sislink10 - event driven management van studentrelaties - jeroen liefhebbers (open universiteit)
TRANSCRIPT
Event driven management van studentrelatiesHoe business intelligence studentbehoud faciliteert op de Open Universiteit
Jeroen Liefhebber – BI architect/consultant
Agenda
1. Inleiding2. De OU en de problematiek van studentbehoud3. Convergentie van interventies
4. Profilering en signalering5. BI architectuurschets6. Automatische interventies
7. Handmatige interventies obv Studentdossier8. Afsluiting
Inleiding
Relatie tot themalijnen:
- CRM
- Logistiek
- Innovatie en ontwikkeling
- Architectuur en standaarden- IdM en beveiliging
Inleiding
Studentbehoud is een kwestie van observeren en interveniëren.
Bottom-line: laat systemen voor je observeren en zorg dat je de interventiesop lijn krijgt met je strategische doelstellingen.
De OU en de problematiek van studentbehoud
Kenmerkend voor de OU:� 300+ cursussen� 7 bachelor, 14 master opleidingen
� 7 faculteiten� 2 onderzoeksinstituten (Celstec, Ruud de Moor)� Open Hogeschool
� gedurende 2009: 27.000+ ingeschrevenen� 16 studiecentra in Nederland, 6 in België
De OU en de problematiek van studentbehoud
Kenmerkend voor de OU:� Studenten kennen vrijheid van tijd, plaats en tempo� Cursusgewijze inschrijving
� Onderwijsdiensten zijn facultatief� Onderwijs is (grotendeels) gedigitaliseerd� Materiaal komt in toenemende mate vrij beschikbaar
� Van aanbodgestuurd naar vraaggestuurd onderwijs
Learningobjects
OUNL BAMA opleidingen
Contractopleidingen
competenties
Onderwijscomponenten
onderwijsontwikkeling
Vrije/individuele
assemblage
Vaste
asse
mblag
e
Wettelijke
assemblage
Assemblage op maat
BAMAstudenten
Kennisverwervers
vast / aanbodgestuurd
flexibel /vraaggestuurd
Competentiezoekers
Contract-partners
On
derw
ijs-tech
no
log
ischo
nd
erzoek
Vakin
ho
ud
elijk o
nd
erzoek
Lee
rvra
agin
form
atie
Ext
ern
e / 3
rd p
arty
co
mp
on
ente
n
Scholers
Business architectuur OU
Toekomstige waardeketen onderwijs
Learningobjects
OUNL BAMA opleidingen
Contractopleidingen
competenties
Onderwijscomponenten
onderwijsontwikkeling
Vrije/individuele
assemblage
Vaste
asse
mblag
e
Wettelijke
assemblage
Assemblage op maat
BAMAstudenten
Kennisverwerversvast
flexibel
Competentiezoekers
Contract-partners
On
derw
ijs-tech
no
log
ischo
nd
erzoek
Vakin
ho
ud
elijk o
nd
erzoek
Lee
rvra
agin
form
atie
Ext
ern
e / 3
rd p
arty
L
earn
ing
ob
ject
s
Scholers
Flexibilisering / vraagsturing
Atomisering/decompositie
Repositoryontwikkeling
Competentiegericht onderwijs – LLL
Business architectuur OU
Strategische ontwikkelingen
De OU en de problematiek van studentbehoud
� Uit het gedrag van studenten moeten wij afleiden of ze (serieus) vooreen diploma gaan.
� Studenten kunnen stilletjes de virtuele campus betreden, maar dezeook weer in alle stilte verlaten.
� Als ze vertrekken weten we niet (goed) of ze hun persoonlijkedoelstellingen hebben gehaald.
� Er zijn onvoldoende personele resources om alle studenten vanaf huneerste cursus bij de hand te nemen.
� Het is nogal een opgave om naast je baan een bachelor van ruim 170 studiepunten af te ronden.
� Wij moeten concurreren met baan, gezin, etc.
Onderwijsadv.
Convergentie van interventies
Het op afstand coachen van studenten op weg naar hun diploma vergthet plegen van gelijksoortige interventies op gelijktijdige momenten door alle betrokken partijen binnen de instelling.
