املهينللتدريب التقين و يف الوحدات التدريبية باملؤسسة العامة

آلية اإلشراف

على تطبيق معايري اجلودة الداخلية يف الوحدات التدريبية

( جي) التدقيق اخلار ( جودة التدريب إدارة ـــب التقين واملهين ابملنطقة لتدرياإلدارة العامة ل )

إعداد وتطوير

اإلصدار تاريخ اإلصدار

لسادسا ه 29/3/1439

1 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

اإلشراف على تطبيق معايري اجلودة الداخلية يف الوحدات التدريبية ) التدقيق اخلارجي(.

أوال : إجراءات عمل فريق التدقيق اخلارجي.

(.من مدير اإلدارة العامة للتدريب التقني واملنهي باملنطقة يصدر قرار بتشكيل الفريق) فريق التدقيق اخلارجي تشكيل (أ لتدريب التقني واملنهي باملنطقة ،وذلك على النحو التالي:ق التدقيق الخارجي من منسوبي اإلدارة العامة ليتشكل فري

لتدريب التقني واملنهي باملنطقة مدير عام ا . رئيسا

باملنطقةالتدريب جودةمدير إدارة . ومقررا

عضوا

املنطقةاإلدارة العامة باإلدارات بي مدير أحد . عضوا

مسؤولي الجودة بإدارة جودة التدريب باملنطقة . عضوا

التدقيق اخلارجي مىت ما دعت احلاجة إىل ذلك.، ضمن فريق * من الوحدات التدريبيةأو أعضاء حد العاملين باإلدرة العامة للتدريب التقني واملنهي باملنطقةأاالستعانة ب ويمكن الوحدة التدريبية اخلاضعة للتدقيق.*من غري منسويب

فريق التدقيق اخلارجيوواجبات مهام (ب سياسات وإجراءات تطبيق معايير الجودة الداخلية و التدقيق الخارجي. استعراض (1

تدقيق ومراجعة كافة البيانات والتقارير التي أعدها فريق التدقيق الداخلي بالوحدة التدريبية. (2

الفنية ألعضاء فريق التدقيق الداخلي بالوحدات التدريبية.تقديم الدعم واملشورة (3 إجراء فحص وتقييم ملراحل التطوير والتحسين بالوحدات التدريبية، وتقديم توصيات لتحسينها بما يساعدها على أداء مهامها بفعالية. (4

وتزويد الوحدات التدريبية بالتغذية الراجعة. ملوظفينلإلدارة العامة لجودة التدريب عن طريق بوابة اتقرير التدقيق الخارجي مراجعة وتمرير (5 إعداد خطة لزيارة الوحدات التدريبية وتنفيذ عملية التدقيق الخارجي . (6

يؤدي عضو فريق التدقيق الخارجي التدقيق بأسلوب منهي وطريقة محايدة ودون انحياز. (7

ألفضل املمارسات في مجال التدقيق الخارجي. أعمال التدقيق بما يقتضيه جز عضو فريق التدقيق الخارجي كلين (8 العمل من عناية مهنية وفقا

عن كل يكون عضو فريق (9 البرامج واألعمال واألنشطة التي تخضع لتقويمه، بغية ضمان الحياد واملصداقية في أعمال التدقيق الخارجي الذي ينجزه. التدقيق الخارجي مستقال

ي الطابع السري ويحافظ عليه فيما يتعلق بأية معلومات محصلة أو متسلمة في إطار عملية التدقيق الخارجي، وال يستعمل تلك املعلومات يحترم عضو فريق التدقيق الخارج (10

إال في حدود ما هو ضروري إلجراء عملية التدقيق. التدقيق الخارجي.جوانب الجودة وتحسينها على أن يشمل كل وضع أنظمة للمتابعة وتحديثها ووضع برنامج لضبط (11

.الوحدات التدريبية التابعة لإلدارة العامة باملنطقةتعميم التجارب الجيدة والناتجة عن تطبيق معايير الجودة الداخلية بين (12

