Rozliczanie projektu w ramach PO KL
Wniosek beneficjenta o płatnośd
Katowice, 03 grudnia 2010 roku
1. Główne zasady rozliczania projektów PO KL
2. Zasady wypełniania wniosku beneficjenta o płatnośd
Plan spotkania
1. Złożenie wniosku o dofinansowanie projektu
2. Wyłonienie projektu w procedurze konkursowej do dofinansowania
3. Podpisanie umowy o dofinansowanie projektu
4. Złożenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy
5. Wypłata pierwszej transzy środków
6. Złożenie wniosku o płatnośd
Etapy realizacji projektu
Środki na realizację projektu są przekazywane w formie płatności w dwóch przelewach:
środki europejskie przekazywane przez BGK (EFS 85 %);
środki krajowe (dotacja celowa) przekazywane przez Instytucję Pośredniczącą (do 15 %).
Warunki przekazywania dofinansowania
Środki w ramach dofinansowania są przekazywane nawyodrębniony rachunek bankowy, specjalnie utworzonydla danego projektu, wskazany w umowie odofinansowanie projektu.
Pierwsza transza środków na realizację projektów jestwypłacana w wysokości określonej w załączniku doumowy o dofinansowanie „Harmonogram płatności”.
Warunki przekazywania dofinansowania
Kolejna transza zostaje przekazana pod warunkiemrozliczenia we wnioskach o płatnośd co najmniej 70 %dotychczas otrzymanych środków.
Możliwe jest składanie wniosków cząstkowych nierozliczających 70 % dotychczas otrzymanych środkówdofinansowania, ich zatwierdzenie nie stanowipodstawy do przekazania kolejnej transzy dlabeneficjenta.
Warunki przekazywania dofinansowania
Do umowy o dofinansowanie projektu załączony jest harmonogram płatności wskazujący zakładane wartości płatności dla beneficjenta w poszczególnych okresach rozliczeniowych.
Harmonogram płatności
Załącznik do umowy o dofinansowanie
projektu
Harmonogram płatności powinien zostać sporządzony w ujęciu
maksymalnie kwartalnym.
Nr transzy Kwota transzy
dofinansowania
Okres za jaki składany
będzie wniosek o
płatność (od … do …)
Kwota planowanych
całkowitych wydatków
do rozliczenia
Transza 1
Transza 2
…
Transza n
Harmonogram może podlegad aktualizacji we wniosku o płatnośd przed przekazaniem kolejnej transzy środków, pod warunkiem akceptacji zmienionego harmonogramu
przez instytucję będącą stroną umowy.
Zmiana harmonogramu nie wymaga formy aneksu do umowy o dofinansowanie projektu.
Harmonogram płatności
Wniosek o płatnośd składany jest w celu:
- rozliczenia transz dofinansowania otrzymanych przez beneficjenta;
- rozliczenia wydatków poniesionych przez beneficjentów, którzy sami zapewniają środki
na realizację projektu.
Nie składamy wniosku o płatnośd w celu otrzymania pierwszej płatności.
Wniosek o płatnośd
Wniosek o płatnośd:
- składany jest w terminach określonych w załącznikudo umowy o dofinansowanie projektu (Harmonogram płatności), nie rzadziej niż raz na trzy miesiące;
- w przypadku wniosku o płatnośd koocową – nie później niż 30 dni od zakooczenia okresu realizacji projektu;
- IZ zaleca składanie wniosków w terminie 10 dni roboczych od zakooczenia okresu rozliczeniowego
(za dzieo złożenia wniosku o płatnośd uznaje się terminwpływu przedmiotowego dokumentu do IP);
Wniosek o płatnośd
- składa się z postępu finansowego i rzeczowego realizacji projektu (w przypadku nie rozliczania wydatków w ramachzadania Beneficjent zobowiązany jest również przedstawidinformację na temat postępu rzeczowego);
- składany w wersji papierowej i elektronicznej (wypełniony w Generatorze Wniosków Płatniczychplik w formacie xml)
Wniosek o płatnośd
Zgodnie z art. 190 Ustawy o finansach publicznych
z dnia 27.08.2009 r. (Dz.U. 2009 nr 157 poz.1240)
jednostki sektora finansów publicznych zobowiązane są
do ujmowania wydatków kwalifikowalnych we wniosku
o płatnośd w terminie do 3 miesięcy od dnia ich poniesienia.
