Образовательный портал ТГУ - Приложение 1edu.tltsu.ru › sites...

федеральное государственное образовательное учреждениевысшего профессионального образования

«Тольяттинский государственный университет»

Номенклатура дел

на 2015 год(по состоянию на 01.01.2015)

Тольятти 2014

ОГЛАВЛЕНИЕ

Индекс

Наименование разделов Стр.

Предисловие к номенклатуре 301 Управление делами (УД) 801-01 Архив 1202 Учебно-методическое управление (УМУ) 1403 Управление развития профессионального образования 1803-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству 2003-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения

абитуриентов 2104 Ученый Совет (УС) 2304-01 Диссертационный совет 2405… 14 Институт 26….-01 Совет института 2802, 03… Кафедра 2905-07 Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна 3206-11 Центр коммуникации 3311-05 Физкультурно-оздоровительный комплекс 3515 Управление по работе с персоналом (УпРП) 3615-01 Отдел управления персоналом (ОУП) 3715-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП) 4016 Отдел международного сотрудничества 4417 Управление по работе со студентами 4617-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС) 4617-02 Социальный отдел 4717-03 Отдел приема абитуриентов 4918 Центр мониторинга и контроля качества образования 5119 Бухгалтерия 5319-01 Расчетный отдел 5419-02 Материальный отдел 5519-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и

отчетности 5620 Научная библиотека 5720-01 Центр научных журналов 5821 Мобилизационный отдел 6022 Юридический отдел 6223 Центр новых информационных технологий 6523-01 Отдел разработки информационных программ 6523-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-

процессов 6623-03 Технический отдел 6723-04 Отдел сетевого администрирования 6724 Управление по воспитательной и социальной работе 69

2

25 Центр стратегических инициатив 7126 Дом ученых 7227 Музей 7328 Управление инновационного развития 7428-01 Отдел координации проектов 7428-02 Отдел интеллектуальной собственности и малых

инновационных предприятий 7529 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов

и средств массовой информации 7729-01 Отдел корпоративных СМИ 7829-02 Издательство ТГУ 7830 Центр экономического развития 8031 Гражданская оборона 8332 Отдел по управлению имущественным комплексом 8433 Управление дополнительного профессионального

образования 8734 Институт военного обучения 9034-01 Учебный военный центр 9034-02 Военная кафедра 9335 Пожарная безопасность 9636 Научно-исследовательская часть 9836-01 Отдел сопровождения научно-исследовательских работ 9936-02 Инновационно-технологический центр 10036-03 Научно-исследовательские отделы, лаборатории 10237 Отдел собственной безопасности 10538 Управление закупок и материально-технического

обеспечения 10738-01 Отдел материально-технического обеспечения 10939 Охрана труда 11141 Отдел автотранспортного обеспечения 11342 Служба главного инженера 11542-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного

обслуживания 11642-02 Отдел электротехнического обслуживания 11742-03 Ремонтно-строительный отдел 11843 Хозяйственно-эксплуатационное управление 12044 Профсоюзный комитет сотрудников 12245 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов 125

3

ПРЕДИСЛОВИЕк номенклатуре дел

федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования

«Тольяттинский государственный университет» на 2014 год

Номенклатура дел, составленная на 2013 год была согласована с ЭК управления по делам архивов мэрии г.о. Тольятти протоколом № 19 от 29.11.2012. На согласование ЭПК номенклатура дел предоставлялась в 2012 году. Поскольку структуре ТГУ произошли изменения, была разработана новая номенклатура дел на 2015 год.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Тольяттинского государственного университета, расположенных согласно утвержденной структуре на 2015 год.

01 Управление делами (УД)02 Учебно-методическое управление (УМУ)03 Управление развития профессионального образования03-01 Центр организации практик и содействия трудоустройству03-02 Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения

абитуриентов04 Ученый Совет (УС)05 Архитектурно-строительный институт05-01 Совет архитектурно-строительного института05-02 Кафедра «Теплогазоснабжение, вентиляция, водоснабжение и водоотведение»05-03 Кафедра «Городское строительство и хозяйство»05-04 Кафедра «Дизайн и инженерная графика»05-06 Кафедра «Промышленное и гражданское строительство»05-07 Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна06 Гуманитарно-педагогический институт06-01 Совет гуманитарно-педагогического института06-02 Кафедра «Дошкольная педагогика и психология»06-03 Кафедра «Социология»06-04 Кафедра «История и философия»06-05 Кафедра «Педагогика и методики преподавания»06-06 Кафедра «Русский язык и литература»06-07 Кафедра «Теоретическая и прикладная психология»06-08 Кафедра «Теория и методика преподавания иностранных языков и

культур»06-09 Кафедра «Теория и практика перевода»06-10 Кафедра «Журналистика»06-11 Центр коммуникации07 Институт изобразительного и декоративно-прикладного искусства

4

07-01 Совет института изобразительного и декоративно-прикладного искусства

07-02 Кафедра «Декоративно-прикладное искусство»07-03 Кафедра «Живопись»07-04 Кафедра «Изобразительное искусство»08 Институт математики, физики и информационных технологий08-01 Совета института математики, физики и информационных технологий08-02 Кафедра «Алгебра и геометрия»08-03 Кафедра «Высшая математика и математическое моделирование»08-04 Кафедра «Информатика и вычислительная техника»08-05 Кафедра «Общая и теоретическая физика»08-06 Кафедра «Прикладная математика и информатика»09 Институт машиностроения09-01 Совет института машиностроения09-02 Кафедра «Проектирование и эксплуатация автомобилей»09-03 Кафедра «Нанотехнологии, материаловедение и механика»09-04 Кафедра «Сварка, обработка материалов давлением и родственные

процессы»09-05 Кафедра «Управление промышленной и экологической

безопасностью»09-06 Кафедра «Оборудование и технологии машиностроительного

производства»10 Институт финансов, экономики и управления10-01 Совет института финансов, экономики и управления10-02 Кафедра «Бухгалтерский учет, анализ и аудит»10-03 Кафедра «Финансы и кредит»10-04 Кафедра «Менеджмент организации»10-05 Кафедра «Торговое дело и управление производством»11 Институт физической культуры и спорта11-01 Совет института физической культуры и спорта11-02 Кафедра «Адаптивная физическая культура»11-03 Кафедра «Физическая культура и спорт»11-04 Кафедра «Физическое воспитание»11-05 Физкультурно-оздоровительный комплекс12 Институт химии и инженерной экологии12-01 Совет института химии и инженерной экологии12-02 Кафедра «Экология, природопользование и биотехнологии»12-03 Кафедра «Технологии производства пищевой продукции и организация общественного питания»12-04 Кафедра «Технологии производства пищевой продукции и организация общественного питания»13 Институт энергетики и электротехники13-01 Совет института энергетики и электротехники13-02 Кафедра «Электрооборудование автомобилей и электромеханика»

5

13-03 Кафедра «Электроснабжение и электротехника»

13-04 Кафедра «Энергетические машины и системы управления»13-05 Кафедра «Промышленная электроника»13-06 Кафедра «Автоматизация технологических процессов и производств»14 Институт права14-01 Совет института права14-02 Кафедра «Гражданское право и процесс»14-03 Кафедра «История государства и права»14-04 Кафедра «Предпринимательское и трудовое право»14-05 Кафедра «Теория государства и права»14-06 Кафедра «Уголовное право и криминология»14-07 Кафедра «Уголовный процесс и криминалистика»15 Управление по работе с персоналом (УпРП)15-01 Отдел управления персоналом (ОУП)15-02 Отдел медицинской профилактики (ОМП)16 Отдел международного сотрудничества17 Управление по работе со студентами17-01 Отдел кадрово-учетной работы студентов (ОКУРС)17-02 Социальный отдел17-03 Отдел приема абитуриентов18 Центр мониторинга и контроля качества образования19 Бухгалтерия19-01 Расчетный отдел19-02 Материальный отдел19-03 Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности20 Научная библиотека20-01 Центр научных журналов21 Мобилизационный отдел22 Юридический отдел23 Центр новых информационных технологий23-01 Отдел разработки информационных программ23-02 Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов23-03 Технический отдел23-04 Отдел сетевого и системного администрирования24 Управление по воспитательной и социальной работе25 Центр стратегических инициатив26 Дом ученых27 Музей28 Управление инновационного развития28-01 Отдел координации проектов28-02 Отдел интеллектуальной собственности и малых инновационных

предприятий29 Управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и

средств массовой информации29-01 Отдел корпоративных СМИ

6

29-02 Издательство ТГУ

30 Центр экономического развития31 Гражданская оборона32 Отдел по управлению имущественным комплексом33 Управление дополнительного профессионального образования34 Институт военного обучения34-01 Учебный военный центр34-02 Военная кафедра35 Пожарная безопасность36 Научно-исследовательская часть36-01 Отдел сопровождения научно-исследовательских работ36-02 Инновационно-технологический центр36-03 Научно-исследовательские отделы, лаборатории37 Отдел собственной безопасности38 Управление закупок и материально-технического обеспечения38-01 Отдел материально-технического обеспечения39 Охрана труда40 Отдел автотранспортного обеспечения41 Служба главного инженера41-01 Отдел санитарно-технического вентиляционного обслуживания41-02 Отдел электротехнического обслуживания41-03 Ремонтно-строительный отдел42 Хозяйственно-эксплуатационное управление43 Профсоюзный комитет сотрудников44 Профсоюзный комитет студентов и аспирантов

Включенным в номенклатуру делам присвоен цифровой индекс, который включает в себя: индекс структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Внутри разделов дела расположены по значимости документов.

Для определения сроков хранения дел использовались: 1. «Перечень типовых управленческих архивных документов,

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года № 558, согласованный Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 года);

2. «Перечень документов со сроками хранения министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения» (утвержденный приказом Минпроса СССР от 30.12.1980 № 176, одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 4 июля 1980 года) (статьи с буквенным индексом «Н»);

7

3. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения утвержденная Министерством общего профессионального образования РФ 11.05.1999;

4. «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (Москва, 2008) (статьи с буквенным индексом «Т»);

5. «Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы здравоохранения» (Москва, 1974) (статьи с буквенным индексом «ПЗ»).

6. Приложение к приказу Минздрава СССР от 04.10.1980 №1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения» индекс «П»;

7. Приказ Минобороны РФ от 23 мая 1999 г. N 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (с изменениями от 27 мая 2004 г.) (статьи с буквенным индексом ОБ). В соответствии с Наставлениями по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации (приказ Минобороны РФ от 31 августа 2005 г. N 200, – документы УВЦ передаются в архив Приволжско-Уральского военного округа (в военкоматы).

8. Постановление Правительства РФ N 419 ''О представлении сведений о деятельности, связанной с оборотом прекурсоров наркотических средств и психотропных веществ, и регистрации операций, связанных с их оборотом ' ' от 09.06.2010 (статьи с буквенным индексом «С».)

Годовой отчет о деятельности ТГУ, Стратегия развития, Программа развития, Отчет о реализации проектов Программы развития, Бюджет университета и Отчет о его выполнении рассматриваются на заседаниях Учёного совета университета и являются приложениями к решениям Ученого совета - хранятся постоянно.

Для некоторых документов сроки хранения установлены исходя из практической необходимости (отметка ЭК). Для некоторых дел применены также сроки «До минования надобности» (ДМН) и «До замены новыми» (ДЗН) (в основном для присланных из вышестоящих организаций, для сведения, а также инструкций или копий документов).

В конце каждого раздела составлены резервные номера для дел, которые могут быть заведены в текущем году.

Заместитель начальника управления делами Н.В. Шпомер

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯИ НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

8

федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования «Тольяттинский государственный университет»

(ТГУ)

г. ТольяттиСамарской области

Ректор ТГУ

__________________ М.М. Криштал

«____»_______________ 20___ г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ НА 2015 ГОД__________№ 01 – 51

Индекс дела

Заголовок дела Кол-во дел

Срокхранения

и № статьи по Перечню

Примечание

1 2 3 4 501. УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

01-01. Законодательные и иные нормативно-правовые акты законодательных и исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, регламентирующие работу по документационному обеспечению управления и архивному делу. Приказы и инструктивные письма Министерства образования и науки РФ. Копии

ДМНст. 1 б

(1) Относящиеся к деятельности организации – постоянно

01-02. Утвержденный Устав ТГУ и изменения к нему

Постоянност. 50 а

01-03. Лицензии на право ведения образовательной деятельности ТГУ

Постоянност. 97

01-04. Свидетельства об аккредитации ТГУ Постоянност. 105

01-05. Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о государственной регистрации, о внесении записей в единый государственный реестр юридических лиц

Постоянно ст. 381

9

1 2 3 4 5

01-06. Свидетельства Роскомнадзора о регистрации средств массовой информации


01-07. Свидетельство о допуске к определенному виду или работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства

Постоянност.1585

Бессрочно.СРО-П-175-03102012

01-08. Положение об управлении делами. Копия

3 годаст.55 б, 56 б

Подлинник является приложением к приказу (01-10)

01-09. Должностные инструкции сотрудников управления делами. Копии

ДМНст. 77 а

Подлинники в ОУП (15-01-03)

01-10. Приказы руководства университета по основной деятельности


01-11. Распоряжения руководства университета по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 19 в

01-12. Приказы руководства университета о командировках

75 лет ЭПК

ст. 19 бприм.

Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 лет

01-13. Приказы ректора с грифом «ДСП» ЭК

01-14. Приказы руководства университета по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО

75 летст. 650 «Н»

(1) Документы к приказам по личному составу хранить 1 год. Приказы и т.п. о представлении отпусков, наложении взысканий, командировках, назначении дежурных и т.п. хранить 3 года

01-15. Протоколы оперативных совещаний 5 лет ЭПК

10

1 2 3 4 5ректората о работе, проделанной за неделю

ст 18 з

01-16. Санитарно-эпидемиологические заключения

5 лет ЭПКст. 641

01-17. Заключения государственного пожарного надзора


После прекращения аккредитации

01-18. Переписка с организациями и учреждениями по основным вопросам деятельности

5 лет ЭПКст. 33,34,35

01-19. Переписка со структурными подразделениями университета по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 84, 87,

89

01-20. Реестры почтовых отправлений 2 годаст. 259 б

01-21. Журнал регистрации приказов руководства университета по основной деятельности


Электронно -в АИСУ «Документооборот»

01-22. Журнал регистрации приказов руководства университета по личному составу студентов, аспирантов, соискателей, докторантов и слушателей курсов ДПО

75 летст. 258 б


01-23. Журналы регистрации распоряжений руководства университета по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 258 в


01-24. Журналы регистрации приказов руководства университета о командировках

75 летст. 258 бприм.

Электронно -в АИСУ «Документооборот».Для краткосрочных внутрироссийских и зарубежных 5 л.

01-25. Журнал регистрации приказов с грифом «ДСП»

ЭК

01-26. Журнал учета проверок юридического лица, проводимых органами государственного

5 летст. 176

11

1 2 3 4 5контроля (надзора), органами муниципального контроля

01-27. Журнал учета мероприятий по гражданской обороне, чрезвычайным ситуациям, пожарной безопасности и эвакуации персонала и студентов ТГУ

1 годст. 893

01-28. Картотека регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ

5 летст. 258 г


01-29. Журнал регистрации писем и приказов министерства образования и науки РФ



01-30. Журналы регистрации командировочных удостоверений

5 летст. 695 к


01-31. Журнал учета командированных граждан, прибывающих в ТГУ

5 летст. 695

В зарубежные командировки – 10 лет.Электронно в формате xls

01-32. Журнал регистрации поступающих документов



01-33. Журнал регистрации отправляемых документов



01-34. Журнал регистрации внутренних документов (заявлений, служебных и докладных записок)


Документы в Управлении по работе с персоналом

01-35. Журнал регистрации документов лиц, участвующих в конкурсе на замещение вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

3 годаст. 673

Документы в Управлении по работе с персоналом

01-36. Журнал учета повышения квалификации сотрудников управления

5 летст. 719

Требование СМК

01-37. Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

01-38. Журналы проведения инструктажа 10 лет

12

1 2 3 4 5по охране труда с сотрудниками управления

ст. 626 б

01-39.01-40.

01-01 Архив

01-01-01. Дело фонда (исторические и тематические справки,паспорт архива, акты проверки наличия и состояния документов, акты приема и передачи документов на госхранение, акты о выделении документов к уничтожению, о утратах и неисправимых повреждениях документов)


На гос., му-ниципальное хранение пе-редается при ликвидации организации

01-01-02. Описи на дела постоянного хране-ния, утвержденные ЭПК


01-01-03. Описи личных дел профессорско-преподавательского состава, рабо-чих и служащих, согласованные ЭПК

Постоянност. 248 б

01-01-04. Описи личных дел сотрудников, студентов, аспирантов и по личному составу, согласованные ЭПК


01-01-05. Протоколы заседаний Экспертной комиссии

Постоянност. 18 д

01-01-06. Аттестаты, дипломы, трудовые книжки

До востреб.ст. 664

Не востреб. 75 лет

01-01-07. Акты, справки об итогах обследова-ния (проверок) архивными учрежде-ниями состояния и условий хране-ния документов

5 лет ЭПКст. 173 б

01-01-08. Документы (докладные, служебные записки, справки) о работе архива


01-01-09. Еженедельные отчеты о работе ар-хива

1 годст. 476

13

1 2 3 4 501-01-10. Заявления и разрешения на допуск к

ознакомлению с документами ар-хива

10 лет ЭПК

ст. 250

01-01-11. Заявления и запросы о выдаче ар-хивных справок, копий документов, выписок из документов, переписка по их выдаче

5 летст. 253

01-01-12. Требования структурных подразде-лений на выдачу дел из архива во временное пользование

3 годаст.251

После воз-вращения документов в архив

01-01-13. Переписка внутренняя по организа-ционным вопросам (служебные за-писки)

5 лет ЭПКст. 84, 87,

88

01-01-14. Журнал выдачи документов из ар-хива во временное пользование

3 годаст. 251

После воз-вращения всех дел по журналу

01-01-15. Журнал учета температурного ре-жима и относительной влажности в помещениях архива

1 годст. 259 ж

01-01-16. Журнал регистрации выданных ар-хивных справок, копий документов, выписок из документов

5 летст.252

01-01-17. Сводная Номенклатура дел универ-ситета, согласованная с ЭПК при Управлении государственной архив-ной службы Самарской области


01-01-18.01-01-19.

