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UTMACHUNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA

GUIA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA UNIVERSIDAD

TECNICA DE MACHALA.

UNIDAD DE COMPRAS PÚBLICAS2015

Ing. Fausto Enrique Figueroa Jefe de Compras Públicas

INTRODUCCION

GUIA PARA PROCESOS DE CONTRATACION

El Sistema Nacional de Contratación Pública, entendido como el conjunto de procesos, procedimientos y mecanismos de evaluación de las compras realizadas por las instituciones del Estado, está orientado a la consecución de los siguientes objetivos generales:

Garantizar la transparencia y evitar la discrecionalidad en las compras públicas.

Convertir las compras públicas en un elemento dinamizador de la producción nacional.

Promover la participación de micro, pequeñas y medianas empresas con ofertas competitivas, como proveedoras del sector público.

Agilitar, simplificar y adecuar los procesos de adquisición a las distintas necesidades de las políticas públicas y a su ejecución oportuna.

Impulsar la participación social a través de procesos de veeduría ciudadana que se desarrollen a nivel nacional.

Modernizar los procesos de compras públicas para que sean una herramienta de eficiencia en la gestión económica de los recursos del Estado, calidad en el gasto y consecuente ahorro institucional.

La presente Guía pretende ser un instrumento de apoyo a las Dependencias de la Institución, con el propósito de normar los procedimientos y consecuentemente lograr agilidad y fluidez en los trámites de adquisición de bienes y servicios.

PLAN ANUAL DE CONTRATACION


a. LINEAMIENTOSConstituye la planificación anual que debe realizar toda Entidad Contratante, para ejecutar la adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías, debe elaborarse teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:• Cumplimiento de Objetivos del Plan Nacional de Desarrollo• Cumplimiento de Objetivos y Necesidades Institucionales• Será elaborado de conformidad al Presupuesto Institucional y teniendo presente los precios actuales de mercado• Será aprobado y publicado hasta el 15 de enero• Se darán reformas o modificaciones con autorización de la Máxima Autoridad

b. REFORMAS AL PLAN ANUAL DE CONTRATACIONEl Plan Anual de Contratación podrá ser reformado por la máxima autoridad o su delegado, mediante resolución debidamente motivada, la misma que junto con el plan reformado serán publicados en el portal www.compraspublicas.gob.ec. Todas las contrataciones deberán estar incluidas en el PAC inicial o en el reformulado salvo aquellas que respondan a situaciones de emergencia. Los procesos de contrataciones deberán ejecutarse de conformidad y en la oportunidad determinada en el Plan Anual de Contratación elaborado por cada entidad contratante, previa consulta de la disponibilidad presupuestaria.La reforma al PAC implica el cambio de ítems existentes inicialmente, sin alterar el presupuesto original, únicamente se incluirán nuevos bienes, servicios, obras o consultorías, en el caso de que se certificare el ingreso de rubros adicionales por parte de la unidad solicitante.Para realizar reformas al Plan Anual de Contratación, deberá realizarse el siguiente trámite:

La unidad requirente deberá realizar la solicitud debidamente motivada dirigida a la Máxima Autoridad o su delegado, detallando cada uno de los ítems requeridos con el debido presupuesto referencial, además de señalar los bienes, servicios, obras o consultorías que se excluirán del PAC autorizado originalmente.

Previo a la autorización de la Máxima Autoridad, la unidad demandante deberá solicitar al Departamento Financiero la certificación presupuestaria de disponibilidad de fondos.

Al contar con la certificación presupuestaria la documentación será remitida a la Máxima autoridad, quien a su vez dispondrá a la Unidad de Procuraduría se elabore la correspondiente Resolución Administrativa.

