POLICÍA NACIONAL DEL PERÚ

DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN Y DOCTRINAESCUELA DE EDUCACIÓN SUPERIOR TÉCNICO

PROFESIONAL DE LA PNP

“II SEMESTRE ACADÉMICO

PROMOCIÓN CELADORES 2015”

TEMA : PROGRAMA EXCEL

CURSO : INFORMÁTICA

INTEGRANTES :

A1 - PNP COAGUILA CUARITE JORGE LUIS

A1 - PNP CUAYLA MAQUERA SHEYLA

A1 - PNP FLORES FLORES JUAN

A1 - PNP COA CONDORI JIMY

A1 - PNP CONDORI CHURA ELIZABETH

A1 - PNP JULI JAVAR SARA

A1 - PNP FIGUEROA LLANOS WILFREDO

DOCENTE : ING. FERNANDEZ NINA JOSÉ

MOQUEGUA - 2015

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INDICE

DEDICATORIA 3

AGRADECIMIENTO 4

INTRODUCCION 5

CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 6

A. CARACTERIZACION DE LA PROBLEMATICA 6

B. DELIMITACION DE LOS OBJETIVOS 6

1. OBJETIVO GENERAL 6

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 6

C. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA 6

1. JUSTIFICACION 6

2. IMPORTANCIA 7

D. LIMITACIONES 7

CAPITULO II

MARCO TEORICO – DOCTRINARIO 8

A. ANTECEDENTES 8

B. BASES TEORICÁS 10

C. DEFINICION DE TERMINOS 50

CAPITULO III

ANALISIS 53

CONCLUSIONES 58

RECOMENDACIONES 58

BIBLIOGRAFIA 59

ANEXOS 60

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3

DEDICATORIA

El Presente Trabajo se lo dedicamos a Nuestros Padres; a quienes les debemos todo lo que tenemos en esta Vida y a Dios, Por que fue él quien nos hizo acreedores de esos padres maravillosos.

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AGRADECIMIENTO

Queremos expresar nuestros sinceros agradecimientos al profesor, quien nos ha descubierto, desde lo emocional y lo racional, el Apasionante mundo de la Policía.

.

INTRODUCCION

Trabajar con hojas de cálculo resulta a menudo desalentador. Los usuarios principiantes suelen tener dificultades para encontrar las características que necesitan para llevar a cabo una tarea. Los avanzados verán a menudo que algunas funciones adicionales que les gustaría poder utilizar no existen actualmente. Uno de los principales objetivos de diseño de es ofrecer a ambos tipos de usuarios (y a los que se encuentran entre un grupo y otro) las herramientas necesarias para lograr una mayor productividad.Excel le ofrece ahora a los usuarios principiantes e intermedios más confianza para trabajar con hojas de cálculo, ya que facilita el conocimiento de las funciones existentes a la vez que proporciona una mayor inteligencia para garantizar a los usuarios que no están cometiendo errores. En el caso de usuarios avanzados, Excel se centra en hacer que la ejecución de las tareas habituales resulte más sencilla e intuitiva.Trabaje de manera más inteligente con Excel, el programa de cálculo y análisis de Office. Proporciona a los profesionales las herramientas que necesitan para administrar información de negocios y para los usuarios en general les ayuda a aprovechar al máximo la información

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CAPITULO I

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

A. CARACTERIZACION DE LA PROBLEMÁTICA

Excel es un software de hoja de cálculo, pero al contar con una inmensa cantidad de características de diseño de tablas y poder limitar la impresión a una página, algunos usuarios también lo usan como software de creación de documentación. Por otro lado, Excel no tiene las sofisticadas características de diseño de caracteres y formato de texto de Word. Se recomienda seleccionar el software que va a usar según el tipo de documento que desee crear.Es posible que se pregunte por qué el software de hojas de cálculo y creación de documentos que usa en el hogar forma parte de un conjunto de software llamado “Office” (oficina). Existe un motivo histórico para esto. Anteriormente, el software de hojas de cálculo y creación de documentos se usaba principalmente para el trabajo. El software se combinaba en un conjunto de software para trabajo, así que se llamaba “Office”. Desde entonces, los equipos personales se han popularizado incluso en el hogar, pero el conjunto de software, que combina software de hojas de cálculo y creación de documentos, todavía se llama “Office”.

B. DELIMITACION DE LOS OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Conocer cuáles son las competencias del Excel y sus funciones

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Determinar cada uno de los pasos para poder aplicar el Excel y sus funciones

Como se desarrollan cada una de las funciones del Excel

C. JUSTIFICACION E IMPORTANCIA

1. JUSTIFICACION

Es muy común que al estar trabajando con Excel no aprovechemos al máximo sus recursos, las personas que saben de Excel son más productivas en cualquier tipo de empresa en las que estén trabajando, por ello este manual presenta la información más necesaria para trabajar eficientemente con una hoja de cálculo.

La hoja de cálculo Excel es una aplicación integrada de  Windows  cuya finalidad es la realización de cálculos sobre datos introducidos en la

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misma, así como la representación de estos valores de forma grafica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como una base de datos.

En los primeros dos capítulos se abordara una breve explicación de Excel, sus aplicaciones y las descripciones de los comandos y barra de herramientas más elementales así como la explicación de tipos de datos que se verán más ampliamente en capítulos posteriores.

También se habla de la utilización de la hoja de cálculo, este es un poco extenso ya que abarca todos los métodos y técnicas básicas mas importantes que se manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones, formulas, hipervínculos, formato condicional,  gráficos, tablas dinámicas, etc.…

En el desarrollo de este curso, se presentan problemas resueltos, para que el aprendiz razone el resultado de una operación, sin embargo al final de los capítulos, presentamos una serie de ejercicios donde se integran todo lo visto en el curso, para un mayor  aprendizaje.

2. IMPORTANCIA

Es muy importante este tema puesto que el Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de cálculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

D. LIMITACIONES

No hubo ninguna

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CAPITULO II

MARCO TEORICO - DOCTRINARIO

A. ANTECEDENTES

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular1 Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011La lista de versiones de Microsoft Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows son:

Año - Versión 1985 - 01 (Solo para MAC) 1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0) 1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0) 1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0) 1993 - 05 (Microsoft Excel For NT) 1995 - 06 (Microsoft Excel 1995) 1997 - 07 (Microsoft Excel 1997) 1999 - 08 (Microsoft Excel 2000) 2001 - 09 (Microsoft Excel XP) 2003 - 10 (Microsoft Excel 2003) 2007 - 11 (Microsoft Excel 2007) 2009 - 12 (Microsoft Excel 2010) 2013 - 13 (Microsoft Excel 2013) 2013 - 14 (Microsoft Excel 365)

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era un producto muy competitivo en el Mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta práctica ha

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sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la marca del otro programa.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)2 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUIs de las aplicaciones para mayor coherencia con Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos.La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para

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mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel.

