sin datos fehacientes, y cualquier dato requiere una
preparación mínima.
Se pueden agregar nuevas opciones a los árboles existentes.
Su valor al seleccionar la mejor de numerosas opciones.
Se combinan fácilmente con otras herramientas de toma de decisiones.
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REFERENCIA BIBLIOGRÁFICA
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15
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Unidad III: Conocer las formas de organizar y las técnicas de documentación
prof. Limett Lugo. [Página web en línea] Disponible en:
https://docplayer.es/65269133-Unidad-iii-conocer-las-formas-de-organizar-y-las-
tecnicas-de-documentacion-prof-limett-lugo.html [Consultado: 2018, Octubre 24].