solucion o365
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10 oct, 2013
Proyecto de migración a Office 365 Consultoría para la puesta en marcha de la migración a servicios de productividad basados en la nube, con Office 365
Propuesta de Servicios BC-2013-367A para Servicios de Consultoría para la Puesta en
Marcha de Office 365 para RÉPLICA SRL
Transforme la forma en que
trabaja con Office 365
Office 365 le ofrece acceso casi
en todas partes a las
herramientas de Microsoft
Office que conoce y en las que
confía, además de servicios de
TI de nivel empresarial que son
fáciles de administrar
Con Office 365 podrá tener
toda su oficina en la nube
Mejore su productividad y la de
sus colaboradores, con los
servicios de Office 365
be.Cloud be.the.best.you.can.be
Tabla de Contenidos
Introducción ............................................................................................................................................................................................................................................ 3
Antecedentes ..................................................................................................................................................................................................................................... 3
Datos del Cliente .............................................................................................................................................................................................................................. 3
Contacto principal del Cliente ..................................................................................................................................................................................................... 3
Plataforma actual del Cliente ........................................................................................................................................................................................................... 4
Infraestructura principal de TI ..................................................................................................................................................................................................... 4
Servicios de Mensajería y Colaboración ................................................................................................................................................................................. 4
Dispositivos de Usuario Final ...................................................................................................................................................................................................... 5
Requerimientos para la Migración ............................................................................................................................................................................................ 5
Propuesta Técnica y de Servicios ................................................................................................................................................................................................... 6
Alcances del Proyecto..................................................................................................................................................................................................................... 6
Metodología de Gestión del Proyecto de Migración ........................................................................................................................................................ 6
Tiempo de Ejecución ....................................................................................................................................................................................................................... 7
Supuestos para la Ejecución del Proyecto ............................................................................................................................................................................. 7
Responsabilidades del Cliente .................................................................................................................................................................................................... 7
Responsabilidades de la Consultora ........................................................................................................................................................................................ 7
Materiales entregables ................................................................................................................................................................................................................... 8
Criterios para el cumplimiento ................................................................................................................................................................................................... 8
Propuesta Económica de BeCloud ................................................................................................................................................................................................. 9
Resumen de la Propuesta Económica ..................................................................................................................................................................................... 9
Validez del Presupuesto ............................................................................................................................................................................................................. 10
Condiciones de Pago ................................................................................................................................................................................................................... 10
Datos para la Facturación .......................................................................................................................................................................................................... 10
Firma de aceptación de la Propuesta .................................................................................................................................................................................... 10
Versión y control de cambios ....................................................................................................................................................................................................... 11
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES
Esta Propuesta de Servicios (en adelante, el “Acuerdo”) se expide conforme a los acuerdos de negocios para la prestación de
servicios profesionales de Consultoría para Servicios en la Nube (Cloud Services) suscritos y/o conversados entre BeCloud (en
adelante, la “Consultora”), e RÉPLICA SRL (en adelante, el “Cliente”), representado por Andrea Chang Morales, quien solicita a la
Consultora la elaboración de una Propuesta de Prestación de Servicios (en adelante, la “Propuesta”), consistente en:
A. La puesta en marcha y configuración de la plataforma de Mensajería y Colaboración en Office 365,
B. La migración de los buzones de usuarios y recursos a la plataforma de Office 365,
C. La capacitación a los Usuarios y Administradores de la plataforma de Office 365,
La Propuesta de Prestación de Servicios BC-2013-367A, es establecida por y entre la Consultora y el Cliente, y está sujeta a los
términos y condiciones pactados entre ambas partes efectivos a la fecha de emisión del mismo. Cualquier término o trabajo no
definido en este documento no forma parte de los servicios propuestos por la Consultora, salvo caso expreso en algún
documento que deberá anexarse. En caso de cualquier conflicto o inconsistencia en los servicios, los términos en el Acuerdo
prevalecerán.
DATOS DEL CLIENTE
La presentación de la Propuesta se lleva a cabo conforme a los siguientes datos:
El Cliente RÉPLICA SRL
Jirón Comandante Gustavo Jiménez 167, Magdalena Del Mar, Lima 17, Perú
En adelante “el Cliente”
Fecha de presentación de la Propuesta 10 oct, 2013
Vigencia de la Propuesta 30 días calendario en adelante, a partir de la fecha de presentación de la misma
CONTACTO PRINCIPAL DEL CLIENTE
Con la finalidad de manejar una sola vía de información con el Cliente es necesario que se defina un representante, quien tendrá
a su cargo la toma de decisión y la confirmación de los acuerdos tomados durante el Planeamiento y Ejecución del Proyecto. En
tal sentido, se designa un Contacto Principal del Cliente:
Razón Social del Cliente RÉPLICA SRL
Dirección física del Cliente Jirón Comandante Gustavo Jiménez 167, Magdalena Del Mar, Lima 17, Perú
Nombre del Contacto principal Andrea Chang Morales
Correo electrónico del Contacto
principal
Teléfono del Contacto principal +51 (1) 2000570
PLATAFORMA ACTUAL DEL CLIENTE
Los siguientes datos han sido recogidos gracias al aporte del Cliente. Estos datos son fundamentales para el armado de la
Propuesta de Servicios, ya que se consideran para la personalización de los servicios y la hoja de ruta a seguir para el Proyecto.