Aplicaciones

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc.Así mismo Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir agrupar, ordenar y filtrar la información.

B. BASES TEORICÁS

EXCEL 2010

Manual Básico de Excel

El siguiente documento pretende guiar al lector por el mundo básico de Excel, mostrarle algunas cosas que puede hacer con este programa y enseñarle su potencial. Para comenzar y para entender bien de que se trata todo esto, introduciremos el concepto de hoja de cálculo.

Hoja de cálculo: es una matriz que permite la manipulación de datos (numéricos y alfanuméricos),a través de formulas, operaciones matemáticas, etc, que está compuesta por un conjunto de filas y columnas. Primero hay que familiarizarse con una serie de términos, que hacen parte de las hojas de cálculo y su cotidianidad, estos son:

Libro: conjunto de hojas de cálculo. Es el archivo informático de los programas de hojas de Cálculo.

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Esta imagen corresponde al programa de Microsoft Excel 2007, lo que se ve es una hoja de cálculo, en la parte baja hay tres etiquetas que dicen: hoja 1, hoja 2, hoja 3; este conjunto de hojas de cálculo se conoce como libro.

Celda: Es la unidad en la hoja de cálculo, todas las celdas conforman la hoja de cálculo. Es un cuadro en el que se encuentra una fila y una columna, en ellas se introducen los datos. Se llaman con la unión de la letra que representa la columna donde está ubicada y el número de la fila donde se encuentra, ejemplo: A1 (verde), A2 (azul), etc.

Esta imagen de Microsoft Excel 2007

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Reciben nombres de número, por ejemplo, Fila 1 (en azul). Fila 2 (en morado), etc.

Imagen tomada de Microsoft Excel 2007.

Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Reciben nombres de letras, por ejemplo, columna A (en azul), columna B (en morado), columna AA (en naranja), etc.

Imagen Tomada de Microsoft Excel 200

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Rango: son un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo, son un subconjunto de la hoja de cálculo y estas se llaman nombrando las esquinas del recuadro, ejemplo: (A1: D4), que corresponde al subconjunto creado por las celdas A1, A2, A3, A4, B1, B2, B3, B4, C1, C2, C3, C4, D1, D2. D3. D4.

Imagen Tomada de Microsoft Excel 2007.

Existen en el mundo de los computadores, varios programas que trabajan con hojas de cálculo, el más popular de ellos es Microsoft Excel 2007. A continuación mencionaremos algunos de ellos:

• StarOffice

“StarOffice” es la suite ofimática de la que es propietaria de Sun Microsystems. La versión vendida en el este de Asia se conoce como “StarSuite” y es funcionalmente idéntica a StarOffice, pero incluye funcionalidades y tipos de letras para el chino simplificado, chino tradicional, japonés y coreano. Dentro del grupo de programas de StarOffice está StarOffice Calc que es un programa para la creación de hojas de cálculo

de forma sencilla y se encuentra disponible en Linux, además es compatible con Excel, Lotus y OpenOffice.

• OpenOffice

Es la versión gratuita de StarOffice, posee menos beneficios que la anterior pero es recomendable, porque también es compatible con los programas de hojas de cálculos más usados. El Calc, es la hoja de cálculo de OpenOffice y “ofrece una serie de características no presentes en Excel, incluyendo un sistema que, automáticamente define serie de gráficas, sobre la base de la disposición de la información del usuario.

Calc también puede exportar hojas de cálculo para el formato PDF”.

• Google Docs

Permite manejar hojas de cálculo en línea, ósea con otros usuarios.

• Lotus 1-2-3

Primer programa de hoja de cálculo que alcanzo popularidad en el mundo de la informática, tanto así que ayudo a la propagación de los computadores IBM.

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• Microsoft Excel

He aquí algunos conceptos de la Web sobre Excel,

“Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de cálculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo”.

“Microsoft Office Excel, mejor conocido sólo como Microsoft Excel, es una aplicación para manejar hojas de cálculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables”.

“Excel es un software que le permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel le permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos especificados, imprimir tablas con diseños organizados y crear gráficos simples”

Y entonces ¿qué es Excel?

Excel, es un programa computacional que sirve como instrumento para el procesamiento de datos, a través de matrices que son llamadas “hojas de cálculo”; es una herramienta realmente poderosa para quienes requieren de modelos, operaciones aritméticas, labores contables, cálculos, gráficos y análisis de datos.

¿Cómo utilizamos Excel?

Excel es un programa de hoja de cálculo que permite que sus celdas interactúen entre si, mediante órdenes dadas por el usuario a través de formulas, funciones, entre otros. Primero tenemos que saber cómo introducir datos en las celdas.

Pasos.

1. Se selecciona la celda en la que se quiere introducir un dato.

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2. Se escribe con el teclado lo que se desee.

3. Si se decide cambiar lo que se esta ingresando se borra, o se cambia en la barra de formulas, que se encuentra encima de la hoja de cálculo

4. Se oprime alguna de las flechas del teclado para cambiar de celda o se le da “Enter”.

TIPOS DE DATOS

Los datos que se pueden introducir en una celda son de tres tipos: texto, valores y fórmulas. Cada uno de los cuales se caracteriza por los siguientes aspectos:

• Texto

Un dato de tipo texto puede contener cualquier serie de caracteres (letras, números y símbolos), es decir, es de naturaleza alfanumérica y puede tener hasta un máximo de

32.000 caracteres.

Cualquier serie de números mezclados con otros caracteres, por ejemplo 98+56, se toman como un dato de tipo texto. Los textos más usuales son las palabras, títulos, rótulos, letreros, etc.

Un texto que no ocupe el ancho total de la celda queda alineado, por defecto, a la izquierda de ésta. Si el texto es demasiado largo, aparecería sobre las celdas de la derecha, de lo contrario se encuentra contenido únicamente en la celda en la cual fue introducido.

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• Números

Dentro de esta categoría se incluyen los números propiamente dichos, las fechas y horas, porcentajes etc., tratándose todos ellos por igual, y quedando alineados a la derecha de la celda donde se introducen.

- Números:

Un dato de tipo número puede incluir dígitos del 0 al 9, junto a cualquiera de los siguientes caracteres:

Signos + ó – delante del número, indicando un valor positivo (por defecto si no se coloca ninguno de los símbolos) o un valor negativo (Ej: -34).

Paréntesis, que indican un valor negativo, equivale al signo -. por ejemplo (34) significa que es negativo.

Los signos "." y "," que indican la separación entre miles y la separación decimal, respectivamente.

Signo "/" para indicar una fracción mixta. Su nomenclatura es la siguiente:

o Si se quiere expresar un número decimal, mayor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 18 3/4, correspondiendo al número 18,75 ó 7 1/2 correspondiente al 7,5.

o Si se quiere expresar un número decimal, menor de la unidad, mediante un número entero y la fracción correspondiente a la parte decimal: se escribiría 0 3/4, correspondiendo al número 0,75 ó 0 ½ correspondiente al 0,5. Nunca se escribirá la fracción como 3/4 ó 1 /2, ya que sería considerado como una fecha.

