Державний архів Донецької області€¦ · web viewст. 545-а...

Державний архів Донецької області

Примірна номенклатура справтехнікуму (коледжу)

ПОГОДЖЕНОПротокол засідання експертно-перевірної комісії державного архіву Донецької областівід 14.03.2014 № 4

Донецьк-2014

Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу)

№п/п

Заголовок справи(тому, частини)

Кількість справ (томів, частини)

Строк зберігання справи (тому,

частини) і номери статей за переліком

Примітка

1 2 3 4 501 - Секретаріат

01 – 01 Директивні документи органів вищого рівня (закони, рішення, постанови, вказівки, накази та інші), що регламентують роботу технікуму (коледжу). Копії

Доки не мине потреба 1

ст. 1-б, 2-б, 3-б

1Що стосуються діяльності організації – пост.

01 – 02 Накази, постанови, рішення, розпорядження Міністерства освіти та науки України. Копії

Доки не мине потреба 1

ст. 1-б, 2-б, 3-б, 16-а


01 – 03 Документи про атестацію, ліцензування технікуму (коледжу) (заява, положення, накази, ліцензії, сертифікати, відомості про керівника, концепція освітньої діяльності, інвентарно-технічний паспорт)

Постійност. 48

01 - 04 Документи (свідоцтва, акти, договори) на право власності на землю, споруди, майно на право володіння, користування, розпорядження майном


01 – 05 Накази директора технікуму (коледжу) з основної діяльності

Постійност. 16-а

01 – 06 Накази директора технікуму (коледжу) про стягнення, надання щорічних оплачувальних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, відрядження працівників

5 роківст. 16-б

01 – 07 Накази директора технікуму (коледжу) з адміністративно-господарських питань

5 роківст. 16-в

01 - 08 Документи (акти, доповідні записки, довідки) щодо перевірок роботи технікуму (коледжу) з основних (профільних) питань діяльності вищими за рівнем установами

Постійно 1

ст.76-а

1 При надходженні до однієї державної архівної установи на зберігання приймаються документи від організації, що здійснювала перевірку

01 – 09 Документи (плани заходів, інформації, звіти) по підготовці до осінньо-зимового періоду

3 рокист. 1054

2

1 2 3 4 501 – 10 Звернення (пропозиції, заяви, скарги)

громадян щодо суттєвих змін у роботі технікуму(коледжу) або усунення серйозних недоліків та зловживань


01 - 11 Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян особистого та другорядного характеру

5 років 1

ст. 82-б

1 У разі неодноразового звернення - 5 років після останнього розгляду

01 – 12 Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни директора


01 – 13 Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни відповідальних працівників за діловодство і архів та секретарів технікуму (коледжу)

3 роки 1

ст. 45-б

1 Після зміни відповідальних працівників та секретарів

01 – 14 Листування з вищими за рівнем організаціями з питань основної діяльності технікуму (коледжу)

5 років ЕПК ст. 22

01 - 15 Листування з організаційних питань діяльності

3 роки ст. 24

01 – 16 Книга реєстрації наказів директора з основної діяльності


01 - 17 Книга реєстрації наказів директора з адміністративно-господарських питань

5 роківст. 121-в

01 – 18 Журнал реєстрації вхідної кореспонденції

3 роки ст. 122

01 – 19 Журнал реєстрації вихідної кореспонденції

3 рокист. 122

01 - 20 Журнал реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян

5 років ст. 124

01 – 21 Журнал реєстрації телефонограм, електронних повідомлень, факсограм

1 рік ст. 126

01 – 22 Журнал обліку видачі посвідчень про відрядження

5 років1 ст. 533

1Після закінчення журналу

01 – 24 Номенклатура справ відділу 3 роки1

ст. 112-в

1Після заміни новими та за умови передавання справ до архівного підрозділу

02 – Учбова частина02 – 01 Правила, положення, інструкції,

методичні вказівки та рекомендації з питань діяльності технікуму (коледжу)

До заміни новими ст. 20-б

3

1 2 3 4 502- 02 Положення про виробничу практику До заміни

новимист. 593

02 - 03 Протоколи засідань педагогічної ради та додатки до них


02 - 04 Протоколи засідань Державної кваліфікаційної комісії про проведення екзаменів та захист дипломних робіт


