principios de administración

IntroducciónIntroducción

Principios dePrincipios deAdministraciónAdministración

Introducción

Objetivos

• Planeación

• Organización

• Dirección

• Control

El Proceso Administrativo

México como país en vías de desarrollo, en pleno proceso de industrialización y con grandes riquezas potenciales, tiene la urgente necesidad de contar con técnicas idóneas para coordinar los recursos de los diversos sectores productivos.

Esto se puede lograr en gran parte, mediante la aplicación de la administración.

La importancia de esta disciplina es, que capacita al profesional de cualquier área:

- se toman decisiones más racionales,

- se optimiza la utilización de recursos y,

- se logran con mayor eficiencia los objetivos de cualquier tipo de organización.

La TeoríaLa Teoría


Introducción

La Teoría

Por qué es necesario planear?

El Proceso

Concepto e Imprtancia

Principios y Elementos

- La Planeación es básicamente un trabajo de índole intelectual

. . de esta forma, es necesario reflexionar para elaborar un modelo completo y eficiente

de actividades a desarrollar . . .

- Los hechos considerados se relacionan directamente con los paradigmas, conocimiento y experiencia de quien hace uso de ella . . .

Para todo aquel que sabe cuál es su puerto de destino, cualquier

viento, es viento a favor. Séneca


Introducción

La Teoría


El Proceso



. . de esta forma, planear se convierte de alguna manera en un proceso de toma

de decisiones,con una fuerte orientación hacia el futuro.

-Existen ciertos pasos que se llevan a cabo siempre que se planea . .

La TeoríaLa Teoría

Toma de Toma de DecisionesDecisiones

Proceso de toma de decisiones

Reconocimiento de que provoca el problema

Puesta en prácticade la solución

Definicióndel

problema

Métodos parapredecir cursos

alternativos de acción

Identificación de cursos

alternativosde acciónSituación que se

presenta cuando el estado real de las cosas no es igual al estado deseado

de las cosas

Problema

Proceso para identificar

y seleccionarun curso de acción

para resolver un problema específico

Toma de Decisiones

Proceso de Toma Proceso de Toma de Decisionesde Decisiones


“Un empresario comenta que en su organización se presenta un fuerte problema de desmotivación . . “

. . necesitamos una metodología para poder determinar las causas de raíz . .

utilización de los . . que pasa si . . ? . .

. . . estaríamos todos de acuerdo en que la desmotivación es un problema . . ?

Reconocimiento de qué provoca el problema . . .



La desmotivaciónun problema era . .

No produce

No hay ventas

X

quebramos . . !

X

X

. . que pasa si la genteesta desmotivada ? . .

. . y que pasa si la genteno produce? . .

. . y que pasa si no hay ventas? . .

Utilización de los . . . qué pasa si . . ?

. . las mentes son como

paracaídas . . trabajan mejor cuando están

abiertas



Construcción de un diagrama Causa - Efecto

5. Construir la matriz de soluciones

4. Por medio de una sesión de tormenta de ideas, determinar las sub causas para cada una de las causas mayores

3. Diagramar 4 “espinas” las cuales corresponden a las causas mayores (cuatro “M’s”): - Mano de Obra - Materia Prima - Métodos de trabajo - Maquinarias

2. Encerrar en un rectángulo el problema a resolver

1. Por medio de una sesión de tormenta de ideas, determinar un problema, efecto o defecto (es importante distinguir entre causa y efecto)

Bajaproductividad

Mano de Obra

Materia Prima

obsoleta

Fuera de estándarFalta capacitación

desmotivados

Métodos Maquina

No leen

desactualizados

descalibrada

No sirve

Construcción de la Matriz de Soluciones

Problema: Baja productividad

El problema “Baja Productividad”, esta originado por la Mano de Obra, y la solución al problema esta en actualizar

los materias primas

1. Transferir los datos de la espina de pescado a la matriz de soluciones

2. Por medio de tormenta de ideas, determinar las posibles soluciones a cada una de las subcausas

8. Determinar cual es la solución que puede resolver el problema (la que obtuvo mayor calificación)

3. Asignar una calificación a todas y cada una de las celdas del 1 al 10: 1= no sirve o no cumple 10 = sirve o es excelente para comprobar que las soluciones definidas son las correctas, debe aparecer una calificación de 10 en la diagonal principal

4. Suma en forma horizontal cada una de las sub causas para obtener un subtotal por subcausa5. Sumar cada uno de los sub totales por subcausa, para obtener un sub total por “M”

6. Determinar cual es la “M” que está originando el problema (la que obtuvo mayor calificación)7. Suma en forma vertical las calificaciones asignadas por solución

Mano de Obra

Métodos

Maquina

Falta capacitación

desmotivados

No leen

desactualizados

descalibrada

Materia Prima

obsoleta

Fuera de estándar

No sirve

50

57

40

29

27

46

41

52

Total por “M”

