projekti planeerimine raamatupidamise ja dokumendihalduse...
TRANSCRIPT
Projekti planeerimine
Raamatupidamise ja
dokumendihalduse korraldamine
September 2010
Projekti planeerimine
�Vajadused vs võimalused
�Tegevused vs ressursid
�Ajaraamistik
�Eeldused
�Koguda tuleb ka seireandmeid
http://str.archimedes.ee/et/struktuurifondid/T
oetuse-saajale
Hästi planeeritud tegevuskava
�Peamised küsimused:
- Mida ja millal?
- Kes vastutab?- Kes vastutab?
- Kui palju?
- Millised sisendid, tegevused, tulemused?
- Millise eesmärgi saavutamiseks?
- Kuidas kontrollida?
Seire
�Seire käigus jälgitakse:
- Eesmärkide saavutamist
- Indikaatorite saavutamise taset- Indikaatorite saavutamise taset
- Eelarve täitmist
Kas on järgitud planeeritut?
Hindamine
�Sõltumatu tagasiside rakendamise tõhustamiseks
�Kriteeriumid:
- Asjakohasus- Asjakohasus
- Tõhusus
- Tulemuslikkus
- Mõju
- Jätkusuutlikkus
Indikaatorid
Kujuteldav indikaator:
01.jaanuariks 2011 on 5-10 aastaste Tallinnalaste jalgrattakiivri kasutamine 90% (baastase 2008 a. 50%)
• Hulk (Quantity) - saavutamise arv, protsent
• Kvaliteet (Quality) - saavutuse sisu, nt millisel teemal koolitus
• Aeg (Time) -mis ajaks saavutatud
• Sihtrühm (Target group) - kelle jaoks saavutatud
• Koht (Place) - kuskohas saavutatud (kui asjakohane)
Indikaatorid
Hea indikaator on SMART
S-spetsiifiline (specific)
M-mõõdetav (measurable)
A-kättesaadav (achievable)
R-asjakohane (relevant)
T-õigeaegne (timely)
IndikaatoridEesmärk – Atraktiivsem täiendharidus
Tegevus – Täiendõppekavade väljatöötamine ja testimine
Väljund – Uuenduslike täiendõppekavade arv 2010.a on 1 (2008 baastase on 0)2010.a on 1 (2008 baastase on 0)
Tulemus – Uuenduslike täiendõppekavade lõpetanute arv projekti lõpuks (2013) on 100 ja rahulolu vähemalt 75% (2008 baastase on 0)
Mõju – 2015.a 50% rohkem täiendhariduse omandajaid (võrreldes baastasemega 2008.a)
Abivahend GANTT skeemNädalad
Tegevused
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
1.1 Avakoosolek
1.2 ............
1.3 .............1.3 .............
1.4
2.1
2.2
3.1
3.2
3.3
Eelarvestamise põhimõtted
�Omafinantseering
�Väljamaksed proportsionaalselt
�Enne kulutus, siis hüvitis
Väljamaksed periooditi, prognoos�Väljamaksed periooditi, prognoos
�Eelarve muutumisel teavita koordinaatorit
�Vaja muuta otsust?
Koostöö partneritega
�Planeerige koos!
�Partnerluslepingud
�Vastutusvaldkonnad�Vastutusvaldkonnad
�Kontroll kulude üle
�Aruandlus
Raamatupidamine ja dokumendihaldus
�Täiendused sise-eeskirjadesse
�Eristada projekti kõik kulud-tulud, sh:
- abikõlblikud ja mitteabikõlblikud kulud
- toetus ja omafinantseering- toetus ja omafinantseering
�Projekti dokumentatsioon hoida eraldi,
projekti märgistusega tähistada nii rmp-
süsteemis kui paberkaustas
Dokumentide säilitamine ja arhiveerimine
�31.12.2025
�Säilitada ka need dokumendid, mida ei küsita
�Originaalid vs koopiad
Hoida eraldi kaustades� Hoida eraldi kaustades
�Läbipaistvus, terviklikkus, kasutatavus
�Arhiveerida kronoloogilises järjestuses
Kaustade süsteem
Projekti dokumentatsioon Protokollid, kirjavahetusAruandlus,
väljamaksetaotlused
Raamatupidamise algdokumendid
Hankedokumentatsioon
Piisava kontrolljälje tagamine
� Dokumendid, mida säilitada:
- projekti dokumentatsioon (taotlus, otsus, muudatused jne)
- protokollid, memod, kirjavahetus
- aruandlus, väljamaksetaotlused, sh kuludokumendid, maksekorraldused, panga väljavõttedmaksekorraldused, panga väljavõtted
- töölepingud, käskkirjad, ametijuhendid, tööajatabelid, palgalehed, lepingud, sh üleandmise-vastuvõtmise aktid
- koolitustega seonduv (päevakava, osalejate nimekiri, arve jne)
- hangetega seonduv ( RH dokumentatsioon, pakkumised)
- tõendid avalikustamise kohta (fotod, infolehed, brošüürid jne)
Sisseostetud teenused ja hanked
� Riigihange:
- asjade ja teenuste korral 40 000 EUR (~625 000 EEK)
- ehitustööde korral 250 000 EUR (~3 900 000 EEK)
�Hinnavõrdlus alati, vähemalt 2 pakkumist�Hinnavõrdlus alati, vähemalt 2 pakkumist
� Alates 30 000 EEK 3 pakkumist, v.a. erisused programmides
� Partnerilt teenuse ost projektis keelatud, v.a. sellised tegevused, mille osas partneril kulusid ette ei ole nähtud
� Konsulteeri RÜ-ga
Sisekäibearved
�Sisekäibearve ≠ kuludokument, sest:
- ei toimu majandustehingut!
�Sisekäibearve ainult juhul kui:
- lisaks kuludokumendid ja tasumist - lisaks kuludokumendid ja tasumist tõendavad dokumendid
JA
- kuludokumentide nimekiri tabeli kujul, allkirjastatud