2 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

عمل منهجية اجلودةخريطة (ج

الوحدة التدريبية

تقرير اجلودة الداخلية

التدريب اإلدارة العامة لجودة

املتابعة، واالعتماد

تقرير التغذية الراجعة

اإلدارة العامة للتدريب التقني واملنهي باملنطقة

فريق التدقيق الخارجي

3 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

خطوات عمل فريق التدقيق اخلارجي (د :تمر عملية التدقيق الخارجي بعدة خطوات أساسية على النحو التالي

مرحلة ما قبل الزيارة :

استعراض التقرير االلكتروني لتطبيق معايير الجودة الداخلية من الوحدات التدريبية. (1

دراسة التقرير االلكتروني لتطبيق معايير الجودة الداخلية من قبل الفريق. (2

تدوين املالحظات ) (3 / إيجابا

( على التقرير. سلبا

إجراءات تطبيق معايير الجودة الداخلية للوحدات التدريبية.وضع خطة لجدولة الزيارات امليدانية للتحقق من سالمة ودقة (4

مرحلة أثناء الزيارة :

: للتعريف بفريق التدقيق الخارجي وخطة الزيارة ( مقابلة فريق التدقيق الداخلي بالوحدة التدريبيةجلسة افتتاحية ) (5

عينة من املدربين واإلداريين واملتدربين.القيام بجولة ميدانية ومقابلة (6

ومدى مناسبتها. واإلثباتاتوالشواهد األدلةالتأكد من توفر ومطابقة (7

الـتأكد من مدى مالئمة االجراءات التصحيحية والتطويرية التي ستعمل عليها الوحدة التدريبية (8

طابقة ( رز حاالت عدم املأب: لتقديم الشكر وعرض مقابلة فريق التدقيق الداخلي بالوحدة التدريبيةالجلسة الختامية ) (9

مرحلة ما بعد الزيارة :

تمرير التقرير االلكتروني ملنهجية الجودة الداخلية بعد التأكد من صحته عبر البوابة . (10

لى الوحدات التدريبية ليتمكنوا من بناء الخطط التحسينية. إحصر حاالت عدم املطابقة وارسالها (11

العامة باملنطقة اإلدارةى إلتحسينية وارسالها الاملتابعة مع الوحدات التدريبية في وضع الخطة (12

تطبيق معايير الجودة الداخلية في املرحلة القادمة.التأكيد على الوحدات التدريبية بمراعاة نتائج الخطة التحسينية عند (13

.التأكيد على حفظ وتوثيق تقرير منهجية الجودة الداخلية لدى الوحدات التدريبية (14

4 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

تطبيق معايري اجلودة الداخلية يف الوحدات التدريبيةتابعة التدقيق اخلارجي املكلف مبثانيا : مناذج عمل فريق ( : خطة متابعة تطبيق معايير الجودة الداخلية بالوحدات التدريبية1نموذج )

األنشطة اإلجرائية لتنفيذ املهام مراحل التنفيذ م وقت التنفيذ

باالسابيع

املسئول عن

التنفيذ

املتابعة

مالحظاتفذ

منت

حت

يذنف

لتا

فذ ين

لم

هـ1441 – 1440الفصل التدريبي األول

1 تطبيق معايير االشراف على بناء خطة

الجودة الداخلية بالوحدات التدريبية

االستفادة من نتائج العمل السابق في تطوير الخطة. -

.واالستفادة منها دراسة الخطط السابقة، -

.عام املنطقة مدير إقرار الخطة من -

1 إدارة جوة التدريب

باملنطقة

تشكيل فريق التدقيق الخارجي 2

من اإلدارة العامة باملنطقة بتكليف أعضاء إدارة جودة التدريب.تحديث قرار بتشكيل الفريق /استصدار -

اإلدارة العامة باملنطقة. من بناء على تكليفاتهم الصادرة التدقيق الخارجي توزيع املهام على فريق -

في اإلدرة العامة باملنطقة. التدقيق الخارجي عقد اجتماع مع فريق -

.فريق التدقيق الخارجي مناقشة توزيع الوحدات التدريبية على أعضاء -

1 إدارة جوة التدريب

باملنطقة

3 التدقيق قرارات تشكيل فريق إصدار

الداخلي بالوحدة التدريبية

.التدقيق الداخلي بالوحدة التدريبية الوحدات التدريبية بطلب تشكيل فريق التعميم على -

