Consigue importantes ahorros automatizando la gestión

de tus facturas

L A M E J O R S O L U C I Ó N P A R A L A S E M P R E S A S D E T O D O E L M U N D O

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Procesar las facturas de los proveedores es un mal necesario. Hacerlo bien siempre es fundamental para la empresa. Pero hacerlo a mano ata al personal a esa tarea rutinaria, malgastando tiempo que podría emplearse en algo mucho más productivo. Piensa:

¿Cuánto te cuesta gestionar manualmente cada etapa del proceso de las facturas?Muchas empresas e institutos de investigación han realizado estimaciones y, aunque los resultados varían, las cifras siempre son sorprendentemente altas.

El ejemplo siguiente, basado en nuestra experiencia con nuestros clientes, es ilustrativo.

¿Cuánto tiempo se necesita?Es posible medir el tiempo real de manipulación. Pero es la demora —en el reparto dentro de la empresa, sobre la mesa de alguien o mientras se contrasta información— lo que dificulta más el cumplimiento de los plazos. Y las penalizaciones y recargos aumentan el gasto total.

¿Cuándo se detecta un error? Por muy minucioso que se sea, se producen errores. Y el tiempo que cuesta localizar y corregir un error depende de lo avanzado que esté el proceso cuando se detecta. No obstante, siempre incrementa el coste total del procesamiento.

En portada:

Consigue importantes ahorros automatizando la gestión de tus facturas.

Si, por ejemplo, recibes 20.000 facturas al año, ¿cuánto te cuesta gestionarlas?

Coste de la gestión manual de facturas: de 7 a 21 € por factura.

Por tanto: 20.000 facturas/año x 7 € = 140.000 €/año.

¡Y es una estimación conservadora!

Proceso manual Coste estimado Coste estimado acumulado

Abrir y clasificar 0,08 € 0,08 €

Reunir, verificar y visar 0,51 € 0,59 €

Correo interno manual 0,43 € 1,02 €

Contabilización preliminar 2 € 3,02 €

Correo interno manual

Validación y aprobación preliminar

Correo interno manual

Aprobación final

Contabilización definitva 1,43 € 4,45 €

Correo interno manual

Pago y archivo 3,43 € 7,88 €

¿Por qué malgastar tiempo y dinero en la manipulación de documentos? ¿Por qué renunciar a la calidad de los datos?

Si recibes 20.000 facturas al año, entonces el coste estimado de gestionarlas es, aproximadamente: 20.000 facturas/año x 7,88 €/factura = 157.600 €/año.

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Desde hace casi una década, el software INVOICES de ReadSoft, que ahora es parte integral de ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, viene proporcionando a sus clientes una solución de fácil implementación específica para documentos.

ReadSoft: líder en conocimientos técnicos e innovaciónEn 1997, ReadSoft inventó una revolucionaria tecnología de autoaprendizaje para la gestión automática de facturas. Con los años hemos adquirido un profundo conocimiento de las necesidades y requisitos de los departamentos financiero-contables, de los trámites de pago y de los procesos de las facturas, en muchas entidades de un gran número de países de todo el mundo.

Hoy en día, unos mil clientes después, ReadSoft es el número uno del mundo, con el mayor número de instalaciones y la más amplia experiencia del sector.

Mejoramos constantemente nuestro software con funciones avanzadas, como la clasificación automática, el workflow

Únete al líder en la gestión automática de facturas

de aprobaciones y las funcionalidades de monitorización del sistema.

ReadSoft: líder en número de facturas procesadasNos enorgullece ser responsables de la inmensa mayoría de instalaciones de automatización de facturas, tanto en empresas grandes como en pymes, en todo tipo de sectores. Nuestras soluciones procesan unos 125 millones de facturas cada año.