Emitida la Resolución Administrativa, se procede a la publicación en el portal de Compras Públicas y se inicia el proceso de adquisición.


http://www.compraspublicas.gob.ec/

IDENTIFICACION DE PROCESOS DE CONTRATACION


7.263,42

< o = a 7.263,42 PARA EL AÑO 2015

PROCESO INTERNO PARA ADQUISICIONES DE BIENES Y SERVICIOS DE LA UTMACH

1. Todo proceso de adquisición, inicia con la presentación del Justificativo de Requerimiento y Solicitud de Compra (formulario 2), elaborado por la unidad demandante, quien deberá constatar previamente que lo solicitado se encuentre en el PAC y POA publicado en la página web institucional. Los mismos que deberán presentarse dentro de los 5 primeros días del mes, pasado este se agregara al siguiente mes.

DOCUMENTOS QUE DEBERA CONTENER LOS REQUERIMIENTOS.

2. La Unidad de Compras Públicas recibirá la documentación completa y verificara la información previa al trámite siempre y cuando se cumpla con lo establecido.

3. Posteriormente se remitirá la documentación a la Unidad de Planificación para la certificación de que el bien solicitado consta en el Plan Operativo Anual, quien devolverá a la Unidad de Compras Públicas.

4. Consolidado los requerimientos, la unidad de compras públicas solicita al Departamento Financiero emita la certificación presupuestaria.

5. La Unidad de Compras Públicas solicita al Rectorado la autorización para iniciar el proceso de contratación.


a) Solicitud de Requerimiento debidamente autorizada por Rector (formulario 1 y 2 )

b) Información de que el requerimiento consta en el POA y PAC de la unidad

demandante.

c) Estudio, diseños, planos, dibujos.

d) Proformas.

e) Informe Técnico (si son equipos informáticos, electrónicos) aprobado por

Departamento de Sistemas o elaborados por este según sea el caso.

f) De no constar en el PAC. indicar cuál es la necesidad, fundamentada en la

urgencia y porque no hizo constar en el PAC.

6. Los Suministros de Oficina, Computación y Limpieza, se solicitarán directamente en la Bodega General de no haber en existencia se realizara la solicitud para la compra.

7. Las publicaciones en diarios, deberán solicitarse con 3 días laborables de anticipación y se tramitará únicamente con la autorización del Rector, por ningún motivo las dependencias podrán realizar la contratación directa de este servicio y enviar a pagar facturas.

8. Para el servicio de imprenta, se realizara la solicitud dentro de los cinco primeros días hábiles de cada mes para consolidar los trámites y ejecutar un Procedimiento de Régimen Especial de acuerdo a lo dispuesto en la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, por ningún motivo las dependencias podrán contratar directamente.

9. El servicio de Fotocopias, anillados e impresiones, las solicitudes se receptarán en cinco (5) primeros días, dado que la Unidad de Compras Públicas realizará el proceso de selección para determinar el proveedor que se encargará de la reproducción de copias anillados e impresiones para toda la Institución, en cuanto el proceso sea adjudicado se notificará a las dependencias solicitante.

10.Consideraciones para la adquisición por medio de ínfima cuantía:La compra por ínfima cuantía es un procedimiento extraordinario, por lo tanto para ser atendidos con oportunidad deben presentarse los pedidos con anticipación. Ningún funcionario está autorizado a realizar este tipo de proceso sin la autorización de la máxima Autoridad. Ni presentar facturas para que se envíen a cancelar. a) Que lo requerido no conste en el PAC y si consta no sea una compra

recurrente, es decir que solo sea una vez al año.b) Que el monto no sea superior a USD$ 7.263,42c) Que no sea una compra planificadad) Que el monto de la contratación no sobrepase el límite establecido, teniendo

presente que, no solamente se cuantifica lo requerido por la unidad sino por la institución.

e) Para la adquisición de combustible se lo hará de acuerdo a lo establecido en la resolución 062-2012, para lo cual se anexa.

11.PLAZO DE ENTREGA DE LOS BIENES O SERVICIOS. El tiempo de entrega de los bienes o servicio a la unidad solicitante, dependerá de la forma de pago y


el plazo se de en el respectivo contrato, tal como se la establece en el siguiente cuadro:

FORMA DE PAGO RECEPCIÓN DE LOS BIENES O SERVICIOS

Contra entregaEl tiempo de recepción se contará a partir de la fecha deSuscripción del contrato, dependiendo del plazo establecido en los documentos precontractuales.