02 – 05 Протоколи, постанови засідань комісії про призначення стипендій студентам та документи до них (подання, заяви, довідки)

5 років1

ст. 600

1Документи щодо затвердження іменних стипендій, списки стипендіатів, які одержують іменні стипендії, - постійно

02 -06 Протоколи засідань комісії по набору студентів, які прийняті до технікуму (коледжу)

5 років1

ст. 545-а

1Після закінчення навчального закладу або вибуття з нього

02 - 07 Протоколи засідань комісій по набору студентів, які не прийняті до технікуму (коледжу)

1 рік ст. 545-б

02 - 08 Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що прийняті до технікуму (коледжу)

5 років1

ст. 546-а


02 - 09 Протоколи індивідуальної профорієнтаційної співбесіди з абітурієнтами тих, що не прийняті до технікуму (коледжу)

1 рікст. 546-б

02 - 10 Протоколи засідань методичної ради та додатки до них

Постійно ст. 14-а

02 - 11 Річний план навчально-виховної роботи

Постійност. 552-б

02 – 12 Річні плани роботи факультетів, відділень технікуму (коледжу)


02 – 13 Плани роботи навчальної частини, предметних і циклових комісій, виробничих майстерень, предметних кабінетів

3 рокист. 556

02 – 14 Навчальні (робочі) програми із загальноосвітніх і спеціальних дисциплін програми вступних іспитів, інших вступних випробувань у навчальні заклади

1 рік1 ст. 553-б

1Після заміни новими

02 - 15 Індивідуальні плани роботи викладачів

3 рокист. 557

4

1 2 3 4 502 - 16 Семестрові та місячні плани роботи

факультетів, відділень технікуму (коледжу)

3 роки1

ст. 555-в

1За відсутністю річних – 5 р.

02 – 17 Розклади, плани, графіки проведення занять, заліків, іспитів, консультацій, захисту дипломних (інших кваліфікаційних) робіт

1 рікст. 586

02 -18 Річний звіт навчально-виховної роботи


02 - 19 Річні звіти Державної екзаменаційної комісії про проведення екзаменів та захисту дипломних робіт


02 – 20 Звіти керівників про проходження виробничої (навчальної) практики студентами


02 – 21 Звіти студентів про виробничу (навчальну) практику


02 – 22 Звіти про проведення вступних іспитів

10 років ст. 547-а

02 – 23 Статистичні звіти технікуму на початок учбового року, про прийом і випуск студентів (ф. № 2 - НК,ф. № 2 – ЗНК, інші)


02 – 24 Документи (плани, протоколи та звіти) роботи предметних та циклових комісій

5 років ЕПК1

ст. 561

1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно

02 - 25 Документи (доповіді, проекти, висновки, довідки) про розроблення методів викладання навчальних дисциплін, нових підходів до організації навчального процесу та змісту навчання

5 років ЕПК1

ст. 562

1Ті, що містять оригінальні ідеї, методику, - постійно

02 - 26 Документи (заявки, плани, програми, списки, графіки, листи) про проведення виробничої (навчальної) практики

1 рік ст. 594

02 – 27 Документи (протоколи, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки) зі студентського самоврядування


02 – 28 Документи (дипломи, свідоцтва, атестати, грамоти) про нагородження технікуму(коледжу) за участь у виставках, конкурсах, ярмарках

Постійно ст. 837

02 - 29 Документи (історичні й тематичні огляди, довідки, добірки публікацій у засобах масової інформації відеозаписи, фотодокументи тощо) з історії технікуму (коледжу)

Постійно ст.60

02 – 30 Зведені відомості успішності 25 років1 1Після закінчення

5

1 2 3 4 5студентів (особові) ст. 577-а навчального

закладу02 – 31 Зведені відомості успішності

(академічних груп, окремих спеціальностей)

25 років1

ст. 577-а

1Після закінчення навчального закладу

02 – 32 Залікові та екзаменаційні відомості успішності студентів



02 –33 Дипломні проекти, дипломні роботи, відгуки на них

5 років1

ст. 569

1 Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, та роботи, перспективні з точки зору впровадження у сфери національної економіки, – пост.