Nuestra lista de clientes incluye empresas como IKEA, Porsche, Pfizer, SAS, Tetra Pak, Carlsberg, DaimlerChrysler, LEGO, Bosch, DFDS Transport, Canon y otras 1000 empresas más, tanto grandes como pymes, en todo el mundo.

Contamos con la experiencia más amplia en cuanto a volúmenes, procesamientos, requisitos de usuarios, etc.

ReadSoft: líder en integración con ERP’sSi lo deseas, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices puede contabilizar de manera

definitiva las facturas, sin intervención humana. El grado de automatización depende de ti. También puedes diseñar tus propias estructuras de intercambio de información, aunque en la mayoría de los casos te servirán nuestras soluciones de integración ya probadas.

Para algunos de los principales sistemas de ERP’s, como SAP® R/3® y Oracle® E-Business Suite, ofrecemos una integración estándar y probada. INVOICES fue la primera aplicación de gestión de facturas que recibió la homologación para uso integrado con SAP® y, con un centenar de clientes, sigue siendo la más usada.

Algunos proveedores de ERP’s ofrecen integración con sus sistemas. En los demás casos, incluso si son sistemas propietarios, contamos con la experiencia de proporcionar integraciones personalizadas. Nuestra amplia experiencia y la cooperación con consultores de ERP harán que tu sistema esté en producción a tiempo y sin superar el presupuesto.

ReadSoft, innovación y experiencia

1991: Captura automática de datos de formularios, incluso escritos a mano.

1994: Verificación rápida, gestión de lotes, varios idiomas.

1997: Tecnología para el reconocimiento automático de facturas de proveedores, con autoaprendizaje.

2000: Capacidad para tratar el color en los documentos.

2000: Proceso unificado para todos los soportes, incluidos correo electrónico, papel, fax y web.

2001: Primera empresa homologada por SAP® para la integración de INVOICES con SAP® R/3®.

2002: EDI de imágenes para facturas por correo electrónico.

2003: Integración con Oracle® E-Business Suite.

2004: Presentación de la plataforma de software ReadSoft DOCUMENTS.

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Completo, de la captura a la contabilizaciónEn la entrada, puedes elegir de entre todas las posibilidades del Área de automatización Capture para capturar la información de las facturas: documentos físicos, documentos electrónicos e imágenes de documentos, por correo electrónico, papel, fax, web y transferencia de ficheros.

Durante el proceso, nuestra solución de negocio ofrece varias formas de interacción e integración con tu sistema contable o de ERP, como por ejemplo compartir datos de compradores y proveedores, cotejar los

ReadSoft DOCUMENTS for Invoices:Una solución completa de procesamiento de facturas, adaptable a todas las necesidades y volúmenes

artículos y realizar el asiento preliminar o definitivo.

Tu solución puede incluir cualquier workflow que ya utilices o planees implementar, así como preparar los datos para tu sistema financiero-contable o cualquier otro sistema de destino.

El proceso suministrará automáticamente las imágenes de las facturas para tu sistema de archivo, antes o después de la verificación, a tu elección.

Además, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices incorpora la seguridad y la

flexibilidad que son de esperar en un proceso crítico para la actividad de la empresa.

Modular y totalmente flexibleConforme evolucione tu negocio o cambien tus necesidades, puedes añadir funcionalidades que se adapten a tus nuevas circunstancias. El número de facturas que se puede procesar no tiene límites, ni máximo ni mínimo. Si comienzas a pequeña escala, siempre puedes añadir otras funcionalidades personalizadas más adelante.

Sean cuales sean tus necesidades, siempre puedes confiar en ReadSoft y en los numerosos partners con que contamos.

