Introduction to the conference series:How to manage the supply chain? = ABC of SourcingJust starting? Small order? = Small Order StrategiesHow to find a supplier or service provider?Round table discussion

Today’s Agenda:

1. Brief introduction to the speaker2. Avoiding Scams 3. Challenges and Solutions for the Small Order Buyer

“Off the shelf” “Highly Customized”“Tweaks”

4. Q&A

Sourcing/Purchasing Agent

www.PSSchina.com

PassageMaker Sourcing Solutions

CSIC is a not‐for‐profit organization. 

Video Tutorials

Ask‐the‐Experts Service

Buyer Blogs

White PapersMonthly “best of CSIC” mailing

www.ChinaSourcingInfo.org

Good News:Finding “a supplier” and getting a quote is easy Smaller and smaller buyers are creating a factory direct relationship.

Bad News: Going direct to a factory is not for everybody. 

Finding the “right supplier” for a small order is complex due to MOQ BarriersRaw material pricing is highly dependent on volume as well.Cutting out IntermediariesSet up costs are fixed (documentation/ testing/ tooling/ sampling )Scams target small buyers

Goal of my presentation:1. Help you determine if your project is suitable for going factory direct 2. Develop a sourcing strategy to ensure a higher likelihood of success

Is your project a good fit for going factory direct?

Ask two fundamental questions:Using China as the example

1. Is China ready for you? (BOM, production technologies )

2.  Are you ready for China? (budget and skill set)

Are you ready to source overseas?

Cutting out your local importer, middleman or distributor does get you a good unit price, but that unit price doesn’t include a host of new project expenses that will affect the costs of getting your product to market.

SamplesMultiple overseas tripsProduct safety testingInternational shippingFactory auditing, inspections, due diligence and so on.

The Harsh Reality:Focus on “all in cost of the project” not just “unit price of the product”.

Minimum steps/Budget (in addition to the direct costs unit parts, shipping and duties.)

1. Visit the factory in person or get it audited by a third‐party inspection firm BEFORE you place the Purchase Order.3000 USD for trip to China, inclusive of an audit by professionals.  About 400 USD per factory if you outsource to companies like Asia Quality Focus.

2. Validate the financial stability and reputation of the supplier AFTER the above audit and BEFORE you place a PO.Contact some reference: FreeOr have a background check (CBI Consulting is a good choice) on your supplier’s company. 1000 USD

3. Speaking of PO, do you have a PO template?  If not, get one.  It is crazy to place an order to a supplier without a clear, signed, PO.Hire an English speaking Chinese lawyer and you are looking at only a few 100 USD to get a template that protects you.

4. Do you need samples? Cost of sampling, prototyping and fed ex‐ing around the world depends on your project and can be significant.

5. Confirm the product is safe and conforms to the standards of your market.  Lab testing depends on the projects but is at least a few 100 USD.

6. Inspect the product yourself or via a 3rd party inspection agent BEFORE final payment is made and BEFORE the goods ship out of China.  300 USD per order using a 3rd party inspection agent. A few 1000 USD if you come to China yourself.  Coming to China AND hiring an inspection firm is often the best option.

7. Bank Fees if you are transferring money.  15 to 50 USD per TT depending on your bank.

8. If you (not a 3rd party) does the project management. What is the value of your time?

“5K to play”.   Not following these basic steps can put you 

out of business.

Now let’s talk strategy

Holy Trinity of Sourcing: Buyers large and small are concerned with Price, Quality, Lead time.  (Protecting Intellectual Property may be a 4th)

3 different strategies for 3 different buyers

“off the shelf”vs.

highly customizedvs.

tweakers

small “off the shelf” projects

Too small to go factory direct. Most likely be dealing w/ an intermediary.

Don’t waste time researching factories. Focus on sellers (traders & wholesale) with a clear track record with the specific product.  Consult references. 

Most likely you won’t be allowed to do a factory audit because the trading company is worried you will go direct. 

So do your due diligence on the trading company itself. Will they be in business long enough to complete your order?

Most likely you won’t be allowed to do a product inspection at the factory. So ask to do the final inspection (on your own or via a 3rd party) at the trading companies or shipping company’s warehouse.  

General Tips:

Tie payment to performance. Especially when dealing with intermediaries!

Inspect not only the product, but also the unit packaging and master packaging.

Remember: you are the importer of record, despite what the seller may tell you. 

Be aware that many scams target small buyers. Why?

Some blog posts to check out:

Scam involving Apple and other famous brand productsThese middlemen think you are stupid! (let’s prove them wrong!)Status of China sourcing ethics

Consider “tweaking strategy” if you are “off the shelf” but have the following concerns:

Supplier going direct to your clients?

Concerned about IP?

Strategies for the small “tweak it” projects

Most likely too small to go factory direct, so you will be dealing w a trading company or some kind of intermediary. So all the points mentioned in the “off the shelf” case apply to “tweak it” projects PLUS:

1. Tweaks are most likely not considered IP and thus your idea may not be able to be legally protected, but at least be sure to protect your logos and brandnames at home AND in production site (China). 

2. “black box” protection 

3. Make sure the intermediary has relevant engineering skills, or a clear track record tweaking similar products.

4.  Understand your supplier’s true allegiance, motivation and compensation.

Strategies for the small “New or Highly Customized” projects

Manage expectations. (Engineering costs, IP, Concept Validity, Price, Lead‐time). 

The “are you ready to source overseas?” question is very important

Basically 2 optionsOption one: 

Get involved at the factory level (expect a “high” per unit cost)

Option two: Find a REALLY GOOD intermediary to manage the project launch and on‐going 

vendor coordination for you.

All‐In‐Cost for the two optionsWorst Case Situation

www.ChinaSourcingInfo.org/book

Includes templates forPO, Supplier Contract,Factory Audits, QCguidelines, RFQ and more

$150 USD on line$100 AUD at the booth

If take away just three things…

Manage expectations

Make sure you have the right partners in place (suppliers and service providers).

Link Performance to Payment

Q & AMikeB@PSSchina.com

CSIC is a not‐for‐profit organization. 

Video Tutorials

Ask‐the‐Experts Service

Buyer Blogs

White PapersMonthly “best of CSIC” mailing

www.ChinaSourcingInfo.org

Inspection Services & Factory Audit services (3PQC)Tool & Die Shops/ Tooling Stewards 

Online  Supplier DirectoriesCompany Formation 

Engineering Outsourced Accounting

Due Diligence Sourcing/Purchasing Agents

Dispute Resolution3rd Party Logistics (3PL)

LawyersCollection Agents

LogisticsBusiness Intelligence, Investigations, and Surveillance

www.SourcingServiceCenter.com

NEW:      www.SupplierBlacklist.com

Stop by boothE16&

Check out the other seminars at the show