02 - 34 Курсові роботи студентів 3 роки1

ст. 566

1Роботи, відзначені преміями на всеукраїнських конкурсах та конкурсах вищих навчальних закладів, – пост.

02 - 35 Лабораторні роботи студентів (семестрові, четвертні)

1 рікст. 567-б

02 – 36 Екзаменаційні листи абітурієнтів, що пройшли за конкурсом

1 рік 1

ст. 549-а


02 – 37 Екзаменаційні листи абітурієнтів, що не пройшли за конкурсом

1 рік ст. 549-б

02 - 38 Екзаменаційні письмові роботи студентів

1 рік ст. 565

02 - 39 Відомості обліку відвідування занять учнями та виправдовувальні документи до них

1 рік ст. 591

02 – 40 Списки баз виробничої (навчальної) практики

До заміни новими ст. 597

02 – 41 Студентські квитки, залікові книжки тих, хто закінчив навчальні заклади



6

1 2 3 4 502 – 42 Щоденники студентів з виробничої

практики3 роки ст. 596

02 – 43 Дозволи на перескладання іспитів та заліків, тематичне перескладання

5 роківст. 574

02 – 44 Листування про приймання і зарахування студентів


02 - 45 Листування про проведення днів відкритих дверей, лекцій, виїздів до шкіл, інших заходів щодо залучення учнів у навчальні заклади, заходів з профорієнтаційної роботи


02 – 46 Листування про розроблення навчальних планів і програм, підготовку до видання навчальних посібників і підручників


02 – 47 Листування про організацію і стан навчально-виховної і методичної роботи в технікумі (коледжі), заочного, вечірнього та дистанційного навчання


02 - 48 Листування про підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації кадрів з державними і профспілковими органами


02 - 49 Листування про затвердження складу державних екзаменаційних комісій


02 - 50 Листування про проведення заліково-екзаменаційних сесій і допуск учнів, студентів до складання іспитів, заліків


02 - 51 Листування з учнями, студентами, що навчаються заочно, про строки і порядок складання іспитів, заліків, надсилання контрольних робіт, організацію консультацій, проходження виробничої практики та інших питань заочного навчання

1 рік1

ст. 627


02 – 52 Журнали реєстрації протоколів педагогічної ради, загальних зборів колективу, атестаційної комісії, державних атестаційних комісій


02 – 53 Журнали, картотеки (особові планово-звітні картки), відомості обліку годин (виконання педагогічного навантаження виховної, дослідницької роботи викладачів)

5 років 1

ст. 630

1Відомості обліку – 1 рік

02 - 54 Класні журнали, журнали відвідування занять студентами


02 - 55 Журнали обліку лабораторних і практичних занять, контрольних


7

1 2 3 4 5робіт

02 – 56 Журнал обліку видачі студентських квитків, залікових книжок

5 років ст. 530- б

02 - 57 Журнали реєстрації консультацій по дипломним та курсовим роботам

1 рік ст. 634

02 - 58 Книги (журнали) реєстрації видачі дипломів

75 роківст. 531-а

02 – 59 Журнал обліку видачі академічних довідок


02 - 60 Номенклатура справ відділу 3 роки ст. 112-в1


03 – Відділ кадрів03 – 01 Закони, постанови Верховної Ради

України; укази, розпорядження Президента України; постанови, розпорядження Кабінету Міністрів України, що регламентують роботу відділу. Копії

Доки не мине потреба1

ст. 1-б, 2-б, 3-б

1Що стосуються діяльності - постійно

03 – 02 Посадові інструкції працівників технікуму (коледжу)

5 років1

ст. 43


03 - 03 Накази директора технікуму (коледжу) з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; зміна біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги

75 років ст. 16-б

03 – 04 Трудові договори (контракти, угоди) 75 років ЕПКст. 492

03 - 05 Договори на навчання 5 років1

ст. 543

1Після закінчення строку дії договору

03 - 06 Протоколи засідань комісій з встановлення трудового стажу для виплати надбавок за вислугу років та документи (подання довідки, анкети) до них; стажові книги

10 років1

ст. 501

1За відсутності наказів про встановлення надбавок - 75р.