Subtotal por causaSubtotal por causa

107

69

73

93

Total por solución

mot

ivar

capa

cita

r

actu

aliz

ar

esta

ndar

izar

capa

cita

r

actu

aliz

ar

calib

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com

pone

r

8 10 4

8 10 4

1

2

3

5

10

2

102

2

2 2

2

4

2

9

3

3

3

3

3

4

4

4

4

4

4

5

5

5 5 5

5

5

1

6

66

6

7 7

7

106

7

5

2

2

85 7

10

10

10

10

10

10

10

10

45 40 4127 46 54 50 48

Daigrama de Daigrama de ParetoPareto


10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

20

40

60

80

100

Errores en informes de gastos del año

Nú

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o

Otr

os

Ayuda a establecer prioridades

respecto a los problemas a

resolver en primer lugar

Es útil para resolver

problemas crónicos

Por qué es necesario Por qué es necesario planear?planear?


Introducción

La Teoría


El Proceso



Ninguna empresa puede alcanzar el éxito si no posee una administración eficiente . . esto, por lo regular, requiere de la planeación la cual es importante ya que:

La eficiencia es resultado del orden y no puede

surgir de la improvisación

Sin la previa determinación de actividades no existirá nada que

organizar, nadie que ejecute y nada que necesite control

Todo control es imposible si no se

compara con un plan previo sin un plan se

trabaja a ciegas

Se necesita hacer planes sobre la forma en que las

acciones serán coordinadas


Introducción

La Teoría


El Proceso



Ya que la empresa se encuentra inmersa en un sistema,los cambios ambientales que se gestan en el medio en el cual opera son entre otros los siguientes:

Cambios en la actividad

económica, etc.

Cambios tecnológicos

Cambios políticos y

de gobierno

Cambios en el grado y actividad de la competencia

Cambios en las actividades o

normas sociales



Introducción

La Teoría


El Proceso



Como justificación adicional a la necesidad de planear están las siguientes consideraciones:

La organización se desarrolla en un medio complejo y dinámico siempre cambiante

La eficacia operativa tiende a reducirse ante los volúmenes de operación, las necesidades de cambios y la presión externa

Ante los avances tecnológicos, los métodos de trabajo tienden a volverse obsoletos

La empresa siempre se enfrenta a niveles crecientesde actividad


El Proceso de la El Proceso de la PlaneaciónPlaneación


Introducción

La Teoría


El Proceso



Determinación de la situación presente

Objetivos: en donde

queremos estar?

Suposiciones: que podríamos hacer en

cada caso

Alternativas de decisión

Concepto e Concepto e ImportanciaImportancia


Introducción

La Teoría


El Proceso



“La determinación de los objetivos y elección de loscursos de acción para lograrlos, con base en la

investigación y elaboración de un esquema detalladoque habrá de realizarse en el futuro”

Objetivo: el aspecto fundamentalal planear es determinar los

resultados deseados

Cursos alternos de acción: al planear es necesario

determinar diverso caminos, formas de acción y estrategias,

para conseguir los objetivos

Elección: la planeación implica la determinación, el análisis y la selección

de la decisión más adecuada

Futuro: la planeación trata de prever situaciones

futuras y de anticipar hechos inciertos así

como trazar actividades futuras


Introducción

La Teoría


El Proceso



Al conocer hacia donde se dirige la acción, permite encaminary aprovechar mejor los esfuerzos. Los fundamentos básicos que muestran la importancia de la planeación son:

• Propicia el desarrollo de la empresa al utilizar racionalmente los recursos

• Reduce los niveles de incertidumbre que se pueden presentar en el futuro

• Prepara a la empresa para las contingencias que se presenten

• Mantiene una mentalidad futurista teniendo asi más visión de futuro

• Condiciona a la empresa al medio ambiente que la rodea

• Establece un sistema racional para la toma de decisiones

• Reduce riesgos y permite aprovechar oportunidades

• Las decisiones se basan en hechos y no en suposiciones

• Elimina la improvisación

• Proporciona los elementos para llevar a cabo las actividades de control



Introducción

La Teoría


El Proceso



Planear es intentar prevenir crisis, las series continuas de crisis por

lo general indican una pobre planeación La tipología para integrar los planes dentro

de la empresa siguen este orden:

Operativa: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planeación táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas

Táctica o Funcional: Determina planes más específicos que se refieren acada uno de los departamentos de la empresa y están subordinados a los planes estratégicos

Estratégica: Su función consiste en regir la obtención uso y dispocisión de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, es a largo plazo y comprende a toda la organización



Introducción

La Teoría


El Proceso



Por otro lado, en cuanto el período establecidopara su realización se clasifican en:

Largo plazo: a realizar en un tiempo mayor a tres años

Mediano plazo: a realizar entre uno y tres años

Corto plazo: cuando se realizan en menos de un año, a su vez pueden ser

• inmediatos: aquellos con duración de hasta seis meses

• mediatos: aquellos a realizar entre seis y doce meses


Principios y Principios y ElementosElementos


Introducción

La Teoría


El Proceso



Los principios son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guía de conducta

a observar en la acción administrativa

Factibilidad

Objetividad y cuantificación

Flexibilidad

Cambio de estrategias

Unidad



Introducción

La Teoría


El Proceso



Flexibilidad

Al elaborar un plan es conveniente establecer marcos de holgura que permitan afrontar situaciones no previstas

Objetividad y cuantificación

Cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opiniones subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios

Cambio de estrategiasCuando el plan se extiende por más tiempo, será necesario rehacerlo para ajustarlo a la nueva realidad



Introducción

La Teoría


El Proceso



FactibilidadLo que se planea debe ser realizable

Unidad

Todos los planes deben integrarse en un plan general de la organización



Introducción

La Teoría


El Proceso



Propósitos

Premisas

Objetivos

Estrategias

Presupuestos

Programas

Políticas

Procedimentos

Elementos



Introducción

La Teoría


El Proceso



Propósitos

Son las aspiraciones fundamentales de tipo cualitativoque la organización persigue de forma permanente

Para determinar los propósitos, es importante considerar los siguiente puntos:

Ejemplo: “incrementar las utilidades sobre la inversión de los acionistas”

Importancia

Características



Introducción

La Teoría


El Proceso



Propósitos

Características

Al establecer los propósitos es importante considerar:• darlos a conocer a todo el personal• deben estar acordes con los valores de la empresa• definirse con frases claras y sin ambiguedades• deben ayudar a que la dirección no pierda tiempo en aspiraciones desatinadas o erróneas

Importancia:

• sirven de cimiento para los demás elementos de la planeación• permiten orientar sobre los cursos de acción a seguir• identifican a la empresa ante sus públicos objetivos• son la razón de ser de la empresa



Introducción

La Teoría


El Proceso



Premisas

Son las suposiciones que deben considerarse acercade las condiciones o factores futuros que pueden

afectar el desarrollo del plan

Por su naturaleza pueden ser:

Internas: cuando se originan en el interirorde la empresa

Externas: cuando su origen es ajeno a la empresa



Introducción

La Teoría


El Proceso



Objetivos

Indican los resultados o fines que la empresa desealograr en un tiempo determinado y proporcionan

pautas hacia donde dirigir los esfuerzos

Para determinar los objetivos, es importante considerar los siguientes puntos:

Clasificación

Características

Lineamientos



Introducción

La Teoría


El Proceso



Objetivos

Características:

• se establecen a un tiempo específico• se determinan cuantitativamente

“Lograr una utilidad neta de 15 millones

de pesos durante los próximos 2 años”

“Lograr una utilidad neta de 15 millones

de pesos durante los próximos 2 años”



Introducción

La Teoría


El Proceso



Objetivos

Clasificación:

• estratégicos o generales: para toda la organización• tácticos o departamentales: referidos a un área o departamento y son a mediano plazo• operacionales: se refieren a actividades más detalladas y son a corto plazo



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La Teoría


El Proceso



Objetivos

Lineamientos:

• asentarlos por escrito• no confundirlos con las estrategias (el cómo) • al establecerlos, recordar las preguntas, qué, cómo cuando, donde, quien, porqué• deben conocerse y entenderse por todos los miembros de la organización• deben ser estables para evitar confusiones



Introducción

La Teoría


El Proceso



Estrategias

Son los cursos de acción general o alternativas quemuestran la dirección y el empleo general de los

recursos y esfuerzos para lograr los objetivos

Al establecer las estrategias, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia

Características

Lineamientos



Introducción

La Teoría


El Proceso



Estrategias

Importancia

• a falta de ellas se corre el riesgo de no lograr los objetivos• establece el camino para llegar a los objetivos• facilita la toma de decisiones al evaluar diversas alternativas• desarrolla la creatividad en la solución de problemas



Introducción

La Teoría


El Proceso



Estrategias

Lineamientos

• determinarlas con claridad• no confundir las estrategias con tácticas• analizar las consecuencias que puden presentarse al momento de implantarlas• considerar experiencias pasadas para su establecimiento• asegurarse de que sean consistentes con los objetivos



Introducción

La Teoría


El Proceso



Estrategias

Características

• una vez alcanzados los objetivos, es necesario diseñar nuevas estrategias• debido a la dinámica del negocio, una estrategia útil en un momento puede no serlo en otro• son establecidas por los niveles más altos de la organización• por cada área clave es necesario aplicar una diferente estrategia



Introducción

La Teoría


El Proceso



Políticas

Son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una

y otra vez en la organización

Al establecer las políticas, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia

Lineamientos



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La Teoría


El Proceso



Políticas

Importancia

• facilitan la delegación de autoridad• evitan pérdidas de tiempo: los colaboradores no tienen que estar preguntando una y otra vez• facilitan loa inducción al nuevo personal• proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones• otorgna un margen de libertad para tomar decisiones

Las políticas deberán estar interelacionadas y debencontribuir a lograr las aspiraciones de la empresa;su redacción debe ser clñara, accesible y realista de tal forma que su interpretación sea uniforme



Introducción

La Teoría


El Proceso



Políticas

Lineamientos

• debe establecerse por escrito y darle validez• redactarse claramente y con precisión• coordinarse con las demás políticas• revisarse periódicamente• ser razonable y aplicable en la práctica• ser flexible• debe ser estable en su formulación



Introducción

La Teoría


El Proceso



Programas

Es un esquema en donde se establecen la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse

para alcanzar los objetivos, el tiempo requeridopara cada actividad asi como todo evento involucrado

Al establecer los programas, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia

Lineamientos

Su elaboración



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La Teoría


El Proceso



Programas

Elaboración

La elaboración técnica de un programa, debe apegarseal siguiente procedimiento

1. Identificar y determinar las actividades comprendidas2. Ordenar cronológicamente las actividades3. Interelacionar las actividades4. Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duración , asi como los recursos necesarios



Introducción

La Teoría


El Proceso



Programas

Importancia

. Suministra información e indica el estado de avance

. Mantiene el orden de las actividades

. Sirve como control

. Disminuye costos

. Determina los recursos necesarios

. Evitan duplicidades de esfuerzos

. Detrminan tiempo e incio de las actividades

. Se incluyen solo las actividades necesarias

. Determinan el tiempo de inicio y termino de las actividades



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La Teoría


El Proceso



Programas

Lineamientos

. En su elaboración deben participar tanto el responsable de la ejecución como el de la elaboración del programa. Evitar que los porgramas se contrapongan entre si. Debene stablecerse por escrito, graficarse y ser precisos y fácil comprensión. Su aprobación debe involucrar a todos los afectados. El programa debe tener la capacidad de qadaptarlo a los cambios en el entorno y en las circunstancias



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La Teoría


El Proceso



Presupuestos

Es un esquema escrito de tipo general y-o específicoque determina por anticipado, en términos

cuantitativos el origen y asiganción de los recursos de laorganizaciónpara unperíodo específico

Al establecer los presupuestos, es importante considerar los siguientes puntos:

Importancia

Consideraciones al elaborarlos

Su forma de cálculo

Sus características distintivas



Introducción

La Teoría


El Proceso



Presupuestos

Características distintivas

. Es un esquema

. Es un plan expresado cuantitativamente

. Es general porque se establece para toda la empresa. Es específico porque puede referirse a cada una de la áreas de la empresa. Esta diseñado para un período de tiempo específico



Introducción

La Teoría


El Proceso



Presupuestos

Forma de cálculo

1. Fijos o rígidos: cuando se estiman con base en metas definidas para la operación

2. Flexibles: permite conocer los resultados en diversas situaciones

3. Por programa: se calcula con base en los programas de cada área de la empresa



Introducción

La Teoría


El Proceso



Presupuestos

Importancia

. Convierte los aspectos de la ejecución en unidades de medida comprobables. Sirve como estándar o patrón de ejecución. Determina el límite y alcance de las erogaciones. Presenta por anticipado los gastos en que incurrirán las actividades



Introducción

La Teoría


El Proceso



Presupuestos

Elaboración

. Hay que revisar constantemente las cifras

. En planes a largo plazo, es difícil precisar la estabilidad del dinero. No deben ser muy rígidos para adaptarse con el tiempo. Deben manifestar el límite y alcance de las cifras



Introducción

La Teoría


El Proceso



Procedimientos

Establecen el orden cronológico y la secuenciade actividades que deben seguirse en la

realización de un trabajo repetitivo

Al establecer los procedimientos, es importante considerar los siguientes puntos:

Lineamientos para su formulación

Su importancia



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La Teoría


El Proceso



Procedimientos

Importancia

. Determian el órden lógico que deben de seguir las actividades. Promueven la eficiencia y la especialización. Determinan responsabilidades y evitan duplicidades. Determinan como y cuando deben ejecutarse las actividades y quien las debe ejecutar



Introducción

La Teoría


El Proceso



Procedimientos

Lineamientos

. Es necesario capacitar al personal previo a su aplicación. Deben ser accesibles y fáciles de interpretar. Deben presentarse gráficamente. Deben estar adecuados a situaciones reales. Debenser aceptados por el personal en cuanto a su interpretación. Deben ser estables para evitar confusiones al personal

principios de administración

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