Slide 1

Introducerea programului pentru managementuldocumentelor WinArhiin compania NewPlastConsult IASIScurta prezentareNewPlast Consult Iasi lucreaza si monteaza tamplarie PVC(termopan)din 1998 in judetul IASIEficientizarea activitatii administrative si de montaj a facut necesara implementarea unui sistem informatic performant, specializat in managementul documentelor si al fluxurilor de lucruSistemul optim pentru firma s-a dovedit a fi unul dezvoltat de DualSoft TimisoaraAcest sistem inregistreaza, stocheaza si reutilizeaza electronic ofertele si comenzile companiei

Nevoia de schimbareInformatizare redusa

Miscarea greoaie a informatiei

Intarzierea procesului tehnologic,prin lentea miscarii informatiei la utilizatorii implicati in procesul tehnologic

Analiza S.W.O.T.Puncte tari:

Existenta resurselor

Acordul topmanagementului

Implementarea cu ajutorul unei echipe duble interna si externa

Puncte slabe : Unele probleme in administrarea postvanzare si in relationarea cu DualSoft firma producatoare a softulu

Rezistenta la schimbare a persoanelor de o anumita varsta datorita asa zisei comlexitate a lucrarii implementate

Analiza S.W.O.T.Oportunitati:

Posibilitatea integrarii a noi programe cu Win Arhi

Crearea de legaturi intre Win arhi si IFS(program de gestiune a materialelor)

Amenintari:

Subdimensionarea proiectului

Neintelegeri intre echipe (interna si externa) la implementare

Cost crescut datorita unor factori neprevazuti ( ex:echipamente stocare date)

Diagnosticul Schimbarii

Diagnosticul SchimbariiIn prezent : Tehnologiile de lucru sunt elaborate manualFisele tehnologice(date identificare client, comanda) sunt elaborate manual de catre responsabilul de lansareIngreunarea obtinerii unei statistici privind consumul de materiale si al manoperii pe lucrareContabilitatea- aplicatiile sunt proiectate sa functioneze separat confruntarea ducand mereu la strecurarea de eroriAprovizionarea necunoasterea in orice moment a stocului de materiale atat in ceea ce priveste consumabilelelcat si a celor achizitionate in diferite stadii ale productieiDiagnosticul SchimbariiFactorii de mediu favorabili:Informatizarea redusaCirculatia greoaie a informatieiDificultati in upgradarea proiectului in desfasurareNumarul scazut al utilizatorilorMediul extern este concentrat pentru implementarea unor tehnologii de ultima generatie generatoare de scaderi importante ale costurilor

Planificarea Schimbarii

Planificarea Schimbarii - Obiectiveexistenta unei evidente mult mai clare n ceea ce priveste consumul de manopera si materiale;o mai buna disciplina n procesul de montaj;punerea la dispoztia tuturor celor interesati a situatiei stocurilor de materiale n timp real; mbunatatirea corelarii activitatii de aprovizionare cu cea de montaj.

Planificarea Schimbarii Etapele implementrii Organizarea proiectului 03.01.2011Analiz 02.02.2011Adaptare, instalare i configurare sistem 17.03.2011Instruire utilizatori 14.04.2011Acceptan final 13.05.2011Suport Tehnic 20.05.2011Final 20.06.2011Factori PRO si CONTRA schimbarii

Managementul tranzitieiImplementarea proiectului a durat 6 luniAu fost organizate cursuri pentru top manageri;S-a observat faptul ca serverul nu suporta numarul de utilizatoriestimati la inceputul proiectarii;S-a achizitionat un nou procesor care a upgradat serverul ;La departamentul Contabilitate rezistenta implementarii a fost ridicatadeoarece persoanele angajate in departament erau in virsta si s-au adaptat mai greu lasituatie. Cel mai bine s-a integrat departamentul Tehnic ce include Proiectarea si Productia asigurindun flux al documentelor rapid, comunicare optima si realizare la termen a proiectelor.