03 -07 Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій


03 -08 Протоколи засідань комісії з персонального розподілу випускників технікуму(коледжу)

5 років1

ст. 602


8

1 2 3 4 5

03 - 09 Плани персонального розподілу випускників


03 – 10 Річні статистичні звіти про чисельність, склад та рух кадрів (ф. № 3-ПВ, 6-ПВ, № 3-ПН, № 4 ПН (план, факт), № 6 ПН, інші)


03 – 11 Особова справа директора технікуму(коледжу)


03 - 12 Особові справи педагогічних працівників, викладачів і співробітників

75 років1

ст. 493-в

1Після звільнення

03 - 13 Особові картки педагогічних працівників, викладачів і співробітників

75 років1

ст. 499


03 -14 Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення) осіб, які працюють за сумісництвом

75 років 1,2 ст. 495

1Після звільнення2Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів з кадрових питань (особового складу), – 3 р.

03 – 15 Особові справи студентів (заяви, автобіографії, анкети, характеристики, копії наказів про зарахування, закінчення, переведення, відрахування, оголошення подяк і стягнень, навчальні особові картки учнів, копії дипломів, атестатів, свідоцтв, довідки про надання академічної відпустки), які закінчили навчальні заклади або були відраховані зі старших курсів

75 років 1,2,3,4

ст. 494-а1Після звільнення2Відрахованих з 2–3 курсів – 15 р.3Якщо навчанню на денному відділенні передувала трудова діяльність або служба в армії – 75 р. 4 Відрахованих з 1-го курсу – 5 р.

03 – 16 Особові справи (заяви, автобіографії, анкети, довідки з місця проживання і місця роботи, медичні довідки й інші документи) осіб, які вступали, але не були прийняті до технікуму(коледжу)

1 рік 1,2 ст. 496

1Після вилучення особистих документів. 2Незатребувані документи - 50 р.

03 - 17 Особові справи інвалідів з дитинства та дітей-інвалідів, яким надається державна соціальна допомога


03 – 18 Оригінали особових документів (дипломи, атестати, трудові книжки)

До запитання, не затребувані

– не менш

9

1 2 3 4 550 р.

ст. 50803 – 19 Документи (листки з обліку кадрів,

анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 рік ст. 500

03 – 20 Документи (подання, клопотання, нагородні листи, анкети, довідки, характеристики, автобіографії, довідки, особові листки з обліку кадрів, витяги з рішень профспілкових органів) про подання до нагородження орденами, медалями та присвоєння почесних звань (у тому числі про відхилені подання)

75 років ЕПКст. 654-б, 655-

б, 656-б

03 – 21 Документи (списки, звіти, листування) про стан обліку військовозобов'язаних

1 рікст. 668, 669

03 – 22 Списки (штатний склад) викладачів технікуму (коледжу)


03 - 23 Списки ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни

Постійност. 525-г

03 - 24 Студентські та учнівські квитки, залікові книжки тих, які закінчили технікум (коледж)

5 років1

ст. 509


03 - 25 Копії довідок, виданих випускникам про право самостійного розподілу

3 рокист. 510

03 – 26 Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 рокист. 517

03 – 27 Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату


03 - 28 Листування з вищестоящими організаціями про прийом, розподіл, переміщення, облік кадрів


03 – 29 Листування про оформлення відряджень в межах України

3 роки ст. 523-б

03 - 30 Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій


03 – 31 Журнал реєстрації наказів директора з кадрових питань (особового складу)

75 років ст. 121-б

03 – 32 Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань (особового складу)


10

1 2 3 4 503 – 33 Журнали обліку, алфавіти особових

справ студентів75 років ст. 528

03 - 34 Журнали реєстрації прийому документів від осіб, які вступають до технікуму (коледжу) і на підготовчі курси