• Símbolo "%" detrás del número indica un porcentaje, por ejemplo 65% equivale a 0,65. (¡Ojo! En este caso, vemos un 65% pero en la celda tenemos un 0,65)

• La letra E para indicar potencias de 10, por ejemplo 6e2 representa 6

por 102, lo que equivale a 600. Esta es la llamada notación científica.

Un número que no ocupe el ancho total de la celda se sitúa, por defecto, alineado a la derecha de la misma. Si el número fuese más largo que el ancho de la celda, aparecerá automáticamente en formato científico o de potencias de 10. Por ejemplo, al introducir el número 266410566056 en una celda, éste aparecerá como

2,66410E+11, es decir, 2,66410 por 10.

- Fechas y Horas:

Son tratadas como números, correspondiendo a cada fecha el número equivalente al de días transcurridos desde el 1 de Enero de 1900 hasta la

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fecha en cuestión. A la hora le corresponde la fracción resultado de dividir el número de segundos transcurridos desde las 0 horas, por el número de segundos que tiene un día (86.400).

De este modo el número 10 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900, y el número 10,75 equivale en formato fecha al día 10-Enero-1900 a las 18:00 horas. De esta forma es posible realizar operaciones matemáticas con celdas que contengan fechas u horas. Las fechas, por ejemplo se pueden restar (fecha de hoy - fecha de nacimiento = días vividos).

Los formatos en los que se debe introducir una fecha u hora en una celda son los siguientes:

d/m 06-nov Supone el año actual

Supone año 20 hasta el 30 y año

d-mmm 06-nov Supone el año actual

d-mmm-aa 06-nov-99mmm-aa nov-99 Supone el día 1

hh:mm 15:45 Supone 0 segundoshh:mm:ss 15:45:30

hh:mm am/pm 03:45 p.m. Supone cero segundoshh:mm:ss am/pm

03:45:30 p.m.

Se deben de tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir una fecha u hora:

• Se pueden utilizar indistintamente los signos / ó – como separador en las fechas.

• Se pueden utilizar mayúsculas o minúsculas indistintamente.

• Se pueden escribir los nombres de meses con 3 caracteres o más.

• Se pueden incluir la fecha seguida de la hora en una misma celda separándolas por un espacio en blanco.

• Fórmulas

Las fórmulas permiten realizar cálculos, más o menos complejos, con los datos introducidos en la hoja de cálculo.

Una fórmula admite un máximo de 1.024 caracteres y habitualmente está compuesta por números, operadores y direcciones (referencias) de celdas. También se podrán introducir funciones (fórmulas que ya vienen establecidas por Excel).

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Los operadores utilizados en la creación de fórmulas son los siguientes:

Operador Valor

+ - Positivo, Negativo (como signo)

% Porcentaje

^ Exponente

* / Multiplicación, División

+ - Suma, Resta (como operación)

& Concatenación de textos

= <> Igual, Distinto a

< > Menor que, Mayor que

<= >= Menor o igual que, Mayor o

igual que

El orden de prioridad o preferencia de los operadores disminuye de arriba a abajo en la tabla anterior, es decir, si en una misma fórmula existe un operador de suma y otro de multiplicación, primero se efectúa la multiplicación y luego la suma. Si varios operadores en una fórmula tienen igual preferencia, éstos se evalúan en el orden en que se encuentren, de izquierda a derecha dentro de la fórmula. Para alterar el orden de evaluación de los operadores en una fórmula se puede hacer uso de los paréntesis.

NOTA: Siempre que escribamos una fórmula con más de una operación, es interesante usar los paréntesis para evitar posibles errores de prioridades.

Eso sí, abriremos tantos como cerraremos.

MUY IMPORTANTE: Todas las fórmula han de comenzar con el signo igual (=) o con el signo más (+), de lo contrario Excel las interpretará como texto. Por ejemplo, la fórmula B5+B8 está mal. Debería ser escrita =B5+B8 ó +B5+B8. Las referencias a celdas en las fórmulas podemos escribirlas en mayúsculas o minúsculas indistintamente.

Algunos ejemplos de fórmulas válidas son los siguientes:

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Fórmula Operación que realiza

=20*4 Realiza la multiplicación (80)

=A3*15% Halla el 15% del contenido de la celda A3

=A4-B2+D7 Resta el contenido de la celda B2 al de la A4 y al resultado le suma el de la D7

=C3*(A10+B3) Suma el contenido de A10 y B3 y multiplica el resultado por el de

=C7+D6^8 Eleva el contenido de D6 a la octava potencia y le suma el valor de

=F12^(1/2) Halla la raíz cuadrada del contenido de la celda F12

=H17&"Enero" Concatena el texto contenido en H17 con el texto Enero

="3/10/98"- "5/6/99"

Resta las dos fechas y devuelve el número de días transcurridos entre ambas

=F7>=63 Da como resultado la palabra Verdadero si el contenido de F7 es mayor o igual que 63 y Falso si no lo es

Los textos y fechas dentro de las fórmulas deben ir entre comillas.

NOTA: Cuando en una fórmula queramos operar con un valor fijo, por ejemplo calcular un descuento del 10% sobre un precio introducido en B5, evitaremos por todos los medios introducir el 10% en la fórmula (=B5*10%), especificando en su lugar una celda de la hoja (Por ejemplo C20) donde introduciremos el valor del 10%. Así la fórmula debería quedar: =B5*C20. Esta es la técnica correcta, ya que si deseamos cambiar el descuento a aplicar, en vez de tener que modificar la fórmula, cambiaríamos simplemente el contenido de la celda C20.

Advertencia: Cuando en una celda, el resultado numérico que exista (como resultado de una fórmula por ejemplo), presente en la celda: ############ no deberemos asustarnos. Es una manera que tiene Excel de comunicarnos que el resultado es

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ancho que no cabe entero en la anchura actual de la columna de esa celda y que, antes de mostrarnos un resultado numérico (un saldo, un sueldo, un importe...) de forma truncada, no nos lo muestra, presentando esos símbolos de almohadilla (#) para advertir de que tenemos que ampliar la anchura de la columna en la que se encuentra esa celda. La anchura de una columna se cambia desde la línea separadora que existe entre todas las columnas en la línea de títulos de columna (A B C D...)

¿Para qué sirve el botón redondo de la parte superior de Excel y las etiquetas que están sobre la hoja de cálculo?

Ahora explicaremos las etiquetas de Excel para que sirven y el botón de Office.

BOTÓN DE OFFICE

Al entrar al programa de Excel, en la parte posterior izquierda de la pantalla, encontramos el botón de Office. Al hacer clic sobre él se despliega un menú con comandos útiles para el libro de Excel que se va a realizar.