AnticipoEl tiempo de recepción se contará a partir de la fecha deSuscripción del contrato, dependiendo del plazo establecido en los documentos precontractuales.

12.TIEMPOS ESTABLECIDOS POR EL INCOP PARA LA EJECUCIÓN DE PROCESOS


13.PLAZO PARA INGRESO A LA UNIDAD DE ACTIVO FIJO. Receptara los bienes adquiridos ya sea por Subasta, Catalogo Electrónico, Menor Cuantía Bienes y Servicios, y en casos de haber Ínfima Cuantía de acuerdo al siguiente cronograma:

Subasta Inversa Electrónica. Al término de la fecha de vencimiento del contrato, o si el contratista lo hace más pronto receptará los bienes y emitirá el acta de entrega recepción donde hará constar las características necesarias que le permita el normal ingreso de dichos bienes. La misma que será firmada por el administrador de contrato en conjunto con el Jefe de la Unidad de Activo Fijo.

Menor Cuantía Bienes y Servicios. Esta se ingresara el día y hora establecido en el contrato, se receptará los bienes y emitirá el acta de entrega recepción en la que hará constar las características necesarias que le permita el normal ingreso de bienes y servicios. La misma que será firmada por el administrador de contrato quien enviara el acta a la Unidad de Compras Públicas en conjunto con el Jefe de la Unidad de Activo Fijo y el Proveedor.

Ínfima Cuantía. Esta se ingresara el día y hora convenido por el contratista, receptará los bienes y emitirá el acta de entrega recepción donde hará constar las características necesarias que le permita el normal ingreso de dichos bienes.

14.La Unidad de Compras Públicas recibirá el acta de entrega recepción y la respectiva factura, se enviara al departamento Financiero para el pago respectivo.

FLUJOGRAMA DE REQUERIMIENTOS


DESCRIPCION DE LA DOCUMENTACION REQUERIDA

1. DOCUMENTACIÒN REQUERIDAPara la realización de todo proceso de contratación, es indispensable la presentación de la siguiente documentación:

A. SOLICITUD DE ADQUISICIÓN.- Llenar correctamente todos los campos requeridos, incluyendo en número secuencial del documento y respetando los espacios destinados para las distintas. dependencias, sin obviar las firmas de responsabilidad. Se podrá tener acceso al mismo en el link de la Unidad de Compras Públicas de la página web Institucional.

B. ESTUDIO.- Todos los requerimientos deberán contener un estudio de la necesidad que tiene la unidad para adquirir dicho bien o servicio, hacer constar el Objetivo que se va obtener con la adquisición de estos bienes o servicios, que metas se va a logar alcanzar, e indicar las características que desean que el bien posea, si existe la infraestructura adecuada para que dichos equipos funcionen, el nombre de la persona que va a velar por que los bienes recibidos sean los correctos, además de verificar que sea los mismos bienes requeridos, para esto se anexa un formato Anexo # 2.


Requerimientos

Verificacion PAC y POA

Verificacion de Proceso

Verificacion de Documentos

Autorizacion del Gasto de la Maxima

Autoridad

Certificacion Presupuestaria

Ejecucion del Proceso

Verificacion de Bodega de los bienes

ingresados

Verificacion Documentacion para la cancelacion Unidad

Financiera

Cancelacion de las facturas del proceso e ingreso a Bodega

C. INFORME TECNICO.- Dependiendo del tipo de compra, se adjuntará el informe dirigido a jefe de la Unidad solicitante en el que contenga las especificaciones técnicas claramente detalladas sin establecer marcas ni direccionar a un determinado proveedor. Toda adquisición deberá buscar un beneficio y propender al desarrollo Institucional.Es responsabilidad de quien emite el informe técnico para la adquisición, analizar que los bienes y servicios solicitados tengan las características técnicas necesarias que faciliten las labores.Es necesario considerar que el éxito o fracaso del proceso de contratación dependerá de la eficiencia y eficacia con la que se participe durante el mismo.