14

1 2 3 4 5

02. УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ02-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ, Высшей аттестационной комис-сии по учебно-методическим вопро-сам. Копии

ДМНст. 27 б

02-02. Федеральные государственные обра-зовательные стандарты высшего профессионального образования. Копии

3 годаст. 25 б

После замены новыми.Электронно на сайте подразде-ления

02-03. Основные образовательные про-граммы подготовки аспирантов по специальностям, разработанные в университете

Постоянност. 710 а,

711 а

02-04. Нормативные документы универси-тета по учебно-методической работе. Копии

ДМН

02-05. Положение об учебно-методическом управлении и отделах УМУ. Копии

3 годаст.55 б,

56 б

ПЗНПодлинник в УД как прило-жение к приказу (01-10)

02-06. Положение о научно-методическом совете. Копия

3 годаст.57 б

Подлинник в УС как прило-жение к реше-нию УС

02-07. Должностные инструкции сотрудни-ков управления. Копии

ДМНст. 77 а


02-08. Протоколы заседаний научно-мето-дического совета и документы к ним


02-09. Протоколы заседаний экзаменаци-онных комиссий по приему канди-датских экзаменов

50 лет Примерная номенклатура дел вуза (35-05)

02-10. Протоколы заседаний комиссий по приему в аспирантуру

5 лет После окончания аспирантуры или выбытия из нее.

15

1 2 3 4 5Примерная номенклатура дел вуза (35-04)

02-11. Приказы руководства университета о закреплении помещений. Копии

ДМН Подлинники в УД (01-10)

02-12. Приказы руководства университета по личному составу преподавателей с почасовой оплатой труда


02-13. Приказы руководства университета о движении аспирантов, докторантов и соискателей. Копии


02-14. Учебные планы по основным обра-зовательным программам, разрабо-танные в ТГУ


02-15. Графики учебного процесса, разра-ботанные в ТГУ

1 годст. 728

02-16. Годовой статистический отчет по форме 1-НК «О работе аспирантуры и докторантуры»


02-17. Годовой отчет «О работе в сфере подготовки кадров высшей квали-фикации»


Для Мини-стерства об-разования и науки РФ

02-18. Состав председателей государ-ственных экзаменационных (атте-стационных) комиссий, утвержден-ные Рособрнадзором (Министер-ством образования и науки РФ)

5 летст. 703

02-19. Документы о проведении проверок учебных подразделений (протоколы, отчеты, акты)


02-20. Заявления о приеме на педагогиче-скую работу на условиях почасовой оплаты труда

5 летст. 665

02-21. Ведомости начисления почасовой оплаты труда преподавателям и работ-никам. Копии

ДМНст. 726

При отсут-ствии лицевых счетов – 75 летПодлинники передаются в

16

1 2 3 4 5бухгалтерию 19-01-08

02-22. Лицевые счета по заработной плате работников с почасовой оплатой труда

75 лет ЭПК

ст. 413

02-23. Расписания учебных занятий 3 годаст. 453 «Н»

02-24. Расписание проведения экзаменов, зачетов

1 годст. 501 «Н»

02-25. Реестр распределения учебных по-мещений по назначению

ДЗН В базе данных «Аудиторный фонд»

02-26. Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендован-ные к изданию. Копии

ДМН Подлинники в издательстве ТГУ (29-02-09)

02-27. Личные дела докторантов, аспиран-тов, соискателей, окончивших обу-чение

75 лет-ВЭПК

ст. 489 «Н»

02-28. Личные дела докторантов, аспиран-тов, соискателей отчисленных до окончания обучения

15 лет Примерная номенклатура дел вуза (35-11)

02-29. Вступительные рефераты и рефе-раты, предоставляемые в аспиран-туру для сдачи кандидатских экза-менов

3 годаЭК

Хранятся в л/д аспиранта (32-08)

02-30. Договоры об обучении докторантов, аспирантов и соискателей

5 летст.443

После исте-чения срока действия до-говора

02-31. Журнал регистрации протоколов за-седаний комиссий по приему всту-пительных экзаменов в аспирантуру

Постоянност. 608 «Н»

02-32. Журнал регистрации протоколов за-седаний комиссий по приему канди-датских экзаменов


02-33. Журнал регистрации выдачи удо-стоверений аспиранта

5 летст. 706

17

1 2 3 4 5

02-34. Журнал регистрации выдачи спра-вок об обучении в аспирантуре

3 годаст. 258 г

02-35. Журнал регистрации договоров об обучении с докторантами, аспиран-тами и соискателями

5 летст. 443

После окон-чания срока действия до-говора

02-36. Журналы проведения противопо-жарного инструктажа

3 годаст. 870

02-37. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


02-38. Номенклатура дел учебно-методиче-ского управления

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

02-39.02-40.

18

1 2 3 4 5

03. УПРАВЛЕНИЕ РАЗВИТИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ03-01. Законодательные и нормативно-пра-

вовые акты РФ и Министерства об-разования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии

ДМНст. 1 б

03-02. Нормативные документы Министер-ства образования и науки РФ (поло-жения, порядки, правила, инструк-ции, методические указания и реко-мендации), регламентирующие ра-боту управления. Копии

ДМНст. 27 б

03-03. Локальные нормативные акты ТГУ (положения, порядки, правила, ин-струкции, методические указания и рекомендации), регламентирующие работу управления. Копии

ДМНст. 27 а

Электронно.Подлинники локальных нормативных актов приложе-ния к решениям УС (04-06)

03-04. Положение об управлении развития профессионального образования. Копия

3 годаст.55 б, 56

б

Электронно.Подлинник в УД как прило-жение к приказу (01-10)

03-05. Должностные инструкции сотрудни-ков отдела. Копии

ДМНст. 77 а


03-06. Годовой статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об образо-вательном учреждении, реализую-щем программы высшего професси-онального образования». Копия


Подлинники направляются в Минобрнауки России и Мино-брнауки Самар-ской области

03-07. Годовой статистический отчет по форме ВПО-2 «Сведения о матери-ально-технической и информацион-ной базе, финансово-экономической деятельности образовательного учреждения, реализующего про-



19

1 2 3 4 5граммы высшего профессиональ-ного образования». Копия

03-08. Годовой статистический отчет по форме СПО-1 «Сведения об образо-вательном учреждении, реализую-щем программы среднего професси-онального образования». Копия



03-09. Отчет по показателям деятельности образовательных учреждений, необ-ходимых для определения его вида


Для Минобрна-уки РФ. После прекра-щения аккреди-тации

03-10. Отчёт об условиях реализации от-дельной образовательной про-граммы, проходящей общественно-профессиональную аккредитацию


Для организа-ции проводящей аккредитацию.После прекращения аккредитации. Протоколы и решения - Постоянно.

03-11. Заключения и отчеты экспертов об условиях реализации отдельных образовательных программ, подлежащих государственной аккредитации


Для Минобрнауки РФ

03-12. Отчеты председателей о работе государственных аттестационных комиссий по отдельным образовательным программам

Постоянно Примерная номенклатура дел вуза 07-11

03-13. Отчет о результатах итоговой государственной аттестации для рассмотрения Учёным советом

ДМН Электронно.

03-14. Анкеты по рейтингу ВУЗа и рейтингам отдельных специальностей

ДМНст.519

03-15. Документы (таблицы, расчеты, диаграммы) для годового отчёта о деятельности университета

5 летст. 473

Электронно.

03-16. Документы об образовании иностранных граждан поступающих

ДМН Подлинники в Рособрнадзоре РФ

20

1 2 3 4 5в университет (письма в Рособрнадзор, заявление слушателя в Рособрнадзор, документы об образовании) для проведения процедуры нострификации. Копии

03-17. Переписка с организациями по профильным вопросам деятельности управления


03-18. Книга регистрации и выдачи академических справок установленного ВУЗом образца

5 летст. 695 д

03-19. Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


03-20. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками управления

3 года ст. 870

03-21. Номенклатура дел управления развития дополнительного профессионального образования

ДЗНст. 200 а


03-22.03-23.

03-01. Центр организации практик и содействия трудоустройству03-01-01. Локальные нормативные акты

(положения, приказы руководства университета, решения Учёного совета), касающиеся работы центра. Копии

ДМНст. 1 б

Электронно. В АИСУ «Документооборот»

03-01-02. Документы о трудоустройстве выпускников (отчеты, прогнозы, сведения)

5 лет ЭК

03-01-03. Годовые отчеты о работе центра организации практики и содействия трудоустройству


Электронно на сайте www . kcst . bm - stu . ru (по запросам КЦСТ)

03-01-04. Сводные отчеты о прохождении студентами практики


21

http://www.kcst.bmstu.ru/

http://www.kcst.bmstu.ru/

1 2 3 4 503-01-05. Приказы ректора о направлении

студентов на практику. Копии ДМН Подлинники в

УД (01-12)

03-01-06. Заявки студентов и выпускников на трудоустройство

3 годаст. 565

03-01-07. Переписка с Тольяттинским управлением Министерства образования и науки Самарской области о прогнозе распределения выпускников


03-01-08. Переписка с Центром занятости г.Тольятти по вопросу трудоустройства выпускников

5 летст. 564

03-01-09. Договоры с организациями о проведении практик студентов

5 летст. 436

После истечения срока действия договоров

03-01-10. Журнал регистрации договоров с организациями о проведении практик студентов


После окончания срока действия договоров

03-01-11. Журнал учета заявок студентов и выпускников на трудоустройство

3 годаст. 565

03-01-12. Журнал учета вакансий поступающих от организаций и предприятий региона

3 годаст. 565

03-01-13.

03-01-14.

03-02. Центр маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов03-02-01. Локальные нормативные акты

(положения, приказы руководства университета, решения Учёного совета), касающиеся работы центра. Копии

ДМНст. 1 б


03-02-02. Положение о центре маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов. Копия

3 годаст. 55 б,

56 б

Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

03-02-03. Должностные инструкции ДМН Подлинники в ОУП (15-01-

22

1 2 3 4 5сотрудников отдела. Копии ст. 77 а 03)

03-02-04. Программы обучения по предметам подготовительных курсов, разработанные в ТГУ

ДМНст. 457 а «Н»

03-02-05. Программы по предпрофильной подготовке, разработанные в ТГУ

ДМНст. 457 а «Н»

03-02-06. Годовой план работы центра профориентационной работы

5 летст. 290

При отсутствии годовых планов работы организации – Постоянно

03-02-07. Годовой отчёт о работе центра 5 летст. 475

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (04-06)

03-02-08. Заявления о приеме на педагогическую работу на условиях почасовой оплаты труда

5 летст. 665

03-02-09. Ведомости начисления почасовой оплаты труда преподавателям. Копии

ДМНст. 726

При отсутствии лицевых счетов – 75 летПодлинники передаются в бухгалтерию 19-01-08

03-02-10. Расписание учебных занятий подготовительных курсов

1 годст. 728

03-02-11. Расписание занятий по предпрофильной подготовке учащихся школ

1 годст. 728

03-02-12. Списки слушателей подготовительных курсов

5 летст. 732

После окончания обучения

03-02-13. Ведомости успеваемости учащихся 9-х классов по предпрофильной подготовке

5 летст. 732

03-02-14. Договоры со слушателями подготовительных курсов

5 летст. 436

23

1 2 3 4 503-02-15. Заявления преподавателей о приеме

на педагогическую работу с почасовой оплатой труда

5 летст. 665

03-02-16. Переписка с организациями по основным профильным направлениям деятельности

5 лет ЭПКст. 32, 33

03-02-17. Реестр договоров со слушателями подготовительных курсов


03-02-18. Журналы учета посещаемости и успеваемости слушателей подготовительных курсов

5 летст. 493 «Н»

03-02-19

Номенклатура дел центра маркетинга образовательных услуг и привлечения абитуриентов.

ДЗНст. 200 а


03-02-2003-02-21

04.УЧЕНЫЙ СОВЕТ04-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности ВУЗа. Копии

ДМНст. 1 б

04-02. Регламент Учёного совета. Копия 3 годаст. 27 б

Приложение к решению УС (04-06)

04-03. Положение об Учёном совете. Копия 3 годаст.55 б,

56 б


04-04. Положения об институте, факультете, совете института, факультета. Копии


56 б


04-05.0

Должностные инструкции сотрудников УС. Копии

ДМНст. 77 а


04-06.0

Протоколы заседаний Учёного совета и документы к ним (явочные листы, бюллетени, протоколы счетных комиссий, решения) в том числе по конкурсному отбору на замещение вакантных должностей

Постоянност. 18 д, б

ст. 670

24

1 2 3 4 5профессорско-преподавательского состава

04-07. Протоколы заседаний постоянных комиссий Учёного совета и материалы к ним


04-08. Протоколы заседаний Попечительского совета и документы к ним (доклады, решения)


04-09. Документы (протоколы, решения, стенограммы, явочные листы, бюллетени) собраний трудовых коллективов

Постоянност. 18 ж

04-10. План заседаний Учёного совета и график проведения заседаний постоянных комиссий Учёного совета

5 летст. 290

Утверждается решением УС

04-11. Аттестационные дела соискателей учёных званий доцента и профессора. Копии

ДМН Подлинники в Москве в ВАКе

04-12. Приказы о составе ученого совета, изменения и уточнения состава. Копии


04-13. Переписка с Высшей аттестационной комиссией по вопросам представления к ученым званиям

5 лет ЭПКст. 625 «Н»

04-14. Журнал учета аттестационных дел, отправляемых в ВАК

3 годаст.258 д

04-15. Уведомления приглашенным на Учёный совет. Копии

3 годаст. 258 ж


3 годаст. 870

04-17. Журналы проведения инструктажа по охране труда


04-18. Номенклатура дел Учёного совета ДЗН Не ранее 3

25

1 2 3 4 5ст. 200 а лет после

передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

04-19.

04-20.

04-01. Диссертационный совет04-01-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ, нормативные документы Высшей аттестационной комиссии о деятельности совета. Копии

ДМНст. 1 б

04-01-02. Положение о диссертационном совете. Копия

ДЗН Подлинник в УС как приложение к решению УС(04-08).

04-01-03. Годовой отчет о работе совета. Копия

ДМН Подлинник в УС как приложение к решению УС(04-08).

04-01-04. Протоколы, стенограммы заседаний диссертационного совета и документы к ним

Постоянно Входят в состав аттестационного дела (04-01-07)Примерная номенклатура дел вуза (10-06)

04-01-05. Аттестационные дела соискателей, представленных к присуждению ученых степеней

Постоянно Примерная номенклатура дел вуза (10-07)

04-01-06. Аттестационные дела соискателей, не защитивших диссертации

10 лет ЭПК Примерная номенклатура дел вуза (10-08)

04-01-07. Защищенные диссертации и авторефераты

Постоянно На госхранение не передаются, хранятся в Научной библиотеке ТГУ.Примерная номенклатура дел вуза (10-10)

04-01-08. Переписка с Высшей аттестационной комиссией, учреждениями и отдельными

5 лет ЭПК Электронно. Примерная номенклатура дел вуза (10-13)

26

1 2 3 4 5лицами по вопросам защиты диссертаций

04-01-09. Номенклатура дел диссертационного совета

ДЗНст. 200 а


04-01-10.04-01-11.

05, 06, 07,….. 14. ИНСТИТУТ…-01 Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ по учебно-методическим вопросам. Копии

ДМНст. 1 б

…-02 Положение об институте. Копия 3 годаст. 55 б,

56 б

После замены новыми.Подлинник приложение к решению УС (04-06)

…-03 Должностные инструкции сотрудников института. Копии.

ДМНст. 77 а


…-04 Протоколы заседаний стипендиальных комиссий по назначению стипендий студентам,

5 летст. 729

27

1 2 3 4 5документы к ним (представления, заявления, справки)

…-05 Годовой отчет об организации и проведении предметных студенческих олимпиад (конкурсов)

Постоянност. 383«Н»

Сдаются в УМУ.

…-06 Приказы и распоряжения руководства университета по основной деятельности. Копии

ДМНст. 19 а

Подлинники в УД (01-10)

…-07 Приказы об установлении оплаты за обучение успешно обучающимся студентам. Копии

ДМНст. 19 б


…-08 Распоряжения директора института по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 19 в

…-09 Учебные планы по основным образовательным программам. Копии

ДМНст. 711 а

Оригиналы в УМУ (02-10)

…-10 Сведения об итогах экзаменационных сессий за учебный год

5 летст. 507 «Н»

...-11 Отчеты об организации внеучебной деятельности в институте (проведение конкурсов, спортивных и праздничных мероприятий и т.д.)


…-12 Учебные карточки студентов 75 лет ЭПКст. 489 а

«Н»

Электронно. Распечатываются и прошиваются в личное дело студента при отчислении.

…-13 Зачетные и экзаменационные ведомости по учебным группам

5 летст. 508 «Н»

…-14 Ведомости переаттестации дисциплин по специальностям

5 летст. 705

…-15 Индивидуальные планы/графики обучения студентов


После окончания обучения или

28

1 2 3 4 5отчисления

…-16 Списки студентов по учебным группам

5 летст. 732


…-17 Документы об организации итоговой аттестации студентов (графики проведения ГАК и ГЭК, распоряжения по утверждению тем и руководителей выпускных квалификационных работ, приказы о допуске к государственному экзамену и защите выпускных квалификационных работ). Копии

ДМН Подлинники приказов в УД (01-10)

…-18 Документы об оформлении академических справок, дипломов о неполном высшем образовании, дубликатов приложений к дипломам (заявления, справки, копии учебных планов)

5 лет ЭПКст.183 б

…-19 Документы (заявления студентов, объяснительные записки, медицинские справки, справки с места работы), не вошедшие в состав личных дел студентов


«Н»

…-20 Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы института


…-21 Журнал регистрации распоряженийдиректора института по административно-хозяйственным вопросам



…-22 Журнал учета выдачи документов студентам, переведенным на обучение по индивидуальному плану


…-23 Журнал учета выдачи «Справок-вызовов»


…-24 Журнал учета выдачи экзаменационных листов


29

1 2 3 4 5…-25 Журнал регистрации справок об

обучении студентов5 лет

ст. 258 г

…-26 Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

…-27 Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения


…-28 Номенклатура дел института ДЗНст. 200 а


…-29…-30

… – 01. Совет института…01-01 Протоколы и стенограммы

заседаний совета по конкурсному отбору

Постоянност. 18 д,

ст. 621 «Н»…01-02 Протоколы заседаний Совета и

документы к ним (явочные листы, решения и др.) по организационным вопросам работы факультета (института)

Постоянност. 18 б,

ст. 463 «Н»

…01-03 Протоколы заседаний Совета и материалы к ним (явочные листы, бюллетени, и протоколы счетных комиссий) по конкурсному отбору на должности ППС

15 лет ЭПК

ст. 696

…01-04 План заседаний Совета 5 летст. 290

…01-05 Приказы о составе совета института, изменения и уточнения состава. Копии


…01-06 Журнал регистрации уведомлений приглашенных на совет

3 годаст. 258 ж

…01-07…01-08

02, 03, 04 ….. КАФЕДРА…-01 Положение о кафедре. Копия 3 года

ст. 55 б,56 б

После замены новыми.Подлинник приложение к Решению УС

30

1 2 3 4 5(04-06)

…-02 Должностные инструкции сотрудников. Копии

ДМНст. 77 а


…-03 Протоколы заседаний кафедры Постоянност. 463«Н»

…-04 Протоколы заседаний ГАК, ГЭК 75 летЭПК

Примерная номенклатура дел вуза (11-07)

…-05 Протоколы заседаний:- оргкомитетов предметных студенческих олимпиад по выборам жюри, апелляционных и мандатных комиссий- жюри, апелляционных и мандатных комиссий предметных студенческих олимпиад


…-06 Отчеты оргкомитетов о проведении предметных студенческих олимпиад


…-07 Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии

ДМН Подлинники в УД (01-10; 01-11)

…-08 Приказы о составе государственной экзаменационной комиссии и государственной аттестационной комиссии. Копии


…-09 Приказы о направлении студентов на практику. Копии


…-10 Планы повышения квалификации профессорско-преподавательского состава

5 летст. 719 а

…-11 Учебные планы на учебный год и графики учебного процесса, разработанные в ТГУ. Копии

ДМНст. 711 б

Оригиналы в УМУ (02-10)

…-12 Годовой отчет о работе кафедры Постоянност. 465 «Н»

…-13 Индивидуальные планы и отчеты о работе преподавателей

1 годст. 476

31

1 2 3 4 5…-14 Отчеты руководителей о

прохождении производственной практики студентов

5 лет ЭК

…-15 Отчеты студентов о практике 3 года ЭК

…-16 Документы учебно-методического комплекса специальности (УМКС) (рабочие программы дисциплин специальностей по учебному плану, учебные материалы по специально-сти)

ДМНст. 711 б

…-17 Документы учебно-методического комплекса дисциплины (УМКД) (эк-заменационные билеты и учебные материалы по дисциплинам: учеб-ные пособия, методические реко-мендации и т.д.)

