Rozliczanie projektu w ramach PO KL

Wniosek beneficjenta o płatnośd

Katowice, 03 grudnia 2010 roku

1. Główne zasady rozliczania projektów PO KL

2. Zasady wypełniania wniosku beneficjenta o płatnośd

Plan spotkania

1. Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu

2. Wyłonienie projektu w procedurze konkursowej do dofinansowania

3. Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu

4. Złożenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy

5. Wypłata pierwszej transzy środków

6. Złożenie wniosku o płatnośd

Etapy realizacji projektu

Środki na realizację projektu są przekazywane w formie płatności w dwóch przelewach:

środki europejskie przekazywane przez BGK (EFS 85 %);

środki krajowe (dotacja celowa) przekazywane przez Instytucję Pośredniczącą (do 15 %).

Warunki przekazywania dofinansowania

Środki w ramach dofinansowania są przekazywane nawyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzonydla danego projektu, wskazany w umowie odofinansowanie projektu.

Pierwsza transza środków na realizację projektów jestwypłacana w wysokości określonej w załączniku doumowy o dofinansowanie „Harmonogram płatności”.

Warunki przekazywania dofinansowania

Kolejna transza zostaje przekazana pod warunkiemrozliczenia we wnioskach o płatnośd co najmniej 70 %dotychczas otrzymanych środków.

Możliwe jest składanie wniosków cząstkowych nierozliczających 70 % dotychczas otrzymanych środkówdofinansowania, ich zatwierdzenie nie stanowipodstawy do przekazania kolejnej transzy dlabeneficjenta.

Warunki przekazywania dofinansowania

Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości płatności dla beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych.

Harmonogram płatności

Załącznik do umowy o dofinansowanie

projektu

Harmonogram płatności powinien zostać sporządzony w ujęciu

maksymalnie kwartalnym.

Nr transzy Kwota transzy

dofinansowania

Okres za jaki składany

będzie wniosek o

płatność (od … do …)

Kwota planowanych

całkowitych wydatków

do rozliczenia

Transza 1

Transza 2

…

Transza n

Harmonogram może podlegad aktualizacji we wniosku o płatnośd przed przekazaniem kolejnej transzy środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu

przez instytucję będącą stroną umowy.

Zmiana harmonogramu nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.

Harmonogram płatności

Wniosek o płatnośd składany jest w celu:

- rozliczenia transz dofinansowania otrzymanych przez beneficjenta;

- rozliczenia wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy sami zapewniają środki

na realizację projektu.

Nie składamy wniosku o płatnośd w celu otrzymania pierwszej płatności.

Wniosek o płatnośd

Wniosek o płatnośd:

- składany jest w terminach określonych w załącznikudo umowy o dofinansowanie projektu (Harmonogram płatności), nie rzadziej niż raz na trzy miesiące;

- w przypadku wniosku o płatnośd koocową – nie później niż 30 dni od zakooczenia okresu realizacji projektu;

- IZ zaleca składanie wniosków w terminie 10 dni roboczych od zakooczenia okresu rozliczeniowego

(za dzieo złożenia wniosku o płatnośd uznaje się terminwpływu przedmiotowego dokumentu do IP);

Wniosek o płatnośd

- składa się z postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu (w przypadku nie rozliczania wydatków w ramachzadania Beneficjent zobowiązany jest również przedstawidinformację na temat postępu rzeczowego);

- składany w wersji papierowej i elektronicznej (wypełniony w Generatorze Wniosków Płatniczychplik w formacie xml)

Wniosek o płatnośd

Zgodnie z art. 190 Ustawy o finansach publicznych

z dnia 27.08.2009 r. (Dz.U. 2009 nr 157 poz.1240)

jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są

do ujmowania wydatków kwalifikowalnych we wniosku

o płatnośd w terminie do 3 miesięcy od dnia ich poniesienia.

Wniosek o płatnośd

Beneficjenta obowiązują:

- łączna kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona we wniosku o dofinansowanie projektu;

- limity na zadania wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu;

Poniesione wydatki nie muszą byd zgodne ze szczegółowym budżetem projektu przedkładanym na etapie wyboru projektu.

Rozliczanie wydatków

Przykład zadania - „Warsztat tkacki” (8 000 PLN)

Założone koszty bezpośrednie:

- wynagrodzenie trenera 2 500 PLN

- wynajem pracowni tkackiej 3 500 PLN

- dojazd uczestników na warsztaty 500 PLN

- materiały szkoleniowe 1 500 PLN

Poniesione wydatki:

- wynagrodzenie trenera 2 300 PLN

- wynajem pracowni tkackiej 3 500 PLN

- dojazd uczestników na warsztaty 300 PLN

- materiały szkoleniowe 1 600 PLN

- poczęstunek dla uczestników 300 PLN

Dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjenta

przesunięd w budżecie projektu określonym

w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu

do 10% wartości środków alokowanych na zadanie,

z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania,

na które przesuwane są środki.