Wniosek o płatnośd
Beneficjenta obowiązują:
- łączna kwota wydatków kwalifikowalnych zatwierdzona we wniosku o dofinansowanie projektu;
- limity na zadania wskazane w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie realizacji projektu, z uwzględnieniem procedury wprowadzania zmian do projektu;
Poniesione wydatki nie muszą byd zgodne ze szczegółowym budżetem projektu przedkładanym na etapie wyboru projektu.
Rozliczanie wydatków
Przykład zadania - „Warsztat tkacki” (8 000 PLN)
Założone koszty bezpośrednie:
- wynagrodzenie trenera 2 500 PLN
- wynajem pracowni tkackiej 3 500 PLN
- dojazd uczestników na warsztaty 500 PLN
- materiały szkoleniowe 1 500 PLN
Poniesione wydatki:
- wynagrodzenie trenera 2 300 PLN
- wynajem pracowni tkackiej 3 500 PLN
- dojazd uczestników na warsztaty 300 PLN
- materiały szkoleniowe 1 600 PLN
- poczęstunek dla uczestników 300 PLN
Dopuszczalne jest dokonywanie przez beneficjenta
przesunięd w budżecie projektu określonym
w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu
do 10% wartości środków alokowanych na zadanie,
z którego przesuwane są środki oraz na zadanie/zadania,
na które przesuwane są środki.
Przesunięcia w budżecie
Dokonywanie takich przesunięd nie wymaga
informowania IP lub IW (IP2) pod warunkiem, że:
- nie zwiększają łącznej wysokości wydatków
dotyczących cross-financingu w ramach projektu,
- nie zwiększają wartości zadania „Zarządzanie
projektem”,
- nie wpływają na wysokośd i przeznaczenie przyznanej
pomocy publicznej,
- nie dotyczą zadao lub części zadao rozliczanych ryczałtowo.
Przesunięcia w budżecie
Co do zasady, beneficjent nie ma obowiązku załączania
kserokopii dokumentów potwierdzających poniesienie
wydatków. Dokumenty te są archiwizowane w siedzibie
beneficjenta i udostępniane w trakcie kontroli na miejscu.
Dokumenty księgowe
Wszystkie dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą byd prawidłowo opisane, tak aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego powinien zawierad co najmniej: numer umowy o dofinansowanie projektu; informację, że projekt współfinansowany jest z Europejskiego
Funduszu Społecznego; nazwę zadania zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o
dofinansowanie projektu (lub adnotację, że dokument dotyczy kosztów pośrednich), w ramach którego wydatek jest ponoszony;
kwotę kwalifikowalną lub w przypadku gdy dokument księgowy dotyczy kilku zadao – kilka kwot w odniesieniu do każdego zadania.
Dokumenty księgowe
Każdy dokument księgowy powinien zawierad informację
o poprawności merytorycznej i formalno-rachunkowej,
a w przypadku gdy dokument dotyczy:
- zamówienia publicznego – odniesienie do ustawy
z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówieo publicznych,
- nabycia towaru/usługi z zastosowaniem zasady
konkurencyjności – odniesienia do zastosowania
ww. trybu.
Dokumenty księgowe
- Wniosek pozytywnie zweryfikowany podlega zatwierdzeniu przez właściwą instytucję.
- Zatwierdzenie wniosku o płatnośd oznacza przygotowanie i przekazanie do beneficjenta Informacji o wynikach weryfikacji wniosku o płatność.
- Informacja o zatwierdzeniu wniosku o płatnośd wysyłana jestbeneficjentowi w terminie 20 dni roboczych od otrzymania poprawnego wniosku.
- możliwe jest składanie wniosków cząstkowych nie rozliczających70 % wydatków, ich zatwierdzenie nie stanowi podstawy do przekazania środków dla beneficjenta.
- płatnośd dla beneficjenta przekazywana jest w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie, przy czym IP zobowiązuje siędo przekazania BGK zlecenia płatności w terminie do 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o płatnośd.