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Los más importantes son

• Nuevo

Este comando se activa con un solo clic, y sirve para crear un libro nuevo, esta herramienta es muy útil cuando estamos trabajando en un libro y necesitamos de otro simultáneamente. Al abrir Excel 2007 se abrirá un documento nuevo instantáneamente, pero si se necesita de otro este comando es el indicado.

• Abrir

Este comando sirve para abrir los documentos de Excel que han sido guardados con anterioridad. Al darle clic el abrirá otra ventana donde se mostraran la lista de archivos de Excel de una carpeta predeterminada (usualmente Mis documentos).

Allí se selecciona el archivo que se desea trabajar, y se la da la orden “Abrir” que se encuentra en la parte baja de la ventana

• Guardar

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Este comando sirve para guardar el trabajo que ha sido realizado, se recomienda utilizar este comando de vez en cuando para evitar pérdidas de información. Se activa solo dándole clic una vez; es útil mencionar que si el libro de Excel no ha sido guardado con un nombre y se hace uso de esta herramienta, ella funcionara como el siguiente comando “Guardar como”.

• Guardar como

Este comando sirve para guardar con un nombre (el que desee el usuario) el libro que se esta trabajando o que se va a trabajar. Cuando se ubica el cursor sobre este comando aparece una lista de opciones que permiten que el usuario elija la clase de archivo que desea para su libro, se destacan entre ellas:

Libro de Excel: que guarda el archivo con el formato predeterminado de Excel 2007

Libro de Excel habilitado para macros: que guarda el archivo conservando las macros que han sido programadas, para que se puedan utilizar en otro momento sin necesidad de que sea el mismo computador.

Libro de Excel 97-2003: que guarda el archivo con el formato compatible con las dos versiones anteriores a Excel 2007, que son Excel 2003 y Excel 97.

Macros: Grabador y reproductor de una serie de pasos, programados por el usuario.

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Si se elije cualquiera de estas opciones saldrá una ventana que permitirá guardar con el nombre deseado y con el formato de archivo propuesto, si se oprime el comando “Guardar como” saldrá la misma ventana pero con el formato de archivo predeterminado de Excel 2007 (Libro de Excel), aunque esta permite cambios en “Guardar como tipo”.

• Imprimir

Muestra las opciones de impresión del documento de Excel, permite que el usuario vea como va a ser la impresión antes de ser estampada en el papel. Al dar clic saldrá una ventana que permitirá, elegir la impresora, y las opciones de impresión.

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• Cerrar

Este comando cierra el libro que este activo al momento de utilizarlo, si no ha sido guardado, mostrara una ventana que le permite al usuario guardarlo antes de cerrarlo, o cancelar la acción cerrar.

Nota: Recomendamos que para utilizar los otros comandos se dirija a la ayuda de Microsoft Excel 2007.

En la parte derecha del menú que se despliega en el botón de office hay una lista de los archivos de Excel usados de manera mas reciente. En la parte baja del menú del Botón de Office hay dos botones mas llamados “Opciones de Excel y Salir de Excel”.

• Opciones de Excel

Al ingresar en el icono Opciones de Excel, aparecerá la siguiente ventana:

Desde esta ventana, se pueden configurar opciones básicas de Excel, tales como la apariencia, el número de hojas con que se abre un libro, también es posible cambiar los separadores de decimales y de miles, configurar la barra de acceso rápido, administrar los complementos de Excel y muchas otras opciones que se describirán a continuación, algunas no las mencionaremos y recomendamos dirigirse a la ayuda de Excel para aprender de ellas.

A continuación explicaremos las opciones de Excel: “formulas”, “Personalizadas” y

“Complementos”, porque consideramos que son las mas útiles en este manual básico.

• Formulas

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Nos parece relevante explicar porque esta opción de Excel es tan importante, muchas veces cuando se está trabajando con modelos y formulas surge un error que se conoce como CIRCULARIDAD, Excel advierte este problema cuando aparece y he aquí en esta opción la forma de solucionarlo.

- Circularidad

Se dice que hay una circularidad o una referencia circular cuando un valor depende del resultado y este resultado a su vez depende de ese valor.

Para ilustrar mejor el concepto de circularidad y la forma de resolverlo, analizaremos el siguiente ejemplo:

- Contamos con los siguientes Datos de entrada:

DATOS DE ENTRADA

Ventas

12.000,0

Costo de ventas % 60%

Gastos generales 2.350,0

Comisión % Utilidad Neta 50%

Tasa de impuestos 35%

- Con estos datos se nos pide realizar un Estado de Resultados

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Estado de Resultados

Ventas 12.000,0

Costo de ventas 7.200,0

Utilidad bruta 4.800,0

Gastos generales 2.350,0

Comisiones 50% utilidad neta

Utilidad antes de impuestos 2.450,0

Impuestos 35% 857,5

Utilidad neta 1.592,5

Como observamos, para calcular la utilidad neta, es necesario conocer el valor las comisiones, valor que a la vez corresponde a un porcentaje de la utilidad neta. Al intentar resolverlo en Excel, tenemos un mensaje de error de Excel en donde se advierte la existencia de Referencia Circular y la imposibilidad para realizar el cálculo.

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Para Resolver esto debemos configurar Excel para que realice Iteraciones, es decir, que realice un número determinado de cálculos hasta que encuentre el valor que cumple con la relación entre los valores.

En opciones de Excel, en el submenú Fórmulas, encontramos Opciones de Calculo, allí habilitamos la casilla: Habilita cálculo iterativo y definimos el número máximo de iteraciones que queremos realice Excel

Ya habilitado el cálculo iterativo, podemos resolver el problema de las comisiones y la utilidad Neta:

- Personalizar

Continuamos con la opción de Excel “personalizar”, esta opción es importante porque nos permite colocar a nuestro alcance los comandos o herramientas de Excel que mas utilizamos, en ella se agregan a la barra de acceso rápido que se encuentra en la parte superior de la pantalla de Excel.

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Además de los iconos predeterminados, recomendamos activar el icono de potencia, se llama “signo exponencial” y nos ahorra el trabajo de encontrar en los teclados el mismo símbolo.

La anterior es la ventana de la opción de Excel “personalizar”, Ud. debe escoger los iconos de su preferencia y darle Agregar y al final Aceptar, en el caso de escoger “signo exponencial” este luego aparecerá en la “barra de acceso rápido”, asi:

- Complementos

Como su nombre lo indica “complementos” son aquellos programas que Excel le permite al usuario añadir a sus herramientas, y que no los tiene activos porque no son de mucho uso para todas las personas.

Los complementos se administran en el botón Ir, allí se recomienda desactivar todos los ítems que estén activados, porque no se utilizan nunca (herramientas para el Euro), y activar solo “Herramientas para análisis” y Solver.