ДМНст. 712 б

…-18 Выпускные квалификационные ра-боты. Отзывы на них.

5 лет ЭПКст. 510 «Н»

Работы, от-меченные первыми премиями – постоянно. Работы, вы-полненные на творческих кафедрах – 15 лет ЭПК.Примерная номенклатура дел вуза (23-32-12)

…-19 Курсовые работы студентов 2 годаст. 509 «Н»

…-20 Переписка со структурными подраз-делениями университета по учебно-методическим и административно-хозяйственным вопросам

3 годаст. 717

…-21 Журнал учета прекурсоров 10 лет«С»

Для кафедр ИХиИЭ (12-02, 12-03 , 12-04) и ИнМаш (09-05)

…-22 Журналы проведения противопо-жарного инструктажа

3 годаст. 870

…-24 Журналы проведения и инструктажа по охране труда с сотрудниками ка-федры


...-25 Номенклатура дел кафедры ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или

32

1 2 3 4 5уничтожения учтенных по номенклатуре дел

…-26…-27

05-07. Проектный центр архитектуры, строительства и дизайна05-07-01. Законодательные и локальные нор-

мативные правовые акты, регламен-тирующие деятельность центра. Ко-пии

ДМНст. 1 б

05-07-02. Свидетельство о допуске к опреде-ленному виду или работам, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строитель-

ДЗН Подлинник в УД (01-07)

33

1 2 3 4 5ства. Копия

05-07-03. Положение о проектном центре ар-хитектуры, строительства и дизайна. Копия


56 б


05-07-04. Должностные инструкции работни-ков центра. Копии

ДМНст. 77 а


05-07-05. Отчеты по законченным НИР. Копии

ДМН Подлинники в отделе со-провождения НИР (36-01-03)

05-07-06. Документы (протоколы, акты, от-четы, справки и переписка) о ходе выполнения НИР. Копии

ДМН Подлинники в НИЧ (36-15)

05-07-07. Рефераты и аннотации на НИР. Копии

ДМН Входят в состав отчета (36-01-03)

05-07-08. Рекомендации и предложения по реализации и использованию результатов НИР. Копии

ДМН Подлинники в НИЧ (36-15)

05-07-09. Договоры (контракты) о совместной научной и (или) научно-технической деятельности. Копии

ДМН Подлинники в юридическом отделе (22-15)

05-07-010. Договоры (контракты) на градостроительные, проектные и проектно- изыскательские работы и приложения к ним. Копии

ДМН Подлинники в отделе юридическом отделе (22-16)

05-07-011. Номенклатура дел центра архитек-туры, строительства и дизайна

ДЗНст. 200 а


05-07-012.05-07-013.

061-11. Центр коммуникации06-11-01. Законодательные и локальные

нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность центра коммуникации. Копии

ДМНст. 1 б

06-11-02. Лицензия и свидетельство об аккредитации ТГУ. Копии


1 06 - индекс гуманитарно-педагогического института

34

1 2 3 4 506-11-03. Приказы и распоряжения

руководства ТГУ, регламентирующие деятельность центра. Копии

ДМН Электронно.Подлинники в УД (01-10/11)

06-11-04. Приказы руководства ТГУ о зачислении / отчислении слушателей. Коии

ДМН Электронно.Подлинники в УД (01-10)

06-11-05. Положение о центре коммуникации. Копия


56 б


06-11-06. Должностные инструкции работников центра коммуникации. Копии

ДМНст. 77 а


06-11-07. Рабочие программы дисциплин центра коммуникации

ДЗНст. 271 «Н»

06-11-08. Протоколы государственного тестирования иностранных граждан по русскому языку как иностранному

5 лет ЭПКст. 104, 509


06-11-09. Сведения о результатах государственного тестирования по русскому языку иностранных граждан (таблицы)

5 лет ЭПКст. 509, 705


06-11-10. Сертификаты о прохождении государственного тестирования по русскому языку. Копии

Электронно. Хранятся в УФМС при оформлении гражданства.

06-11-11. Сертификаты о владении русским языком, знании истории и основ законодательства Российской Федерации. Копии

5 летст. 705

Электронно.После окончания обучения. Срок действия сертификата – 5 лет

06-11-12. Сведения об иностранных гражданах, проходивших обучение по русскому языку как иностранному (база данных)



06-11-13. Расписание занятий центра коммуникации

3 годаст. 453 «Н»

35

1 2 3 4 5

06-11-14. Договоры с физическими и юридическими лица об оказании платных образовательных услуг. Копии


06-11-15. Переписка со структурными подразделениями (докладные и служебные записки, представления и т.п.).

5 летст. 717

06-11-16. Книга регистрации и выдачи сертификатов о владении русским языком, знании истории и основ законодательства Российской Федерации

5 летст. 706

06-11-17. Номенклатура дел центра коммуникации

ДЗНст. 200 а


06-11-18.06-11-19.

112-05. Физкультурно-оздоровительный комплекс11-05-01 Распорядительная и

эксплуатационно-техническая 3 года

ст. 219 бПосле замены новыми

2 11 - индекс института физической культуры и спорта

36

1 2 3 4 5документация (инструкции, руководства и др.) обслуживающему персоналу. Копии

11-05-02 Положение о физкультурно-оздоро-вительном комплексе (ФОК). Копия


56 б


11-05-03 Должностные инструкции сотрудников ФОК. Копии

ДМНст. 77 а


11-05-04 Приказы и распоряжения руководства ТГУ, регламентирующие деятельность физкультурно-оздоровительного комплекса. Копии


11-05-05 Отчеты о работе ФОК (недельные и месячные)

ДМНст. 474

11-05-06 Расписание проведения спортивных занятий во внеурочное время в залах физкультурно-оздоровительного комплекса.

1 годст. 728

11-05-07 Документы (заявки, наряды, таблицы, накладные) о материальных запасах физкультурно-оздоровительного комплекса.

5 летст. 753,

754

11-05-08 Договоры об оказании услуг и сотрудничестве. Копии


11-05-09 Акты выполненных работ к договорам об оказании услуг

5 лет ЭПКст. 456 а

Подлинники

11-05-10 Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения

10 летст. 626 б.

11-05-11 Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

11-05-12 Номенклатура дел физкультурно-оздоровительного комплекса

ДЗНст. 200 а


11-05-1311-05-14

15.УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ

37

1 2 3 4 515-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки РФ по вопросам работы с персоналом. Копии

ДМНст. 1 б

15-02. Положение об управлении по работе с персоналом. Копия


56 б

После замены новыми.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

15-03. Должностные инструкции сотрудников управления по работе с персоналом. Копии

ДМНст. 77 а


15-04. Организационная структура ТГУ и документы (приказы, схемы, таблицы) по ее изменению. Копии


15-05. Утвержденное штатное расписание ВУЗа и изменения к нему. Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10)

15-06. Коллективный договор Постоянност. 576

15-07. Протоколы заседаний аттестационной комиссии


На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 лет ЭПК

15-08. Информация о штатной численности и распределении фонда заработной платы. Копия


Подлинник в Минобрнауки РФ

15-09. Служебные записки структурных подразделений об изменении штатного расписания

3 годаст. 73

После утверждения

15-10. Служебные записки структурных подразделений об изменении структуры ТГУ

3 годаст. 66

15-11. Переписка о ходе заключения коллективного договора

3 годаст. 578

15-12. Переписка о ходе выполнения условий коллективного договора

5 летст. 580


5 летст. 719


15-14.

38

1 2 3 4 515-15.

15-01. Отдел управления персоналом15-01-01. Положение об отделе управления

персоналом. Копии3 года

ст.55 б, 56 бПосле замены новыми

15-01-02. Положение о персональных данных. Копия

ДМН Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10) – постоянно

15-01-03. Должностные инструкции сотрудников университета


15-01-04. Должностные инструкции сотрудников отдела управления персоналом. Копии

ДМНст. 77 а


15-01-05. Выписки из протоколов заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей профессорско-преподавательского состава

75 летЭПК

ст. 656 б

Подлинники в УС (04-06; 04-07).Хранятся в составе личных дел 75 лет.

15-01-06. Приказы ректора по личному составу сотрудников


О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 л.

15-01-07. Личные дела профессорско-преподавательского состава

Постоянно ст.640 «Н»

Не имеющих ученых степеней и званий или опубликованных научных работ хранятся 75 лет ЭПК

15-01-08. Личные дела работников ВУЗа 75 лет ЭПК

ст. 656 б15-01-09. Личные карточки работников ВУЗа

(форма Т-2)75 лет ЭПК

ст. 658

39

1 2 3 4 515-01-10. Протоколы заседаний комиссии по

трудовым спорам (КТС) и документы (заявления, докладные записки, протоколы) о разрешении трудовых споров


15-01-11. Месячные отчеты по контингенту сотрудников

ДМНст.474

Для внутреннего пользования

15-01-12. Документы (заявления, списки трудов, копии документов об образовании) соискателей прошедших по конкурсу на замещение вакантных должностей

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В составе личных дел (15-01-07/08)

15-01-13. Трудовые книжки работников ВУЗа До востреб.ст. 664

Не востр. не менее 75 лет

15-01-14. Трудовые договоры, заключаемые с сотрудниками



15-01-15. Договоры гражданско-правового характера, заключаемые с физическими лицами (подряда)

75 летст. 657

15-01-16. Документы о награждении работников ВУЗа государственными, правительственными, ведомственными и другими наградами. Копии

75 лет ЭПК

ст. 735 б


15-01-17. Документы (служебные записки, юридические заключения, акты) о привлечении сотрудников к дисциплинарной ответственности

3 годаст. 694

15-01-18. Ежегодные списки сотрудников, у которых наступает пенсионный возраст и документы (справки, заявления) о назначении пенсий


По льготным пенсиям – 10 лет

15-01-19. Графики предоставления отпусков сотрудникам

1 годст. 693

15-01-20. Документы (заявления, представления, докладные и служебные записки), не вошедшие в состав личных дел

5 летст. 665

15-01-21. Переписка с центром занятости по вопросам трудоустройства граждан

5 летст. 564

40

1 2 3 4 515-01-22. Переписка по вопросам

подтверждения трудового стажа работников


15-01-23. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним


15-01-24. Книга учета выдачи служебных удостоверений

3 годаст. 780

15-01-25. Журнал регистрации представлений об объявлении конкурса на замещение вакантных должностей ППС

3 годаст. 672

15-01-26. Журнал регистрации приказов по личному составу сотрудников


Электронно в формате Excel

15-01-27. Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним


Электронно в формате Excel

15-01-28. Журнал учета выдачи справок о работе, актов, уведомлений

5 летст. 695 д,

258 г

Уведомления хранятся в личном деле (15-01-07/08) – 75 лет

15-01-29. Журнал регистрации листков временной нетрудоспособности сотрудников

5 летст. 897

15-01-30. Журнал регистрации договоров гражданско-правового характера (ГПХ)



15-01-31. Журнал учета заявлений, работников ТГУ в комиссию по трудовым спорам


15-01-32. Книга учета выдачи удостоверений о присвоении звания «Ветеран ТГУ»

3 годаст. 780

15-01-33. Журнал учета личных дел сотрудников


15-01-34. Книга учета вкладышей к служебным удостоверениям, дающих право на перемещение материальных ценностей в ТГУ

3 годаст. 780

15-01-35. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним


15-01-36. Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

15-01-37. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками


41

1 2 3 4 5управления по работе с персоналом

15-01-38. Номенклатура дел отдела управления персоналом

ДЗНст. 200 а


15-01-39.15-01-40.

15-02. Отдел медицинской профилактики15-02-01. Приказы Министерства

здравоохранения и социального развития (нормативные документы, регулирующие работу медицинской службы). Копии

ДМНст. 1 б

15-02-02. Предписания и акты Роспотребнадзора по результатам проверок отдела медицинской профилактики


15-02-03. Акты (заключительные) о проведенных медицинских осмотрах

3 годаст. 914

15-02-04. Положение об отделе медицинской профилактики. Копия

3 годаст. 55 б, 56 б


15-02-05. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии

ДМНст. 77 а


15-02-06. Приказы руководства университета касающиеся работы отдела медицинской профилактики. Копии


15-02-07. Годовой план работы отдела медицинской профилактики

5 летст. 290

15-02-08. Ежемесячные и ежеквартальные отчеты контролирующим организациям

ДМНст. 474

По мере поступления запросов о предоставлении информации/отчетов

15-02-09. Документы (акты, накладные, ДМН Подлинники в материальном

42

1 2 3 4 5требования, отчеты) о приходе-расходе медикаментов. Копии

отделе бухгалтерии (19-02-04)

15-02-10. Договоры с медицинскими учреждениями о проведении медицинских осмотров, обследований, иммунизации студентов и сотрудников и акты о выполнении работ к ним (Копии)

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-17)Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии

15-02-11. Хозяйственные договоры- с организациями о ремонте и

техобслуживании медицинской аппаратуры и холодильного оборудования (Копии);

- с аптекой на поставку лекарственных препаратов, инструментария и аппаратуры (Копии); и акты о выполнении работ к ним (Копии)

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-17)Оригиналы актов в материальном отделе бухгалтерии

15-02-12. Сведения о флюорографии и прививках студентов и сотрудников (таблицы, снимки ФГ, справки Ф-086У)

3 годаст.489 б «Н»ст.646 б «Н»

После окончания учебного заведения или выбытия из него

15-02-13. Справки о состоянии здоровья посетителей бассейна

1 годст. 294 ПЗ

15-02-14. Списки и контингент сотрудников, работающих в неблагоприятных условиях труда подлежащих медосмотру.

Списки сотрудников декретированных групп подлежащих медосмотру.

Списки студентов подлежащих прохождению медосмотра перед практикой.

3 годаст. 353 ПЗ

15-02-15. Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-


43

1 2 3 4 5хозяйственным вопросам. Копии

15-02-16. Переписка с медицинскими учреждениями и организациями по профильным вопросам деятельности. Копии


15-02-17. Журналы учета амбулаторного приема студентов / сотрудников

3 годаст. 286 «ПЗ»

15-02-18. Журнал учета инфекционных больных


15-02-19. Журнал учета проведенных медицинских процедур


15-02-20. Журналы учета и проведения иммунизации студентов / сотрудников


15-02-21. Журнал учета постановки электрокардиограмм

5 летст. 333 «ПЗ»

15-02-22. Журнал учета проведения перевязок 3 годаст. 110 «ПЗ»

15-02-23. Журнал учета отходов класса «Б» 3 годаст.535 «ПЗ»

15-02-24. Журнал учета прекурсоров 10 лет«С»

15-02-25. Журнал регистрации справок о нетрудоспособности студентов


15-02-26. Журнал проведения осмотра на допуск студентов к участию в соревнованиях

1 годст. 294 «ПЗ»

15-02-27. Журнал проведения визуального осмотра на допуск посещения бассейна студентов и сотрудников


15-02-28. Журналы регистрации технического осмотра медицинской техники, технического осмотра холодильного оборудования


44

1 2 3 4 515-02-29. Журнал учета проведения осмотра

студентов при заселении в общежитие


15-02-30. Журнал регистрации температурного режима и анализа качества воды в бассейне

3 годаст.467 «ПЗ»

15-02-31. Журнал проверки санитарного состояния бассейна

3 годаст.467 «ПЗ»

15-02-32. Журнал оказания экстренной помощи посетителям бассейна

3годаст. 68 «П»

15-02-33. Журнал амбулаторного приема сотрудников

5 летст. 286 «ПЗ»

15-02-34. Журнал регистрации документов о состоянии здоровья, наличии прививок, флюорографии


15-02-35. Журнал регистрации посетителей бассейна (по абонементам)

3 годаст. 259 а

15-02-36. Журнал регистрации травм, произошедших на уроках физической культуры и спортивных соревнованиях

3 годаст. 346, 347

«ПЗ»

15-02-37. Журнал оказания помощи при дежурствах на соревнованиях

3 годаст. 68 «П»

15-02-38. Журнал передачи смены дежурных в бассейне

1 годст. 892


3 годаст. 870

15-02-40. Журналы проведения и инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела


15-02-41. Номенклатура дел отдела медицинской профилактики

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения

45

1 2 3 4 5учтенных по номенклатуре дел

15-02-42.15-02-43.

16. ОТДЕЛ МЕЖДУНАРОДНОГО СОТРУДНИЧЕСТВА16-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Российской Федерации, регламентирующие пребывание иностранных граждан на территории РФ. Копии

ДМНст. 27 б

16-02. Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела (положения, порядки, решения Учёного совета). Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам и в УС как приложения к решениям УС (01-10; 04-06)

16-03. Положение об отделе международного сотрудничества. Копия


56 б


16-04. Должностные инструкции сотрудников отдела. Копии

ДМНст. 77 а


16-05. Приказы руководства университета, относящиеся к деятельности отдела. Копии


16-06. Годовой отчет о международной деятельности университета

5 летст. 475

При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации – постоянно (04-06)

46

1 2 3 4 516-07. Сведения о численности

иностранных граждан (таблицы)5 лет ЭПК

ст. 509Определенной формы нет.

16-08. Списки иностранных граждан – студентов ТГУ

5 лет ЭК

16-09. Программы пребывания иностранных граждан


16-10. Документы по оформлению европейского приложения к диплому (порядок, заявления, анкеты и др.)