Weryfikacja wniosku o płatnośd
Okres, w którym zostały poniesione i zaksięgowane wydatki
SZOP
Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
Kwota zgodna z wartością w tabeli 4 wniosku w kolumnie 3„Wydatki poniesione w okresie rozliczeniowym” w wierszu „wydatki ogółem”
Kwota zgodna z kwotą z punktu (10_) wniosku kolumna „Planowana kwota wnioskowana”
Wypełnia instytucja dokonująca weryfikacji wniosku
Zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
Dane osób, które sporządzały wniosek o płatnośd – postęp finansowy i postęp rzeczowy
Kol. 1 i 2 zadania i wydatki ujęte w zaakceptowanym wniosku o dofinansowanie
Kol. 3 wydatki objęte wnioskiem-Bezpośrednie – powinny byd zgodne z zał. nr 1 do wniosku o płatnośd-Pośrednie – rozliczane ryczałtem lub dokumentowane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków
Kol. 4 należy wykazad kumulatywnie wydatki w ramach projektu zgodnie z otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatnośd (bez wydatków z kol. 3)
Stan realizacji poszczególnych zadao określonych w budżecie
zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu
Zadania zdefiniowane we wniosku o
dofinansowanie
Należy wykazad każdy przychód uzyskany w ramach realizowanego projektu w okresie objętym wnioskiem
Przychodem nie będą odsetki bankowe na rachunku
Uzupełniane w przypadku wykrycia przez beneficjenta niekwalifikowalnegowydatku we wcześniej złożonych i rozliczanych wnioskach o płatnośd.Wypełniana w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy.
Wartośd wydatków poniesionych z otrzymanej kwoty dofinansowania
Wartośd wydatków poniesionych z wkładu własnego
Wiersz 1 uzupełniany zgodniez umową o dofinansowanie
Wiersz 2 łączna kwota otrzymanych transz dofinansowania na dzieo sporządzenia wniosku
Wiersz 3 łączna kwota rozliczonych środków wykazana narastająco zgodnie z otrzymanymi Informacjami o wynikach weryfikacji wniosku o płatnośd , bez kwoty rozliczanej danym wnioskiem
Wiersz 4 Należy wypełnid zgodnie z sumą wydatków w pkt (8_) wniosku w podziale na kwotę dofinansowania i wkład własny (o ile jest wymagany).
Okresy rozliczeniowe wskazane w harmonogramiepłatności - załącznik do umowy
Informacja o całkowitych planowanych wydatkachkwalifikowalnych, w kolejnych okresach rozliczeniowych i latach– do kooca realizacji projektu
Zgodnie z harmonogramem płatności – załącznik do umowy
Dopuszczalna aktualizacja harmonogramuWarunek – akceptacja we wnioskuo płatnośd przez instytucję weryfikującą wniosek.
W pkt. 12 należy opisad istotę problemów i podjęte środki naprawcze oraz wyjaśnid przyczyny odstępstw od harmonogramu realizacji projektu zawartego we wniosku o dofinansowanie.
Dotyczy zagadnieo:-rozwój lokalny-rozwój społeczeostwa informacyjnego-zrównoważony rozwój-innowacyjnośd, partnerstwo i współpraca ponadnarodowa-równośd szans
Wniosek podpisany przez osobę\ osoby upoważnione do podejmowania decyzji wiążących w imieniu Beneficjenta
Dokumenty księgowe powinny byd pogrupowane zgodnie z zadaniami wskazanymi we wniosku o dofinansowanie
w przypadku gdy koszty pośrednie rozliczane są na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków
Dziękujemy za uwagę
Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego
adres: Siedziba - ul. Dąbrowskiego 23
Poczta - ul. Ligonia 46, 40-037 Katowice
telefony: +48 (32) 77 40 125, +48 (32) 77 40 126
fax: +48 (32) 77 40 402
adres email: [email protected]
www.efs.slaskie.pl
Punkt Informacyjny w ramach rozliczania projektów PO KL
Godziny funkcjonowania:
od poniedziałku do piątku
od godz. 8:00 do godz. 10:00 i od 12.00 do 15:00