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Las herramientas activadas saldrán en la esquina derecha de la etiqueta “Datos”. A continuación explicaremos para que sirve SOLVER.

- Solver

Solver es un poderosísimo complemento de Excel que permite a través de una serie de combinaciones llegar a la mejor solución de un problema que puede tener muchas soluciones acertadas. Solver es una herramienta que permite al usuario optimizar los recursos pues te provee de la mejor o mas optima combinación de los mismos. Solver te permite encontrar el mejor modo de hacer algo. O dicho de un modo más formal: Solver te permite encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja de cálculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo.

Para utilizar Solver, se debe primero elaborar un modelo que represente el problema, el modelo deberá tener:

• Celda Objetivo

• Celda Cambiante

• Restricciones

Para entender mejor este modelo, lo haremos a través de uno de los mas populares ejemplos de Microsoft, que además fue trabajado en la clase de Modelaje en Excel, dirigida por el profesor Ignacio Velez.

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Ejemplo: Problema de la mezcla de productos combinado con la disminución del margen de ganancias.

Su organización fabrica televisores, estéreos y altavoces usando piezas en común del inventario, tales como generadores de electricidad y conos de altavoces. Debido a que las piezas son limitadas, se debe determinar la mezcla óptima de productos que se van a fabricar. Pero la ganancia por unidad disminuye al aumentar el volumen fabricado puesto que se necesitan más incentivos de precio para producir un incremento en la demanda. Este modelo proporciona datos de varios productos utilizando piezas comunes, cada una con un margen de beneficio diferente por unidad. El número de piezas es limitado, por lo que el problema consiste en determinar el número de cada producto del inventario disponible que se utilizará para construir los componentes, maximizando así los beneficios

Celda Objetivo

Esta Celda representa el resultado que deseamos optimizar. En el ejemplo la celda objetivo es aquella que contiene la suma de los beneficios producidos por cada uno de los productos. Es la celda que queremos optimizar.

Celdas a Cambiar

Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda objetivo. Cambiándolas de valor, Solver encontrara la combinación que optimice el valor de la celda objetivo. En el ejemplo las celdas cambiantes son aquellas que represntan las unidades de productos que se van a construir.

Restriccions

Son las delimitaciones que se le aplican a las celdas cambiantes. Son las instrucciones que permiten que la celda objetivo lance un valor correcto y acertado, un valor optimizado. En nuestro ejemplo, las restricciones son:

• Que la cantidad de los recursos a utilizar no exceda el inventario de los mismos

• Que las celdas cambiantes sean un numero entero, pues estas representan el numero de unidades de cada producto que se van a construir. Ósea no puede ser un numero decimal como 150.3, porque es imposible construir 150.3 televisores por ejemplo.

• Que las celdas cambiantes sean iguales o mayores a cero, para que no salgan números negativos en ellas.

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Veamos el modelo en Excel.

Este modelo proporciona datos de varios productos utilizando piezas comunes, cada una con un margen de beneficio diferente por unidad. El número de piezas es limitado, por lo que el problema consiste en determinar el número de cada producto del inventario disponible que se utilizará para construir los componentes, maximizando así los beneficios.

Especificaciones del problema

Celda objetivo D18 El objetivo es maximizar el beneficio.

Celdas a cambiar D9:F9 Van a construir.

Restricciones C11:C15<=B11:B15

El número de piezas utilizadas debe ser menor o igual al número de piezas del inventario.

El número del valor a construir debe ser mayor o igual a 0.

Las fórmulas de beneficio por producto en las celdas D17:F17 incluyen el factor

^H15 para mostrar que el beneficio por unidad disminuye con el volumen. H15 contiene 0,9, lo que hace que el problema sea no lineal. Si cambia H15 a 1,0 para indicar que el beneficio por unidad permanece constante con relación al volumen y después vuelve a hacer clic en Resolver, la solución óptima cambiará.

Este cambio también hace que el problema sea lineal.

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Por ultimo el botón de al lado de Opciones deExcel

• Salir de Excel

Este comando sirve para cerrar completamente el programa de Excel y todos los libros que estén abiertos en ese momento, si los archivos no han sido guardados, se abrirá una ventana por libro como la que fue descrita y mostrada en el comando cerrar, para asegurarse de que el usuario guarde los trabajos realizados

DE EXCEL 2007

En Microsoft office Excel 2007, las barras de herramientas están agrupadas en etiquetas.

ETIQUETA INICIO

• PORTAPAPELES

El portapapeles es una zona de memoria donde se almacena la información copiada o cortada de una aplicación Windows. Cada vez que se copia o

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corta información, el portapapeles reemplaza la información que había por la nueva información.

Office tiene su propio portapapeles además del estándar de Windows, en el cual se pueden almacenar hasta 24 elementos (copias) distintas.

Se puede acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior derecha de la sección Portapapeles de la pestaña

Inicio.

De este modo conseguimos ver el contenido del portapapeles en cualquier momento.

Los métodos para utilizar el portapapeles son muy sencillos:

- Primero seleccionamos los datos que deseamos copiar o cortar.- Después copiamos (Ctrl + C) o cortamos (Ctrl + X) los datos

seleccionados.- Por último pegamos el contenido del portapapeles, si presionamos

(Ctrl + V) pegamos lo último que hayamos puesto en el portapapeles.- Como el portapapeles de Office tiene una capacidad de 24

elementos tenemos la opción de pegar varios elementos a la vez o de Pegar todo.

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También existe la posibilidad de Borrar todo el contenido del portapapeles.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón que aparece en la parte inferior del panel del portapapeles.

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.

Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles.

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados.

- Copiar Celdas Adyacentes

Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.

Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno.

Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.

Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango.

Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.

Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.

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Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha

de las celdas copiadas el icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas, Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.

Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene.

Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.

Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $, delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, o presionando la teca F4 sobre la referencia, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca variará la referencia, es decir, quedara fija.

Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.

- Pegado Especial

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especia

Para utilizar esta posibilidad:

o Seleccionar las celdas a copiar.o Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.

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o O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la información situada en el portapapeles.

Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.

Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado especial.

Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

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• FUENTE

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos utilizar los cuadros de diálogo o la banda de opciones

Utilizando los cuadros de diálogo:

En la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, haciendo clic sobre la pestaña

Fuente, aperá la siguiente Ficha:

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar.Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.

Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que queremos. Las Diferentes opciones que encontramos en esta ficha son:

- Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

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- Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.

- Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.

Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.

- Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.

- Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: T ach ad o , Superíndice y Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificación que se encuentra a la izquierda.

- Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Tamaño

Fuente

Estilo

Colo

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• ALINEACIÓN

Permite Cambiar la alineación y la orientación de la información en las celdas de la hoja de cálculo. La alineación se refiere a la posición que ocupará la información dentro de la celda

esta Ficha encontramos:

- Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas.

- Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.

- Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se

muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj.

- Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas dentro de la celda.