Копии Европейского диплома хранятся в личном деле

16-11. Документы (база данных, информация о грантах, конкурсах, стипендиях) о грантообразующих фондах и программах, присылаемые для сведения. Копии

ДМН

16-12. Документы (приказы, сметы, нормы возмещения расходов работникам, копии отчетов о поездках) по оформлению зарубежных командировок. Копии

ДМН Подлинники: приказов в УД (01-10), смет в ЦЭР (30-12)Подлинники отчетов в первой спецчасти

16-13. Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами. Копии

ДМНст. 492


16-14. Переписка с другими организациями по основной деятельности отдела

5 летст. 84ст. 689

16-15. Переписка с руководством университета по вопросам допуска иностранных граждан в ТГУ


16-16. Журнал учета выдачи европейского приложения к диплому

75 летст.492»Н»

16-17. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела




16-19. Номенклатура дел отдела международных программ

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в

47

1 2 3 4 5архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

16-20.16-21.

17.УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ СО СТУДЕНТАМИ17-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования и науки по вопросам, относящимся к компетенции управления

ДМНст. 27 б

17-02. Положение об управлении по работе со студентами. Копия

3 годаст.55б, 56б


17-03. Должностные инструкции сотрудников управления по работе со студентами. Копии

ДМНст. 77 а


17-04. Протоколы заседаний комиссии по переводу студентов на вакантные бюджетные места


17-05.17-06.

17-01. Отдел кадрово-учетной работы студентов

17-01-01.Лицензия и свидетельство о государственной аккредитации ТГУ. Копии


17-01-02. Положение об отделе кадрово-учетной работы студентов. Копии.

3 годаст.55 б, 56 б

Подлинники в УД как приложение к приказу (01-10)

17-01-03. Приказы руководства университета по основной деятельности относящиеся к работе отдела. Копии


48

1 2 3 4 5

17-01-04. Приказы ректора по личному составу студентов. Копии


17-01-05. Сведения «Ведомость движения по студентам», «Контингент студентов» (таблицы)

1 годст. 469 е


17-01-06. Личные дела студентов 75 лет ЭПКст. 489 а «Н»

17-01-07. Дипломы высшего профессионального образования, не полученные выпускниками


Но не менее 75 лет

17-01-08. Списки студентов, обучающихся на бюджетной основе

10 лет ЭК

17-01-09. Ведомости выдачи пенсионных страховых свидетельств студентам. Копии

ДМН В Пенсионном фонде

17-01-10. Переписка с организациями по вопросам, относящимся к компетенции отдела

5 летст. 84

17-01-11. Внутренняя переписка (служебные записки) по административно-хозяйственным вопросам


17-01-12. Книга регистрации выдачи дипломов

75 летст.492 «Н»

17-01-13. Журнал регистрации договоров со студентами о платном обучении


С даты последней записи. При условии проведения ревизии

17-01-14. Журнал регистрации выдачи справок об обучении студентов


17-01-15. Номенклатура дел отдела кадрово-учетной работы студентов

ДЗНст. 200 а


17-01-16.17-01-17.

17-02. Социальный отдел17-02-01. Законодательные и

распорядительные документы Министерства образования и науки РФ и локальные нормативные акты,

ДМНст. 27 б

49

1 2 3 4 5касающиеся основной работы отдела. Копии

17-02-02. Положение о социальном отделе. Копия

3 годаст. 55 б, 56б


17-02-03. Должностные инструкции сотрудников социального отдела. Копии

ДМНст. 77 а


17-02-04. Протоколы заседаний комиссии по материальной поддержке студентов и аспирантов

5 летст. 18 з

17-02-05. Протоколы заседаний комиссии по назначению повышенных и именных стимулирующих стипендий

Постоянно Примерная номенклатура дел вуза 11-21-06

17-02-06. Протоколы заседаний рабочей комиссии по распределению квот путевок и отбору участников из числа студентов и аспирантов на летний оздоровительный отдых

3 годаст. 916

17-02-07. План проверок состояния дел по охране прав детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся и выпускников ТГУ, присланный для сведения. Копия

ДМН Подлинник в Департаменте по вопросам семьи, опеки и попечительства мэрии г.о.Тольятти

17-02-08. График работы комиссии по оказанию материальной поддержки студентам и аспирантам

3 годаст. 722

17-02-09. Квартальные отчеты о фактически произведенных выплатах ТГУ в рамках предоставления мер социальной поддержки студентам ВУЗов Самарской области по оплате проезда на автомобильном транспорте пригородного междугородного (внутриобластного сообщения) предоставляемые в Министерство образования и науки Самарской области. Копии

ДМН Подлинники в Минобрнауки Сам. обл.

17-02-10. Справки Департамента по вопросам семьи и демографического развития мэрии г.о.Тольятти по итогам проверок предоставления гарантий по социальной поддержке детей


50

1 2 3 4 5сирот и детей, оставшихся без попечения родителей, обучающихся в ТГУ

17-02-11. Информация (таблицы, сводки, справки) о работе социального отдела для годового отчета университета

5 летст. 475

Электронно.При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (04-06)

17-02-12. Документы о назначении именных стипендий Президента РФ, Правительства РФ и др. (письма, приказы, положения, заявки на участие, характеристики и т.п.). Копии

ДМНст. 92 б

Подлинники в организациях учредителях именных стипендий

17-02-13. Документы (письма, заявления, справки, копии приказов руководства ТГУ) о работе со студентами из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Копии


17-02-14. Заявления студентов и аспирантов на материальную помощь

5 летст. 415

17-02-15. Заявления на компенсацию проезда иногородним студентам

5 летст. 415

17-02-16. Журнал регистрации заявлений студентов и аспирантов на материальную помощь

5 летст. 258 е

Электронно(в формате xl)

17-02-17.

Журнал регистрации заявлений иногородних студентов на компенсацию транспортных расходов


17-02-18. Журналы инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела



3 годаст. 870

17-02-20. Номенклатура дел социального ДЗН Не ранее 3 лет

51

1 2 3 4 5отдела ст. 200 а после

передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

17-02-21.17-02-22.

17-03. Отдел приема абитуриентов17-03-01. Приказы и инструктивные письма

Министерства образования, относящиеся к деятельности отдела, присланные для сведения. Копии

ДМНст. 1 б

17-03-02. Правила приема в ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

17-03-03. Положение о приемной комиссии. Копия.


56 б

Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

17-03-04. Положение об отделе приема абитуриентов. Копия.


56 б

Подлинник в УД как приложение к приказам(01-10)

17-03-05. Должностные инструкции сотрудников отдела приема абитуриентов. Копии

ДМНст. 77 а


17-03-06. Протоколы заседаний приемной комиссии (о зачислении абитуриентов)

5 летст. 483а «Н»

После окончания ВУЗа

17-03-07. Протоколы заседаний апелляционной комиссии. Копии


Подлинники в личных делах студентов

17-03-08. Протоколы экзаменационных комиссий о проведении вступительных испытаний (при поступлении в магистратуру). Копии


Подлинники в личных делах студентов

17-03-09. Приказы ректора о зачислении абитуриентов. Копии


17-03-10. Отчет приемной комиссии о приеме абитуриентов в университет. Копия

ДМН Подлинник в решениях УС (04-06)

17-03-11. Сведения по формам 2.1.1., 2.1.2, 2.3, 2.5., 2.6, 2.7 для годового статистический отчет по форме ВПО-1 «Сведения об

5 летст.473

16-04 – Годовой статистический отчет по форме ВПО-1

52

1 2 3 4 5образовательном учреждении, реализующем программы высшего профессионального образования»

17-03-12. Личные дела абитуриентов не принятых в университет

6 месяцевст. 491 «Н»

После изъятия личных документов

17-03-13. Личные документы (аттестаты, дипломы) абитуриентов, не поступивших в университет


Не менее 75 лет в архиве

17-03-14. Экзаменационные ведомости о сдаче вступительных экзаменов абитуриентов по дисциплинам

5 летст. 508 «Н»

17-03-15. Переписка по вопросам приема учащихся в университет

5 летст. 487 «Н»

17-03-16. Журнал регистрации абитуриентов, поступающих в университет

ДМНЭК

Электронно. В АИСУ «Приемная комиссия»

17-03-17. Номенклатура дел отдела приема абитуриентов

ДЗНст. 200 а


17-03-18.17-03-19.

18.ЦЕНТР МОНИТОРИНГА И КОНТРОЛЯ КАЧЕСТВА ОБРАЗОВАНИЯ18-01. Положение о центре мониторинга и

контроля качества образования. Копия

3 годаст.55 б,56б

После замены новыми.Подлинник в УД приложение к приказу (01-10)

18-02. Должностные инструкции сотрудников центра. Копии

ДМНст. 77 а


18-03. Распоряжения директора центра по административным вопросам

5 летст. 19 в

18-04. Приказы руководства университета по основной деятельности и распоряжения по административно-хозяйственным вопросам. Копии

ДМН

18-05. Расписание занятий 1 годст. 728


18-06. Зачетные и экзаменационные ведомости

5 летст. 508 «Н»

53

1 2 3 4 5

18-07. Тесты ДЗНст. 701 б

Электронно на Образовательном портале ТГУ http://edu.tltsu.ru/

18-08. Договоры с организациями об оказании услуг для работы центра. Копии


18-09. Заявки на проведение тестирования и на формирование и включение теста на образовательном портале

5 лет ЭК

18-10. Переписка со структурными подразделениями университета и сторонними организациями по профильным вопросам деятельности центра

5 летст. 84

18-11. Ведомости выдачи свидетельств о прохождении школьниками курса «Блок функциональной грамотности»


18-12. Журнал регистрации распоряжений директор центра по административным вопросам


18-13.Журнал регистрации входящих и исходящих служебных записок



18-14. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра

10 летст. 626 б.

18-15.Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

18-16.

Номенклатура дел центра мониторинга и контроля качества образования

ДЗНст. 200 а


18-17.18-18.

54

1 2 3 4 5

19.БУХГАЛТЕРИЯ19-01. Нормативные документы

Министерства финансов и Министерства образования и науки (положения, правила инструкции, методические указания и рекомендации) по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Копии

ДМНст. 1 б

19-02. Положение о бухгалтерии. Копия 3 годаст.55 б,56б


19-03. Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии. Копии

ДМНст. 77 а


19-04. Годовой бухгалтерский отчет ВУЗа с приложением к нему


19-05. Паспорта транспортных средств До списания транспорт

55

1 2 3 4 5ных

средствст. 836

19-06. Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.)

5 летст. 402

При условии завершения проверки (ревизии)

19-07. Переписка с отделением Федерального казначейства и Министерством образования и науки РФ по вопросам финансовой деятельности вуза


19-08. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения



3 годаст. 870

19-10. Номенклатура дел бухгалтерии. ДЗНст. 200 а


19-11.19-12.

19-01. Расчетный отдел

19-01-01. Приказы ректора по личному составу сотрудников. Копии

ДМН Подлинники в ОУП

19-01-02. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


19-01-03. Расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное страхование (медицинское, пенсионное, социальное) (таблицы)

5 летст. 395

При отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет

19-01-04. Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле над их распределением.

5 летст. 364

56

1 2 3 4 519-01-05. Налоговая карточка учета

совокупного годового дохода физических лиц и налога на доходы физических лиц (форма 1-НДФЛ)

5 летст. 394

Электронно.При условии проведении проверки

19-01-06. Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера).

5 летст. 361

При условии проведения проверки

19-01-07. Лицевые счета работников по заработной плате

75 лет ЭПК

ст. 41319-01-08. Ведомости начисления почасовой

оплаты труда преподавателям и работникам

5 летст. 726прим.

При отсутствии лицевых счетов – 75 лет

19-01-09. Документы (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий по листкам нетрудоспособности, по государственному социальному страхованию

5 летст. 904

19-01-10. Исполнительные листы работников ДМНст. 416

Не менее 5 лет

19-01-11. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения



3 годаст. 870

19-01-13.19-01-14.

19-02. Материальный отдел

19-02-01. Квартальный статистический отчет по планируемому и фактическому потреблению коммунальных услуг (1-КФО). Копия

ДМН Для Минобрнауки РФ

19-02-02. Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах, перерасчетах с контрагентами

5 летст. 366

После проведения взаиморасчета

19-02-03. Документы (протоколы заседаний инвентаризационной комиссий,

5 летст. 427

О товарно-материальных ценностях (движимом

57

1 2 3 4 5описи, акты, ведомости и др.) об инвентаризации основных средств, имущества и товарно-материальных ценностей

примечание

имуществе) – 5 лет.При условии завершения проверки (ревизии).

19-02-04. Документы (накладные на внутреннее перемещение и акты на списание) о перемещении и выбытии основных средств, товарно-материальных ценностей и движимого имущества

5 летст. 362

19-02-05. Договоры, заключенные с сотрудниками университета о материальной ответственности

5 летст. 457

После увольнения материально ответственного лица

19-02-06. Журнал регистрации договоров с сотрудниками о материальной ответственности


После окончания срока действия договора




3 годаст. 870

19-02-09.19-02-10.

19-03. Отдел кассово-банковских операций, учета, контроля и отчетности19-03-01. Первичные бухгалтерские

документы (кассовые, банковские, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, акты о приеме, сдаче, списания имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5 летст. 362

При условии проведения проверки (ревизии)

19-03-02. Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о дополнительных образовательных услугах, о


58

1 2 3 4 5финансировании культурно-массовой и физкультурно-оздоровительной работы со студентами

19-03-03. Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) о проверке кассы

5 летст. 402

При условии завершения проверки

19-03-04. Документы (вспомогательные и контрольные книги, журналы, карточки, кассовые книги, оборотные ведомости) о финансовой деятельности ВУЗа

5 летст. 361,

362


19-03-05. Платежные ведомости на выдачу заработной платы, пособий, материальной помощи и др. выплат

5 летст. 412

При условии завершения проверки




3 годаст. 870

19-03-08.19-03-09.

20.НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА20-01. Положение о Научной библиотеке.

Копия3 года

ст.55 б,56бПодлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

20-02. Правила пользования библиотекой. Копия.

ДМН Подлинник в УД приложение к приказу (01-10)

20-03. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии.


20-04. Сведения (таблицы) по основным показателям деятельности научной

5 летст. 475

59

1 2 3 4 5библиотеки

20-05. Должностные инструкции сотрудников. Копия

ДМНст. 77 а


20-06. Протоколы заседаний методического совета при директоре Научной библиотеки

5 летст.18 з

20-07. Документы (списки, копии договоров поставки, отчеты) по оформлению годовой подписки на литературу

1 годст. 529

После получения подписной литературы

20-08. Акты и списки на передачу книг другим организациям

3 годаЭК

20-09. Акты списания книг 10 летст. 531

После проверки библиотечного фонда

20-10. Заявки на комплектование фонда библиотеки

3 годаст. 526

20-11. Каталоги книг (систематические, алфавитные)

Доликвидаци

и библиотеки ст. 532

20-12. Книги суммарного учета библиотечного фонда

Доликвидаци

и библиотек

и ст. 5320-13. Книга инвентарного учета

библиотечного фонда5 лет

ст. 459 лЭлектронно.При условии проведения проверки (ревизии)

20-14. Карточки формуляров читателей 1 годст. 746 «Н»

20-15.Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками



3 годаст. 870

20-17. Номенклатура дел Научной библиотеки

ДЗНст. 200 а


60

1 2 3 4 520-18.20-19.

20-01. Центр научных журналов

20-01-01.

Приказы и инструктивные письма высшей аттестационной комиссии по вопросам работы центра научных журналов. Копии

ДМНст. 27 б

20-01-02.Положение о центре научных журналов. Копия


56 б

Подлинник в УД (01-10)

20-01-03.Должностные инструкции работников центра. Копии

ДМНст. 77 а


20-01-04.

Свидетельство о регистрации средства массовой информации «Вектор науки». Копия


20-01-05.

Переписка о присвоении международной стандартной нумерации сериальных изданий ISSN

5 летст. 84


20-01-06.

Статьи, опубликованные в журнале «Вектор науки ТГУ»

ДМНст. 536

Электронно.Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 лет ЭПК

20-01-07.

Документы (копии квитанций об оплате за издание статей, рецензии, экспертные заключения, письма-направления) по формированию очередного выпуска журнала «Вектор науки ТГУ»

3 годаст. 549

С зарубежными странами – 5 лет ЭПК

20-01-08.

Договоры о публикациях статей в научном журнале «Вектор науки ТГУ» и акты приема-передачи выполненных работ к ним (с юридическими лицами)


20-01-09. Журнал регистрации договоров о публикациях статей в научном журнале «Вектор науки ТГУ»



61

1 2 3 4 5

20-01-10.

Ведомости выдачи печатных экземпляров журналов авторам

5 летст. 277

20-01-11.

Реестры почтовых отправлений печатных экземпляров журналов авторам. Копии


20-01-12.

Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками подразделения


20-01-13.Журналы проведения противопожарного инструктажа

3 годаст. 870

20-01-14.

Номенклатура дел центра научных журналов

ДЗНст. 200 а


20-01-15.20-01-16.

21. МОБИЛИЗАЦИОННЫЙ ОТДЕЛ21-01. Нормативно-правовые документы

(Законы РФ, инструкции, положения и т. д.), регламентирующие работу мобилизационного отдела. Копии

ДМНст. 27 б

21-02. Устав ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УД (01-02)

21-03. Методические рекомендации по служебному делопроизводству по


После замены новыми.

62

1 2 3 4 5вопросам ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в организации (разработаны отделом военного комиссариата по г.Тольятти Самарской обл.). Копия

21-04. Положение о мобилизационном отделе. Копия


56 б


21-05. Должностные инструкции сотрудников мобилизационного отдела. Копии

ДМНст. 77 а


21-06. Приказы и распоряжения руководства университета по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Копии


21-07. Приказы ректора по личному составу студентов, аспирантов и сотрудников. Копии

ДМН Подлинники приказов по сотрудникам в ОУП, - по студентам и аспирантам в УД (01-14)

21-08. Планы работы по ведению воинского учета и бронирования граждан

5 летст. 691

21-09. График сверки личных карточек формы Т-2 с военными билетами граждан пребывающих в запасе (ГПЗ)

1 год ЭК

21-10. Картотека личных карточек формы № Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу

3 годаст. 695 е

После увольнения

21-11. Переписка по вопросам деятельности отдела. Копии

5 летст. 84

21-12. Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 летст. 692

63

1 2 3 4 521-13. Книга учета передачи бланков

специального учета, военных билетов и личных карточек студентов ТГУ

3 годаст. 259 г

21-14. Журнал учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву, заявивших об изменениях состояния здоровья


21-15. Журнал учета листков сообщений и корешков к ним об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете


21-16. Журнал регистрации выдачи справок формы «Приложение-2» об отсрочке от призыва студентов на военную службу


21-17. Журнал учета лиц, имеющих право на льготы


21-18. Журналы проведения инструктажа по технике безопасности с сотрудниками отдела



3 годаст. 870

21-20. Номенклатура дел мобилизационного отдела

ДЗНст. 200 а


21-21.21-22.

22.ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ22-01. Положение о юридическом отделе.

Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б


64

1 2 3 4 522-02. Проекты Устава, иных локальных

нормативных актов, документы по их разработке


22-03. Должностные инструкции сотрудников юридического отдела. Копии

ДМНст. 77 а


22-04. Документы (исковые заявления, отзывы, акты, копии решений суда и т.п.), предоставляемые в судебные организации. Копии


После вынесения решения

22-05. Заключения по служебным проверкам


Электронно.Внутренние.