1 рік 1

ст. 633


03 – 35 Журнали обліку видачі трудових книжок і вкладишів до них

50 років ст. 530-а

03 – 36 Журнали обліку видачі студентських квитків та залікових книжок


03 – 37 Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

5 років 1

ст. 533


03 - 38 Картотеки, картки обліку військовозобов'язаних

3 роки1

ст. 525-л


03 – 39 Журнали перевірок стану обліку військовозобов'язаних

3 рокист. 671

03 - 40 Номенклатура справ відділу кадрів 3 роки1

ст. 112-в


04 – Архів04 - 01 Нормативно – методичні документи

Міністерства освіти і науки України, Укрдержархіву України, держархіву області, управління освіти і науки облдержадміністрації з питань організації діловодства та архівної справи технікуму(коледжу). Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б, 9-б, 20-б


04 – 02 Справа фонду (історична довідка до фонду, акти перевірки наявності й стану документів, акти приймання-передавання документів від структурних підрозділів та на держзберігання, акти про виділення документів до знищення, про нестачу й непоправні пошкодження документів, огляд фонду, свідоцтва про державну реєстрацію документів Національного архівного фонду)

Постійно 1

ст. 130

1 При ліквідації організації передаються на держзберігання

04 - 03 Паспорт архіву 3 роки1 ст.131


04 – 04 Опис справ постійного зберігання Постійно ст. 137-а

04 – 05 Опис справ тривалого строку зберігання (понад 10 років)

3 роки 1

ст. 137-б

1Після знищення справ

04 - 06 Опис справ з кадрових питань (особового складу)

3 роки 1

ст. 137-б

1Після знищення справ

11

1 2 3 4 504 – 07 Акти, довідки про підсумки перевірок

(тематичні, контрольні) архівними установами стану діловодства та архівної справи


04 – 08 Журнали, картки обліку надходження й вибуття документів з архіву

До ліквідації організації

ст. 13904 – 09 Заяви, запити про видачу архівних

довідок, копій, витягів з документів, листування про їх видачу


04 – 10 Акти надання документів у тимчасове користування

3 роки1

ст. 134

1Після повернення документів

04 – 11 Документи (заяви, дозволи, листи) про допуск до роботи з архівними документами


04 – 12 Вимоги, замовлення на видачу документів з архіву

1 рік 1

ст. 135

1Після повернення документів

04 – 13 Книги (журнали) реєстрації видачі документів з архіву

1 рік 1

ст. 140

1Після закінчення журналу та повернення документів до архіву

04 – 14 Книги (журнали) реєстрації архівних довідок, копій та витягів з документів, виданих за запитами громадян і організацій


04 - 15 Реєстраційні журнали спостережень за станом температурно-вологісного режиму зберігання архівних документів

1 рік1

ст. 142


04 - 16 Номенклатура справ технікуму (коледжу)

Постійно1 ст. 112-а

1Після заміни новими та за умови складання зведених описів справ

05 – Бухгалтерія05 – 01 Закони, постанови Верховної Ради

України, укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти і науки України, які регламентують роботу бухгалтерії. Копії


ст. 1-б, 2-б, 3-б


05 - 02 Накази директора технікуму з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу), з адміністративно-господарських питань. Копії

Доки не мине потреба

ст.16-а, б, в

05 - 03 Штатні розписи та кошторис з бюджету (переліки, зміни до них)

Постійност. 37-а, 193-а

12

1 2 3 4 505 – 04 Річний бухгалтерський звіт про

виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього


05 - 05 Квартальний бухгалтерський звіт про виконання кошторису витрат та пояснювальна записка до нього

3 роки2

ст. 311-в

2За відсутності річних - постійно

05 - 06 Головна книга 3 роки1 ст. 351

1За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектору економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, – ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах – збері-

13

1 2 3 4 5гаються до ухвалення остаточного рішення.2Документи, які містять інформацію про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, – 5 р.