BIEN o SERVICIO

RESPONSABLE DE EMITIREL INFORME CONTENIDO DEL INFORME

Equipos Informáticos

Técnico Informático de la dependencia solicitante con

el visto bueno de Dto. De Sistemas.

Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al Catálogo Electrónico en caso de constar en el mismo.Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC en caso de no constar en el Catálogo ElectrónicoFirma de Responsabilidad

Equipos Electrónico

sDpto. Sistemas Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.

Firma de Responsabilidad

Equipos de Laboratorio

Responsable del Laboratoriorequirente

Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.Firma de Responsabilidad

ReactivosResponsable del Laboratorio

requirenteEspecificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.Firma de Responsabilidad

Materiales de

LaboratorioTécnico de Laboratorio Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC.

Firma de Responsabilidad

MobiliarioDepartamento de construcciones

Especificaciones Técnicas detalladas (dimensiones, color, material, modelos, etc.) y Precio referencial conforme al PAC.Firma de Responsabilidad

Vehículos Unidad de Movilización

Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al Catálogo Electrónico en caso de constar en el mismo.Especificaciones Técnicas detalladas y Precio referencial conforme al PAC en caso de no constar en el Catálogo ElectrónicoFirma de Responsabilidad

D. COMISION TECNICA. Es responsabilidad de las personas designadas como miembros de una comisión técnica, intervenir de manera eficiente en cada una de las etapas del proceso de contratación.Emitir cumplidamente los informes requeridos durante el desarrollo del proceso.


E. DELEGADOS PARA EVALUACIÓN DE OFERTAS (MENOR CUANTIA OBRAS). Es responsabilidad de las personas designadas como evaluadores de ofertas, intervenir de manera eficiente en cada una de las etapas del proceso de contratación.Emitir cumplidamente los informes requeridos durante el desarrollo del proceso.

F. ADMINISTRADOR DEL CONTRATO. En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el cabal y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones a que hubiere lugar. Si el contrato es de ejecución de obras, prevé y requiere de los servicios de fiscalización, el administrador del contrato velará porque ésta actúe de acuerdo a las especificaciones constantes en los pliegos o en el propio contrato.

G. ACTAS DE ENTREGA RECEPCION. Para todo contrato y adquisición de bienes por cualquier proceso de contratación, se elaborara una acta de entrega recepción donde constara la conformidad de la recepción de los bienes y servicios adquiridos por la Universidad técnica de Machala, la misma que será suscrita por el proveedor, administrador de contrato y bodega general, enviara a la Unidad de Compras Públicas para el trámite del pago.

15.DOCUMENTOS HABILITANTES PARA LOS PROCESOS DE CONTRATACION.

PARA LA CERTIFICACION PRESUPUESTARIA.1. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisición.2. Formulario de requerimiento formulario 1,23. Certificación PAC, POA4. Estudio, especificaciones técnicas formulario 35. Para equipos informáticos o electrónicos informe de técnico de la unidad de

sistemas.6. Para muebles se indicara medidas, color, tipo de material, si es posible fotografía

del mueble a adquirirse.7. Proformas 8. Oficio de selección de proceso de contratación.

PARA LA ELABORACION DE UN PROCESO DE CONTRATACION.1. Formulario de requerimiento (formulario 1, 2)2. Estudio, especificaciones técnicas formulario 3


3. Certificación del PAC, POA4. Proformas 5. Oficio dirigido al rector, donde se autoriza el proceso de adquisición.6. Oficio de selección de proceso de contratación.7. Certificación presupuestaria8. Nombre de los integrantes de la Técnica9. Nombre del Administrador de Contrato10.Resolución de Inicio del proceso

PARA LA ELABORACION DE UN CONTRATO PARA LOS PROCESOS ADJUDICADOS.