Funcionalidades de las Áreas de Automatización

CAPTURE

¿Para qué sirve?•Documentos

electrónicos Correoelectrónico,

web,fax,XML,PDF

•ImágenesdedocumentosPapelescaneadoEscaneoremotoFicherosdeimagenimportados

•Gestióndelotes• Tratamientodeimagen• Tratamientodelcolor

UNDERSTAND

¿Para qué sirve?•Clasificacióndefacturas•Extraccióndetodoel

contenidoImpresoamáquinaEscritoamanoCódigosdebarras

•Interpretacióndedocumentossemiestructurados

• Interpretacióndelíneasdeartículos

• Aprendizajedefacturas• Validación

automatizada

MANAgE

¿Para qué sirve?• Verificación

Local Remota

• Supervisión de procesos

• Registros de auditoría• Archivo a corto plazo• Workflow de

aprobaciones

INTEgRATE

¿Para qué sirve?•Transferenciadeficheros•Interacciónconbasesde

datos•SalidaXML•Integraciónconsistemas

ERP:SAP®R/3®Oracle®E-BusinessSuite...

• Integraciónconsistemasdeworkflow

• Integraciónconsistemasdearchivo

INTERChANgE

¿Para qué sirve?•Envíosegurodecorreo

electrónicoEncriptaciónFirmasdigitales

•RecepciónseguradecorreoelectrónicoDesencriptaciónGestión de firmas digitales

•Acusesdereciboautomáticos

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La entrada digital en diversos formatos, junto con la información capturada en cualquier tipo de documento digital, se transfi ere

a ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. Al procesar imágenes, el programa aprovecha todos los colores del documento original, por lo que logra un acceso incomparable a la información. Otros tipos de entradas digitales se convierten en imágenes en un proceso paralelo para simplifi car la verifi cación, el workfl ow y el archivo electrónico.

Importación de documentos electrónicosReadSoft DOCUMENTS for Invoices captura automáticamente todos los adjuntos recibidos por correo electrónico y los incorpora al proceso. Junto con los documentos, se guarda información de cada e-mail, como el remitente y el destinatario.

EDI de Documentos (la solución de correo electrónico seguro de ReadSoft para el intercambio de documentos) es con diferencia la forma más sencilla y cómoda de gestionar las facturas electrónicas. En la página 9 encontrarás más detalles.

Puedes publicar de forma automática formularios de facturación en la web. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices convierte las especificaciones del documento en un formulario para Internet (incluso con reglas de validación). Así, tu proveedor puede facturarte rellenando el formulario. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices recupera la información introducida on-line y la inserta en el fl ujo normal de producción.

Los documentos XML se convierten a un formato estándar para garantizar que los resultados sean correctos.

Captura de todas las facturas recibidas, sea cual sea su formato y origen

Probablemente el formato PDF sea el más común para compartir documentos. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices extrae la información para permitir su manejo en el proceso normal.

Lectura de imágenes de documentosEl módulo de gestión del escáner de ReadSoft DOCUMENTS for Invoices es único por sus capacidades de identifi cación, deskew, eliminación de fondos pre-impresos, tratamiento de los colores, gestión avanzada de lotes, control de calidad durante el escaneo e impresión con endorsador.

Puedes escanear tus documentos en cualquier lugar y enviarlos por correo electrónico al centro de procesamiento a través de una red o mediante transferencia de fi cheros en Internet.

Toma cualquier fax recibido del software de gestión de faxes y envíalo al fl ujo unifi cado de ReadSoft DOCUMENTS for Invoices. Para lotes más pequeños, el fax puede ser una alternativa al escaneo remoto.

En el proceso de producción normal se pueden introducir directamente todos los fi cheros de imagen estándar (TIFF, PNG, JPG, BMP, etc.).

Optimización de las imágenes para mejorar la capturaPuesto que la calidad de las imágenes puede variar considerablemente, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices incluye muchos tipos de fi ltros diferentes de eliminación de fondos, de procesamiento avanzado de imágenes y fi ltros adaptativos. Los fi ltros se pueden utilizar en cualquier combinación y mejoran mucho la extracción de información.

