trabajo final de grado correcciones
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DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA INSPECCIÓN,
VIGILANCIA E INTERVENCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVOS
DE LA EMPRESA VARGAS SANCHEZ S.A.S.
PRESENTADO POR:
GARZON PILLIMUE MARLEN
SEGURA CUERO CARLOS ANDRES
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
JAMUNDI, VALLE DEL CAUCA
DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA INSPECCIÓN,
VIGILANCIA E INTERVENCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS Y ACTIVOS
DE LA EMPRESA VARGAS SANCHEZ S.A.S.
PRESENTADO POR:
GARZON PILLIMUE MARLEN
SEGURA CUERO CARLOS ANDRES
Trabajo de grado para optar el título de Contador Público
Director
M.se Natali Mena Guerrero
Ing. Química
CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON
PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA
JAMUNDI, VALLE DEL CAUCA
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Lo dedicamos a nuestras familias por contar con ellos cuando los necesitamos, a los
tutores por buscar la mejor manera de trasmitirnos sus conocimientos y experiencias en
el campo, a nuestros compañeros por acompañarnos en este camino que nos hará
mejor persona
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AGRADECIMIENTOS
A Dios por darme la tenacidad y voluntad para seguir luchando cuando he pensado en
renunciar, a mi madre y mis hermanas por creer siempre en mí y darme el apoyo que he
necesitado, a la vida por enseñarme que nací para vivirla y no para sobrevivir en ella, a
cada una de las personas que con un elogio o crítica constructiva me han ayudado a
crecer.
C.A.S.C
A Dios, ser maravilloso que me dio fuerza y fe para creer y lograr lo que me parecía
imposible, a mis padres por apoyarme y ayudarme en el cuidado de mi hijo mientras yo
estudiaba, a Sebastián por sus abrazos llenos de amor cuando estuve desanimada.
M.G.P
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Tabla de Contenido
1. Objetivos……………………………………………………………………….. 6
1.1. Objetivo
General…………………………………………………………...6
1.2. Objetivos
específicos……………………………………………………….6
2. Planteamiento y Formulación del problema………………………………….7
2.1. Reseña
Histórica…………………………………………………………...7
2.1.1. Misión……………………………………………………………….8
2.1.2. Visión………………………………………………………………..8
2.1.3. Organigrama………………………………………………………..9
2.2. Justificación……………………………………………………………
….10
3. Metodología……………………………………………………………………
103.1.
Antecedentes……………………………………………………………...10
4. Marco Teórico…………………………………………………………………11
4.1 Marco Legal……………………...………………………………………..11
4.1.1 Código de Comercio articulo 209 Contenido del Informe del
Revisor Fiscal presentado a la Asamblea o Junta de Socios…...11
4.1.2 El artículo 23 de la Ley 222 de 1995……………………………..12
4.2 Marco Conceptual………………………………………………………...12
4.2.1 Control Interno……………………,,…………………………….12
4.2.2 Manual de Procedimiento………………………………………..13
4.2.3 Organigrama……………………………………………………...14
4.2.4 Control Interno y Procedimiento en las Empresas……………..14
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1. OBJETIVOS
1.1. OBJETIVO GENERAL
Diseñarun sistema sencillo de control interno que garantice la eficacia de los
procedimientos y proteja los activos de la organización VARGAS SANCHEZ S.A.S.
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Evaluar, modificar y crear procedimientos que permitan un mejor
funcionamiento en cada una de las áreasde la empresa.
Establecer funciones específicas que permitan mayor productividad en la
ejecución de las labores en cada una de áreas administrativas de la empresa.
Establecer formatos de evaluación de los procesos que permitan identificar los
puntos a mejorar.
Crear manuales de procedimientos de las áreas involucradas en esta
investigación.
2. PLANTEAMIENTO Y FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
2.1. RESEÑA HISTORICA
La empresa VARGAS SANCHEZ S.A.S. se constituyó el 23 de septiembre de 1983
teniendo como objetivo la cría especializada de aves de corral y el arrendamiento de
bienes inmuebles, la empresa está ubicada en la finca ATAHUALPA ubicada en la
vereda Rio Claro, Callejón Casuca, municipio de Jamundí, departamento del Valle del
Cauca, lugar que según el plan Básico de Ordenamiento Territorial del Municipio, es
área de tratamiento agrícola de manejo especial.
La organización empieza siendo una Sociedad en comanditasimple, tiempo después se
transforma a sociedad limitada y posteriormente el 3 de noviembre de 2010pasa a ser
una sociedad de acciones simplificada (S.A.S.).En la finca ATAHUALPA se empieza a
desarrollar la actividad de críaespecializada de aves de corral bajo la persona jurídica de
la EMPRESA ASOCIATIVA DE TRABAJO AVICOLA ALEJANDRIA organización
fundada por los mismos socios de VARGAS SANCHEZ el 30 de noviembre de 1983.