22-06. Документы (акты, решения, заявления, заключения) об административных правонарушениях


22-07. Претензионные дела (претензии, ответы на претензии, обоснования претензий и т.п.)

5 летст. 189 После

вынесения решения

22-08. Доверенности на совершение различных действий от имени ТГУ


22-09. Заключения о соблюдении действующего законодательства по вопросам деятельности университета


22-10. Заключения на проекты локальных нормативных актов


22-11. Обращения граждан (заявления, жалобы и т.д.), документы по их рассмотрению (переписка и т.п.) о серьезных нарушениях, злоупотреблениях


22-12. Договоры, соглашения о сотрудничестве с зарубежными партнерами


Хранятся в УД

65

1 2 3 4 5

22-13. Договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных научных и научно-технических программ и проектов

Постоянност. 5 «Т»

22-14. Генеральные договоры и договоры о сотрудничестве с организациями


Хранятся в УД

22-15. Договоры (контракты) о совместной научной и (или) научно-технической деятельности

15 лет ЭПК

ст. 30 «Т»22-16. Договоры на проведение научно-

исследовательских, опытно-технологических и опытно-конструкторских работ

5 лет ЭПКст. 119 «Т»,

223 «Т»

После истечения срока действия договора или закрытия темы и утверждения эскизного проекта

22-17. Договоры и государственные контракты о поставках, услугах, работах с другими организациями


По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам постоянно

22-18. Договоры на оказание юридических услуг

5 лет ЭПКст.191

После истечения срока действия

22-19. Государственные контракты с Министерством обороны РФ на подготовку офицеров из числа студентов ТГУ с последующим их поступлением на военную службу по контракту

5 летст. 443

После истечения срока действия договора Хранятся в УД

22-20. Переписка с Министерством образования и науки РФ. Копии

ДМН

22-21. Журнал регистрации договоров 5 летст. 459 г

Электронно. В АИСУ «Документооборот».После окончания срока действия договоров

22-22. Журнал учета выданных доверенностей

5 летст. 459 т

При условии проведении проверки

22-23. Журналы проведения инструктажа 10 лет

66

1 2 3 4 5по охране труда с сотрудниками отдела

ст. 626 б.


3 годаст. 870

22-25. Номенклатура дел юридического отдела.

ДЗНст. 200 а


22-26.22-27.

67

1 2 3 4 5

23. ЦЕНТР НОВЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ23-01. Положение о центре новых

информационных технологий (ЦНИТ). Копия


56б


23-02. Должностные инструкции сотрудников ЦНИТ. Копии

ДМНст. 77 а


23-03. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками центра



3 годаст. 870

23-05.

Номенклатура дел Центра новых информационных технологий

ДЗНст. 200 а


23-06.23-07.

23-01. Отдел разработки информационных систем23-01-01. Протоколы оперативных совещаний

разработчиков АИСУ ТГУ5 лет

ст. 18 зЭлектронно в Bitrix

23-01-02. Приказы руководства ТГУ по семестровому планированию и проведению курсов на портале. Копии

ДМН Электронно в АИСУ «Документооборот»Подлинники в УД (01-10)

23-01-03. «Информатизация и автоматизация» проект Программы развития ТГУ, разработанный сотрудниками ЦНИТ. Копия

ДМН Электронно.Программа развития ТГУ утверждается решением УС (04-06) и хранится постоянно (ст. 210)

23-01-04. Реестры тикетов (таблицы) АИСУ и модулей портала

ДЗНЭК

Электронно

23-01-05. Макеты интерфейса АИСУ и модулей портала

ДЗНЭК


68

1 2 3 4 523-01-06.23-01-07.

23-02. Отдел менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов23-02-01. Государственные и международные

стандарты по качеству. Копии3 года

ст. 25 бПосле замены новыми

23-02-02. Локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность отдела (положения, порядки, инструкции). Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам и в УС как приложения к решениям УС (01-10; 04-06)

23-02-03. Положение об отделе менеджмента качества и оптимизации бизнес-процессов (ОМКиОБП). Копия

3 годаст. 55 б, 56 б


23-02-04. Приказы ректора, решения Ученого совета, относящиеся к деятельности отдела. Копии

ДМН Подлинники: приказов - в УД (01-10)Решений - в УС (04-06)

23-02-05. Должностные инструкции сотрудников ОМКиОБП. Копии

ДМНст. 77 а


23-02-06. Документы (акты, копии отчетов и заключений) об итогах проведения внешнего аудита по качеству


23-02-07. Годовой отчет об анализе СМК со стороны руководства ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в НИЧ как приложение к решению НТС (36-04)

23-02-08. Годовой отчет об оценке результативности СМК. Копия

ДМН Подлинник в Атомвоенсерт (входит в состав отчета 23-02-07)

23-02-09. Сведения (Справки) от структурных подразделений о результативности процессов СМК


Внутренние.

23-02-10. Сведения (таблицы, диаграммы) о проведении мониторинга процессов ВУЗа. Копии

ДМН Электронно

23-02-11. Документы (оперативные планы и отчеты, протоколы анализа рисков и последствий отказов (FMEA) и т.п.)

5 летст. 1515 «Т»

69

1 2 3 4 5по разработке корректирующих / предупреждающих действий

23-02-12. Документы (программа аудита, план аудита) о проведении внутреннего аудита по качеству


23-02-13. Документы об обучении персонала (распоряжения, график обучения, регистрационные листы, анкеты, списки) в области качества


23-02-14. Акты и отчеты по итогам проведения внутреннего аудита по качеству

5 летст. 402


23-02-15. Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности

5 летст.84


23-02-16. Переписка со структурными подразделениями по административным вопросам деятельности отдела



23-02-17. Журнал учета повышения квалификации сотрудников отдела

5 летст. 719

23-02-18.23-02-19.

23-03. Технический отдел

23-03-01. Порядок проведения инвентаризации компьютерной и оргтехники в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

23-03-02. Планы (месячные, недельные) работы отдела

ДМНст. 288


23-03-03. Инструкция по установке и настройке требованиям антивирусной безопасности ПО «Касперский»

3 годаст.219б

После замены новыми

23-03-04. Отчеты (месячные, недельные) о работе отдела

ДМНст. 474


23-03-05.23-03-06.

23-04. Отдел сетевого и системного администрирования

23-04-01. Планы (недельные, месячные) работ отдела

ДМНст. 288

Электронно в Bitrix

23-04-02. Отчеты (недельные, месячные) о ДМН Электронно в Bitrix

70

1 2 3 4 5работе отдела ст. 474

23-04-03. Документы (копии протоколов испытаний, предложения, расчеты) о внедрении новой технологии, разработанной в ТГУ

5 лет ЭПКст. 1259 «Т»


23-04-04. Техническая документация на сетевое оборудование


Электронно в формате pdf.После замены новыми

23-04-05. Документы необходимые для сервисного обслуживания сетевого оборудования (сопроводительные письма, реестр и инструкции)


23-04-06. Отчеты фирм о проведении ремонта и тестировании оборудования

5 летст. 217

23-04-07. Журнал мониторинга сетевого оборудования

5 летст. 230


23-04-08. Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности отдела

5 летст. 35


23-04-09.23-04-10.

71

1 2 3 4 5

24. УПРАВЛЕНИЕ ПО ВОСПИТАТЕЛЬНОЙ И СОЦИАЛЬНОЙ РАБОТЕ24-01 Положение об управлении по

воспитательной и социальной работе. Копии


56 б


24-02 Должностные инструкции сотрудников управления по воспитательной и социальной работе. Копии

ДМНст. 77 а


24-03 Годовые планы внеучебной работы институтов

5 летст.285 б

Внутренние

24-04 Годовой (за учебный год) план воспитательной, внеучебной и социальной работе университета

5 летст.285 б

Внутренний

24-05 Годовые отчеты институтов по внеучебной деятельности

5 летст.475

Внутренние

24-06 Годовой (за учебный год) отчет о проделанной воспитательной, внеучебной и социальной работе университета

5 летст.469 б

Внутренний

24-07 Аналитические справки о проведении университетских мероприятий студенческих организаций



24-08 График заседаний органов студенческого самоуправления

5 летст. 290

24-09 Документы о мероприятиях, проводимых в ВУЗе (приказы, распоряжения, сметы и пр.). Копии

ДМН Подлинники:приказов и распоряжений в УД (01-10); смет в ЦЭР (30-12)

24-10 Документы о работе творческих коллективов: клубов, студий, секций

ДМН Подлинники в УД как

72

1 2 3 4 5(положения, списки участников, расписание занятий и пр.). Копии

приложения к приказам (01-10)

24-11 Фото, видео-, аудио- материалы по мероприятиям, проводимым в ВУЗе



24-12 Протоколы заседаний студенческого собрания университета по выборам председателя студенческого парламента и документы к ним (бюллетени, явочные листы, протоколы счетных комиссий)


24-13 Протоколы заседаний студенческого парламента и документы к ним (Решения, доклады и др.)


За учебный год

24-14 Документы о работе студенческих организаций ТГУ (копии положений, копии приказов о проведении мероприятий, списки участников)

ДМН Подлинники приказов и положений в УД как приложения к приказам (01-10)

24-15 Договоры с учреждениями, организациями о сотрудничестве, об оказании услуг и работ. Копии


Переписка с организациями по основной (профильной) деятельности управления. Копии

ДМН

24-16 Переписка со структурными подразделениями по вопросам основной деятельности управления. Копии

ДМН

24-17 Инвентаризационные описи материальных ценностей

5 летст. 361 л


24-18 Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления


24-19 Журналы проведения 3 года

73

1 2 3 4 5противопожарного инструктажа ст. 870

24-20 Номенклатура дел управления по воспитательной и социальной работе

ДЗНст. 200 а


24-2124-22

25. ЦЕНТР СТРАТЕГИЧЕСКИХ ИНИЦИАТИВ25-01. Методические рекомендации

Министерства образования и науки РФ по составлению мониторинга эффективности деятельности вузов

ДМНст. 1 б

25-02. Положение о центре стратегических инициатив. Копия


56 б

Подлинник является приложением к приказу (01-10)

25-03. Должностные инструкции работников ЦСИ. Копии

ДМНст. 77 а


25-04. (Отчет) Мониторинг эффективности деятельности ТГУ за год (таблицы)


25-05. Паспорт организации Постоянност. 466

25-06. Отчеты руководителей проектов о выполнении Программы развития за год

5 летст. 475

25-07. Программа развития ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

25-08. Отчет о реализации Программы развития ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УС как приложение к Решению УС (04-06)

25-09. Протоколы заседаний согласительных комиссий по рассмотрению (обсуждению) проектов Программы развития


После завершения деятельности рабочих групп.Принятые решения закрепляются приказами (01-10)

25-10. Протоколы заседаний группы стратегического планирования

Постоянност. 18 г

25-11. Переписка с организациями по профильным направлениям


74

1 2 3 4 5деятельности центра

25-12. Переписка со структурными подразделениями университета по административным вопросам

3 годаст. 717

25-13. Номенклатура дел центра стратегических инициатив

ДЗНст. 200 а


25-14.25-15.

26. ДОМ УЧЁНЫХ26-01. Положение о Доме учёных. Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б


26-02. Должностные инструкции сотрудников Дома учёных. Копии

ДМНст. 77 а


26-03. Документы о деятельности Дома ученых (образцы полиграфической продукции, сценарии, тексты выступлений, презентационная документация), о проведении мероприятий.

5 лет ЭПКст. 538,

541

26-04. Документы (договоры, акты приема выполненных работ, счета) о финансовых расходах. Копии

ДМН Подлинники договоров в юридическом отделе (22-17); актов и счетов в бухгалтерии

26-05. CD –диски с фото/видеозаписями. Альбомы с фотографиями о проведении мероприятий

5 лет ЭПКст. 536,

963




3 годаст. 870

26-08. Номенклатура дел Дома ученых ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре

75

1 2 3 4 5дел

26-09.26-10.

27. МУЗЕЙ27-01. Положение о музее. Копия 3 года

ст. 55 б, 56 б


27-02. Годовой план работы музея 5 летст. 290

27-03. Годовой отчёт о работе музея 5 летст. 475

27-04. Должностные инструкции сотрудников музея. Копии

ДМНст. 77 а


27-05. Информационные справки об истории ТГУ


Хранятся в музее

27-06. Акты приёма-выдачи экспонатов на постоянное и временное хранение


«Н»


27-07. Книга учёта поступлений экспонатов основного фонда (КП)


«Н»


27-08. Книга учёта экспонатов научно-вспомогательного фонда (НВ)


«Н»


27-09. Информация о количестве посетителей музея

3 годаст. 259 а

27-10. Книга учёта актов приёмаи выдачи экспонатов музея

Постоянност. 459 е


27-11.Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками музея


27-12. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками музея

3 годаст. 870

76

1 2 3 4 527-13. Номенклатура дел музея ДЗН

ст. 200 аНе ранее 3 л. после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

27-14.27-15.

28. УПРАВЛЕНИЕ ИННОВАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ28-01. Нормативно-правовые акты

Министерства образования и науки РФ, касающиеся работы управления. Копии

ДМНст. 1 б


28-02. Положение об управлении инновационного развития. Копии


56 б

Электронно.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

28-03. Должностные инструкции сотрудников управления. Копии

ДМНст. 77 а




28-05. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками управления

3 годаст. 870

28-06. Номенклатура дел управления инновационного развития

ДЗНст. 200 а


28-07.28-08.

28-01. Отдел координации проектов28-01-01. Приказы об организации в ТГУ

конференций. Копии ДМН Подлинники

в УД (01-10)

28-01-02. Отчеты научных руководителей о проведенных в ТГУ конференциях


28-01-03. Документы для составления отчетов 5 лет

77

1 2 3 4 5(таблицы, сводки, отчеты руководителей оргкомитетов и кафедр о проведенных в ТГУ конференциях, мероприятий по НИРС)

ст. 473

28-01-04. Перечень монографий, изданных сотрудниками ТГУ. Титульные листы монографий. Копии

5 летст. 525

28-01-05. Списки участников конкурсов на выполнение НИОКР

1 годст. 785


28-01-06. Приказы об организации студенческих научных мероприятий (конференций, семинаров, форумов, выставок и т.д.). Копии


28-01-07. Документы (дипломы, патенты, публикации), подтверждающие участие студентов в НИРС. Копии

ДМН Подлинники находятся у студентов

28-01-08. Письма-приглашения к участию в выставках, семинарах, конференциях, форумах, конкурсах, заседаниях, сборниках статей, присланные для сведения

ДМНст. 90 б

28-01-09.28-01-10.

28-02. Отдел интеллектуальной собственности и малых инновационных предприятий

28-02-01. Законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам защиты интеллектуальной собственности

ДМНст. 27 б

28-02-02. Локальные нормативные акты (приказы руководства, решения УС и НТС, положения и т.д.) по вопросам ведения. Копии


28-02-03. Положение об отделе интеллектуальной собственности и малых инновационных предприятий. Копия


56 б

78

1 2 3 4 528-02-04. Учредительные документы (уставы,

учредительные договоры, протоколы собраний учредителей) малых инновационных предприятий, созданных с участием ТГУ. Копии

ДМН Подлинники в МИПах

28-02-05. Отчеты научных руководителей по законченным научно-исследовательским работам


28-02-06. Патенты на объекты интеллектуальной собственности и авторские заявки на них

Постоянност. 584, 586,

590 «Т»

28-02-07. Информационные карты по госбюд-жетным и хоздоговорным научно-исследовательским работам, зареги-стрированные во Всероссийской научно-техническом информацион-ном центре (ИК-карты). Копии


Электронно на сайте ЕГИСУ НИОКР www . rosrid . ru

28-02-08. Регистрационные карты сведений о начинаемых научно-исследователь-ских, опытно-конструкторских и технологических работах (РК-карты)



28-02-09. Информационные карты рефера-тивно-библиографических сведений о результатах научно-исследователь-ских, опытно-конструкторских и тех-нологических работ (ИКРБС-карты). Копии



28-02-10. Информационные карты о результа-тах интеллектуальной деятельности (РИД-карты). Копии



28-02-11. Информационные карты сведений о состоянии правовой охраны резуль-татов интеллектуальной деятельно-сти (ИКСПО-карты). Копии



28-02-12. Информационные карты сведений об использовании результатов ин-теллектуальной деятельности (ИКСИ-карты). Копии



28-02-13. Лицензионные договоры с МИПами. Копии


79

http://www.rosrid.ru/






1 2 3 4 528-02-14. Журнал регистрации и учета заявок

на объекты интеллектуальной собственности

ДМНст. 604,605 «Т»

28-02-15. Журнал регистрации полученных патентов

ДМНст. 604,605 «Т»

28-02-16.28-02-17.

29. УПРАВЛЕНИЕ КОРПОРАТИВНЫХ РЕКЛАМНО-ИМИДЖЕВЫХ ПРОЕКТОВ И СРЕДСТВ МАССОВОЙ ИНФОРМАЦИИ

29-01. Законодательные и нормативно-правовые акты РФ, относящиеся в работе управления. Копии

ДМНст. 27 б

29-02. Положение об Управлении корпоративных и рекламно-имиджевых и средствами массовой информации (УКРИПиСМИ). Копия


56 б


29-03. Должностные инструкции сотрудников УКРИПиСМИ. Копии

ДМНст. 77 а


29-04. Медиа-план по освещению деятельности ТГУ. Копия


29-05. Переписка с другими организациями по основным вопросам деятельности управления.


29-06. Переписка с подразделениями отделами ТГУ по организационным вопросам деятельности

5 летст. 84

29-07. Документы (договоры, накладные, акты приема-передачи и др.) об учете материальных ценностей. Копии

ДМН Подлинники: договоров в юр.отделе (22-17)накладных и актов в бухгалтерии

80

1 2 3 4 5(19-02-02)

29-08. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками

10 летст. 626 б.


3 годаст. 870

29-10. Номенклатура дел УКРИПиСМИ ДЗНст. 200 а


29-11.29-12.

29-01. Отдел корпоративных СМИ29-01-01. Положение об отделе

корпоративных СМИ. Копия3 года

ст. 55 б,56 б


29-01-02. Макеты разметки номеров газеты «Тольяттинский университет» и «Speech’ka» за год

ДМНЭК

29-01-03. Сведения о выполнении плана разработок дизайн-макетов имиджевой полиграфической продукции (таблицы)


29-01-04. Подшивка газеты «Тольяттинский университет» и «Speech’ka» за год

ДМНЭК

29-01-05. Переписка со структурными подразделениями по вопросам информационной поддержки деятельности ТГУ

5 летст. 512

29-01-06. Номенклатура отдела корпоративных СМИ

ДЗНст. 200 а


29-01-07.29-01-08.

29-02. Издательство ТГУ

81

1 2 3 4 529-02-01. Положение об издательстве ТГУ.