حفظ نسخة من قرارات تشكيل الفرق التدقيق الداخلي بالوحدات . -2

إدارة جوة التدريب

باملنطقة

4 ورش عمل ملناقشة مستجدات عقد

منهجية الجودة الداخلية

ورش عمل خالل الفصل التدريبي ملناقشة ما يستجد في منهجية الجودة الداخليةعقد -

عقد ورش عمل لدراسة التحديات التي تواجه أعضاء فرق التدقيق الداخلي بالوحدات التدريبية . -1

إدارة جوة التدريب

باملنطقة

5 يهتنفيذالخطة التعميم بطلب ال

الجودة الداخلية منهجية لتطبيق

الجودة الداخلية .منهجية تطبيقالوحدات التدريبية بطلب بناء خطة التعميم على -

دراسة الخطط التنفيذية ملنهجية الجودة الداخلية الواردة من الوحدات التدريبية . -2

إدارة جوة التدريب

باملنطقة

6

منهجية التأكيد على أن يكون تقرير

جودة الداخلية ال ومفهرسا

محفوظا

اإلثباتات والشواهد.مع

الجودة منهجيةفي الوحدات التدريبية على أن يكون تقرير رئيس فريق التدقيق الداخليالتنسيق مع -

مع الداخلية ومفهرسا

اإلثباتات والشواهد.محفوظا

التقرير تعبئةإرسال خطاب لجميع الوحدات التدريبية في املنطقة يؤكد فيه على ضرورة االلتزام بطريقة -

.الكترونيا

3 إدارة جوة التدريب

باملنطقة

5 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

وقت التنفيذ األنشطة اإلجرائية لتنفيذ املهام مراحل التنفيذ ماملسئول عن

فذ التنفيذمن

يذنف

لتت ا

حت

فذ ين

لم

مالحظات

7 أدوات القياس توحيدالتأكد من

املستخدمة.

يقوم عضو فريق التدقيق الخارجي بمتابعة الوحدة التدريبية أثناء عمليات التدقيق الداخلي ويتأكد من -

الجودة الداخلية بالوحدات التدريبية بمنهجيةثبات أدوات القياس املستخدمة باالستعانة

على نوعية يقوم عضو فريق التدقيق الخارجي بالتنسيق مع وكيل/ منسق الجودة بالوحدة التدريبية -

البيانات املطلوبة وطريقة قياسها خالل الزيارات امليدانية.

4 - 9 فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

الزيارات امليدانية 8

الوحدات التدريبية بمواعيد زيارات فريق التدقيق الخارجي .التعميم على -

يقوم فريق التدقيق الخارجي باملنطقة بتنفيذ الزيارات امليدانية للوحدات ومناقشة فريق التدقيق الداخلي -

بالوحدة حول تقرير املنهجية .

10 - 12 فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

9

تنفيذ ورش عمل بالوحدات التدريبية

ملناقشة العوائق وإيجاد اإلمكانات

والحلول املناسبة لتالفيها.

يقوم عضو فريق التدقيق الخارجي بحصر جميع املالحظات والعوائق التي قد تواجه الوحدات التدريبية -

أثناء الزيارات امليدانية وتوثيقها ضمن تقارير دورية.

املالحظات واملعوقات التي تواجه فرق قيادة عضو فريق التدقيق الخارجي بإقامة ورش عمل تناقش يقوم -

تنفيذ معايير الجودة الداخلية .

بعد االطالع على محضر يقوم عضو فريق التدقيق الخارجي بتزويد الوحدات التدريبية بالحلول املقترحة -

ذلك ( . األمر ذا تطلب إاجتماع الوحدة التدريبية )

31-14

فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

الفرق مع رؤساء

التدقيق الداخلي

بالوحدات

10 تنفيذ الطلبات االلكترونية ملنهجية

الجودة الداخلية 15 تنفيذ الطلبات االلكترونية للمنهجية الجودة الدلخلية لإلدارة العامة لجودة التدريب . -

فريق التدقيق رئيس

الخارجي

6 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

وقت التنفيذ األنشطة اإلجرائية لتنفيذ املهام مراحل التنفيذ ماملسئول عن

فذ التنفيذمن

يذنف

لتت ا

حت

فذ ين

لم

مالحظات

هـ1441 – 1440الفصل التدريبي األول

11 التحسين في الوحدات بناء خطط

التدريبية

فريق التدقيق الخارجي للوحدات التدريبية لالتفاق على آلية موحدة حسب خطط ألعضاءزيارة ميدانية -

التحسين.