Tratamiento del color para que no se pierda informaciónEl procesamiento de los colores de ReadSoft DOCUMENTS for Invoices incrementa la efi cacia de la producción. La visualización en color mejora el aspecto en pantalla, mientras que el tratamiento, la interpretación y el fi ltrado de las imágenes en color contribuyen a un mejor procesamiento. Por ejemplo, puedes eliminar ciertos colores de fondo y resaltar algunos de primer plano para mejorar la identifi cación de los caracteres, lo cual se traduce en una interpretación más precisa.

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Ordenamos las facturas por tiEl sistema identifica al emisor y al receptor de la factura, y

coteja esa información con los datos relativos a ambos, almacenados en el ERP. También se detecta el tipo de gasto, general o de compra, y si se trata de una factura o un abono. Estos datos son la base de la clasificación automática, que ahorra mucho tiempo y esfuerzo en las fases iniciales. La ordenación también permite una extracción más rápida de la información, ya que se seleccionan automáticamente los parámetros y reglas pertinentes.

Procesa facturas en diferentes idiomasEl programa necesita conocer qué información debe extraer y qué reglas de empresa aplicar. Estos detalles están contenidos en los perfiles de factura. Para simplificar la configuración, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices incorpora perfiles de diversos países y regiones. El perfil de un país recoge toda la información necesaria para extraer y validar la información de una factura de esa región, como tipos de IVA, formatos de fecha, caracteres de moneda, etc. La lógica de la empresa, por ejemplo para validar fechas, IVA y sumas, también forma parte del perfil.

Por supuesto, puedes adaptar los perfiles a los requisitos de tu empresa.

Transferencia de datos correctos al sistema financiero-contableReadSoft DOCUMENTS for Invoices está diseñado para manejar con rapidez y precisión incluso lo más complicado,

Análisis e interpretación de las facturas para clasificar, extraer y validar automáticamente la información

como puedan ser múltiples tipos de IVA o extensas tablas de líneas de artículos. Gracias a la sofisticada validación automática, puedes contar con una excelente calidad de los datos.

Gran parte de la información se extrae usando tecnología de texto libre; además, el sistema incorpora una base de conocimiento para proveedores recurrentes, que se actualiza automáticamente, permite extraer información ambigua e incrementa la velocidad de extracción.

La información extraída puede comprobarse de varias formas, por ejemplo mediante cálculos, contrastándola con tablas internas y cotejando bases de datos externas. Cuando la información puede validarse, se puede prescindir de la fase de verificación.

Validación con el ERPEn una instalación integrada con un ERP, la información puede cotejarse con los datos combinados del ERP. Si todo es correcto y la factura corresponde a un pedido aprobado, puede contabilizarse automáticamente.

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Verificación simple y ágilCada persona dedicada a la verificación, tiene una bandeja de entrada personalizada que contiene

únicamente las facturas que está autorizado a gestionar. Para simplificar la corrección, se destacan las imágenes de los datos que presentan alguna incidencia. Los campos que modifique el operador se validan de nuevo automáticamente con las reglas predefinidas. Si una factura se ha ordenado incorrectamente, se reasigna con facilidad.

La verificación puede realizarse fácilmente por Internet, p. ej. en un entorno Citrix o Terminal Server, sin merma de la seguridad.

gestión automática de tus facturas, para maximizar la productividad

Workflow de aprobación en tu navegador No todas las facturas pueden gestionarse de forma automática. Puede que no exista el pedido correspondiente, el proveedor no sea conocido o hayas elegido una integración parcial con el sistema financiero-contable. Para esos casos, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices dispone de un completo workflow de aprobación de facturas basado en web.

Las ventajas son muchas:

• Tienes apoyo en el proceso, con validaciones y controles automáticos, tiempos de circulación más breves y acceso inmediato a la información.

• Recibes informes parciales rápidos y precisos y un registro claro de todo el recorrido de la factura.

• Prescindes de los montones de copias de seguridad y de tener que perseguir facturas no enviadas.