Копия3 года

ст. 55 б,56 б


29-02-02. Годовой отчет о выполнении издательского плана

5 летст. 475

Внутренний - для годового отчета ТГУ (04-06)

29-02-03. Свидетельства о государственной регистрации электронных изданий


CD-R диски с изданиями хранятся в Научной библиотеке ТГУ

29-02-04. Отчеты в Российскую книжную палату о присвоении ISBN (международный стандартный номер книги)

ДМНст. 474


29-02-05. Авторские и наборные с авторской правкой рукописи опубликованных научных работ и учебных пособий. Дела по изданию рукописей научных трудов (аннотаций, рецензий, переписка и др.)

5 лет ЭПКст. 708,711 «Н»

На рукописи, отражающие творческий процесс работы автора над рукописью и содержание рецензий известных лиц, выдающихся ученых - постоянно

29-02-06. Заказ – наряды на изготовление полиграфической продукции

3 годаст. 552

29-02-07. Накладные требования, товарные накладные, счета-фактуры. Копии

ДМН Подлинники в мат. Отделе бухгалтерии

29-02-08. Расчет стоимости учебно-методических пособий издаваемых в издательстве ТГУ. Копия

5 летст. 298


29-02-09. Реестры заказ-нарядов переданных в материальный отдел бухгалтерии для расчета стоимости издательских услуг

ДМН

29-02-10. Реестры учебной литературы, переданной в библиотеку

1 год ЭК После замены новыми

29-02-11. Заключения научно-методического совета на рукописи, рекомендованные к изданию


29-02-12. Служебные записки о проведении взаимных расчетов со структурными

ДМН

82

1 2 3 4 5подразделениями. Копии

29-02-13. Журнал выдачи заказов изготовленной полиграфической продукции

3 годаст. 552

29-02-14. Журналы проведения инструктажа по охране труда




29-02-16. Номенклатура издательства ТГУ ДЗНст. 200 а


29-02-17.29-02-18.

30. ЦЕНТР ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ30-01. Законодательные и иные

нормативно-правовые акты, распоряжения органов власти РФ и субъектов РФ, Министерства образования и науки, регламентирующие деятельность ЦЭР

ДМНст. 27 б

30-02. Распоряжения директора ЦЭР по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 19 в

30-03. Положение о центре экономического развития. Копия

3 годаст. 55 б, 56

б


30-04. Должностные инструкции сотрудников ЦЭР. Копии

ДМНст. 77 а


30-05. Приказы и распоряжения руководства университета по вопросам планово-финансовой работы. Копии.


30-06. Годовой план финансово-хозяйственной деятельности университета



83

1 2 3 4 530-07. Государственное задание на реали-

зацию государственных услуг по ре-ализации основных профессиональ-ных образовательных программ ба-калавриата, специалитета, магистра-туры, по подготовке научно-педаго-гических кадров в аспирантуре, по подготовке докторантов, по прове-дению научно-исследовательских работ, проведение общественно-зна-чимых мероприятий.


Утвержденное Минобрнауки РФ

30-08. Соглашения с Министерством образования и науки РФ о порядке и условиях предоставления субсидий


30-09. Документы (сводки, расчеты, таблицы) по формированию бюджета университета на год

5 летст. 315,

319

30-10. Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала

1 годст. 327 г

Ежемесячно

30-11. Документы (таблицы, анализ, расчеты) по составлению отчета об исполнении годового бюджета

5 летст. 473

30-12. Сметы административно-хозяйственных расходов на год


30-13. Месячный статистический отчет по форме П-4 «Сведения о численности, заработной плате и движении работников»

1 годст. 467 дприм.

При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - постоянно

30-14. Годовые статистические отчеты по основным направлениям и видам деятельности (Копии):

по форме 1-ТР «Сведения об автотранспорте и протяженности ведомственных и частных автодорог»

по форме 1-Услуги «Об объемах платных услуг населению»


84

1 2 3 4 5по форме 1-Натура «Сведения о

производстве и отгрузке продукции»

по форме 3-Информ «Сведения об использовании информационных и коммуникационных технологий и производстве вычислительной техники, программного обеспечения и оказания услуг в этих сферах»

по форме П-2 «Сведения об инвестициях»

по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг»

по форме 11 (краткая) «Сведения о наличии движения основных фондов некоммерческих организаций»

по форме П-2 (Инвест) «Сведения об инвестиционной деятельности»

30-15. Квартальные статистические отчеты по основным направления и видам деятельности:

по форме 22-ЖКХ «Сведения о работе жилищно-коммунальных организаций в условиях реформы»



30-16. Месячные отчеты по основным направления и видам деятельности:


по форме П-1 «Сведения о производстве товаров и услуг»

1 годст. 467 д

30-17. Ежегодная справка о средней заработной плате основного персонала. Копия

ДМН Подлинник в Минобрнауки РФ

30-18. Аналитические записки о состоянии ФОТ по статьям, источникам финансирования, структурным подразделениям



85

1 2 3 4 530-19. Калькуляции стоимости услуг,

оказываемых студентам, сотрудникам и гражданам

5 летст. 301,

303

30-20. Переписка с Минобрнауки РФ по плановым, финансовым вопросам. Копии

ДМН

30-21. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками ЦЭР



3 годаст. 870

30-23. Номенклатура дел центра экономического развития

ДЗНст. 200 а


30-24.30-25.

31. ГРАЖДАНСКАЯ ОБОРОНА31-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты органов власти РФ, Министерства образования и науки по вопросам гражданской обороны. Копии

ДМНст. 27 б


31-02. Положение о штабе гражданской обороны ТГУ. Копия


56 б

Подлинник в УД (01-10)

31-03. Положение о комиссии по чрезвычайным ситуациям, разработанное в ТГУ. Копия

ДМН Подлинник в УД (01-10)

31-04. Положение об эвакуационной комиссии, разработанное в ТГУ. Копия


31-05. Должностная инструкция главного специалиста, уполномоченного на решение задач в области ГО. Копия

ДМНст. 77 а


31-06. Протоколы заседаний комиссии по чрезвычайным ситуациям


31-07. Приказы ректора о работе штаба гражданской обороны. Копии


86

1 2 3 4 531-08. План действий по предупреждению

и ликвидации чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера с приложениями


31-09. План основных мероприятий по вопросам гражданской обороны


31-10. Планы учений и тренировок по эвакуации. Копии


Подлинник в Центре гражданской защиты г.Тольятти

31-11. Акты о проведении тренировочных учений по эвакуации


31-12. Учебно-методическое пособие по гражданской обороне

ДМНст. 712 б

31-13. Документы (планы, отчеты, доклады записки, акты, справки, переписка) об организации работы по ГО и ЧС в ВУЗе


31-14. Номенклатура дел по гражданской обороне

ДЗНст. 200 а


31-15.31-16.

32. ОТДЕЛ ПО УПРАВЛЕНИЮ ИМУЩЕСТВЕННЫМ КОМПЛЕКСОМ32-01. Распорядительные, инструктивные и

нормативно-методические документы Министерства образования и науки, регламентирующие работу отдела. Копии

ДМНст. 27 б

32-02. Документы (решения и распоряжения органов исполнительной власти, акты в соответствии с ФЗ-122 от 21.07.1997) устанавливающие право оперативного управления на недвижимое имущество и право постоянного (бессрочного) пользования на земельные участки. Копии

ДМНст. 124

Подлинники в органах исполнительной власти

32-03. Свидетельства о праве собственности на недвижимое имущество, о праве оперативного управления на недвижимое имущество


32-04. Положение об отделе по 3 года После замены новыми.

87

1 2 3 4 5управлению имущественным комплексом. Копия

ст. 55 б, 56 б



ДМНст. 77 а


32-06. Протоколы заседаний координационной комиссии по рассмотрению вопросов использования и распоряжения федеральным имуществом, закрепленным за ТГУ


Ежеквартально

32-07. Протоколы заседаний и акты проверок координационной комиссии по контролю соблюдения требований законодательства РФ по вопросам использования и распоряжения имуществом, закрепленным за ТГУ, и эффективности его использования

Постоянност. 18 в

32-08. Протоколы заседаний комиссии по списанию особо ценного движимого и недвижимого имущества

Постоянност. 18 в

32-09. Протоколы заседаний комиссии по рассмотрению вопросов о включении граждан в список граждан, имеющих право быть принятыми в члены жилищно-строительного кооператива (по 161-ФЗ)


32-10. Протоколы заседаний постояннодействующей комиссии по принятию решений о закреплении помещений ТГУ и контролю за их использованием по назначению

5 лет ЭПК ст. 811

32-11. Протоколы заседаний жилищно-бытовой комиссии и документы к ним (заявления, списки, справки) о заселении студентов в общежития

5 летст. 18 з

При сложной структуре в организации (структура в структуре) – 5 лет ЭПК

32-12. Паспорт жилищного фонда (полугодовой)

5 летст. 802прим.

После ликвидации зданий, сооружений

88

1 2 3 4 532-13. Карты учета федерального

имущества, находящегося у ТГУПостоянно

ст. 423Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения.

32-14. Документы (схемы/планы границ земельных участков, межевые планы) по оформлению земельных участков в собственность


32-15. Документы (договоры, письма-разрешения Минобрнауки РФ и Росимущества) о приватизации жилых помещений


Полный состав видов документов указан в соответствующем законодательстве

32-16. Копии судебных документов (акты, иски, отзывы, возражения, ходатайства, заявления и т.п.) и техническая документация по перепланировкам жилых помещений

5 летст. 189

После вынесения решения.Подлинники в суде.Подлинники технической документации - у собственников жилых помещений

32-17. Технические паспорта на объекты недвижимости. Копии


После ликвидации объекта недвижимости

32-18. Договоры об аренде помещений с другими организациями


32-19. Договоры найма жилых помещений 5 лет ЭПКст. 932

После истечения срока действия договора

32-20. Переписка о государственной регистрации прав на недвижимое


89

1 2 3 4 5имущество и сделок с ним

32-21. Реестр регистрации договоров найма жилых помещений


Электронно.После истечения срока действия договора

32-22. Реестр регистрации договоров на приватизацию жилья



10 летст. 626 б.


3 годаст. 870

32-25. Номенклатура дел отдела по управлению имущественным комплексом

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-туре дел

32-26.32-27.

33. УПРАВЛЕНИЕ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

33-01. Нормативно-правовые акты Министерства образования и науки РФ по профильным вопросам деятельности управления. Копии

ДМНст. 27 б

33-02. Положение об управлении дополнительного профессионального образования


56 б

Подлинник в УД как приложение к приказу

90

1 2 3 4 5(УДПО). Копия (01-10)

33-03. Должностные инструкции сотрудников УДПО. Копии

ДМНст. 77 а


33-04. Выписки из протоколов заседаний экспертного совета при Минобразования Самарской области, относящиеся к ТГУ


33-05. Состав председателей государственных аттестационных комиссий по программам профессиональной переподготовки, утвержденный Министерством образования и науки РФ

5 летст.703

33-06. Приказы руководства университета о работе УДПО. Копии


33-07. Приказы руководства университета о зачислении/отчислении слушателей курсов. Копии


33-08. Приказы руководства университета об организации курсов. Копии


33-09. Программы курсов обучения (учебный план, пояснительная записка, учебно-тематический план содержания курса, вопросы к зачетам и экзаменам, список литературы) по повышению квалификации и по профессиональной переподготовке

ДМНст.603 «Н»

33-10. Годовой статистический отчет 1-ПК "Сведения о дополнительном профессиональном образовании специалистов"


За учебный год.Электронно на сайте:www . as - dpe . - mon . gov . ru

33-11. Штатное расписание УДПО. Копия ДМН Подлинник в УД (01-10)

33-12. Лицевые счета по заработной плате преподавателей с почасовой оплатой труда

75 лет ЭПК

ст. 413

33-13. Зачетные и экзаменационные ведомости

5 летст. 705

91

http://www.as-dpe.mon.gov.ru/

http://www.as-dpe.mon.gov.ru/

1 2 3 4 533-14. Соглашение с Министерством

образования и науки РФ о порядке предоставления и использования субсидий на повышение квалификации инженерных кадров

5 летст. 436

33-15. Ведомости учета часов работы преподавателей-почасовиков. Копии

5 летст. 726

При отсутствии лицевых счетов – 75 летПодлинники в бухгалтерии 19-01-08

33-16. Договоры об оказании услуг по обучению со слушателями курсов

5 летст. 721


33-17. Сведения о регистрации заявок и фактов прохождения обучения работников ТГУ по программам повышения квалификации


Электроннона сайте: www . dpo . mirea . ru

33-18. Отрывные талоны Именных образовательных чеков

5 летст. 366

После проведения взаиморасчета

33-19. Документы о повышении квалификации работников ТГУ (заявки структурных подразделений, заявления, программы обучения, зачетные ведомости, журнал учета работы курсов)

5 летст. 708

33-20. Документы контингента слушателей курсов (анкеты, копии документов о предыдущем образовании, справки с места работы)


«Н»

33-21. База данных слушателей курсов 5 летст. 732,

733

Электронно.После окончания обучения.

33-22. Федеральный реестр программ повышения квалификации работников


Электронно.Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативным

92

http://www.dpo.mirea.ru/

http://www.dpo.mirea.ru/

1 2 3 4 5и правовыми актами РФ. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения.

33-23. Итоговые работы слушателей курсов 1 годст. 716


33-24. Доверенности на получение документов о повышении квалификации и профессиональной переподготовке

5 летст. 412


33-25. Журналы регистрации договоров об обучении со слушателями курсов с физическими и юридическими лицами

5 летст. 721


33-26. Книга регистрации и выдачи дипломов о профессиональной подготовке

5 летст. 734

33-27. Книга регистрации и выдачи удостоверений о повышении квалификации

5 летст. 734

33-28. Журнал регистрации справок об обучении слушателей





3 годаст. 870

33-31. Номенклатура дел управления дополнительного профессионального образования

ДЗНст. 200 а


33-32.33-33.

34. ИНСТИТУТ ВОЕННОГО ОБУЧЕНИЯ34-01. Должностные обязанности

директора и УВП института военного обучения. Копия

ДМН Подлинники в ОУП (15-01-03)

93

1 2 3 4 534-02. Приказы руководства университета

по личному составу офицеров и студентов по институту военного обучения. Копии

ДМН Подлинники в УД (15-01-04; 01-18)

34-03. Приказы директора института военного обучения. Копии


34-04. Графики несения дежурств офицеров и студентов по институт военного обучения

1 годст. 881

34-05. Переписка внутренняя по основным вопросам деятельности ИВО

5 летст. 84

34-06. Акты приема и сдачи должностей 5 летст. 79

После смены должностного, материально ответственного лица

34-07. Командировочные предписания и отпускные билеты

3 годаЭК




3 годаст. 870

34-10. Номенклатура дел института военного обучения

ДЗНст. 200 а


34-11.34-12.

34-01. Учебный военный центр34-01-01. Приказы и директивы Министра

обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО (Центральный военный округ). Копии

ДМНст. 27 б

34-01-02. Приказы начальника УВЦ по основной деятельности


В управлении делами 01-11

34-01-03. Приказы руководства университета по личному составу офицеров и студентов УВЦ. Копии


34-01-04. Приказы начальника УВЦ по суточному наряду офицеров УВЦ и по строевой части

5 летст. 19 в

94

1 2 3 4 534-01-05. Личные карточки студентов УВЦ 3 года

ст. 695 еПосле окончания вуза

34-01-06. Личные дела студентов – выпускников УВЦ (офицеров).

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В год окончания вуза передаются в военкомат

34-01-07. Сведения (соглашения о расторжении договора, служебные записки, копии договоров) о гражданах, проходящих военную подготовку в УВЦ


После истечения срока действия договора, соглашения

34-01-08. Расписание занятий со студентами УВЦ

1 годст. 728

34-01-09. Экзаменационные и зачетные ведомости

5 летст. 508 «Н»

34-01-10. Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами.

3 года ЭК После увольнения

34-01-11. Рапорты, заявления преподавателей, сотрудников и студентов УВЦ


34-01-12. Документы (отчеты, донесения и сведения) о состоянии воинской дисциплины


34-01-13. Документы (акты на списание, сличительные ведомости, донесения и т.д.) о ракетно-артиллерийском вооружении


34-01-14. Документы (переписка, донесения, списки) об учебных сборах (стажировках) со студентами УВЦ


34-01-15. Донесения и акты: Постоянност. 888о наличии, движении и

потребности войск в вооружении и о средствах радиационно-химико-биологической защиты;

о потребности, наличии и движении средств инженерного вооружения;

о потребности, наличии и движении средств связи.

34-01-16. Акты проверок и инвентаризации УВЦ директором ИВО и комиссиями Минобороны РФ


При условии проведения проверки ревизии

34-01-17. Акты на списание литературы с 10 лет После проверки

95

1 2 3 4 5грифом «Для служебного пользования» и служебных документов

ст. 531 справочно-информационных служб организации

34-01-18. Телеграммы и телефонограммы ЦВО по вопросам ведения


34-01-19. Переписка со штабом ЦВО округа и вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности


34-01-20. Переписка с автомобильной службой и службой ГСМ по вопросам снабжения и списания ГСМ


34-01-21. Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности

5 летст. 84


5 летст. 84

34-01-23. Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся в УВЦ ТГУ

5 летст. 427

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) - 5 лет. При условии проведения ревизии

34-01-24. Журнал регистрации рапортов офицеров УВЦ


34-01-25. Книга учета справок выдаваемых военнослужащим (о работе/о составе семьи/отпускные билеты) и студентам (об обучении/о нарядах) УВЦ


34-01-26. Журналы учета поступаемых и отправляемых документов УВЦ

3 годаст. 258 д

34-01-27. Книга учета приказов, издаваемых начальником УВЦ


34-01-28. Книга алфавитного учета граждан, проходящих военную подготовку в учебном военном центре при ТГУ

75 летОБ

34-01-29. Книга алфавитного учета офицеров 3 годаст. 695 е


34-01-30. Журнал контроля учебных занятий 1 год

96

1 2 3 4 5УВЦ ст. 725


34-01-32. Номенклатура дел УВЦ ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номен-ре дел

34-01-33.34-01-34.