عقد اجتماعات مع وكيل / منسق الجودة في الوحدات التدريبية للمتابعة والوقوف على مشاكل التطبيق -

الستكمال خطط التحسين.

التحسين من الوحدات التدريبية.استالم خطط -

مراجعة الخطط، وتزويدهم بالتغذية الراجعة . -

1 فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

متابعة تنفيذ خطط التحسين 22 12

أعضاء إدارة جودة التدريب بهدف تنفيذ خطط التحسين. مندورية متابعة -

في تنفيذ خطط التحسين رصد جميع املشاكل والعقبات التي قد تواجه الوحدات التدريبية -

طلب تقارير متابعة التنفيذ من وكيل/ منسق الجودة في الوحدات التدريبية -

2-7 فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

نجازه من خطط التحسينإما تم 13

نجازه.إالطالع على تقارير خطط التحسين للوحدات التدريبية وتحديد ما تم ا -

مناقشة أسباب عدم تنفيذها. متابعة جميع املؤشرات املتعثرة و -

الرفع بتقرير حول أهم الصعوبات التي تواجه الوحدات التدريبية في تنفيذ خطط التحسين -

8-9 فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

14 رفع الطلبات لإلدارة العامة لجودة

التدريب

بها لإلدارة العامة لجودة تقوم اإلدارات العامة باملناطق باعتماد تقارير الوحدات بشكل نهائي والرفع -

التدريب10

اإلدارة العامة

باملنطقة

7 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

وقت التنفيذ األنشطة اإلجرائية لتنفيذ املهام مراحل التنفيذ ماملسئول عن

فذ التنفيذمن

يذنف

لتت ا

حت

فذ ين

لم

مالحظات

15 تقديم الدعم واملشورة الفنية

للوحدات التدريبية التدريبية

الخارجي بزيارات ميدانية للوحدات التدريبية التي يشرف عليها ويقدم االستشارة يقوم عضو فريق التدقيق -

لفرق العمل.

يكون عضو فريق التدقيق الخارجي حلقة وصل بين إدارة جودة التدريب باإلدارة العامة في املنطقة والوحدة -

التدريبية بحيث يقوم بما يلي:

ب والتواصل مع مسئولي الوحدة التدريبية ومتابعة تنفيذها.توزيع النماذج الصادرة من إدارة جودة التدري -

حصر املعوقات والصعوبات التي تواجه فرق العمل وتزويد إدارة جودة التدريب بتغذية راجعة من الوحدات -

التدريبية بما يواجههم من صعوبات.

تزويد الوحدات التدريبية بالحلول املقترحة من إدارة جودة التدريب -

نجاز األعمال داخل الوحدات التدريبيةإذ و متابعة تنفي -

عقد ورش عمل مع فرق العمل في الوحدات التدريبية الطالعهم على ما يستجد من مهام أو آليات تنفيذ. -

طوال فترة

تنفيذ معايير

الجودة

الداخلية

فريق أعضاء

التدقيق الخارجي

8 / 8

INTERNAL QUALITY METHODOLOGY - 6ـــــــ 6ـــ منهجية الجودة الداخلية في الوحدات التدريبية

(خطة استرشادية ) الخارجيالتدقيق ( : الخطة العامة لتنفيذ 2موذج )ن

التاريخ املتوقع مؤشرات االجناز طريقة التنفيذ األهداف متابعة التنفيذ مسئولية التنفيذ لإلجناز

الجودة منهجيةلتطبيق االلكترونيالتقرير استعراض ن الوحدات التدريبية.مالداخلية

االلكترونيترسل الوحدات التدريبية التقرير اإلدارة العامة الجودة الداخلية إلى منهجيةلتطبيق

باملنطقة

استالم جميع تقارير الوحدات التدريبية

بداية الفصل األول مدير إدارة جودة التدريب باملنطقة