Call center
Voorlichting
Mentor
Inhoudelijkebegeleiders
Intake
Studiecentrum
Convergentie van interventies
Doe je dat niet dan:� hindert een interventie wellicht de student en bereik je het
tegenovergestelde� ervaart de student niet met één instelling te maken te hebben die
hem/haar kent en kan helpen� behoud je misschien wel de verkeerde studenten
Convergentie van interventies
Voorbeeld (ongelijke timing):Faculteiten die qua personele resources relatief verschillend zijninterveniëren op verschillende momenten.
Voorbeeld (ongelijke interventies):
Faculteit A voert intake gesprekken met het doel studiecontracten te sluiten. Faculteit B voert intake gesprekken met het doel om meer zicht te krijgen op de intenties van de student.
Profilering en signalering
Een gelijksoortige interventie vereist de beschikbaarheid van een profielvan de student.
Wat is nu een goede student?
Een grote kans van slagenvoor een diploma heeft
Veel koopt, weinig doet
Met een minimum aan coaching dehele opleiding doorloopt en afsluit
met een diploma Gedurende zijn hele leven zijncompetentievragen
door de OU laat makelennaar het passende onderwijs
onderwijsinnovatie
bekostiging
inkomsten
vraagsturing
kosten
Profilering en signalering
Het interveniëren op gelijktijdige momenten vereist de beschikbaarheidvan een signaleringsmechanisme op de individuele studieprocessen.
6 weken na instroom
absent? geslaagd?tweemaal gezakt?
8 mndinactief?
uitval?
Signaleringsmechanisme = events + sensoren
Profilering en signalering
Verschillende soorten van events:� harde proces events (in relatie tot inschrijven, tentamineren, etc.)
� harde gedrag events (in relatie tot studietempo, stapelen, etc.)� zachte events (in relatie tot intenties)
Verschillende leveranciers van gegevens:
� onderwijsadministraties� logistieke administraties� leeromgevingen
� ondersteunende omgevingen zoals studieplanner, studiecoach, contactadministraties
Profilering en signalering
De OU heeft gekozen voor het centrale Data Warehouse als leveranciervan events omdat:
� Veel events zijn complex dat wil zeggen kunnen pas wordengeïdentificeerd nadat gegevens uit verschillende omgevingen zijnbijeengevoegd.
� De implementatie van een laag van sensoren direct op de administratieve systemen zou teveel business logic op een te laagniveau in de architectuur betekenen.
� Interventies hoeven niet per direct plaats te vinden. Bij voorkeurmeestal zelfs niet.
BI architectuurschets
Adhoc queryand reporting
Adhoc queryand reportingData miningData mining
Periodic reportsPeriodic reports
OLAPOLAP
Dashboards/Scorecards
Dashboards/ScorecardsForecastingForecasting
CustomerProfiling
CustomerProfiling
Market researchMarket research
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
BI architectuurschets functioneel
Adhoc queryand reporting
Adhoc queryand reportingData miningData mining
Periodic reportsPeriodic reports
OLAPOLAP
Dashboards/Scorecards
Dashboards/ScorecardsForecastingForecasting
CustomerProfiling
CustomerProfiling
Market researchMarket research
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
InformationDeliveryPortal/
Channels
InformationDeliveryPortal/
Channels
BI architectuurschets functioneel
Adhoc queryand reporting
Adhoc queryand reportingData miningData mining
Periodic reportsPeriodic reports
OLAPOLAP
Dashboards/Scorecards
Dashboards/ScorecardsForecastingForecasting
CustomerProfiling
CustomerProfiling
Market researchMarket research
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
InformationDeliveryPortal/
Channels
InformationDeliveryPortal/
Channels
Data Warehouse
Data Warehouse
DataStaging
ODS
DataStaging
ODS
ETL
ETL
Warehouse domein
BI architectuurschets functioneel
Adhoc queryand reporting
Adhoc queryand reportingData miningData mining
Periodic reportsPeriodic reports
OLAPOLAP
Dashboards/Scorecards
Dashboards/ScorecardsForecastingForecasting
CustomerProfiling
CustomerProfiling
Market researchMarket research
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