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- Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

- Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

- Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo árabe, hebreo, etc.

- En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:

Alineación

Vertical

Orientación

• ESTILOS

En la subpestaña Estilos, encontramos tres opciones para dar Estilo a una tabla, una celda o para configurar formatos condicionales

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- Dar formato como Tabla

Excel dispone de una serie de formatos predefinidos que se pueden aplicar a un rango de celdas. Estos formatos detectan la estructura de los datos del rango seleccionado y automáticamente aplican el formato sobre las celdas.

Los pasos a seguir para aplicar autoformato son:

1. Seleccionar el rango de celdas a las que aplicar formato.

2. Seleccionar la opción Dar formato como tabla, que aparece en el grupo de opciones Estilos de la ficha de Inicio.

- Elegir en la galería mostrada el formato que se quiere aplicar (disponemos de barra de desplazamiento para ver más formatos automáticos).

- Seleccionar el formato que queremos aplicar a nuestra selección, haciendo doble clic sobre el mismo. En ese momento se abrirá una ventana que nos mostrarán el rango de celdas seleccionadas anteriormente, dándonos la posibilidad de cambiar la selección También le indicaremos si la tabla tiene o no encabezados, ya que este aspecto deberá ser tenido en cuenta a la hora de la aplicación del autoformato.

Una vez comprobada que la selección es correcta, pulsaremos el botón Aceptar, para aplicarla a las celdas seleccionadas.

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Si queremos crear nuevos estilos de tablas además de los estilos aquí planteados, podremos hacerlo a partir de la opción Nuevo estilo de tabla, desde donde puedo dar un nombre al nuevo estilo e indicarle el formato que queremos aplicar a cada uno de los elementos que la componen.

Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

- Seleccionamos el elemento de la tabla al que vamos a aplicar el formato, que aparece en el listado del cuadro de diálogo Nuevo estilo rápido de tabla.

- Presionando sobre el botón Formato, lo que nos llevará al cuadro de diálogo de Formato de celdas, desde el que le indicaremos cual deseamos que sea el formato de ese elemento de la tabla.

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- Una vez establecido el formato pulsamos sobre el botón Aceptar, podremos observar el resultado que hemos conseguido aplicar al nuevo estilo de tabla, desde la Vista preliminar con la que cuenta el cuadro de diálogo de Nuevo estilo rápido de tabla.

- Repetiremos los pasos anteriores hasta que el nuevo estilo de tabla quede a nuestro gusto. Una vez este terminado su diseño, pulsaremos sobre el botón Aceptar, y tendremos ya creado un nuevo estilo de tabla rápida personalizado.

-Formato Condicional

El formato condicional es una herramienta de Excel ubicada en la

etiqueta INICIO, que permite obtener una información grafica1

programada por el usuario, de un dato o una serie de datos. Esta herramienta se usa para resaltar los puntos críticos dentro de una hoja de cálculo, y se resaltan con los formatos que fueron explicados anteriormente. La mejor forma de explicarlo es a través de un ejemplo.

Supongamos que una empresa maneja el siguiente Estado de resultados, (es sencillo y no tiene impuestos porque solo tratamos de explicar el formato condicional)

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Formato Condicional

El formato condicional es una herramienta de Excel ubicada en la

etiqueta INICIO, que permite obtener una información grafica1

programada por el usuario, de un dato o una serie de datos. Esta herramienta se usa para resaltar los puntos críticos dentro de una hoja de cálculo, y se resaltan con los formatos que fueron explicados anteriormente. La mejor forma de explicarlo es a través de un ejemplo.Supongamos que una empresa maneja el siguiente Estado de resultados, (es sencillo y no tiene impuestos porque solo tratamos de explicar el formato condicional)

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Por cuestiones de control, el contador desea que los años donde la utilidad haya sido negativa sobresalgan, siendo la celda de color rojo. Entonces con formato condicional…

Se seleccionan las celdas que corresponden a la utilidad neta y se le ordena a traves de Formato Condicionla que coloque en color rojo claro las celdas que sean menores que cero …

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Se le da la orden “aceptar” y se obtiene el resultado.

Asi como este, a muchos casos se les puede aplicar el Formato Condicional, dependiendo de la situacion, esta resulta una util herramienta que facilita el trabajo del Usuario de Excel.

- celdas

- Insertar Filas

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobre la que queremos añadir la nueva,

ya que las filas siempre se añaden por encima de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio. Elegir la opción Insertar filas de hoja.

Todas las filas por debajo de la nueva, bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna fila, Excel toma la fila donde está situado el cursor como fila seleccionada.

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Si lo que queremos es añadir varias filas, basta con seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir. Cuando insertamos filas con un

formato diferente al que hay por defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato

que debe tener la nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.

- Insertar Columnas en una Hoja

Excel 2007 también nos permite añadir columnas, al igual que filas. Para añadir una columna, seguiremos los siguientes pasos:

- Seleccionar la columna delante de la cual queremos añadir otra, ya que las columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

- Seleccionar el menú Insertar de la pestaña Inicio.

- Elegir la opción Insertar columnas de hoja.

Todas las columnas por la derecha de la nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna columna, Excel 2007 toma la columna donde estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a añadir.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por

defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha o que no tenga formato.

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- Ordenar y filtrar

Esta herramienta de Excel es muy útil, cuando se tienen muchos datos y se quieren ordenar de manera ascendente o descendente, sirve indistintamente para texto o numero, los textos los ordena alfabéticamente y los números de acuerdo a su orden en el plano cartesiano. También filtra temporalmente valores específicos que el usuario desee.

De la A a Z, ordena de forma ascendente

De la Z a A ordena de forma descendente

Filtro, habilita los filtros como en tabla dinámica que se explicaran más adelante

ETIQUETA INSERTAR

Consta de:

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Tablas

Ilustraciones y texto

Para aprender sobre estas herramientas recomendamos la ayuda de Excel.

Gráficos

En este grupo nos enfocaremos en la diferencia que hay entre un grafico lineal y un grafico de dispersión. Veamos esta diferencia a través de un ejemplo.

Tenemos la siguiente serie de datos en la hoja de cálculo:

Al graficarlo con Líneas y dispersión, nos resulta lo siguiente:

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Grafico de dispersión

Vemos claramente que los dos gráficos resultan diferentes, el grafico de líneas grafica la primera columna en el eje X y la segunda columna en el eje Y, también vemos que a pesar que no están organizados en un orden ascendente (en la tabla), en el grafico si se muestra como si hubiesen estado de esta manera. El grafico de despersion por el contrario, también conocido como grafico XY, no hace la distinción entre el eje X y el eje Y, el simplemente grafica la relación que hay entre las dos columnas, respetando el orden con el que fueron tabuladas

- Vínculos

Hipervínculo es una herramienta que sirve para crear un vinculo que comunica a un lugar de la hoja de Excel con otro, dentro de ella, o fuera (cuando digo fuera incluyo otra hoja de Excel, otro libro, otro archivo, una página web, etc.)

