INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE MULEGÉ

Materia:Diagnóstico y evaluación

empresarial.

Carrera:Lic. Administración VII

Presentan:Gloria Areli Alvarez Bastida .Claudia Anahís Meza Meza.Luis Armando López Moreno.Alexis Castro Amador.Rosa Gpe. Escobedo Bojorquez.

Catedrático:C.P. Clara Iveth López Cardona

PLANEACIÓN DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

Diagnostico y Evaluación empresarial.

Procesos; Conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividadModelo ; Es una simplificación del mundo real, que se utiliza para explicar relaciones complejas en términos sencillos

PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Proceso de la auditoria administrativa

La auditoría es descrita como un serie de partes separadas, o fases que constituyen un proceso total.

Para una auditoría administrativa deben seguir ciertas fases, las cuales deben estar perfectamente definidas e interrelacionadas, conformando una metodología, la que es ejecutada por un profesional especializado y aplicada a cualquier tipo de organización.

El auditor debe…

Obtener toda la información relevante para después poder efectuar el análisis completo de la información que se obtuvo.

Tener como objetivo principal es reunir información relevante, datos correctos y confiables.

FASES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Identificació

n

• Estudio preliminar• Diagnostico

Planeación

• Planeación• Programación

Desarrollo

• Obtención de datos• Análisis de datos• Informes de la auditoría

Seguimiento

• Implantación de recomendaciones

Esta encaminado a “Lograr una identificación real del problema, para conocer la naturaleza y objetivo del estudio completo” (Breve revisión de las situaciones).

ESTUDIO PRELIMINAR.

El estudio preliminar afina el estado real del problema y se realiza con la finalidad de:

a) Tener una apreciación general del desarrollo de las operaciones.

b) Evaluar la efectividad de la determinación del área en cuestión.

c) Descubrir áreas en las que haya problemas de administración.

d) Elementos de mayor importancia.e) Estimación del tiempo, recursos

(humanos, financieros y materiales) necesarios.

Contenido del estudio preliminar

Información documental:

Ej. Reglamentos internos, informes, estadísticas, estados contables, presupuestos, contratos, etcétera.

Información sobre el campo de trabajo:

Ej. Organigramas, lista de funciones, datos sobre volúmenes de trabajo, examen de las condiciones en que se trabaja, forma y reportes utilizados, etc.

Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto preliminar que permita una primera idea

global. Abarca:

Lo ideal es que la revisión abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea más clara de los problemas desde su origen.

DEFINICIÓN DEL ÁREA POR INVESTIGAR

Definición del área por investigar Hay varios criterios para determinar el

“área”; existen casos en los cuales se toma como base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerárquicos.

El auditor administrativo, necesita de: Cuestonarios. Comentarios y sugerencias. Hojas de análisis y papeleria necesaria.

El trabajo a desarrollar podrá ser total o por áreas:

La auditoria administrativa es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño en todas las áreas dela empresa. Son varios los detalles fundamentales que deben guiar a quien corresponda tal función.

DETERMINAR DETALLES POR ESTUDIAR

Determinar detalles por estudiar El auditor administrativo tiene que

decidir cuáles son los detalles de estudio más necesarios para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores métodos para alcanzar los objetivos y ver cuáles son los mejores métodos para lograrlos y cuáles son los detalles limitados y de control.

“Antes de comenzar una auditoria administrativa, lo mejor es reflexionar con calma y delinear el plan”.

PLAN GENERAL PARA EFECTUAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Plan general para efectuar una auditoria administrativa

Este aspecto consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir, Enfocados a los principales objetivos.

La observac

ión

La encuesta

La entrevist

a

Investigación

Técnicas

Áreas de estudio:

Planeación Organización Integración Dirección Control.

Producción. Ventas Finanzas Relaciones industriales Compras Créditos y cobranzas Relaciones públicas y

humanas Almacén, etc.

Elementos de la administración

Areas funcionales

“Llegar a conocer la situación con mayor claridad”

EL ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DE LA INFORMACIÓN OBTENIDA

Análisis y evaluación de la información obtenida

El análisis suministra una base de comprensión, para llegar a conocer la situación con mayor claridad.

Una vez obtenida la información, se analiza, para conocer la eficiencia con que la empresa ha logrado o está logrando sus objetivos y las causas que reducen su eficiencia.

El informe de la auditoría Después de haber analizado la

información tenemos que elaborar un informe, el cual es un instrumento para la toma de decisiones.