1. Formulario de requerimiento (formulario 1,2)2. Estudio, especificaciones técnicas formulario 33. Certificación PAC, POA4. Proformas 5. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisición.6. Oficio de selección de proceso de contratación.7. Certificación presupuestaria8. Nombre de los integrantes de la Comisión Técnica9. Nombre del administrador de Contrato. 10.Resolución de Inicio del proceso.11.Pliegos12.Acta de Calificación y Negociación si fuera el caso13.Resolución de Adjudicación.14.Póliza de buen uso del anticipo si fuese el caso15.Póliza de Fiel cumplimiento del contrato si fuese el caso16.Garantía Técnica.

16. DOCUMENTOS HABILITANTES PARA EL PAGO DE UNA ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS.

Para Ínfima Cuantía (solo si lo amerita)1. Formulario de requerimiento (formulario 1, 2) en caso de ínfima cuantía2. Oficio donde justifique por qué no estuvo planificado.3. Estudio (si lo amerita)4. Proformas 5. Oficio dirigido al Rector, donde se autoriza el proceso de adquisición.6. Oficio de selección de proceso de contratación.7. Acta de entrega recepción.8. Factura


Para Subasta Inversa Electrónica, Menor cuantía Bienes y servicios, consultoría, Régimen especial.

1. Acta de entrega recepción, en caso de catálogo electrónico los expediente que originaron la elaboración de un catálogo electrónico más la acta de entrega recepción), para el caso de menor cuantía igual que catalogo electrónico sino hubiere contrato.

2. Factura3. Oficio del Administrador de Contrato donde hace constar que se recibe a

satisfacción los bienes o servicios.

INSTRUCCIONES IMPORTANTESAl enviar el Plan Anual de Contratación a la Unidad de Compras Públicas, no implica que las compras se efectuarán sin que previamente la Dependencia Administrativa o Académica presente la Solicitud y Justificativo de Requerimiento, independientemente que el PAC repose en la UCP.Por ningún concepto se adjuntará a la documentación facturas, ya que la Unidad de Compras Públicas, es la única dependencia autorizada para ejecutar procesos de contratación.Para cada proceso de contratación que sobrepase los 7.263,42 se deberá enviar los nombres de las personas para con la autorización del Rector se conforme la respectiva comisión técnica.

Todos los bienes sin excepción, deberán ser ingresados a las bodegas y codificados por la Unidad correspondiente previo a la entrega a la unidad solicitante, caso contrario, la Unidad de Compras públicas no se responsabilizará por pérdida de los bienes, demora en el pago a proveedores y demás inconvenientes que pudieran suscitarse.Es importante tener presente que en el caso de las Facultades se deberá realizar una planificación de las necesidades de cada una de sus escuelas, unidades administrativas o centros de apoyo, a fin de unificar los procesos de acuerdo al objeto de la contratación, para dar cumplimiento a lo establecido en la Ley del Sistema Nacional de Contratación Pública, referente a la subdivisión de contratos

Cabe recalcar que para atender oportunamente los requerimientos, es indispensable que exista una planificación y organización por parte de cada una de las unidades solicitante.

Para contratación por la modalidad de Ínfima Cuantía, se deberá tener presente las siguientes.

Todos los requerimientos deberán realizarse en el Cuatrimestre que lo programo. Ninguna unidad deberá hacer requerimientos que no sean afines.


Todas las adecuaciones de obras será responsabilidad del Departamento de Construcciones.

Mantenimiento de aires, sistema eléctricos, e instalaciones sanitarias será responsabilidad del Área de Mantenimiento.

Cualquier requerimiento que no cumple con estas formalidades no será atendido

UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALAFORMULARIO # 1

ESTUDIO, PROYECTO, Y JUSTIFICACION DEL BIEN O SERVICIO

SOLICITUD No: (número)-(siglas dependencia)-(año)

Una vez cumplidos con los requisitos y Documentación necesaria para la adquisición de los bienes o servicios a través de un proceso de contratación se concluye que.