05 – 07 Касова книга 3 рокист. 351

Дивись примітку до справи№ 05-06

05 – 08 Журнали - ордери 3 рокист. 351

Дивись примітку до справи № 05-06

05 – 09 Оборотні (зворотні) відомості 3 рокист. 351


05 – 10 Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо)

3 рокист. 336


05 - 11 Особові рахунки по заробітній платі викладачам та співробітникам технікуму(коледжу)

75 роківст. 317-а

05 - 12 Розрахункові відомості сплати внесків до різних фондів

3 рокист. 323

Див. приміткудо справи№ 05-06

05 – 13 Тарифікаційні відомості (списки) викладачів та співробітників технікуму(коледжу)

25 років 1

ст. 415

1Для творчих професій - постійно

05 – 14 Документи (довідки, акти, зобов'язання, листування) щодо дебіторської заборгованості, розтрат, недостач, розкрадань


14

1 2 3 4 505 - 15 Документи (плани, звіти, протоколи,

акти, довідки, доповідні записки) документальних ревізій, перевірок та аудиту фінансово-господарської діяльності, контрольно-ревізійної роботи, у тому числі перевірок каси, правильності стягнення податків тощо


05 - 16 Документи (протоколи, акти, звіти, відомості переоцінки й визначення зношеності основних засобів про переоцінку основних фондів, нематеріальних активів, незавершеного будівництва


05 - 17 Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо


Див. приміткудо справи№ 05-06

05 – 18 Документи (копії звітів, витяги з протоколів, висновки, заяви, довідки, списки працівників) про виплату допомоги, пенсій, оплату листків непрацездатності з фонду соціального страхування

3 рокист. 320

05 – 19 Документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між організаціями


05 - 20 Паспорти будівель, споруд 1, обладнання

5 років1,2

ст. 1038

1Паспорти будівель, споруд - пам'ятників архітектури, які перебувають під охороною держави, - постійно.2 Після ліквідації основних засобів

05 – 21 Договори, угоди (господарські, операційні, і та інші)

3 роки1,2 ст. 330

1Після закінчення строку дії договору, угоди 2Див. приміткудо справи№ 05-06

05 - 22 Договори про матеріальну відповідальність

5 років1

ст. 332

1Після звільнення матеріально відповідальної

15

1 2 3 4 5особи

05 - 23 Листування про строки подання фінансової звітності

1 рік ст. 350

05 - 24 Листування про виплату заробітної плати

3 рокист. 348

05 - 25 Листування про фінансово-господарську діяльність (про облік фондів, накладення і стягнення штрафів, прийом, здачу, списання матеріальних цінностей та інші) з вищестоящими організаціями


05 - 26 Журнали реєстрації господарських договорів

3 роки1,2 ст. 352-в

1Після закінчення строку дії останнього договору2 Див. приміткудо справи№ 05-06

05 - 27 Журнали реєстрації касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей платіжних документів, накладних тощо)

3 роки ст. 352-г2

2Див. приміткудо справи№ 05-06

05 – 28 Номенклатура справ відділу 3 роки1

ст. 112-в


06 – Профспілковий комітет06 – 01 Закони України, постанови вищих

профспілкових органів. КопіїДоки не мине

потреба1

ст. 1-б, 3-б

1Що стосується діяльності організації - постійно

06 - 02 Протоколи звітно-виборчих і загальних профспілкових зборів членів профспілки


06 - 03 Протоколи засідань виборного органу первинної профспілкової організації


06 - 04 Колективний договір Постійност. 395-а

06 - 05 Річний план (звіт) роботи виборного органу первинної профспілкової організації

1 рікст. 159, 300

06 - 05 Річний кошторис та фінансові звіти про роботу профспілкового комітету


06 – 06 Заяви про прийом у члени первинної профспілкової організації та вибуття з членів профспілкової організації

3 роки1

ст. 1237

1Після вибуття з членів організації

06 – 07 Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги


16

1 2 3 4 506 - 08 Списки членів профспілки 75 років

ст. 123806 - 09 Списки дітей членів первинної

профспілкової організаціїДо заміни

новими ст. 791

06 - 10 Облікові картки членів первинної профспілкової організації

До зняття з обліку

ст. 125106 – 11 Листування з міськими, обласними

комітетами профспілки про організацію діяльності


06 - 12 Номенклатура справ первинної профспілкової організації

3 роки2

ст. 112-в

2Після заміни новою та за умови передавання справ до архіву організації

07 - Робота бібліотеки07 - 01 Посадова інструкція завідуючого

бібліотекою5 років ¹

ст. 43¹ Після заміни новими.Посадові інструкції наукових працівників - 75 р.