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Un ejemplo de hipervínculo…

Se crea un hipervínculo en una celda para que cuando se le de clic, en este caso utilizamos la dirección de la pagina (no necesariamente tendría que ser esta, podría ser cualquier cosa, por ej. Una imagen)

D. DEFINICION DE TERMINOS

CD-R.- Compact Disc Recordable. Se trata de un disco de CD-ROM que puede adquirirse para realizar nuestras propias grabaciones. Este tipo de disco solamente puedes escribirse una sola vez,  actualmente pueden llegar a almacenar hasta 700 Mb de información y hasta 80 minutos de música.

CD-ROM.- Se trata de una tecnología de formato de compact disk o disco compacto, de forma que permita la grabación y reproducción de datos en una unidad de lectura especialmente diseñada para ellos. No permite la grabación posterior de datos.

CD-RW.- Disco compacto regrabable y reescribible. Se trata de un CD-ROM con unas características especiales que permiten grabar y borrar datos como si fuera un disco duro.

Cookie.- Archivo, generalmente de texto, que es descargado automáticamente en el sistema desde sitios Web al visitarlos. Se emplean habitualmente para almacenar detalles relativos al visitante para así, al volver a visitar el sitio, no sea necesario rellenar ningún tipo de formulario para identificarse de nuevo. Algunos sitios Web comerciales los utilizan para almacenar detalles sobre los artículos que adquiere habitualmente un usuario de manera que, al volver a visitar el sitio, si existen ofertas especiales de los artículos elegidos u otros similares, el usuario sea informado rápidamente tras examinar su cookie.

CPS.- Caracteres por segundo que puede escribir una impresora.

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Cracker.- (intruso, saboteador) Es una persona que intenta acceder a un sistema informático sin autorización. Estas personas tienen a menudo malas intenciones, en contraste con los hackers, y pueden disponer de muchos medios para introducirse en un sistema.

D Ç (inicio) DIMM.- (Módulo de Memoria Dual-in-line). Una placa de circuito impreso

con conductores de oro o estaño y con dispositivos de memoria. Un DIMM es similar a un SIMM, con la diferencia de que los conductores metálicos situados en los dos lados de un SIMM están eléctricamente unidos y en un DIMM las dos filas de conductores son independientes.

Disco Duro (HDD Hard Disk Device).- Los discos duros constituyen la unidad de almacenamiento principal del computadora, donde se almacenan permanentemente una gran cantidad de datos y programas. Constituyen la memoria de almacenamiento masivo.

Dispositivo apuntador.- Periférico utilizado para desplazar el cursor por la pantalla. Generalmente se trata de un mouse o ratón, pero puede ser también un Lápiz óptico, u otra forma especializada de dispositivo apuntador, como las empleadas en aplicaciones de CAD (Computer Aided Design – Diseño Asistido por Computadora), sobre tabletas gráficas especiales.

DRAM.- (Dynamic Random Access Memory). Es la memoria más común para los computadoraes personales y workstations.

DVD.- Digital Video Device, dispositivo digital de vídeo. Dispositivo óptico de almacenamiento masivo capaz de guardar entre 4.7 y 17 GB en cada disco de 12 cm (de apariencia similar a los CDs).

FIFO.- Acrónimo de First In First Out (Primero en entrar primero en salir). Orden en el que se procesa la información en un buffer o cola. En este caso, los bits que primero entren serán los que primeros salgan, linealmente.

Firewall.- Se emplea tanto en grandes como en pequeñas redes para ofrecer seguridad frente a accesos no autorizados a la red interna. Normalmente se trata de un equipo u computadora conectado en un sitio estratégico, que evita la entrada de determinada información que puede ser dañina para la red.

Freeware.- Programa gratuito que se puede descargar libremente por Internet.

FTP (File Transfer Protocol).- Protocolo utilizado para enviar y recibir archivos a través de Internet

G Ç (inicio) GIF.- Los archivos GIF son gráficos de color indexado, ampliamente

utilizados en los sitios Web, que se utilizan generalmente en conjunción con los archivos JPEG (JPG). Se utilizan habitualmente para logotipos, o imágenes con grandes áreas de un mismo color.

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Gigabit (Gbit).- Aproximadamente mil millones de bits: 1 bit x 1.0243 (es decir, 1.073.741.824 bits).

Gigabyte (Gbyte).- Aproximadamente mil millones (1 billón) de bytes: 1 byte x 1.0243 es decir, 1.073.741,824 bytes.

H Ç (inicio) Hacker.- experto informático especialista en entrar en sistemas ajenos

sin permiso, generalmente para mostrar la baja seguridad de los mismos o simplemente para demostrar que es capaz de hacerlo.

Hardware.- Cuando se habla de computadora, el hardware está formado por los componentes físicos, es decir, los elementos que configuran la máquina y que le dan una serie de características y potenciales (tarjetas, disco duro, monitor, teclado, etc.)

Hiperenlaces.- Utilizados en conjunción con el hipertexto, los hiperenlaces

Intranet.- Una intranet no es más que el resultado de exportar la idea de Internet al ámbito de una organización para su exclusivo uso interno.  Permite comunicarse con todo el mundo empresarial para permitir una buena comunicación y gestión interna, combinada con una buena comunicación externa a través de Internet.

IPX/SPX Protocolo de Red empleado para conectarse a computadoraes que utilizan Novell NetWare.

ISP Internet Service Provider. Proveedor con el cual se contrata el servicio de acceso a Internet.

Java Lenguaje de programación diseñado para su uso en Internet. Muchas de las animaciones y efectos que vemos en las diferentes páginas de Internet se han escrito en Java.

JPEG Formato de archivo gráfico de uso frecuente en sitios Web, donde se encuentran generalmente también archivos GIF. Los archivos JPEG son mejores para fotografías e imágenes con amplia gama de colores.

CAPITULO III

ANALISIS

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COMPARATIVA: OFFICE 2013 VS. OFFICE 2010, OFFICE 2007 Y OFFICE 2003

Microsoft Office 2013 ya está a la venta. Es el primer Office listo para ser usado en tabletas, el primero que se integra seriamente con la Nube y el primero que está optimizado para Windows 8.

Lo más probable es que ya estés usando una de las versiones anteriores de Office, como la 2010, 2007 o 2003. La pregunta que quizá te estés haciendo ahora es: ¿vale la pena que actualices a Office 2013?

Consulta nuestra tabla comparativa y lee nuestras recomendaciones para saber si te conviene pasar al nuevo Office o esperar un poco. Dependiendo de cuál sea tu versión de Windows y lo que necesitas hacer, el panorama puede cambiar mucho...

Al igual que Vista, el Office más innovador y más criticado fue Office 2007, que introdujo la interfaz Ribbon (la faja de botones con pestañitas) y los nuevos formatos DOCX, XLSX y PPTX, que causaron más de un quebradero de cabeza.