AUTORIZA SI NO SOLO INFORMEING. CESAR QUEZAD ABAD

RECTOR


UNIDAD: <<NOMBRE UNIDAD>>RESPONSABLE: <<DECANO/ DIRECTOR/ JEFE SOLICITANTE>>FECHA: <<DIA-MES-AÑO>>INDICAR AQUÍ SI EL PROCESO ES POR INVESTIGACION, VINCULACION, O GASTO CORRIENTE

ANTECEDENTES

<<Circunstancias o acontecimientos que se han producido con anterioridad y justifiquen el requerimiento>>

SITUACIÓN ACTUAL

<<Problema o necesidad actual>>

JUSTIFICACION

OBJETIVO A LOGRAR:

GENERAL

ESPECIFICO

<<Requerimiento especifico del bien o servicio incluido el presupuesto referencial o valor estimado>>

ALCANCE Y RESULTADOS OBTENIDOS


DETALLAR LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS O TERMINOS DE REFERENCIA RESOL 054-2011:

NOTA: <<EN CASO DE LAS ESPECIFICACIONES TECNIAS O TERMINOS DE REFERENCIA EN HOJAS APRTES DONDE CONSTE EL NOMBRE DE LA UNIDAD Y EL RESPONSABLE DEL AREA QUE SOLICITA>>

Atentamente,

<<NOMBRE DECANO/DIRECTOR/JEFE SOLICITANTE >><<CARGO>>

Nota: Favor imprimir los formatos en ambas caras de una hoja


JUSTIFICATIVO DE REQUERIMIENTO Y SOLICITUD DE COMPRACUATRIMESTRE: ......

UNIDAD QUE REQUIERE: SOLICITUD No: (número)-(siglas dependencia)-(año)NOMBRE DE LA PERSONA QUE SOLICITA : FECHA :TIPO DE PROYECTO : VINCULACION …… INVESTIGACION ……NOMBRE DEL: PROYECTO:

(1) CANT.(2) UNIDAD DE

MEDIDA (3) DESCRIPCION Y/O ESPECIFICACIONES(4) PRESUPUESTO

REFERENCIAL INDIVIDUAL

(5) PRESUPUESTO REFERENCIAL TOTAL (1 X 4)


NOTA: Especificar detalladamente:, modelo, peso, capacidad, código, volumen, color, según corresponda. Caso contrario, la Unidad de Adquisiciones no aceptará la Solicitud de Compra . (UTILIZAR UNA REQUESICION POR MATERIALES OFICINA, ASEO, EQUIPOS INFORMATICOS, MAQUINARIAS Y EQUIPOS, EQUIPOS DE LABORATORIO, MATERIALES DE LABORATORIO, MUEBLES) para adecuaciones y Obras debe enviar Dpto. de Construcciones.

TOTAL

SOLICITADO POR:

NOMBRE FUNCIONARIO QUE SOLICITA<<CARGO>>

AUTORIZADO POR:

DECANO O JEFE INMEDIATO

CUSTODIO:<<NOMBRE>><<CEDULA>><<CARGO>><<FIRMA>>Nota: En caso de existir varios custodios adjuntar distributivo respectivo

Observaciones. Los requerimientos se receptaran hasta los cinco primeros días laborables y serán consolidados y agrupados para el tramitada en el mismo mes; lo ingresado posteriormente, se ejecutará en el siguiente mes. Los materiales de Oficina, Aseo y Computadoras existen el catalogo Electrónico, antes de hacer el requerimiento pedir información en compras públicas sobre características y precio referencial.