• Puedes ofrecer servicios internos y externos de mayor calidad.

Archivos de producción accesibles a través de internetLos visores permiten un acceso inmediato a cualquier documento que haya entrado en ReadSoft DOCUMENTS for Invoices, en cualquier momento y desde cualquier puesto de trabajo, gracias a una interfaz web amigable. Sea cual sea su origen, todos los documentos se reúnen en una sola base de datos. Y puedes definir que los documentos se eliminen o trasladen al archivo a largo plazo automáticamente, cuando ya no necesites un acceso inmediato.

Control y monitorización eficazLa función de monitorización incorporada en el sistema facilita el seguimiento de lo que sucede en cada momento. Proporciona informes y estadísticas sobre los documentos y el procesamiento de sus datos y ofrece varias formas de medir el rendimiento de operadores, grupos de trabajo y del propio sistema. Se trata, pues, de una herramienta muy práctica para el control, la planificación y el análisis.

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Transferencia de ficheros a cualquier sistema de destino

Puedes configurar fácilmente la salida mediante ajustes en menús

amigables, de manera que la información esté perfectamente adaptada a tu base de datos o a una aplicación de back-office. ReadSoft DOCUMENTS for Invoices funciona excepcionalmente bien con sistemas que requieren archivo electrónico, ya que también exporta las imágenes. Toda la información relevante se transfiere al sistema de archivo para simplificar el mantenimiento de los índices de búsqueda.

Todo tipo de interacciones con las bases de datosPuedes añadir funcionalidades propias e integrar ReadSoft DOCUMENTS for Invoices con cualquier sistema externo, como bases de datos o un workflow. Independientemente de tus necesidades actuales o futuras, ReadSoft DOCUMENTS for Invoices incorpora la flexibilidad y la accesibilidad para satisfacerlas.

Integración completa y sencilla con tu ERPReadSoft DOCUMENTS for Invoices permite la entrada automática de facturas, su validación y contabilización preliminar y final en los principales ERP’s, como SAP® R/3® y Oracle® eBusiness Suite. Para ti, esto implica una mejor gestión de los flujos de caja y las facturas, un mayor control de las mercancías entregadas y facturadas, el cotejo automático de los pedidos, el asiento automático de las facturas, una mayor seguridad, menos trabajo manual, un tiempo

Integración perfecta con las aplicaciones críticas de tu empresa

de procesamiento total más breve, una gestión menos costosa de los proveedores y una notificación temprana de los errores. También obtienes una información diaria más precisa de la situación financiera, por ejemplo, de algunos proyectos, así como una mejor base para la toma de decisiones. Ahorrarás un tiempo muy valioso al final de cada mes, cada trimestre y cada año.

• Líderes en integración con SAP® Primera solución de gestión automática de facturas certificada por SAP®. La mayor base instalada del sector.

• Integración con Oracle® E-Business Suite

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Tan seguro y eficaz como el EDI, y más sencillo que el correo electrónicoEDI de Documentos de ReadSoft

es, con diferencia, la forma más simple, eficaz, rentable y segura de recibir las facturas de tus proveedores y de enviarlas a tus clientes. Nuestro producto prescinde del papel, los sobres, el franqueo, los faxes y otros medios de comunicación costosos en tiempo y dinero, a la vez que genera enormes ahorros. Y es muy sencillo: cuando seleccionas «Imprimir» en tu programa de facturación, la factura se envía automáticamente como anexo de correo electrónico al destinatario correspondiente. En el otro extremo, la recepción es automática y totalmente transparente.

Como resulta mucho más fácil de configurar y la inversión es bastante inferior a la de una solución EDI estándar, cualquier cliente o proveedor con una dirección de correo electrónico puede participar en el intercambio de documentos informáticos. No tienes que firmar acuerdos con los proveedores de la solución ni satisfacer complejos requisitos. Tampoco tienes que alterar ninguna rutina. Puedes intercambiar todos tus documentos, así como ampliar el intercambio EDI de documentos de un solo proveedor inicial a una solución completa, sin necesidad de grandes desembolsos.