La avícola, inicia la actividad productiva con 3 tres galpones que abarcan 20.000 aves,
posteriormente fue creciendo en una taza del 3 al 4 por ciento anual. Debido al
crecimiento constante y gracias a la demanda existente, la empresa ha construido en
Atahualpa 13 galpones másadquiriendo dos nuevas plantas de producción, las cuales se
conocen con los nombres de Granja Nataly y Granja Circasia, ubicadas e Charco Azul
municipio de Jamundí y en el Km 30 vía al mar en el municipio de Dagua
Departamento del Valle del Cauca respectivamente, en la actualidad se cuenta con una
producción aproximadamente de 290.000 huevos diarios.
Debido a que las empresas asociativas de trabajo no pueden tener trabajadores a su
cargo según la ley 10 de 1991 donde reglamenta que: “Las empresas asociativas de
trabajo, serán organizaciones económicas productivas, cuyos asociados aportan su
capacidad laboral, por tiempo indefinido y algunos además entregan al servicio de la
organización una tecnología o destreza, u otros activos necesarios para el cumplimiento
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de los objetivos de la empresa”, VARGAS SANCHEZ S.A.S. arrendo la propiedad a
AVICOLA ALEJANDRIA y le proporciono el personal de nómina.
Desde el principio de la actividad, por falta de conocimientos contables por parte de los
socios de ambas organizaciones, se vieron obligados a contratar una “outsourcing”que
manejara toda la parte contable y tributaria.
En los últimos 5 años los socios han evidenciado la necesidad de una restructuración a
nivel administrativo y operativo y con ello nace la necesidad de ejecutar un mayor
control de la organización, por lo que en el 2013 se decide terminar la relación
comercial con el “outsourcing” con el fin deasumir directamente la contabilidad en la
planta principal.
A principio del año 2014 el área contable se ve limitada en algunos asuntos tributarios
debido a que la actividad productiva estaba bajo una Empresa Asociativa de Trabajo
motivo por el cual la junta directiva toma la decisión de trasladar toda la actividad a
VARGAS SANCHEZ S.A.S. y disolver la EMPRESA ASOCIATIVA AVICOLA
ALEJANDRIA.Desde julio de 2014 la empresa VARGAS SANCHEZ S.A.S. está
realizando la operación de productividad y en el momento se encuentran en los trámites
legales de traspaso de bienes y disolución de la E.A.T.
2.1.1 Misión
Capacitación del personal involucrado en todos los procesos con el fin de
alcanzar un control total de la calidad que nos permita ser cada día más
competitivos dentro de las nuevas exigencias del mercado.
Hacer más eficientes a nuestros proveedores y colaboradores con asistencia
técnica permanente, procurando el equilibrio entre su vida laboral, familiar y
social, ofreciendo oportunidades del crecimiento profesional que garantiza su
permanencia en el trabajo, y la vida de nuestra empresa.
2.1.2 Visión
Alcanzar el liderazgo en el mercado nacional, con la alta calidad de nuestros
productos, servicio eficiente que responda a las necesidades de nuestros clientes.
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2.1.3 Organigrama
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2.2. JUSTIFICACION
Este proyecto busca optimizar y mejorar los procedimientos y políticas de control que
generen mayor productividad y rentabilidad para la empresa VARGAS SANCHEZ
S.A.S,para lograr una organización que permita maximizar la productividad y por
ende mayor competitividad en el mercado.
La aplicación de este diseño de control le permitirá a los administradores examinar e
identificar de una forma sencilla los procesos los cuales están encaminados a cumplir
con los objetivos de la compañía y diagnosticar a tiempo los problemas para darles
oportuna solución de tal manera que no afecten la finalidad de la organización.
Este proyecto no requiere mayor inversión y brindará mejores condiciones tanto para el
trabajador como para la empresa.
3. METODOLOGÍA
3.1. ANTECEDENTES:
Teniendo en cuenta que los principios básicos de la empresa son de origen empírico y
que posee trabajadores con mucha antigüedad que se desempeñan de manera efectiva en
la empresa, pero que no poseen un nivel educativo que les permita realizar apoyo o
entender los manejos administrativos de la empresa, que se convierte en una falencia
significativa.Esto se debe a que en los inicios de la empresa se realizaba la clasificación
de empleados por conocimiento básicos de experiencia y nunca por competencias.