El informe indica la situación administrativa de la empresa y da las recomendaciones y las formas de mejorarlas.

Implantación de las recomendaciones

La implantación de las recomendaciones hechas por el auditor debe ponerse en vigor para solucionar el problema que originó la auditoria administrativa. Aquí se aplicarán las medidas de mejoramiento administrativo.

La elaboración de un método sistemático del procedimiento de auditoría administrativa constituye, una forma uniforme sobre la cual es sumamente útil basarse.

PROGRAMAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Programas

Los programas “Son medios que sirven de guiá al auditor administrativo y a sus ayudantes, en el que se detallan los diferentes pasos a fin de asegurar que se cubrirán todos los aspectos”

Clasificación de los programas:

Son aquellos que se limitan de auditoría a un enunciado genérico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los objetivos particulares

Son aquellos que describen detalladamente la forma de aplicar los procedimientos de auditoría administrativa.

Generales: Analíticos.

Son aquellos que enumeran los procedimientos de auditoría a seguirse en situaciones afines a dos o más empresas

Son aquellas que se preparan para el desarrollo de la revisión de cada una de las funciones de la empresa, como gerencia, ventas, producción, compras, personal, etc.

Tipo Por áreas

Ventajas de los programas Proporcionan un plan a seguir. Sirve de guía práctica al hacer la

planeación de próximas auditorias. Si el programa es usado por áreas de

responsabilidad, fijará que le corresponda a cada auditor en la revisión.

El auditor estará en aptitud de modificar o adaptar el programa, con el fin de obtener la información necesaria

El programa le sirve al auditor para determinar el alcance y efectividad de los procedimientos de la revisión.

El supervisor de la auditoría puede planear las tareas que habrán de realizar sus ayudantes utilizando su capacidad y experiencia al máximo.

Si el auditor es asignado a otro trabajo, su sucesor puede observar lo realizado rápidamente.

Cuando termina la auditoría, el programa sirve para verificar que no hubo omisión en su desarrollo

Procedimientos de auditoría En el manejo y control de las tareas se

requiere una política y procedimiento definido que evite cualquier posible confusión.

Los procedimientos incluyen la utilización y aplicación de: Cuestionario general, por áreas, hojas de

análisis, revisión de documentación, determinación de porcentajes y, muy especialmente, la entrevista.

Preparación de un programa de auditoría administrativa

Contar con la aprobación y pleno respaldo de la dirección.

Determinar las necesidades generales (presisar si abarcan los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir).

Llevar un “registro de tareas” supervisado por el auditor respectivo, en el cual contendra los siguientes datos: Fecha de iniciación. Descripción de la tarea a efectuar. Responsable. Plazo fijado para su ejecución Cualquier otra información útil

El sistema de control de la empresa ha de ser estudiado para poder efectuar una planeación correcta del trabajo de auditoria administrativa

ESTUDIO Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL

Las hojas de análisis.

“Son hojas en las que se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones de la empresa”. Sirven al auditor para demostrar que ha

efectuado una revisión en la empresa y le sirven de base para su evaluación e informe final.

Partes componentes de la hojas de análisis.

Encabezado. Nombre de la empresa. Descripción del contenido Periodo que cubrirá el examen o fecha de cuando va a

quedar terminado. Nombre o iníciales del auditor administrativo.

Contenido. No se deberá anotar lo que no tenga importancia.

Índice de las hojas de análisis. Es convenientes numeras los sub-análisis con un

número y una letra. Los símbolos para el índice deberán ser escritos con lápiz de color en la parte superior.

Propiedad de las hojas de análisis. “Un control de las hojas de análisis para que

compruebe que sus papeles representan trabajo”. Las hojas son propiedad del auditor.

Revisión de las hojas de análisis. La revisión de las hojas de análisis deberá

ser completa, sistemática y critica. Importancia de las hojas de análisis.

La importancia de las hojas de análisis depende de la información contenida en ella.

Instrucciones de las hojas de análisis

El auditor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas, en los siguientes puntos:

5= excelente4= buena3= regular2= deficiente1= mala0= N.A. (no aplicable)

“Son documentos que sirven como guía para buscar contestación a interrogantes acerca del área de revisión”. (Anexo X)

CUESTIONARIO

Bibliografía

Sinopsis de la Auditoria Administrativa Rodriguez Valencia Ed. trillas