Transparencia en el envío de correo electrónico y protección de documentos con firmas digitalesLa solución ReadSoft DOCUMENTS for EDI incluye un módulo en el emisor, EZ-OUT, que puede usarse como producto independiente. De esta forma, resulta muy fácil y rentable para tus proveedores beneficiarse de las ventajas de EDI de Documentos.

Mediante certificados digitales, ReadSoft

Intercambio electrónico de documentos con clientes y proveedores

DOCUMENTS for EDI se ajusta a la directiva de la UE sobre facturación electrónica y a los requisitos legales de la mayoría de los países europeos:

• Se garantiza la autenticidad del origen de cada factura.

• Se garantiza la integridad del contenido de cada factura.

Además, la privacidad de la información protegida se asegura mediante encriptación basada en sistemas estándar probados.

Transparencia en la recepción de correo electrónico, comprobación de la integridad y acuse de reciboLa firma digital se confirma a la llegada. Si es satisfactoria, se garantiza la autenticidad y la integridad del mensaje de correo electrónico. La desencriptación se realiza de manera automática y transparente una vez confirmada la firma digital. Cuando se procesa el correo electrónico seguro, automáticamente se envía un acuse de recibo al remitente.

En palabras de un cliente: «Cada vez llegan más facturas por correo electrónico» Familjebostäder es el tercer grupo inmobiliario de Suecia y proporciona viviendas a unas 42.000 personas, principalmente en la zona de Estocolmo. Siempre ha sido pionera en lo relativo a nuevas tecnologías inteligentes, y esa categoría abarca, sin duda, el software INVOICES de ReadSoft. A día de hoy, INVOICES lee, interpreta y verifica unas 60.000 facturas.

«Como muchas otras empresas, hemos descubierto que es difícil lanzar sistemas EDI a gran escala en varios frentes, así que optamos por buscar una forma simple de que los proveedores nos enviaran sus facturas por medios electrónicos. EZ-OUT fue la respuesta perfecta. Usando EZ-OUT, no tenemos que abrir y escanear las 5000 facturas que nos mandan los proveedores. Nuestra intención es seguir aumentando esta cifra para que el ahorro sea mayor para nosotros y para ellos» afirma Claes Norrman, Controller en Familjebostäder.

Ventajas para la empresa

• Envíos por correo electrónico seguro

- Remitente automático

- Receptor automático

- Acuses de recibo automáticos

• Sin imprimir

• Sin sobres

• Sin franqueo

• Sin trabajo de clasificación de correo

• Mayor seguridad

• Mayor control

• Sin complejos acuerdos, requisitos ni protocolos

• Amortización muy rápida

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La solución de negocio Invoices debería ser sólo eso: una solución bien adaptada a las necesidades de tu negocio y equipada con todo lo preciso para estar en marcha y produciendo ahorros en el menor tiempo posible. Por eso empezamos sentándonos contigo a analizar tu situación actual desde todos los ángulos pertinentes. Esta es la única forma de que las dos partes estemos seguras de que ofrecemos la solución completa más adecuada para automatizar el procesamiento de tus facturas.

Aparte de recomendaciones sobre software y hardware, nuestra oferta incluirá soporte para la instalación, formación de usuarios y una propuesta de contrato de mantenimiento. Pero nuestros Servicios Profesionales pueden ofrecer mucho más, en el momento en que haga falta. Hoy, mañana, el año próximo o cuando te parezca que los cambios en tu entorno demandan cambios en tu solución de negocio Invoices.