34-02. Военная кафедра

34-02-01. Приказы и директивы Министра обороны, Главкома СВ и командующего войсками ЦВО. Копии

ДМНст. 27 б

34-02-02. Выписки из приказов МО РФ по личному составу о присвоении первого воинского звания офицера


34-02-03. Приказы начальника военной кафедры по основной деятельности


34-02-04. Приказы ректора ТГУ по личному составу офицеров и студентов военной кафедры. Копии


34-02-05. График-календарь учебного процесса на год

3 годаст. 722

34-02-06. План методической работы на учебный год

5 летст. 290

34-02-07. Годовой план работы военной кафедры

5 летст. 290

34-02-08. Индивидуальные планы работы преподавателей на учебный год, разработанные на ВК

1 годст. 291

34-02-09. Отчет о результатах итоговой аттестации по военной подготовке и выпуске граждан

5 летст. 705

34-02-10. Отчет о работе кафедры за учебный год

5 летст. 475

34-02-11. Личные дела студентов – выпускников (офицеров)

75 лет ЭПК

ст. 656 б

В год окончания вуза передаются в военнкомат

97

1 2 3 4 534-02-12. Личные карточки студентов

Военной кафедры3 года

ст. 695 еПосле окончания вуза

34-02-13. Документы (акты о проверке, планы устранения недостатков) о проверке работы Военной кафедры


34-02-14. Документы (отчет о результатах итоговой аттестации граждан по военной подготовке, протоколы результатов аттестации, списки личного состава) об учебном сборе студентов

5 лет ЭК

34-02-15. Документы (заявления, справки, копии паспортов) о конкурсном отборе граждан для зачисления на военную кафедру

5 лет ЭК

34-02-16. Ведомость закрепления жетонов с личными номерами за аттестованными студентами

3 годаЭК


34-02-17. Сведения о количестве граждан, проходящих военную подготовку

5 летст. 732


34-02-18. Экзаменационные и зачетные ведомости

5 летст. 508

«Н»34-02-19. Расписания занятий со студентами

по военной подготовке1 год

ст. 728

34-02-20. Переписка со штабом ЦВО, и вышестоящими организациями. Копии

ДМН

34-02-21. Внутренняя переписка с ТГУ по оперативным вопросам деятельности

5 летст. 84


5 летст. 84

34-02-23. Инвентарный журнал учета дел, книг и журналов, находящихся на военной кафедре ТГУ

5 летст. 427

О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) -

98

1 2 3 4 55 лет. При условии проведения ревизии

34-02-24. Книга алфавитного учета граждан, привлекаемых к обучению на ВК ТГУ

75 летОБ

34-02-25. Книга учета приказов, издаваемых начальником военной кафедры


34-02-26. Книга учета жетонов с личными номерами ВК

3 года ЭКПосле увольнения

34-02-27. Книга закрепления жетонов с личными номерами ВК

3 года ЭК После увольнения

34-02-28. Журналы учета отправляемых и поступаемых документов военной кафедры

3 годаст. 258 д

34-02-29. Журналы учета учебных занятий по военной подготовке на каждую группу по циклам

1 годст. 723

34-02-30. Журнал учета работы предметно-методической комиссии

5 летст. 726

34-02-31. Журнал контроля учебных занятий на ВК

1 годст. 725

34-02-32. Номенклатура дел военной кафедры ДЗНст. 200 а


34-02-33.34-02-34.

99

1 2 3 4 5

35. ПОЖАРНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ35-01. Законодательные нормативные акты

по вопросам организации пожарной безопасности. Копии

ДМН

35-02. Локальные нормативные акты (положения, инструкции, порядки) о мерах пожарной безопасности в Тольяттинском государственном университете. Копия


35-03. Методическая разработка для обучения пожарно-техническому минимуму руководителей и ответственных за пожарную безопасность университета. Копия


35-04. Инструкция (общая) о мерах пожарной безопасности в Тольяттинском государственном университете. Копия


35-05. План проведения тренировки по эвакуации персонала, студентов и условного пожара. Копия


35-06. Планы эвакуации поэтажные. Копии

ДМН Подлинники на объектах

35-07. Сведения о состоянии пожарной безопасности в образовательной организации за год

3 годаст. 866

Для Минобрнауки России

35-08. Должностная инструкция инженера по пожарной безопасности. Копия

ДМН

35-09. Приказы руководства ТГУ о работе инженера по ПБ. Копии


100

1 2 3 4 535-10. Положение о пожарно-технической

комиссии. КопияДМН Подлинники

в УД (01-10)

35-11. Протоколы проведения проверки пожарно-технического минимума работников структурных подразделений

5 летст. 625

35-12. Предписания пожарно-технической комиссии об устранении нарушений противопожарного режима

3 годаст. 866

Внутренние для структурных подразделений

35-13. Акты по проведению тренировочных учений


35-14. Сводный акт проверки пожарных гидрантов (водоемов)

3 годаст. 866

35-15. Акт обследования внутреннего противопожарного водопровода

3 годаст. 866

35-16. Журнал учета проведения вводного инструктажа с работниками университета при поступлении на работу

3 годаст. 870

35-17. Журнал учета повышения квалификации руководителей структурных подразделений.

5 летст. 706

35-18. Номенклатура дел по пожарной безопасности

ДЗНст. 200 а


35-19.35-20.

101

1 2 3 4 5

36. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ ЧАСТЬ36-01. Нормативно-правовые акты

Министерства образования и науки РФ. Копии

ДМНст. 27 б

36-02. Положение о Научно-исследова-тельской части (НИЧ). Копия


56 б

После замены новыми. Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

36-03. Должностные инструкции сотрудников НИЧ. Копии

ДМНст. 77 а


36-04. Протоколы заседаний научно-техни-ческого совета


36-05. Протоколы заседаний комиссии по экспортному контролю


36-06. Протоколы рабочих совещаний начальника НИЧ

5 летст. 18 з

36-07. Протоколы заседаний комиссии Резервного фонда НИЧ


Хранятся в Управлении инновационного развития

36-08. Заключения комиссии по экспортному контролю о возможности публикации статей в открытой печати


36-09. Распоряжения проректора по НИР по административно-хозяйственным вопросам. Копии


36-10. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


102

1 2 3 4 5

36-11. Приказы руководства университета о научной работе. Копии.


36-12. Приказы руководства и решения ученого совета университета об организации системы менеджмента качества в научной деятельности. Копии

ДМН Подлинник: приказов в УД (01-10), решений УС (04-06)

36-13. Сведения (таблицы, диаграммы, справки) для сводного годового отчета о деятельности ТГУ за минувший год и об исполнении раздела «Наука» Программы развития университета

5 летст. 473

Годовой отчет о деятельности университета в УС (04-06).Программа развития утверждается решением УС (04-06)

36-14. Документы (письма, служебные записки, информационные сообщения) о проведении научной работы

5 лет ЭПКст. 48 «Т»

36-15. Переписка с Минобрнауки РФ, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе. Копии

ДМН

36-16. Журналы регистрации поступающих и отправляемых документов


36-17. Журнал проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками НИЧ


36-18. Журнал проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками НИЧ

3 годаст. 870

36-19. Номенклатура дел научно-исследовательской части

ДЗНст. 200 а


36-20.36-21.36-22.

36-01. Отдел сопровождения научно-исследовательских работ36-01-01. Приказы ректора университета об

утверждении/изменении штатного ДМН Подлинники

в УД (01-10)

103

1 2 3 4 5расписания НИЧ. Копии

36-01-02. Годовые тематические планы научно-исследовательских работ ТГУ


36-01-03. Годовой отчет о научной деятельности ТГУ


Для Министерства образования и науки РФ

36-01-04. Годовой статистический отчет по форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»


36-01-05. Квартальный статистический отчет по форме Наука-2 «Сведения о выполнении научных исследований»


При отсутствии годовых - постоянно (36-01-04)

36-01-06. Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение НИР, ОТР и ОКР. Копии

ДМН После окончания срока действия договора.Подлинники в юридическом отделе (22-12)


5 летст. 719


36-01-08. Номенклатура дел отдела сопровождения научно-исследовательских работ

ДЗНст. 200 а


36-01-09.36-01-10.

36-02. Инновационно-технологический центр36-02-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Российской Федерации, относящиеся к деятельности центра. Копии

ДМНст. 27 б

36-02-02. Положение о Инновационно-технологическом центре (ИТЦ). Копия


56 б

После замены новым.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

36-02-03. Регламент использования ДМН Подлинник в

104

1 2 3 4 5уникального и дорогостоящего оборудования ИТЦ. Копия

УД как приложение к приказу (01-10)

36-02-04. Документы регламентирующие работу центра по системе менеджмента качества (Миссия, Политика, Руководство по качеству, Процедуры СМК). Копии

ДЗН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10) и в УС как приложения к решениям УС (04-06)

36-02-05. Положение о Координационном совете. Копия


56 б


36-02-06. Должностные инструкции сотрудников ИТЦ. Копии

ДМНст. 77 а


36-02-07. Протоколы заседаний Координационного совета и решения к ним


ст. 18 г36-02-08. План работы (оперативный) ИТЦ ДМН

ст. 288

36-02-09. Годовой отчет об инновационно-технологической деятельности ИТЦ

5 летст. 475

Внутренний.При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - Постоянно (04-06)

36-02-10. Приказы руководства университета о научной работе. Копии.


36-02-11. Распоряжения проректора по НИД. Копии


36-02-12. Переписка с вышестоящими органами и предприятиями по вопросам НИОКР, новых технологий и иных инноваций

5 лет ЭПКст. 48, 65, 72, 90, 119

«Т»36-02-13. Заявки на пользование научным

оборудованием5 лет ЭПК

ст. 119 «Т»,223 «Т»

После истечения срока действия договора или закрытия темы и утверждения эскизного

105

1 2 3 4 5проекта

36-02-14. Договоры (контракты) с предприятиями на создание, передачу и использование научной и (или) научно-технической продукции. Копии

15 летст. 28 «Т»

Подлинники в юридическом отделе (22-15; 22-16)

36-02-15. Договоры гражданско-правового характера (подряда), заключаемые с физическими лицами на выполнение отдельных работ. Копии


36-02-16. Письма-приглашения к участию в выставках, семинарах, конференциях, форумах, конкурсах, заседаниях, сборниках статей, присланные для сведения. Копии

ДМНст. 90 б

36-02-17. Инструкции производителей по эксплуатации оборудования ИТЦ

ДЗНст. 1140 «Т»

36-02-18. Инструкции по пожарной безопасности и технике безопасности. Копии

ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10)

36-02-19. Журнал регистрации заявок на проведение научных исследований (измерений, испытаний) на оборудовании ИТЦ для внешних пользователей

10 лет ЭПК

ст. 115 «Т»

36-02-20. Журнал регистрации заявок на проведение научных исследований (измерений, испытаний) на оборудовании ИТЦ для внутренних пользователей

10 лет ЭПК

ст. 115 «Т»

36-02-21. Журнал приема образцов на проведение научных исследований (измерений, испытаний) на оборудовании ИТЦ

5 летст. 758

36-02-22. Журнал регистрации результатов научных исследований (измерений, испытаний) на оборудовании ИТЦ


«Т»36-02-23. Журналы проведения инструктажа

по охране труда с сотрудниками ИТЦ


36-02-24. Журналы проведения противопожарного инструктажа с сотрудниками ИТЦ

3 годаст. 870

106

1 2 3 4 536-02-25. Номенклатура дел ИТЦ ДЗН

ст. 200 аНе ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

36-02-26.36-02-27.

36-03. Научно-исследовательские подразделения (отделы, лаборатории)36-03-01. Законодательные и нормативно-

правовые акты Российской Федерации, относящиеся к деятельности подразделения. Копии

ДМНст. 27 б

36-03-02. Устав ТГУ. Копия ДМН Подлинник в УД (01-02)

36-03-03. Свидетельство об аккредитации /Аттестат аккредитации научного подразделения


36-03-04. Положение о научном подразделении (НИО/НИЛ/НОЦ). Копия


56 б


36-03-05. Документы регламентирующие работу подразделения по системе менеджмента качества (Миссия, Политика, Руководство по качеству, Процедуры СМК). Копии

ДЗН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10) и в УС как приложения к решениям УС (04-06)

36-03-06. Должностные инструкции работников подразделения. Копии

ДМНст. 77 а


36-03-07. Инструкции по охране труда. Копии ДМН Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10)

36-03-08. Планы корректирующих действий, направленные на совершенствование работы с документами по системе менеджмента качества

ДМНст. 288

36-03-09. Штатное расписание подразделения. Копия


36-03-10. Приказы и распоряжения, относящиеся к деятельности подразделения. Копии

ДМНст. 19 а


36-03-11. Протоколы совещаний специалистов 3 года Требование СМК для

107

1 2 3 4 5НИЛ (по рассмотрению НИР, анализу ТЗ и др.)

ст. 982 «Т» лабораторий сертифицированных Атомвоенсерт

36-03-12. Договоры с учреждениями, организациями и предприятиями на выполнение научно-исследовательских работ и документы к ним (планы работ, акты приемки-передачи, переписка и др.) Копии


36-03-13. Заключения Заказчика об отказе приемки НИР

3 годаст. 1329 «Т»

Требование СМК для лабораторий сертифицированных Атомвоенсерт

36-03-14. Документы о проведении технического обслуживания, проверок работоспособности и наличия оборудования, ЭВМ и ПК

3 годаст. 1219 «Т»


36-03-15. Переписка с Министерством образования и науки Российской Федерации, учреждениями и организациями о научно-исследовательской работе


36-03-16. Журнал регистрации входящей и исходящей документации


36-03-17. Журнал регистрации несоответствий продукции НИР требованиям заказчика

3 годаст. 1528 «Т»


36-03-18. Журнал учета повышения квалификации сотрудников подразделения

5 летст. 719


36-03-19. Журналы проведения инструктажа по охране труда с работниками подразделения


36-03-20. Журналы проведения противопожарного инструктажа с работниками подразделения

3 годаст. 870

36-03-21. Номенклатура дел подразделения ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по

108

1 2 3 4 5номенклатуре дел

36-03-22.36-03-23.

37. ОТДЕЛ СОБСТВЕННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ37-01. Положение об отделе собственной

безопасности (ОСБ). Копия 3 года

ст. 55 б,56 б

После замены новыми.Подлинник у УД как приложение к приказу (01-10)


ДМНст. 77 а


37-03. Паспорт комплексной защищенности ТГУ


37-04. Протоколы проведения рабочих встреч с представителями правоохранительных органов с руководителем и/или личным составом охранной организации по оперативным вопросам

1 годст. 893

37-05. Приказы руководства университета по основной деятельности. Копии


37-06. Документы (акты выполненных работ и счета-фактуры) об оплате

ДМН Подлинники в материальном отделе

109

1 2 3 4 5работы операторов связи. Копии бухгалтерии

37-07. Документы о служебных расследованиях (акты расследования, объяснительные записки и т.п.)


37-08. Акты о нарушении правил внутреннего режима ТГУ. Копии

ДМН Подлинники в подразделениях

37-09. Документы (приказы руководства университета, положения, порядки), регламентирующие работу по защите информации. Копии


После замены новыми Электронно в АИСУ «Документооборот»

37-10. Инструкции по эксплуатации измерительных приборов и средств связи. Копии

ДЗНст. 1140 «Т»

37-11. Акты списания средств связи. Копии ДМН Подлинники в материальном отделе бухгалтерии

37-12. Договоры об оказании охранных, пожароохранных услуг и о сопровождении материальных ценностей. Копии


37-13.Договоры, соглашения с операторами связи. Копии


37-14.Заявки абонентов на приобретение телефонных аппаратов. Копии

ДМН Подлинники в УЗиМТО

37-15. Сведения о распределении абонентов по коммутационному распределению оборудования станционной связи (таблицы)


37-16. Переписка с организациями по основной деятельности отдела. Копии

ДМН

37-17. Переписка с операторами связи 5 летст. 850

37-18. Сводка о работе службы охраны за сутки

1 годст. 893

37-19. Докладные записки о нарушениях и происшествиях на территории ТГУ


37-20. Документы (служебные записки, копии приказов и т.д.) об обеспечении безопасности мероприятий. Копии

ДМН Подлинники служебных записок на постах охраны.Подлинники приказов в УД (01-10)

110

1 2 3 4 537-21. Переписка с организациями о

допуске сотрудников сторонних организаций на территорию ТГУ для выполнения работ и услуг по договорам


37-22. Журнал по учету мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных в информационных системах

5 летст. 230

37-23. Журнал поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации

5 летст. 231




3 годаст. 870

37-26. Номенклатура дел отдела собственной безопасности

ДЗНст. 200 а


37-27.37-28.

38. УПРАВЛЕНИЕ ЗАКУПОК И МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

38-01. Законодательные и иные нормативно-правовые акты, распоряжения органов власти РФ, регламентирующие деятельность отдела

ДМНст. 27 б

38-02. Положение о закупке товаров, работ и услуг ФГБОУ ВПО «Тольяттинский государственный университет», утвержденное Министерством образования и науки Российской Федерации

Постоянност. 50 а, 77а, 274,

38-03. Положение об управлении закупок и материально-технического обеспечения (УЗиМТО). Копия


56 б

Электронно.Подлинник в УД как приложение к приказу (01-10)

111

1 2 3 4 538-04. Процедура проведения закупок

товаров, работ, услуг для нужд ТГУ. Копия


38-05. Регламент согласования и подписания договоров в ТГУ. Копия


38-06. Карта процесса системы менеджмента качества (СМК) ТГУ «Закупка». Копия


38-07. Годовой план-график размещения заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд

5 летст. 285 б,

290

38-08. Годовой план закупки товаров (работ, услуг)

5 летст. 285 б,

29038-09. Отчет/Сведения по обоснованию

начальной максимальной цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (служебные записки, коммерческие предложения, прайс-листы и т.д.)



ДМНст. 77 а

Электронно.Подлинники в ОУП (15-01-03)

38-11. Протоколы заседаний конкурсной комиссии по государственным закупкам и документы к ним


38-12. Сведения о заключенных государственных контрактах (их изменении, исполнении, прекращении действия)


38-13. Годовой статистический отчет по форме № 1-торги «Сведения об определении поставщиков (подрядчиков, исполнителей) для обеспечения государственных и муниципальных нужд»


38-14. Документы (аудиозаписи, запросы, извещения, уведомления, заявки,


По крупным поставкам и наиболее

112

1 2 3 4 5сводные заявки, технические задания, графики - календарные планы, доверенности, информационные карты, копии договоров (контрактов) и др.) о проведении открытых конкурсов, конкурсов котировочных заявок (котировок), аукционов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд ТГУ

важным работам, услугам - постоянно

38-15. Документы (извещения, проект гос.контракта, документация о проведении открытого аукциона в электронном виде, конкурсная документация, сл.записки структурных подразделений ТГУ на закупку, протоколы) о несостоявшиеся торгах и запросах котировок

5 лет ЭПКст. 273а

38-16. Государственные контракты, заключенные по результатам торгов и дополнительные соглашения к ним. Копии


38-17. Переписка со структурными подразделениями ТГУ по вопросам деятельности отдела

5 летст. 84

38-18. Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе, аукционе, запросах котировок цен

5 летст.278


5 летст. 719


38-20. Журнал учета закупок товаров 5 летст. 365

Электронно. Требование СМК

38-21. Журнал учета несоответствий в продукции поставщиков


Электронно. Требование СМК


10 летст. 626 б.


3 годаст. 870

113

1 2 3 4 538-24. Номенклатура дел УЗиМТО ДЗН

ст. 200 аНе ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения учтенных по номенклатуре дел

38-25.38-26.

38-01. Отдел материально-технического обеспечения38-01-01. Документы (уведомления, карточки

учета материально-имущественных ценностей (движимого имущества), кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материала (сырья), продукции, оборудования на складах, базах.

5 летст. 765

После списания материально-имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии).