INFRAESTRUCTURA PRINCIPAL DE TI
¿La Plataforma de TI se encuentra
Centralizada o Distribuida?
Plataforma centralizada
¿Qué tipo de licenciamiento tiene
contratado con Microsoft?
No aplica
¿Utiliza algún servicio de directorio? No aplica
SERVICIOS DE MENSAJERÍA Y COLABORACIÓN
¿Qué servicio de correo electrónico
utiliza?
Exchange Server – Hosting con telefónica
Cantidad de espacio en los buzones 2GB Promedio
¿Tiene implementado algún servicio de
perímetro en su entorno de correo
entrante? (análisis / protección /
entrega, anti spam)
No aplica
Características adicionales Sistema de archivado: fichero local (PST)
Filtrado de mensajería: no aplica
¿Utiliza alguna solución de colaboración
y/o gestión documental?
No aplica
DISPOSITIVOS DE USUARIO FINAL
¿Cuántos trabajadores que requieren
ordenador hay en la organización?
40 trabajadores
¿Qué sistemas operativos emplean? Windows 7 Professional (Por confirmar)
¿Cuál es la solución de ofimática que
emplea?
Microsoft Office 2007 ( Por confirmar)
¿Cuál es la aplicación cliente de correo
electrónico que emplea?
Microsoft Outlook 2007 ( Por confirmar)
¿Qué navegador de internet emplean? Microsoft Internet Explorer 9
Firefox
Chrome
¿Qué dispositivos móviles utiliza? No aplica
¿Tiene estrategia de implementación
para el cliente de correo electrónico?
No. Requiere implementación de Office 2013 (incluido en los planes de Office 365)
¿Cuál será el canal de acceso al correo? Combinación de ambos (Outlook y OWA)
REQUERIMIENTOS PARA LA MIGRACIÓN
La oferta de migración requiere
derechos de administración de acceso
total en el entorno de correo actual
¿Esto será un problema para el Cliente?
No, no hay problema
Fecha de inicio propuesta por el Cliente No aplica
Fecha de fin propuesta por el Cliente No aplica
¿Cuál es la región de implementación? LatAm
¿Requiere delegar la Administración del
Servicio de Office 365?
No requiere
¿Cuántos son los buzones a migrar? Buzones de usuarios: 40
Buzones compartidos: 0
Salas y recursos: 0
Correo archivado: usarán PST
Sobre el proceso de migración Antigüedad de los datos: no aplica
Modo de transición: cutover (fin de semana)
Migración de buzones no aplica
PROPUESTA TÉCNICA Y DE SERVICIOS
ALCANCES DEL PROYECTO
Ante la necesidad de optimizar recursos, mejora funcional, mayor almacenamiento y disponibilidad de acceso al correo
electrónico, el Cliente requiere poner en marcha el Servicio de Migración a la Plataforma de Office 365 y conseguir:
o Configuración del servicio de Office 365; Registro y Configuración de 1 (un) dominio en el servicio de Office 365.
o Crear y configurar 200 buzones de correo electrónico en Office 365.
o Migración de 40 buzones mediante archivo PST.
o Creación y configuración del entorno de SharePoint: el sitio de Intranet y el sitio de Internet (no incluye diseño)
o Acompañamiento en la configuración de algunos dispositivos: 40 estaciones de trabajo y Dispositivos Móviles (a modo
de demostración); el grueso del trabajo será responsabilidad del equipo de TI del Cliente,
o Formación para los Administradores de la plataforma de Office 365.
o Formación para algunos Usuarios de los servicios de Office 365.
o Soporte inicial durante la etapa de despliegue y migración.
METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL PROYECTO DE MIGRACIÓN
Para llevar a cabo una implementación exitosa, BeCloud emplea una metodología de trabajo comprobada segmentada en fases,
lo que permite asegurar la calidad del despliegue y la satisfacción del Cliente.
La fase de Descubrimiento permite realizar un análisis previo de la infraestructura del Cliente y validar el cumplimiento de los
requisitos para la transición a Office 365. Además sirve para la captura de los requisitos del Cliente.