Servicios Profesionales de ReadSoft: donde el software y las personas se encuentranEn el corazón de los Servicios Profesionales de ReadSoft encontrarás un equipo mundial de profesionales que tienen el compromiso de colaborar contigo durante todo el diseño, implementación y mantenimiento

ReadSoft DOCUMENTS for Invoices se instala con rapidez y funciona con fiabilidad

de tu solución de Invoices. Ofrecemos una selección de servicios de calidad que te conducirán de forma sencilla por todas las fases de la evolución de tu solución. Primero te escuchamos y entendemos las necesidades de tu negocio, para después instalar y mantener una solución basada en tus requisitos.

Formación ReadSoft: transmisión de conocimientos, desarrollo de competenciasUn personal bien preparado es fundamental para la eficacia de tu empresa. Los Servicios Profesionales de ReadSoft ofrecen un programa sistemático de formación que facilitará que tu personal trabaje de forma eficiente. Los cursos tienen lugar donde prefieras: en nuestras aulas equipadas convenientemente o en tus propias instalaciones. Ofrecemos una amplia variedad de cursos, desde la formación básica en el producto hasta la formación en gestión y administración de nuestras soluciones para usuarios avanzados. Nuestros formadores os enseñarán a usar nuestros productos de la forma más ventajosa, combinando métodos de enseñanza prácticos y específicos con material didáctico de alta calidad y aplicación mundial.

gestión y personalización de proyectos de ReadSoft: dedicados a satisfacer tus necesidades específicasLas amplias funcionalidades incorporadas en nuestras soluciones son más que suficientes para satisfacer las principales necesidades de nuestros clientes. En el caso de que se requieran funcionalidades más especializadas, contamos con servicios de gestión y personalización de proyectos. Nuestros jefes de proyecto te proporcionarán la solución más apropiada gracias a nuestra metodología de proyecto estándar y con garantía de calidad. Recibirás resultados ajustados al presupuesto. a los plazos y a tus especificaciones.

Soporte técnico de ReadSoft: te aseguramos una productividad ininterrumpidaComo entendemos que la solución de negocio Invoices es vital para tu empresa, proporcionamos un completo servicio de asistencia con personal dedicado a mantener en marcha tu negocio. Contamos con varios niveles de soporte técnico, desde la asistencia básica hasta servicios más individualizados que te ofrecen más disponibilidad y rapidez de respuesta.

Cualquiera que sea el nivel de soporte que necesites, disfrutarás de los beneficios del acceso local a nuestros expertos de Soporte y podrás sentirte seguro sabiendo que nuestro equipo está ahí para ayudarte.

Plataforma de servicios de Automatización de Documentos de ReadSoft

Nuestros servicios te guían sin contratiempos por todas las fases, desde el análisis hasta la producción a plena capacidad... y más allá.

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La mejor forma de comprobar las ventajas que ofrecemos es escuchar a nuestros clientes«Durante las pruebas iniciales, INVOICES de ReadSoft nos convenció de que era la mejor opción gracias a su alta tasa de interpretación, su flexibilidad para integrarse con nuestros sistemas y su comodidad para el usuario.» Christian Grüneberg, jefe de proyecto en IS-Energy (Alemania).

«Siempre buscamos eliminar las barreras tecnológicas y, después de una amplia investigación, hemos descubierto que ReadSoft podía ofrecernos la solución de vanguardia que necesitamos.» Adam Sims, director Financiero de BASF Plc (Reino Unido).

«Escogimos a ReadSoft por su enfoque hacia los servicios y por su buena reputación en el mercado de la captura de documentos. Con INVOICES, prevemos varios beneficios fundamentales, como un aumento sustancial de la productividad y mejores condiciones de trabajo para el personal del departamento de contabilidad, pues pueden centrarse en actividades con mayor valor añadido.» Frederique Torres, director financiero en Acta (Francia).

ReadSoft DOCUMENTS for Invoices mejora significativamente la cuenta de resultados

ThyssenKrupp (Alemania):

«Estamos muy satisfechos con los resultados»ThyssenKrupp AG es el holding de gestión del grupo internacional del acero y los bienes de equipo ThyssenKrupp. Con su nuevo sistema de procesamiento de las facturas de ReadSoft, han dado un paso importante hacia el futuro.