Y si Office 2007 fue el Vista de los Office, podemos decir que Office 2010 ha sido el Windows 7 de la suite ofimática de Microsoft, mejorando enormemente todo lo que se criticó en la versión 2007 (incluida la tan denostada interfaz).

Búsquedas en Google (2009 a 2013). Las versiones 2007 y 2010 de Office siguen siendo muy populares

La integración definitiva con la nube, sin embargo, ha llegado con Office 2013, que ha hecho un esfuerzo tremendo para adaptarse a Windows 8 y su futuro táctil. Además, ha apostado decididamente por SkyDrive, el disco online de Microsoft.

¿El resultado? Al igual que con Windows 8, ha sido positivo y negativo a partes iguales. Actualizar a la versión más reciente depende de cuál sea tu situación actual. Vamos a ver los escenarios más habituales.

Tabla comparativa: 10 años y 4 versiones

Para ayudarte a poner las cosas en perspectiva, hemos resumido en una tabla las principales mejoras y novedades de Office desde la versión 2003 hasta la 2013, pasando por la 2007 y la 2010.

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¿Cuándo te conviene actualizar?

Office 2013 ya está aquí, pero tal vez no sea la versión que necesites, o no todavía. Antes de tomar el paso debes tener en cuenta las especificaciones de tu PC, la versión de Windows instalada y tus necesidades ofimáticas.

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Office 2003: para PC viejos y para quienes odien el ribbon

Si tu ordenador ejecuta Windows 2000 o XP y te conformas con una experiencia ofimática clásica, Office 2003 es para ti. No está conectado a ninguna Nube, pero es sólido como una roca, un verdadero AK-47 de la edición de documentos.

La versión 11 de Office es el representante más evolucionado del Office clásico, con sus barras de botones personalizables y un consumo de recursos mínimo. Funciona muy bien en un viejísimo Pentium II con Windows 2000. Y si necesitases abrir documentos DOCX, XLSX o PPTX, ahí tienes el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office.

Microsoft Word 2003 en acción. Como otros programas de la suite, fue el último en usar las barras clásicas

Eso sí, con Office 2003 te estarás perdiendo muchas novedades que han acontecido en los últimos años, como el nuevo motor gráfico de Powerpoint, el fin de las limitaciones en Excel y un corrector de textos muy mejorado.

Office 2007: no hay motivo para seguir usándolo

Office 12 fue un revolucionario incomprendido: introdujo elribbon y los estilos en Word, mejoró el editor de ecuaciones, añadió autocompletado en Excel y permitió guardar en los nuevos formatos OpenDocument.

Pero no hay motivo para seguir usándolo. Las versiones 2010 y 2013 toman todo lo que introdujo la versión 2007 y lo mejoran. La compatibilidad y los requisitos de la versión 2010, además son prácticamente idénticos.

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El criticado "ribbon" de la nueva interfaz de Office 2007. Tardamos mucho en acostumbrarnos a él

Cuidado, no estamos diciendo que Office 2007 sea una mala versión: tras aplicar el Service Pack 2, la experiencia de uso de Office 2007 mejora mucho (entre otras cosas, el SP2 añade la posibilidad de guardar documentos como PDF).

En resumen: quédate con él solo si te gusta el tema ribbon coloreado o no puedes aplicar el Service Pack 3 de Windows XP. Para todo lo demás, Office 2010 y 2013.

Office 2010: ahora mismo, la mejor elección para casi todos

En muchos aspectos, Office 14 es la mejor versión disponible de la suite de Microsoft. Mantiene los requisitos bajos de Office 2007 y es la última versión compatible con XP. Y con Windows 7 se lleva estupendamente.

Disponible tanto para sistemas de 32 bits como para sistemas de 64 bits, Office 2010 es un himno a la eficiencia. Ha eliminado todos los límites en Excel, permite incrustar vídeos en Powerpoint y ha transformado a Outlook para bien.

En Office 2010 el ribbon sigue presente, pero es mucho más limpio y discreto que en la versión 2007

Tanto si sigues usando Windows XP como si has dado el salto a Windows 7 y quieres quedarte con él, Office 2010 debe ser tu primera elección,

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especialmente si sigues usando Office 2003 (no actualices primero a 2007 en ese caso).

El único motivo de peso para no actualizar a Office 2010 es el salto a Windows 8. Lo que nos lleva a hablar de la decimoquinta versión de Office, la última...

Office 2013: para quienes deseen estar a la última (y usen Windows 8)

¿Trabajas mucho con archivos PDF y los quieres editar? ¿Usar Windows 8? ¿Tienes cuenta en SkyDrive y la usas? ¿Te gusta incrustar vídeos de YouTube en tus presentaciones? ¿Trabajas con tabletas Windows RT?

Si la respuesta a las preguntas anteriores es afirmativa, entonces la versión de Office que más te conviene es la 2013. Y es que, mejoras aparte, está pensada para integrarse con la Nube de Microsoft y con Windows 8 a la perfección.

La nueva interfaz de Office 2013: colores planos y mayúsculas. Para muchos, un cambio innecesario

El problema es que, si estás leyendo esto, lo más probable es que no estés usando Windows 8, una versión a la que le está costando mucho despegar. Y olvídate de usar Office 2013 en XP: es misión imposible.

Pero quizás te guste estar a la última también en Windows 7. En ese caso, Office 2013 ofrece ventajas interesantes. Además de la edición de PDF, tienes el Outlook más parecido aGmail de todos los tiempos y un montón de mejoras inteligentes.

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CONCLUSIONES

Excel es una hoja de cálculo bajo ambiente Windows que permite trabajar con tablas de datos, gráficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas para expertos de Excel, con las cuales se pueden realizar trabajos en el área administrativa, de Ingeniería, análisis de líneas de producción, etc. , aprovechando todas las ventajas que le ofrece al usuario manejar paquetes bajo ambiente Windows, como son la amigabilidad del editor de trabajos, las ayudas que ofrece Excel, la utilización teclas rápidas o combinadas para la ejecución de acciones y/o comandos del paquete, el uso del ratón para mayor movilización dentro del área del editor de Excel.

 

RECOMENDACIONES

La calidad de impresión depende de la impresora recomendable de 600ppp o más.

El Excel te ayuda en tu empresa y hace mas dinámico tu trabajo

BIBLIOGRAFIA

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http://exceltotal.com/la-utilidad-e-importancia-de-excel/ http://www.uccvirtual.edu.ni/publicaciones/54-importancia-del-uso-de-

microsoft-office-excel-en-las-grandes-y-medianas-empresas.html http://es.slideshare.net/cejaznegraz/importancia-de-excel-en-las-

empresas http://excel.descargar.es/ http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Excel

ANEXOS

59criminalistica.shtml#ixzz3AzUqwDlk

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