La fase de Planeamiento establece las acciones a seguir para configurar los servicios deseados por el Cliente. Además,
establece el Plan Maestro y define los roles y responsabilidades para dichas acciones, y los mecanismos de Control.
La fase de Activación realiza las solicitudes de servicio para el “tenant” (entorno del servicio) conforme a los requerimientos del
Cliente y sus necesidades.
La fase de Capacitación busca canalizar el nuevo conocimiento a los usuarios finales y administradores del entorno de Office
365, de manera que el impacto a la nueva plataforma se vea mitigado o eliminado.
La fase de Preparación considera las configuraciones iniciales, la validación de comunicación entre el entorno actual y el nuevo
entorno de Office 365 y la creación de los objetos necesarios para la migración y las pruebas iniciales con el “usuario fantasma”
La fase de Migración ejecuta el traslado de la información desde el entorno actual hacia el nuevo entorno de Office 365. De
igual manera, considera la configuración de los dispositivos de usuarios finales.
La fase de Validación ejecuta las pruebas posteriores a la disponibilidad de los servicios configurados, y los “retoques” que se
consideren para optimizar el rendimiento de la plataforma.
La fase de Soporte de arranque sirve para apoyar al Cliente en los primeros días de uso de la nueva plataforma, de manera
que pueda familiarizarse con el entorno y/o atender los requerimientos de usuarios para la nueva plataforma.
La fase de Administración Delegada (opcional) deja al Cliente totalmente a cargo de la administración del “tenant” de Office
365, con el respaldo de BeCloud como Partner para el apoyo en la administración de sus servicios cuando el Cliente lo requiera.
TIEMPO DE EJECUCIÓN
Se estima que el proyecto concluya en 2 (dos) semana calendario (no incluye la capacitación), a partir de la firma de la
presente Propuesta de Servicios, salvo retrasos voluntarios y/o se anticipe su finalización. Este tiempo puede variar según la
disponibilidad de los recursos requeridos, y teniendo en cuenta la dispersión de los usuarios en las diferentes compañías del
grupo. Incluye la labor de despliegue, así como el período de capacitación.
Por la naturaleza de los servicios de Office 365, varias de las tareas pueden realizarse en forma remota, sin la presencia de una
persona en las instalaciones del Cliente. El horario de trabajo de las labores presenciales será pactado en forma individual (por
cada tarea) con el Cliente; sin embargo, para las labores específicas del “Día D” se dará preferencia a horas no laborables, con la
finalidad de no afectar el trabajo de los Usuarios Finales.
SUPUESTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Para el debido desempeño de la plataforma tecnológica sugerida se sobreentiende que:
o No está incluida la migración y configuración de aplicaciones que no forman parte de Office 365.
o No esta soportado conectarse a su cuenta de correo electrónico con Outlook 2003 (solo POP - IMAP)
o No esta soportado el navegador Explorer 7.
o No se incluye la actualización de los equipos cliente que no reúnen los requisitos.
o No está incluida la instalación y configuración de antivirus en cada estación.
o No incluye la configuración de firewalls, router y switches
o Las carpetas públicas no están disponibles en Exchange Online, en caso de requerir migrar dichas carpetas, deben ser
migradas a SharePoint Online.
En cuanto a las estaciones de usuarios, debemos considerar lo siguiente:
o Para usuarios de PC: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Windows 7, Windows 8 o Windows 2008
R2 con .NET o posterior; Office 2007+ o posterior; y Microsoft Internet Explorer 8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10x o una
versión posterior; o Google Chrome 17.x. No está soportado conectarse a su cuenta de correo electrónico con Outlook
2003 (sólo POP - IMAP), o versiones inferiores.
o Para usuarios de Mac: Los requisitos mínimos del sistema para Office 365 son: Mac OS X 10.6 o posterior; Apple Safari 5
o posterior; y Office 2011 para Mac y Outlook 2011 para Mac
RESPONSABILIDADES DEL CLIENTE
Por parte del Cliente, debe asegurar que la Consultora tenga todos los recursos y premisos necesarios para poder realizar su
labor. Para ello el Cliente asume las siguientes responsabilidades:
o Será responsable de proporcionar las características necesarias de hardware y software de acuerdo a los requerimientos
del servicio.
o Gestionará los cambios que se requieren en los registros DNS con asistencia de BeCloud, es necesario antes, durante y
después de la migración, crear diversos registros de tipo CNAME, TXT, SVR, SPF, MX.
RESPONSABILIDADES DE LA CONSULTORA
Por parte de la Consultora, como muestra del compromiso con las metodologías de Microsoft y nuestra capacitación avalada
por las correspondientes certificaciones, extendemos la garantía sin límite de tiempo, puesto que el concepto de garantía es
implícito al consumo de Office 365.