En apenas 25 días laborables se cambió del tratamiento manual al sistema de gestión automática de facturas INVOICES de ReadSoft. Ahora, dos empleados de Düsseldorf procesan las 30.000 facturas recibidas al año usando el software de automatización de documentos de ReadSoft. Para comprobar y aprobar las facturas, INVOICES se ha integrado con el sistema SAP® de ThyssenKrupp. El workflow integrado controla las facturas recibidas y acelera el proceso de aprobación. El programa se adaptó a las necesidades específicas de ThyssenKrupp AG. Uno de los rasgos especiales de esta solución es que las facturas se contabilizan aunque carezcan de algún dato. Durante la revisión, se puede añadir la información que falte, como p. ej. el centro de costes. Entonces, se corrige a mano el asiento y la factura se libera para que comience el workflow.

Gestionado desde la interfaz de SAPEl software de integración permite que los datos capturados se procesen directamente en el entorno SAP habitual. De esta forma, se completa el sistema de procesamiento de facturas en ThyssenKrupp AG. La factura se escanea, la información se extrae y se coteja con los datos existentes, y entonces se envía directamente al sistema SAP® R/3®. Gracias a la integración, los contables controlan de forma continua todas las fases del proceso de las facturas.

«Estamos muy satisfechos con los resultados»Michael Ackermann, director del departamento central de contabilidad del grupo en ThyssenKrupp AG, comenta:

«Entablamos contacto con ThyssenKrupp Stahl AG, que también había elegido la solución de procesamiento de facturas de ReadSoft. Pudimos compartir la experiencia práctica de su proyecto. Estamos muy satisfechos con los resultados y a diario comprobamos lo económico que resulta el procesamiento electrónico de facturas. Una condición básica es que el nuevo software tenía que adaptarse a nuestros procesos de aprobación y validación, y no a la inversa. ReadSoft cumplía este criterio.»

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aviso.

ReadSoft, siempre a la vanguardia de la innovaciónPara nosotros es un orgullo ser los innovadores de nuestro sector. Nuestro equipo de I+D es una parte destacada de la compañía y destinamos una parte importante de nuestros ingresos a desarrollar y mejorar nuevas tecnologías, en función de las necesidades de nuestros clientes.

Aumenta la efi cacia de tu empresa con las soluciones del líder en Automatización de Documentos.

Los benefi cios son sustanciales e inmediatos.

Internacional, pero cerca de tiCon ofi cinas en 13 países y partners en otros 70, puede decirse con propiedad que ReadSoft es el líder mundial de su sector. Nuestro objetivo es estar tan cerca de nuestros clientes como sea posible, sin importar en qué parte del mundo.

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ReadSoft en pocas palabras

• Líder del mercado con más de 4000 clientes en todo el mundo: desde grandes empresas a pymes, además de un gran número de organismos ofi ciales.

• Una red de 13 subsidiarias locales en Europa, América y Australia, y unos 300 partners que proporcionan asistencia en 70 países.

• Cotiza en la Bolsa de Estocolmo desde junio de 1999.

• Todos los años invierte el 15% de sus ingresos en Investigación y Desarrollo y colabora estrechamente con varios centros de investigación.

• Acuerdos con prestigiosos partners mundiales como Intentia, IFS, IXOS, Siemens Business Services, SPSS. Colaboración con fi rmas de consultoría como Cap Gemini Ernst & Young, CSC, Atos Origin, KPMG, IBM Business Consulting Services y WM-Data.

• Software disponible en siete idiomas.

• Ha sido elegida cinco veces como «Mejor producto de AIIM» durante la mayor convención mundial sobre gestión de documentos, AIIM, que se celebra en Estados Unidos.