38-01-02. Государственные контракты и дополнительные соглашения к ним. Копии


38-01-03. Документы об оплате, поступлении и выдаче материальных запасов (счета-фактуры, товарных накладных и пр.)

5 летст. 362

При условии завершения ревизии

38-01-04. Переписка с организациями по вопросам материально-технического обеспечения

5 летст.84


38-01-06. Номенклатура дел отдела материально-технического обеспечения

ДЗНст. 200 а


38-01-07.38-01-08.

114

1 2 3 4 5

40. ОХРАНА ТРУДА40-01. Положение об охране труда и

техники безопасности. Копия 3 года

ст. 55 б,56 б

После замены новыми.Подлинник у УД как приложение к приказу (01-10)

40-02. Должностная инструкция главного специалиста по охране труда. Копии

ДМНст. 77 а

Подлинники в ОУП(15-01-03)

40-03. Приказы ректора, касающиеся работы отдела. Копии

ДМН

115

1 2 3 4 540-04. Планы мероприятий по устранению

замечаний по охране труда представителей инспектирующих органов

5 летст. 608

40-05. План – схема по эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

ДМНст. 619

40-06. Годовой статистический отчет «Сведения о травматизме на производстве и профессиональных заболеваниях» (форма 7-Т (травматизм))


40-07. Годовой статистический отчет «Сведения о состоянии условий труда и компенсациях за работу во вредных и (или) опасных условиях труда» (форма 1-Т (условия труда))


40-08. Акты расследования несчастных случаев на производстве (пакет документов по расследованию каждого случая травматизма)

75 лет ЭПК

ст. 632 а

40-09. Карты специальной оценки условий труда


При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

40-10. Акты, предписания по охране труда 5 лет ЭПКст. 603

40-11. Инструкции по охране труда 3 годаст. 27 б

40-12. Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий труда и техники безопасности


40-13. Журнал регистрации несчастных случаев на производстве


40-14. Журнал учета повышения квалификации главного специалиста по охране труда

5 летст. 719


116

1 2 3 4 5

40-15.

Номенклатура дел отдела труда и техники безопасности.

ДЗНст. 200 а


40-16.40-17.

41. ОТДЕЛ АВТОТРАНСПОРТНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ41-01. Положение об отделе

автотранспортного обеспечения. Копия


56 б



ДМНст. 77 а


41-03. Приказы руководства университета о закреплении автотранспорта за водителями и службами. Копии

ДМНст. 824


117

1 2 3 4 5

41-04. Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте и техосмотре транспортных средств

3 годаст. 838

41-05. Путевые листы 5 летст. 842

При условии проведения проверки. При отсутствии других документов, подтверждающих тяжелые, вредные и опасные условия труда – 75 лет.

41-06. Договоры и страховые полисы о страховании автомобилей. Копии

ДМН Подлинники страховых полисов у водителей.Подлинники договоров в юридическом отделе (22-17)

41-07. Заявки структурных подразделений о предоставлении транспорта

3 годаст. 824,

82541-08. Журнал учета дорожно-

транспортных происшествий10 лет ЭПК

ст. 83441-09. Журнал выдачи путевых листов 5 лет

ст. 84441-10. Наряд-заказы о проведении ремонта

и профилактического осмотра транспортных средств

1 годст. 838,

839

41-11. Журнал прохождения стажировок принятых сотрудников (водителей)





3 годаст. 870

41-14. Номенклатура дел отдела автотранспортного обеспечения

ДЗНст. 200 а

Не ранее 3 лет после передачи дел в архив или уничтожения

118

1 2 3 4 5учтенных по номенклатуре дел

41-15.41-16.

42. СЛУЖБА ГЛАВНОГО ИНЖЕНЕРА42-01. Положения об отделах службы

главного инженера. Копия3 года

ст. 55 б,56 б

После замены новыми. Подлинники в УД как приложения к приказам (01-10)

42-02. Должностные инструкции сотрудников службы главного инженера. Копии

ДМНст. 77 а


119

1 2 3 4 542-03. Приказы и распоряжения

руководства ТГУ, связанные с деятельностью службы. Копии


42-04. Графики отпусков сотрудников. Копии

ДМН Оригинал в ОУП

42-05. Проектная документация (эскизные и рабочие проекты, сметы, дефектные ведомости) на выполнение строительно-монтажных, ремонтных работ и работ по реконструкции помещений и объектов недвижимости университета

ДМНст. 812

«Н»

42-06. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками



3 годаст. 870

42-08. Номенклатура дел службы главного инженера.

ДЗНст. 200 а


42-09.42-10.

42-01. Отдел санитарно-технического и вентиляционного обслуживания42-01-01. Положение об отделе санитарно-

технического и вентиляционного обслуживания. Копия


42-01-02. Должностные инструкции работников отдела. Копии


42-01-03. Схемы тепловых узлов До

120

1 2 3 4 5окончания эксплуатац

ии сетейст. 429 «Т»

42-01-04. Документы (графики, планы, заявки) о проведении санитарно-технических и вентиляционных ремонтных и профилактических работ

5 летст. 217

42-01-05. Паспорта приборов учета тепла 5 лет ЭПКст. 803

После списания оборудования

42-01-06. Предписания организации обсуживающей тепловые сети г.Тольятти о подготовке зданий к зимнему периоду

3 годаст. 819

42-01-07. Сметно-договорная документация. Копии

ДМН Подлинники в ремонтно-строительном отделе

42-01-08. Заявки на текущий ремонт и на приобретение запасных частей и инструментов.

3 годаст. 1417

«Т»

Заявки на текущий ремонт электронно в iTop

42-01-09. Акты показаний приборов учета тепла и воды

1 годст. 259 ж

42-01-10. Техническая документация по установке приборов учета тепла и воды


«Т»42-01-11. Переписка с контролирующими

органами по вопросам эксплуатации и содержания санитарно-технического оборудования

5 летст. 217

42-01-12. Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела

5 летст. 84

42-01-13. Журнал учета расходов материалов (запасных частей)

3 годаст. 820


5 летст. 719


42-01-15. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками


121

1 2 3 4 5управления


3 годаст. 870

42-01-17. Номенклатура дел отдела санитарно-технического и вентиляционного обслуживания

ДЗНст. 200 а


42-01-18.42-01-19.

42-02. Отдел электротехнического обслуживания42-02-01. Положение об отделе

электротехнического обслуживания. Копия




42-02-03. Протоколы испытаний защитных средств, выданных энергоснабжающими организациями

10 лет ЭПК

ст. 1399, 1523 «Т»

42-02-04. Отчеты о проведении испытаний сопротивления изоляции электрических кабелей в корпусах ТГУ

10 лет ЭПК

ст. 1406 «Т»

42-02-05. Графики отпусков сотрудников отдела. Копии

ДМН Подлинники в ОУП

42-02-06. Акты-предписания энергоснабжающих организаций на установку, проверку, контроль приборов учета (эл. счетчиков, трансформаторов тока)



42-02-07. Акты раздела границ ответственности между ТГУ и энергоснабжающей организацией

5 летст. 217

42-02-08. Договоры на выполнение проектных и электромонтажных работ и сметы к ним. Копии


122

1 2 3 4 542-02-09. Схемы электросетей 0,4 кВт

корпусов ТГУДо

окончания эксплуатаци

и сетейст. 429 «Т»

42-02-10. Заявки на текущий ремонт и на приобретение запасных частей и инструментов


«Т»

Заявки на текущий ремонт электронно в iTop

42-02-11. Переписка внутренняя по оперативным вопросам деятельности отдела. Копии

1 годст. 818

42-02-12. Журнал учета проверки знаний норм и правил электробезопасности работников ТГУ

5 летст. 176


5 летст. 719


42-02-14. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками управления



3 годаст. 870

42-02-16. Номенклатура дел отдела электротехнического обслуживания

ДЗНст. 200 а


42-02-17.42-02-18.

42-03. Ремонтно-строительный отдел42-03-01. Положение о ремонтно-

строительном отделе. КопияДМН Подлинники

в УД (01-10)



42-03-03. План ремонтных работ на год (оперативный)

ДМНст. 288

42-03-04. Заявки на проведение текущего и ДМН Заявки на

123

1 2 3 4 5капитального ремонта. Копии ст.811 текущий

ремонт электронно в iTop

42-03-05. Переписка внутренняя по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 84


5 летст. 719


42-03-07. Журналы проведения инструктажа по охране труда с сотрудниками отдела



3 годаст. 870

42-03-09. Номенклатура дел ремонтно-строительного отдела

ДЗНст. 200 а


42-03-10.42-03-11.

43. ХОЗЯЙСТВЕННО-ЭКСПЛУАТАЦИОННОЕ УПРАВЛЕНИЕ43-01. Положение о хозяйственно- 3 года После замены

новыми.

124

1 2 3 4 5эксплуатационном управлении. Копия

ст. 55 б,56 б



ДМНст. 77 а


43-03. Инструкция лица ответственного за организацию эксплуатации лифтов (2009 г.)


43-04. Положение о порядке хранения и учета выдачи ключей от помещений и шкафов в которых размещено оборудование лифтов (2009 г.)


43-05. Положение о производственном контроле (2012 г.)


43-06. Материальные накладные на здания и сооружения


После ликвидации основных средств (зданий и сооружений)

43-07. Документы (паспорта опасных отходов, свидетельства о присвоении класса отходов, нормативы образования и лимиты размещения) об отходах, выданные Роспотребнадзором


После замены новыми(Действуют до 2015 года)

43-08. Договоры с предприятиями и организациями по коммунальному обслуживанию. Копии


43-09. Договоры по оплате коммунальных услуг и по хозяйственной деятельности. Копии


43-10. Документы (списки, графики, акты и др.) об уборке зданий

3 годаст. 814

43-11. Перечень имущества закрепленного за комендантами корпусов

5 летст. 427

43-12. Заявки и служебные записки на выполнение работ. Копии

ДМНст.811

Заявки электронно в iTop

125

1 2 3 4 543-13. Документы (переписка, акты) о

санитарном состоянии территории и внутренних площадей

3 годаст.813

43-14. Журналы учета систематического контроля обследования зданий для регистрации фактов наличия грызунов и членистоногих

3 годаст. 814

Хранятся у комендантов корпусов

43-15. Журнал учета замечаний на оказание услуг по санитарному содержанию помещений и зданий ТГУ

3 годаст. 814

43-16. Журнал учета неполадок лифтов 3 годаст. 820

43-17. Журнал учета огнетушителей 3 годаст.880


5 летст. 719





3 годаст. 870

43-21. Номенклатура дел хозяйственно-эксплуатационного управления.

ДЗНст. 200 а


43-22.43-23.

126

1 2 3 4 5

44. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СОТРУДНИКОВ44-01. Приказы, постановления, решения,

инструктивные письма высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа. Копии

ДМН

44-02. Положение о Первичной профсоюзной организации сотрудников ТГУ Профсоюза работников образования и науки РФ


56 б


44-03. Свидетельства о регистрации профсоюзной организации


44-04. Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний и конференций и документы к ним


44-05. Протоколы заседаний профсоюзного комитета


44-06. Протоколы заседаний комиссии по социальному страхованию ТГУ


44-07. Распоряжения председателя Профкома по основной деятельности


44-08. Распоряжения председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

ст. 19 б44-09. Годовой план работы профсоюзного

комитетаПостоянно

ст. 285 а44-10. Сметы расходов профсоюзного

комитета на годПостоянно

ст. 325 а44-11. Годовой финансовый отчет

профсоюзного комитета по бюджету и соцстраху


44-12. Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации работников ТГУ»


В областной комитет профсоюза Сам. Обл.

44-13. Коллективный договор с ТГУ с изменениями и дополнениями


В 2-х экземплярах. Один в Управлении по работе с персоналом.

44-14. Личные карточки штатных 75 лет

127

1 2 3 4 5работников профсоюзного комитета ЭПК

ст. 65844-15. Анкеты кандидатов на замещение

должностей в профсоюзном комитете


44-16. Учетные карточки членов профсоюзного комитета

До снятия с учетаст. 982

44-17. Лицевые счета штатных работников профсоюзного комитета на выдачу зарплаты

75 лет ЭПК

ст. 41344-18. Списки уволенных сотрудников ТГУ 5 лет ЭПК

ст. 56244-19. Акты ревизий и проверок

финансовой деятельности5 лет

ст. 40244-20. Списки удержаний профсоюзных

взносов бухгалтерией ТГУ3 годаст. 977

44-21. Банковские документы (платежные поручения, мемориальные ордера, банковские выписки)

5 летст. 362


44-22. Бухгалтерские документы кассового порядка со всеми приложениями (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)

5 летст. 362


44-23. Заявления сотрудников о вступлении (о выходе) в Профсоюз

3 годаст. 977

44-24. Заявления сотрудников о взимании (не взимании) профсоюзных взносов

3 годаст. 977

44-25. Главная книга 5 летст. 361

При условии проведения ревизии

44-26. Трудовые договора со штатными работниками профсоюзного комитета и дополнительные соглашения к ним

75 лет ЭПК

ст. 657

44-27. Договоры по административно-хозяйственным вопросам



44-28. Переписка с организациями о финансово-хозяйственной деятельности Профсоюза

5 летст. 1000

44-29. Журнал регистрации распоряжений председателя Профкома по личному составу профсоюзного комитета


128

1 2 3 4 544-30. Журнал регистрации распоряжений

председателя Профкома по административно-хозяйственной деятельности


44-31. Журнал регистрации договоров по административно-хозяйственной деятельности




10 летст. 626 б.

44-33. Журналы проведения противопожарного инструктажа со штатными сотрудниками профкома

3 годаст. 870

44-34. Номенклатура дел профсоюзного комитета сотрудников

ДЗНст. 200 а


44-35.44-36.

129

1 2 3 4 5

45. ПРОФСОЮЗНЫЙ КОМИТЕТ СТУДЕНТОВ И АСПИРАНТОВ45-01. Приказы, постановления, решения

высших профсоюзных органов, касающихся деятельности профсоюзной организации ВУЗа. Копии

ДМН

45-02. Положение о Первичной профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ Профсоюза работников народного образования и науки РФ


56 б


45-03. Свидетельства о регистрации профсоюзной организации


45-04. Протоколы общих отчетно-выборных профсоюзных собраний, конференций и документы к ним.


45-05. Протоколы заседания профсоюзного комитета


45-06. Годовые сметы расходов профсоюзной организации за год


45-07. Годовой финансовый отчет профсоюзной организации по бюджету


45-08. Годовой отчёт по форме 3СП «Статистический отчет профсоюзной организации студентов и аспирантов ТГУ»


В областной комитет профсоюза Сам. Обл.

45-09. Личные карточки штатных работников профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

ст. 65845-10. Документы (заявления, списки,

учетные карточки) о вступлении (о выходе) в профсоюз

3 годаст. 977

45-11. Документы (акты, сведения, справки и т.д.) об осуществлении основных направлений деятельности профкома


45-12. Трудовые договоры штатных работников профсоюзного комитета

75 лет ЭПК

130

1 2 3 4 5и дополнительные соглашения к ним ст. 657

45-13. Договоры по административно-хозяйственным вопросам

5 летст. 436


45-14. Договоры с организациями о сотрудничестве на безвозмездной основе

5 летст. 436

45-15. Банковские документы (платежные поручения, банковские выписки)

5 летст. 362


45-16. Бухгалтерские документы (кассовая книга, приходные и расходные ордера, платежные ведомости)

5 летст. 362


45-17. Главная книга 5 летст. 361

При условии проведения ревизии

45-18. Переписка с организациями по оперативным вопросам деятельности

5 летст. 84

45-19. Журнал регистрации договоров по административной хозяйственной деятельности



45-20. Номенклатура дел профсоюзного комитета студентов и аспирантов ТГУ

ДЗНст. 200 а


45-21.45-22.

Заместитель начальника управлении делами Н.В. Шпомер

СОГЛАСОВАНОПротоколом ЭКТольяттинского государственного университета«____»____________ № ____

131

Список сокращений

УД - управление делами

УМУ - учебно-методическое управление

УС - учёный совет

УпРП - управление по работе с персоналом

ОУП - отдел управления персоналом

ОМП - отдел медицинской профилактики

ОКУРС - отдел кадрово-учетной работы студентов

ЭПК - экспертно-проверочная комиссия

ЭК - экспертная комиссия

ДМН - до минования надобности

ДЗН - до замены новыми

ПЗН - после замены новыми

СПО - среднее специальное образование

ВПО - высшее профессиональное образование

ВУЗ - высшее учебное заведение

ВАК - высшая аттестационная комиссия

ГАК - государственная аттестационная комиссия

ГЭК - государственная экзаменационная комиссия

УМКС - учебно-методический комплекс специальности

УМКД - учебно-методический комплекс дисциплины

НДФЛ - налог на доходы физических лиц

КФО - код вида финансового обеспечения

КЦСТ - координационно-аналитический центр содействия трудоустройству

ГПЗ - граждане пребывающие в запасе

ГПХ - гражданско-правовой характер

ЦНИТ - центр новых информационных технологий

АИСУ - автоматизированная информационная система управления

ТО - технический отдел

ПО - программное обеспечение

132

ГО - гражданская оборонаОСБ - отдел собственной безопасности

ИТЦ - инновационно-технологический центр

КП - книга поступлений

НВ - научно-вспомогательный

МИП - малые инновационные предприятия

УКРИП и СМИ

- управление корпоративных рекламно-имиджевых проектов и средств массовой информации

СМИ - средства массовой информации

СМК - система менеджмента качества

ISBN - международный стандартный номер книги

ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий

ЦЭР - центр экономического развития

ЖКХ - жилищно-коммунальное хозяйство

ФОТ - фонд оплаты труда

ФЗ - федеральный закон

ФГ - флюорографияФОК - физкультурно-оздоровительный комплекс

УДПО - управление дополнительного профессионального образования

ИВО - институт военного обучения

УВЦ - учебный военный центр

ВК - военная кафедра

СВ - сухопутные войска

ЦВО - центральный военный округ

ГСМ - горюче-смазочные материалы

НТС - научно-технический совет

НИЧ - научно-исследовательская часть

НИР - научно-исследовательская работа

ЦИТиС - центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти

ЦВМ - центр водительского мастерства

НИРС - научно-исследовательская работа студентов

133

НИОКР - научно-исследовательский и опытно-конструкторскийУЗиМТО - управление закупок и материально-технического обеспечения

АХЧ - административно-хозяйственная часть

ППС - профессорско-преподавательский состав

УВП - учебно-вспомогательный персонал

АУП - административно-управленческий персонал

ISBN - международный стандартный номер книги

ISSN - международная стандартная нумерация сериальных изданий

134

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в

Тольяттинском государственному университете

По срокам хранения Всего В том числе:Переходящих С пометкой «ЭПК»

1 2 3 4Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет)

ИТОГО:

Начальник управления делами ТГУ Н.Ю. Раннева

Итоговые сведения переданы в архив

Заместитель начальника управлении делами Н.В. Шпомер

135

Образовательный портал ТГУ - Приложение 1edu.tltsu.ru › sites...

Documents