Przesunięcia w budżecie

Dokonywanie takich przesunięd nie wymaga

informowania IP lub IW (IP2) pod warunkiem, że:

- nie zwiększają łącznej wysokości wydatków

dotyczących cross-financingu w ramach projektu,

- nie zwiększają wartości zadania „Zarządzanie

projektem”,

- nie wpływają na wysokośd i przeznaczenie przyznanej

pomocy publicznej,

- nie dotyczą zadao lub części zadao rozliczanych ryczałtowo.

Przesunięcia w budżecie

Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania

kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie

wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie

beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu.

Dokumenty księgowe

Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą byd prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierad co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego

Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o

dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;

kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadao – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.

Dokumenty księgowe

Każdy dokument księgowy powinien zawierad informację

o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej,

a w przypadku gdy dokument dotyczy:

- zamówienia publicznego – odniesienie do ustawy

z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych,

- nabycia towaru/usługi z zastosowaniem zasady

konkurencyjności – odniesienia do zastosowania

ww. trybu.

Dokumenty księgowe

- Wniosek pozytywnie zweryfikowany podlega zatwierdzeniu przez właściwą instytucję.

- Zatwierdzenie wniosku o płatnośd oznacza przygotowanie i przekazanie do beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność.

- Informacja o zatwierdzeniu wniosku o płatnośd wysyłana jestbeneficjentowi w terminie 20 dni roboczych od otrzymania poprawnego wniosku.

- możliwe jest składanie wniosków cząstkowych nie rozliczających70 % wydatków, ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta.

- płatnośd dla beneficjenta przekazywana jest w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie, przy czym IP zobowiązuje siędo przekazania BGK zlecenia płatności w terminie do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatnośd.

Weryfikacja wniosku o płatnośd

Okres, w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki

SZOP

Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie

Kwota zgodna z wartością w tabeli 4 wniosku w kolumnie 3„Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym” w wierszu „wydatki ogółem”

Kwota zgodna z kwotą z punktu (10_) wniosku kolumna „Planowana kwota wnioskowana”

Wypełnia instytucja dokonująca weryfikacji wniosku

Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie

Dane osób, które sporządzały wniosek o płatnośd – postęp finansowy i postęp rzeczowy

Kol. 1 i 2 zadania i wydatki ujęte w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie

Kol. 3 wydatki objęte wnioskiem-Bezpośrednie – powinny byd zgodne z zał. nr 1 do wniosku o płatnośd-Pośrednie – rozliczane ryczałtem lub dokumentowane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków

Kol. 4 należy wykazad kumulatywnie wydatki w ramach projektu zgodnie z otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatnośd (bez wydatków z kol. 3)

Stan realizacji poszczególnych zadao określonych w budżecie

zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu

Zadania zdefiniowane we wniosku o

dofinansowanie

Należy wykazad każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem

Przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku

Uzupełniane w przypadku wykrycia przez beneficjenta niekwalifikowalnegowydatku we wcześniej złożonych i rozliczanych wnioskach o płatnośd.Wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.

Wartośd wydatków poniesionych z otrzymanej kwoty dofinansowania

Wartośd wydatków poniesionych z wkładu własnego

Wiersz 1 uzupełniany zgodniez umową o dofinansowanie

Wiersz 2 łączna kwota otrzymanych transz dofinansowania na dzieo sporządzenia wniosku

Wiersz 3 łączna kwota rozliczonych środków wykazana narastająco zgodnie z otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatnośd , bez kwoty rozliczanej danym wnioskiem

Wiersz 4 Należy wypełnid zgodnie z sumą wydatków w pkt (8_) wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny (o ile jest wymagany).

Okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramiepłatności - załącznik do umowy

Informacja o całkowitych planowanych wydatkachkwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach– do kooca realizacji projektu

Zgodnie z harmonogramem płatności – załącznik do umowy

Dopuszczalna aktualizacja harmonogramuWarunek – akceptacja we wnioskuo płatnośd przez instytucję weryfikującą wniosek.

W pkt. 12 należy opisad istotę problemów i podjęte środki naprawcze oraz wyjaśnid przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie.

Dotyczy zagadnieo:-rozwój lokalny-rozwój społeczeostwa informacyjnego-zrównoważony rozwój-innowacyjnośd, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa-równośd szans

Wniosek podpisany przez osobę\ osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta

Dokumenty księgowe powinny byd pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie

w przypadku gdy koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków

Dziękujemy za uwagę

Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego

Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego

adres: Siedziba - ul. Dąbrowskiego 23

Poczta - ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice

telefony: +48 (32) 77 40 125, +48 (32) 77 40 126

fax: +48 (32) 77 40 402

adres email: efs@slaskie.pl

www.efs.slaskie.pl

Punkt Informacyjny w ramach rozliczania projektów PO KL

Godziny funkcjonowania:

od poniedziałku do piątku

od godz. 8:00 do godz. 10:00 i od 12.00 do 15:00