07 - 02 Річний план роботи бібліотеки (План комплектування бібліотечного фонду (БФ) і довідково-інформаційного фонду (ДІФ)


07 - 03 Довідки про роботу бібліотеки і ДІФ 3 роки ст. 800

07 - 04 Акти, протоколи інвентаризаційної перевірки бібліотечного фонду і довідково-інформаційного фонду

1 рік ¹ст. 803

¹ Після наступної перевірки

07 - 05 Книга сумарного обліку художньої літератури бібліотечного фонду

До ліквідації бібліотеки

(ДІФ)ст. 806

07 - 06 Книга сумарного обліку підручників бібліотечного фонду


ст. 80607 - 07 Книги обліку літератури, загубленої

читачами, і тієї, що прийнята замість неї


07 - 08 Електронні підручники з предметів інваріативної частини навчального плану

Доки не мине потреба ст. 832-б

Зберігається на електронних носіях

07 - 09 Інвентарні книги До ліквідації бібліотеки

(ДІФ)ст. 805

07 - 10 Картотеки періодичних видань До ліквідації бібліотеки

17

1 2 3 4 5(ДІФ)ст. 807

07 - 11 Картотеки формулярів читачів 3 роки ¹ст. 826

¹ Після перереєстрації читачів і повернення книг

07 - 12 Щоденник роботи бібліотеки 3 роки ст. 804

07 - 13 Каталоги (електронні бази даних) книг (систематичні, алфавітні, предметні)


(ДІФ)ст. 817

07 - 14 Супровідні документи (накладні, описи, списки) на літературу, що надходить до бібліотеки


(ДІФ)ст. 808

07 - 15 Акти списання книг 10 років ст. 812

07 - 16 Формуляри читачів Доки не мине потреба ст. 825

07 - 17 Номенклатура справ роботи бібліотеки

3 роки ²ст. 112

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

08 - Охорона праці08 - 01 Документи (довідки, відомості,

списки, листи, звіти, інформації) про стан медичного обслуговування, про попередження травматизму; про організацію харчування


08 - 02 Акти готовності до нового навчального року


08 - 03 Документи (плани, звіти, доповідні записки, довідки) про забезпечення пожежної безпеки


08 - 04 Протоколи атестації з техніки безпеки


08 - 05 Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань пожежної безпеки


08 - 06 Приписи, акти, постанови про усунення порушень і недоліків з питань санітарно-епідеміологічної служби


08 - 07 Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці завідуючим кабінетами, майстернями, спортзалом

1 рік 1 1 Після закінчення журналу

18

1 2 3 4 5Протокол ЕПК від 29.10.2009 № 19

08 - 08 Журнал реєстрації вступного інструктажу з питань охорони праці

10 років ¹ст. 481

¹ Після закінчення журналу

08 - 09 Журнал реєстрації інструктажів (первинного, повторного, позапланового, цільового) з питань охорони праці



08 - 10 Журнал реєстрації інструктажів з питань безпеки життєдіяльності учнів, профілактичних робіт з техніки безпеки


08 - 11 Журнал реєстрації інструктажів з питань пожежної безпеки


08 - 12 Журнал реєстрації осіб (працівників, учнів), потерпілих від нещасних випадків



08 - 13 Номенклатура справ з охорони праці 3 роки ²ст. 112-в

² Після заміни новою та за умови передавання справ до архівного підрозділу організації

При складанні примірної номенклатури справ технікуму (коледжу) використано:

1. Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5 (ТП).

2. Типова інструкція з діловодства у загальноосвітніх навчальних закладах усих типів і форм власності, затверджена наказом Міністерства освіти и науки України 28.08.2013 № 1239.

3. Примірна номенклатура справ технікуму (коледжу) (протокол засідання ЕПК держархіву Донецької області від 12.06.2009 № 10).

4. Номенклатура справ технікуму (коледжу) м. Донецька (протокол засідання ЕК архівного відділу Донецької міської ради від 16.09.2013 № 13).

19

Державний архів Донецької області€¦ · web viewст. 545-а...

Documents