UNIDAD DE COMPRAS PÚBLICAS

UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS CERTIFICA QUE EL PRESENTE REQUERIMIENTO CONSTA EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACION

SI CONSTA ……

NO CONSTA …… FIRMA AUTORIZACION

FECHA:

El DEPARTAMENTO DE PLANIFICACION CERTIFICA QUE EL PRESENTE REQUERIMIENTO CONSTA EN EL PLAN ANUAL DE CONTRATACION

CONSTA EN EL POA

SI NO

FECHA: FIRMA Y SELLO

SOLO PARA EL AREA REQUIRENTE. (SI EL MONTO SUPERA LOS 7.263,00)

NOMBRE DEL RESPONSABLES DEL PROCESO: ………………………….. TELEFONO ……………………………………..

EMAIL. ……………………………………………………………………………………

PROPONEMOS LA SIGUIENTE COMISION TECNICA:

1. NOMBRES ………………………………………………………………..

2. NOMBRES ……………………………………………………………….


3. NOMBRES ……………………………………………………………….

UTIILIDAD EXCLUSIVA DE LA UNIDAD DE COMPRAS PUBLICAS

SOLO CUANDO APLICA INFIMA CUANTIA:

SI NO

TIPÒ DE COMPRA (SOLO SI APLICA INFIMA CUANTIA)

Indicar el tipo de Bien a adquirirse ………………………………………………………………………………..OTRO PROCESO DE CONTRATACION (NO APLICA INFIMA CUANTIA)SUBASTA INVERSA ELECTRONICA -----------MENOR CUANTIA OBRAS -----------MENOR CUANTIA BIENES Y SERVICIOS ------------LICITACION ------------CONSULTORIA -----------REGIMEN ESPECIAL ------------

FECHA: …………………………. VISTO BUENO

CONTROL DE TIEMPOS (REGISTRO DE FECHAS)

RECEPCIÓN TRÁMITE:…………………………

CERTIFICACION PAC: …………………………

CERTIFICACION POA: …………………………..

AUTORIZACION INFIMA CUANTÍA (SI APLICA): ……………………….

CERTIFICACION PRESUPUESTARIA: ………………………..Nº ……………….

AUTORIZACION DE COMPRA: …………………………………..

INICIO DE PROCESO: ………………………………

OBERVACIONES GENERALES: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………


ANEXO #2ESTUDIOS PREVIOS PARA LA ADQUISICION DE

………………………………………………………………………………………………………………………………………………… DE ADMINISTRACIÓN

CENTRAL DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA

1. IDENTIFICACION DEL ESTUDIO:ENTIDAD UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA.DEPENDENCIA QUE PROYECTA LA ADQUISICION DEL BIEN O SERVICIO

FECHAOBJETO DEL ESTUDIO PREVIO

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD:La Universidad adquirió un conjunto de 6 UPS de 6 KVA que mantienen protegidos a los equipos de red que se encuentran ubicados en los IC de cada Facultad, de las variaciones de voltaje que son frecuentes en las Unidades Académicas, manteniendo así su correcto funcionamiento. Además también se cuenta con 2 UPS de 15 KVA cada uno para protección de los equipos instalados en el datacenter ubicado en el Departamento de Informática.Los equipos de red mantienen la comunicación de datos e Internet de todos los departamentos en cada unidad académica, y la comunicación entre ellas, razón por la cual es muy importante que estén protegidos contra problemas de cambios bruscos de voltaje y ausencia temporal de fluido eléctrico, permitiendo un apagado controlado de los aparatos. Esta función de salvaguardar la integridad de los equipos es cumplida por los UPS, en tal virtud es indispensable que se realice su mantenimiento preventivo a fin de garantizar su operatividad. Por consiguiente se requiere la contratación del servicio de mantenimiento preventivo por el lapso de un año de: 6 UPS de 6 KVA y 2 de 15 KVA y garantizar así el buen funcionamiento de los equipos a ellos conectados y la continuidad de los servicios que de éstos dependen.


DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES

Características técnicas o términos de referencia del bien o servicio a adquirir:

CANT. DESCRIPCIÓN FACULTAD / DEPARTAMENTO P. UNITARIO P . TOTAL

3. ESTUDIOS PREVIOS PARA LA CONTRATACIÓN …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

PLAZO: INDICAR AQUÍ EL PLAZO QUE SE DEBERA PONER PARA LA ENTREGA DE BIENES O SERVICIOS, TOMAR EN CUENTA SI SON EQUIPOS IMPORTADOS.