InformationDeliveryPortal/
Channels
InformationDeliveryPortal/
Channels
Data Warehouse
Data Warehouse
DataStaging
ODS
DataStaging
ODS
ETL
ETL
Warehouse domeinBron domein
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
metadatametadata
BI architectuurschets functioneel
Adhoc queryand reporting
Adhoc queryand reportingData miningData mining
Periodic reportsPeriodic reports
OLAPOLAP
Dashboards/Scorecards
Dashboards/ScorecardsForecastingForecasting
CustomerProfiling
CustomerProfiling
Market researchMarket research
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
InformationDeliveryPortal/
Channels
InformationDeliveryPortal/
Channels
Data Warehouse
Data Warehouse
DataStaging
ODS
DataStaging
ODS
ETL
ETL
Warehouse domeinBron domein
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
SourcedataSourcedata
metadatametadatametadatametadata
metadatametadata
metadatametadata
metadatametadata
metadatametadatametadatametadata
metadatametadatametadatametadata
metadatametadata
BI architectuurschets OU
Adhoc en stand.rapporten
Adhoc en stand.rapportenStudentdossierStudentdossier
Online studiepadOnline studiepad
StumisOnline(OLAP)
StumisOnline(OLAP)
Study EventSystem
Study EventSystemStudieplannerStudieplanner
Voorraadprognoses
Voorraadprognoses
Campagneevaluatie
Campagneevaluatie
Exploitatie domein
dm
dm
dm
dm
Distributie domein
VirtueelInformatieloket
VirtueelInformatieloket
Data Warehouse
Data WarehouseODSODS
ETL
ETL
Warehouse domeinBron domein
SPILSPIL
SRSSRS
EnfinityEnfinity
WervisWervis
….….
BI architectuur
Belangrijkste uitgangspunten/principes:
� content-onafhankelijke applicaties en gegevens laadprocessen > op metadata gebaseerde frameworks
� self-service
� functioneel en applicatiebeheer door en bij de business� basic starten, meer functionaliteit/complexiteit door snel
opeenvolgende tussenreleases
BI architectuur
Eisen aan de BI architectuur door event driven relatiemanagement:
� meer procesoriëntatie� hoog detailniveau� hoge verversingsgraad van gegevens
� exploitatie instrumentarium / marketing automation toolset
BI architectuur
Belangrijkste eisen aan de toolset:� intern, geen online diensten
� e-mailcampagnes naar studenten, signaleringslijsten naarmedewerkers (m.n. begeleiders en mentoren)
� beschikbaarstelling profiel van de student in verschillendeverschijningsvormen aan verschillende doelgroepen
� incorporeren van “sensoren” op het DWH
Daarom gekozen voor zelfbouw van:� het Study Event System voor het uitvoeren van automatische
interventies� het Studentdossier ten behoeve van het ondersteunen van
handmatige interventies
Automatische interventies
Het definieren van een automatische interventie in het Study Event System
Automatische interventies
Status:
� Bijna 200 events gedefinieerd� Inclusief eenmalige acties� 80% via direct mail, 20% via signaleringslijsten� 100.000 – 200.000 mails per maand link� 3,9 mln e-mails sinds de implementatie van versie 1.0
Heeft het allemaal zin? Wat zijn de effecten?
Handmatige interventies obv Studentdossier
Het generieke proces achter de handmatige interventie
Handmatige interventies obv Studentdossier
� presenteert eenduidige context� geeft eenduidige signalen� modulaire opbouw� op metadata gebaseerd� gegevens uit DWH� wanneer nodig live koppelingen
met administratieve systemen� nu nog lokale
authenticatie/autorisatie, straksvia IdM
Handmatige interventies obv Studentdossier
Toekomststudentdossier
Handmatige interventies obv Studentdossier
Centrale contactadministratie
� Gebouwd door IT � Super lightweight� Nu handmatige registratie door medewerkers� Straks automatische afvang/registratie op de Exchange server� Of het gaat lukken…..?
Afsluiting
Studentbehoud is een kwestie van observeren en interveniëren.
Bottom-line: laat systemen voor je observeren en zorg dat je de interventiesop lijn krijgt met je strategische doelstellingen.
Ofwel ook: spreek eenduidige studentprofielen af die aansluiten bij je strategische doelen en bepaal interventietactieken.