Resurse necesareachizitionarea a 1 buc. server ~ 12.000 EUR achizitionarea sistemului de operare n retea ~ 4.250 EUR achizitionarea de licente de sistem de operare ~ 10.000 EUR achizitionarea sistemului de baze de date ~ 600 EURscolarizarea inginerilor de sistem ~ 700 EUR achizitionarea a 19 buc. PC-uri ~ 21.500 EUR achizitionarea conecticii de retea ~ 5.000 EURachizitionarea placilor de retea (31 buc.) ~ 1.550 EUR achizitionarea a 4 buc. imprimante ~ 5.400 EURTOTAL ~ 61.500 EURDurata implementriiFaza initiala: achizitia serverului, a staiilor de lucru, a plcilor de reea, a produselor software i a licenelor etc.Durata implementrii propriu-zis: 45 zile pn n momentul n care serverul si staiile au fost funcionale, cu toate programele instalate. Suport tehnic: 22 zile - acomodarea personalului cu utilizarea programului

Echipele care particip la proiect

Echipele care particip la proiectEchipa DualSoft TimioaraCoordonat de managerul de proiect care are urmatoarele ndatoriri:s aib disponibile resursele de care este nevoie (personal suport tehnnic, programatori, materiale, etc)sarcinile (aciunile) echipei s decurg conform planificrii i s nu sufere ntrzieri.n aceasta echip mai intr i:implementatorii asistenipersonal suport tehnic (preluri de baze de date, testri, etc.)programatori - lucreaz la modificrile necesare

Echipa NewPlastConsult Iai condus de responsabilul de implementare care are in vedere:alocarea resurselor, disponibilitatea i realocarea lorrezolvarea eventualelor conflicte care pot apareDin aceasta echipa fac parte:efii departamentelor care sunt implicate n operaiunea de informatizaresefii departamentelor care sunt afectate (chiar n mic msur) de aceast informatizarespecialitii pe domenii, precum i utilizatorii implicai direct n operarea software-ului

Managementul riscurilorLipsa implicrii managementului organizaiei NewPlastConsult IaiLipsa de interes din partea angajailor organizaiei NewPlastConsult Iai (efort suplimentar, noi atribuiuni pentru angajai)Lipsa unui flux clar de informaii i a unor proceduri clare de lucru n cadrul organizaiei NewPlastConsult IaiSprijinul logistic inadecvat, prin lipsa unor echipamente conform specificaiilor DualSoft Timioara

nvarea din schimbareObstacole:personalul de execuiementalitile angajailor jocurile interne

EroriComplexitate nejustificatInsuficient training pentru utilizatoriDelegarea deciziilor importante personalului neavizatBazarea excesiva pe consultaniBaze de date / date iniiale neadecvate / incorecte / amestecate

CapcaneCapcana flexibilitii (cu ct un program software este mai flexibil cu att este mai mare riscul de a dori adaptarea lui n cele mai mici detalii la procesul de business)Subestimarea timpului i a efortului implicat n implementareRezultatele propuseintroducerea fisele tehnologice pe calculator motivul pentru care a fost elaborata respectiva fisa Fisierul cu aceste informatii va fi la dispozitia Serviciilor Urmarirea Productiei care vor putea decide lansarea tehnologieiLa lansarea tehnologiei se va realiza si defalcarea automata a fiselor tehnologice n bonuri de materiale si manopera si tiparirea acestora Bonurile de materiale vor merge la magazii de unde vor fi transmise la contabilitate unde se actualizeaza stocurile de materiale si de asemenea se completeaza din stoc pretul materialelor bonurile de materiale sa fie operate n calculator direct de catre gestionarii de la magazii ceea ce va permite ca stocul de materiale raportat de sistem sa corespunda in orice moment cu cel real din magazie, putnd fi consultat cu ncredere de catre proiectanti, tehnologi, personal din Serviciul Aprovizionare.ConcluziiAm analizat modul de implementare a programului de gestionare a documentelor WinArhi de catre firma DualSoft pentru firma NewPlast ConsultWinArhi permite controlul, organizarea, accesul i publicarea documentelor i informaiilor vitale din cadrul firmei NewPlastConsult ntr-un mod rapid, uor i precis.Investitia necesara a fost estimata la 13.500 EURImplementarea a condus la o crestere a cifrei de afaceri si a profitul cu 10% fata de anul precedentScaderea timpilor necesari pentru circulatia informatiilor in intreprindereReducerea timpului necesar regsirii documentelor, gestionarea centralizat a documentelor i fluxurilor de lucru, mbuntirea colaborrii angajailorFinish Line