MATERIALES ENTREGABLES
Al sistema le acompañará la descripción de todos los sistemas de información a realizar dentro de la solución (objetivos, alcance
y descripción del entorno tecnológico), aportando la siguiente documentación:
1. Documentos utilizados en las capacitaciones a usuarios finales (en formato PDF)
2. Documentos utilizados en las capacitaciones a los administradores de Office 365 (en formato PDF)
CRITERIOS PARA EL CUMPLIMIENTO
La Consultora habrá cumplido con sus tareas cuando finalice las tareas detalladas en esta Propuesta de Servicios, incluyendo la
entrega de los materiales declarados en la sección “Materiales Entregables,” y el Cliente haya aceptado dichas actividades sin
alguna objeción razonable. La NO declaración de objeciones, por parte del Cliente, dentro de los 5 días útiles posteriores a la
finalización de los servicios por parte de la Consultora dará por entendida su aceptación.
PROPUESTA ECONÓMICA DE BECLOUD
BeCloud considera tres pilares importantes en el uso de la Plataforma: (1) la implementación de los Servicios, (2) la capacitación
de los usuarios finales y de los administradores de la Plataforma, y (3) el Soporte Continuo a la Plataforma.
RESUMEN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA
Los servicios contratados tienen sus costos definidos en esta sección.
CONCEPTO CANTIDAD PRECIO
Servicios para la Migración de la Plataforma Actual a Office 365 (Servicios Principales)
S/. 3000,00
Configuración del Entorno de Office 365:
Configuración de el/los dominio(s)1, creación y configuración del “tenant” de Office 365,
validación de los registros.
Configuración de los buzones de Usuarios:
Creación vía CSV o Manual de los buzones, asignación de licencias, configuración de los
dispositivos de usuarios2, soporte inicial hasta su correcto funcionamiento.
Migración de buzones
Se migrará 40 buzones de usuarios de manera manual con archivo .PST
Día “D”:
Configuración de las estaciones de trabajo para el uso de Office 365 (Configuración de perfiles
de Outlook, configuración del cliente de Lync), cambio de MX y Demo de migración del buzón
de 1 (un) usuario.
Servicios de Capacitación a Usuarios y Administradores – Modo exposición
Capacitación para Administradores de Office 365:
Gestión del “tenant” de Office 365, gestión de usuarios y
administración de los servicios (Exchange Online, Lync Online
y SharePoint Online)
4 horas de duración
(máximo de 5 personas)
Capacitación para Usuarios de la Información:
Capacitación específica en los servicios seleccionados por el
Cliente.
16 horas de duración;
divididas en 4 x día
(máximo de 10 personas)
PRESUPUESTO FINAL REQUERIDO S/. 3000,00
Son: Tres Mil nuevos soles con 00/100 nuevos soles.
Los precios NO INCLUYEN IMPUESTOS.
Nota: El costo de las casillas en Office 365, contratados a Microsoft, NO ESTÁ INCLUIDO. Para más información, revisar el
Anexo Contrato del Servicio con Microsoft.
1 No incluye el costo por la adquisición de los nombres de dominio. 2 La configuración de dispositivos se hará para el 10% de usuarios. La idea es que el personal de TI del Cliente aprenda a configurar.
VALIDEZ DEL PRESUPUESTO
Este presupuesto tiene una validez de 30 (treinta) días calendario contados a partir del día siguiente a la presentación y
entrega de este documento al Cliente. Para efectos del cálculo, la fecha inicial es el 10 oct, 2013.
CONDICIONES DE PAGO
Las condiciones de pago son las siguientes:
o Prepago del 50%, a la firma del contrato de prestación de servicios, y previo al inicio de las tareas.
o El 50% restante se cancela al finalizar el despliegue, con la conformidad del representante del Cliente.
DATOS PARA LA FACTURACIÓN
En caso de aceptación de la Propuesta, el Cliente establece los siguientes datos para las gestiones económicas del Proyecto:
Nombre de la persona responsable de la facturación:
Email para envío de la factura:
Concepto a reflejar en la factura:
Persona encargada de la gestión y el pago:
Email de la persona encargada de la gestión y el pago:
FIRMA DE ACEPTACIÓN DE LA PROPUESTA
Con la firma de la presente Propuesta de Servicios, el Cliente acepta
El monto total de la inversión para los servicios
solicitados en esta Propuesta es de
S/. 3000,00
(Tres Mil nuevos soles con 00/100 nuevos soles)
NO INCLUYE IMPUESTOS
Para dar testimonio de la aceptación, el Cliente firma a
continuación:
…………………………….……………………………………..
Andrea Chang Morales
RÉPLICA SRL
VERSIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS
En base a las coordinaciones con el Cliente, las versiones del documento son las siguientes:
VERSIÓN CONTROL DE CAMBIOS
Versión 1.0 Versión original de la Propuesta de Servicios