PRESUPUESTO ESTIMADO: El presupuesto estimado para esta contratación es de …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………sin incluir el IVA.

FORMA DE PAGO: TOMAR EN CUENTA SI EL PROCESO ES CONTRAENTREGA DEBERA SER 100% EL PAGO Y SI HAY QUE DAR ANTICIPO.

EL FUNCIONARIO ENCARGADO DEL PRESENTE PROCESO SERA: para que se realice el presente proceso el funcionario que estará a cargo y con quien se contactara para realizar cualquier consulta sobre el mismo ser el ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………...

OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: El contratista deberá cumplir con las siguientes obligaciones: Aquí detallar que obligaciones deberá cumplir el contratista para el presente proyecto o requisitos que deberá cumplir (un ejemplo se encuentra abajo)


Cumplir con las instrucciones impartidas por el administrador del contrato y las demás que sean inherentes al objeto de la presente contratación, teniendo en cuenta los términos pactados de conformidad con la propuesta presentada

Presentar factura por el servicio, detallando los servicios a suministrar. Para la ejecución desarrollo del objeto contractual, los valores de la oferta deberán

expresarse en dólares americanos, a precios fijos e inmodificables durante la ejecución del contrato y deberán incluir los impuestos y demás costos en que incurra con ocasión de la ejecución del contrato.

Informar oportunamente al supervisor del contrato, de cualquier situación que pueda afectar la correcta ejecución del mismo.

De presentarse durante el tiempo de vigencia del contrato, algún defecto en los servicios entregados o especificaciones diferentes, el contratista hará el arreglo de los mismos.

Presentar los documentos necesarios para la legalización y perfeccionamiento del contrato.

Garantía Técnica según lo establecido en la resol 085-2013.

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: El contrato de mantenimiento deberá cumplir con las siguientes especificaciones técnicas: (en esta parte detallar que especificaciones adicionales deberá tener el bien o servicio a adquirirse si es muebles detallar color medidas, si es madera, mdf, metal, vidrio anexar gráficos) detallar el tiempo que dure el servicio, el tiempo de garantía.

ESPECIFICACIONES ADICIONALES

Duración del Contrato Un año

Soporte

La atención de las llamadas de emergencia deberán ser sin costo adicional, disponibles las 24 horas del día y los 365 días del año. Para lo cual el contratista deberá proveer de números telefónicos convencionales y celulares.

Cantidad de los bienes o servicios

Tiempo de atención para cumplir con la garantía si es el

caso

El tiempo de atención a una llamada de emergencia será inmediato previa la notificación por parte de la Universidad, el tiempo de atención no será superior a 24 horas.

Tiempo de Garantía que deberá cumplir el proveedor para el

bien adquirido (solo bienes este ítem)

Cuando el equipo amparado bajo el contrato de mantenimiento preventivo, se dañe, y no pueda ser reparado en el sitio dentro de un tiempo de 48 horas, el equipo será reemplazado por otra unidad similar, la cual se entregará en calidad de préstamo sin costo alguno para la


Universidad. El equipo estará en calidad de préstamo hasta 20 días después de la recepción del informe técnico y la cotización para la reparación del mismo. Luego de este tiempo se podrá facturar el alquiler del equipo, salvo que el arreglo no se concrete por incumplimiento del contratante, en cuyo caso el equipo deberá seguir en la modalidad de préstamo hasta que el contratante cumpla con la reparación.

Situación Externa Indicar si existe la infraestructura correspondiente y el área física para que entre en funcionamiento el bien a adquirirse.

Nota: si existieran datos adicionales deberá agregarse más cuadros.

FIRMA DEL SOLICITANTE O PERSONA QUE REALIZO EL ESTUDIO PARA LA ADQUICISION DE DICHO BIEN O SERVICIO.

FIRMA.


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