Entre las principales falencias que se han detectado está el hecho de que hay tres
niveles jerárquicos y entre ellos no se delimitan las áreas debido a que el gerente de
ventas da instrucciones al personal de producción sin tener en cuenta el conducto
regular, haciendo que los trabajadores se confundan y no tengan claro a quien seguir
ordenes si al gerente de dicha área o al gerente de otras áreas
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Por otra parte las funciones no han sido distribuidas correctamente en cada área, lo que
impide que haya una labor eficaz, por ejemplo:
La persona encargada del manejo de la caja es la misma que tiene el dominio
sobre el inventario final y no lleva un control de ingresos y egresos.
La persona que contabiliza las facturas de los proveedores, es la misma que
realiza la labor de tesorería y además tiene el dominio total de la administración
del software contable, situación que conlleva a posibles desfalcos.
La persona encargada de compras maneja el ingreso de ítems al sistema, pero
no realiza la factura, por el hecho de desconocer de conocimientos contables,
trasladando esta tarea a otra persona, impidiendo la optimización del tiempo.
El supervisor de producción encargado de vigilar que la planta cumpla con sus
funciones, no ejerce competentemente su cargo debido a que se ocupa de otras
tareas pendientes de la empresa que no le han sido asignadas.
4. MARCO TEORICO
Sobre el control son numerosos los autores y las personas que por diversos medios han
expresado su opinión, interpretándola en forma diferente, es vista por unos como una
especie de panacea mágica que con sus herramientas técnicas puede solucionar
problemas de desarrollo institucional, operativo,técnico, en una palabra permite
garantizar una adecuada administración de los recursos humanos, físicos, técnicos y
financieros.
4.1 MARCO LEGAL
4.1.1 Código de Comercio articulo 209 Contenido del Informe del Revisor Fiscal
presentado a la Asamblea o Junta de Socios.
El informe del revisor fiscal a la asamblea o junta de socios deberá expresar:
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Parágrafo N° 3 - Si hay y son adecuadas las medidas de control interno, de conservación
y custodia de los bienes de la sociedad o de terceros que estén en poder de la compañía.
Así la evaluación de los sistemas de control interno de las entidades públicas y privadas,
es un elemento indispensable para la labor del Revisor Fiscal, pero dentro de la
legislación colombiana no existe una norma que establezca estándares de
controlunificados que sirvan como referente para el desarrollo de esta tarea en diferentes
sectores de la economía. Esto es un obstáculo no sólo para la realización de la Revisoría
Fiscal, sino también para la administración de las empresas, que requieren utilizar el
control interno como una herramienta que maximice su gestión
4.1.2 El artículo 23 de la Ley 222 de 1995.
Consagra algunos de los deberes de losadministradores sin que los allí mencionados
sean los únicos:
- Realizar esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social:
losadministradores deben hacer todo lo que este a su alcance para que se lleven a
cabo lasactividades económicas previstas en el objeto de la compañía. La
obligación de dichosadministradores es de medio y no de resultado.
- Velar por el estricto cumplimiento de la ley y los estatutos: los administradores
debencumplir y velar por que se efectúen las normas comerciales, contables,
tributarias, laborales,de competencia, medio ambientales, de derechos de autor,
etc. Igualmente deben procurarel cumplimiento de los estatutos sociales por ser
estos las reglas de juego de la sociedad
4.2 MARCO CONCEPTUAL
4.2.1 Control interno:
La Ley 87 de 1993, en su Artículo 1º, establece como definición del Control Interno lo
siguiente: “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y
mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de
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procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la
administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en
atención a las metas u objetivos previstos”.
4.2.2 Manual de procedimientos.
Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen
precisando su responsabilidad y participación. Suelen contener información y ejemplos
de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a
utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa. En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la
información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas,
facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la
conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente. También elmanual de procedimientos contiene una descripción precisa
de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa
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4.2.3 Organigrama
Es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra
organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las
personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático que permite obtener una idea
uniforme y sintética de la estructura formal de una organización:
En el organigrama no se tiene que encontrar toda la información para conocer cómo es
la estructura total de la empresa.
Todo organigrama tiene el compromiso de cumplir los siguientes requisitos:
Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar.
Debe contener únicamente los elementos indispensables
4.2.4 Auditoría y control de la empresa
Henri Fayol definía el control como “la verificación de sí todo ocurre en una empresa
conforme al programa adoptado, a las órdenes dadas y a los principios admitidos” El
control requiere la existencia de un objetivo y la aplicación de unas medidas correctivas.
Esta ha sido la filosofía del control por objetivos, ampliamente desarrollada por Peter
Drucker, y comúnmente aceptada en la actualidad por las empresas.
El control es considerado en la filosofía empresarial moderna como el análisis
permanente de las desviaciones entre objetivos y realizaciones, y la adopción de las
medidas correctoras que permitan el cumplimiento de los objetivos o bien su adaptación
necesaria
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